archivage électronique et normalisation · les normes adoptées, les travaux en cours, les projets...

Document numérique. Volume 4 – n° 3-4/2000, pages 219 à 232

Archivage électronique et normalisation

Etat des travaux ISO et AFNOR

Michel Thomas

12, rue de ChevreuseF- 91400 ORSAY

[email protected]

RÉSUMÉ. Parmi les groupes ISO et AFNOR dont les travaux intéressent les archives, lesgroupes TC171 de l’ISO, sous présidence française, et CG171 de l’AFNOR, ont redéfinirécemment leur champ de compétences, ainsi que leur mode de fonctionnement. L’articleproposé veut faire le point sur le travail réalisé par ces deux groupes, les rapports publiés,les normes adoptées, les travaux en cours, les projets à moyen terme.

Le travail de normalisation sur l’archivage de documents électroniques réalisé par la Franceet qui a abouti à la norme NFZ42013 se poursuit au niveau international avec le documentde travail ISO/WD18509. Ceci devrait aboutir à une norme internationale sur lesrecommandations relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques envue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes

ABSTRACT. Among the ISO and AFNOR commissions working on archives, the ISO TC171,chaired by France, and the AFNOR CG171 recently redefined their scope of interest andtheir operating rules. We will give here an overview of what has been published, as technicalreports or as standards, and what is undergoing in those two groups.

The standardisation work underdone by France on archiving electronic documents, finalizedby the AFNOR NFZ 42-013, is now continued as an international working documentISO/WD18509. This should lead to an international standard on designing and usingcomputer systems to guarantee the preservation and the integrity of documents recorded insuch systems.

MOTS-CLÉS : normes, archives, ISO, AFNOR, cycle de vie du document, intégrité,conservation.

KEY WORDS: standards, archives, ISO, AFNOR, document life cycle, integrity, preservation.

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1. L’organisation de la normalisation internationale

L’ISO a été créée en 1947, pour assurer la coordination entre les politiques denormalisation des états membres. Chaque pays membre de l’ISO est représenté parson organisme national de normalisation. Les pays disposant d’un véritableorganisme de normalisation sont comités membres, les autres sont membres associésou adhérents. L’ISO est dirigé par un conseil de 18 membres, composé en 2001 de :

ABNT Brésil (2001) ; AFNOR France (2002) ; ANSI USA (2002) ; BOBSBotswana (2001) ; BSI Royaume-Uni (2001) ; CSBTS Chine (2001) ; DINAllemagne (2002) ; DS Danemark (2002) ; EOS Egypte (2001) ; JBS Jamaïque(2002) ; JISC Japon (2001) ; GOST R Fédération de Russie (2001) ; NSF Norvège(2001) ; SASO Arabie Saoudite (2002) ; SII Israël (2002) ; SNZ Nouvelle-Zélande(2002) ; TCVN Viet Nam (2002) ; UNI Italie (2001).

Outre le secrétariat central, l’ISO s’appuie pour son travail sur des comitéstechniques (Technical Committee en anglais). Il y en a environ 2850, couvrant tousles domaines possibles de la normalisation dans tous les secteurs.

En ce qui concerne les archives et le document électronique, les comités suivantssont actifs.

1.1. Le TC 10 Documentation technique de produits

Secretariat: SIS (Mr. Per Forsgren)Chairman: Prof. Bruce A. Harding (USA) jusqu’en 2002Scope: Normalisation et coordination de documentation technique de produits, ycompris les dessins techniques, réalisés manuellement ou par ordinateur pour lesbesoins techniques tout au long du cycle de vie des produits, afin d’en faciliter lamatérialisation, la gestion, le stockage, la recherche, la reproduction, l’échange etl’utilisation.

Le TC10 est constitué de plusieurs sous-comités :

– TC 10/SC 1 Conventions générales ;

– TC 10/SC 6 Documentation sur l’ingénierie mécanique ;

– TC 10/SC 8 Documentation de construction ;

– TC 10/SC 10 Documentation pour les usines de traitement et symboles pourdocumentation technique de produits (tpd).

1.2. Le TC42 Photographie

Secretariat: ANSI (Mr. J.A. Peyton)Chairman: Mr. F. Faramarzpour (USA) jusqu’en 2002

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Etat des travaux ISO et AFNOR 221

Scope: Normalisation principalement mais non exclusivement dans le domaine del’imagerie fixe – chimique et électronique – incluant de façon non restrictive :

– les définitions relatives aux systèmes d’imagerie fixe ;

– les méthodes de mesure, d’essai, d’évaluation, d’emballage, d’étiquetage, despécification et classification des dimensions, des propriétés physiques et descaractéristiques de performance des supports, matériels et dispositifs utilisés dansl’imagerie fixe chimique et électronique ;

– les spécifications et recommandations relatives aux caractéristiques logiques etphysiques, aux pratiques, aux interfaces et aux formats de saisie des images fixes, autraitement et aux systèmes de sortie ;

– les méthodes, mesurages, spécifications et pratiques recommandées pour lestockage, la permanence, l’intégrité et la sécurité des supports et matériauxd’imagerie et pour la disposition des matériels d’imagerie.

A l’exclusion :

– des appareils et systèmes dans le domaine de l’ingénierie audio, vidéo etaudiovisuelle (CEI/CE100) ;

– de la cinématographie (ISO/TC 36) ;

– de la technologie graphique (ISO/TC 130) ;

– des applications d’imagerie documentaire (ISO/TC 171) ;

– des équipements de bureau (ISO/CEI JTC 1/SC 28) ;

– de l’archivage matériel des documents (ISO/TC 46/SC 10).

1.3. Le TC46 Information et documentation

Secretariat: AFNOR (Madame Catherine Mattenet)Chairman: Ms. Verina Horsnell (Royaume-Uni) jusqu’en 2000Scope: Normalisation des pratiques en usage dans les bibliothèques, les centres dedocumentation et d’informations, les services d’indexation et d’analyse, lesarchives, ainsi que dans les domaines de la science de l’information et de l’édition.Le TC46 comprend des sous-comités :

– TC 46/SC 2 Conversion des langues écrites ;

– TC 46/SC 3 Terminologie de l’information et de la documentation ;

– TC 46/SC 4 Applications informatiques en information et documentation ;

– TC 46/SC 8 Statistiques et évaluation de la performance ;

– TC 46/SC 9 Présentation, identification et description des documents ;

– TC 46/SC 10 Archivage matériel des documents ;

– TC 46/SC 11 Gestion des archives courantes et intermédiaires.

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1.4. Le TC 154 Processus, éléments d’informations et documentsdans le commerce, l’industrie et l’administration

Secretariat: SNV (M. J. Kubler)Chairman: M. F. Vuilleumier (Suisse) jusqu’en 2004Scope: Normalisation internationale et enregistrement de processus commerciaux,industriels et administratifs et données de soutien à l’échange d’informations au seind’organisations individuelles.

Elaboration et tenue à jour de métanormes spécifiques d’application en matièrede :

– spécification de processus (en l’absence de développements par d’autrescomités techniques) ;

– spécification de données avec contenu ;

– formats-présentation (papier/électronique).

Elaboration et tenue à jour des normes pour :

– l’identification de processus (en l’absence de développements par d’autrescomités techniques) ;

– l’identification de données.

Tenue à jour de la syntaxe EDIFACT.

1.5. Le TC171 Applications imagerie documentaire

Secretariat : AFNOR (M. T. Hittema)Chairman : M. G. Cathaly-Prétou (France) jusqu’en 2002Scope : Normalisation des techniques applicables à la gestion des documents et desimages sur microformes et autres supports optiques, tels que :

– les caractéristiques physiques et les critères de qualité des microformes, ainsique les matériels nécessaires à la réalisation et à l’exploitation de celles-ci ;

– la qualité d’entrée et de sortie des documents, ainsi que les méthodologiespropres à l’enregistrement, au stockage et à l’exploitation des images surmicroformes et autres supports optiques ;

– la terminologie correspondante.

A l’exclusion :

– de la cinématographie, des dimensions et de l’étiquetage des films vierges, desméthodes d’essai, d’évaluation et de classification des procédés, matériaux etdispositifs employés en photographie qui sont du domaine de l’ISO/TC 42 ;

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– des caractéristiques physiques de disques optiques, de l’étiquetage et de lastructure des fichiers sur ces disques qui sont du domaine des travaux de l’ISO/CEIJTC 1.

1.6. Le JTC1 Technologies de l’information

Ce comité technique commun entre l’ISO et la CEI (Commissionélectrotechnique internationale) travaille également dans des domaines connexes.

Secretariat: ANSI (Mrs. L. Rajchel)Chairman: Mr. Thomas F. Frost (USA) jusqu’en 2001Scope: Normalisation dans le domaine des technologies de l’information. Enparticulier les sous-comités suivants du JTC1 mènent des travaux intéressants dansle domaine du document et de l’archive :

– JTC 1/SC 23 Cartouches de disques optiques pour échange d’information ;

– JTC 1/SC 24 Infographie et traitement de l’image ;

– JTC 1/SC 25 Interconnexion des appareils de traitement de l’information ;

– JTC 1/SC 27 Techniques de sécurité des technologies de l’information ;

– JTC 1/SC 28 Equipements de bureau ;

– JTC 1/SC 29 Codage du son, de l’image, de l’information multimédia ethypermédia.

2. Le fonctionnement de la normalisation ISO

L’adoption d’une norme internationale comprend 6 étapes, suivant le schéma enpage suivante.

Un document ISO commence donc par être de type NP, puis devient un CD. Ledocument de type CD se transforme ensuite en document DIS, puis FDIS pourfinalement être approuvé comme norme internationale ISO.

Toutes les propositions faites par les comités membres ne deviennent pas normesinternationales. Elles peuvent s’arrêter en cours de route et être publiées en tantque :

– ISO/PAS Spécification publiquement disponible : au bout de 6 ans maximum,un tel document doit soit être transformé en norme internationale, soit être annulé ;

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– ISO/TS Spécification technique : au bout de 6 ans maximum, un tel documentdoit soit être transformé en norme internationale, soit être annulé. Cette spécificationtechnique permet de publier des propositions de normes expérimentales ;

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– ISO/TR Rapport Technique : document non normatif, ayant un butd’information uniquement.

L’intérêt de ces divers types de documents est de permettre la publication despécifications soit consensuelles, soit expérimentales, proposées par les comitéstechniques, le plus rapidement possible. Les délais sont en effet les suivants :

Le stade 1 demande une approbation à la majorité simple du projet. Il y a engénéral un seul vote à ce stade, soit 3 à 6 mois de délai.

Le stade 2 est un travail exclusif du groupe d’experts constitué au sein du comitétechnique. Quand le groupe d’experts juge son travail terminé, le document devientun CD, et il peut, si cela est jugé utile par le comité, être publié comme PAS. Cetteétape peut durer de 3 à 6 mois.

Le stade 3 est un travail du comité technique lui-même, afin d’obtenir unconsensus sur le document à proposer au vote final. A l’issue de ce stade, ledocument devient une DIS et il peut être publié soit comme TS s’il est susceptiblede devenir une norme, soit comme TR, si le comité juge que ce document aseulement une valeur informative. Cette étape peut prendre jusqu’à 6 mois.

Le stade 4 consiste à envoyer le projet DIS aux membres pour approbation dansun délai de 5 mois. Cette étape dure ainsi en général 6 mois.

Le stade 5 est l’approbation finale de la FDIS, qui est envoyé aux membres pourdécision dans un délai de deux mois.

Enfin le stade 6 est la publication par le secrétariat de l’ISO de la normeinternationale.

On voit ainsi que la durée d’approbation d’une norme peut varier de 18 mois àquelques années. Des procédures rapides existent, puisque des normes nationalespeuvent sauter des étapes et être soumises directement comme DIS ou FDIS. Leurapprobation comme norme internationale est ainsi possible en 3 à 8 mois.

3. Le travail du TC171

Composé de 3 sous-comités, le TC171 publie des normes pour l’utilisation desmicrofilms, et de plus en plus ses travaux récents s’intéressent aux disques optiqueset aux documents électroniques. Les normes suivantes vont dans ce sens :

– ISO 12653-1 : 2000 Imagerie électronique – Cible d’essai pour le scanning ennoir et blanc des documents de bureau – Partie 1 : Caractéristiques (disponible enanglais seulement) ;

– ISO 12653-2 : 2000 Imagerie électronique – Cible d’essai pour le scanning ennoir et blanc des documents de bureau – Partie 2 : Méthodes d’utilisation(disponible en anglais seulement) ;

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– ISO/TR 12037 : 1998 Imagerie électronique – Recommandations pourl’élimination des informations enregistrées sur disque optique WORM (disponibleen anglais seulement) ;

– ISO 12651 : 1999 Imagerie électronique – Vocabulaire ;

– ISO/TR 12654 : 1997 Imagerie électronique – Recommandations relatives à lagestion des systèmes électroniques d’enregistrement, pour l’enregistrement dedocuments ayant valeur de preuve, sur disque optique WORM (disponible enanglais seulement).

Depuis la réunion de Londres de septembre 2000, le TC171 de l’ISO a décidé demodifier son champ d’activité (le scope). Le titre même se modifie. De « Documentimaging applications », il devient « Information life-cycle management ».

Il s’agit ainsi d’élargir le champ d’activités du TC171 à l’ensemble de la vie dudocument, et pas seulement à la transformation du document papier en documentélectronique. En particulier ceci permettra au TC171 de traiter les travaux issus dugroupe de travail WFC (Workflow Coalition) ou du W3C (World Wide WebConsortium).

Old Scope:

Standardization of practices relative to the management of documents andimages on microforms and other optical media, such as:

– the format and quality characteristics of microforms, and the equipmentrequired for producing and using them ;

– input/output quality and the procedures by which documents and images onmicroforms and other optical media are recorded, stored and used ;

– the terminology related thereto.

Excluded :

– cinematography, dimensions and labelling of raw-stock film, and the methodsof testing, rating, classifying and specifying the performance characteristics ofprocesses, materials and devices applicable to photography and within the scope ofISO/TC 42 ;

– manufacturing, labelling and file structure of optical media within the scope ofISO/IEC JTC 1.

New Scope:

Standardization of the application of quality control and integrity maintenancetechnologies to the life cycle of information management whether in physical orelectronic form, from its creation to its final disposal or committal to long termstorage. This information life cycle includes creation, capture, indexing, storage,retrieval, distribution, presentation, migration, exchange, preservation and finaldisposition or disposal. This scope includes :

– the input/output quality of documents ;

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– implementation, inspection and quality control procedures for recording,storing, using and preserving document images and supportive metadata ;

– workflow or process management applications in an enterprise and on theInternet ;

– information exchange between systems ;

– methods and processes supporting legal admissibility and/or integrity ;

– the technical conditions including methods and processes supporting legaladmissibility and security issues ;

– audit trails.

The scope excludes :

– cinematography, dimensions and labelling of raw-stock film, and the methodswithin the scope of ISO/TC 42 dealing with testing, rating, classifying andspecifying the performance characteristics of processes, materials and devicesapplicable to photography ;

– work being done by ISO/IEC JTC1.

Cette proposition est soumise au vote des membres et devrait être approuvéedans le courant de cette année.

4. Le CG171 de l’AFNOR

En France le CG171 de l’AFNOR suit les travaux du TC171 de l’ISO, toutparticulièrement puisque la France est chargée du secrétariat du TC171. Le fait quela France soit également en charge du secrétariat du TC46 de l’ISO rend lacoordination entre les deux groupes plus facile.

4.1. La normalisation des archives au CG171

Suite au TR12654 de l’ISO, l’AFNOR a souhaité aller plus loin et promouvoirun document normatif ayant pour but de définir les conditions à respecter pourgarantir l’intégrité et la conservation des documents électroniques. Au moment oùce travail a été réalisé, seul l’article 1348-2 du Code civil1 permettait de remplacerun document original par une copie. La norme NFZ 42-013 précise ainsi lesconditions de nature à préserver l’intégrité d’un document, afin de respecter lesconditions définies dans le code civil.

1. « Elles (les règles de principe) reçoivent aussi exception lorsqu’une partie ou le dépositairen’a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction nonseulement fidèle, mais aussi durable. Est réputée durable toute reproduction indélébile del’original qui entraîne une modification irréversible du support. »

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Depuis mars 2000, la loi a beaucoup évolué, puisque aujourd’hui un documentélectronique a la même valeur qu’un document papier au regard de la loi. Cependantles mêmes conditions de conservation et d’intégrité sont précisées par le nouveautexte, dans son article 1316-12. La norme NFZ 42-013 prend ainsi une place de plusen plus importante. Approuvé par l’AFNOR comme norme française en juillet 1999,le texte traduit en anglais a été soumis au vote rapide de l’ISO en octobre 2000.Parallèlement à cette soumission, un projet de révision a été lancé et est en cours dediscussion. Il servira de contribution française au TC171 pour l’approbation d’unenorme internationale. Le dépouillement de l’enquête probatoire de ce projet derévision a eu lieu le 6 avril 2001 à l’AFNOR.

4.2. Le fonctionnement du CG171

Le CG171 vient de redéfinir son fonctionnement. Il remplace ses trois sous-groupes de travail, SG1, SG2, et SG3 par deux groupes d’experts : l’un GE1 traitantdes sujets généraux et l’autre GE2 des applications. Les groupes d’experts préparentles projets et la commission générale prend position et décide du passage aux stadesofficiels de la normalisation. Le fonctionnement de la CG171 est assuréprincipalement par l’APROGED, qui a accepté récemment de financer le secrétariatpermanent de la commission.

4.3. Les normes en vigueur du CG171

Les normes adoptées par la CG 171 sont les suivantes :

– NF Z42-000 Août 1989 :Titre : Qualité graphique des documents - Classe optique des caractères -

Lisibilité optique. Indice de Classement : Z42-000. Statut : Norme homologuée ;

– NF Z42-001 Décembre 1994 :Titre : Imagerie électronique - Vocabulaire - Partie 1 : termes généraux. Indice

de Classement : Z42-001. Statut : Norme homologuée Remplace : Z42-001 :199012(Z42-001) ;

– NF Z42-010-1 Août 1992 :Titre : Imagerie électronique - Numérisation des documents de bureau –

Partie 1 : sous-traitance de numérisation - Guide pour l’élaboration d’un cahier descharges technique. Indice de Classement : Z42-010-1. Statut : Fascicule dedocumentation ;

2. « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur supportpapier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soitétabli et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

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– NF Z42-010-2 Décembre 1993 :Titre : Imagerie électronique - Numérisation des documents de bureau –

Partie 2 : acquisition d’un système de gestion électronique de documents - Guidepour l’élaboration d’un cahier des charges. Indice de Classement : Z42-010-2.Statut : Fascicule de documentation ;

– NF Z42-011-1 Décembre 1993 :Titre : Imagerie électronique - Permanence de l’information sur disque optique

numérique - Partie 1 : disques du type Worm. Indice de Classement : Z42-011-1.Statut : Norme expérimentale ;

– NF Z42-011-2 Décembre 1993 :Titre : Imagerie électronique - Permanence de l’information sur disque optique

numérique - Partie 2 : disques compact entièrement préenregistrés. Indice deClassement : Z42-011-2. Statut : Norme expérimentale ;

– NF Z42-012 Décembre 1994 :Titre : Imagerie électronique - Cibles de contrôle pour les systèmes de

numérisation en noir et blanc des documents de bureau - Description et moded’emploi. Indice de Classement : Z42-012. Statut : Norme expérimentale ;

– NF Z42-013 Juillet 1999 :Titre : Archivage électronique - Recommandations relatives à la conception et à

l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation etl’intégrité des documents stockés dans ces systèmes. Indice de Classement : Z42-013. Statut : Norme homologuée.

4.4. Les projets en cours au CG171

Les projets ne manquent pas :

4.4.1. En provenance du SC2 du TC171 :

Les sujets suivants ont été proposés et ne disposent pas encore de numéros dedocument de travail :

– COLD, Intra/Internet, Workflow.

4.4.2. En inscription directe française :

Deux normes sont en révision officielles :

– PR Z42-011-2 Novembre 1999 ;Titre : Imagerie électronique. Partie 2 : contrôle des informations conservées sur

CD. Indice de Classement : Z42-011-2 ;

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– PR NF Z42-013 Mars 2001 :Titre : Archivage électronique - Recommandations relatives à la conception et à

l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation etl’intégrité des documents stockés dans ces systèmes. Indice de Classement : Z42-013PR. Statut : Projet de norme.

D’autres sujets sont en discussion, mais n’ont pas encore reçu un numéro dedocument de travail :

– journalisation des données ;

– guide de l’archivage électronique sécurisé : recommandations pour la mise enœuvre d’un système d’archivage interne ou externe utilisant des techniques descellement aux fins de garantir l’intégrité, la pérennité et la restitution desinformations (document conjoint EDIFICAS et IALTA, experts-comptables,avocats…) ;

– vocabulaire de l’imagerie électronique (révision de la norme Z 42-001) ;

– révision de la norme Z 42-010 (cahier des charges pour les systèmes de GED).

4.5. Le suivi du travail de l’ISO

Les sujets de travail ISO suivis par le CG171 sont les suivants, répartis pargroupe d’experts :

Groupe Référence et Titre ISO

GE 1 ISO/DIS 12142.2 Imagerie électronique – Méthodes de surveillance etd’établissement de compte rendu d’erreurs pour la vérification des donnéesstockées sur des disques optiques numériques

GE 1 ISO/DIS 14105 Imagerie électronique – Aspects humains etorganisationnels pour la mise en œuvre réussie de la gestion d’imageélectronique (distribué en version anglaise seulement)

GE 1 ISO/DIS 14648-1 Micrographie – Contrôle de la qualité des microformesproduites sur un système électronique (COM) de génération d’imageadressage de points – Partie 1 : Caractéristiques de la cible contrôle de laqualité (distribué en version anglaise seulement)

GE 1 ISO/CD TR 15801 Imagerie électronique – Considérations légales pour laconservation des enregistrements sur les médias de stockage

GE 1 ISO/WD 18509 Archivage électronique – Recommandations relatives à laconception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer laconservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes

GE 2 ISO/DIS 3272-3.4 Applications en imagerie documentaire – Microfilmagedes dessins techniques et autres documents de bureau d’études – Partie 3 :

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Groupe Référence et Titre ISO

Cartes à fenêtre pour microfilm de 35 mm (Révision de ISO 3272-3 :1975)(distribué en version anglaise seulement)

GE 2 ISO/CD 4087 Micrographie – Enregistrement des journaux sur microfilm de35 mm pour l’archivage (Révision de ISO 4087 :1991)

GE 2 ISO/CD 6199 Micrographie – Micrographie des documents sur filmsargentiques de 16 mm et 35 mm – Techniques opératoires (Révision de ISO6199 :1991)

GE 2 ISO/DIS 10196 Applications en imagerie documentaire –Recommandations pour la création des documents originaux (Révision deISO 10196 :1990) (distribué en version anglaise seulement)

GE 2 ISO/DIS 11962.3 Micrographie – Repère d’image (pavé optique) utiliséavec des microfilms en rouleau de 16 mm et 35 mm (distribué en versionanglaise seulement)

GE 2 ISO/CD TR 12029 Electronic imaging – Forms design optimization forelectronic image management

GE 2 ISO/CD TS 12032 Imagerie documentaire – Echantillonnage statistiquepour image

GE 2 ISO/CD 12033 Guide pour la sélection des méthodes de compressiond’image

GE 2 ISO/CD TR 12652 Rapport technique sur la préparation de documentsexistants pour les systèmes de capture d’image

GE 2 ISO/FDIS 12656 Micrographie – Emploi de codes à barres sur les cartes àfenêtre

GE 2 ISO/DIS 14648-2 Micrographie – Qualité des imprimantes COM équipéesd’un seul système interne de génération d’images – Partie 2 : Méthoded’utilisation (distribué en version anglaise seulement)

GE 2 ISO/DIS 14991 Dossier électronique pour l’échange de flux de données(distribué en version anglaise seulement)

5. Les évolutions de la norme NFZ 42-013

La révision de la norme NFZ 42-013 porte d’une part sur des correctionsmineures :

– remplacement de la référence à la norme ISO12024 (expirée) par la référence àla norme AFNOR NFZ 42-011 ;

– modification d’un certain nombre de « il convient de » par « il faut » ;

– ajout de l’attestation de destruction pour les documents électroniques ;

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– précision des termes du contrat avec un prestataire de services.

D’autre part des modifications plus importantes :

– introduction de deux types de documents électroniques : documents àtraitement de contenu et documents utilisant des langages de présentation. Cetteintroduction autorise ainsi le format PDF, sans toutefois le nommer. Le texte exactde la norme est :

« Certaines applications informatiques produisent des documents électroniquesconstitués à l’aide de langages de description de page qui se matérialisent par desformats structurés de fichier. Pour être autorisés ces formats doivent présenter lescaractéristiques suivantes :- une description des documents indépendante de l’application, du matériel et dusystème d’exploitation utilisés pour le créer ;- la compatibilité ascendante et descendante des fonctions de base d’affichage.Ce type de format doit permettre d’assurer la fidélité des documents restitués avec ledocument d’origine que ce soit en impression ou en affichage. »

– l’audit annuel (fréquence minimale) est obligatoire. Il peut être réalisé sansrespecter la norme NF EN 30011, c’est-à-dire que le projet supprime les référencesà l’ISO 9000. Cependant la formation des auditeurs est précisée, et elle est assezproche de ce que préconisait la norme ISO 9000. Ceci permet cependant une plusgrande souplesse dans le choix des auditeurs. La notion de certification disparaît auprofit de celle d’audit interne ou externe. Il n’est bien entendu pas interdit à uneentreprise de demander une certification ISO 9000 sur son système d’archivage,mais ce n’est plus ni une obligation, ni une option de la norme NFZ 42-013 ;

– le tiers-archiveur est mieux précisé ; il peut soit stocker les documents eux-même, soit stocker les empreintes de ceux-ci (notion proche de la signatureélectronique). Son rôle se situe ainsi en accord avec les dispositions de la loi du 13mars 2000.

6. Pour en savoir plus

Les sites internet des organisations de standardisation sont une source derenseignements utiles, quoique une bonne part du travail en cours soit présenté dansdes zones réservés aux membres des groupes ad hoc. Il est possible de s’y référercependant utilement :

– AFNOR : www.afnor.fr

– ISO : www.iso.ch

– APROGED : www.aproged.org

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