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Arbeits- und Selbstorganisation
Erfahrungen und Tipps zum Umsetzen der 'Getting Things Done'-Methode
Thomas HildmannIT Dienstleistungszentrum
der TU Berlin
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
Ziel
• Mehr Kontrolle über... Projekte und Aufgaben Zusagen und Zusammenarbeiten Zeit- und Kräfteeinteilung.
• Reduzierung von... Blockaden versteckten Projekten Stress und Unsicherheit.
• Angemessene Reaktion auf neue Aufgabe• Klarer Fokus auf dem aktuellen Projekt• Effiziente Zeitnutzung• Wege aus Sackgassen
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
Inhalt
• Motivation Warum braucht man eine Methode zur Selbstorganisation?
Bekannte alltägliche Probleme und Lösungsstrategien
• Überblick: „Getting Things Done“ (GTD) Methode, D. Allen Die Zutaten
Das Rezept
Die zwei Haken ander Sache
• Weiterführende praktische Tipps Einfacher ist besser und Weniger ist mehr
Kaffeetrinken, statt Meetings
Konzentration, Konzentration, Konzentration
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
Motivation
• Motivation Warum braucht man eine Methode zur Selbstorganisation?
Bekannte alltägliche Probleme und Lösungsstrategien
• Überblick über die „Getting Things Done“ (GTD) Methode Die Zutaten
Das Rezept
Die zwei Haken ander Sache
• Weiterführende praktische Tipps Einfacher ist besser und Weniger ist mehr
Kaffeetrinken, statt Meetings
Konzentration, Konzentration, Konzentration
Donnerstag, 22. April 2010
Donnerstag, 22. April 2010
Donnerstag, 22. April 2010
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
Das „Milchproblem“
• @Küche: Kühlschrank auf. „Oh, Milch wird knapp!“
• @Supermarkt: „Ei, Windeln im Sonderangebot!“
• @Küche: „Mist, ich wollte doch Milch mitbringen!“
Lösungsansatz
• Einkaufsliste schreiben• Einkaufsliste im Supermarkt
dabei haben!
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
„Mentalverschmutzung“
• Aufschreiben und auf aktuelle Aufgabe konzentrieren
• Später aufgreifen und abarbeiten
Lösungsansatz
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
Versteckte Projekte
• Aufgabe zu mehrteiligen Projekt machen• Gesprächspunkte sammeln• Abarbeiten
Webformular für Xyz erstellen.
Reicht dafür nicht auch ein Kommandozeilenbefehl? Das müsste ich mal mit ... besprechen.
Lösungsansatz
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
Inhalt
• Motivation Warum braucht man eine Methode zur Selbstorganisation?
Bekannte alltägliche Probleme und Lösungsstrategien
• Überblick über die „Getting Things Done“ (GTD) Methode Die Zutaten
Das Rezept
Die zwei Haken ander Sache
• Weiterführende praktische Tipps Einfacher ist besser und Weniger ist mehr
Kaffeetrinken, statt Meetings
Konzentration, Konzentration, Konzentration
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann tubIT – Stammtisch 2009
Mülleimer
Kalender
Aufgaben
Projekte
Infomaterial
Eingang
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
Materialien
• Allgemeine Unterlagen und Nachschlagematerial• Projektliste
• Hilfsmaterial für Projekte• Terminabhängige Handlungen und Infos
Terminkalender Terminkartei (31 Tagesmappen, 12 Monatsmappen)
• „Nächste Schritte“ (Kontexte) @Anrufen, @Besorgen, @Besprechen, @Büro, @Daheim,
@Irgendwo, @Lesen/noch mal durchgehen
• „Warten auf“-Liste• „Vielleicht irgendwann“-Liste (Mañana)
Donnerstag, 22. April 2010
Donnerstag, 22. April 2010
Müll
T. Hildmann tubIT – Stammtisch 2009
InfomaterialAktionen Projekte
Eingang
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
Erfassen
• Alles in den Eingangskorb / die Eingangskörbe Nichts im Kopf halten („Psychisches RAM entleeren“) Berufliches und Privates erfassen (abgearbeitet wird getrennt) Alle Blockaden, die beim Abarbeiten auftreten auch z.B. persönliche Probleme oder organisatorische Missstände
als Aufgabe erfassen
• Eingangskörbe können sein (so wenig, wie möglich!) Eingangsbox E-Mail „inbox“ (evtl. mehrere Konten) OTRS-Queues Anrufbeantworter
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
"Zeug" Um was handelt es sich?
Ist etwas zu tun?
Ablegen
MüllVielleicht /
Irgend-wann
Referenz
Nein
< 2 min?
Ja
"Tue es"
Mehr als ein Schritt?
Ja
Nein
Ja
Besser jmd. anderes?
Delegieren "Warten auf"
Termin-aufgabe?
Kalender / Kalender-
kartei
Ja
"Nächste Schritte"
Nein
Nein
Nein
Ja
"Projektplan"
GTD-Prozess
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
Desktopbilder
Donnerstag, 22. April 2010
Reden kocht keinen Reis.
~Chinesisches Sprichwort
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
Dinge erledigen!
• Liste abarbeiten nach folgenden Kriterien: Kontext: Bin ich am richtigen Ort zum Bearbeiten dieser Aufgabe?
Habe ich alle Werkzeuge dafür zur Verfügung?
Verfügbare Zeit: Ist diese Aufgabe bis zum nächsten Termin oder Kontextwechsel zu schaffen?
Verfügbare Kräfte: Habe ich im Moment noch die Energie dazu das zu erledigen?
Dringlichkeit / Wichtigkeit: Erst die Terminwaren, dann die wichtigen Aufgaben.
• Wenn nötig: Termin mit mir selbst vereinbaren!
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
Da muss man durch...
• Initialisierung des Systems Die Materialien werden beschafft bzw. korrekt eingerichtet Alles kommt in den Eingang Alles einmal durcharbeiten (Phase 1-2), nicht erledigen Neubewertung und Erstellung der Listen (Projekt, nächste Schritte,
Mañana, Termine)
• Wöchentliche Durchsicht Alles Sammeln (Papier, Notizen, Termine, Dinge aus dem Kopf) Projektlisten durcharbeiten (nächste Schritte ableiten) „nächste Schritte“ aktualisieren „Warten auf“ durchgehen und ggf. Aktionen ableiten Checklisten durchgehen und ggf. anpassen Mañana-Liste durchsehen - vielleicht jetzt interessant? schwebende Vorgänge und Hilfsmaterial
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
Inhalt
• Motivation Warum braucht man eine Methode zur Selbstorganisation?
Bekannte alltägliche Probleme und Lösungsstrategien
• Überblick über die „Getting Things Done“ (GTD) Methode Die Zutaten
Das Rezept
Die zwei Haken ander Sache
• Weiterführende praktische Tipps Einfacher ist besser und Weniger ist mehr
Kaffeetrinken, statt Meetings
Konzentration, Konzentration, Konzentration
Donnerstag, 22. April 2010
When walking, walk. When eating, eat.
~Zen proverb
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
Ablenkung vermeiden
• Jede Unterbrechung kostet +15 Minuten.• Pausen steigern die Produktivität (Pausen einhalten)• „Sprechstunden“ einrichten
E-Mail, Telefon, IM, Chat, Büro
• Ablenkungen im Computer reduzieren Startseite im Browser, Hintergrundbilder, Gadgets, ...
• Ablenkung im Büro reduzieren Post-It Aufkleber durch Software oder eine Liste ersetzen Stifte und Büromaterial prüfen auf Funktion und Nützlichkeit Papier in Inbox oder Ablage Was gehört nicht hier her?
• Alles, was Du hast, kostet Dich auch etwas!
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann tubIT – Stammtisch 2009
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
Vereinfachen und Fokussieren
• Konzentration vorbereiten Arbeitsplatz aufräumen. Ergonomie. Termin setzen. E-Mail etc.
schließen. Wecker stellen / Erinnerung (30min-Block).
• Software minimieren Texteditor benutzen: Notepad(++), TextMate, VIM, Emacs Word-Prozessor minimieren: Werkzeugleisten ausblenden,
Fullscreen, „Anpassen“ der Leisten, ... Spezialwerkzeuge: JDarkRoom, WriteRoom, q10, Scrivener, ...
• Hardware minimieren Stift (Bleistift / Füller) und Papier -> Scanner PDA / Smartphone / Minilaptop
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann tubIT – Stammtisch 2009
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
Faul denken und fleißig handeln
• Faul denken Muss es erledigt werden? Gibt es einen einfacheren / schnelleren Weg? Bin ich die ideale Besetzung für den Job? Kann mir jemand oder etwas dabei helfen?
• Fleißig handeln Aufgabe klar machen und planen: Was ist das Ziel? Wo bin ich? Arbeit vorbereiten: Werkzeuge, Informationen, Berechtigungen, ... Abarbeiten: Wenn alles so weit ist, nur noch erledigen.
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
Die wichtigsten Produktivitätswerkzeuge
Wasser
Luft
Bewegung
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
Ausblick auf Teil 2
• GTD im Detail mit Beispielen und zur Diskussion
• Verschiedene Umsetzungen von GTD-Systemen Papiervariante, mit Boardmitteln, On-/Offline, Spezialsysteme, ...
• Organisation von Mailboxen und Synchronisation zwischen GTD-System und Mail (Ziel: INBOX-Zero!)
• Planung vom Ergebnis aus
• Vor- und Nachbereitung von Urlaub und Freizeit
• Informationen „richtig ablegen“ und wieder finden.
• Versteckte Projekte finden und abarbeiten
• Wie kommt man aus der „Keine-Zeit-Falle“ (busy trap)
Donnerstag, 22. April 2010
T. Hildmann Arbeits- und Selbstorganisation
Was ist nun zu tun?
• Mehr zum Thema lesen, testen, probieren
Einführung: http://www.zeitzuleben.de/artikel/persoenlichkeit/
getting-thins-done-david-allen.html
Startpunkt: http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
Forum (deutsch): http://dingegeregeltkriegen.de/wbb3/
Meine Blogartikel: http://weblog.hildania.de/tag/gtd/
• GTD-Programme ansehen
http://www.priacta.com/Articles/Comparison_of_GTD_Software.php
• Anmelden zum Teil 2 des Workshops
• Um Mitgliedschaft bei moderierter Mailingliste bitten
Donnerstag, 22. April 2010