arbeiten mit office bausteine empfängergerechter präsentation
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Arbeiten mit OfficeBausteine empfängergerechter Präsentation
17.10.2010Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office
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Eigentlich sollte man meinen, mehr als 20 Jahre Siegeszug von Office-Anwendungen hätte zur Perfektion der Präsentation von Arbeitsergebnissen geführt.
Allein, ich erlebe tagtäglich, dass dem nicht so ist: Dateien ohne eigenen Namen, überquellende Seiten mit quietschbunten Bildern, Mails ohne Betreff mit Anhängen, Schriftenwirrwarr in Textblöcken, die sich nach dem Lotto-Prinzip auf Seiten verteilen. Dafür aber mit allen nur erdenklichen Über- und Ein- und Ausblend-Effekten.
Letzteres zeigt mir: es sind nicht fehlende Anwender-Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen. Es spielt auch keine Rolle, ob MS oder Open Office verwendet wird. Es mangelt eher am Gefühl dafür, was dem geneigten Empfänger zugemutet wird. Ich habe gelernt, dass Klappern zum Handwerk gehöre. Deshalb messe ich der Darbietung als solcher auch den ihr gebührenden Raum zu.
Darum wird dies auch keine Anleitung für ein Programmpaket sein, auch wenn die Beispiele mit den Programmen des Marktführers, Versionen bis 2003, erstellt wurden.
Es geht mir viel mehr um die Technik des „Klapperns“.
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inhaltliche Qualität
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Qualität der Darbietung
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zuerst2.3.4.5.
innerhalb einer Präsentation innerhalb einer Aufzählung
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… wenn wirdenn mit demvorgefertigten Layout arbeiten
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gutes Aussehen nützt
Die echten Hingucker
sprengenden Rahmen
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Versionimmer dann neu, wenn
nach Weitergabe geändert
Datum der Urfassung
ein aussagefähiger Name
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Es gibt nur 1 Logo 1 Schrift (na ja)
1 Farbzusammenstellung 1 Seitenaufteilung 1 Art der Einrückung1egal, ob für
Briefbögen Präsentationen Visitenkarten Homepage
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… und der „richtigen“ Schrift
Firma AFirma B
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nEbene 0Ebene 1 Ebene 2
Ebene 3
Die Gliederung nutzt sofort das gewünschte Schriftbild mit gewünschter Einrückung Schreiben in der Gliederungssicht…und keine Probleme beim Kopieren
Die Gliederung in der Menüleiste
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tsKeiner will langatmig lesen,
dass der Vortragende
seine Gedanken geordnet hat
Vortragsstruktur wird vorausgesetzt
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siehe weiter vorn
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* Heute hat jeder Speicherplatz genug. Aber wie lange dauert das Speicher? wie viele MB gehen beim Versenden durch die Firewall?
DaherMit einem Rechts-Click auf das Bild dessen Eigenschaften öffnen
* manchmal sind Anglizismen doch schön
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n Ging es bisher eher um technische Fragen, und um solche eines standardisierten Erscheinungsbilds, so ist dies doch noch lange nicht die Welt guten Designs oder guter Seitengestaltung:
http://www.sethgodin.com/freeprize/reallybad-1.pdf http://www.ueberzeugend-praesentieren.dehttp://www.designmeltdown.com/chapters/DesignPrinciples/
oder auch in PapierZEN oder die Kunst der Präsentation, Garr Reynolds, Addison-WesleyWie aus Zahlen Bilder werden, Gene Zelazny, div. Verlage
Ganz nebenbei:
In einer Präsentation spielt der Vortragende die wichtigste Rolle, viel mehr noch als Inhalte oder das Layout:http://www.ted.com
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soll www.feng-gui.com
simuliert, wie das Auge Aufmerksamkeit schenkt
Schade, dass die Seite jetzt nur noch zeitweise kostenlos arbeitet
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? … lassen sich auch die meisten Einstellungen hinterlegen
diese Anzeige ist nur zu sehen, wenn der Explorer richtig eingestellt ist
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und auch die Dateieigenschaften
* wie das geht: siehe Anhang
die Farbe zum Beispiel *
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tÜberschriften von Spalten / Zeilen werden in der Bildschirmanzeige
fixiert
… und nicht etwa geteilt
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daher dürfen Registernamen selbst bei begrenzter Länge aussagefähig sein
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timmer linksbündig
immer gleich viel Nachkommastellenin einer Spalte im übrigen braucht niemand eine Pseudo-Genauigkeit* von mehr als 2 Stellen
Tausender-Punktwenn die Zahlen groß sinddann brauchen sie auch keine Nachkommastellen
* Physiker und Buchhalter mögen es mir nachsehen
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tdie Zahl selbst
oder
der Kopf der Spalte
und sowieso immer
die Achsen in Grafiken
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150
200
250
4,00 4,50 5,00 5,50 6,00 6,50
m²-Preis
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Monat 1 Monat 2 Monat 3
Meldung 1 470 652 551Meldung 2 0 210 250Meldung 3 15 48 0Meldung 4 384 219 230Meldung 5 66 0 44Meldung 6 567 441 399
total 1.502 1.570 1.474
Monat 1 Monat 2 Monat 3
Meldung 1 470 652 551Meldung 2 210 250Meldung 3 15 48Meldung 4 384 219 230Meldung 5 66 55Meldung 6 567 441 399
total 1.502 1.570 1.485
stetige Summensind keine Gewährfür Vollständigkeit
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die
Ecken
beim
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Original gerundet ohne Nachkomma
abgerundet
Zahl 1 17,6 18 17Zahl 2 17,6 18 17
Summe 35,2 35 34
das Ergebnis stimmt die Rechnung stimmtdiese Rechnung aber nicht das Resultat reicht aber nicht
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von
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nach
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TKopieren + Einfügen geht schnell,bläht aber die Dateigröße auf,
daher
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Dazu öffnen wir an beliebiger Stelle die Farbauswahl, egal ob Farbe Fläche Farbe Linie Farbe Text
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1. Schrittwir holen den für uns „richtigen“ Farbcode aus einer bestehende Präsentation
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2. Schrittwir öffnen in mappe.xlt die Optionen für die Farbvorgabe
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3. Schrittwir übertragen unsere Farbfolge aus Powerpoint für die Diagrammfüllfarben für die Diagrammlinien für die Standardfarben
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4. Schritt
speichern, fertig
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EXCEL 2003 ist bezüglich der Vorbelegung von Farben deutlich schlechter konzipiert als EXCEL 2007ff. Bei der Übertragung auf andere Rechner wird lediglich die Position in der Farbtabelle angewendet. Nicht jedoch der Farbcode selbst.
Ergo:Auf dem empfangenden Rechner ergibt sich im Zweifel damit ein völlig anderes Farbspiel. Daher taugt das zuvor beschriebene Verfahren nur, wenn Inhalte eingefügt werden (s.o.), oder aber zum Druck (gerne auch in eine pdf-Datei).Alternativ wird statt in Mappe.xlt in eine andere xlt-Vorlage gespeichert. Damit bleiben die Farben zumindest auf dem eigenen Rechner bei Empfang fremder Dateien erhalten.
Ab EXCEL 2007 ist dann alles ganz anders.
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