arahan kerja tarikh: 09/05/2012 pengurusan cuti-cuti...
TRANSCRIPT
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 1/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
1.0 TUJUAN
Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pelaksanaan cuti yang dikategorikan di bawah Cuti-Cuti Lain (CCL) iaitu Cuti Rehat selepas berkursus lebih 12 (Dua Belas) bulan, Cuti atas sebab Kecemasan Am, Kemudahan Cuti Haji, Kemudahan Cuti Menjaga Anak dan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang mengikuti Pasangan Mereka Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar Negeri.
2.0 SKOP
Arahan Kerja ini meliputi penerimaan, kelulusan, pemakluman dan pelaporan permohonan CCL.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Nombor Dokumen Tajuk Dokumen
Perintah-Perintah Am (Bab C) Cuti
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1984
Peraturan Mengenai Kelayakan Cuti Haji Di Bawah Perintah-Perintah Am 34 dan 35, Bab ‘C’
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 1986
Peraturan Memberikan Kebenaran Tidak Hadir Kerja Atas Sebab-Musabab Kecemasan Am
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991
Pelaksanaan Sistem Saraan Baru Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet mengenai Gaji Sektor Awam 1991.
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002
Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2007
Penjelasan Mengenai Perkara Perkhidmatan Dalam Melaksanakan Pemberian Kemudahan Cuti Menjaga Anak
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2007
Kemudahan Cuti Menjaga Anak
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 2/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 29 Tahun 2009
Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang mengikuti Pasangan Mereka Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar Negeri
- E-Panduan Kemudahan Cuti
- Panduan Cuti On Web (Kerani)
- Panduan Cuti On Web (Umum)
4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN
CCL : Cuti-cuti Lain
CR : Cuti Rehat
CB : Cuti Bersalin
CH : Cuti Haji
CG : Cuti Gantian
CTG : Cuti Tanpa Gaji
CTGMA : Cuti Tanpa Gaji Menjaga Anak
CTGMP : Cuti Tanpa Gaji Mengikut Pasangan
PTJ : Pusat Tanggungjawab
NC : Naib Canselor
PEND : Pejabat Pendaftar
KB : Ketua Bahagian
KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab
KS : Ketua Seksyen
KJ : Ketua Jabatan
PT : Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 3/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab)
PL : Pegawai Pelulus
PS : Pegawai Penyokong
PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar
PYM : Pegawai yang Melaksana
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pusat Tanggungjawab
Setiausaha Pejabat Pusat Tanggungjawab
Pembantu Makmal
Pembantu Perpustakaan
Penolong Pegawai Sains
Penolong Pegawai Tadbir
Penolong Pengurus Asrama
Pegawai Sains
5.0 TANGGUNGJAWAB
Naib Canselor, Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk menentukan arahan kerja ini dilaksanakan.
Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 4/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
6.0 CARTA ALIR
Mula
Kenal Pasti Jenis CCL
CR Selepas Berkursus Lebih
12 Bulan
Cuti Atas Sebab Kecemasan
AmKemudahan Cuti Haji (CH) Kemudahan Cuti Menjaga Anak
(CTGMA)
CTG Mengikut Pasangan
Bertugas/ Berkursus di Dalam
Atau Di Luar Negeri (CTGMP)
Ada Baki CR Yang Di
Simpan
Isi Borang Permohonan
Hantar Borang Permohonan
Terima dan Semak
Permohonan
Layak?
Dapatkan Sokongan dan
Kelulusan KPTJ/KJ
Sokong/Lulus?
Maklum Keputusan KPTJ/KJ
Pemohon Bercuti
Lapor Diri
BertugasMaklum / Lapor ke PTJ
Dapatkan Pengesahan
Kejadian
Isi Borang Permohonan
Hantar Borang Permohonan
Terima dan Semak
Permohonan
Dapatkan Sokongan dan
Kelulusan KPTJ/KJ
Isi Borang Permohonan
Hantar Borang Permohonan
Terima dan Semak
Permohonan
Disokong ?
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Majukan Borang Permohonan
Semak Kelayakan
Layak?
Mohon Kelulusan Kuasa
Tertentu
Lulus?
Maklum Keputusan Kuasa
Tertentu
Laksana Pemantauan
Layak?
Isi Borang Permohonan
Hantar Borang Permohonan
Terima dan Semak
Permohonan
Dapatkan Sokongan KPTJ/KJ
Disokong ?
Tidak
Tidak
Majukan Borang Permohonan
Semak Kelayakan dan Baki
CTGMA
Layak?
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
Mohon Kelulusan Kuasa
Tertentu
Lulus?
Maklum Keputusan Kuasa
Tertentu
Tidak
Ya
Ya
Pemohon Bercuti
Laksana Pemantauan
Lanjut CTGMA ?
Pemohon Lanjut CTGMA
Tidak
Ya
Lapor Diri
Bertugas
Isi Borang Pemohonan
Hantar Borang Pemohonan
Terima dan Semak
Permohonan
Dapatkan Sokongan KPTJ/KJ
Disokong ?
Tidak
Ya
Majukan Borang Pemohonan
Semak Kelayakan dan Baki
CTGMP
Layak?
Mohon Kelulusan Kuasa
Tertentu
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Maklum Keputusan Kuasa
Tertentu
Habiskan CR Yang Layak
Laksana Pemantauan
Pemohon Memulakan CTGMP
Lanjut CTGMP ?
Tidak
Y
a
Pemohon Lanjut CTGMP
7.1
7.2
7.3
Kemaskini Rekod
Tamat
7.4 7.5
7.6
7.7
7.8
7.9
7.10
7.11
7.12
7.13
7.14
7.15
7.16
7.17
7.18
7.19
7.20
7.21
7.22
7.23
7.24
7.25
7.26
Lapor Diri
Bertugas
7.27
7.29
7.28
7.30
7.31
7.32
7.33
7.34
7.35
7.36
7.37
7.38
7.39
7.40
7.41
7.42
7.43
7.44
7.45
7.46
7.47
7.487.49
7.50
7.51
7.52
7.53
7.54
7.55
7.56
7.57
7.58
7.59
7.60
7.61
7.62
7.63
7.64
7.65
7.66
7.67
7.68
7.69
7.70
Tidak
Lulus?
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 5/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
7.0 PROSES TERPERINCI
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Kenalpasti Jenis CCL 7.2.1 Kenalpasti jenis cuti CCL yang hendak dipohon
berdasarkan syarat-syarat kelayakan. Rujuk:
E-Panduan Kemudahan Cuti;
Pekeliling Perkhidmatan. Jika memohon :
- Cuti Rehat Selepas Berkursus Lebih 12 (Dua Belas) Bulan, ikut langkah 7.3;
- Kebenaran Tidak Hadir Kerja Atas Sebab Kecemasan Am, ikut langkah 7.14; - Kemudahan Cuti Haji, ikut langkah 7.21; - Kemudahan CTG Menjaga Anak, ikut langkah 7.33; dan - CTG Mengikut Pasangan Kerana Berkursus
atau Bertugas di Dalam atau di Luar Negeri ikut langkah 7.51.
Pemohon/PYM
7.3 CR Selepas Berkursus Lebih 12 (Dua Belas) Bulan 7.3.1 Semak dengan PYM rekod baki CR yang disimpan. 7.3.2 Pastikan ada baki CR maksima sebanyak tujuh (7)
hari sebelum memulakan Cuti Berkursus Lebih 12 (dua belas) bulan.
Pemohon/PYM
Pemohon/PYM
7.4 Ada Baki CR Yang Disimpan? 7.4.1 Jika ya, ikut langkah 7.6. 7.4.2 Jika tidak, ikut langkah 7.5 dan 7.69.
Pemohon/PYM
Pemohon/PYM
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 6/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
7.5 Lapor Diri Bertugas
7.5.1 Lapor diri di PTJ setelah menamatkan kursus/belajar.
7.5.2 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ.
7.5.3 Ikut langkah 7.69.
Pemohon/PYM
Pemohon/ PT PTJ/PYM/
KPTJ/KJ
PYM
7.6
Isi Borang Permohonan 7.6.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01
(Permohonan Cuti Rehat) jika ada baki CR yang disimpan sebelum berkursus atau cuti belajar yang melebih 12 (Dua Belas) bulan.
Pemohon/PYM
7.7 Hantar Borang Permohonan 7.7.1 Hantar borang permohonan yang telah lengkap
diisi kepada PYM di PTJ. Lampirkan borang pengesahan lapor diri yang telah diperakui oleh KPTJ/KJ.
Pemohon
7.8 Terima dan Semak Permohonan
7.8.1 Terima dan semak borang permohonan yang dilampirkan dengan dokumen sokongan.
7.8.2 Jika tidak lengkap, minta pemohon melengkapkan.
PYM
PYM
7.9 Layak?
7.9.1 Jika ya, ikut langkah 7.10
7.9.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
PT PTJ/PYM
Pemohon/PYM
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 7/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
7.10 Dapatkan Sokongan dan Kelulusan KPTJ/KJ
7.10.1 Dapatkan sokongan dan kelulusan daripada KPTJ/KJ.
KPTJ/KJ/ PT PTJ/PYM
7.11 Sokong/Lulus ?
7.11.1 Jika ya, ikut langkah 7.12. 7.11.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
PT PTJ/PYM
Pemohon/PYM
7.12
Maklum Keputusan KPTJ/KJ
7.12.1 Maklum keputusan kepada pemohon dengan mengemukakan salinan borang permohonan.
7.12.2 Masukkan borang permohonan yang asal ke dalam Fail Cuti Staf.
PYM
PYM
7.13
Pemohon Bercuti 7.13.1 Pemohon bercuti mengikut tarikh dan baki kelayakan CR yang telah diluluskan. 7.13.2 Ikut langkah 7.69.
Pemohon
PYM
7.14 Cuti Atas Sebab Kecemasan Am
7.14.1 Kenal pasti Cuti atas sebab Kecemasan Am jika mengalami kejadian berikut yang menghalang perjalanan ke tempat kerja:
tanah runtuh;
jambatan runtuh;
banjir;
gempa bumi;
bencana alam;
perintah berkurung; dan
perintah sekatan am.
Pemohon/PYM
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 8/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
Rujuk: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun
1986
7.15 Maklum/Lapor ke PTJ 7.15.1 Hubungi PTJ (telefon, e-mel dll) untuk makluman kejadian.
Pemohon
7.16 Dapatkan Pengesahan Kejadian 7.16.1 Dapatkan surat perakuan pengesahan kejadian
kecemasan am daripada Pegawai Daerah/ Penghulu/ Pejabat Polis/ Jabatan Penerangan/ Jabatan Kebajikan atau Media Massa untuk menyokong pemberian pelepasan/cuti.
Pemohon
7.17 Isi Borang Permohonan 7.17.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 20 (Perakuan
Tidak Hadir Ke Pejabat atas sebab-sebab Kecemasan Am) dalam tempoh tiga (3) hari bekerja setelah hadir bertugas semula.
7.17.2 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang jika
permohonan dibuat melebihi tiga (3) hari bekerja setelah hadir bertugas semula.
Pemohon/PYM
Pemohon/PYM
7.18 Hantar Borang Permohonan 7.18.1 Hantar borang permohonan lengkap disertakan
surat/dokumen pengesahan kejadian kecemasan am kepada PT PTJ/PYM di PTJ.
Pemohon
7.19 Terima dan Semak Permohonan 7.19.1 Terima dan semak borang permohonan yang
dilampir dengan surat/dokumen pengesahan kejadian kecemasan am.
PT PTJ/PYM
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 9/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
7.20 Dapatkan Sokongan dan Kelulusan KPTJ/KJ 7.20.1 Hantar borang permohonan yang lengkap untuk
dapat sokongan dan kelulusan daripada KPTJ/KJ. 7.20.2 Rekod kelulusan permohonan ke dalam Sistem
e-Cuti dan masukkan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf.
7.20.3 Ikut langkah 7.69
KPTJ/KJ PT PTJ/PYM
PYM
PYM
7.21 Kemudahan Cuti Haji (CH)
7.21.1 Kenal pasti syarat dan kelayakan untuk memohon Kemudahan CH dan buat permohonan.
Rujuk:
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1984;
Perintah Am Bab C; dan
E-Panduan Kemudahan Cuti.
Pemohon/PYM
7.22 Isi Borang Permohonan 7.22.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 07 (Permohonan
Cuti Haji) sebaik sahaja menerima jadual penerbangan dari Tabung Haji atau agensi berkaitan.
Pemohon/PYM
7.23 Hantar Borang Permohonan 7.23.1 Hantar borang permohonan lengkap yang
disertakan jadual penerbangan dari Tabung Haji atau agensi kepada PYM di PTJ.
Pemohon/PYM
7.24 Terima dan Semak Permohonan 7.24.1 Terima dan semak borang permohonan yang
dilampirkan dokumen sokongan. 7.24.2 Hantar borang permohonan untuk dapatkan
sokongan.
PT PTJ/PYM
PYM
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 10/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
7.25 Disokong? 7.25.1 Jika ya, ikut langkah 7.26. 7.25.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
KPTJ/KJ/PYM
PYM
7.26 Majukan Borang Permohonan
7.26.1 Majukan borang permohonan yang lengkap dan telah mendapat sokongan KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.
7.26.2 Masukkan salinan borang permohonan ke dalam
Fail Cuti Staf.
PT PTJ/PYM
PYM
7.27 Semak Kelayakan 7.27.1 Buat penyemakan syarat dan kelayakan pemohon
melalui rekod di Fail Pegawai dan Sistem e-IHRAMS.
Rujuk :
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1984;
Perintah Am Bab C; dan
E-Panduan Kemudahan Cuti.
PT/PT(P/O)
7.28 Layak? 7.28.1 Jika ya, ikut langkah 7.29. 7.28.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
PT/PT(P/O)
PT(P/O)
7.29 Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu 7.29.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk memohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu iaitu Pendaftar kecuali kelulusan CH dalam kalangan ahli Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU) diluluskan oleh Naib Canselor.
PT /PT (P/O)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 11/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
7.30 Lulus?
7.30.1 Jika ya, ikut langkah 7.31. 7.30.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
PT/PT(P/O)
PT(P/O)
7.31 Maklum Keputusan Kuasa Tertentu
7.31.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum keputusan permohonan (lulus/tidak diluluskan).
PT/PT(P/O)
7.32 Laksana Pemantauan
7.32.1 Pantau rekod pengambilan CH yang diambil oleh staf supaya tidak melebihi jumlah layak sepatutnya.
7.32.2 Ikut langkah 7.69
PT/PT (P/O)
PYM
7.33 Kemudahan Cuti Menjaga Anak (CTGMA)
7.33.1 Kenalpasti syarat dan kelayakan untuk memohon Kemudahan CTGMA dan buat permohonan. Rujuk:
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2007;
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2007; dan
E-Panduan Kemudahan Cuti.
Pemohon/PYM
7.34 Layak ?
7.34.1 Jika ya, ikut langkah 7.35. 7.34.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
PT PTJ/PYM
PYM
7.35
Isi Borang Permohonan
7.35.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) dalam tempoh 30 (tiga puluh) hari sebelum tamatnya cuti bersalin.
Pemohon/PYM
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 12/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
7.35.2 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang, jika permohonan tidak dikemukakan seperti tempoh yang dinyatakan pada 7.35.1.
Pemohon/PYM
7.36 Hantar Borang Permohonan 7.36.1 Hantar borang permohonan lengkap yang
disertakan dengan sijil perakuan bersalin kepada PYM di PTJ.
Pemohon/PYM
7.37 Terima dan Semak Permohonan 7.37.1 Terima dan semak borang yang dilampir dengan
Sijil Perakuan Bersalin.
PT PTJ/PYM
7.38
Dapatkan Sokongan KPTJ/KJ
7.38.1 Hantar borang permohonan yang telah lengkap untuk dapat sokongan daripada KPTJ/KJ.
KPTJ/KJ PT PTJ/PYM
7.39 Disokong?
7.39.1 Jika ya, ikut langkah 7.40.
7.39.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
PT PTJ/PYM
PYM
7.40 Majukan Borang Permohonan 7.40.1 Majukan borang permohonan yang lengkap dan
telah mendapat sokongan KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.
7.40.2 Masuk salinan borang permohonan ke dalam Fail
Cuti Staf.
PT PTJ/PYM
PYM
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 13/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
7.41 Semak Kelayakan dan Baki CTGMA
7.41.1 Buat penyemakan melalui rekod di Fail Pegawai, Sistem e-IHRAMS dan juga Sistem e-Cuti syarat dan kelayakan pemohon.
7.41.2 Semak baki kelayakan yang boleh diambil jika
pemohon pernah diluluskan CTGMA supaya tidak melebihi jumlah layak sepatutnya.
PT/PT(P/O)
PT/PT(P/O)
7.42 Layak? 7.42.1 Jika ya, ikut langkah 7.43. 7.42.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
PT/PT(P/O)
PT(P/O)
7.43 Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu 7.43.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi
untuk mohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar).
PT/PT(P/O)
7.44 Lulus? 7.44.1 Jika ya, ikut langkah 7.45. 7.44.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
PT/PT(P/O)
PT(P/O)
7.45 Maklum Keputusan Kuasa Tertentu 7.45.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum keputusan permohonan (lulus/tidak diluluskan). 7.45.2 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang
Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pemberhentian gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah permohonan yang diluluskan diterima.
7.45.3 Rekod maklumat pemohon serta tarikh CTGMA ke
dalam Sistem e-IHRAMS.
PT/PT(P/O)
PT/PT(P/O)
PT(P/O)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 14/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
7.46 Pemohon Bercuti
7.46.1 Mulakan CTGMA mengikut tempoh yang diluluskan seperti berikut:
tempoh kemudahan CTGMA akan bermula pada tarikh selepas tamatnya tempoh CB bagi pegawai yang menggunakan kemudahan CB;
tempoh kemudahan CTGMA akan bermula pada tarikh pegawai melahirkan anak bagi pegawai yang telah menggunakan sepenuhnya kemudahan CB.
Pemohon
7.47 Laksana Pemantauan
7.47.1 Pantau rekod pengambilan Kemudahan CTGMA yang diambil oleh staf supaya tidak melebihi jumlah kelayakan maksimum 1,825 hari (5 tahun) sepanjang tempoh perkhidmatan.
7.47.2 Kemaskini rekod di Sistem e-IHRAMS dan Fail Pegawai.
PT/PT(P/O)
PT(P/O)
7.48 Lanjut CTGMA?
7.48.1 Jika ya, ulang semula langkah 7.35 hingga langkah 7.50.
7.48.2 Jika tidak, ikut langkah 7.49.
NC/Pendaftar/ KPTJ/KJ/PT
PTJ/PYM/PT/PT(P/O)/ Pemohon
Pemohon/PYM
7.49 Lapor Diri Bertugas
7.49.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan).
7.49.2 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ.
7.49.3 Majukan borang lapor diri yang telah disahkan oleh KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.
Pemohon/PYM
Pemohon/PYM
Pemohon/PYM
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 15/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
7.49.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh borang lapor diri diterima.
7.49.5 Ikut langkah 7.69
PT/PT(P/O)
PYM
7.50 Pemohon Lanjut CTGMA 7.50.1 Terima surat kelulusan permohonan untuk
melanjutkan CTGMA dari Pejabat Pendaftar. 7.50.2 Mula CTGMA sehingga tempoh yang telah
diluluskan.
7.50.3 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari untuk lanjutkan pemberhentian gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh permohonan yang diluluskan diterima.
7.50.4 Rekod tarikh pelanjutan CTGMA ke dalam Sistem
e-IHRAMS dan Fail Pegawai. 7.50.5 Ikut langkah 7.69.
Pemohon
Pemohon
PT/PT(P/O)
PT(P/O)
PYM
7.51 CTG Mengikut Pasangan Bertugas/Berkursus di Dalam atau di Luar Negeri (CTGMP) 7.51.1 Kenalpasti syarat dan kelayakan untuk memohon
CTGMP dan buat permohonan. Rujuk:
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 29 Tahun 2009;
E-Panduan Kemudahan Cuti.
Pemohon/PYM
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 16/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
7.52 Isi Borang Permohonan 7.52.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 15 (Permohonan
Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang mengikut Pasangan Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar Negeri) dua (2) minggu sebelum hendak memulakan CTGMP.
7.52.2 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang, jika
permohonan dikemukakan kurang daripada tempoh yang dinyatakan pada 7.52.1.
Pemohon/PYM
Pemohon/PYM
7.53 Hantar Borang Permohonan 7.53.1 Hantar borang permohonan lengkap yang
disertakan dengan surat arahan bertugas atau diluluskan berkursus oleh Ketua Jabatan kepada PT PTJ/PYM di PTJ.
Pemohon/PT PTJ/PYM
7.54 Terima dan Semak Permohonan 7.54.1 Terima dan semak borang permohonan serta
pastikan dilampir dengan dokumen sokongan.
PT PTJ/PYM
7.55 Dapatkan Sokongan KPTJ/KJ
7.55.1 Hantar borang permohonan yang lengkap untuk dapat sokongan daripada KPTJ/KJ.
PYM
7.56 Disokong? 7.56.1 Jika ya, ikut langkah 7.57. 7.56.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
KPTJ/KJ/ PT PTJ/PYM
PYM
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 17/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
7.57 Majukan Borang Permohonan
7.57.1 Majukan borang permohonan yang lengkap dan telah mendapat sokongan KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.
7.57.2 Masuk salinan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf.
PT PTJ/PYM
PYM
7.58 Semak Kelayakan dan Baki CTGMP
7.58.1 Buat penyemakan syarat dan kelayakan pemohon melalui rekod di Fail Pegawai dan Sistem e-IHRAMS.
7.58.2 Semak baki kelayakan dan tempoh diluluskan
CTGMP yang telah diambil jika pemohon pernah diluluskan CTGMP supaya tidak melebihi jumlah layak sepatutnya.
PT/PT(P/O)
PT/PT(P/O)
7.59 Layak?
7.59.1 Jika ya, ikut langkah 7.60 7.59.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
PT/PT(P/O)
PT(P/O)
7.60. Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu
7.60.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk mohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar).
NC/Pendaftar/ PT/PT(P/O)
7.61 Lulus?
7.61.1 Jika ya, ikut langkah 7.62. 7.61.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69.
PT/PT(P/O)
PT(P/O)
7.62 Maklum Keputusan Kuasa Tertentu
7.62.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum keputusan permohonan (lulus/tidak diluluskan).
PT/PT(P/O)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 18/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
7.62.2 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pemberhentian gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah permohonan yang diluluskan diterima.
7.62.3 Rekod maklumat pemohon serta tarikh CTG ke dalam Sistem e-IHRAMS.
7.62.4 Ikut langkah 7.64 bagi permohonan lanjut CTGMP.
PT/PT(P/O)
PT(P/O)
PT(P/O)
7.63 Habiskan CR Yang Layak
7.63.1 Semak baki CR pada tahun semasa di Sistem e-Cuti dan jika ada baki maklum kepada pemohon supaya menghabiskan CR yang masih layak sebelum memulakan CTGMP.
7.63.2 Luput baki CR yang tidak dihabiskan pada tahun semasa di Sistem e-Cuti.
7.63.3 Cetak penyata cuti, sahkan dan fail dalam Fail Cuti Staf.
PT PTJ/PYM
PYM
PYM
7.64 Laksana Pemantauan
7.64.1 Pantau rekod pengambilan CTGMP yang diambil oleh staf.
Tempoh CTG terhad kepada tiga (3) tahun sahaja atau selama tempoh berkhidmat/berkursus pasangan pegawai, mana yang lebih pendek;
CTG yang berikutnya hanya boleh dipohon selepas kembali berkhidmat selama satu (1) tahun dari tarikh CTG sebelumnya tamat.
7.64.2 Kemaskini rekod di Sistem e-IHRAMS dan Fail
Pegawai.
PT/PT(P/O)
PT/PT(P/O)
7.65 Pemohon Memulakan CTGMP
7.65.1 Mula CTGMP mengikut tarikh dan tempoh yang telah diluluskan.
Pemohon
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 19/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
7.66 Lanjut CTGMP?
7.66.1 Jika ya, ulang semula langkah 7.52 hingga 7.68 kecuali pada langkah 7.63 dan 7.65.
7.66.2 Jika tidak, ikut langkah 7.67.
NC/Pendaftar/ KPTJ/KJ/PT
PTJ/PYM/PT/PT(P/O)/ Pemohon
Pemohon
7.67 Lapor Diri Bertugas
7.67.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan).
7.67.2 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ.
7.67.3 Majukan borang lapor diri yang telah disahkan oleh KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.
7.67.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh borang lapor diri diterima.
Pemohon/PYM
Pemohon/PYM
Pemohon/PYM
PT/PT(P/O)
7.68 Pemohon Lanjut CTGMP
7.68.1 Terima surat kelulusan permohonan untuk melanjutkan CTGMP dari Pejabat Pendaftar.
7.68.2 Mula CTGMP sehingga tempoh yang telah diluluskan.
7.68.3 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang
Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari untuk lanjutkan pemberhentian gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh permohonan yang diluluskan diterima.
7.68.4 Rekod tarikh pelanjutan CTGMP ke dalam Sistem e-IHRAMS.
Pemohon
Pemohon
PT/PT(P/O)
PT(P/O)
7.68.5 Ikut langkah 7.69 PYM
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 20/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
7.69 Kemaskini Rekod
7.69.1 Masukkan kelulusan permohonan CR selepas berkursus lebih 12 (Dua Belas) bulan, Cuti atas sebab Kecemasan Am, CH, CTGMA dan CTGMP ke dalam Sistem e-Cuti/e-IHRAMS selewat-lewatnya tiga (3) hari selepas kelulusan diterima.
7.69.2 Masukkan permohonan yang tidak diluluskan ke dalam Sistem e-Cuti selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja selepas keputusan diterima.
7.69.3 Masuk ke dalam Fail Cuti Staf/Fail Pegawai mana-mana rekod kualiti yang berkenaan:
Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat) yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan cuti yang diuruskan secara manual jika sistem e-Cuti tidak berfungsi;
Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 20 (Perakuan Tidak Hadir Ke Pejabat atas sebab-sebab Kecemasan Am)
Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 07 (Permohonan Cuti Haji)
Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan)
Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 15 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang Mengikuti Pasangan Bertugas atau berkursus Di dalam atau Di luar Negeri)
Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan).
Surat rasmi kelulusan Kuasa Tertentu
Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai.
PT (P/O)/PYM
PT (P/O)/PYM
PT (P/O)/PYM
7.70 Tamat
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 21/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
1. UPM/(No. Staf) Fail Pegawai SOK/BUM/BR01/B-Cuti 07
(Permohonan Cuti Haji) yang lengkap
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 15 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang Mengikut Pasangan Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar Negeri) yang lengkap
Surat permohonan CTG
Surat kelulusan CTG
Surat kelulusan permohonan CH
Jadual penerbangan Haji
Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap
Dokumen sokongan CTG Mengikut Pasangan Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar negeri
PT (P/O)
Seksyen Pengurusan Rekod
dan Data
Bilik Rekod Fail
Pejabat Pendaftar
Sepanjang tempoh perkhidmatan
Pendaftar
Arkib
2. UPM/CUTI/(No. Staf) Fail Cuti Staf SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01
(Permohonan Cuti Rehat) yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan cuti yang diuruskan secara manual jika sistem e-Cuti tidak berfungsi
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 02 (Permohonan Cuti Tidak Berekod) yang lengkap
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 07 (Permohonan Cuti Haji) yang lengkap
PT PTJ
PTJ
Sepanjang tempoh perkhidmatan
PTJ
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 22/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 15 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang Mengikut Pasangan Bertugas atau berkursus Di dalam atau Di luar negeri) yang lengkap
surat pengesahan kejadian kecemasan am daripada Pegawai Daerah, Penghulu, Pejabat Polis, Jabatan Penerangan, Jabatan Kebajikan, Media Massa
Sijil Perakuan Bersalin
Surat permohonan CTG
Surat kelulusan CTG
Surat kelulusan permohonan CH
Jadual penerbangan Haji
Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap
Dokumen sokongan CTG Mengikut Pasangan Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar negeri
Surat pengesahan lapor diri daripada Cuti Belajar/Berkursus
Penyata Tahunan Cuti Staf
3.
e-IHRAMS Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems)
Pegawai Teknologi
Maklumat iDEC
iDEC
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARAN SUMBER Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 07
Halaman: 23/23
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI-CUTI LAIN
Tarikh: 09/05/2012
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
4.
e-Cuti Sistem Permohonan Cuti Online (www.putra.upm.edu.my)
UPM/(kod PTJ /500-9/1 (Pengurusan Hal Ehwal Cuti)
UPM/(kod PTJ /100-43/2/7 (Sistem e-Cuti)
Pegawai Teknologi Maklumat
iDEC
PYM
iDEC
PTJ
PTJ
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia/ Disemak Oleh
Disahkan Oleh
Tarikh Kuat kuasa
02 00 Keseluruhan Keluaran Pertama untuk
satu pensijilan
KB Pengurusan Sumber Manusia
WP 15/02/2011
02 01 SOK (BUM)
3/2011
Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Kali
ke-2
KB Pengurusan Sumber Manusia
WP 08/08/2011
02 02 SOK (BUM)
3/2012
Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali
Ke-231
KB Pengurusan Sumber Manusia
WP 09/05/2012
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL