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SENASISTEMA DE PROSPECTIVA,VIGILANCIA E

INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL

Guía Principal del Sistema de Prospectiva

Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA1

1Este documento hace parte de una colección de textos que constituyen el Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA. - PREVIOS Por tanto, se sugiere conocer por parte del lector los siguientes documentos: 1). Bases teóricas y conceptuales de prospectiva y 2). Métodos y herramientas de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional, 3) Instructivo de Prospectiva Territorial, 4) Instructivo de Prospectiva Sectorial, 5) Instructivo de Prospectiva Tecnológica, 6) Instructivo de Prospectiva Ocupa-cional, 7) Instructivo de Vigilancia e Inteligencia Organizacional. Toda vez que le permitirán en conjunto desarrollar un proyecto prospectivo.

José Antonio Lizarazo SarmientoDirector General SENA

Iván Ernesto Rojas GuzmánDirector de Planeación yDireccionamiento Corporativo

Iveth Alexandra Gutiérrez Collazos

Claudia Patricia Quevedo Gutiérrez

Mauricio Liévano Bernal

Francisco Mora Sáenz

Harold Fabian Ramirez Vera

Iveth Alexandra Gutiérrez Collazos Director de Planeación yDireccionamiento Corporativo

Unidad de Prospectiva, Vigilanciae Inteligencia Organizacional

- SENA -

Phd. Édgar Varela BarriosRector.

Nathali Portilla AgudeloLíder Prospectiva Tecnológica

Carolina López GaitánLíder Prospectiva Ocupacional

Phd. Leonardo SolarteDirector Ins. Prospectiva, Innovacióny Gestión del Conocimiento.

Phd. Javier Enrique Medina V.Director Científico del Proyecto

Leonel LealDirector del Proyecto

Felipe Ortiz ManbuscayCoordinador del Proyecto.Líder de Vigilancia e Inteligencia Organizacional

Steven Becerra BalcázarLíder Prospectiva Territorial

Andrea MosqueraLíder Prospectiva Sectorial

Jean Paul PintoLíder Prospectiva Sectorial

Carlos Alberto FrancoAsesor

Lorena Valencia GilPlataforma web senaprevios.com

Rodolfo RincónPlataforma web senaprevios.com

Paola Andrea CastañoProfesional de Apoyo Administrativo

Giovanny Naranjo C.Diseñador Gráfico

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. Objetivo de la guía

3. ALCANCE DE LA GUÍA

4. RESPONSABLES DEL SISTEMA PREVIOS

5. Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA PREVIOS

6. Condiciones mínimas para el funcionamiento del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional- PREVIOS

7. La Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional

8. El Proceso de Prospectiva en el SENA

8.1. FASE 1. - PRE - PROSPECTIVA

8.2. FASE 2. - PROSPECTIVA

8.3. FASE 3. - POST - PROSPECTIVA

1.

10.

3.

2.

17.

3.

6.

2.

25.

4.

8.

VIGILANCIA E INTELIGENCIAORGANIZACIONAL 1

1. INTRODUCCIÓNEl Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA PREVIOS, es el resultado de un esfuerzo articulado desde 2010 entre la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo del SENA y el Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento de la Universidad del Valle, orientado a gestionar herramientas que le permitan un direccionamiento estratégico de largo plazo que permita a la entidad el cumplimiento de su misión y el aporte a la productividad de las personas y las empresas del país.

La presente guía hace parte de la documentación del Sistema PREVIOS que busca brindar herramientas que apoyen la implementación e institucionalización del sistema.

Señor lector, usted cuenta con una colección de (8) documentos, cada uno de ellos con un objetivo espe-cífico, que le permitirán en su conjunto implementar metodos y procesos de prospectiva en las decisiones estratégicas futuras del SENA, a saber:

• Guía Principal Sistema PREVIOS: es el documento base del proceso pros-pectivo planteado por “PREVIOS”, define la estructura de todos los pro-cesos prospectivos, establece los marcos de referencia y ubica al miembro de la comunidad SENA en el contexto de la institucionalización del Siste-ma de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional. Constituye el documento que sirve de guía de lectura, determina el paso a paso de la implementación de todos los procesos del Sistema PREVIOS, lectura obligatoria para cualquier interesado en realizar proyectos de Prospectiva y/o Vigilancia en el SENA.

• Un documento de bases teóricas y conceptuales que busca brindar un referente conceptual para el aprendizaje de la Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Competitiva.

• Cinco instructivos que desarrollan la metodología a seguir para desarro-llar ejercicios de prospectiva a partir del Sistema PREVIOS.

• Un documento de métodos y herramientas de prospectiva en la cual us-ted encontrará la descripción paso a paso de (11) Métodos deProspectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional que se consideran los más usa-dos y la referencia bibliográfica a otros 30 más.

VIGILANCIA E INTELIGENCIAORGANIZACIONAL2

En principio usted podrá encontrará estos documentos y todo sobre el Sistema de PREVIOS en:

http://senaPREVIOS.comhttp://compromiso.sena.edu.co

2. OBJETIVO DE LA GUÍA

3. alcance DE LA GUÍA

Presentar las generalidades del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional PREVIOS y per-mitir a los interesados/ejecutores/líderes/ de proyectos de prospectiva y/o de Vigilancia de todo el país acertar en las decisiones estrategicas que tomará la entidad.

Este documento es de lectura obligatoria para aquellos interesados en el desarrollo de ejercicios de pros-pectiva, vigilancia e inteligencia en el SENA, ya que permite conocer completamente el Sistema PRE-VIOS y sus diferentes interdependencias, así como la descripción del proceso que debe seguir cualquier ejercicio de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional

Esta guía está dirigida a todos los colaboradores de la entidad que consideren implementar PREVIOS para tomar decisiones estratégicas en función de las dinámicas actuales y futuras. El uso de esta Guía no está limitado, se podrá emplear de manera permanente, se espera que este documento se actualice, de tal manera que incluya lecciones aprendidas y configure nuevas formas de aplicar prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional en todas las dependencias del SENA del país.


4. Responsables del Sistema PREVIOS

5. Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA PREVIOS

El sistema PREVIOS es responsabilidad de la Dirección General y la Dirección de Planeación y Direc-cionamiento Corporativo del SENA, será coordinado por funcionarios de la Unidad de Prospectiva, Vigi-lancia e Inteligencia Organizacional (UPVeIO) de la entidad, una nueva instancia creada para coordinar/orientar/evaluar los proyectos de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional, que las diferentes dependencias de la entidad desarrollen en todo el país.

PREVIOS tiene como finalidad dotar al SENA de un conjunto de procesos estructurados de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional que le permiten a la entidad mejorar sustancialmente su capa-cidad anticipación y acierto en la toma de decisiones estratégicas, es decir aquellas que implican altos costos, altos impactos y efectos irreversibles.

Esto quiere decir que PREVIOS deberá permitir orientar y anticipar la oferta nueva institucional, la modernización y actualización tecnológica de los programas de formación, los nuevos perfiles ocupacio-nales, los futuros ambientes de aprendizaje, y los servicios que ofrecerá la institución en los próximos 20 años, entre otros beneficios.


6. Condiciones mínimas para el funcionamiento del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia

Organizacional- PREVIOSPREVIOS tiene como finalidad dotar al SENA de un conjunto de procesos estructurados de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional que le permiten a la entidad mejorar sustancialmente su capa-cidad anticipación y acierto en la toma de decisiones estratégicas, es decir aquellas que implican altos costos, altos impactos y efectos irreversibles.

Esto quiere decir que PREVIOS deberá permitir orientar y anticipar la oferta nueva institucional, la mo-dernización y actualización tecnológica de los programas de formación, los nuevos perfiles ocupaciona-les, los futuros ambientes de aprendizaje, y los servicios que ofrecerá la institución en los próximos 20 años, entre otros beneficios.

• Reconocer que existen desarrollos en el SENA en múltiples temas que se pueden apropiar para el desarrollo efectivo del sistema.

• Contar con la participación y el apoyo institucional de la Di-rección Nacional del SENA.

• Estar alineado y contribuir al logro del Plan Estratégico del SENA.

• Estar articulado con las diferentes instancias que hacen parte del SENA (mesas sectoriales, etc).

• Asegurar la evolución permanente del sistema en respuesta de las dinámicas del entorno interno y externo.

• Gestión proactiva de la Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional que asegure el funcionamiento pertinente del sistema.


Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional SENA

Doc. Seguimientode Proyectos de

prospectiva,Vigilancia e IO

Guía ActualizaciónProgramas

Guía Planestecnológicos

Programa deentrenamiento

lideres SENNOVA

Programa deentrenamiento

Regional

Hoja de ruta parael desarrollo de

centros deformación

Fundamentación Métodos, Procesos y entrenamiento

Seguimiento ycontrol

Gráfico 1. Soporte metodológico del Sistema PREVIOS.


7. La Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia OrganizacionalLa Unidad de prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional es el gran dinamizador del Sistema PREVIOS, su papel es acompañar, asesorar, monitorear y sistematizar las experiencias en el uso de la Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional en todo el SENA.

La Unidad esta estructurada en 2 dimensones:

El componente estratégico es el resultado del dia-logo permanente con el grupo en formación y el grupo de planeación e inteligencia organizacional, define la misión, visión y los objetivos estratégi-cos a los que la unidad brinda sus servicios.

“Ser una instancia de coordinación para el desa-rrollo de capacidades y el liderazgo de los proce-sos de implementación del sistema de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional como so-porte a los procesos estratégicos de los centros de formación, las regionales y la Dirección General para mejorar la toma de decisiones innovadora en forma práctica, estructurada, sistemática, compe-titiva y de largo plazo en el SENA”

1. Dimensión estratégica

MISIÓN

“En el 2020 la Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA será líder en el soporte de la planificación institucional, a través de la prospectiva, vigilancia e Inteligencia organizacional, armonizada con los sistemas de gestión integral de la institución”

VISIÓN


Optimizar los esfuerzos de brindar insumos para soportarprocesos de direccionamiento estratégico del SENA

Desarrollo de talento humano altamente especializadoen Prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional

para la toma de decisiones estratégicas del SENA

Generación de conocimiento para el desarrollo de laprospectiva, vigilancia y la inteligencia organizacional

Contribuir al aumento del valor agregado e innovacióna la oferta de servicios del SENA

Articular redes nacionales e internacionales para elfortalecimiento de los servicios de prospectiva,

vigilancia e inteligencia organizacional

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO CORPORATIVO

vigias

COORDINACIÓN DE LA UNIDAD DE PROSPECTIVA, VIGILANCIA E INTELIGENCIAORGANIZACIONAL

LIDER DEPROSPECTIVATERRITORIAL

LIDER DEPROSPECTIVA

SECTORIAL

LIDER DEPROSPECTIVATECNOLÓGICA

LIDER DEPROSPECTIVAOCUPACIONAL

LIDER DEVIGILANCIA E

INTELIGENCIA O.

“En el 2020 la Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA será líder en el soporte de la planificación institucional, a través de la prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacio-nal, armonizada con los sistemas de gestión integral de la institución”

2. Dimensión humana

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.

Ilustración 1. Estructura organizacional de la Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional.


Lo más importante de este tipo de organizaciones es su estructura y las personas que la conforman. A continuación se presenta la estructura organizacional de la Unidad:


8. El Proceso de Prospectiva en el SENAEn el marco del Sistema PREVIOS, cualquier proyecto prospectivo deberá cumplir con la siguiente me-todología que que se describe a continuación:

• Fase 1. Pre-prospectiva: Se refiere a la focalización del proyecto prospectivo e identificación de requerimientos técnicos y de talen-to humano para su desarrollo.

• Fase 2. Prospectiva: Núcleo central del proceso donde se genera el conocimiento prospectivo, de este modo se analizan y sintetizan los conocimientos existentes, del sistema objeto de estudio para crear los escenarios y la apuesta de futuro.

• Fase 3. Post – Prospectiva: Recomendaciones e implicaciones para la toma de decisiones, evaluación del proyecto.


21

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8.1. Fase 1 – Pre – Prospectiva.8.1.1. Etapa 1 – Identificación de la temática objeto de estudioLa identificación de la temática objeto de estudio permite focalizar el tema al cual se le requiere hacer un proceso Prospectivo o de Vigilancia e Inteligencia Organización. para realizar esta etapa se requiere contestar a las siguientes preguntas:



*EL NÚMERO DE INVESTIGADORES Y PERSONAL DE APOYO PUEDE VARIAR DEPENDIENDO DE LA COMPLEJIDAD DEL PROYECTO

fase pre-prospectiva etapa 2

coordinación de la unidad

dirección de planeación ydireccionamiento corporativo

LIDER por tipo deprospectiva/vigilancia

vigía* 1v igía* 2

LIDERPROYECTO

profesional*

EXPERTOSTEMÁTICOS

CON APOYO DE LOSVIGÍAS DE LA

UNIDAD PVeIO

etapa 2.identificación delequipo de trabajo

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APOYOADMINISTRATIVO, LOGÍSTICO,

COMUNICACIONES

8.1.2. Etapa 2 – Definición de equipo básico para la ejecución de un proyecto prospectivo/vigilancia.

Para la realización de la identificación de la temática objeto de estudio, se inicia con la delimitación del campo de interés y el alcance de la información que se requiere conseguir y procesar. En este sentido, la actividad se limita a la información calificada referente. Una vez se haya seleccionado el tema de interés, se requiere definir el objetivo del estudio, las necesidades de información específica para orientar la búsqueda y consulta de información. Esto implica que se identifique claramente los aspectos o factores de análisis del tema en los que requiere obtener conocimiento.

Para definir las preguntas orientadoras en la identificación de la temática objeto de estudio, se requiere de la participación tanto del líder del tipo de Prospectiva/Vigilancia escogida para realizar el proyecto prospectivo, como del líder del proyecto y al menos un experto temático en el campo objeto de estudio con el fin de identificar y priorizar dentro del tema en general, cual será el foco de estudio en el proyecto.

Todo proyecto de Prospectiva/Vigilancia, requiere de un equipo de trabajo que permita su efectiva ejecu-ción, la prospectiva no es una disciplina individual. En el Sistema de prospectiva PREVIOS se recomien-da contar con un equipo de trabajo que permita desarrollar adecuadamente la ejecución del proyecto. A continuación se describen los cargos, el perfil, las funciones, las competencias y la dedicación que se deben considerar para la definición del equipo:



perfil

CARGO formación experiencia función competencias dedicación

Director de planeación y

direccionamiento corporativo

Verestatutosdel SENA

Verestatutosdel SENA

•Direccionar el sistema PREVIOS.•Articular el sistema PREVIOS con el Plan Estratégico Institucio-nal.•Generar la sinergia en-tre los componentes del sistema PREVIOS.•Asegurar los recursos para el funcionamiento del sistema PREVIOS.

•Conocimiento de los componentes conceptuales y prácticos del siste-ma PREVIOS.•Pensamiento estratégico•Liderazgo•Capacidad de organización•Resolución de problemas•Trabajo en equipo•Compromiso ético•Habilidades en las relaciones inter-personales•Iniciativa y espíritu emprendedor•Conocimiento de una lengua ex-tranjera•Comunicación oral y escrita.

3 horassemanales

Coordinación de la Unidad

de Prospectiva, Vigilancia eInteligencia

Organizacional

Maestría – Especia-lización en planeación estratégica

o afines.

Experiencia profesional/relacionada con mínimo

3 años

•Apoyar a la Dirección de Planeación Estraté-gica y Direccionamien-to Corporativo en el liderazgo del Sistema PREVIOS.•Asegurar la apropia-ción del Sistema PRE-VIOS al interior del SENA.•Asegurar la utiliza-ción del Sistema PRE-VIOS en la toma de decisiones del SENA.•Articular los proyec-tos realizados en el Sis-tema PREVIOS.•Dar seguimiento y control a los proyec-tos desarrollados en el marco del Sistema PREVIOS.•Presentar informes de gestión del Sistema PREVIOS ante la Di-rección de Planeación Estratégica y Direccio-namiento Corporativo.

•Conocimiento de los componentes conceptuales y prácticos del siste-ma PREVIOS.

•Liderazgo.

•Capacidad de organización.

•Resolución de problemas.

•Trabajo en equipo.

•Compromiso ético.

•Habilidades en las relaciones inter-personales.

•Iniciativa y espíritu emprendedor.

•Conocimiento de una lengua ex-tranjera.

•Comunicación oral y escrita.

5 horassemanales

Descripción del equipo de trabajo para un proyecto Prospectivo/Vigilancia


Líder deProspectiva/Vigilancia

Magíster/Especialis-ta en pros-

pectiva/VeIC


3 años

•Ejecutar procesos de transferencia de cono-cimiento.•Participar en la eje-cución de proyectos de formación y liderar la réplica activa como especialista en pros-pectiva.•Aportar técnicamen-te en los procesos de prospectiva a las de-pendencias que lo re-quieran.•Orientar actividades permanentes de VT e IC durante un proyecto de prospectiva.

•Conocimiento del Sistema PRE-VIOS•Conocimiento de los Instructivos de Prospectiva.•Conocimiento y dominio de los métodos prospectivos requeridos para la ejecución de un proyecto de prospectiva.•Capacidad de organización•Resolución de problemas•Capacidad de gestión de la infor-mación•Trabajo en equipo•Compromiso ético•Habilidades en las relaciones inter-personales•Liderazgo•Iniciativa y espíritu emprendedor•Conocimiento de una lengua ex-tranjera•Comunicación oral y escrita.

5 horas semanales

porproyecto.

Vigías de laUnidad de

Prospectiva, Vigilancia eInteligencia

Organizacional

Profesional en adminis-tración de empresas, ingeniería industrial, economía o afines / Especia-lista en

Vigilancia


2 años

•Transferir conoci-mientos en temas de vigilancia.

•Orientar operativa-mente la busqueda, el procesamiento de los datos y el análisis de la información.

•Capacidad de gestión de la infor-mación.•Trabajo en equipo.•Compromiso ético.•Habilidades en las relaciones inter-personales.•Conocimiento de una lengua ex-tranjera.•Comunicación oral y escrita.•Análisis sistemico.

5 horas semanales


Líder delproyecto

Profesio-nal/

Especia-lista en la temática

pertinente objeto del estudio del proyecto o

afines


3 años

•Gestionar los aspectos tecnicos del proyecto prospectivo.•Ejecutar el proceso de evaluación y segui-miento al proyecto.•Establecer la interlo-cución con los expertos y los actores estratégi-cos del proyecto.•Asegurar el funciona-miento de los aspectos de logística, de comu-nicaciones, sincroni-zación de actividades, preparación de reportes y consultas a los acto-res estratégicos.•Rendir informe de gestión del proyecto ante el delegado de la Unidad de PveIO.

•Conocimiento del SistemaPREVIOS.

•Conocimiento de los Instructivos de Prospectiva.

•Conocimiento y dominio de los métodos prospectivos requeridos para la ejecución de un proyecto de prospectiva.

•Rigor.

•Autoridad.

•Sentido de la organización.

•Trabajo en equipo, lo cual implica capacidad de poner de acuerdo a to-dos los consultores y miembros del proyecto.

10 horas semanales

Profesional

Profesio-nal en la temática

pertinente objeto del estudio del proyecto o

afines


1 año

Apoyo para el lider del proyecto en las si-guientes actividades:•Dar sentido a los da-tos investigados por el vigía.•Dialogar con los acto-res decisorios.•Ser experto en la fun-ción de alerta o apre-ciación analítica de asuntos emergentes o hechos portadores de futuro y aplicar su ex-periencia en la temática objeto de estudio para la efectiva ejecución del proyecto.•Apoyar al lider del proyecto para la toma de decisiones con cri-terios prácticos y útiles para que los ejercicios y estudios puedan fluir en el tiempo.

•Conocimiento del SistemaPREVIOS.

•Conocimiento de los Instructivos de Prospectiva.

•Conocimiento y dominio de los métodos prospectivos requeridos para la ejecución de un proyecto de prospectiva.

•Rigor.

•Autoridad.•Sentido de la organización. •Trabajo en equipo, lo cual implica capacidad de poner de acuerdo a to-dos los consultores y miembros del proyecto.

10 horas semanales


Vigías del proyecto

T é c n i c o / Tecnólogo/ P ro f e s i o -

nal/Especiali-zación en Vigilancia


1 año

•La función de este perfil se centra en la ejecución efectiva de la búsqueda de infor-mación sobre las ne-cesidades definidas desde la Dirección que le sean asignadas, así como el registro de la misma. También define y actualiza las fuentes de vigilancia de las que hace uso.


•Capacidad de gestión de la infor-mación.



•Habilidades en las relaciones inter-personales.

•Iniciativa y espíritu emprendedor.

•Conocimiento de una lengua ex-tranjera.

•Comunicación oral y escrita.

10 horas semanales

porproyecto

ExpertosTemáticos

M a g i s -ter en la t e m á t i c a pertinente objeto del estudio del proyecto o

afines


5 años

•Orientar la investi-gación en los campos temáticos del proyecto.

•Proporcionar al pro-yecto pautas metodoló-gicas sobre las temáti-cas contempladas.

•Servir de fuente de consulta para el desa-rrollo del proyecto.

•Orientar las propues-tas de cambio en las temáticas del proyecto.

•Validar los hallazgos obtenidos en la inves-tigación.


•Capacidad de gestión de la infor-mación.•Trabajo en equipo.


•Habilidades en las relaciones inter-personales

•Iniciativa y espíritu emprendedor.•Conocimiento de una lengua ex-tranjera.

•Comunicación oral y escrita

5 horas semanales por pro-

yecto


Coordinador administrativo

Tecnólogo /Profesional en adminis-tración de empresas o

afines.


1 año.

•Controlar la ejecución del presupuesto del proyecto.

•Dirigir los aspectos logísticos de las activi-dades del proyecto.

•Realizar las contrata-ciones y compras (in-sumos, viajes, equipos, etc.) que hayan lugar en el proyecto.

•Atender requerimien-tos o solicitudes de or-den administrativo por parte de las personas involucradas en el pro-yecto.•Elaborar informes periódicos de las acti-vidades administrativa realizadas.

•Inteligencia relacional y habilida-des de comunicación.

•Capacidad de Análisis y Solución de Problemas.


•Proactividad / Recursividad.

•Toma de decisiones gerenciales.

•Habilidades para liderar y direc-cionar equipos humanos.

•Actitud de servicio

10 horas semanales

Determina el campo d e acción s obre el c ual se r equiere desarrollar un proyecto prospectivo.

Persona responsable de coordinar el proyecto.

Período en el cual se realizarán las alternativas de futuro. (mínimo 10 años).

Tiempo requerido para desarrollar el proyecto.

TEMÁTICA

LÍDER

HORIZONTETEMPORAL

TIEMPO ESTIMADODE EJECUCIÓN

fase 1 pre-prospectiva etapa 3ficha 1 de registro del proyecto

Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017..

8.1.3. Etapa 3- Ficha de registro de proyecto prospectivoCon el fin de llevar un registro de los proyectos de Prospectiva/Vigilancia realizados dentro del Sistema PREVIOS, es de gran relevancia gestionar a través de la plataforma electrónica senaprevios.com una ficha que permita registrar los elementos clave del proyecto para su correcto seguimiento y control.

El formulario que se debe diligenciar por cada proyecto contiene los siguientes ítems a saber:


ETAPA 1. ANÁLISIS ESTRATÉGICO DEL ENTORNOEs un proceso de recogida, procesamiento e interpretación de la información de un sistema dado con el fin de evaluar y promover su capacidad de desarrollo (Silva y Sandoval, 2012). Un análisis estratégico con metodología prospectiva de acuerdo con Medina (2013) aborda el análisis de las posibles solucio-nes a los problemas identificados y evaluados, de tal modo que se logra identificar los factores clave que se requieren modificar para generar el cambio. Su verdadero valor radica en su capacidad explica-tiva y en la habilidad para interrelacionar los fenómenos propios de un sistema de manera evolutiva, facilitando identificar los factores de cambio (DNP, 2010).

Expresa el p ropósito central d el p royecto. Q ué, cómo y para qué. Se escribe en infinitivo.

Señalan e l camino que hay que seguir para conseguir el objetivo general. Se escribe en infinitivo.

Listado de actores que participarán en el desarrollo estraté-gico del proyecto.

Recursos financieros (Rubros: Talento humano, Equipos y Software, Capacitación y participación en eventos, Servicios tecnológicos y pruebas, Materiales, Divulgación, Gastos de viaje, Infraestructura, Otros.

OBJETIVOGENERAL

OBJETIVOsESPECÍFICOs

ACTORESPARTICIPANTES

RECURSOS FINANCIEROSESTIMADOS



8.2. Fase 2. Prospectiva.En la fase dos de prospectiva, el proyecto deberá surtir dos etapas, ambas usan métodos diferentes en cada tipo de prospectiva, a continuación se describen:


ETAPA 2. CONSTRUCCIÓN Y FORMULACIÓN DE ESCENARIOSSegún Medina y Ortegón (2006) los escenarios constituyen una síntesis de los distintos caminos hi-potéticos que llevan de una situación presente a una situación futura y comprenden la relación entre eventos, actores y estrategias que se requieren para construirlos. Los escenarios son instrumentos que buscan reducir y manejar el nivel de incertidumbre y de error en el proceso de toma de decisiones, en situaciones de rápido cambio social y compleja interacción social (Coates, 1997). Los escenarios des-criben varias alternativas futuras, permiten analizar problemas conjuntos e interrelacionados. Facilitan un mejor conocimiento del grupo decisor acerca de sus asuntos estratégicos, tienen una importante función educativa y de toma de conciencia sobre la realidad por venir.

fase prospectiva etapa 1ET

APA

1 –

ANÁL

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ETAPA

Vigilancia Científico-tecnológica

(Bibliometría,análisis de patentes).

Vigilancia competitiva

mapa tecnológico

taller de expertosdelphi

Revisión de la tecnología actual a nivel internacional, n acional y regio-nal (Microcultura) identificación de oportunidades y brechas.Identificación de tendencias p esadas, emergentes y factores d e cambio del entorno tecnológico.

Revisión de l os referentes competiti-vos y proveedores (Identificación de oportunidades de mejora respecto a la institución y brechas.

Identificación de las líneas tecnológi-cas de la temática.Identificación de las ocupaciones que estan generando las tecnologías identi-ficadas.

Realimentación y validación de l os hallazgos tecnológicos.

RESULTADOESPERADO

MÉTODOSPROSPECTIVOS

RESULTADO DELA ETAPA

DIAGNOSTICO DE VARIABLES TECNOLÓGICAS

PERTINENTES PARA EL SENA

Ejemplo dela fase prospectiva: Caso prospectiva tecnológica, etapa 1:



fase prospectiva etapa 2

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rios

ETAPA

matriz deimportancia y

gobernabilidad - igo

abaco de regnier( más de 30 variables )

análisis morfológico( 6 dimensiones más )

análisis de actores

taller de escenarios

Priorización de variables para escenarios

Determinación de los r oles d e los actores frente al escenarios deseado.

Configuración de p osibles escenarios, escenario deseado y apuesta de futuro.

Configuración de p osibles escenarios, escenario deseado y apuesta de futuro.

RESULTADOESPERADO

MÉTODOSPROSPECTIVOS

RESULTADO DELA ETAPA

apuesta defuturo

Ejemplo dela fase prospectiva: Caso prospectiva tecnológica, etapa 2

El Sistema PREVIOS cuenta con un conjunto de 11 métodos prospectivos descritos en detalle en el documento guía de métodos, parte integral del sistema, un ejercicio de prospectiva requiere al menos 1 método de cada dimensión (evidencia, experticia, interacción y creatividad), la secuencia de los métodos propuestos en PREVIOS es una guía y le permitirá al ejecutar de ejercicios de prospectiva en el SENA tener un paso a paso.

Para esta fase se establece una secuencia lógica de métodos prospectivos que pretenden sistemáticamente generar un análisis estratégico del entorno y la construcción y formulación de escenarios y apuestas de futuro en el proceso de prospectiva.

La puesta en marcha en forma sistemática de la prospectiva requiere el uso especializado de métodos,

8.2.3. Métodos prospectivos2

2Si usted quiere conocer más en detalle cada uno de los métodos propuestos, se sugiere leer el Documento métodos y herra-mientas de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional, en el cual usted encontrará la descripción paso a paso de 11 Métodos de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional que se consideran los más usados y la referencia bibliográfica a otros 30 más. http://senaprevios.com/

**Es importante mencionar que cada uno de los cuatro procesos prospectivos que componen el sistema tales como Prospecti-va Territorial, Prospectiva Sectorial, Prospectiva Tecnológica y Prospectiva Ocupacional, desarrollan de manera especifica en su instructivo, cada una de estas etapas con los métodos prospectivos pertinentes.Para saber más consultar SENAPREVIOS.COM


MÉTODOS BASADOS EN

DESCRIPCIÓN

Evidencia

Intentan explicar un fenómeno en particular con el apoyo de documentación confiable y medios de análisis. Estas actividades son particularmente útiles para comprender el ver-dadero estado de desarrollo del asunto bajo investigación. Por este motivo, los métodos cuantitativos (Ej., benchmarking, bibliometría, minería de datos y trabajo de indicadores) han ganado popularidad dado que éstos están apoyados por datos estadísticos u otros tipos de indicadores. Éstas son herramientas fundamentales para la evaluación de tecno-logía e impacto y para actividades de análisis o escaneo del entorno. Estos métodos tam-bién pueden ser empleados para estimular la creatividad, animar la interacción y obtener retroalimentación de los participantes.

Experticia

Dependen de las habilidades y conocimientos especializados de los individuos en un área o tema en particular. Estos métodos son frecuentemente utilizados para: (1) apoyar decisiones de arriba hacia abajo (top-down), es decir, decisiones que se toman desde lo más alto (ej. alta dirección de una organización) y que luego llegan a los niveles inferiores de la pirámide organizacional; (2) proveer consejos y hacer recomendaciones. Ejemplos comunes son los paneles de expertos y los cuestionarios Delphi, los mapas tecnológicos, árboles relevantes, diagramas lógicos, análisis morfológico, tecnologías claves y el Sistema de Matriz de Impacto Cruzado (SMIC).

procesos y sistemas, los cuales evitan la especulación, proveen rigor y reflexión estructurada acerca del futuro, permiten trascender las intervenciones ocasionales y facilitan la realización de iteraciones o ron-das sucesivas de exploración y análisis de entorno. Los sistemas prospectivos implican necesariamente la formación de equipos permanentes, el desarrollo de curvas de aprendizaje y profesionalización, y la posibilidad de hacer ciclos recurrentes de trabajo a lo largo de varios años. Por tanto, implican un desa-rrollo organizacional relevante, para ganar en alcance y grado de estructuración del trabajo. Una clasificación contemporánea útil distingue los métodos por el tipo de fuentes de conocimiento o in-formación necesaria para su uso Para tener éstos en cuenta, aquí se presenta el Diamante de los métodos de la Prospectiva elaborado por Popper (2008)3 :

3Popper, Rafael (2008), ‘Foresight Methodology’, in Georghiou, L., Cassingena H., J., Keenan, M., Miles, I., and Popper, R., The Handbook of Technology Foresight: Concepts and Practices, Edward Elgar Publisher, Cheltenham.

Tabla. Métodos prospectivos según las fuentes de conocimiento e información:


Interacción

Se utilizan en la prospectiva al menos por dos razones (1) la experticia a menudo gana considerablemente cuando se junta y se articula con otra experticia (y de hecho con los puntos de vista de los grupos focales); (2) las actividades de la prospectiva se realizan en sociedades donde los ideales demo-cráticos están ampliamente difundidos, y la legitimidad involucra actividades de parti-cipación e inclusión desde abajo hacia arriba (bottom-up), no sólo la dependencia en la evidencia y los expertos (que pueden llegar a ser utilizados selectivamente). Involucra, por ejemplo, los talleres de escenarios, las votaciones, las encuestas, los pane-les de ciudadanos y análisis de los grupos focales.

Creatividad

Normalmente requieren una mezcla de pensamiento imaginativo y original, a menudo suministrado por maestros o ―grandes personalidades‖, por medio de ensayos u otros escritos. Dependen fuertemente de (1) la inventiva y la ingeniosidad de individuos sumamente capacitados, tales como inno-vadores, emprendedores o escritores de ciencia ficción. (2) la inspiración que emerge de grupos de personas involucradas en lluvias de ideas o sesiones de “cartas salvajes”.

Los métodos de la prospectiva también pueden categorizarse por tipo de técnica, es decir, métodos cua-litativos, cuantitativos y semicuantitativos. En prospectiva los métodos cualitativos dan significado a eventos y percepciones. Estas interpretaciones tienden a basarse en la subjetividad o creatividad que suele ser difícil corroborar (opiniones, lluvias de ideas, entrevistas). Por su parte los métodos cuantita-tivos miden variables y aplican análisis estadísticos, usan o generan (deseablemente) datos confiables y válidos (por ejemplo, indicadores socioeconómicos). Finalmente, los métodos semi-cuantitativos aplican principios matemáticos para cuantificar la subjetividad, los juicios racionales y los puntos de vista de expertos y analistas (ponderación de opiniones o probabilidades).

Fuente: Adaptado de Popper (2008).


CREATIVIDAD

EXPE

RTIC

IA

INTE

RACC

IÓN

EVIDENCIA

1

3

2

4

Vigilancia Estratégica

DOFA

Panel de expertos

CONSTRUCCIÓN DEESCENARIOS

Matriz IGOÁbaco de Regnier/

Análisis MorfológicoAnálisis de Actores

Vigilancia Estratégicadel entorno.

DOFA

Panel de expertos

CONSTRUCCIÓN DEESCENARIOSMatriz IGO

Ábaco de Regnier/Análisis MorfológicoAnálisis de Actores

Aná

lisis

est

raté

gico

del e

ntor

noC

onst

rucc

ión

y fo

rmul

ació

nde

esc

enar

ios

Cualitativo (19)

Cuantitativo (6)

Semi-cuantitativo (8)

Wild Cards

Ciencia Ficción

Juegos de simulación

Ensayos/Escenarios

Pronóstico de expertos

Backcasting DOFA

DelphiRoadmapping Cuestionarios Panel de ciudadanos

Panel de expertos

Tecnologías claves/críticas Multi-criterio

IndicadoresA nálisis de patentes

BenchmarkingBibliometría

Extrapolación

Revisión literariaModelación

Escaneo

Votación/Sondeos

Análisis de actoresEscenarios Cuantitativos/SMIC

Entrevistas Impacto cruzado/Análisis estuctural

Análisis morfológico Conferencias/Talleres INTERACCIÓNEXPERTICIA

CREATIVIDAD

Lluvia de ideas

Árboles de relevancia/Diag. Lógico Taller de Escenarios

Actuación/Roles

CREATIVIDAD

Gráfico 2. El diamante de los métodos de la prospectiva

1. Proceso sugerido para Prospectiva territorial (Para saber más leer Instructivo 1)

Fuente: R, Popper (2008)

Para el diseño de PREVIOS se han seleccionado 5 diferentes combinaciones de métodos para el desarro-llo de 5 procesos que responden directamente a las necesidades del SENA, a saber:




Vigilancia Competitiva

Mapa de trayectoriaTecnológico



Aná

lisis

est

raté

gico

del e

ntor

noC

onst

rucc

ión

y fo

rmul

ació

nde

esc

enar

ios

Panel de expertos / Delphi

CREATIVIDAD

EXPE

RTIC

IA

INTE

RACC

IÓN

EVIDENCIA

1

23

3

4

Vigilancia CientíficoTecnológicaBibliometría

Análisis de PatentesVigilancia Competitiva

Delphi

Mapa de trayectoriaTecnológica

Panel de expertos





DOFA

Panel de expertos



Aná

lisis

est

raté

gico

del e

ntor

noC

onst

rucc

ión

y fo

rmul

ació

nde

esc

enar

ios

CREATIVIDAD

perI

CIA

INTERACCIÓN

EVIDENCIA

1

3

2

4

Vigilancia Estratégica

DOFA

Panel de expertosDelphi



Análisis MorfológicoAnálisis de ActoresDelphi

2. Proceso sugerido para Prospectiva Sectorial (Para saber más leer Instructivo 2)

3. Proceso sugerido para Prospectiva Tecnológica (Para saber más leer Instructivo 3)




VigilanciaEstratégica

Panelde expertos

Benchmarking




Aná

lisis

est

raté

gico

del e

ntor

noC

onst

rucc

ión

y fo

rmul

ació

nde

esc

enar

ios

CREATIVIDAD

EXPE

RTIC

IA

INTE

RACC

IÓN

EVIDENCIA

1

2

3

4

VigilanciaEstratégica




Benchmarking

Panel deexpertos

1.delimitación

y alcance

4.almacenamiento

2.busqueda

3.procesamiento

6.validación

5. análisis

4. Proceso sugerido para Prospectiva Ocupacional (Para saber más leer Instructivo 4)

5. Proceso sugerido para Vigilancia e Inteligencia Organizacional (Para saber más leer Instructivo 5)

Figura 1. Ciclo de Vigilancia Tecnológica –VT.


Fuente: Adaptado, Palop y Vicente (2012), Adaptado (Degoul, P. 1992)

Es importante aclarar que el Sistema PREVIOS cuenta con cuatro procesos prospectivos y uno de vigi-lancia, que centra su analisis en las decisiones estrategicas de corto plazo, el ejector de un ejercicio de Vigilancia e inteligencia organizacional deberá seguir el siguiente proceso que se compone de seis fases metodológicas a saber:


La fase Post-Prospectiva de un proyecto comprende las siguientes etapas:

En la etapa 1 de la fase Pos-Prospectiva, denominada identificación de los elementos clave para la toma de decisiones se determinan aquellos factores que permiten contribuir al logro de los procesos misionales del SENA.

Para saber más y detalle de cada uno de los cinco (5) instructivos de procesos de prospectiva, vigilancia e Inteligencia Organizacional, lo invitamos a consultar el sitio web:

http://senaprevios.comguias-e-instructivos/

8.3.Fase 3. Post – Prospectiva

8.3.3.Etapa 1-Identificación de los elementos clave para la toma de decisiones.


fase post-prospectiva etapa 1Etapa 1

APUESTAD E FUTURO:

ELEMENTOS CLAVEP ARA LA TOMA DE DECISIONES HALLAZGOS IMPLICACIONESD ESAFIOSR ECOMENDACIONES

Identificación de elementos clavepara la toma de decisiones

Etapa 2Identificación de factores

críticos de vigilancia

Etapa 3Construcción del

informe final


ETAPA 1. IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS CLAVE PARA LA TOMA DE DECISIONES

Elementos clave para la toma de

decisiones

Variables importantes que movilizan la temática objeto de estudio que infieren en la toma de decisiones del SENA en sus objetos misionales.

HallazgosEvidencia del comportamiento de las variables identificadas para la temática ob-jeto de estudio.

Implicacionesestratégicas

Son efectos o consecuencias para el SENA, generadas al tomar sus decisiones estratégicas.

DesafíosSituación de alta complejidad que debe asumir el SENA para mejorar el estado actual.

Recomendacionespropuestas innovadoras (acciones, crear oportunidades y mejorar resultados) para responder de manera anticipada al contexto futuro de acuerdo con las impli-caciones y los desafíos planteados.



La etapa 2 de la fase pos-prospectiva denominada Identificación de factores críticos de vigilancia, se desarrolla con el fin de realizar seguimiento, monitoreo y actualización de las variables que configuran la apuesta de futuro definida en el proyecto.

8.3.4. Etapa 2. Identificación de factores críticos de vigilancia

fase post-prospectiva etapa 2Etapa 1

fuentes de informaciónfactor crítico periodicidad responsable

Identificación de elementos clavepara la toma de decisiones

Etapa 2Identificación de factores

críticos de vigilancia

Etapa 3Construcción del

informe final


ETAPA 2. IDENTIFICACIÓN DE FACTORES CRÍTICOS DE VIGILANCIA

Alta apropiación y nivel de cumplimiento de objetivos.

Se refiere a verificar si los objetivos generales y específicos se cum-plieron satisfactoriamente.

Alto desempeño de los meca-nismos de gestión y financia-

ción.

Se relaciona con la asignación de recursos destinados a actividades de prospectiva, así como a la agilidad de los procesos administrativos del proyecto.

Justificación del proyecto en términos de relación cali-

dad-costo.

Se refiere a la justificación de la realización del proyecto en términos del valor económico y los resultados obtenidos.

Cumplimiento del cronograma del proyecto prospectivo. Está asociado a evaluar si el proyecto se ejecutó en el tiempo previsto.

Alta efectividad del equipo de trabajo

Se pretende evaluar si el ejercicio contó con la participación de las personas con la formación y experiencia requerida para la realización del proyecto.

ETAPA 2. IDENTIFICACIÓN DE FACTORES CRÍTICOS DE VIGILANCIA

Factor crítico

Elementos fundamentales del proyecto a las cuales se le realiza seguimiento con-tinuo para tener mayores probabilidades de éxito en la toma de decisiones. Para definir los factores críticos se requiere un diálogo interactivo con los diversos actores que influencian el proyecto.

Fuentes deinformación

Son instrumentos para la búsqueda y recolección de datos sobre el factor crítico seleccionado.

PeriodicidadCorresponde a la frecuencia establecida para medición y/o evaluación del factor crítico.

ResponsableEs la persona encargada de coordinar y controlar el desarrollo y cumplimiento de los indicadores asociados al factor crítico.


En esta etapa se han determinado diez (10) elementos que se consideran fundamentales para garantizar la calidad en el desarrollo de las fases que componen un proyecto prospectivo. A continuación, se presenta una breve descripción de los factores identificados como clave para la validación del ejercicio:


Alta efectividad de los enfo-ques y métodos aplicados

Pretende evaluar si los métodos aplicados fueron pertinentes al ejer-cicio y a los resultados esperados.

Alta efectividad del equipo de trabajo

Se verifica si el ejercicio se vinculó satisfactoriamente a la dependen-cia de interés del SENA contribuyendo al mejoramiento en la toma de decisiones.

Alta efectividad de los enfo-ques y métodos aplicados

Alta efectividad del equipo de trabajo: Se pretende evaluar si el ejer-cicio contó con la participación de las personas con la formación y experiencia requerida para la realización del proyecto.

Alta efectividad de la imple-mentación y puesta en marcha

Alta efectividad de los enfoques y métodos aplicados: Pretende eva-luar si los métodos aplicados fueron pertinentes al ejercicio y a los resultados esperados.

Alto nivel de desarrollo capaci-dades y cultura prospectiva en

el equipo

Está relacionado con verificar si las actividades resultantes de las de-pendencias del SENA involucradas son mejores gracias a la prospec-tiva, y si se han obtenido cambios duraderos, por ejemplo, una cultura de prospectiva. Igualmente se verifica la frecuencia de la aplicación de prospectiva en la agenda del SENA.

Alto nivel de compromiso y dedicación de los participantes

Se refiere a la asistencia constante de los participantes del proyecto en reuniones y grupos de trabajo.

Alto nivel de novedad eimpacto del proyecto en la

institución.

Pretende determinar si los participantes de la dependencia involucra-da con el proyecto han adoptado nuevas rutinas o prácticas (incluidas las redes creadas y la capacidad para seguir haciendo prospectiva).


En esta etapa se requiere consolidar los resultados obtenidos para la entrega del informe final a la depen-dencia competente para la toma de decisiones con el conocimiento generado a partir de las actividades desarrolladas dentro de un proyecto Prospectivo/Vigilancia.

8.3.5. Etapa 3- Construcción del informe final

**En cada uno de los cinco (5) instructivos se especifica la tabla de contenido que se recomienda seguir para construir el informe final del proyecto desarrollado.

senacompromiso.sena.edu.co/documentos/doc_referencia/guía_principal... · vigilancia e...

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