Ferramentas de Software para Gerenciamento de Projetos (MS Project)

Apostila de MS ProjectSetembro/2007

ndice

41.Conceitos de Gerenciamento de Projetos

41.1.O que projeto?

41.2.Projetos x Operaes Continuadas

41.3.Estmulos para se iniciar um projeto

51.4.O que Gerenciamento de Projetos?

51.5.Restrio tripla (escopo, tempo e custo)

62.Introduo ao Microsoft Project

62.1.O que o Microsoft Project?

62.2.Iniciando o MS Project

72.3.Tela inicial

82.4.Barras de Ttulo e Menu

92.5.Barra de Ferramentas Padro

92.6.Barra de Modos

113.Projetos

113.1.Iniciando um projeto

123.2.Inserindo as informaes bsicas

133.3.Inserindo informaes adicionais

144.Tarefas

144.1.Inserindo tarefas

154.2.Inserindo tarefas entre tarefas j existentes

154.3.Etapas (marcos ou milestones)

164.4.Tarefas recorrentes

174.5.Excluindo uma tarefa

174.6.Vinculando tarefas

184.7.Desvinculando tarefas

194.8.Vinculando tarefas no-seqenciais

204.9.Outra forma de alterar ou cancelar o vnculo entre as tarefas

204.10.Determinando restries para as Datas de Incio e Fim das tarefas

224.11.Estruturando as tarefas

234.12.Ocultando e mostrando as subtarefas

234.13.Numerando as tarefas

255.Recursos

255.1.Criando recursos

265.2.Alocando os recursos

286.Prazos

286.1.Informando a durao das tarefas

286.2.Alterando a unidade de tempo

306.3.Antecipao e Folga entre tarefas

327.Calendrio

327.1.Selecionando o calendrio base do projeto

337.2.Criando um novo calendrio

347.3.Alterando um calendrio

357.3.1.Inserindo um feriado

357.3.2.Alterando o horrio de trabalho

367.4.Atribuindo um calendrio a um recurso

377.5.Atribuindo um calendrio a uma tarefa

398.Custos

398.1.Atribuindo custo ao recurso

408.2.Atribuindo custos variveis a um recurso

418.3.Atribuindo os custos variveis de um recurso a uma tarefa

439.Acompanhamento e Controle de Projetos

439.1.Salvando o projeto original com linha de base

449.2.Salvando a linha de base

459.3.Atualizando o projeto

459.4.Atualizando tarefas

489.5.Visualizao das atualizaes

489.6.Atualizando tarefas que no esto de acordo com o planejado

499.7.Comparando o planejado com o real

509.8.Avaliando resultados

519.8.1.Tabela de variao

519.8.2.Outras tabelas

529.8.3.Caixa de estatsticas

5410.Relatrios do MS Project

5410.1.Acessando os relatrios

5510.2.Relatrios

5510.2.1.Viso geral

5510.2.2.Atividades atuais

5510.2.3.Custos

5610.2.4.Atribuies

5610.2.5.Carga de trabalho

5610.2.6.Personalizados

1. Conceitos de Gerenciamento de Projetos

1.1. O que projeto?

De acordo com o PMBoK, 3a Edio, Projeto um esforo temporrio empreendido para criar um produto, servio ou resultado exclusivo.

So exemplos de projetos:

A elaborao de um sistema novo; A evoluo de uma ou mais funcionalidades de um sistema existente; Um conjunto de uma ou mais correes;

A construo de um prdio.

1.2. Projetos x Operaes Continuadas

Para as organizaes atingirem seus objetivos, elas realizam trabalhos que podem ser operaes ou projetos. So caractersticas similares de operaes e projetos:

Realizados por pessoas;

Restringido por recursos limitados;

Planejado, executado e controlado.

As principais diferenas so:

As operaes so contnuas e repetitivas e tem como objetivo manter os negcios da organizao;

Os projetos so temporrios e exclusivos e tem por finalidade atingir os seus objetivos. Quando um projeto atinge os seus objetivos especficos, ele finalizado.

Os projetos so geralmente implementados para que o plano estratgico da organizao seja cumprido. Logo, para que um projeto tenha flego, com um patrocinador sempre envolvido, e consiga atingir seus objetivos especficos, ele deve estar alinhado ao planejamento estratgico da organizao.

1.3. Estmulos para se iniciar um projeto

Os estmulos para se iniciar um projeto tambm podem ser chamados de problemas, oportunidades ou necessidades de negcios.

So exemplos de estmulos para se iniciar um projeto:

Uma demanda de mercado;

Uma necessidade de negcios;

Uma solicitao de um cliente;

Um avano tecnolgico;

Um requisito legal;

Uma necessidade social.

1.4. O que Gerenciamento de Projetos?

Segundo o PMBoK, 3a Edio, gerenciamento de projetos a aplicao de conhecimentos, habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades do projeto, a fim de satisfazer seus requisitos.

Ainda segundo o PMBoK, o gerenciamento de projetos realizado atravs da aplicao e integrao dos processos de gerenciamento de projetos: iniciao, planejamento, execuo, monitoramento, e controle e encerramento.

O gerente de projetos o responsvel para fazer como que o projeto alcance seus objetivos e para isso ele deve:

Identificar das necessidades;

Estabelecer objetivos claros e alcanveis;

Balancear as demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo;

Adaptar as especificaes, dos planos e da abordagem s diferentes preocupaes e expectativas das diversas partes interessadas.

1.5. Restrio tripla (escopo, tempo e custo)

A qualidade do projeto freqentemente afetada se um dos fatores: custo, tempo ou escopo for alterado. Para que o projeto seja entregue com qualidade e, conseqentemente, atenda as necessidades do cliente, o gerente do projeto precisa estar sempre atento a esses fatores.

Projetos de alta qualidade normalmente so entregues dentro do custo, tempo e escopo definidos com o cliente.

2. Introduo ao Microsoft Project

2.1. O que o Microsoft Project?

O Microsoft Project um programa do ambiente Windows indicado para o planejamento e acompanhamento de projetos. Com ele possvel visualizar seu projeto centrado em diversos interesses como prazos, custos e recursos. Tambm permite comparar o planejamento inicial com o efetivo andamento do projeto.

2.2. Iniciando o MS Project

Para iniciar o MS Project, clique em Iniciar > Programas > Microsoft Project, conforme figura abaixo.

2.3. Tela inicial

O MS Project normalmente iniciado com a visualizao das colunas Nome da tarefa e Durao, e datas do Grfico de Gantt, conforme figura abaixo.

Para visualizar outras colunas, clique em cima da barra que separa a coluna Durao das datas e arraste para a direita at aparecer a coluna Nomes de recursos. Aps essa operao, estaro disponveis as colunas: Nome da tarefa, Durao, Incio, Trmino, Predecessoras e Nomes de recursos, conforme figura abaixo.

2.4. Barras de Ttulo e Menu

As Barras de Ttulo e de Menu se localizam na parte superior do MS Project, conforme figura abaixo.

Ao iniciar a ferramenta, na Barra de Ttulo aparecer escrito Projeto1. Quando salvar o seu projeto, na Barra de Ttulo aparecer o nome do arquivo.

A Barra de Menu composta pelos seguintes itens:

Arquivo;

Editar;

Exibir;

Inserir;

Formatar;

Ferramentas;

Projeto;

Janela; e

Ajuda.

Para acionar qualquer um dos menus da lista acima, basta clicar sobre o menu, que aparecer a lista de comandos a ele relacionado.

2.5. Barra de Ferramentas Padro

A Barra de Ferramentas Padro se localiza abaixo da Barra de Menus e apresenta cones de atalhos referentes aos comandos existentes nos menus, conforme demonstrado na figura abaixo.

2.6. Barra de Modos

A Barra de Modos est localizada no lado esquerdo da tela do MS Project e apresenta diversas formas de exibio das informaes referentes ao projeto, conforme apresentado na figura abaixo.

A tabela abaixo mostra os itens da Barra de Modos e suas respectivas descries.

coneModoDescrio

CalendrioApresenta um calendrio mensal que mostra as tarefas e suas duraes. Use este modo para mostrar as tarefas agendadas em uma semana especfica ou em um intervalo de semanas.

Diagrama de redeApresenta um diagrama de rede que mostra todas as tarefas e suas dependncias. Use este modo para criar e otimizar suas tarefas em um formato de fluxograma.

Gantt de controleApresenta uma lista de tarefas e informaes relacionadas, e um grfico que mostra a linha de base e barras de Gantt agendadas para cada tarefa. Use este modo para comparar a linha de base planejada com a real.

Grfico de GanttApresenta uma lista de tarefas e informaes relacionadas, e um grfico que mostra tarefas e suas duraes no decorrer do tempo. Use este modo para planejar as tarefas do projeto.

Uso da tarefaApresenta uma lista de tarefas com seus recursos atribudos e agrupados sob cada tarefa. Use este modo para visualizar quais os recursos esto atribudos a tarefas especficas e para ver os perfis de cada recurso.

Grfico de recursosApresenta um grfico que mostra alocao de recursos, custos ou emprego. Use este modo para apresentar informaes sobre um recurso ou um grupo de recursos com o decorrer do tempo.

Planilha de recursosApresenta uma lista de recursos e suas informaes. Use este modo para inserir e editar as informaes dos recursos.

Uso do recursoApresenta uma lista com os recursos e suas atribuies com as tarefas agrupadas sob cada recurso. Use este modo para exibir informaes de custo ou alocao de trabalho de um determinado perodo e para definir perfis de trabalho de cada recurso.

Mais modos de exibioAbre a caixa de dilogo Mais modos de exibio. Essa caixa de dilogo apresenta uma lista de todos os modos disponveis.

3. Projetos

3.1. Iniciando um projeto

Para iniciar um projeto, clique no menu Arquivo, comando Novo, conforme figura abaixo.

Ou utilize o cone Novo, na Barra de Ferramentas Padro.

3.2. Inserindo as informaes bsicas

Para inserir as informaes bsicas de um projeto, clique no menu Projeto, comando Informaes sobre o projeto.

Ao realizar a operao acima, a caixa Informaes sobre o projeto se abrir contendo os seguintes campos: Data de incio, Agendar a partir de, Data atual, Data de status, Calendrio, Prioridade, conforme figura abaixo.

Observao: Normalmente, neste momento so preenchidos apenas os campos Data de incio e Data atual.3.3. Inserindo informaes adicionais

Para inserir informaes adicionais ao projeto, como quem est gerenciando o projeto e qual a empresa, clique no menu Arquivo, comando Propriedades.

Ao realizar essa operao, a caixa Propriedades ser aberta e na guia Resumo, podero ser preenchidas as informaes adicionais conforme necessidade.

4. Tarefas

4.1. Inserindo tarefas

Para inserir as tarefas utilizaremos o modo de exibio Grfico de Gantt. Para selecion-lo, basta clicar no cone Grfico de Gantt contido na Barra de modos conforme figura abaixo.

Para inserir as tarefas, clique nos campos da coluna Nome da tarefa, insira o nome da tarefa e tecle ENTER. Outra forma de inserir as tarefas dando um duplo clique na linha na qual deseja inserir a tarefa. Ao realizar essa operao a caixa Informaes sobre a tarefa ser aberta, na guia Geral, preencha o campo Nome e clique no boto OK.

Observao: Ao realizar as operaes acima as colunas Durao, Incio e Trmino so preenchidas automaticamente.

4.2. Inserindo tarefas entre tarefas j existentes

Para inserir uma tarefa entre tarefas j existentes, selecione a linha a qual deseja inserir uma linha acima. Clique no menu Inserir, comando Nova tarefa.

Ao realizar essa operao, aparecer uma linha em branco acima da linha selecionada.

Outra forma de realizar essa operao selecionando a linha a qual deseja inserir uma linha acima e apertando o boto Insert do teclado.4.3. Etapas (marcos ou milestones)

Uma etapa ou marco do projeto pode representar a concluso de uma fase, para inseri-la utilize os mesmos procedimentos descritos para incluso de uma tarefa. A diferena que as etapas ou marcos possuem durao zero.

Para alterar a durao da tarefa para zero, clique duas vezes sobre a linha do marco e na caixa Informaes sobre a tarefa, preencha com 0 (zero) o campo Durao.

Ao inserir uma tarefa com durao zero, ou seja, um marco, ela ser representada no Grfico de Gantt por um losango preto, conforme a figura acima.

4.4. Tarefas recorrentes

Para inserir uma tarefa que seja recorrente durante o projeto, clique no menu Inserir, comando Tarefa recorrente, conforme figura abaixo.

Ao realizar a operao acima, ser aberta a caixa Informaes sobre tarefas recorrentes, nela defina o Nome da tarefa, Durao, o Padro de recorrncia e o Intervalo da recorrncia.

As reunies de acompanhamento de um projeto, que devem acontecer periodicamente, so exemplos de tarefas recorrentes.

4.5. Excluindo uma tarefa

Para excluir uma tarefa, selecione a linha que deseja excluir, clique com o boto direito do mouse sobre o nmero desta linha e selecione o comando Excluir tarefa, conforme figura abaixo.

4.6. Vinculando tarefas

Para estabelecer vnculos de dependncia entre as tarefas, primeiramente selecione as tarefas que deseja vincular, conforme a figura abaixo.

Aps selecionar as tarefas, clique no menu Editar, comando Vincular tarefas.

Outra forma de vincular as tarefas, criando suas relaes de dependncia, utilizando o cone Vincular tarefas da Barra de Ferramentas Padro.

Ao vincular as tarefas, criando suas relaes de dependncia, elas passaro a ter uma seqncia de realizao e esses vnculos sero apresentados no Grfico de Gantt atravs de uma linha que ligar as tarefas.

Os tipos de dependncias possveis entre as tarefas so:

Trmino-a-Incio (TI) Quando termina a tarefa predecessora, inicia a tarefa sucessora.

Exemplo: A definio do programa executada antes dos testes do mesmo programa.

Incio-a-Incio (II) A tarefa predecessora e a sucessora iniciam ao mesmo tempo.

Exemplo: A preparao dos testes e a codificao podem ser executadas durante o mesmo perodo de tempo.

Trmino-a-Trmino (TT) - A tarefa predecessora e a sucessora terminam ao mesmo tempo.

Exemplo: A preparao dos testes deve terminar quando terminar a codificao do programa.

Incio-a-Trmino (IT) A tarefa sucessora deve iniciar para a tarefa predecessora terminar.

Exemplo: A execuo do sistema antigo no pararia at que a execuo do novo comeasse.

Observao: Ao vincular as tarefas, a coluna Predecessoras preenchida.

4.7. Desvinculando tarefas

Para desvincular tarefas, ou seja, retirar os vnculos criados para as tarefas, selecione as tarefas as quais deseja retirar os vnculos.

Selecione o menu Editar, comando Desvincular tarefas.

Outra forma de desvincular as tarefas , aps selecion-las, clicar no cone Desvincular tarefas da Barra de Ferramentas Padro.

4.8. Vinculando tarefas no-seqenciais

Para vincular tarefas que no aparecem uma abaixo da outra na coluna Nome da tarefa, d um duplo-clique sobre a tarefa sucessora para abrir a caixa Informaes sobre a tarefa. Na guia Predecessoras, preencha o campo Predecessoras com o nmero da linha referente tarefa predecessora. Nesta guia tambm possvel alterar o tipo de dependncia entre as tarefas.

4.9. Outra forma de alterar ou cancelar o vnculo entre as tarefas

Outra forma de alterar ou cancelar o vnculo entre as tarefas , no Grfico de Gantt, clicar sobre a linha que representa a dependncia entre as tarefas.

Ao realizar essa operao, a caixa Dependncia entre tarefas ser aberta com as opes de alterar o Tipo da dependncia, o Retardo ou excluir a dependncia, atravs do boto Excluir. Caso altere algum dos campos, clique no boto OK para que a operao seja concluda.

4.10. Determinando restries para as Datas de Incio e Fim das tarefas

Em alguns projetos, as datas de incio e/ou fim de determinadas tarefas contm limitaes do tipo no iniciar antes de ou no terminar antes de. Para determinar essas restries, d um duplo-clique na tarefa a qual deseja incluir tais restries.

Ao realizar essa operao, a caixa Informaes sobre a tarefa ser aberta. Nesta caixa, altere o campo Tipo de restrio conforme a necessidade.

Os tipos de restries so:

Mais Tarde Possvel - a restrio padro quando um projeto estiver programado do fim para o incio. As tarefas so deslocadas dentro de suas respectivas folgas, para a data de incio, o mais tarde possvel, sem alterar as datas das demais tarefas.

Mais Breve Possvel - a restrio padro quando um projeto estiver programado do incio para o fim. As tarefas so deslocadas dentro de suas respectivas folgas, para a data de incio, o mais cedo possvel, sem alterar as datas das demais tarefas.

Deve terminar em - Restrio onde se deve informar a data na qual a tarefa deve terminar.

Deve iniciar em - Restrio onde se deve informar a data na qual a tarefa deve iniciar.

No iniciar antes de - Restrio onde se deve informar a data antes da qual a tarefa no deve iniciar.

No terminar antes de - Restrio onde se deve informar a data antes da qual a tarefa no deve terminar.

No iniciar depois de - Restrio onde se deve informar a data depois da qual a tarefa no deve iniciar.

No finalizar depois de - Restrio onde se deve informar a data depois da qual a tarefa no deve terminar.

Ao determinar uma restrio para uma tarefa aparecer um cone na coluna ao lado do Nome da tarefa. Se parar com o mouse sobre esse cone, as informaes sobre a restrio sero exibidas, conforme figura abaixo.

4.11. Estruturando as tarefas

Algumas tarefas so compostas por subtarefas organizadas hierarquicamente. Essas tarefas so chamadas tarefa resumo e assumem a data de incio da subtarefa que tenha incio mais cedo e a data de trmino da subtarefa que tenha o trmino mais tarde.

Observao: As tarefas resumo, no Grfico de Gantt, so representadas por um colchete preto.

Para fazer com que uma tarefa se torne uma subtarefa, selecione-a e utilize o cone Recuo na Barra de Ferramentas Padro. Caso uma tarefa necessite retornar na hierarquia, utilize o cone Recuo para esquerda na mesma barra.

Desta forma possvel organizar a hierarquia entre as tarefas. A operao de transformar tarefas em subtarefas tambm conhecida como rebaixamento de tarefas.

Observao: Caso uma tarefa resumo seja excluda, a ao tambm afeta suas subtarefas.

4.12. Ocultando e mostrando as subtarefas

Dependendo da anlise que se esteja realizando no momento, talvez no seja necessrio vizualizar todas as subtarefas. Para ocultar as subtarefas de uma tarefa resumo, selecione a tarefa resumo e clique no cone Ocultar subtarefas da Barra de Ferramentas Padro, conforme figura abaixo.

Caso queira visualizar novamente as subtarefas da tarefa resumo, selecione a tarefa resumo e clique no cone Mostrar subtarefas da Barra de Ferramentas Padro, conforme figura abaixo.

4.13. Numerando as tarefas

Caso ache interessante ou se torne necessrio visualizar a numerao de tpicos das tarefas, selecione no menu Ferramentas o comando Opes.

Com isso, a caixa Opes ser aberta. Nela, marque a caixa de seleo Mostrar nmero da estrutura de tpicos e clique no boto OK, conforme figura abaixo.

Ao realizar essa operao, aparecer a numerao de tpicos das tarefas, conforme figura abaixo.

5. Recursos

5.1. Criando recursos

Recursos so as pessoas ou itens necessrios para completar uma tarefa. Ao atribu-los s tarefas, o gerente de projetos poder controlar melhor a quantidade de trabalho em uma tarefa, o custo do trabalho e o andamento do projeto.

Para criar os recursos que sero alocados s tarefas, devemos abrir o modo de exibio Planilha de recursos atravs do menu Exibir, comando Planilha de recursos, ou atravs da Barra de modos, selecionando o cone Planilha de recursos.

Na Planilha de recursos, preencher as colunas Nome do recurso e Tipo. Caso o tipo do recurso seja Trabalho, preencher a coluna Grupo.

Observao: O tipo de recurso pode ser Trabalho ou Material.

5.2. Alocando os recursos

Para alocar os recursos criados na Planilha de recursos s tarefas, necessrio selecionar o modo de exibio Grfico de Gantt atravs do menu Exibir, comando Grfico de Gantt, ou atravs da Barra de Modos, selecionando o cone Grfico de Gantt.

No Grfico de Gantt, selecione a tarefa a qual deseja alocar o recurso e clique no cone Atribuir recursos da Barra de Ferramentas Padro. A caixa Atribuir recursos ser aberta, ento selecione o recurso para a tarefa e clique no boto Atribuir, conforme figura abaixo.

Observao: Mais de um recurso pode ser atribudo a uma tarefa.

Outra forma de se atribuir os recursos s tarefas dando um duplo-clique sobre a tarefa para abrir a caixa Informaes sobre a tarefa. Na guia Recursos, preencha o campo Recursos, selecionando os recursos conforme figura abaixo.

Aps selecionar o(s) recurso(s) para a tarefa, clique no boto OK.

6. Prazos

6.1. Informando a durao das tarefas

Ao serem inseridas no cronograma, normalmente as tarefas so criadas com uma durao estimada de um dia. Esta estimativa representada por um ponto de interrogao ao lado da durao das tarefas. Como mencionado anteriormente, as tarefas resumo so automaticamente definidas para terem incio na data da subtarefa que inicia mais cedo e trmino na data de trmino da sua ltima subtarefa.

Para informar a durao de uma tarefa, necessrio dar um duplo-clique na tarefa desejada para abrir a caixa Informaes sobre a tarefa e preencher o campo Durao com a durao desejada, conforme figura abaixo.

Outra forma de informar a durao de uma tarefa clicando na coluna Durao e alterando seu valor.

6.2. Alterando a unidade de tempo

As duraes podem ser inseridas nas seguintes unidades de tempo: minuto, hora, dia, semana e ms, conforme exemplo na figura abaixo.

Para alterar a unidade de tempo, no menu Ferramentas, clique no comando Opes.

Na caixa Opes, selecione a opo desejada para o campo A durao inserida em, conforme figura abaixo.

Observao: Normalmente, essa ao realizada logo aps a criao de um novo projeto para que as tarefas ao serem inseridas no cronograma j apaream com a unidade de tempo desejada.

Outra forma de alterar a unidade de tempo , na coluna Durao, digitar aps o nmero da durao: d para dia, h para hora, m para minuto.

6.3. Antecipao e Folga entre tarefas

Aps terem sido criados os vnculos entre as tarefas, necessrio verificar se esto condizentes com o modo como acontecem na realidade. Pode-se chegar concluso da necessidade de Antecipao ou de Folga entre as tarefas, que podem ser expressas em minutos, horas, dias ou semanas, ou ainda como porcentagem da durao das tarefas predecessoras.

Antecipao chamada de sobreposio de tarefas, ou seja, o incio da sucessora dever preceder o fim de sua predecessora.

Folga o chamado intervalo entre as tarefas, ou seja, necessrio um perodo de folga entre o incio das tarefas.

Para atribuir a Antecipao ou Folga s tarefas, d um duplo-clique sobre a tarefa para abrir a caixa Informaes sobre a tarefa. Na guia Predecessoras, preencha o campo Retardo de acordo com a necessidade. Caso seja necessrio, altere tambm o campo Tipo para que fique condizente com a realidade.

Outra forma de realizar essa atribuio , no Grfico de Gantt, dando um duplo-clique na linha que vincula as duas tarefas. Dessa forma aparecer a caixa Dependncia entre as tarefas e, da mesma maneira como descrito na situao acima, preencher o campo Retardo e, se necessrio, alterar o campo Tipo.

Observao: Para Antecipao, usar tempo negativo, e para Atraso, usar tempo positivo.

7. Calendrio

7.1. Selecionando o calendrio base do projeto

O MS Project possui trs tipos de Calendrios de Projetos j configurados e que podem ser escolhidos como Calendrio Base do Projeto atravs do menu Projeto, comando Informaes sobre o projeto.

Na caixa Informaes sobre o projeto, selecione o Calendrio Base do Projeto no campo Calendrio.

Os trs Calendrios de Projetos j existentes so:

Padro - um calendrio comercial tpico, com o dia iniciando s 9:00 horas e terminando s 18:00 horas, com uma hora de intervalo. Dessa forma, o dia tem 8 horas e a semana 40 horas (de segunda sexta-feira). Os finais de semana so dias de folga. 24 horas - um calendrio ininterrupto. Dessa forma, o dia tem 24 horas e a semana 168 horas.

Turno da Noite - um calendrio tpico de turnos noturnos, onde o expediente iniciado s 23:00 horas e encerrado s 8 horas do dia seguinte, tambm com uma hora de intervalo.

7.2. Criando um novo calendrio

Para criar um novo calendrio que possa ser atribudo a recursos ou tarefas especficas, selecione no menu Ferramentas, o comando Alterar o perodo de trabalho.

Na caixa Alterar o perodo de trabalho, clique no boto Novo para abrir a caixa Criar novo calendrio base.

Na caixa Criar novo calendrio base, preencha o campo Nome e selecione um Calendrio de Projetos para servir de base para o novo calendrio, conforme figura abaixo.

7.3. Alterando um calendrio

Para alterar um calendrio, selecione no menu Ferramentas, o comando Alterar perodo de trabalho.

Na caixa Alterar perodo de trabalho, selecione o calendrio a ser alterado no campo Para, no campo Data(s) selecionada(s), role o calendrio at o ms desejado, selecione o(s) dia(s) e realize as alteraes necessrias.

Aps realizar as alteraes desejadas, clique no boto OK.

7.3.1. Inserindo um feriado

Para inserir um feriado, abra a caixa Alterar perodo de trabalho, conforme explicado anteriormente, selecione a data que ser alterada para feriado no campo Data(s) selecionada(s) e selecione a opo Perodo de folga em Definir a(s) data(s) selecionada(s) como, conforme figura abaixo.

Aps realizar as alteraes, clique no boto OK.

7.3.2. Alterando o horrio de trabalho

Para alterar o horrio de trabalho, abra a caixa Alterar perodo de trabalho, conforme explicado anteriormente, selecione a data a qual ser alterado o horrio de trabalho no campo Data(s) selecionada(s), selecione a opo Perodo de trabalho no padro em Definir a(s) data(s) selecionada(s) como e altere o horrio de trabalho nos campos De e/ou At, de acordo com a necessidade, conforme figura abaixo.

Aps realizar as alteraes, clique no boto OK.

7.4. Atribuindo um calendrio a um recurso

s vezes em projetos, alguns recursos podem necessitar de um calendrio com datas e horrios especficos. Para atribuir um calendrio a um recurso, aps ter criado e alterado um novo calendrio, conforme explicado anteriormente, selecione no menu Exibir, o comando Planilha de recursos, ou abra a Planilha de recursos atravs do Menu de Modos.

Na Planilha de recursos, selecione o recurso e no menu Projeto, selecione o comando Informaes sobre o recurso, ou d um duplo-clique sobre o recurso para que a caixa Informaes sobre o recurso seja aberta.

Na caixa Informaes sobre o recurso, selecione o calendrio base no campo Calendrio base, conforme figura abaixo.

Aps ter atribudo o calendrio par ao recurso, clique no boto OK.

Outra forma de se atribuir um calendrio a um recurso , na Planilha de recursos, selecionar o calendrio base, clicando na coluna Calendrio base, conforme figura abaixo.

7.5. Atribuindo um calendrio a uma tarefa

s vezes em projetos, algumas tarefas podem necessitar de um calendrio com datas e horrios especficos. Para atribuir um calendrio a uma tarefa, aps ter criado e alterado um novo calendrio, conforme explicado anteriormente, necessrio selecionar o comando Grfico de Gantt, atravs do menu Exibir, ou atravs da Barra de Modos.

No modo de exibio Grfico de Gantt, marque a tarefa desejada e, no menu Projeto, selecione o comando Informaes sobre a tarefa, conforme figura abaixo.

Na caixa Informaes sobra a tarefa, selecione o calendrio desejado para a tarefa no campo Calendrio, conforme figura abaixo.

Aps realizar as alteraes, clique no boto OK.

8. Custos

8.1. Atribuindo custo ao recurso

Para atribuir custo ao recurso, necessrio abrir o modo de exibio Planilha de recursos atravs do menu Exibir, comando Planilha de recursos, ou atravs do cone Planilha de recursos na Barra de Modos.

Na Planilha de recursos, selecione o recurso ao qual sero atribudos os custos e, no menu Projeto, selecione o comando Informaes sobre o recurso, ou d um duplo-clique sobre o recurso para que a caixa Informaes sobre o recurso seja aberta.

Na caixa Informaes sobre o recurso, preencha os campos Taxa padro e Taxa de hora extra, ou o campo Custo por uso, na guia Custos, conforme figura abaixo.

Observao: O campo Custo por uso utilizado quando os custos associados a um recurso ou a uma tarefa, independem da durao da tarefa ou do nmero de unidades de um recurso atribudo a uma tarefa.

Aps atribuir os custos aos recursos, clique no boto OK.

8.2. Atribuindo custos variveis a um recurso

Para atribuir custos variveis a um recurso, abra a caixa Informaes sobre o recurso conforme realizado anteriormente.

Na caixa Informaes sobre o recurso, preencha os campos Taxa padro e Taxa de hora extra, ou o campo Custo por uso, na guia Custos. Porm, ao invs de preencher na guia A (padro) que j foi preenchida anteriormente, devem ser preenchidas as outras guias de Tabelas de taxas de custo, conforme figura abaixo.

Aps preencher os campos desejados, clique no boto OK.

8.3. Atribuindo os custos variveis de um recurso a uma tarefa

Aps atribuir todos os custos aos respectivos recursos, podemos atribuir os custos variveis de um recurso a uma tarefa. Para isso, necessrio abrir o modo de exibio Uso da tarefa atravs do menu Exibir, comando Uso da tarefa, ou atravs do cone Uso da tarefa presente na Barra de Modos.

No modo de exibio Uso da tarefa, marque o recurso que est alocado na tarefa, ao qual deseja atribuir seus custos variveis, e selecione no menu Projeto, o comando Informaes sobre a atribuio, conforme figura abaixo.

Na caixa Informaes sobre a atribuio, selecione a taxa de custo do recurso selecionado que deseja atribuir tarefa atravs do campo Tabela de taxas de custo, conforme figura abaixo.

Observaes: Caso no selecione nenhuma taxa de custo, a que ser atribuda tarefa ser a taxa de custo A (padro). No campo custo aparece o custo da tarefa depois de atribuda a taxa.

Aps realizar as alteraes, clique no boto OK.

9. Acompanhamento e Controle de Projetos

9.1. Salvando o projeto original com linha de base

Para acompanhar o progresso do projeto, atualizando-o e analisando seu desempenho, necessrio salvar a linha de base do projeto, que uma cpia do cronograma original e ficar inalterada para que se possa comparar o real com o planejado.

Para salvar o projeto original com a linha de base, no menu Arquivo, selecione o comando Salvar.

Na caixa Assistente de planejamento, selecione Salvar com linha de base e clique no boto OK.

Observao: A linha de base de um projeto deve ser vista como uma ferramenta de aprendizado. As informaes reunidas pela comparao da linha de base com o andamento real de um projeto podem ser usadas para identificar futuros problemas, para estabelecer melhores estimativas de durao de tarefa ou para fazer atribuies de recurso mais precisas.

9.2. Salvando a linha de base

Se a linha de base do projeto for salva antes que o planejamento/finalizao da elaborao do cronograma esteja terminado, uma nova linha de base pode ser gravada sobre a existente. Para isso, selecione no menu Ferramentas, submenu Controle, o comando Salvar linha de base, conforme figura abaixo.

Na caixa Salvar linha de base, selecione a opo Salvar linha de base e clique no boto OK.

9.3. Atualizando o projeto

Para atualizar as informaes do projeto, no menu Ferramentas, submenu Controle, selecione o comando Atualizar projeto.

Na caixa Atualizar projeto, selecione at que data todas as tarefas esto concludas e clique no boto OK.

9.4. Atualizando tarefas

Existem algumas formas para atualizar as tarefas que esto sendo realizadas conforme planejado. Nesta apostila veremos algumas delas.

A primeira forma atravs do cone Atualizar como agendado da Barra de Ferramentas Padro. Para visualiza-lo, clique com o boto direito do mouse na Barra de Ferramentas Padro e selecione o comando Controle.

Aps realizar a operao acima, marque a tarefa que deseja atualizar e clique no cone Atualizar como agendado.

Outra forma de atualizar a tarefa: Marque a tarefa que deseja atualizar e, no menu Ferramentas, submenu Controle, selecione o comando Atualizar tarefa.

Na caixa Atualizar tarefas, preencha o campo % concluda e clique no boto OK.

Outra forma para atualizar uma tarefa dando um duplo-clique na tarefa que deseja atualizar. Na caixa Informaes sobre a tarefa, guia Geral, preencha o campo Porcentagem concluda e clique no boto OK.

9.5. Visualizao das atualizaes

As atualizaes realizadas podero ser visualizadas na coluna de informaes e no Grfico de Gantt, onde ser criada uma barra preta sobre a barra da tarefa representando a porcentagem de concluso da tarefa, conforme figura abaixo.

9.6. Atualizando tarefas que no esto de acordo com o planejado

Pode ser que no decorrer de um projeto, uma tarefa atrase. Para atualizar a data de incio e/ou trmino destas tarefas, marque a tarefa que deseja atualizar e, no menu Ferramentas, submenu Controle, selecione o comando Atualizar tarefas.

Na caixa Atualizar tarefas, preencha os campos Incio e/ou Trmino do quadro Real. Aps o preenchimento, clique no boto OK.

9.7. Comparando o planejado com o real

Para comparar o planejado com o real, necessrio que a linha de base seja salva conforme explicado anteriormente. Para que a linha de base seja visualizada no Grfico de Gantt e permita tal comparao, no menu Formatar, selecione o comando Assistente de grficos de Gantt, ou clique com o boto direito do mouse sobre a rea do Grfico de Gantt para ter acesso ao mesmo comando.

Na caixa Assistente de grficos de Gantt Etapa 2, selecione a opo Linha de base e clique no boto Concluir. Caso o boto Concluir no esteja habilitado, clique no boto Avanar at que o habilite.

Ao ser finalizada a operao acima, aparecer no Grfico de Gantt, a linha de base sendo representada pode barras na cor cinza, conforme figura abaixo. O que permitir, de forma visual e rpida, uma comparao entre como o projeto foi planejado e como ele est evoluindo.

9.8. Avaliando resultados

O MS Project fornece vrias formas de visualizar dados reais x dados planejados. Essas formas de visualizao so acessadas atravs do menu Exibir, submenu Tabela.

9.8.1. Tabela de variao

A tabela de variao uma das tabelas mais acessadas pelo gerente de projetos, pois exibe a diferena entre as datas planejada e real. Para acessar essa tabela, no menu Exibir, submenu Tabela, selecione o comando Variao.

Ao realizar a operao acima, ser apresentada uma tabela com as seguintes colunas: Nome da tarefa, Incio, Trmino, Incio da linha de base, Trmino da linha de base, Variao inicial e Variao do Trmino, conforme figura abaixo.

9.8.2. Outras tabelas

As outras tabelas que mais auxiliam o acompanhamento e controle por parte do gerente de projetos, so acessadas da mesma forma que a tabela de variao, atravs do menu Exibir, submenu Tabela. So elas:

Gantt de Controle - Permite comparar o planejamento com o progresso realizado, nas barras de Gantt.

Trabalho - Permite comparar as horas de trabalho planejadas (linha de base), programadas (atual) e realizadas (real), para as tarefas e recursos.

Custo - Permite comparar custos planejados x custos atuais, para tarefas e recursos, possibilitando a verificao das necessidades de ajustes.

9.8.3. Caixa de estatsticas

Outra forma que o gerente de projetos tem para comparar dados planejados x reais atravs da Caixa de estatsticas. Para acess-la, selecione no menu Projeto, o comando Informaes sobre o projeto.

Na caixa Informaes sobre o projeto, clique no boto Estatsticas, conforme figura abaixo.

Ao ser aberta, a Caixa de estatsticas trar informaes que permitiro comparar o custo, durao, trabalho, incio e trmino originais do projeto com o custo, durao, trabalho, incio e trmino do projeto atual e o custo, durao, trabalho, incio e trmino que j foi realizado.

10. Relatrios do MS Project

10.1. Acessando os relatrios

O MS Project oferece modelos de relatrios voltados a diferentes interesses. Para acess-los, no menu Exibir, selecione o comando Relatrios.

Ao realizar a operao acima, ser aberta a caixa Relatrios com as seguintes opes: Viso Geral, Atividades atuais, Custos, Atribuies, Carga de trabalho e Personalizados.

10.2. Relatrios

10.2.1. Viso geral

Ao selecionar a opo Viso geral na caixa Relatrios, sero oferecidos relatrios que fornecem informaes gerais sobre o projeto, so eles:

Resumo do Projeto - Fornece as diretrizes gerais do projeto e do andamento sem detalhar as tarefas.

Tarefas de nvel superior - Fornece uma visualizao do projeto apenas quanto s suas etapas mais importantes. Tarefas Crticas - Apresenta as tarefas, as duraes, as relaes e os recursos a elas relacionados.

Etapas - Apresenta as etapas e eventos mais marcantes durante o projeto. Dias teis - Apresenta o calendrio de dias trabalhados e no trabalhados para o projeto.10.2.2. Atividades atuais

Ao selecionar a opo Atividades atuais na caixa Relatrios, sero oferecidos relatrios que fornecem informaes relativas ao andamento do projeto:

Tarefas no iniciadas - Fornece as tarefas no iniciadas, seu cronograma planejado e recursos envolvidos. Tarefas com incio breve - Fornece as tarefas prestes a serem executadas.

Tarefas em andamento - Fornece as informaes a respeito das tarefas j iniciadas.

Tarefas concludas - Informa sobre as tarefas j executadas. Tarefas que j deveriam ter iniciado - Fornece todas as tarefas com planejamento de incio anterior a esta data. Tarefas adiadas - Informa sobre as tarefas que no esto sendo cumpridas conforme o planejamento original.

10.2.3. Custos

Ao selecionar a opo Custos na caixa Relatrios, sero oferecidos relatrios que fornecem informaes referentes a custos:

Fluxo de Caixa - Fornece os custos dirios de cada etapa e cada tarefa, bem como os custos totais de cada semana. Oramento - Fornece as informaes sobre os custos planejados (oramento) e o custo efetivo. Tarefas com oramento estourado - Apresenta apenas as tarefas em que o custo efetivo superou o planejado. Recursos com oramento estourado - Apresenta os recursos que oneraram o oramento. Valor acumulado - Apresenta os custos economizados em relao ao projeto inicial.10.2.4. Atribuies

Ao selecionar a opo Atribuies na caixa Relatrios, sero oferecidos relatrios que direcionam as informaes no sentido de distribuir responsabilidades:

Funes - Informa qual a atribuio de cada responsvel. Funes e prazos - Informa qual a atribuio de cada responsvel e o cronograma de execuo. Lista de tarefas pendentes - Fornece o relatrio das tarefas semanais para um dos recursos utilizados no projeto.

Recursos superalocados - Fornece o relatrio dos recursos com sobre-uso (horas extras).

10.2.5. Carga de trabalho

Ao selecionar a opo Carga de trabalho na caixa Relatrios, sero oferecidos relatrios que direcionam as informaes alocao:

Uso da tarefa - Indica qual tarefa utiliza qual recurso, em horas dirias e totais.

Uso do recurso - Indica qual recurso utilizado em qual tarefa, em horas dirias e total de horas.10.2.6. Personalizados

Ao selecionar a opo Personalizados na caixa Relatrios, sero oferecidas vrias opes de relatrio que o usurio pode vir a utilizar, com a possibilidade de formatao personalizada.

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