Aplicaia MS Excel

Microsoft Excel sau MS Excel este o aplicaie de birou care permite memorarea n format electronic a datelor sub form matriceal, cu posibilitatea definirii de legturi ntre date. Legturile ntre date permit actualizarea datelor interdependente la modificarea datelor referin .

Scop

Scopul MS Excel este de a uura munca de gestiune i prelucrare a datelor, de a oferi un utilitar de calcul tabelar cu o interfa prietenoas i cu posibiliti largi de realizare automat a calculelor complexe pe colecii mari de date, dup reguli complicate, i cu multiple mijloace de afiare a rezultatelor.

Functii

Gama de operaii oferit de MSExcel este larg, incluznd:

Deinerea unui numr forte mare de date pe o foaie virtual continu, cu posibilitatea vizualizrii numai a anumitor coloane, lucru imposibil pe suport fizic (hrtie) , care este limitat, i pe care ordinea fizic a coloanelor este fix

Copierea, mutarea, tergerea facil a datelor, n bloc, fr complicaiile implicate de aceleai operaii in cazul datelor pe suport fizic, cu pstrarea ordinii i aproximativ instantaneu.

Modificarea facil a capului de tabel, prin tergerea sau inserarea unei coloane

Realizarea de calcule complexe cu datele memorate, cu rezultate care se modific automat cu modificarea datelor

Afiarea de grafice conforme cu datele memorate, care se modific automat cu modificarea datelor.

Transferul datelor din i spre alte aplicaii prin gama larg de extensii acceptate. Faciliti de sortare si cutare a informaiilor memorate.

MS Excel accept salvarea i deschiderea de documente att n format specific (*.xls) ct i in formatele *.html (pagini web), *.xml,format care devine din ce n ce mai popular, *.txt, *.prn, *.csv (fiiere text), i mai ales fiiere coninnd date in format specific altor aplicaii de calcul tabelar, pentru compatibilitate cu acestea. Cum ar fi *.odc, *.udl, *.dsn, *.mdb, *.mde, *.wk?, *.wq1, *.wss, *.dbf etc.

Formule de calcul

Am vzut n unitatea precedent cum putem folosi datele din celule prin referire in calcule. Formulele predefinite (sau funciile) sunt asemenea calcule care apar des n munca celor ce folosesc MSExcel i pe care Microsoft le-a implementat sub forma unor abloane. La introducerea operanilor funcia returneaz rezultatul operaiei, identificabil prin nume. Acestea sunt afiate la apsarea butonului inscripionat fx din bara de refereniere. Apsarea lui deschide o fereastr de selecie a formulei (formulele sunt grupate n cteva categorii, care faciliteaz gsirea lor, un buton din partea superioar a ferestrei permind alegerea unei astfel de categorii). Consultarea Ajutorului pentru funcia selectat este oferit printr-un link n partea inferioar a ferestrei.

Formulele prezint o asemnare izbitoare cu funciile predefinite ale mediilor de programare: primesc parametri i returneaz un rezultat, care este valoarea afiat de celula creia i s-a asociat formula.

Pentru cei care nu au lucrat cu medii de programare vom defini elementele sintaxei unei formule NUMEFUNCIE ([parametru1,parametru2,parametru3, ...])

Parametrii funciilor sunt numere, referine de celule sau rezultatul altor funcii folosite. Rolul lor difer de la o funcie la alta i este descris in Ajutor. De exemplu pentru funcia SUM:

O asemenea scriere neparticularizat a unei formule o vom numi antet.

S luam un exemplu in care s folosim SUM! Avem 3 elevi, care au absene la matematic i romn. Vrem sa numrm pe o nou coloana (Total absene) care este numrul absenelor la romn i matematic adunate. Selectm celula de pe noua coloana din dreptul primului elev, aici D2. Apsm butonul pentru inserarea de funcii i alegem SUM. Se deschide urmtoarea caset de dialog.

n cmpurile dedicate parametrilor putem scrie direct referinele celulelor al cror coninut trebuie adunat, sau putem apsa pentru fiecare butonul din stnga celulei, reprezentnd un tabel cu o sgeat, pentru a indica direct pe tabel celulele respective. Folosim a doua variant. Selectm celula A2. n jurul ei apare un chenar animat i referina A2 este scris in fereastra afiat pe ecran. Apsm Enter sau butonul din stnga celulei i ne ntoarcem la fereastra precedent. Procedm la fel pentru selectarea lui B2 ca al doilea parametru, Apoi apsm OK. In celula creia i-am ataat formula vedem acum valoarea sumei absenelor n foaia de lucru i formula in cmpul de pe bara de refereniere.

Odat cu acumularea de experien vom putea scrie direct formula in acest cmp, dar pentru aceasta trebuie memorat sintaxa. Ne notam formula aa cum a fost ea compus. Plasam cursorul n cmpul care conine formula. Observam ncadrarea celulelor implicate n calcul! tergem formula! Acum scriem formula direct n acest cmp. Dup scrierea =SUM( vom observa cum sub bara de refereniere apare afiat antetul formulei, cu urmtorul element ce trebuie introdus scris ngroat. Acest ajutor oferit de program faciliteaz scrierea direct a formulelor!

Selectam celula D2 i tragem n jos 2 celule, corespunznd celorlali 2 elevi! Observam cum formula a fost extins i rezultatele sunt adecvate liniei (programul a modificat indicatorul liniei).

Formule uzuale

Evident, orice clasificare a formulelor dup gradul lor de utilizare este subiectiv. Un contabil va folosi funcii cu totul diferite de un statistician sau de un inginer. Dar dincolo de asemenea diferene, exist cteva funcii care apar n munca tuturor : sum, produs, condiionarea rezultatelor i altele.

Vom ncerca s analizm sintaxa ctorva dintre acestea, utiliznd Ajutorul, astfel nct s cptam exerciiul gsirii, analizei, adaptrii i folosirii unei funcii i s putem nva singuri orice alt funcie ne va trebui.

Primele funcii analizate vor fi SUM i PRODUCT, pe care deja le-am folosit, pentru a ne familiariza cu maniera de descriere a unei funcii, iar apoi vom studia alte cteva funcii utile:

QUOTIENT

MOD

SQRT SUMPRODUCT

COUNT

MIN

MAX

AVERAGE

HLOOKUP

VLOOKUP

Funcia SUM are antetul, aa cum ne arat si Ajutorul oferit de MS Excel:SUM(number1;number2; ...)

Funcia adun toate numerele dintr-o zon de celule.

Parametrii numr1, numr2, ... sunt de la 1 pn la 30 argumente pentru care dorim valoarea total sau suma.

Observaii

Numerele, valorile logice i reprezentrile text de numere pe care le tastam direct n lista de argumente sunt luate n calcul (Valoarea logicTRUE este interpretat ca 1, FALSE ca 0, iar un sir de caractere care reprezint un numr este tratat ca acel numr).

Dac un argument este o matrice sau o referin, numai numerele din matrice sau din referin sunt luate n calcul. Celulele goale, valorile logice, textele sau valorile de eroare sunt ignorate.

Argumentele care sunt valori de erori sau texte ce nu pot fi interpretate ca numere cauzeaz erori.

Funcia PRODUCT are antetul:

PRODUCT(number1;number2;...)

Funcia nmulete toate numerele date ca argumente i ntoarce produsul lor. Parametrii numr1, numr2, ... sunt de la 1 pn la 30 de numere care trebuie nmulite.

Observaii

Argumentele care sunt numere, valori logice sau reprezentri text de numere sunt luate n calcul; argumentele care sunt valori de eroare sau texte ce nu pot fi interpretate ca numere cauzeaz erori, la fel ca la funcia SUM.

Dac un argument este o matrice sau o referin, numai numerele din matrice sau referin sunt luate n calcul.

Celulele goale, valorile logice, textele sau valorile de eroare din matrice sau din referin sunt ignorate.

Funcia QUOTIENT are antetul:

QUOTIENT(numerator; denominator)

Funcia ntoarce partea ntreag a unei mpriri. Utilizam aceast funcie atunci cnd vrem s nlturam restul unei mprtiri. Numerator este dempritul. Denominator este mpritorul.

Observaie

Dac oricare din argumente nu este numeric, QUOTIENT

ntoarce valoarea de eroare #VALUE!.

Funcia MOD are antetul:

MOD(number; divisor)

Funcia ntoarce restul mpririi unui numr la un mpritor. Rezultatul are acelai semn cu al mpritorului. Numr este numrul pentru care vrei s gsii restul. Divizor este mpritorul.

Observaii

Dac mpritorul este 0, MOD ntoarce valoarea de eroare #DIV/0!.

Funcia MOD poate fi exprimat prin funcia INT, care returneaz parte ntreag din argument, n felul urmtor:

MOD(n, d) = n - d*INT(n/d)

Funcia SQRT are antetul:

SQRT(number)

Funcia ntoarce o rdcin ptrat pozitiv. Numr este numrul pentru care dorim rdcina ptrat.

Observaie:

Dac numrul este negativ, SQRT ntoarce valoarea de eroare #NUM!.

Funcia SUMPRODUCT are antetul:

SUMPRODUCT(array1;array2;array3; ...)

Funcia nmulete componentele corespondente din matricele date i ntoarce suma acelor produse.

Matrice1, matrice2, matrice3, ... sunt de la 2 pn la 30 de matrice ale cror componente vrem s le nmulim, dup care s adunam produsele.

Observaii

Argumentele matrice trebuie s aib aceleai dimensiuni. Dac nu, SUMPRODUCT ntoarce valoarea de eroare #VALUE!. SUMPRODUCT trateaz nregistrrile din matrice care nu sunt numerice ca i cum ar fi egale cu zero.

Funcia COUNT are antetul:

COUNT(value1;value2;...)

Funcia numr celulele care conin numere i numerele dintr-o list de argumente. Utilizam COUNT pentru a obine numrul de intrri dintr-un cmp numeric al unei zone sau matrice de numere.

Valoare1, valoare2, ... sunt de la 1 pn la 30 de argumente care pot conine sau referi o varietate de tipuri diferite de date, dar sunt numrate numai numerele.

Observaii

Argumentele care sunt numere, date calendaristice sau reprezentri text ale numerelor sunt numrate; argumentele care sunt valori de eroare sau texte crora nu li se poate face conversia n numere sunt ignorate.

Dac un argument este o matrice sau o referin, numai numerele din matrice sau referin sunt numrate. Celulele goale, valorile logice, textele sau valorile de eroare din matrice sau din referin sunt ignorate. Dac trebuie s numram valori logice, texte sau valori de eroare, utilizam funcia COUNTA, foarte asemntoare.

Funciile MIN i MAX au antetele:

MAX(number1;number2;...)

MIN(number1;number2;...)

Funciile ntorc valoarea cea mai mare respectiv cea mai mic dintr-un set de valori. Numr1, numr2, ... sunt de la 1 pn la 30 de numere pentru care vrem s gsii valoarea maxim respectiv minim.

Observaii Specificam argumente care sunt numere, celule goale, valori logice sau reprezentri text ale numerelor. Argumentele care conin valori de erori sau texte ce nu pot fi transformate n numere cauzeaz erori.

Dac un argument este o matrice sau o referin, sunt utilizate numai numerele din acea matrice sau referin. Celulele goale, valorile logice sau textele din matrice sau referin se ignor. Pentru a nu se ignora valorile logice i textele, utilizam funcia MAXA respectiv MINA.

Dac argumentele nu conin numere, MAX i MIN ntorc 0 (zero).

Funcia AVERAGE are antetul:

AVERAGE(number1;number2;...)

Funcia ntoarce media aritmetic a argumentelor.

Numr1, numr2, ... sunt de la 1 pn la 30 de argumente numerice pentru care calculam media aritmetic.

Observaii

Argumentele trebuie s fie numere sau nume, matrice sau referine care conin numere.

Dac un argument matrice sau referin conine text, valori logice sau celule goale, acele valori sunt ignorate; oricum, celulele cu valori zero sunt incluse n calcule.

Atenie!

Cnd facem media aritmetic a celulelor, inem cont de diferena dintre celulele goale i cele care conin valoarea 0, mai ales dac am deselectat caseta Valori zero de pe fila Vizualizare a comenzii Opiuni din meniul Instrumente. Celulele goale nu se consider n calcul, dar valorile zero se iau n consideraie.

Funciile HLOOKUP i VLOOKUP au antetele: HLOOKUP(lookup_value;table_array; row_index_num; range_lookup)

VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num;range_lookup)

Funcia HLOOKUP caut o valoare n primul rnd al unui tabel sau a unei matrice de valori, apoi ntoarce valoarea n aceeai coloan dintr-un rnd pe care-l specificam pentru tabel sau pentru matrice. Utilizam HLOOKUP atunci cnd valorile de comparat sunt localizate ntr-un rnd situat peste primul rnd al unui tabel de date i dorim s le vedem mai jos cu un numr specificat de rnduri. Utilizai VLOOKUP atunci cnd valorile de comparat se afl ntr-o coloan din stnga datelor pe care vrem s le cutam.

Litera H din HLOOKUP provine de la Horizontal iar V din VLOOKUP de la Vertical.

Valoare_cutare (lookup_ value) este valoarea care trebuie cutat n primul rnd al tabelului. Valoare_cutare poate fi o valoare, o referin sau un ir de text.

Matrice_tabel (table_array) este un tabel cu informaii n care sunt cutate datele. Utilizam o referin la o zon de celule sau un nume al zonei de celule.

Observaii

Valorile din primul rnd al tabelului sau matricei matrice_tabel pot fi texte, numere sau valori logice.

Dac tip_cutare este TRUE, valorile din primul rnd al tabelului sau matricei matrice_tabel trebuie aezate n ordine cresctoare:

...-2, -1, 0, 1, 2,..., A-Z, FALSE, TRUE; altfel, HLOOKUP poate furniza valoarea corect. Dac tip_cutare este FALSE, tabelul sau matricea nu au nevoie s fie sortate. Se pot aeza valorile n ordine cresctoare, de la stnga la dreapta, selectnd valorile i fcnd clic pe Sortare n meniul Date. Facem clic pe Opiuni, click pe Sortare de la stnga la dreapta, apoi facem clic pe OK. Sub Sortare dup, facem clic pe rndul din list, apoi facem clic pe Ascendent.

Index_numeric_rnd (row_index_num) este numrul rndului din tabelul sau matricea matrice_tabel, din care va fi returnat valoarea potrivit.

Un indice de rnd index_numeric_rnd egal cu 1 ntoarce valoarea din primul rnd al tabelului sau matricei matrice_tabel, o valoare 2 a acestuia ntoarce valoarea din rndul al doilea i aa mai departe. Dac index_numeric_rnd este mai mic dect 1, HLOOKUP ntoarce valoarea de eroare #VALUE!; dac index_numeric_rnd este mai mare dect numrul de rnduri din tabelul sau matricea matrice_tabel, HLOOKUP ntoarce valoarea de eroare #REF!.

Tip_cutare (range_lookup) este o valoare logic ce specific dac dorii ca HLOOKUP s caute o potrivire exact sau una aproximativ. Dac este TRUE sau omis, este ntoars o potrivire aproximativ. Cu alte cuvinte, dac nu este gsit o potrivire exact, va fi ntoars valoarea urmtoare cea mai mare care este mai mic dect valoare_cutare.

Dac este FALSE, HLOOKUP va cuta o potrivire exact. Dac nu este gsit nici una, va fi ntoars valoarea de eroare #N/A.

Observaii

Dac HLOOKUP nu poate gsi valoare_cutare, iar tip_cutare este TRUE, funcia folosete cea mai mare valoare care este mai mic dect valoare_cutare.

Dac valoare_cutare este mai mic dect cea mai mic valoare din primul rnd al tabelului sau matricei matrice_tabel, HLOOKUP ntoarce valoarea de eroare #N/A. VLOOKUP funcioneaz similar, cu excepia diferenei datorate poziiei celulelor cu valorile de comparat.

2