APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE BRIAN WILSON Y LA

HERRAMIENTA CRUZ DE MALTA PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

EN EL ESTUDIO DE UNA MYPE

AUTOR:

BLANCO GONZALES CARLOS correo: blancogonzalescarlos@gmail.com

ESTUDIANTE DE INGENIERÍA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

30 DE OCTUBRE DE 2013

INTRODUCCIÓN

El desarrollo económico contemporáneo depende mucho, del desarrollo de las

pequeñas y medianas empresas, así lo indican las tasas de crecimiento en países

europeos y asiáticos. En Latinoamérica aun se siguen diseñando políticas públicas

en función de las macro empresas. Pese a ello, la mayoría de las empresas de

Latinoamérica que clasifican dentro de la categoría de PYMES, generan elevados

índices de empleo e incrementan cada día sus índices de exportación.

El Perú no es ajeno a esta realidad, el desarrollo económico que ha

experimentado el Perú en los últimos años ha hecho posible el afloramiento de un

gran número de micro y pequeñas empresas. Por eso creemos que una

implementación de un sistema de información en una MYPE, es un paso

fundamental para que siga creciendo y pueda consolidarse en el mercado.

Actualmente en el sector de la micro y pequeña empresa, se posee poca cultura

tecnológica, muchas personas al mando de estas empresas no conciben las

ventajas que trae al implementar sistemas adecuados de control en el interior de

Su empresa, teniendo el temor a los elevados costos. En realidad los costos son

mínimos, dependiendo del tamaño de la empresa, pero los beneficios son

máximos si se logra implementar con éxito.

Este estudio nace del interés por estudiar y analizar las diferencias del

comportamiento de una empresa actual sin un sistema de información y luego con

la implementación del sistema de información.

Con este estudio buscamos alentar y reflexionar sobre los beneficios y la

importancia que trae el análisis, desarrollo e implementación de un sistema de

información en las MYPES.

METODOLOGIA

Ya que nuestro objetivo es el manejo, control y gestión de la información,

usaremos la metodología de Wilson para el estudio y análisis de la organización,

por las siguientes razones:

-Permite identificar la información requerida para soportar las actividades en las

organizaciones.

-Está orientado al análisis de la gestión de la información.

-Los flujos actividad por actividad son convertidos en flujos rol a rol para identificar

al responsable de su manejo.

Metodología de Wilson

CRUZ DE MALTA

Es un instrumento de gran utilidad tanto para la fase de análisis como para la de

diseño de sistemas de información. Su empleo está en completa interrelación con

la metodología de Wilson, de manera que para usarla adecuadamente hay que

seguir dicha metodología. La Cruz de Malta está conformada por cuatro

cuadrantes: noroeste, noreste, suroeste y sureste.

ETAPAS

1.-Construir el modelo conceptual del sistema o parte del sistema objeto de

estudio.

2.-Identificar para ese nivel, el conjunto necesario de actividades o tareas

primarias, que deben realizarse para cumplir el propósito del sistema.

3.-definir la información mínima necesaria para soportar estas actividades. Esta

información determina las categorías de información para cada actividad.

4.-Identificar quien es el responsable, para que conjunto de actividades. Aquí es

importante definir quién o quienes necesitan o proporciona que información y para

que propósito.

5.-Definir el conjunto de procedimientos para el procesamiento de la información,

que representan el uso eficiente de los recursos. Estos no necesariamente están

preestablecidos, más bien la idea es diseñarlos aquí.

Descripción de la Situación

Corporación ferretera Lince SAC, es una empresa de origen familiar, comercial

que se dedica a la venta de ferretería en general y pinturas. Ofrece servicios de

matizados de pinturas como esmalte sintético, esmalte acrílico, látex, oleo mate,

laca acrílica, etc.

La empresa se encuentra ubicada en el departamento de Lima, en el distrito de

Lince. A continuación detallaremos las principales funciones de esta empresa

comercial, para su mejor comprensión y estudio.

Función de dirección

Es el proceso en donde una o varias personas tratan de lograr los objetivos que la

organización ha marcado, en este caso es una persona, el gerente general.

Función Financiera

Se ocupa de conseguir los recursos financieros necesarios para que la actividad

empresarial pueda desarrollarse sin problemas. En esta función de la empresa

participa también el gerente general, apoyado con un contador externo a la

empresa.

Función Comercial

Engloba 2 grupos importantes para la empresa, la venta del producto o servicio

que se realiza, y la compra de los materiales necesarios. En esta función

participan el gerente general, y los trabajadores.

Función Administrativa

Se encarga de controlar toda la documentación de la empresa. En esta función se

encarga el gerente general.

Función de Abastecimiento

Esta función se encarga de asegurar el nivel de stock adecuado, para cumplir los

objetivos de servicio, evitando las rupturas de stock, y respetando los objetivos de

cobertura de stock.

DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN PROBLEMA

El principal problema de esta empresa es la mala gestión de la información. No

cuenta con procesos establecidos para los registros de los datos de clientes, de

los productos, proveedores, las ventas y las compras. Para tener una visión más

panorámica de los problemas relacionados a la gestión de la información

elaboramos el diagrama de Ishikawa.

Mala gestión de la información de la empresa

Métodos

Administrativos

Tecnología

Personas

Demora en consultar stock

Procesos no automatizados

No hay un sistema de registros

Organización del trabajo

Poca comunicación

Motivación

Demora en obtención de información

Registro manual de materiales

Planificación

ANÁLISIS CATDWE

Cliente(C): Gerente General, trabajadores.

Actores(A): Los profesionales que llevarán a cabo el sistema.

Transformación (T):

Mala gestión de la información

Buena gestión de la información

Dueños (D): Gerente General.

Weltanschauung (W): Lograr un plan estratégico organizacional logrando una

mayor fluidez y rapidez en el procesamiento de la información.

Entorno (E): Compradores, competencia, municipalidad de lince, bancos.

MODELO CONCEPTUAL DE TAREA PRIMARIA

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Planificar las

estrategias para

la gestión de la

informacion

Definir los procesos

para la gestión de

la información

Mapear los

procesos de gestión

de la información

Monitorear los

procesos de gestión

de información

Controlar

Actividades Establecer

indicadores de los

procesos de gestión

de la información

Buena gestión de

la información

MATRIZ DE CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN VS ACTIVIDADES

Categorías de Información

1. Objetivos

2. Metas

3. Información

4. Relaciones entre unidades de trabajo

5. Actividades interconectadas

6. Organizar actividades

7. Recursos humanos

8. Métodos

9. Procesos

10. Proyectos

11. Indicadores

12. Analizar resultados

13. Evaluación

14. Medidas de rendimiento

15. Estrategias definidas

16. Procesos estandarizados

17. Integración de procesos

18. Políticas definidas

19. Recursos adecuados

20. Resultados cuantificables

21. Resultados verificables

22. Conocimiento amplio de la empresa

23. Mejor control

24. Ajustes y/o correcciones

CRUZ DE MALTA

PROPUESTA DE SOLUCION

Nuestra propuesta de solución radica principalmente en la implementación de los

siguientes sistemas: Sistema de Procesamiento de Transacciones, Sistema de

automatización de la oficina, Sistema de información Gerencial y un Sistema web.

Claro que esto, está pensado hacerlo gradualmente y priorizando las necesidades

y requerimientos de la empresa. Llegamos a la conclusión que sería adecuado en

un inicio la implementación de un Sistema de Procesamiento de Transacciones, ya

que este sistema es creado para procesar grandes cantidades de datos

relacionadas con transacciones rutinarias de negocios, como las compras, ventas,

inventarios, etc. Paralelamente se podría implementar un sistema web, para dotar

de una mayor funcionalidad al sistema, ya que el internet nos proporciona muchos

beneficios como por ejemplo:

-Una creciente difusión de la disponibilidad de un servicio, producto, industria,

persona o grupo.

-La posibilidad de que los usuarios y/o clientes accedan las 24 horas.

-La creación de un sistema que se pueda extender a nivel mundial y llegar a más

personas, en lugares remotos. (*)

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