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APLICACIÓN PARA LA GESTION DE REGISTRO
Universidad de Córdoba
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Sistema de Gestión Administrativa Aplicación para la gestión de los libros
de registro. El asiento de todos los documentos
que tienen entrada y salida en la Unidad Administrativa.
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Arranque de la aplicación Acceso autorizado
Garantiza el acceso a la información de las personas autorizadas.
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Interfaz
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Menú principal
Mantenimiento de Tablas Auxiliares
Registro de E/S
Recuperaciónde Información
Cierrede Entradas
Cierre de Salidas
Relaciónde Decretos
ListadosDiarios
ProcesosDiarios
ListadoLibro E.
ListadoLibro S.
PreparaciónAño Siguiente
ProcesosAnuales
ListadoPal.Clave
ListadoPal.No Clave
Modificac.Pal.Clave
Modificac.Pal.No Clave
RestructuraciónDiccionario
Procesos Especiales
G.A.D.
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MANTENIMIENTO DE TABLAS AUXILIARES Todos los documentos tienen una
información común que será codificada mediante códigos externos.Ventajas: Facilitar su manejo por parte del usuario Mantener la congruencia de la información
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Unidades Gestoras Servicio, departamento, cargo, etc. con
categoría de un ente con funciones independientes dentro del sistema y con capacidad de emitir y recibir documentos.
Características: Código Descripción
El Registro General es también una Unidad Gestora.
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Organismos Pueden actuar como remitentes o
destinatarios Internos de la Universidad o externos.
Características: Código de Organismo Denominación Dirección Localidad.
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Listas de Decretos Cuando se realiza una entrada se
decreta a una serie de Autoridades, las cuales pueden estar agrupadas en una lista para facilitar la introducción de la información
Características: Código de la lista Unidad gestora
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Nombres Remitentes/Destinatarios Nombres que maneja el sistema Pueden usarse como remitentes o
destinatarios y en documentos de entrada o de salida
Características: Código de nombre: Asignado por el sistema Denominación DNI
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Prototipos Estructura creada para facilitar la entrada de
los documentos de registro. Características:
Código Descripción Tipo de documento que se va a registrar Fecha de documento Remitente Destinatario Asunto Código de lista de envío (para documentos de E)
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Listados El sistema permite imprimir listados de
todas las tablas auxiliares descritas
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PROCESOS DIARIOS Procesos que se realizan diariamente
en la aplicación Entradas de documentos a Registro Consultas y recuperación de Información Listados de la labor realizada durante la
jornada de trabajo
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Parámetros globales de la aplicación
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Registro E/S
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Registro E/S: Decretos
Permite operar con las Autoridades a las que se decretan los documentos de Entrada, pudiendo eliminar o introducir otras nuevas.
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Registro E/S: Seguimientos Información que relaciona un Documento con
otros del propio Organismo de la Universidad como de otro diferente ajeno a la Universidad.
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Registro E/S: Diccionario
La aplicación genera dinámicamente un diccionario de datos. Palabras clave Palabras vacías
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Recuperación de Información
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Recuperación de Información
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Listados Diarios
Parámetros: Fecha Registro Unidad Gestora
Relación de Decretos
Parámetros: Fecha inferior Fecha superior Unidad Gestora
Cierre de entradas Cierre de Salidas
Listados de las operaciones realizadas en el día
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Funcionamiento de los listados Título Parámetros propios
del Listado Parámetros de
impresión Destino Impresora Nº de copias
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Salida de listados
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PROCESOS ANUALES Procesos que se realizan normalmente
de forma anual Listado del Libro de Entradas Listado del Libro de Salidas Preparación del año siguiente
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Listado del Libro de Entradas Permite sacar un listado completo de
todos los Documentos de Entrada a Registro del año actual
Parámetros: Fecha inferior Fecha superior Unidad Gestora
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Listado del Libro de Salidas Permite sacar un listado completo de
todos los Documentos de Salida de Registro del año actual
Parámetros: Fecha inferior Fecha superior Unidad Gestora
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Preparación del año siguiente Prepara el sistema para trabajar con un
año nuevo Inicializa algunas tablas de la aplicación
preparando la Unidad Gestora para poder empezar a introducir documentos
Si la operación ya ha sido realizada en este año el sistema avisará y no se inicializa de nuevo
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PROCESOS ESPECIALES Esta opción está relacionado con las
funciones que se realizan sobre el diccionario de la aplicación: Listado de palabras clave Listado de palabras no clave (vacías) Modificación de palabras clave Modificación de palabras no clave Reestructuración del diccionario
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Modificación de Palabras Clave
Permite al usuario eliminar palabras clave del diccionario: El usuario introduce la palabra a eliminar El sistema muestra el nº de documentos de
Entrada y de Salida en que se encuentra Si el usuario confirma la acción:
Se elimina del diccionario Se elimina como clave en todos los documentos Se incluye en el archivo de palabras vacías
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Modificación de Palabras No Clave
Permite al usuario eliminar palabras no clave del archivo de palabras vacías: El usuario introduce la palabra a eliminar Si el usuario confirma la acción se elimina
del diccionario quedando sin ser reconocida por el sistema
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Reestructuración del Diccionario
Operación necesaria cada cierto tiempo Causa: modificaciones del diccionario
de datos Ventaja: mantener la base de datos
optimizada Inconveniente: Proceso largo y
laborioso