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APERÇU DU PLAN DE MODERNISATION de la gestion de l’OEA pour la CAAP:15 juillet 2014
Approche globale
Nine work areas
Four time phases
Several items sequenced after Strategic Vision, and after new SG appointed in 2015
Aujourd’hui présentation en 4 sections
Fonds spécifiques et leadership
Postes du budget ordinaire 2015
Postes des dépenses en capital pour 2015
À l’horizon 2016 et au-delà
Gestion des fonds spécifiques (1)
Réduction du nombre des petits projets financés sur fonds spécifiques à forte intensité de gestion
No % $ %
o 375 52% 0.0 0,0%Jusqu’à 50 000 154 21% 2 107 765 3,4%Jusqu’à 100 000 69 10% 5 107 227 8,2%Jusqu’à 200 000 56 8% 8 020 964 12,9%Jusqu’à 500 000 35 5% 10 549 994 17,0%
Jusqu’à 1 000 000 23 3% 15 401 080 24,8% De plus de 1 000 000 10 1% 20 989 031 33,8%
TOTAL 722 100% 62 176 061 100,0%
PROJET ACHÈVEMENT
COÛT MOYEN
Gestion des fonds spécifiques (2)
Création de “paniers” de fonds spécifiques: l’OEA élabore un programme et plusieurs donateurs versent une contribution
Prendre le modèle MAPP, l’appliquer à la CIDH, puis aux Missions d’observation des élections
Avantages d’une administration simplifiée, plus grande efficacité, meilleurs résultats
Un certain niveau de ressources affectées encore possible dans un modèle hybride
Formation au leadership
Doit être une priorité pour le budget de formation remis en place
L’organisation comporte une insuffisance de cadres intermédiaires qui représente un risque à long terme
Les employés des classes P1-P4 ayant moins de 10 ans de service à l’OEA sont les moins motivés, selon l’enquête auprès du personnel. Mais ils représentent l’avenir
Dépenses ordinaires versus dépenses en capital
Les dépenses ordinaires sont“Les dépenses au titre de biens qui sont consommés ou dont la durée de vie est limitée”
- Entretien, salaires, voyages, contrats à la tâche, formation, évaluations, audits
Les dépenses en capital sont“Les montants dépensés pour acquérir ou moderniser des actifs de production, tels que des immeubles, du matériel et des logiciels, pour accroître la capacité ou l’efficacité pour plusieurs exercices comptables”- Rénovations d’immeubles, vidéo conférences et matériel informatique, mises à niveau des logiciels, adoption d’un nouveau système RH ou comptable
Indépendance de l’Inspecteur général
Renforcer le bureau de l’IG Supervision par un Comité de vérification
externe, conformément aux normes internationales
Élargir le rôle de la Commission des vérificateurs extérieurs pour qu’il prenne en compte les fonctions du Comité de vérification externe
Évaluation
L’évaluation est une fonction essentielle de la responsabilisation et du rendement
Elle n’est actuellement financée que sur fonds spécifiques versés par des donateurs
Il est plus efficace de faire appel à des services de sous-traitant que de recourir à du personnel interne
L’évaluation doit mettre l’accent sur l’apprentissage et le perfectionnement de préférence au contrôle
Remise en place du budget de formation
L’OEA doit avoir un budget de formation C’est la plus haute priorité qui se dégage
de l’enquête conduite auprès du personnel Il est nécessaire de mettre en oeuvre toutes
les améliorations du processus opérationnel Le budget de formation comprend des
postes tels que la formation déontologique recommandée par la Commission des vérificateurs extérieurs, et une orientation de base pour les nouveaux membres du personnel
Équilibrer les recettes et les dépenses Trois séries de mesures recommandées nécessiteront
de nouvelles dépenses importantes: Renforcement du Bureau de l’Inspecteur général Fonction d’évaluation Remise en place du budget de formation
Proposition visant à fournir des fonds supplémentaires au moyen de trois mesures principales Suppression de l’escompte pour paiement
anticipé Application plus rigoureuse des coûts directs Accroissement du recouvrement des coûts
indirects à partir de 2016
Escompte pour paiement anticipé
Il a manifestemet répondu à un besoin en périodes de graves problèmes de liquidités
Mais son “coût” pour l’OEA s’est élevé à environ $5,5 millions depuis 2000
Montant de l’escompte en 2013 équivalant à $533 000
Suppression recommandée par la Commission des vérificateurs extérieurs
Elle doit être approuvée par la session extraordinaire de l’Assemblée générale
Coûts directs
Les coûts directs sont actuellement sous-évalués
Les coûts directs sont définis au sens large et sont d’application subjective
Le personnel chargé des programmes comme les donateurs contribuant aux fonds spécifiques veulent limiter les coûts directs, mais cela dissimule les coûts réels et met considérablement à contribution le Fonds ordinaire
Recouvrement des coûts indirects
Les taux actuels équivalant à 11% et 12% ne reflètent pas les coûts effectifs
Il est nécessaire de financer les coûts de l’Inspecteur général et de l’évaluation dont le financement n’est pas encore assuré
Il est proposé de passer au taux réglementaire de 13% appliqué à l’ONU pour tous les nouveaux accords entrant en vigueur en 2016
Il est également proposé d’instaurer un RCI minimal pour les petits projets
Réductions possibles des dépenses
Limiter le nombre des membres du personnel qui participent aux réunions internationales
Réduire la fréquence de certaines réunions internationales et tenir en ligne un plus grand nombre d’entre elles
Exiger des États hôtes le paiement partiel de la location pour tous les bureaux hors siège, et/ou
Regrouper les bureaux hors siège avec d’autres organismes interaméricains
Différer les nouveaux mandats jusqu’à ce que leur coût soit entièrement déterminé et que la source des fonds y relatifs soit bien définie
Repenser le nombre et la taille des rapports destinés aux États membres de manière à ce que ceux-ci obiennent ce dont ils ont besoin
Plan d’investissement de l’OEA 2015-2018
Un plan d’investissement englobera Des mesures d’investissement à long terme,
telles que les rénovations de bâtiment et l’entretien qui n’a que trop tardé
Une seule fois par décennie des mesures exceptionnelles, telles que les coûts de transition du SG et la reconstitution du fonds de réserve, et
Des mesures de modernisation, y compris les systèmes TI, la comptabilisation sur la base de l’exercice, la réforme des achats et la modernisatin de la gestion des ressources humaines
Modernisation des mesures d’investissement
La mise à niveau des TI est la base de la modernisation et de la simplification de trois autres domaines Conversion à la comptabilité d’exercice Simplification de la passation des marchés Gestion moderne des ressources humaines
Globalement il faudra environ $8 millions, dont $4 million for les TI et $1,5 million pour la comptabilité d’exercice (pas toutes les normes IPSAS)
Achats de cartes professionnelles: $15
Ressources humaines Les réductions successives ont causé de sérieuses
carences et ont laissé l’OEA vulnérable Commencer avec une vision stratégique Passer à la structure de l’organisation Puis à l’analyse des compétences et des lacunes Examen de la classification Adapter le personnel aux tâches
Processus d’une durée de 3 à 4 ans, y compris le cadre réglementaire actualisé des ressources humaines
Dans la perspective des autres postes de 2015
Nouveau système de quotes-parts
4 choix possibles Pas de changement Fixer la contribution des États-Unis à environ $49
millions et 49% et accroître le montant des autres contributions pour le porter à $100 millions
Maintenir le montant total du budget à $83 millions, réduire la contribution des États-Unis à 49% et porter le montant des autres contributions à $83 millions
Maintenir le montant du budget hors États-Unis à $34 millions, réduire la contribution des États-Unis à 49% et réduire le montant global du budget à $66 millions
Gestion du changement Le changement est toujours inconfortable Le changement doit être activement géré
Avoir un plan (fondé sur une vision claire) Communiquer pour engager l’action Mettre en oeuvre (par autonomisation) Suivre les progrès et effectuer des
ajustements
Équipe de mise en oeuvre Médiateur de la gestion du changement