apa tarea1 organigrama
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UNIVERSIDAD GALILEO
FISSIC IDEA
CEI CENTRAL
ADMINISTRACION RECURSOS HUMANOS
AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS,
CASOS EMPRESARIALES
TUTORA: LICDA. ANDREA MORALES
DIA: JUEVES HORA 09:00 AM
SALON 614T1
ALUMNA EVELYN MARICELA GALICIA MAZARIEGOS
CARNET IDE 1110864
GUATEMALA 18 DE OCTUBRE DE 2012
Caso parte 1,
2, 3.
INTRODUCCION
La empresa Corporación Hotelera Nacional CHN es una organización, que tiene
mucha experiencia en el mercado turístico guatemalteco y es una empresa líder
en el sector hotelero, pero actualmente CHN esta pasando por una crisis interna,
debido a la utilización de nuevas tecnologías de información y comunicación, que
hace que los clientes busquen nuevas formas de comprar y adquirir servicios.
Anteriormente el cliente hacia su reservación por teléfono o personalmente en las
instalaciones de CHN, el sistema era efectivo y eficaz pero recientemente la
competencia se ha consolidado y ha implementado un nuevo servicio de consulta
e información al cliente, mas innovador que el de CHN.
CHN, tiene las ventajas de ser una empresa reconocida y con amplio
conocimiento del turismo guatemalteco, hechos que la posicionan muy bien en el
mercado y preferencia de los clientes. Sin embargo la estrategia de la
competencia sumada a la crisis económica y pérdida de fidelización de clientes,
que buscan nuevas formas de servicio y migran hacia la competencia, ha hecho
que los servicios disminuyan y los clientes se vayan.
Por ello es muy importante crear e implementar un sistema de bases de datos y
comprar equipo de computación con internet, para atender mejor a los clientes y
el servicio sea más eficaz y efectivo.
Es por ello que es muy importante analizar a fondo la situación actual de la
empresa CHN, y en base a ella realizar una propuesta de solución a los síntomas
y problemas actuales que presenta la organización.
La prioridad en este momento de CHN es actualizar sus sistemas de información y
sustituir el sistema de FAX que tenían por un sistema computarizado, además
pretenden crear una pagina web para la compañía, en donde el cliente pueda
realizar consultas y encontrar información de los servicios que presta Corporación
Hotelera Nacional.
La Corporación Hotelera Nacional, CHN, es una organización internacional
que presta sus servicios a varios hoteles miembros en Guatemala. Su
función es atender a cualquier persona u organización de cualquier país
que desee obtener información acerca de tarifas hoteleras, viajes y
transportación, reservaciones, lugares de interés turístico, etc. Su objetivo
es vender los servicios de sus miembros.
VISION
Ser el punto de encuentro preferido en la región centroamericana, entre las
empresas de servicios turísticos y usuarios del turismo. Se apoya en la
planificación de experiencias de viaje, es reconocido a nivel nacional e
internacional por proveer un servicio seguro personalizado y con las
mejores tarifas. Ser la empresa número uno en Guatemala y Centro
América. Con la experiencia y el servicio personalizado que nos ha
caracterizado cono uno de los puntos de referencia en el área de turismo a
nivel nacional e internacional.
Basados en el conocimiento de lugares turísticos no explotados en el área
de Guatemala y en el proveer un servicio con seguridad, las mejores tarifas
y con el personal capacitado.
MISION
Satisfacer a los usuarios del turismo al ofrecer asesoría en la planificación
de experiencias innovadoras de viaje, superar sus expectativas, negociando
las mejores tarifas, mantener procesos eficientes a través de la mejora
continua y el compromiso de los colaboradores. Benefician además, a las
empresas de servicios turísticos miembro, al proporcionarles información
relevante acerca de las tendencias y gustos de los usuarios frecuentes.
Superar las expectativas de los usuarios, ofreciendo un servicio renovado, con la
más alta tecnología, el personal altamente calificado y capacitado para servirle a
usted.
Lograr nuestro objetivo principal que es la mejor asesoría en la organización y
planificación de viajes familiares, de negocios, de placer, ofreciendo las tarifas
más bajas del mercado.
Beneficiando a empresas turistas y hoteleras de Guatemala y Centro América.
Fortalecer el compromiso con los colaboradores y proveedores con los que la
empresa trabaja día a día para servirle con los mejores productos y promociones
del país.
Solución caso parte 1 Organigrama
ANALISIS ORGANIGRAMA ACTUAL EMPRESA CHN
El organigrama actual de la empresa CHN muestra que la empresa debe
actualizarse ya que al implementar el nuevo sistema de consulta, la empresa
deberá automatizar sus procesos administrativos a través de las nuevas
tecnologías de la información.
Es por eso que en este trabajo se re estructura el organigrama actual de la
empresa y se crea un nuevo organigrama con el objetivo de ajustarse a las nuevas
necesidades de la empresa.
Diagrama Persons.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURADO DE CHN
1.1 Análisis FODA de la situación actual de la empresa:
El análisis FODA actual de la corporación CHN nos muestra un panorama global
de la situación actual por la que está atravesando la empresa, en este análisis
fodal podemos observar que la empresa se encuentra en una situación donde la
competencia es una amenaza muy fuerte, por lo cual la compañía debe renovarse
para no ser alcanzada por la competencia, sin embargo CHN tiene varios puntos a
su favor como el prestigio y experiencia en el mercado del turismo, además de ser
pionera en este tipo de servicios en el país, lo cual le otorga una ventaja frente a
sus competidores. Sin embargo la crisis económica mundial y la inestabilidad
económica, hacen que los clientes siempre busquen lo más barato, lo cual hace
que migren hacia la competencia la cual ha reducido considerablemente sus
precios.
GERENTE GENERAL DE CHN
ADMINISTRADOR DE TELECOMUNICACIONES
SUPERVISOR DE REDES
TECNICO EN COMPUTADORAS
SUPERVISOR DE DISEÑO Y ACCESIBILIDAD WEB
DISEÑADOR WEB
SUB GERENTE
1.2 Nuevo Análisis F.O.DA. Empresa CHN
Nueva Matriz FODA de CHN
Estrategia FO: Utilizar la experiencia de CHN en turismo guatemalteco y
aprovechar la promocion y publicidad sobre el acontecimiento del 13 baktun,
para atraer mas turistas extranjeros.
Estrategia DO: Capacitar al personal de recuros humanos para que puedan
utilizar el sistema de bases de datos y capacitarlos en uso y administracion de
sitios web.
Estrategia FA: Utilizar el prestegio y experiencia de CHN en administracion
hotelera para afrontar la competencia y atraer nuevos clientes.
Amenazas1. Expansion de la competencia.
2. Crisis economica3. Inestabilidad de clientes4. Inseguridad ciudadana
5.Copyright y derechos de autor.
Oportunidades1. Creacion de nuevos mercados.
2. Popularidad del turismo en Guatemala.3. Nuevas tecnologias de informacion que facilitan la
comunicacion.4. Publicidad gratis y promocion del turismo por el
acontecimiento del 13 baktun.5. El turismo es un sector primario en la economica
guatemalteca.
Debilidades
1. Falta de innovacion tecnologica.2. El personal de recursos humanos no puede contestar todas las consultas que hacen los clientes en la pagina web de la empresa.
3. Falta un ajuste en la politica de precios internos para permancer en un mercado altamente competitivo.
4. Resistencia al cambio.5. Falta de implementacion de equipo de computacion y sistemas de bases de
datos.
Fortalezas1. Lider en el mercado de servicios hoteleros.
2. Fidelizacion de clientes.3. Prestigio de la compañia.
4. Fuerte conocimiento de la industria hotelera.5. La empresa cuenta con mucha experiencia y conocimiento del mercado hotelero y turistico
guatemalteco.
Analisis FODA
Estrategia DA: Crear una politica de precios acorde a las necesidades y
posibilidades de los clientes, para afrontar a la competencia que disminuyo sus
costos.
NUEVO DIAGRAMA ICHIKAWA EMPRESA CHN
En el anterior diagrama de Ichikawa se presente solucionar el problema de poco
margen entre ingresos y costos, ya que la empresa esta generando pocos
ingresos debido a el avance que la competencia ha tenido en los ultimos meses,
ademas sumado a la crisis y el avance de nuevos sistemas, la empresa CHN se
ha quedado rezagada, es por eso que es importante el enfoque hacia la solucion
que el gerente pretende implementar a traves de nuevos sistemas de informacion
y la administracion de un sitio web personalizado.
PARTE 3 DIAGRAMA FLUJO DE DATOS DFD
Requerimientos de salida de información: La empresa Hotelera Nacional necesita llevar un control de consultas y clientes a través de una base de datos.
Requerimientos de entrada: La empresa Hotelera Nacional recibirá retroalimentación de sus clientes a través de un sitio web.
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
ENTIDADES:
1. Cliente
PROCESOS
P1.1 Registra Cliente
P1.2 Registra Consulta
P1.3 Prepara respuesta
FUJO DE DATOS
F1: requiere datos de servicios
F2: traslada Ingreso datos cliente
F3: requiere servicios
F4: registra consulta
F5: requiere respuesta
F6: registra respuesta
F7: traslada respuesta cliente
ALMACENES:
A: dat_Ingreso (Datos cliente)
B: dat_Servicios (datos servicios)
C: dat_atendidos (Datos de clientes atendidos)
ENTIDADES:
1. Cliente
PROCESOS:
P2.1 Verifica Reservación
P2.2 Confirma Reservación
P2.3 Registra Reservación
P2.4 Prepara Boleta de Reservación
FUJO DE DATOS
F1: requiere datos de servicios
F2: traslada consulta de cupo
F3: requiere confirmación
F4: Requiere datos
F5: registra Cliente
F6: registra reservación
F7: requiere datos boleta
F8: registra datos boleta
F9: entrega constancia de reservación
ALMACENES:
A: dat_consulta
B: dat_Cliente
C: dat_reservacion
D. dat_boleta
F.1
F.2
F.3
F.4
F.5
F.6
F.7
LLENADO DE PERFIL EN LA PÁGINA WEB
Cliente
Cliente
P1.2
LLENADO DE
PERFIL EN LA
WEB
P1.1
CONSULTA
PAGINA
WEB
P1.3
PRESENTACION
DE PRECIOS, OFERTAS Y COMBOS
2 BASE DE DATOS
3 ARCHIVO1 ARCHIVO DE VISITAS
F.1
F.2
F.3
F.4
F.5
F.6
F.7
RESERVACIÓN
Cliente
Cliente
P2.2
Confirmar servicios con
la agencia
P2.1
Hace la reservación
P2.3
Se emite recibo de Reservación
2 Base de Datos
3 Archivo1 Base de Datos
F.1
F.2
F.3
F.4
F.5
F.6
FACTURACIÓN DE SERVICIOS
Recepcionista
Cliente
P3.2
Emite factura por servicio
P3.1
Recibe Cancelación del servicio
Administración
2 Sistema de Facturación
1 Sistema
DIAGRAMAS DE PROECEDIMIENTOS: CONSULTA DE PAQUETES EN LA
WEB
CLIENTE PAG.WEB Y TECNICOS DEPARTAMENTO DE INFORMATICA
NO
SI
Elaborado por:Evelyn Galicia
Autorizado Por:CHN
Fecha de elaboración:24/10/2012
INICIO
Ingresa a la página web
Analiza opcionesFIN
Llena su perfil en la web
Registra datos de solicitud
A
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS: CONSULTA DE PAQUETES
CLIENTE PAGINA WEB Y TECNICOS DPTO.DE INFORMATICA
Elaborado por:Evelyn Galicia
Autorizado por:CHN
Fecha de elaboración:24/10/2012
A
Analizan
Registran
Datos
Preparan
respuestas
Registran
reserv
B
MANUAL DE PUESTOS
A) IDENTIFICACION DEL PUESTO
Nombre del Puesto Jefe del Departamento de InformáticaNúmero de Plazas Existentes 1Clave 021Ubicación(física y administrativa) Oficina del Departamento. InformáticoTipo de Contratación Contrato IndefinidoÁmbito de Operación Administrar, planificar, dirigir, supervisar y
controlar el sistema informático de la empresa.
B) RELACIONES DE AUTORIDAD
Jefe Inmediato Gerente GeneralSubordinados Directos Técnicos en Informática.Dependencia Funcional Junta Directiva
Corporación Hotelera NacionalMANUAL DE PUESTOS
Página 1Fecha25/08/10
C) PROPOSITO DEL PUESTO
Dirigir las operaciones del departamento informático de la empresa a través de un plan estratégico de informática y de negocios para mantener una solida estructura de la empresa haciendo énfasis en la rentabilidad, volumen de ventas y un servicio que lo diferencie de la competencia.
D) FUNCIONES GENERALES
La formación de un equipo de trabajo capacitado, comprometido y motivado. Una organización que produzca más de lo que se espera.
Ser líder y ejecutar los planes a corto, mediano y largo plazo de la empresa cumpliendo las políticas establecidas.
Ejecutar 5 tareas básicas: Cumplir con los objetivos, organizar tareas, actividades, personas y el equipo informático, dirigir, motivar y controlar.
MANUAL DE PUESTOS
E) FUNCIONES ESPECÍFICAS
Toma de decisiones en la empresa y planificar a corto y mediano plazo
F) RESPONSABILIDAD (ECONÓMICO, INFORMACIÓN, RECURSO HUMANO Y EQUIPO)
Preparar el plan de la organización Dirigir el departamento y ejecutar el plan Administrar el recurso humano y material Dirigir y apoyar las alternativas de mejoramiento en la productividad de la empresa Relacionarse con el personal superior e inferior de la organización, clientes y agencias de
servicios.G) ACTIVIDADES (DIARIAS, SEMANALES, MENSUALES, ANUALES)
Reuniones mensuales con el gerente generalReuniones semanales con jefes de departamentosPlanificar a corto y mediano plazo.
H) NIVELES DE SUPERACIÓN (A QUIEN REPORTA Y QUIENES LE REPORTAN
Le reportan los técnicos en informática.
I) COMUNICACIÓN
La comunicación es descendiente en el departamento de computación.
J) PERFIIL Y ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
Conocimientos Conocimientos en informáticaNivel académico Graduado de Ing. En sistemasEdad 25 en adelanteExperiencia 2 añosCaracterísticas y habilidades Responsable, honesto y dinámicoCaracterísticas físicas FornidoSexo/estado civil Masculino / soltero o casado
Corporación Hotelera NacionalMANUAL DE PUESTOS
Página 1Fecha25/10/12
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CORPORACIÓN HOTELERA NACIONALPág. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Descripción de Procedimientos
LLENADO DE PERFIL EN LA PÁGINA WEB
MISIÓN: que el cliente obtenga un paquete que se ajuste a sus gustos y necesidades
META: información completa
OBJETIVO: lograr la satisfacción de todos los clientes
RESPONSABLE: departamento de cómputo
DEFINICIÓN: consulta de paquetes en página Web
PROCESO: se encuentra en el diagrama de procedimiento
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
cliente
Pág. Web
El cliente ingresa a la página Web, llena su perfil elije opciones para combos o promociones.
Proporciona respuesta inmediata.
Cliente analiza opciones
FECHA DESCRIPCIÓN
ELABORADO POR AUTORIZADO POR FECHA
Evelyn Galicia CHN 31/10/2012