Minnisblað vegna“Sport í Reykjavík”Möguleg sértæk nálgun og verðmætasköpun

Meet in Reykjavík Ambassador Club

Tilgangur Meet in Reykjavík Ambassador Club er að vera bakland Íslendinga sem efla hróður landsins í þeim tilgangi að fá

alþjóðlega ráðstefnu eða viðburð til Íslands. Félagsskapurinn var stofnaður árið 2014 og er liður í því að styrkja Reykjavík og

nágrenni sem ráðstefnu- og viðburðarborg.

Félagsmenn eru titlaðir Meet in Reykjavík Ambassador og eru jafnan meðlimir í alþjóðlegum fagsamtökum og sérfræðingar

á sínu sviði innan fræða-, viðskipta-, menningar- og íþróttasamfélags. Persónuleg tengsl og traustvekjandi kynningarefni

skiptir afar miklu máli þegar tekin er ákvörðun um að halda alþjóðlega ráðstefnu eða annan stærri viðburð. Með

sameiginlegu framlagi markaðsefnis frá Meet in Reykjavík og faglegra tengsla ambassadora er auðveldara að sannfæra

alþjóðlega skipuleggjendur að á Íslandi séu góðir innviðir og fagþekking til staðar til að hýsa viðburðinn þeirra.

Félagsskapur með svipuðu sniði og Meet in Reykjavík Ambassador Club er starfræktur víðsvegar í heiminum enda

þjóðhagslegur ávinningur af starfinu ótvíræður. Sem dæmi er gert ráð fyrir því að 500 manna ráðstefna skili um 200

milljónum króna í gjaldeyristekjur. Það er því ljóst að samstarf eins og Meet in Reykjavík Ambassador Club býður upp á er

uppskrift að árangri og ber framtíðin spennandi tíma í skauti sér.

Framlag Meet in Reykjavík Ambassadora er ekki launað en umbun fyrir óeigingjarnt starf felst í fræðslu- og

tengslamyndunarviðburðum á vegum Meet in Reykjavík. Persónulegur ávinningur er í formi virðingar, faglegrar

framþróunar og styrkingu fagtengsla. Einu sinni á ári eru valdir heiðursambassadorar sem hljóta þá nafnbót eftir að hafa

landað stærri ráðstefnum eða viðburðum til landsins.

I) Meet in Reykjavík ráðgjafaþjónusta og stuðningur við ambassadora

Reynsla og þekking á umsóknarferlum og gerð tilboða (bidbóka) allt frá viljayfirlýsingu, formlegu tilboði (bidbók)

og glærukynningu.

Viljayfirlýsing: WGC 2020

Bidbók: IFSW 2017, ICPPMH 2018

Glærukynning: IDARC 2019, WGC 2020

Ráðleggingar um undirbúning ráðstefnu s.s að finna íslenskan ráðstefnuskipuleggjanda, benda á heppileg

húsakynni og aðstoða við gátlista fyrir markaðssetningu til að laða að ráðstefnu- eða viðburðagesti.

Aðstoð og umsjón við vettvangsrýni (site inspection) fyrir ákvörðunartökuaðila. Erlendir ráðstefnuhaldarar koma

til landsins og kynna sér aðstæður.

II) Markaðs- og kynningarefni í boði Meet in Reykajvík

Sértækar bidbækur, prentun þeirra og hýsing á rafrænu formi, sem er aðgengilegt á netinu.

90 sekúndna kynningarmyndband fyrir stærri ráðstefnur með persónulegum skilaboðum viðkomandi ráðstefnu.

Dæmi um slík myndbönd er að finna á Youtube síðu Meet in Reykjavík undir Playlists „Delegate boosting videos“.

Dæmi má finna hér ECSMGE 2019

„Get Energized“ 10-15 mínútna erindi á stærri ráðstefnur. Tilgangurinn er að skapa íslenska upplyftingu sem

leggur áherslu á að spegla orkuna í íslenskri menningu og mannlífi og skapa stemmningu og umtal. Hægt er að

velja milli nokkurra flytjenda þar sem áhersla er lögð á hlátur, húmor og hvatningu

Kynningartexti um Reykjavík og Ísland til að setja á vefsíðu eða í bæklinga til að laða að þátttakendur.

Mótttökuskilti á Keflavíkurflugvelli fyrir gesti stórra ráðstefna eða viðburða.

App fyrir iOS og Android sem gefur upplýsingar um Reykjavík sem áfangastað fyrir fundi, ráðstefnur, hvataferðir og

viðburði með myndum, myndböndum og skyggnum. Slá inn „Meet in Reykjavík“ í App Store eða Play Store.

Almennt kynningarefni um Reykjavík og nágrenni sem ráðstefnuborg er hægt að fá á USB lykli og má finna á

vefsíðunni okkar www.meetinreykjavik.is. Bæklingar og

kynningarefni á rafrænu formi eru á digital.meetinreykjavik.is.

Aðgangur að kynningu ráðstefnu eða viðburðar gegnum

viðburðasíðu og fréttaveitu á vefsíðu Meet in Reykjavík, Twitter

og LinkedIn.

Nafnspjald merkt þér sem Meet in Reykjavík Ambassador.

Site Inspection (vettvangsrýni): Erlendir skipuleggjendur sem vilja halda viðburð á Íslandi koma og skoða aðstæður í

klæðskerasniðinni heimsókn.

Service Catalogue (þjónustuhandbók): Meet in Reykjavík hefur útbúið bækling með almennum upplýsingum um Reykjavík,

aðgengi og innviði. Þar koma fram upplýsingar um aðildarfélaga.

Bid Book (tilboðsbók): Samanstendur af efni úr þjónustuhandbók og sérsniðnu tilboði fyrir stór verkefni sem þess krefja.

MICE: Meetings, Incentives, Conferences and Events/Exhibitions

DMC (Destination Management Company): Ferðaþjónustufyrirtæki og ferðaskrifstofur sem skipuleggja ferðir fyrir erlenda

ferðamenn, m.a. fyrir hvataferðahópa.

PCO (Professional Congress Organizer): Ráðstefnuskipuleggjandi sem aðstoðar við framkvæmd ráðstefnu allt frá

uppsetningu vefsíðu, bókun herbergja og hýbýla og aðstoð meðan á ráðstefnunni stendur.

Sá mikli vöxtur sem hefur verið í ferðaþjónustunni frá árinu 2010 skýrir stóran hluta af þeim hagvexti sem mælst hefur hér á

landi. Ferðaþjónusta tengd ráðstefnum, fundum, hvataferðum og alþjóðlegum viðburðum (MICE) er mikilvægt sóknarfæri á

næstu árum enda státar Reykjavíkurborg og nágrenni af aðstöðu sem er samkeppnishæf við aðrar nálægar borgir sem vinna

að því að markaðssetja sig sem ráðstefnu-, funda- og viðburðarborgir. Reykjavík er til að mynda komin í þriðja sæti á lista

Global Destination Sustainability index þar sem vísitala sjálfbærni í tengslum við funda- og ráðstefnuhald er reiknuð út.

Náttúra, menning og mannlíf eru auðlindir okkar og Reykjavíkursvæðið sérstök blanda af innviðum sem standast

alþjóðlegan samanburð sem og sveitarómantík. Sérstaða landsins er að margra mati hið einstaka andrými, fegurð, gestrisni

og kyrrð ásamt aðgengi að umhverfisvænni orku.

Talsverðir hagsmunir eru í húfi fyrir áfangastaði að byggja upp orðspor og eftirsókn innan MICE-greinarinnar enda er

markaðurinn talinn vera einn af lykildrifkröftum hagrænnar innspýtingar vegna arðbærni hans. Rannsóknir sýna enn fremur

að þessi markaður hvetur sérstaklega til tæknilegrar framþróunar, eflir viðskiptatækifæri og stuðlar að uppbyggingu

sértækra þjónustustaðla og innviða (UNWTO 2014).

Stofnun

Meet in Reykjavík var stofnað í janúar árið 2012 í þeim tilgangi að búa til innlenda kjölfestu fyrir langtíma sókn á MICE-

markað. Markmiðið er að Reykjavík og nágrenni verði meðal eftirsóttustu ráðstefnu- og viðburðaborgum í Evrópu árið 2020

og leiðandi afl í stefnumótun MICE-ferðaþjónustu á Íslandi. Reksturinn er samvinna nokkurra opinberra stofnana og

einkaaðila eða svokallað „Public Private Partnership“ þar sem kjölfestuaðilar eru Reykjavíkurborg, Icelandair Group og

Harpa ásamt fjölda fyrirtækja sem telja sig hafa hag af auknum fjölda ráðstefnu-, funda- og viðburðagesta til landsins. Meet

in Reykjavík er ekki rekið í hagnaðarskyni heldur liggur verðmæti aðildar í samtaka markaðssókn á erlenda MICE-markaði og

eflingu hagmunatengslanets.

Starfsemi

Meet in Reykjavik starfar innan alþjóðlegs samkeppnismarkaðar við að markaðssetja Reykjavík og nágrenni sem áfangastað

fyrir ráðstefnur, fundi, hvataferðir og viðburði. Stuðst er við margþættar markaðsaðgerðir til að skapa jákvæða og einstaka

stöðu í huga viðskiptavina. Meet in Reykjavík er aðili að alþjóðlegum félagasamtökum innan MICE-markaðar eins og ICCA og

er meðal stofnenda stefnumarkandi bandalags evrópskra ráðstefnulanda (European National Convention Bureaux Strategic

Alliance).

Tilgangur

Megintilgangur þess að sækja á MICE-markað er að hámarka gjaldeyristekjur úr ferðaþjónustunni og auka afleiddar tekjur

Reykjavíkurborgar af móttöku MICE-ferðamanna og fjölga ársstörfum í greininni. Annar tilgangur er að búa til

þekkingarsamfélag sem leiðandi afl í stefnumótun MICE-markaðar á Íslandi. Með tilkomu MICE-ferðamanna verða

árstíðarsveiflur jafnari, nýting innviða því betri og umgengni um landið að mestu undir handleiðslu fagaðila.

Markmið

Að auka hlutfall ráðstefnu-, funda-, hvataferða og viðburðagesta til landsins af heildarmarkaði ferðamanna þannig að það

verði 11% af ferðamannamarkaðnum á Íslandi árið 2020.

Hlutverk:

Að markaðssetja og kynna áfangastaðinn og aðildarfélaga á alþjóðlegum samkeppnismarkaði og taka þátt í

alþjóðlegu samstarfi.

Að vera upplýsingaveita um íslenska ráðstefnu- og viðburðamarkaðinn og sinna móttöku erlendra MICE-

skipuleggjenda og blaðamanna.

Að tengja erlenda MICE-kaupendur við íslensk fyrirtæki innan Meet in Reykjavík.

Að byggja upp samfélag íslenskra fyrirtækja á ráðstefnu-, hvataferða- og viðburðamarkaði og skapa þannig

vettvang sérþekkingar innanlands. Að stuðla að faglegum vinnubrögðum innan greinarinnar, afla tölfræðilegra

upplýsinga um MICE-ferðamenn og vera leiðandi afl í stefnumótun MICE-ferðaþjónustu.

Að hjálpa Íslendingum sem vilja sækja ráðstefnur til landsins með því að aðstoða þá með markaðsefni og með

öðrum stuðningi. Þetta eru svokallaðir ambassadorar Meet in Reykjavík sem saman mynda Ambassador Club.

Markaðssetning

Öll markaðsetning styður við markmið og hlutverk Meet in Reykjavík og vinnur að því að skapa dálæti á Reykjavík sem

ráðstefnu- og hvataferðaborg og byggja upp vörumerkjavirði gegnum auðkenningu og hugrenningartengsl. Það sem

aðgreinir markaðsstarf Meet in Reykjavík frá hefðbundnu ferðamannamarkaðsstarfi er að aðgerðir eru sniðnar eingöngu að

þröngum en arðbærum hluta ferðamanna. Orðspor og persónuleg tengsl vega gríðarlega mikils og eru stór hluti af

markaðssamskiptum en til að skapa áhuga er nauðsynlegt að nýta vefmiðla, fagtímarit og markpósta. Innra markaðsstarf er

ekki síður mikilvægt þar sem samfélag fyrirtækja sem standa að MICE hafa vettvang samskipta og stefnumótunar. Auk

margþættra markaðsaðgerða vinnur Meet in Reykjavík með sendiráðum erlendis og söluskrifstofum Icelandair víðsvegar um

heim til að nálgast viðskiptavini.

Markhópar

Erlendir MICE-skipuleggjendur innan fyrirtækja, fagfélaga og umboðsskrifstofa.

Samtök sem halda alþjóðlegar ráðstefnur með sérstaka áherslu á ráðstefnur utan háannatíma.

Einstaklingar með gott alþjóðlegt tengslanet sem hafa getu og vilja til að fá ráðstefnu eða viðburð til Íslands.

Þátttakendur erlendra ráðstefna, hvataferða og viðburða.

Markaðssvæði

Aðaláhersla er á borgir og lönd með beint flug til Íslands s.s. N-Ameríka, Skandinavía, Bretland, Þýskaland, Frakkland og

Benelux-löndin. Fjarmarkaðir eru í skoðun.

Samhæfð markaðssamskipti

Meet in Reykjavík leggur áherslu á skýr skilaboð þar sem áhersla er lögð á:

Auðvelt aðgengi

Góða innviði og öryggi

Faglega þjónustu og góða tækniþekkingu

Einstaka náttúru og upplifun

Þorsteinn Örn Guðmundsson. Framkvæmdastjóri.

Hanna Margrét Hrafnkelsdóttir. Sér um útgáfu þjónustuhandbókar og tilboðsbóka og öflun verkefna gegnum ICCA

gagnagrunninn. Sér einnig um samskipti við Meet in Reykjavík ambassadora og svarar tilboðsbeiðnum sem koma gegnum

vefinn.

Hildur Björg Bæringsdóttir. Sér um að afla gagna og verkefna gegnum ICCA gagnagrunninn, gerð tilboðsbóka og

viðburðardagatals. Sér einnig um samskipti við Meet in Reykjavík ambassadora ásamt því að halda utan um rekstur

skrifstofunnar.

Jón Björnsson. Sér um að afla gagna og verkefna gegnum ICCA gagnagrunninn, gerð tilboðsbóka og samskipti við Meet in

Reykjavík ambassadora.

Sigurjóna Sverrisdóttir. Sér um skipulagningu sýninga erlendis ásamt innlendum og erlendum viðburðum og samskipti við

Meet in Reykjavík ambassadora.

Sigurður Valur Sigurðsson. Sér um markaðs- og kynningarmál ásamt vefumsjón, tölfræðiverkefni og samskipti við

blaðamenn og nemendur.