Ao mexer com documentos escolares, estou lidando com vidas humanas !Com seres que sonham e aspiram. . .Que lutam, que brigam, que choram e que correm em busca de uma vida melhor !Minhas mãos podem construir !Minhas mãos podem edificar !Tão importante são os papéis que passam pelas minhas mãos e às vezes fico a pensar :-O que será da vida desse amanhã ?-Será que terá um futuro melhor ?-Será que para ele, surgirá um futuro melhor ?-Será que para ele, surgirá um novo sol ?Esse papel parece coisa tão fria e vazia / E a minha ?-Não ! A minha vida é cheia de amor !Eu sonho, eu choro, eu luto, eu brigo, eu corro,eu canto. . .!O papel que parecia frio tocando em minhas mãos ficou quente e colorido com cores dos sonhos do Josés e das Marias que trabalham durante o dia e que a noite estudam.Que correria !Sinto vivo o papel deles em minhas mãos, prometo a vocês Josés e Marias, que suas vidas não serão vazias !E com maior cuidado e atenção carimbo e assino os papéis, porém , eles nunca saberão que seus destinos estiveram em minhas mãos.

( Autor desconhecido)

Lei 9394/96 – Lei Darcy Ribeiro“Reflete sonhos e crenças e introduz mudanças relevantes na

vida educacional brasileira.”

Organização da Educação segundo a LDB

Educação Básica ( E.I , E.F, E.M ) Educação Superior

Modalidades de Ensino

Educação: (Especial,Indígena,a distância,EJA, Profissional )

Secretaria Estadual de Educação ( CEE )

Escolas Públicas Estaduais de E.I / E.F / E.MEscolas Particulares de E.F e E.M

Secretaria Municipal de Educação ( CME )

Escolas Públicas Municipais de E.I e E.F.Escolas Particulares de E.I ( creches e pré-escola)

O Secretário EscolarQuem é ?

Elo de ligação entre o administrativo e o pedagógico.Escritor da história da Instituição a partir da história do aluno.Aquele que articula, que se relaciona,transforma e transforma-se ;Colaborador do dia-a-dia, de forma silenciosa, para a melhoria da escola.

A Secretaria EscolarLocal onde concentram-se as maiores responsabilidades relativas à vida escolar do aluno e da própria Instituição.Local seguro,com instalações que possibilitem o desenvolvimento do trabalho.Centro das atividades administrativas.Base para a eficiência da gestão escolar.

Que Instituições necessitam investir um secretário ? Quem normatiza a investidura de secretário escolar ?

“Organize-se,o conceito de uma Instituição de Ensino passa pelo funcionamento de sua secretaria.”

Atribuições Básicas do Secretário Escolar:

Expediente Arquivo

Prepara, redige e expede correspondência administrativa interna.• Requerimentos•Cartas•Atas•Circulares •Relatórios•Memorandos,etc.

Classifica e guarda documentos de :• Escrituração escolar• Correspondência• Dossiês de alunos• Legislação de Ensino em vigor.

Arquivo escolarÉ o conjunto, rigorosamente organizado, com documentações e fatos relativos à escolaridade na escola que evidenciem ao mesmo tempo os aspectos legais e ensino vivenciado pelos alunos.

“Um documento mal arrumado pode ser um documento perdido.”

Del.CEE nº 239/99

Que tipos de arquivos encontramos nas Escolas :

Arquivo vivo – contém todos os documentos dos alunos matriculados no ano em curso, bem como, os que dizem respeito ao estabelecimento de ensino.

Pasta Individual dos alunos ( Ficha de matrícula,Certidão,Histórico Escolar,Declarações, foto. )Censo Escolar, Diários de Classe,Livros de matrícula,Pasta com legislação atualizada,Regimento escolar, P.P.P e Registro de freqüência.

Arquivo Permanente – contém as pastas dos alunos transferidos ou concluintes.

Documentos EscolaresSão caracterizados como:EventualTransitórioPermanente

Para ser plenamente eficiente, a secretaria deve ter:Pasta individual do aluno; Del.239/98Diários de Classe ou pauta de presença;Livro de Ata de resultados finais;Livro de Ata dos Conselhos de Classe;Livro de registro de certificados/diplomas;Arquivo Digital de matrícula;Certificados,Históricos escolares.requerimentos ,Boletins ( Todos com protocolo de entrega);Modelos de formulários e declarações diversos;Arquivo de Legislação;Arquivo de publicação em Diário dos alunos concluintes;Pasta de Termos de visita da Supervisão educacional Externa;Livro de protocolo para documentos Emitidos;Regimento Escolar e P.P.PArquivo de documentos expedidos e recebidos;Livro de Ata de Reuniões.

Escrituração Escolar

Conta a história da escola e do aluno,permanecerá através do tempo,dando autenticidade legal tanto à Instituição quanto à vida escolar dos alunos.Deve ser realizada com cuidado para evitar equívocos e assegurar sua fidedignidade.Algumas irregularidades na documentação escolar podem ser facilmente identificadas:

•Lacuna no histórico escolar do aluno por ausência de algum dado não informado.•Documentos com emendas, rasuras ou incorreções.•Documentação incompleta na ocasião da matrícula.•Declaração expedida comprovando a aprovação do aluno sem, no entanto,o mesmo ter logrado êxito.•Registros inadequados.•Carga horária incorreta.•Ausência das assinaturas do diretor e secretário.•Falsidade ideológica.•Divergência nas assinaturas.•Ausência de data na expedição de documentos.•Ausência de ano de conclusão do curso.

Documentos Escolares: DeclaraçãoAtestadoContrato de prestação de serviços educacionaisCertificado ou diploma.

Fique de olho !

Expede-se CERTIFICADO para os alunos concluintes do Ensino Fundamental e Médio nas modalidades regular ou Educação de Jovens e Adultos e do curso profissional de formação inicial e ainda,para conclusão de módulos de cursos profissionais de nível técnico.Expede-se DIPLOMA para os alunos concluintes de cursos de educação profissional técnica de nível médio ou para concludentes da formação mínima para o exercício do magistério, ofertada na modalidade normal.

Leis que nortearam a Educação no BrasilLei Data

( vigência )

Cursos Avaliação Tipos de registro

Reforma Gustavo Capanema

Até 1961 PrimárioExame de admissãoSecundário/GinasialColegial (Normal,científico. . )

Provas ( notas )2ª época

Certificado de conclusãoFicha Modelo 18 e 19Diplomas

Lei 4024/61

1961/1971 Primário – NíveisExame de admissãoGinasial,Normal,Científico e Clássico

Provas( notas )Exame de admissão2ª época

Certificado deConclusãoFicha Modelo 18 e19Diplomas

Lei 5692/71

1971/1996 1º e 2º grau Notas + freq.COCRecuperação

Histórico EscolarAtas dos COCCertificados de Conclusão

Lei 9394/96

1996 E.I / E.F/ E.M/ Ciclos Notas + freq.Dep. e Recla.

Histórico EscolarAtas dos COC/Cert.Concl.

Matrícula

É o processo pelo qual se efetiva o vínculo do aluno com a Instituição e será realizada pelo próprio ou responsável quando se tratar de criança menor de idade.

Poderá ser :InicialRenovadaPor Transferência

Alertas :Aluno vindo do exterior;Prazo para emissão de Documentação de Transferência;Matrícula cancelada.

Instituições que precisam necessariamente investir um secretário ?

Todas que necessitem expedir documentos e que tenham acima de 150 alunos.

Deliberação CEE nº 316/2010Publicada no D.O de 31/05/2010 , fixa normas para autorização e em encerramento de funcionamento de Instituições de ensino presencial da Educação básica, em todos os níveis e modalidades, e dá outras providências.

Deliberação CME nº 15/2007, fixa normas para autorização de creches e pré-escolas no Município do RJ