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ANTIRICICLAGGIO: NORMATIVA E MODALITÀ DI ADEMPIMENTI PER GLI
STUDI PROFESSIONALI
ANTIRICICLAGGIO: NORMATIVA E MODALITÀ DI ADEMPIMENTI PER GLI
STUDI PROFESSIONALI
Thomas KraicsovitsCommissione Antiriciclaggio
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Commissione Antiriciclaggio
10 Novembre 2014
Il reperimento ed il trattamento delle informazioni La registrazione e conservazione dei documenti Le Persone Politicamente Esposte (PEP) L’individuazione del titolare effettivo I rapporti con il trust ed entità analoghe Il controllo costante sui rapporti di durata Casi pratici
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Commissione Antiriciclaggio
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Premesse
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10 Novembre 2014
Art. 3Principi generali
1. Le misure di cui al presente decreto si fondano anche sulla collaborazione attiva da parte dei destinataridelle disposizioni in esso previste, i quali adottano idonei e appropriati sistemi e procedure in materia diobblighi di adeguata verifica della clientela, di segnalazione delle operazioni sospette, di conservazione deidocumenti, di controllo interno, di valutazione e di gestione del rischio, di garanzia dell'osservanza delledisposizioni pertinenti e di comunicazione per prevenire e impedire la realizzazione di operazioni di riciclaggioo di finanziamento del terrorismo. Essi adempiono gli obblighi previsti avendo riguardo alle informazionipossedute o acquisite nell'ambito della propria attività istituzionale o professionale.
2. I sistemi e le procedure adottati ai sensi del comma 1 rispettano le prescrizioni e garanzie stabilite dalpresente decreto e dalla normativa in materia di protezione dei dati personali.
3. Le misure di cui al presente decreto sono proporzionate al rischio di riciclaggio dei proventi di attivitàcriminose o di finanziamento del terrorismo in relazione al tipo di cliente, al rapporto continuativo, allaprestazione professionale, al prodotto o alla transazione.
4. L'applicazione delle misure previste dal presente decreto deve essere proporzionata alla peculiarità dellevarie professioni e alle dimensioni dei destinatari della presente normativa.
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Premesse
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Principio di collaborazione attiva(art. 3, comma 1)I destinatari degli obblighi antiriciclaggio devono collaborare attivamente alla prevenzione delriciclaggio dei proventi da attività criminose e del finanziamento al terrorismo, adottando idoneemisure e procedure per l’assolvimento degli obblighi di: adeguata verifica della clientela; conservazione dei documenti; segnalazione delle operazioni sospette; controllo interno; valutazione e gestione del rischio;Essi adempiono a tali obblighi utilizzando le informazioni possedute o acquisite nell’ambito dellapropria attività istituzionale o professionale.
Premesse
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Tutela dei dati personali: privacy(art. 3, comma 2)I destinatari devono adottare sistemi e procedure che rispettino le prescrizioni in materia diprotezione dei dati personali.
L’identificazione e registrazione costituiscono trattamento di dati personali, pertanto, l’informativa data ai clienti deve riportare, fra le finalità del trattamento, anche le “finalitàpreviste dalla normativa in materia di antiriciclaggio”
Nella tenuta dell’archivio occorre rispettare le misure di sicurezza in materia di protezionedei dati personali
Premesse
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Principio di proporzionalità(art. 3, comma 3)Le misure e le procedure di assolvimento degli obblighi antiriciclaggio devono essereproporzionate:
al maggiore o minore rischio di riciclaggio o di finanziamento al terrorismo, che l’operatoreravvisi in rapporto al tipo di cliente, al rapporto continuativo, alla prestazione professionale,al prodotto o alla transazione (c.d. Approccio basato sul rischio)
alla peculiarità delle varie professioni ed alle dimensioni dei destinatari degli obblighiantiriciclaggio (probabilità maggiore o minore che la propria attività, per sua natura, possacostituire il mezzo di azioni illecite in materia di riciclaggio o finanziamento al terrorismo)
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Art. 18Contenuto degli obblighi di adeguata verifica della clientela1. Gli obblighi di adeguata verifica della clientela consistono nelle seguenti attività:
a) identificare il cliente e verificarne l'identità sulla base di documenti, dati o informazioni ottenutida una fonte affidabile e indipendente;
b) identificare l'eventuale titolare effettivo e verificarne l'identità;
c) ottenere informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto continuativo o dellaprestazione professionale;
d) svolgere un controllo costante nel corso del rapporto continuativo o della prestazioneprofessionale.
Il reperimento ed il trattamento delle informazioni
Modalità di reperimento delle informazioni direttamente dalcliente
Modalità di reperimento delle informazioni da altre fontiinformative
Quantità, qualità e aggiornamento delle informazioniImplicazioni delle disposizioni sul trattamento dei datipersonali (persone fisiche e giuridiche)
Informazioni e modalità inerenti gli obblighi di astensione exart. 41 c.5
Il reperimento ed il trattamento delle informazioni
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Il reperimento ed il trattamento delle informazioni
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Tempistica (art. 22)Quando vanno assolti gli obblighi di adeguata verifica della clientela:
Per i nuovi clienti, al momento in cui è conferito l’incarico o è eseguital’operazione
Per i clienti già acquisiti, e ad incarico ancora in essere, gli obblighivanno assolti al primo contatto utile col cliente, fatta salva lavalutazione del rischio presente;
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Il reperimento ed il trattamento delle informazioni
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Come si effettua l’identificazione e di verifica dell’identità del cliente:(art. 19, comma 1, lett. a)
in presenza fisica del cliente (altrimenti verifica rafforzata art. 28; da parte di terziart. 29 e 30)
anche attraverso propri dipendenti o collaboratori
mediante un documento d’identità non scaduto (tra quelli indicati all’art. 3dell’Allegato Tecnico)
prima dell’instaurazione del rapporto continuativo o al momento in cui il clienteconferisce l’incarico di svolgere una prestazione professionale o di eseguire unaoperazione
quando il cliente è una società o un ente occorre verificare l’effettiva esistenzadel potere di rappresentanza nei delegati alla firma per l’operazione da svolgere
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Il reperimento ed il trattamento delle informazioni
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Per le persone fisiche i dati da acquisire sono:
nome e cognome
luogo e data di nascita
indirizzo della residenza o del domicilio
codice fiscale
estremi del documento di identificazione: tipo di documento, numero, autoritàemittente (es.: Comune di Roma). In caso d’uso del registro informatico: data diemissione.
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Il reperimento ed il trattamento delle informazioni
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Per società o enti i dati da acquisire sono:
denominazione della società o ente
sede legale
codice fiscale o partita iva
attività lavorativa svolta
esistenza del potere di rappresentanza in base a documentazione prodotta dalcliente:
certificato o visura camerale, delibera consiliare o assembleare, conferimento poteri di rappresentanza (procura) certificato rilasciato da ente competente
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Documenti validi per l’identificazione(art. 3, Allegato Tecnico)
Sono documenti validi per l’identificazione: la carta di identità il passaporto, lapatente di guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazionealla conduzione di impianti termici, il porto d'armi, le tessere di riconoscimento,purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate daun'amministrazione dello Stato (art.li 1 e 35, Dpr. 28/12/200, n. 445)
Il cittadino straniero, se non ha i documenti sopra indicati, deve esibireil passaporto o il permesso di soggiorno
Non è possibile avvalersi delle dichiarazioni sostitutive dell’atto dinotorietà o sostitutive di certificazione previste dagli artt. 46 e 47 Dpr.n. 445/2000
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Codice Fiscale Secondo l’art. 18, comma 1, lettera a) della L 231/2007 il soggetto destinatario della disciplina è
obbligato ad identificare il cliente e verificarne l’identità sulla base di documenti, dati o informazioniottenuti da una fonte affidabile e indipendente
Secondo l’art. 19, comma 1, lettera a) della L 231/2007 la verifica deve essere condotta attraverso ilriscontro di un documento di identità valido, che rientri nella lista di cui all’Allegato tecnico
L’art. 3 dell’Allegato tecnico all’art. 19 prevede che “sono considerati validi per l’identificazione idocumenti di identità e di riconoscimenti di cui agli articoli 1 e 35 del DPR del 28 dicembre 2000, n.445”. Detti articoli fissano gli elementi caratterizzanti i documenti idonei ad assolvere agli obblighi diidentificazione, ovvero: presenza della foto, timbro o altra segnatura equivalente, rilascio da parte diun’amministrazione dello Stato
QUINDIIl tesserino di assegnazione di codice fiscale non rientra nei documenti che risultano idonei ai fini dell’adempimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela. Tuttavia l’amministrazione disconosce validità a qualsiasi
modalità di calcolo dello stesso attraverso programmi o siti
Il reperimento ed il trattamento delle informazioni
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Il reperimento ed il trattamento delle informazioni
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Come si identifica e verifica il titolare effettivo(art. 19, comma 1, lett. b)
Contestualmente all’identificazione del cliente
Obblighi del cliente: è il cliente che deve fornire per iscritto al professionista, sotto lapropria responsabilità, le informazioni necessarie e aggiornate delle quali sia a conoscenzaper l’identificazione del titolare effettivo (es. nome e cognome, luogo e data di nascita,ruolo di partecipazione al capitale sociale) (art. 21); Dichiarazione scritta del cliente: atal fine, è opportuno che il professionista si precostituisca prova scritta, facendo firmare alcliente una dichiarazione scritta contenente le citate informazioni, da inserire nel Fascicolocliente; è opportuno, anche se non obbligatorio, acquisire dal cliente anche la copia deldocumento di identità del/dei titolare/i effettivo/i
Obblighi del professionista: indipendentemente dalle dichiarazioni del cliente, è compitodel professionista valutare se ritenere sufficienti o meno le informazioni ed eventualmente idocumenti prodotti dal cliente (approccio basato sul rischio)
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Il reperimento ed il trattamento delle informazioni
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Obbligo di astensione (art. 23 come modificato dal “secondo correttivo” al D.Lgs. 141/2010)
Laddove non sia possibile rispettare gli obblighi di adeguata verifica il professionista:
non può instaurare il rapporto continuativo né eseguire operazioni o prestazioniprofessionali, oppure
deve porre fine al rapporto continuativo o alla prestazione professionale, già in essere o incorso di realizzazione
deve restituire al cliente i fondi, gli eventuali strumenti o altre disponibilità finanziariericevute, liquidandone il relativo importo tramite bonifico su c/c bancario indicato dalcliente, accompagnando tale bonifico con un messaggio all’altra banca dove si indicache le somme sono in restituzione al cliente per impossibilità di rispettare l’obbligo diadeguata verifica clientela come da art. 18 comma 1
deve valutare se effettuare una segnalazione di operazione sospetta alla UIF, a normadell’art. 41 e prima di effettuarla deve astenersi dal compiere l’operazione sospetta
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La registrazione e conservazione dei documenti
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OBBLIGO DICONSERVARE
COPIA O RIFERIMENTI DEI DOCUMENTI RICHIESTI PER
L’ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA
I DOCUMENTI ORIGINALI O LE COPIE
DI OPERAZIONI E PRESTAZIONI
PROFESSIONALI
PER UN PERIODO DI 10 ANNI DALLA CESSAZIONE DEL RAPPORTO
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La registrazione e conservazione dei documenti
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Contenuto dell’obbligo (art. 36)
I professionisti hanno l’obbligo di conservare i documenti e di registrare le informazioni che hanno acquisito nell’assolvimento della procedura di adeguata
verifica della clientela, al fine di consentirne l’utilizzo per indagini aventi ad oggetto eventuali operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo,
ovvero per analoghe analisi effettuate dalla UIF o da altra Autorità competente
A differenza del passato, il legislatore disciplina separatamente:
obblighi di conservazione
obblighi di registrazione (non previsti dalla direttiva!)
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La registrazione e conservazione dei documenti
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REGISTRANO (E CONSERVANO PER UN PERIODO DI 10 ANNI)
CON RIFERIMENTOALLE PRESTAZIONI
PROFESSIONALI
CON RIFERIMENTO ALLE OPERAZIONI DI IMPORTO
PARI O > A15.000,00 EURO
TEMPESTIVAMENTE
E COMUNQUE ENTRO 30 GGDALLA FINE
DELLA PRESTAZIONE
E COMUNQUE ENTRO 30 GGDAL COMPIMENTODELL’OPERAZIONE
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La registrazione e conservazione dei documenti
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Art. 36Obblighi di registrazione
Con riferimento a tutte le operazioni di importo pari o superiore a € 15.000(indipendentemente dal fatto che si tratti di un'operazione unica o di più operazioni cheappaiono tra di loro collegate per realizzare un'operazione frazionata), i professionistidevono registrare:
la data dell’operazione la causale l’ importo dell’operazione la tipologia dell’operazione i mezzi di pagamento utilizzati i dati identificativi del soggetto che effettua l’operazione i dati identificativi del soggetto per conto del quale il cliente opera
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La registrazione e conservazione dei documenti
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Tempistica (art. 36)
Le informazioni di cui al comma 2 sono registrate tempestivamente e, comunque, nonoltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell'operazione ovvero all'apertura,alla variazione e alla chiusura del rapporto continuativo ovvero all'accettazione dell'incaricoprofessionale, all'eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni, o al terminedella prestazione professionale.
Secondo il CNDCEC il termine di 30 gg decorre:I. dall’accettazione dell’incarico professionaleII. dall’eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni (per le variazioni)III. dal termine della prestazione professionale (per la fine o la cessazione della
prestazione professionale)
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La registrazione e conservazione dei documenti
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In alternativa all’archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informativi (archivio unicoinformatico), i professionisti potranno istituire il registro cartaceo della clientela a finiantiriciclaggio nel quale conservare i dati identificativi del cliente.Il registro della clientela è numerato progressivamente e siglato in ogni pagina a cura delsoggetto obbligato o di un suo collaboratore delegato per iscritto, con l’indicazione alla finedell’ultimo foglio del numero delle pagine di cui è composto il registro e l’apposizione dellafirma delle suddette persone.Il registro deve essere tenuto in maniera ordinata, senza spazi bianchi e abrasioni.
formato e gestito per assicurare:
1. chiarezza, completezza e immediatezza delle informazioni2. conservazione secondo criteri uniformi3. mantenimento della storicità delle informazioni4. possibilità di desumere evidenze integrate5. facilità di consultazione
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La registrazione e conservazione dei documenti
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La documentazione nonché gli ulteriori dati e informazioni sono conservati nel fascicolorelativo a ciascun cliente (art. 38, co. 2)
È quindi possibile inserire in archivio anche dati non espressamente richiesti dalle norme chepotrebbero essere utilizzati, ad esempio, per giustificare le ragioni per cui non si è proceduto asegnalare un’operazione sospetta
In ogni caso si ritiene che nel fascicolo debbano essere conservati tutti i dati richiesti ai fini diuna adeguata verifica della clientela.
ATTENZIONE:Chi opterà per il registro cartaceo avrà la possibilità di rispondere alle richiestedi acquisizioni informative e documentali entro il termine di 3 giorni dallarichiesta. Tale possibilità non è contemplata per chi gestisce i dati a mezzoarchivio unico informatico
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La registrazione e conservazione dei documenti
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FASCICOLO CLIENTE
1. fotocopia documento di riconoscimento valido alla data; dell’identificazione 2. fotocopia codice fiscale;3. fotocopia partita iva;4. visura camerale (consigliato per le ditte individuali, obbligatorio per i soggetti diversi da persona
fisica per verificare il soggetto o i soggetti che hanno il potere di rappresentanza. Verbale CdA di nomina);
5. documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità di applicare obblighi semplificati di adeguata verifica o, al contrario, la necessità di ricorrere alla procedura rafforzata;
6. eventuale attestazione ex art. 30;7. copia del mandato professionale (in caso di conferimento verbale dell’incarico, é consigliabile
l’accettazione scritta per individuare la data d’inizio e l’oggetto della prestazione professionale);8. dichiarazione da parte del cliente sul titolare effettivo dell’operazione;9. eventuale ulteriore documentazione richiesta dal professionista per individuare il titolare effettivo.
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Utilizzo dei dati a fini fiscali (art. 36, comma 6)
I DATI E LE INFORMAZIONI REGISTRATE SONO UTILIZZABILI AI FINI FISCALI SECONDO LE DISPOSIZIONI
VIGENTI(Si pensi all’avvio di un accertamento sulla base dei datiregistrati in archivio o di una segnalazione di operazionesospetta. In caso di sospetta evasione l’amministrazionefinanziaria può emettere un verbale di accertamentonotificandolo al contribuente, il quale ai sensi della leggen.241/90 avrà diritto di accedere agli atti che hanno originato ilverbale (le registrazioni del professionista!)
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La registrazione e conservazione dei documenti
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La disciplina attuativa si coniugherà con le regole di tutela della privacy nel trattamento dei dati
Costituiscono “trattamento dei dati personali” ai sensi
dell’art. 4 co.1 lettera a) del D.Lgs. 196/03
Possono essere effettuate solo dagli “incaricati” nominati per iscritto in sede di adempimento ai dettami dell’art. 30 della normativa sulla privacy,che operano sotto
la diretta autorità del “titolare”o del “responsabile” del trattamento
Operazioni di identificazione, conservazione
dei dati in archivioe segnalazione
Soggetti responsabili dell’adempimento
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Le Persone Politicamente Esposte (PEP)
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Articolo 1, comma 2, lettera o)Persone politicamente esposte
«Le persone fisiche residenti in altri Stati comunitari o in Stati extracomunitari, che occupano o hanno occupato importanti cariche
pubbliche, nonché i loro familiari diretti o coloro con i quali tali persone intrattengono notoriamente stretti legami, individuate sulla base dei
criteri di cui all'allegato tecnico al presente decreto»
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Le Persone Politicamente Esposte (PEP)
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ALLEGATO TECNICOArticolo 1, comma 2, lettera o) Persone politicamente esposte1. Per persone fisiche che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliches'intendono:a) i capi di Stato, i capi di Governo, i Ministri e i Vice Ministri o Sottosegretari;b) i parlamentari;c) i membri delle corti supreme, delle corti costituzionali e di altri organi giudiziari di altolivello le cui decisioni non sono generalmente soggette a ulteriore appello, salvo incircostanze eccezionali;d) i membri delle Corti dei conti e dei consigli di amministrazione delle banche centrali;e) gli ambasciatori, gli incaricati d'affari e gli ufficiali di alto livello delle forze armate;f) i membri degli organi di amministrazione, direzione o vigilanza delle imprese possedutedallo Stato.In nessuna delle categorie sopra specificate rientrano i funzionari di livello medio oinferiore. Le categorie di cui alle lettere da a) a e) comprendono, laddove applicabili,le posizioni a livello europeo e internazionale.
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Le Persone Politicamente Esposte (PEP)
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2. Per familiari diretti s'intendono:a) il coniuge;b) i figli e i loro coniugi;c) coloro che nell'ultimo quinquennio hanno convissuto con i soggetti di cui alle precedentilettere;d) i genitori.
3. Ai fini dell'individuazione dei soggetti con i quali le persone di cui al numero 1intrattengono notoriamente stretti legami si fa riferimento a:a) qualsiasi persona fisica che ha notoriamente la titolarità effettiva congiunta di entità
giuridiche o qualsiasi altra stretta relazione d'affari con una persona di cui al comma 1;b) qualsiasi persona fisica che sia unica titolare effettiva di entità giuridiche o soggetti
giuridici notoriamente creati di fatto a beneficio della persona di cui al comma 1.
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Le Persone Politicamente Esposte (PEP)
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Gli adempimenti – Obblighi rafforzatiRapporti con PEP – art. 28, co. 5
sia cliente che titolare effettivo
rivestono importanti cariche pubbliche e sono considerate a maggior rischio di riciclaggio in quanto più esposte a fenomeni di corruzione
Nei rapporti con PEP devono essere stabilite adeguate procedure basate sul rischio per determinare se il
cliente è PEP (= fonti ufficiali, siti internet, data base) devono ottenere autorizzazione di un soggetto superiore responsabile, prima di avviare
il rapporto devono adottare ogni misura adeguata per stabilire l’origine del patrimonio e dei fondi
impiegati nell’operazione (= specifica attestazione del cliente) devono assicurare un controllo continuo e rafforzato del rapporto continuativo
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Valutazione del rischio – customer due diligence
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BASSO
RISCHIO MEDIO
ALTO
Obblighi semplificati (art. 25/26)
Obblighi ordinari
Obblighi rafforzati (art. 28)
Obiettivo
Associare a ciascun cliente un determinato livello di rischio
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L’individuazione del titolare effettivo
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Nuovi criteri di valutazione concernenti il cliente
Natura giuridica e caratteristiche del cliente: nel caso di cliente persona fisicaassumono specifico rilievo le cariche ricoperte in ambito politico-istituzionale,societario, in associazioni o fondazioni, soprattutto se si tratta di entitàresidenti in Stati extracomunitari diversi da paesi terzi equivalenti
Natura giuridica e caratteristiche del cliente: nel caso di cliente non personafisica rileva la finalità della sua costituzione, gli scopi che persegue e lemodalità attraverso cui opera per raggiungerli, nonché la forma giuridicaadottata. Assume forte rilievo la connessione del cliente non persona fisicacon entità residenti in ordinamenti non equivalenti sotto il profilo della lotta alriciclaggio o al finanziamento del terrorismo
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L’individuazione del titolare effettivo
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Nuovi criteri di valutazione concernenti il cliente
Attività svolte e gli interessi economici: rileva la riconducibilità delle attivitàeconomiche a quelle tipologie che per loro natura presentano particolari rischidi riciclaggio
necessarie specifiche cautele!
Esempi: attività economiche caratterizzate dalla movimentazione dielevati flussi finanziari, appalti, sanità, raccolta esmaltimento rifiuti, situazioni di difficoltà o debolezzaeconomica e finanziaria, particolari connessionicommerciali
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L’individuazione del titolare effettivo
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Nuovi criteri di valutazione concernenti il clienteArea geografica di interesse del cliente o della controparte: rilevano la
residenza o sede, il luogo di localizzazione dell’attività svolta o comunque degliaffari, specie se ingiustificatamente distanti dalla sede del destinatario.Assume inoltre rilievo la presenza nel territorio di fenomeni di illiceitàsuscettibili di alimentare condotte di riciclaggio o di finanziamento delterrorismo
Sono considerati, per quanto noti o conoscibili: Il grado di infiltrazione della criminalità economica I fattori di debolezza socio-economica o istituzionale I fenomeni di “economia sommersa” Le informazioni utili desumibili da fonti pubbliche quali, a titolo esemplificativo, le
relazioni di inaugurazione dell’anno giudiziario, quelle della Direzione NazionaleAntimafia, quelle del Ministero dell’Interno sull’attività della DIA e sull’attività delleForze di Polizia, etc.
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L’individuazione del titolare effettivo
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LA FIGURA DEL TITOLARE EFFETTIVO
Art. 1, co. 2, lett. u)
«la persona fisica per conto della quale é realizzata un’operazione o un’attività, ovvero, nel caso di entità
giuridica, la persona o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano tale entità, ovvero ne risultano beneficiari secondo i criteri di cui
all’allegato tecnico»
Allegato tecnico
• la/le persone fisiche che possiedono ocontrollano (direttamente o indirettamente)un’entità giuridica (partecipazione pari al 25% +1del capitale sociale)
• la/le persone fisiche che esercitano in altromodo il controllo sulla direzione di un’entitàgiuridica
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L’individuazione del titolare effettivo
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Il Provvedimento di Banca d’Italia del 3 aprile 2013 – Provvedimento recante disposizioni attuative in materia di adeguata verifica della clientela, ai sensi dell’art. 7, comma 2, del Decreto Legislativo 21 novembre 2007, N. 231 – fissa due ben determinate tipologie di
titolare effettivo:
La persona fisica o le persone fisiche per conto delle quali il cliente realizzaun’operazione titolare effettivo sub 1)
Nel caso in cui il cliente e/o il soggetto per conto del quale il cliente realizzaun’operazione siano entità diverse da una persona fisica, la persona fisica o lepersone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano l’entità ovverone risultano beneficiari titolare effettivo sub 2)
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L’individuazione del titolare effettivo
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I destinatari adottano misure ragionevolmente appropriate per la verifica dei daticoncernenti il titolare effettivo sub 2) alla luce del profilo di rischio del cliente, del rapportoo dell’operazione
Quando sussiste un basso rischio di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo, laverifica relativa al titolare effettivo sub 2) può essere effettuata acquisendo unadichiarazione di conferma dei dati relativi al titolare effettivo sottoscritta dal cliente, sottola propria responsabilità
La verifica dei dati sul titolare effettivo può avvenire successivamente all’instaurazionedel rapporto purché siano assunte adeguate misure per impedire che vengano effettuateoperazioni nelle more della verifica
La verifica dei dati sul cliente, sull’esecutore e sul titolare effettivo può avvenire dopol’instaurazione del rapporto, qualora ciò sia necessario per non interrompere la normaleconduzione degli affari e risulti un basso rischio di riciclaggio e comunque entro trentagiorno dall’instaurazione del rapporto
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L’individuazione del titolare effettivo
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COME
• E’ SVOLTA IN PRESENZA DEL CLIENTE
DA CHI
• PROFESSIONISTA
O ANCHEATTRAVERSO
PROPRI
• DIPENDENTI O COLLABORATORI
MEDIANTE QUANDO
• CONTESTUALMENTE ALL’IDENTIFICAZIONE DEL CLIENTE
• L’ADOZIONE DI MISURE ADEGUATE E COMMISURATE ALLA SITUAZIONE DI RISCHIO PER COMPRENDERE LA STRUTTURA DI PROPRIETA’ E DI CONTROLLO DEL CLIENTE
• LA RICHIESTA DI DATI PERTINENTI AL CLIENTE (dichiarazione scritta)
• INFORMAZIONI ACQUISITE IN ALTRO MODO
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Individuazione del titolare effettivo sub 2)
Nel caso in cui il cliente sia una società il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche che, in
ultima istanza, possiedono o esercitano il controllo diretto o indiretto del cliente
Nozione di controllo ex art 2359 codice civile: Tutte le persone fisiche che hanno il possesso o il controllo diretto o indiretto di una percentuale superiore al
25% del capitale o dei diritti di voto Se una percentuale superiore al 25% del capitale o dei diritti di voto è controllata da persona giuridica, il
titolare effettivo deve essere individuato nella persona fisica che, in ultima istanza, esercitano il controllo sutale soggetto. Tale criterio deve essere applicato per ogni persona giuridica che possiede o controlla più del25%
Il titolare effettivo può rinvenirsi in uno o più soggetti preposti all’amministrazione della società. Talecircostanza è fondamentale quando non ricorrano nessuna delle precedenti condizioni
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Tranne particolari e ben determinati casi – ad esempio società quotate in borsa – il titolare effettivo esiste sempre.
Non si rende necessaria l’individuazione del titolare effettivo per i soggetti che beneficiano dell’adeguata verifica semplificata
I destinatari degli obblighi di adeguata verificapossono astenersi dal proseguire nella ricercadel titolare effettivo quando, risalendo la catenadi controllo, individuino come controllante unsoggetto diverso da persona fisica che, sefosse cliente, sarebbe sottoposto al regime diadeguata verifica semplificata
L’individuazione del titolare effettivo
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L’individuazione del titolare effettivo
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SOCI di II°LIVELLO
SOCI di I°LIVELLOCLIENTE
SOCIETA’
PF 5%
PG 25%PF 50%
PF 50%
PG 70%
PF 70%
PF 20%
PG 10%
TITOLAREEFFETTIVO
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L’individuazione del titolare effettivo
SOCI di II°LIVELLO
SOCI di I°LIVELLOCLIENTE
SOCIETA’
PF 5%
PG 25%PF 50%
PF 50%
PG 70%
PF 30%
PF 40%
PF 30%
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TITOLARIEFFETTIVI
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L’individuazione del titolare effettivo
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SOCI di II°LIVELLO
SOCI di I°LIVELLOCLIENTE
SOCIETA’
PF 5%
PG 25%
PF 50%
PF 50%
PG 70%
PF 20%
PF 20%
PF 20%
PF 20%
PF 20%
In questo caso si dovràconsiderare anche l’esistenzadi altri rapporti in base ai qualile persone fisiche esercitanoil controllo sulla direzione delcliente quali ad esempio:
patti parasociali; socio di riferimento in virtùdi rapporti familiari tra ipartecipanti al capitalesociale; persona fisica che controllala società che esercita attivitàdi direzione e coordinamentosul cliente);ecc.
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I rapporti con il trust ed entità analoghe
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Particolarità:Per le fondazioni, i trust e le organizzazioni non profit in generale il titolareeffettivo va individuato:
a. Nelle persone fisiche beneficiarie del 25% o più del patrimonio dell’entequalora i futuri beneficiari siano già stati determinati. In caso contrario,qualora i beneficiari non risultino ancora determinati nella categoria dipersone nel cui interesse principale è istituito o agisce l’ente
b. Nelle persone fisiche che esercitano il controllo, anche di fatto, sul 25% o piùdel patrimonio dell’ente ovvero siano titolari di una percentuale di votisuperiore al 25%
c. In uno o più soggetti preposti all’amministrazione, in considerazionedell’eventuale influenza esercitata sulle decisioni
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I rapporti con il trust ed entità analoghe
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UIF- Comunicazione prot. N. 1113197 del 2 dicembre 2013L’UIF pone un focus sui Trust, che se istituiti da soggetti:
Parallelamente, la collocazione del Trust al vertice di una catena partecipativa ol’esistenza di stretti rapporti tra tra disponente e trustee possono insospettire ilprofessionista, inducendolo a segnalare l’operazione come sospetta
Elemento di sospetto
Insolventi e/o in difficoltà finanziaria Indebitati con l’amministrazione finanziaria Sottoposti a procedure fallimentari o di crisi Sottoposti ad indagini Con incarico di trustee conferito a soggetti privi
delle capacità di svolgere attività di gestione Reticenti nel rilasciare documentazione ed
informazioni
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Il controllo costante sui rapporti di durata
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Ai sensi dell’art. 18 del DLgs. 231/2007, gli obblighi antiriciclaggio di adeguataverifica della clientela consistono anche nello «svolgere un controllo costantenel corso del rapporto continuativo o della prestazione professionale»
Per quanto riguarda il controllo costante, l’art. 19, comma 1, lett. c) del DLgs.231/2007 precisa che «lo stesso si attua analizzando le transazioni conclusedurante tutta la durata della prestazione professionale in modo da verificareche esse siano compatibili con la conoscenza che si ha del proprio cliente,delle sue attività commerciali e del suo profilo di rischio, avendo riguardo, senecessario, all’origine dei fondi e tenendo aggiornati i documenti, i dati o leinformazioni detenute.»
Il controllo costante sui rapporti di durata
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BASSO
MODALITA’ ORDINARIA
CONTROLLO COSTANTE CASO PER
CASO
MEDIO
MODALITA’ ORDINARIA
CONTROLLO COSTANTE
PREFISSATO
ALTO
MODALITA’ RAFFORZATE
CONTROLLO COSTANTE
RIGOROSO E FREQUENTE
Assolvimento obbligo in base al rischio
Il controllo costante sui rapporti di durata
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AN
ALI
ZZA
RE ANALISI DELLE
TRANSAZIONI CONCLUSE DURANTE TUTTA LA DURATA DEL RAPPORTO VE
RIF
ICA
RE CHE LE TRANSAZIONI SIANO COMPATIBILI:• Con la conoscenza
del cliente• Con le sue attività
commerciali• Avendo riguardo
all’origine dei fondi
AG
GIO
RN
AR
E DOCUMENTIDATIINFORMAZIONI DETENUTE
Il controllo costante sui rapporti di durata
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Tramite il controllo costante, il professionista mantiene aggiornato il profilo del cliente e ha la possibilità di individuare eventuali anomalie che dovessero verificarsi
nel corso della prestazione professionale
Sulla base dei risultati dei monitoraggi effettuati, il professionista potrà decidere di:
integrare il fascicolo della clientela con l’acquisizione di ulteriore documentazione e/oaggiornando le informazioni già disponibili
modificare il profilo di rischio e la periodicità dei controlli modificare il tipo di obbligo di adeguata verifica attribuito al cliente inviare una segnalazione di operazione sospetta, nel caso in cui durante il controllo
vengano individuate significative anomalie porre fine al rapporto continuativo o alla prestazione professionale
Il controllo costante sui rapporti di durata
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La normativa antiriciclaggio lascia ai soggetti obbligati un certo margine didiscrezionalità nella definizione delle procedure da adottare per lo svolgimentodel controllo costante
Può essere utile attivare procedure automatiche che permettano di segnalare al professionista la scadenza di documenti, poteri di
rappresentanza, ovvero prevedere verifiche periodiche programmate di eventuali inclusioni in liste emanate al fine di contrastare il
finanziamento del terrorismo internazionale.
Il controllo costante sui rapporti di durata
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Richiesta scritta con impegno del cliente a comunicare la variazione dei dati ivi indicati
Richieste periodiche di aggiornamento dati
Automatismi per aggiornamento dati: scadenze documenti identificazione, termine rinnovo cariche sociali, etc
Incontri periodici con il cliente soprattutto quando si presentano situazioni di criticità
Istruire personale di studio
Annotare le informazioni acquisite negli incontri con il cliente
Eventuale designazione responsabile monitoraggio
Attività di monitoraggio in relazione al grado
Casi pratici
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Operazioni proposte o prospettate a condizioni palesemente diverse da quelle di mercato (cessione diramo d’azienda, conferimenti, ecc)
Operazioni incongrue (ad es. cliente che intende acquistare una partecipazione in società italiana per iltramite di una società off shore, ovvero una società di modeste dimensioni che intende acquistare unafinanziaria)
Cliente che fraziona in svariati pagamenti e a soggetti diversi Interposizione di società o soggetti persone fisiche che non ne hanno le capacità (prestanome, parenti,
ecc) Flussi finanziari in contropartita con soggetti con sede in paesi black list Operazioni contabili aventi come scopo o effetto quello di occultare disponibilità finanziarie (fatture
false, costi fittizi, ecc) Operazioni di natura finanziaria con caratteri e per importi incoerenti rispetto al profilo
economico/patrimoniale e all’attività esercitata (ad es. operazioni su conti intestati a familiari, amanti,segretarie, appropriazione indebita per prelevamenti con carte di credito, ecc)
Richiesta di finanziamenti effettuata sulla base di atti o certificati di dubbia autenticità
Casi pratici
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Aree critiche:Area delle fatture di acquisto (fatture false etc)
Area delle fatture di vendita (fatture false etc)
Area delle modalità di pagamento
Area dei finanziamenti dei soci
Area dei pagamenti di terzi soggetti estranei al cliente
Area delle modalità di copertura delle perdite
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ININ
Grazie per l’attenzione
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