ANNUAL REPORT 

2018/2019 

 

 2 

 

 

 

The preparation of this report has been financed through the U.S. Department of Transportation’s 

Federal Highway Administration. This document is disseminated under the sponsorship of the New York 

State Department of Transportation in the interest of information exchange. The contents of this report 

reflect the views of the authors who are responsible for the facts and accuracy of the data presented 

herein. The contents do not necessarily reflect the official views or policies of the Federal Highway 

Administration or the State of New York. This report does not constitute a standard, specification, or 

regulation.

 

 

 

 

 3 

Annual Progress Report 2018/2019 

The 511NY Rideshare program serves travelers across New York State by providing transportation information, 

tools, and services to support and encourage the use of sustainable transportation. The 511NY Rideshare 

program publishes quarterly progress reports throughout the year. This report provides a summary of program 

highlights and program outcomes from the fourth quarter (April 1, 2019–June 30, 2019) as well as from the 

entire Program Year (PY) 2018/2019, which covers July 1, 2018 through June 30, 2019. The report includes call‐

out boxes that feature testimonials and stories of both employers and commuters who benefit from the 

program’s services. 

Program Highlights The 511NY Rideshare program assisted employers, 

commuters, and other program partners with a wide 

range of solutions to everyday transportation 

challenges throughout the year.  PY 2018/2019 began 

with 511NY Rideshare playing an active role through 

the summer months, which included assisting with 

numerous new‐hire events; providing commute 

planning assistance for applicants and new hires at 

Amazon, Northwell Health, and others; and registering 

them for 511NY Rideshare for ongoing support. 511NY 

Rideshare also supported universities with orientation 

and academic year kick‐off events by assisting student 

commuters with finding sustainable options for getting to and from class. In support of the annual Car Free 

Day event in September, 511NY Rideshare hosted events in September, providing additional opportunities that 

successfully introduced sustainable commute options and traveler information services available via 511NY 

Rideshare. In October and November, 511NY Rideshare once again successfully leveraged open enrollment 

season by working with employers to broaden the scope of their employee health benefits fairs to include 

transportation benefits, and to make the connection between health, wellness, and active transportation. 

Specifically, 511NY Rideshare actively assisted employers with planning and attending benefits fairs through 

October and November to educate employees about transportation options and commuter benefits. In the 

winter months, 511NY Rideshare offered contingency travel planning services in response to two winter 

storms and in preparation for five planned construction projects across the Bronx. In the spring, 511NY 

Rideshare leveraged several national promotions, hosting transportation day events in celebration of Earth 

Month in April and Dump the Pump Day in May and assisting partner agencies with promotion and 

administration of the Green Your Commute Challenge, which began in May and continued during the summer 

of 2019. Complementing these commuter assistance efforts, 511NY Rideshare continued promotion and 

PY 2018/2019 Performance Outcomes  22,452 new members 

130,629 total members 

42 vanpools in operation 

12,962 employers/program partners supported 

1,385 active employers/program partners 

PY 2018/2019 Program Impacts  4,697,559 SOV trips averted 

136,621,339 miles averted 

54,649 metric tons of greenhouse  gases avoided 

 

 

 4 

administration of the Clean Air NY program throughout the year by conducting outreach and providing 

notifications about Air Quality Action Days. To support the commuter assistance efforts, 511NY Rideshare 

worked on adding a “single trip” feature to the rideshare 

system; redesigned and updated several pages of the 

website; solicited donations from supporting program 

partners to thank new members for transitioning to 

sustainable modes; promoted the program via social 

media, email communications, and other digital outreach 

efforts; implemented a paid social media campaign; and 

continued promotion of the Clean Air NY program 

through outreach to program partners.  

 

In addition to operational activities, 511NY Rideshare 

continued work on strategic planning and planning for 

operations efforts, including conducting a tri‐annual Program Participant Placement Rate Survey, conducting 

ongoing research and synthesis of emerging mobility efforts via the Innovative Mobility Monitor, creating the 

statewide bicycle map, developing the Connected Corridors and Unified Upstate Plan, forming a 

Transportation Systems Maintenance & Operations (TSMO) concept, building the multimodal Park and Ride 

facility database, and assembling the Future of 511 strategic plan.  

 

511NY Rideshare program efforts yielded a statewide total of 22,452 new members and provided ongoing 

support and information to 130,629 members in total. Additionally, the program supported a fleet of 42 

vanpools. 511NY Rideshare also provides support services to nearly 13,000 employers and program partners 

and customized technical assistance to 1,385 members. All totaled, combined efforts resulted in nearly 5 

million trips averted, more than 135 million miles of vehicle travel deterred from New York roadways and 

more than 50,000 metric tons of greenhouse gas emissions averted.  

Program Performance 511NY Rideshare monitors program performance to quantify and demonstrate outcomes from the program 

activities. Program performance is measured by the number of new members acquired in the program year, 

the total number of members who have remained members in the program, and the number of members who 

have utilized individual program services, such as vanpooling and Park and Ride services. Appendix A describes 

methodologies used to calculate program performance, outcomes, and impacts. 

New Members (Statewide): The 511NY Rideshare system is available across the state, and individuals can 

become new members by registering online via the 511NY Rideshare website or program partner portals, or 

What Our Members Are Saying 

“In addition to enjoying the company of my carpooling partner, it's great to both save money on fuel and know that we are doing what we can to contribute less to air pollution. Our commute still takes just as long, because there are no HOV lanes on either the Belt Parkway, Cross Island Parkway or Grand Central Parkway on our route, but having somebody in the car to talk to makes the ride seem shorter. Also, during snowy winter weather, it's nice to have somebody to help dig out the car after work.”‐‐Jacob, Nassau County 

 

 

 5 

they may choose to sign up at outreach events by filling out a registration form (paper or tablet) at the event 

tables. Individuals can also become new members through a batchload process.1  

The 511NY Rideshare system is available statewide, although it is used more frequently in areas where there 

are organizations with resources to publicize it widely or where residents are more reliant on the system and 

related services. The downstate regions consistently yield most of the new members due to population size, 

the well‐established outreach program and related events, employer relationships, and the need for 

commuting options. As support in the upstate regions expands, the ratio of new members from outside the 

downstate area is expected to continue growing. 

In the fourth quarter of PY 2018/2019, 511NY Rideshare gained 8,198 new members through transportation 

day events (TDEs), online and portal registrations, and company‐wide batchloads—bringing the annual total 

new members to 22,452. This is the most new members in a given year since the program’s inception, 28% 

more new members than last year, and 125% more new members than the first year of the current contract. 

Table 1 compares new members acquired in PY 2018/2019 with new members acquired in all previous years of 

the current contract. 

Table 1. New Members (Statewide), Year‐to‐Year Comparison 

PY 2015/2016  PY 2016/2017 PY 2017/2018  PY 2018/2019 % Change 2015‐2019

New Members  9,979  16,781  17,525  22,452  125% 

The significant increase in total new members for the year is due to an increase in outreach opportunities in 

the first quarter and sustained improvement in matching outreach opportunities with potential members’ 

needs. Specifically, the annual Car Free Day promotion, new‐hire events at Amazon and Northwell Health, 

continued support at college orientations at the start of the academic year, and increased presence and 

support through open enrollment all led to high numbers of new members. 

When registering, members can sign up for one or more services, including carpool, vanpool, or bicycle 

matches, starting a new vanpool, transit information or personalized itineraries, matches for emergencies only, 

or Clean Air NY information and updates. As the system evolves, users will be able to indicate interest in other 

services as well (e.g., Single Trip Ridematching). Table 2 provides a breakdown of the individual services for 

which new members registered. 

 1 Batchloading occurs when an employer provides a list of its employees and has 511NY Rideshare upload all of them, eliminating some of the registration steps and speeding up the overall process 

 

 

 6 

Table 2. Program Services Registered 

Services # of New Members Registering for Each 

Service*

Carpooling 6,962

Vanpooling 667

Transit 3,046

Match‐Me‐in‐Emergencies 12

Guaranteed Ride Program 340 

Clean Air NY 3,663 

*Members can register for more than one service, so the sum of the services do not equal the total new members. 

Over the years, 511NY Rideshare has seen a pattern in the derivation of new members. The majority of new 

members are a result from outreach events, a trend that has continued. Table 3 shows total members by 

region, and illustrates the correlation between membership, outreach, and promotion over the years. As 

support services for upstate regions continue to expand, the 511NY Rideshare program expects to see a 

corresponding growth in the number of new members for those regions. 

Table 3. Membership, by Region 

Region Membership, as a % of 

Statewide Total Outreach Conducted 

R1 Albany  3.0%  Support Provided 

R2 Utica  0.0%   

R3 Syracuse  0.1%   

R4 Rochester  0.1%   

R5 Buffalo‐Niagara  2.4%  Support Provided 

R6 Hornell  0.3%   

R7 Watertown  0.0%   

R8 Hudson Valley  14.7%  Full Outreach Staff 

R9 Broome‐Tioga  0.3%  Support Provided 

R10 Long Island  32.0%  Full Outreach Staff 

R11 New York City  37.1%  Full Outreach Staff 

Other*  10.0%   

 *Members from out of state or missing address information. 

 

 

 7 

Total Membership: With the continued evolution of the rideshare system, specifically with the addition of 

ongoing features and services like vanpooling, Guaranteed Ride Program (GRP), trip tracking, and “Match‐Me‐

in‐Emergencies,” members have reason to remain a member—even after they have found carpool matches or 

transit assistance. Members can track their trips and earn rewards, participate in seasonal promotions, learn 

about new services, receive information updates on transportation disruptions and Air Quality Action Days, 

and more. Accordingly, the database size has continued to grow over the years. As of June 2019, membership 

reached 130,629 members—a 19% increase since the conclusion of the previous program year. The table 

below shows the total membership size, as of the end of each program year in the current contract. 

Table 4. Membership Size, by Program Year 

2015/2016  2016/2017  2017/2018  2018/2019 

78,856  93,374  109,488  130,629 

 

Vanpool Services (Downstate): The 511NY Rideshare 

program provides comprehensive vanpool services that 

range from promotion of vanpooling as a commute option 

to coordination and formation assistance, route planning, 

and financial assistance with vanpool leases and tolls. To 

promote and form vanpools, 511NY Rideshare meets with 

employers and their employees to discuss vanpooling 

options (who drives, whether the vanpools are leased by 

individuals or sponsored by companies, where to meet 

and park cars, etc.) and then facilitates leasing of vans 

through a vanpool leasing company (Enterprise). 511NY 

Rideshare conducted regular promotional activities, 

including conducting cluster analyses and hosting zip 

code luncheons. 

Each NYSDOT region in the state is responsible for 

vanpool services in its respective region and each of 

them customizes vanpool support to meet its members’ 

needs. Services and outcomes in this report reflect 

activity in the three downstate regions (R8, R10, R11); 

future reports will include services and outcomes from 

additional regions as the 511NY Rideshare program 

support services continue to expand statewide. Members of the new Coast Guard vanpool on Staten Island. 

What Our Members Are Saying 

“I was tired of driving in traffic nightly. My eyesight 

was horrible during the winter months when it got 

dark early. Now I sit back and relax with my tablet. I 

only drive my car less than a mile from where our 

driver drops us off…Knowing that if my daughter 

got sick and I had a way to get home to her 

definitely made a difference in joining the vanpool. 

It gives me peace of mind knowing that I’m not 

stuck here at work if I need to leave.” – Cathy, 

Leviton employee, on vanpooling and GRP, which 

she learned about through 511NY Rideshare 

 

 

 8 

In November 2018 511NY Rideshare collaborated with 

Enterprise to form a new vanpool with the U.S. Coast 

Guard on Staten Island. In March 2019 511NY Rideshare 

collaborated with Enterprise to form a new vanpool with 

the Stony Brook Southampton Hospital. In June 2019, 

511NY Rideshare formed a second new vanpool with the 

U.S. Coast guard. 

As of the end of June 2019, 41 vanpools were in 

operation in the three downstate regions (R8, R10, R11).  

Despite the net reduction in total vanpools over the past 

year, the current vanpool fleet averted nearly 6 million 

vehicle miles of travel (VMT) (5,966,468 miles) and 

reduced 97,124 single occupancy vehicle (SOV) trips.  

   

Members of the new Stony Brook Southampton Hospital 

vanpool. 

 

 

 9 

Program Partner Outreach  

The 511NY Rideshare program offers a comprehensive 

set of transportation services, including support services 

for more than 13,000 employers and other program 

partners, and provides tailored transportation technical 

assistance to over 1,600 employers (including 

universities and hospitals) and other partners. Program 

staff meet one‐on‐one with employers, universities, 

hospitals, local government agencies, transit agencies, 

and other stakeholders to offer technical assistance and 

to discuss transportation solutions. Program staff also 

host TDEs at worksites, universities, hospitals, new hiring 

events, health fairs, farmers markets, and other 

community events, to interface directly with commuters. 

They answer questions, offer transportation solutions, 

and register new members. They also accelerate the 

implementation of transportation programs and 

benefits, and the adoption of emerging mobility 

strategies by coordinating and facilitating opportunities 

that might fit their needs. Additionally, outreach staff 

assist vanpool and GRP members and implement 

campaigns. 

Throughout the year, 511NY Rideshare accomplished the 

following:  

Held 535 program partner meetings to provide 

technical assistance and adoption of transportation 

programs, benefits, and emerging mobility strategies 

Hosted 583 TDEs, yielding 15,235 new members  

Launched 17 new portals  

Implemented two batchloads of 3,614 new members 

Managed incentive programs to encourage program 

partner and individual participation, including the 

GRP, Preferential Parking, and seasonal promotional 

events throughout the year, such as Car Free Day, 

Earth Month, and Green Your Commute 

Program Partner Highlight – Amazon 

The opening of the new Amazon Fulfillment Center on Staten Island was a boon for the local economy but caused headaches for its workers. The location selected for the center is poorly served by transit and expensive by car for those commuting off‐island from Brooklyn, Manhattan, the Bronx, and other points. To address these transportation issues, Amazon turned to the 511NY Rideshare program.  

The 511NY Rideshare staff provided solutions to ease the commute for Amazon employees. Outreach staff participated in more than 50 events, including job fairs for potential applicants and transportation day events for employees, to provide information about travel options. Through these events, outreach staff collected 2,571 carpool applications and 2,559 applications for transit assistance. The 511NY Rideshare program also provided Amazon with  a customized rideshare portal (www.511nyr.org/amazon), printed program materials, and transit information brochures. Amazon also promoted the portal on employee lanyards. 

In addition to program outreach and marketing services, 511NY Rideshare is providing technical assistance to Amazon, which has included a proposed on‐site preferred parking program for employees who carpool and a feasibility study of first/last mile solutions. The feasibility study analyzed the time and costs for various commute options for work trips originating within Staten Island (and off island) and provided recommendations to Amazon for addressing its employees’ commuting challenges. 

 

 

 10 

Program Partner Meetings and Onsite Transportation Technical Assistance: The 511NY Rideshare outreach 

team meets one‐on‐one with employers, universities, hospitals, municipalities, and other program partners 

to assist with solutions for a range of transportation initiatives and challenges. 511NY Rideshare provides 

tailored solutions for challenges such as company relocations, interest in reducing carbon footprints, lack of 

parking, commuter tax benefits, transportation options for those without cars, construction updates, 

transportation‐related emergency preparedness and updates (e.g., transit or roadway disruptions), and more. 

Program staff urge employers to host TDEs (to encourage registrations in the rideshare system), implement 

campaigns and commute challenges (to incentivize employees to try sustainable commute options), and 

implement customized program partner portals (to encourage employees, students, and others to engage with 

the 511NY Rideshare program by providing easy access to the 511NY Rideshare system via other websites). For 

PY 2018/2019, 511NY Rideshare held 535 meetings with employers to provide technical assistance. Figure 1 

summarizes technical assistance provided, by topic. More than one topic may be discussed with one employer. 

Because hosting TDEs is a proven way to assist commuters directly, it is not surprising that it is the leading 

topic that the outreach teams discuss with employers. Providing general program information to employers 

and program partners is also understandably a leading topic, given that 511NY Rideshare continually strives to 

add new employers and program partners to the program. Although emergency preparedness, telework, and 

LEED certification are all shown as 0% in the chart below, these topics were each discussed with a few 

employers. 

Figure 1. Technical Assistance Provided, by Topic 

 

36%

14%10%

7% 7% 6% 5% 5% 3% 3% 1% 1% 1% 0% 0% 0%

 

 

 11 

Preferential Parking: When providing onsite transportation technical assistance, 511NY Rideshare has a comprehensive set of potential solutions for program partners’ various transportation needs and challenges. Lack of parking and/or complying with local ordinances are challenges faced by many companies and they often request guidance, solutions, and implementation assistance. Therefore, 511NY Rideshare developed an all‐inclusive preferential carpool and vanpool parking program. Preferential parking spaces near the building or entrance are set aside for carpoolers and vanpoolers, incentivizing commuters to carpool or vanpool. This year, 511NY Rideshare assisted several program partners with establishing preferential parking programs – a total of 14 spaces thus far, including St. Mary’s Hospital, North Shore University Hospital, and Southampton Stonybrook Hospital. Program staff assisted with guidance for employers on how to verify occupancy, providing signs, promoting the availability of preferential parking to staff and students—and hosted onsite transportation events to raise awareness and answer questions. North Shore University is now planning to expand the number of spaces in the fall, and 511NY Rideshare is assisting five additional employers with establishing new programs.   

What Our Members Are Saying 

 

 “I heard of 511 and was able to find a ride there…You meet people. You have conversations. The drive doesn’t seem as long. We all save money, preserve the environment and decrease the number of cars on the road as well as in the parking garage!”– Julien, Northwell employee, on finding his first carpool partner through the 511NY Rideshare ridematching platform and utilizing the 511NY Rideshare ‐ Northwell preferred carpool parking spaces  

“I live in Scarsdale; Alexandra 

lives in White Plains. We’ve 

been carpooling for a year 

together. It’s nice, we talk about 

work and we get work done! 

And the best part is that we get 

a parking pass, so we get close 

parking!” – Tom, IBM employee, 

on how his commute has 

improved since he started 

carpooling with a coworker 

after meeting her at a 511NY 

Rideshare Transportation Day 

 

 

 

 12 

Transportation Day Events: 511NY Rideshare supported or hosted 583 TDEs in PY 2018/2019. These events 

yielded 15,235 new members.  

Table 5. Transportation Day Events Summary PY 2018/2019 (July 2018–June 2019) 

NYSDOT Region Number of 

TDEs New Members from TDEs 

1 (Albany/Capital District)  9  80 

3 (Central New York/Rochester)  1  0 

5 (Buffalo‐Niagara)  15  102 

6 (Southern Tier)  3  45 

8 (Hudson Valley)  124  2,215 

9 (Broome‐Tioga)  1  12 

10 (Long Island)  191  4,665 

11 (New York City)  239  8,116 

All Regions  583  15,235 

 

Member Batchloads: 511NY Rideshare works with employers and other program partners to encourage their 

employees to become 511NY Rideshare members, so that they can take advantage of program services and 

tools, such as rideshare matching. Batchloading occurs when an employer provides a list of its employees and 

has 511NY Rideshare uploads all of them to the 511NY Rideshare platform; this eliminates some of the 

registration steps for the commuter and speeds up the overall registration process, as well as increases their 

matching potential. In PY 2018/2019, 511NY Rideshare conducted two batchloads, one with the corporate 

headquarters of Modern Italian Bakery on Long Island and one with the White Plains Hospital in the Hudson 

Valley. A large portion of the employees who work for the Modern Italian Bakery speak English as a second 

language, so registering these employees as a group eased the process. White Plains Hospital has a parking 

challenge that is becoming increasingly challenging; with 511NY Rideshare assistance, the hospital has 

implemented several commute programs to encourage employees to carpool and/or vanpool, including 

parking cash‐out incentives. To complement these incentives and to facilitate matches, White Plains Hospital 

also batchloaded all of its employees. Combined, these batchloads added 3,614 new members to the 511NY 

Rideshare program. 

 

 

 

 13 

Seasonal Promotions: 511NY Rideshare supports and leverages several promotional campaigns that share 

program objectives, such as reducing traffic congestion and improving air quality, in an effort to register new 

members and provide ongoing commute assistance going forward. 

Details and outcomes from each of the seasonal promotions are 

provided below. 

Car Free Day is an annual promotion that takes place the whole month 

of September. The Metropolitan Transportation Authority initiated the 

promotion five years ago as a way to engage the public about utilizing 

non‐car (or even “car light”) options. The promotion encourages 

individuals to pledge to become “car free” or “car light” on Car Free Day, 

and then recognizes leading municipalities, companies, and 

colleges/universities based on the number of pledges received.  511NY 

Rideshare has continued to leverage outreach opportunities through Car 

Free Day‐related activities and as a result, has seen significant growth in 

new members. In PY 2018/2019, 229 employers promoted Car Free Day, 

resulting in 1,474 new members.  

Earth Month is an annual celebration in April. Each year, businesses, 

universities, hospitals, and other program partners hold 

sustainability‐focused information fairs and events. 

511NY Rideshare co‐hosts many of these events, taking 

advantage of the opportunity to promote sustainable 

transportation options. Earth Month consistently yields 

the highest number of TDEs and new members. During 

April 2019, 511NY Rideshare hosted 95 events (26 more 

events than in April 2018 and the highest number of 

events to date) that yielded 2,893 new members—a 

13% increase over Earth Month 2018. 

Stony Brook Student and 511NY Rideshare member at an 

Earth Month Event. 

 

 

 14 

As in previous years, 511NY Rideshare supported 

the annual Green Your Commute (GYC) event, held 

in the month of May. However, in 2019 GYC 

organizers elected to extend the event beyond the 

month of May and host a summer‐long trip tracking 

challenges, called the Green Your Commute 

Challenge (GYCC), which uses the 511NY Rideshare 

Trip Tracker. 511NY Rideshare outreach hosted 17 

TDEs throughout May, to register new members 

and inform them of the summer‐long challenge. 

511NY Rideshare also created a GYCC website, and 

adapted the 511NY Rideshare Trip Tracker to enable electric vehicle trips (see the Technology section for more 

information on the development work). As of the end of June 2019, 56 municipalities, agencies, and schools 

were set to participate in the GYCC and 462 individuals registered to become 511NY Rideshare members and 

track their trips as part of the Challenge. Of those 462 individuals who registered, 67 began tracking their trips 

in the 511NY Rideshare Trip Tracker. As of the end of June, the trips tracked amounted to 17,304 in VMT 

reductions and more than 12 metric tons of emissions reductions.  

Digital Outreach: Digital outreach is a new strategy for the 511NY Rideshare program that hybridizes the 

current member support function with virtual outreach. In the Buffalo‐Niagara region (Erie and Niagara 

Counties), the digital outreach strategy was branded as “Commute Perks with Go Buffalo‐Niagara” and ran 

during the month of December 2018. Using the e‐rewards vendor TangoCard, threshold‐based incentives of 

$10 rewards cards were offered to users who tracked at least 10 trips in the Trip Tracker and to users who 

referred a registrant to 511NY Rideshare. TangoCard distributes rewards via email and allows users to choose 

from dozens of brands and nonprofits with which to spend their reward, either online or in stores. 

Announcements about Commute Perks were distributed via email to stakeholder networks as well as to 2,660 

active 511NY Rideshare members residing or working in Erie or Niagara Counties. The digital outreach strategy 

resulted in 17 participant engagements, 15 new members who self‐registered with complete profiles, and 14 

members who redeemed rewards for a total cost of $140. Thirteen members tracked 251 trips that reduced 

1,205 vehicle miles and burned more than 11,000 calories by walking and biking.  

   

 

 

 15 

Portals (Statewide): 511NY Rideshare offers bespoke portals to program partners to increase availability and 

awareness of the rideshare platform. The portals are customized websites that are designed to coordinate 

with and be linked from program partner websites or intranets, and that have localized transportation 

information and a direct login for the rideshare system.  

511NY Rideshare offers three types of portals—employer 

portals, university portals, and community portals. Most 

are employer portals, which are customized to serve 

employees of one company at one or multiple worksites. 

Some of the portals are community portals, which are 

customized to serve travelers who live or work in a 

particular community and are distinct from portals that 

have been customized for an individual employer or 

organization. These community portals include local 

transportation options, real‐time traffic and transit 

conditions, Park and Ride lots in the area, and more. 

Other portals developed for universities and colleges 

include transportation options for faculty and staff that 

are different from those offered for students. After 

portals are launched, program partners promote the 

portals and the 511NY Rideshare services internally to their employees, students, and constituents. 511NY 

Rideshare assists with promotion through TDEs and email communications, as well as content updates on the 

portals, such as emergency notifications. 511NY Rideshare launched 17 new portals throughout the year. 

Table 6. Portals Launched, Program Year 2018/2019 

Region 8, Hudson Valley  Region 10, Long Island  Region 11, New York City 

Children’s Village  Cold Spring Harbor Labs  Amazon 

Dobbs Ferry School District  Family & Children’s Association  Brooklyn College 

Jawonio, Inc.  Long Island Equal Opportunity Center  Lehman College 

Ossining Union Free School District  Northwell Health  Queens College 

Vassar College (Students)  Village of Bayville  St. Mary’s Hospital 

  Viscardi Center  Wyckoff Medical Center 

What Our Members Are Saying 

“It takes about an hour and 20 minutes door to door. Last summer, I lived 45 minutes away and I had to drive. I felt way more tired even though my commute was a little less time. I had to actually focus on the road, I couldn’t work while I was commuting. Now, if I want to nap, I can take a nap on the bus or the train… There have been times where I’ve had to leave work at 10:30pm, and at that point I’ve considered taking the Guaranteed Ride to the train station, but even then, the trains don’t run that often, so I’d have to wait there alone super late for a full hour, so I’ve taken the Guaranteed Ride straight to my apartment in Manhattan. For me (I’m a young girl), it’s been a safety thing, so it has been really helpful. It has really saved me.” –Kristina, IBM 

 

 

 16 

To date, 511NY Rideshare supports 160 

program partner portals; Appendix C 

includes the full list of portals in operation. 

GRP (Downstate): Commuters considering 

a switch from driving alone to an alternate 

higher occupancy commute often cite 

concerns about what to do in the case of a 

personal emergency or unplanned 

overtime. Like numerous programs around 

the country, 511NY Rideshare offers a GRP 

that provides an “insurance plan” to 

commuters who take transit, carpool, 

vanpool, or bicycle to work. Should an 

emergency occur, 511NY Rideshare GRP 

reimburses members for a ride via taxi, 

rental car, or ride‐hailing company (Uber 

or Lyft) to get home or to their place of 

emergency quickly. 

511NY Rideshare outreach staff promote 

the GRP as part of their regular 

communications about taking alternative 

transportation. Those who register in the 

511NY Rideshare system can also register 

for the GRP (although are not required to), 

but all those who register for the GRP are 

automatically registered as new members 

in the 511NY Rideshare program. The GRP 

is implemented slightly differently in each 

NYSDOT region given the local 

transportation options (e.g., taking a taxi 

in R11/Manhattan may not be as quick as 

taking the subway, so transit is often used 

in lieu of a taxi). The entire downstate 

area (R8, R10, and R11) has access to a 

GRP. Other regions throughout New York 

State also have GRPs, but 511NY 

Program Partner Highlight – Brooklyn College 

The City University of New York (CUNY) has over 270,000 students enrolled at 25 campuses throughout New York City’s five boroughs. CUNY’s mission, since 1847, has been to provide quality, accessible education. One of the ways CUNY honors the commitment to accessibility is through its long‐standing partnership with 511NY Rideshare. 511NY Rideshare has also developed a customized transportation portal with a link to the rideshare matching system. Nearly 3,000 students and faculty have registered in the 511NY Rideshare matching system. 511NY Rideshare regularly visits each of the college campuses to provide transportation information to students and faculty, including the Brooklyn College, due to its sustainability initiative. The mission of Brooklyn College's sustainability initiative is to create an overarching culture of sustainability throughout the entire campus community by raising awareness of, engagement in and commitment to reducing our carbon footprint through campus‐based education, research, operations, community‐based collaboration, and service.  

Most recently, 511NY Rideshare launched a Student Rideshare Portal for Brooklyn College, in advance of Bike Month 2019. To promote the new resource, 511NY Rideshare staffed their Sustainability Fair and secured a local bike store, Larry’s Bike Shop, to donate bells, lights and gift cards to raffle to students. 511NY Rideshare also staffed their outdoor Health Fair in May and will be the leading transportation information provider at the Sustainability Department’s fair in August. 

 

 

 17 

Rideshare does not manage the daily operations at this time. As 511NY Rideshare continues to expand support 

to upstate regions, this report will incorporate GRP progress in additional regions. 

The downstate regions added 1,119 new GRP members throughout the year. There are currently 10,518 GRP members. Table 7 shows the number of GRP members by region. 

Table 7. Guaranteed Ride Program Members by Region, June 2019 

NYSDOT Region  GRP Total Membership 

8 (Hudson Valley)  360 

10 (Long Island)  4,857 

11 (New York City)  5,301 

All Regions  10,518 

 

   Guaranteed Ride Program – Innovation & Cost Reductions 

The GRP has offered emergency rides home via taxi, rental car, or transit.  In 2018, 511NY Rideshare began piloting the use of ride‐hailing companies (Uber and Lyft), in order to offer faster and more convenient services when members need it most – in an emergency.  When choosing a ride via Uber, members can use their existing Uber app and simply toggle their account to the 511NY Rideshare account (see screenshot, right).  The ride will be charged to the GRP so the member does not have to pay out of pocket.  When choosing a ride via Lyft, members simply call member services and they solicit a ride on the member’s behalf.  The administrative applications have reduced 511NY Rideshare staff time for review and verification, due to real‐time dashboards and automated limitations of the ride origins.  Furthermore, the program has realized a 69% reduction in costs per mile for the rides taken since the launch.  

 

 

 

 18 

Marketing and Communications 

511NY Rideshare promotes program services to partners 

and customers through a diversified marketing and 

communications strategy, including maintaining and 

updating the 511NY Rideshare program website, 

cultivating an active social media presence, designing 

and developing program materials, and distributing e‐

communications (such as mass emails, quarterly e‐

newsletters, and air quality updates). 

Throughout the year, program staff continued promotions of the 511NY Rideshare program through the 

following activities:  

Promoted 511NY Rideshare via the website, social media channels, and promotional materials, including 

development of a video 

Implemented website enhancements, including supporting the partners page, the member benefits page, 

mobile responsive features, frequently asked questions (FAQ) pages, and the commuter spotlight page 

Launched targeted paid advertising campaigns to increase program awareness, driving users to the 

website and encouraging member registration 

Launched Supporting Partners Program to accept donations to be used for giveaways and prizes as part of 

the Affinity Framework 

Launched a new marketing and communications platform, Marketing Cloud Social Studio, which leverages 

customer relations management (CRM), to improve targeted communications with 

members 

Conducted market research to identify nontraditional TDM markets in upstate regions 

Promoted the Clean Air NY program and designated new community partners, campus 

partners, and champion partners 

Program accomplishments and updates are described below.  

511NY Rideshare Promotions: 511NY Rideshare promotes the program on a daily basis. 

Activities include publishing organic posts to social media channels (Facebook, Instagram, 

LinkedIn, and Twitter) and promoting TDEs, seasonal events, and promotions. Social media 

posts also included stories of 511NY Rideshare members to demonstrate the real benefits that 

other commuters realize through the program, as well as stories about how 511NY Rideshare 

PY 2018/2019  Marketing and Communications Results 

245,498 unique website visits 

161,210 social media views 

Marketing and Communications Activities 

474 posts to social media 

28 member email communications 

7 program partner e‐newsletters 

 

 

 

 

 

 19 

assists employers and other program partners. These efforts 

increase brand awareness for the program, which help to develop 

loyalty and trust in the community. 511NY Rideshare also 

communicates directly with members and employer partners via 

email, including quarterly newsletters.  

At the start of the year, 511NY Rideshare added ride‐hailing 

companies (e.g., Uber, Lyft) to the Guaranteed Ride Program to 

offer quicker and more accessible rides to members in cases of 

emergencies, as well as to reduce overall costs for the GRP. Since 

the launch of TNCs in the GRP, 511NY Rideshare 

has seen a 69% decrease in costs per mile in 

TNCs versus taxis (see the GRP inset in the 

Program Partner Outreach section).  511NY 

Rideshare promoted the new services, including 

producing marketing materials and an e‐blast. 

The e‐blast had one of the highest open rates 

among members (at 32%) and the conversion 

rate (the number of people who clicked on the 

link to the Uber landing page and then signed up) 

was 80%.  

511NY Rideshare developed a video to promote 

the program. The video tells the story of a 

commuter who needs to wake up early every day 

to have time to drive alone to work, sitting in 

traffic congestion; that same commuter then discovers the 511NY Rideshare 

program and begins carpooling. As a result, the 

commuter is more rested and happier. The video was 

posted to all of the 511NY Rideshare social media 

channels and was viewed more than 8,000 times on 

Facebook alone.  511NY Rideshare social media posts. 

511NY Rideshare video. 

 

 

 20 

Website Enhancements: In addition to routine maintenance, 

the marketing team redesigned and updated content on 

several pages, including improvements to the employer 

page, a new Quick Match results page, improvements to the 

log in/registration page, added mobile phone responsive 

features, and updated FAQ and Member Benefits pages.  

511NY Rideshare also conducted a major reorganization to 

the site by consolidating separate regional websites. 

Previously, 511NY Rideshare had maintained regional pages 

for different geographic areas in the state, with heavy 

emphasis on the downstate pages. Website visitors used to 

navigate to their region by clicking on a map, but this 

organization caused confusion for some existing and 

prospective members and also required the team to 

maintain multiple sites. To keep the 511NY Rideshare 

website content updated, fresh, and engaging—and to 

simplify the navigation for members—511NY Rideshare 

began work on consolidating the regional sites into one 

statewide site on which each of the pages has information 

about all regions throughout the state. 511NY Rideshare first 

developed wireframe mockups for new website navigation and content pages and then completed migration 

of the downstate pages to the statewide site in the winter of 2019, ensuring all necessary and non‐duplicative 

content was retained.  

Consolidated 511NY Rideshare statewide. 

b it

 

 

 21 

Carpool Matching Widget: The carpool matching widget allows 

other websites to offer the “Find a Carpool” feature, further 

extending 511NY Rideshare’s presence on other websites. 

When travelers enter an address or zip code into the widget’s 

search box, they are directed to their relevant search results, 

hosted on the 511NY Rideshare website. 511NY Rideshare 

deployed the first version of the 511NY Rideshare carpool‐

matching widget, and secured the first program partner, Bard 

College, to host the widget on its site.  

Paid Advertising: Paid advertisements on social media enable 

low‐cost, targeted marketing to support various program 

efforts. 511NY Rideshare can run advertisements that are 

targeted to specific geographic locations based on different 

transportation services available and needs of commuters in 

those areas.  

In September 2018, paid advertisements were placed to 

promote emergency preparedness in the Southern Tier Region 

and to drive membership to the 511NY Rideshare website in the 

Syracuse region. Both ad campaigns were launched in 

September, and the marketing team began drafting a creative strategy brief for 

the next paid media campaign aimed at expanding options outside of Facebook 

lead generation ads.  

In November and December 2018, 511NY Rideshare conducted a paid social 

media campaign relating the emotional aspects of transportation demand 

management (TDM) with everyday commuting. The two target audiences were 

everyday commuters and human resources representatives. The marketing 

team promoted the ads to human resources representatives as a member 

benefit to offer their employees. 511NY Rideshare was promoted on Google 

Ads and Facebook for daily commuters, and on LinkedIn for human resources 

representatives. Messaging included “Time to stop for coffee? Yes please!” and 

“Want to be home for bedtime stories?” to tug at the heartstrings of busy 

professionals seeking a better work/life balance and reduce the risk of 

employee burnout. The campaign delivered 4,472,508 impressions across 

Facebook, LinkedIn, and Google and delivered 39,756 clicks overall. Since then, 

Paid media advertisement. 

Carpool widget on the Bard College website 

 

 

 22 

the 511NY Rideshare team has been integrating this type of messaging in our regular social media posts and 

overall program collateral. 

Affinity Framework: The Affinity Framework is a comprehensive strategy for: (1) attaining new members, (2) 

fostering a sense of allegiance to retain members, and (3) increasing members’ participation in additional 

program services and campaigns over time. The framework is based on the premise that although individuals 

do not change behavior quickly or decisively, incentives can help to foster behavior change, which is a cyclical 

process that happens incrementally over time and which has the potential to open new opportunities to 

connect and engage with members. The efforts for the Supporting Partners Program and the website 

enhancements are working toward establishing the Affinity 

Program. 

Supporting Partners: As part of the Affinity Framework, the 

Supporting Partners initiative encourages organizations to partner 

with 511NY Rideshare by offering in‐kind donations or discounts as 

a way for organizations to contribute to their community and to 

511NY Rideshare’s mission to reduce traffic congestion and improve 

air quality in New York State. 511NY Rideshare successfully secured 

a multitude of donations that were then offered to prospective and 

existing members for their use of sustainable commute modes. 

Outreach teams offered donated items at TDEs and in exchange for 

participation in commuter challenges and seasonal promotions. 

Donations included discounts on car rentals and carsharing, free 

bicycle rentals, museum passes, and more. A full list of donations is 

included in Table 8. 

   

New 511NY Rideshare member who received 

New York Transit Museum passes. 

 

 

 23 

Table 8. Supporting Partners, Secured Donations 

Supporting Partner  Donation  Value* 

 Discounts on Car Rentals and Carsharing 

Varies, depending on rental/sharing 

 

Buy‐One, Get‐One entrée cards (500 total) 

$4,000 

 

eCertificate for the purchase of a Foods of NY Tours Experience 

$114 

 

$20 Gift Certificates (10 total)  $200 

All‐day bike rentals for two (20 total) 

$1,440 

 

10 of each of the following (50 total): 

10% off your next dinner  $5 Commons cash, towards a $10 minimum purchase 

$10 towards lunch for Two  Free Margarita Pizza with minimum $20 purchase 

Two Free Happy Hour Special Drinks 

$150 

 

Annual Membership for two people, valid at reciprocal locations: NY Hall of Science/Queens, Staten Island Children’s Museum, Newark Museum, Intrepid Museum, and Brooklyn Children’s Museum (10 total) 

$750 

 

Guest Passes (4 total)  $64 

 

 

 24 

Supporting Partner  Donation  Value* 

 

Free Appetizer with Entrée coupons (1,000 total) 

$10,000 

 

$25 Gift Certificates to Larry’s Cycle (2 total) and bicycle bells (60 total) 

$647 

 

Bicycle Bells (25 total) and Bicycle Lights (25 total) 

$425 

 

General Admission Bronx Zoo Tickets (4 total) 

$92 

 

Individual game tickets (10 total) 

$150 

TOTAL  $18,032 

 *Dollar amounts approximated based on average values. 

Marketing and Communications Platform: 511NY Rideshare launched a new marketing and communications 

platform that leverages the CRM developed for the Employer/Program Partner Outreach, and also includes a 

social media management feature. Together with the CRM, this marketing and communications platform 

integrates member engagement data with the rideshare system database, revealing trends and opportunities 

and enabling 511NY Rideshare to encourage long‐term behavior change. Specifically, the platform enables the 

team to: 

Send personalized and automated emails to different segments of 511NY Rideshare members, 

customized to individual member preferences and commuting habits, about specific program tools, 

services, and promotions;  

Send automated life‐cycle email communications; 

Send automated follow‐up email communications by placing individual members in personalized 

“journeys” so that messages and services offered are based on specific member criteria and responses 

or actions to preceding emails; 

Consolidate multiple separate communications systems currently being utilized (such as Vertical 

Response, MailChimp, and Campaigner);  

Streamline social media promotional efforts.  

 

 

 25 

Table 9 shows the specific features of the CRM, Marketing Cloud, and Social Studio and provides examples of 

marketing campaigns and/or communications efforts that have already been conducted or are scheduled to 

launch in summer/fall of 2019 using these personalized and automated features. 

 Table 9. CRM, Marketing Cloud, and Social Studio Efforts 

Marketing Cloud/Social Studio Feature 

Examples of Marketing/Communications Efforts Leveraged 

Personalized and Automated Messaging 

Members receive automated emails after they take a GRP ride, notifying them of their remaining balance;  

Members can request personalized travel itineraries based on their individual commutes to prepare for construction‐related roadway closures;  

Members can request personalized notifications suggesting specific commute changes in response to Air Quality Action Days or construction‐related road closures. 

Automated Life Cycle Messages 

To date, members received a welcome email after registering; going forward, they will receive the welcome email and subsequent emails based on actions taken, such as running a match list, frequency of logging in, gamification (e.g., contests, competitions and loyalty opportunities); 

Members who have been batchloaded will receive occasional emails with their personalized travel itineraries to encourage membership activation and shifts toward more sustainable commutes; 

Members who are employed by organizations with portals will receive occasional emails with updated personalized travel itineraries, new services/tools, other transportation updates to keep them engaged in the program. 

Automated follow‐up email communications that are fully dependent on previous responses or actions taken 

511NY Rideshare will launch a new refer‐a‐friend campaign in the fall that will automatically send reply emails, complete with reward codes, to members who refer a friend;  

511NY Rideshare will send annual email messages to GRP members, requesting confirmation of their sustainable commute mode and their answers will be automatically fed back into the member CRM; 

511NY Rideshare will send occasional email messages to employers asking them about transportation programs or benefits offered, and their responses will be automatically fed back into the employer/program partner CRM. 

Consolidation of disparate communications platforms 

To date, 511NY Rideshare had used one system for communicating with members after registration (life cycle), another system for communicating with members who have signed up or are participating in individual services like the GRP (personalized messages), and yet another system for text messages—this new system allows for consistent messaging/formatting and one seamless process. 

Streamlined social media efforts 

511NY Rideshare set up an administrative calendar to schedule, manage, and automatically post coordinated social media messages across all social media platforms (e.g., LinkedIn, Twitter, Facebook, Instagram). 

 

 

 

 26 

Market Research: Historically, the majority of 511NY Rideshare members come from downstate where there 

are many commute options and staff can provide information at in‐person TDEs, through employers, etc. In an 

effort to increase engagement and membership with 511NY Rideshare in upstate New York, 511NY Rideshare 

conducted extensive market research to develop marketing strategies and effective messaging for hard‐to‐

reach, nontraditional TDM markets, including those with mobility challenges, low income and/or 

disadvantaged populations, and those living in transit deserts. 511NY Rideshare conducted in‐depth interviews 

with representatives of public and private human service agencies throughout upstate New York, analyzed 

studies conducted by local organizations, and inventoried services available in selected suburban and urban 

markets. By helping to improve efficiency and fill gaps in technology, 511NY Rideshare can help human service 

organizations expand capacity without significant increases in investment. Specific strategies and tactics were 

developed for each type of human service organization, and these strategies and tactics will be implemented 

in PY 2019/2020. 

Clean Air NY  

Clean Air NY is a recognition program designed to 

encourage transportation‐related air quality efforts among 

individuals and organizations with the goal of improving air 

quality in New York State by reducing the number of 

vehicle miles traveled. The purpose of Clean Air NY is to 

educate the public about improving air quality and to 

develop a network of individuals, employers, employees, 

universities, and community organizations committed to 

taking action to help reduce air pollution by making small behavior changes (e.g., public transportation, 

refueling after dark, walking, biking).  

In PY 2018/2019, program staff conducted the following Clean Air NY activities:  

Air Quality Action Days (AQADs): AQADs are days when the air quality is projected to be poor; typically, the 

majority of AQADs occur in the summer because high temperatures exacerbate pollution. When the air quality 

is projected to be poor, an AQAD is called and the Clean Air NY team sends notices to employers and the public 

so they can reduce or eliminate polluting activities, such as driving alone. There were 14 AQADs in PY 

2018/2019; 12 AQADs occurred in the summer of 2018 and two in the spring of 2019. The Clean Air NY team 

disseminated AQAD notifications via emails, texts, website and social media posts. The team also developed a 

script for member support and talking points for outreach staff to increase awareness of and registrations for 

AQAD notifications.  

Clean Air NY Partner Recognition Awards: Clean Air NY and the outreach teams work with employers to 

implement programs and benefits at their workplace or organization to encourage sustainable commuting and 

other “clean air” activities among employees and customers. When employers and program partners 

Clean Air NY by the Numbers PY 2018/2019 

14 Air Quality Action Day updates 

3,663 new individual partners 

3 new employer champions 

6 new campus partners 

15 new community partners 

70 outreach events 

 

 

 27 

implement at least the minimum number of programs, they are recognized as Clean 

Air NY partners (Employer Champions, Campus Partners, or Community Partners). 

Throughout the year, the Clean Air NY team recognizes organizations, preparing 

awards and marketing materials for Clean Air NY award presentations. In 

PY 2018/2019, Northwell Health, New Heritage Rehabilitation Center and St. Mary’s 

Hospital became Employer Champions. Northwell Health and St. Mary’s Hospital 

installed preferred parking signage as part of their efforts toward Champion 

recognition. Table 10 below lists all the organizations who earned a Clean Air NY 

recognition.   

Table 10. Clean Air NY Recognition Awards, 2018/2019 

Clean Air NY    Recognition Level 

Organizations Recognized 

Employer Champions 

Northwell Health 

New Heritage Rehabilitation Center 

St. Mary’s Hospital 

Campus Partners 

Columbia‐Lamont Earth Observatory 

Mount Saint Mary College 

Lehman College 

Columbia University Morningside 

SUNY Orange 

Community Partners 

Town of Ossining 

Verizon Wireless Downstate 

City of Long Beach 

Uptown Boogie Bicycle Coalition 

City of Yonkers Sustainable Westchester 

Girl Scouts of Nassau County 

America Green Solar 

Hudson Valley Green Drinks 

Nicotra Group 

U.S. Green Building Council, Long Island Chapter 

Power Market 

American Lung Association 

Earth Day Initiative 

United Nations Federal Credit Union 

Clean Air NY Outreach: Staff held outreach meetings with Columbia University, Northwell Health, the City of 

Long Beach, ConEd, Girl Scouts of Nassau County, Adelphi University, Underwriters Laboratories, D3, Lehman 

College, Suffolk County Community College, Verizon Wireless Downstate, Westchester Community College, 

Adelphi University, Teachers Federal Credit Union, Town of Ossining, Pace University, SUNY Orange, Citi Bike, 

United Nations Environment Programme, Nicotra Group, Uptown boogie Bicycle Coalition, City of Long Beach, 

amongst many other partners in the Downstate regions, to discuss becoming a Clean Air NY Partner. 

St. Mary’s Hospital 

preferred parking. 

 

 

 28 

Emergency Preparedness and Response The 511NY Rideshare program assists commuters with planned and unplanned emergencies throughout the 

year, including transit disruptions, extreme weather conditions, major events, and construction projects. In 

PY 2018/2019, 511NY Rideshare began preparing for a series of construction projects that will take place over 

the next several years and affect major thoroughfares throughout the Bronx. 511NY Rideshare initiated 

development of a construction information website that will be maintained and updated throughout the 

duration of the projects. The website will include a list and map of upcoming instruction improvements, links 

to tools, and services such as transit routing suggestions, the 511NY Transit Trip Planner, vanpool information, 

traffic cameras, Park and Ride maps, and social media feeds. 511NY Rideshare outreach staff began providing 

information to the network of employers and program partners and offered additional assistance with 

contingency travel planning, and TDEs. 

   

Bronx Construction Website 

 

 

 29 

Technology Nearly every aspect of the 511NY Rideshare program is supported by a technological component, including the 

Fusion Connect platform, mobile app, public websites, and portals. 511NY Rideshare maintains and enhances 

these technology components in an effort to provide accessible services to members.  

In PY 2018/2019, 511NY Rideshare focused on the following technology components:  

Implementing server improvements and configuring Fusion Connect development environment 

Single Trip Ridematching 

Mobile app enhancements 

Trip Tracker Enhancement (tracking electric vehicles) 

CRM System 

Web Pattern Library 

Bike Map 

More information on each of these efforts follows.  

Server Improvements: To support the advanced features of Single Trip and the new regional website layout, 

511NY Rideshare continued the server migration process to move the rideshare platform and websites to an 

upgraded server. Program staff set up a new Fusion Connect development server and completed analysis of 

existing features to ensure they will function properly. Staff subsequently updated portlets, themes, and 

layouts and concentrated on those necessary to produce the regional template. To support the advanced 

features of Single Trip and the new regional website layout, 511NY Rideshare completed the migration to the 

new Fusion Connect server, including post deployment testing and portlet updates. This includes new versions 

of all the components that go into creating Fusion Connect: themes, portlets, etc. This upgraded Fusion 

Connect server brings new potential opportunities and its general look and feel is improved, but much of the 

advantages are in the improved capabilities. Utilizing new features and themes, the Home, FAQ, GRP, Member 

Benefits, and Employer pages were redesigned. 

 

 

 30 

Single Trip Ridematching: 

Historically, regional rideshare 

matching programs have been 

designed to provide matches for 

recurring trips—trips to and from 

work, school, etc. However, many 

non‐recurring trips could also be 

shared, such as trips home from 

college on weekends or trips 

to/from a concert or sporting 

event. Upstate program partners 

had identified this need as 

particularly critical to the 

successful deployment in 

university settings, to support 

weekend rides home or individual 

trips for campus events. Based on 

this feedback, 511NY Rideshare began preparations for a single‐ride match function in PY 2017/2018. 511NY 

Rideshare program staff first gathered additional information from stakeholders to develop technical 

requirements and conceptual wireframes. Staff followed with a technical review of the requirements 

document and developed proposed phases for development. In PY 2018/2019, 511NY Rideshare began 

development work, including making modifications to the rideshare database to support Single Trip 

ridematching and refactoring existing stored procedures, beginning work on refactoring the existing 

ridematching service layer, merging the employer address table into a generic address table, and altering the 

current commute information from recurring to single trips. In the spring of 2019, the development team 

began designing the user interface, including the capability for users to manage multiple trips—both recurring 

and single trips—in a new trip management area. The Single Trip feature is scheduled to launch in early fall 

2019.  

Mobile App Enhancements: 511NY Rideshare developed an iOS and an Android mobile app for the 511NY 

Rideshare program in 2016 and completed enhancements to these apps in 2017 based on user feedback. The 

app was available for download in the Apple iTunes and Android Google Play stores in the spring of 2017. 

Program staff continued to make enhancements to the Android and iOS mobile apps to facilitate better user 

experience. In the first quarter, program staff created a pop‐up notification for the operating systems, which 

prompts users to indicate whether they took a trip and tracks that trip without opening the app.  

Single‐trip ridematching user‐interface mock‐ups. 

 

 

 31 

Electric Vehicle Trip Tracker Enhancement: In 2018, New 

York State Department of Energy Conservation (NYSDEC) 

initiated an annual promotion called “Green Your Commute 

Day.” For 2019, NYSDEC sought to expand the one‐day 

event throughout the summer by implementing a summer‐

long trip tracking competition component and promoting it 

as “Green Your Commute Challenge.” The summer‐long 

competition will encourage municipalities, state agencies, 

and SUNY and CUNY schools to demonstrate their climate 

leadership through a trip tracking challenge—from June to 

August—to see whose employees can reduce the most 

greenhouse gas emissions (GHGs). Throughout the 

summer, employees are encouraged to use a more 

sustainable mode of transportation to get to work and log their trips with 

the 511NY Rideshare Trip Tracker.  

The challenge will allow several sustainable, or “green” modes to be 

eligible, including driving electric vehicles (EVs). EVs were not an available 

mode initially in the Trip Tracker so to meet NYSDEC’s request, 511NY 

Rideshare added the EV mode tracking capability to both the mobile apps 

(iOS and Android) and the web version. The Trip Tracker report was also 

enhanced to capture logged EV trips. Although the EV trip tracking was 

initially added to support the challenge, this update can support other 

efforts or promotions that 511NY Rideshare collaborates with in the future. 

Customer Relations Management (CRM) System: To support the employer 

and partner outreach efforts, 511NY Rideshare began researching options 

in PY 2017/2018 for an improved way to keep track of program partner 

contacts, meeting dates, follow‐up actions, and outcomes to enhance 

reporting. Program staff surveyed TDM programs from across the country, 

inquiring about systems used, costs, likes and dislikes, and requirements. 

Based on feedback from peer organizations and program staff who 

interface directly with employers and other partners, program staff then solicited demonstrations and pricing 

from individual software vendors before selecting a web‐based system from Salesforce. In the first quarter of 

PY 2018/2019, 511NY Rideshare built the CRM (with support from Salesforce), launched, and trained the 

outreach staff on the new system. The project team also worked with the outreach staff to upload all employer 

and program partner contacts so that it was actively being used by the end of the first quarter. Throughout the 

year, the project team continued its support of the outreach staff with onboarding new hires, provide training 

What Our Members Are Saying “Part of the appeal of the Green Your Commute Challenge (GYCC) was the ability to track my progress using the Trip Tracker mobile application. As a psychologist and clinical research scientist, I'm intrigued by how smartphone apps and wearable technologies can facilitate healthy lifestyle change. In hindsight, I think the simple act of logging my rides in the app kept me engaged in the challenge and made me more aware of the environmental impact of commuting via bicycle.” – Nicolas, University at Buffalo, on his participation in the Green Your Commute Challenge. 

Electric vehicle trip tracking on mobile 

 

 

 32 

and guidance on best practices, holding regular meetings to gather additional needs, and applying program 

enhancements and fixes.  

As the year progressed, program staff also developed ways to leverage the CRM to support other efforts and 

services offered by the program by building new modules for tracking and administering the Clean Air NY 

program, GRP, vanpool formation services, as well as a new marketing and communications platforms. 

Furthermore, 511NY Rideshare has continued building dynamic reports to monitor progress of individual 

services and enhance analyses. Staff also organized the reports into dashboards for easy viewing by different 

groups, including NYSDOT, outreach managers and staff, and evaluation/program reporting staff. 

   

 

Web Pattern Library: The 511NY Rideshare family of website pages, including 

regional pages, emergency pages, pages with maps, and pages with content, all 

need a consistent design style. In an effort to launch new pages quickly and yet 

be consistent with other pages on the website, the team set up a “pattern 

library.” This pattern library houses the fonts, colors, and page layouts and will 

be used to guide the design of future pages. 

Statewide Bicycle Map, Open‐Source Platform for Crowd‐Sourced Map 

Editing:  511NY Rideshare continued researching the capability of using open‐

source platforms to serve as a data‐editing tool that multiple editors can use at 

the same time throughout the state. The project with the most immediate need 

for such a tool is the statewide effort to integrate GIS bicycle data for which 

regional NYSDOT bike/ped coordinators need to edit bicycle route data in their 

respective regions. A data‐editing tool formulated for multiple users could 

potentially be utilized for many other projects and types of data, including 

multimodal Park and Ride data, high‐occupancy vehicle (HOV) lane data, and 

more. For the GIS bicycle data compilation efforts, the project reviewed the 

New York State Touring Routes, held several webinars and one in‐person 

CRM sample reports. 

Web Pattern Library ‐ Colors 

 

 

 33 

meeting to review the data issues in depth. Ultimately the project team identified several anomalies in the 

data and reviewed them with the bike/ped coordinators in each region. The team created an ArcGIS online 

web application with New York State Touring Routs (STR), bicycle data from Open Street Map (OSM), and 

Region 8 bike routes. 

   

 

 

 34 

Strategic and Program Planning Innovative Mobility Monitor: 511NY Rideshare’s Mobility Monitor is an ongoing research effort intended to 

further understand new mobility implementation opportunities and to assess feasibility of potential pilots and 

demonstrations in support of broader program goals and objectives.  

The 511NY Rideshare Mobility Monitor research team developed a recurring newsletter update for NYSDOT 

Main Office staff and others that summarizes current research initiatives of the team and notable new mobility 

developments in the industry and among peer agencies. Notable mobility development topics typically include 

connected and automated vehicles, micromobility, microtransit, multimodal integration, Active Transportation 

Demand Management (ATDM) advancements, accessibility, and livability.  

Throughout PY 2018/2019, the 511NY Rideshare Mobility Monitor research team engaged in the following 

activities:  

• Conducted a dockless mobility feasibility assessment for the Lower Hudson Valley (Region 8) to 

understand industry trends and a spectrum of implementation considerations and best practices. 

The feasibility of a regionwide agreement between vendors and municipalities was also explored. 

This research resulted in conversations with numerous dockless bikeshare vendors and interested 

municipalities and informed the region’s understanding of where dockless mobility is most feasible 

and at what scale it would best be deployed. 

• Hosted a webinar on micromobility, 

including findings from national 

research on dockless mobility, such 

as scooters and bikes. Guest 

presenters included representatives 

from the City of Syracuse and the 

Metropolitan Area Planning Council 

in Boston, who discussed Syracuse’s 

100% electric pedal assist bikeshare 

program and Boston’s inner 

suburbs’ regional dockless bike 

share system, respectively.  

• Performed deep research dives on transportation topics, including: 

o Data analytics platforms and big data for transportation, such as Streetlight Data, INRIX, Remix, 

Populus, Swiftly, SharedStreets, Coord, and Transloc 

o OSM—such as the nature of OSM; OSM data, features and attributes, map layers, account 

creation, map editing, relevant applications, and provides a list of additional resources 

o State‐sponsored telework initiatives, including currently and previously existing tax‐based 

telework initiatives in Virginia, Maryland, Georgia, Oregon, and Washington 

• Attended webinars and conferences on behalf of NYSDOT Main Office staff, including: 

Shared‐mobility timeline from dockless feasibility assessment. 

 

 

 35 

o CommuteCon 2019—an online conference uniting commuter management and TDM 

professionals 

o National Mobility Summit 2019—Gathering of U.S. DOT UTCs in Washington, D.C. 

o Mobility on Demand (MOD) Sandbox Innovation and Knowledge Accelerator Workshop‐ hosted 

by the Shared‐Use Mobility Center (SUMC) and US FTA 

o ACT Webinars 

Partnering with the Private Sector: Incorporating Transportation Behavior Change 

Tools into the Development Process 

Automated Vehicles: Trends and Transition from a Multimodal TDM Perspective 

o Share North Webinar 

Exploring Different Approaches to Establishing a Bikeshare Scheme in a City 

511NY Rideshare will continue to build upon these developments and explore new opportunities to pursue 

innovative mobility pilots and demonstrations. Further, the research team will continue to facilitate 

conversations between NYSDOT leadership and peer agencies who have adopted innovative applications of 

new mobility at the local, regional, or state levels (e.g., the discussions held in June with staff from the Boston 

Metropolitan Planning Organization [MPO] and City of Syracuse). These efforts will grow the capacity of 

NYSDOT program staff and the 511NY Rideshare team to identify and implement innovative mobility 

opportunities at enterprise scale. 

TSMO Program Plan:  NYSDOT added two new assignments to the 511NY Rideshare program, related to 

Transportation System Management and Operations.  The first assignment is to develop a Transportation 

Systems Management and Operations (TSMO) Strategic Plan, which describes how NYSDOT intends to support 

multimodal reliability and mobility options through better management of the transportation system. As part 

of the plan development, the TSMO assignment team led agency‐wide workshops and regional outreach 

sessions throughout PY 2018/2019 to identify near‐term actions that will enable NYSDOT to take an enterprise‐

wide approach to the data, systems and processes needed for TSMO.   The plan is expected to be completed 

by 2019. The second assignment is the development of a TSMO Engine. 

TSMO Engine:  NYSDOT also directed 511NY Rideshare to begin development of the TSMO Engine, by 

identifying the next‐generation software and systems needed for managing the transportation network in New 

York, as well as conduct the foundational system engineering work necessary for development of the needs 

assessment, existing capabilities, and gap analysis. The TSMO assignment team assisted NYSDOT with 

conducting market research through a Request for Information (RFI), which garnered over 21 respondents. The 

RFI sought information from the software vendor community on best tools and models for procurement.  The 

TSMO assignment team produced a summary of the responses, supported over eight follow up interviews, and 

facilitated peer to peer webinars with other public agencies developing similar eco‐systems.  As of the end of 

PY 2018/2019, the TSMO assignment team is working with NYSDOT to identify a procurement strategy that will 

 

 

 36 

optimize NYSDOT’s ability to deploy a technology platform that will promote innovative services and analytics 

over the next ten years. 

Connected Corridors: One implementation strategy to address congestion and improve mobility, reliability, 

safety, and system efficiencies is to focus on individual corridors and develop short‐term, customized solutions 

for each. NYSDOT selected two corridors in the fall of 2016—the Bruckner Expressway in the Bronx and the 

Gowanus Expressway in Brooklyn—aimed at developing strategies for improving incident response and travel 

time reliability. The Bruckner Expressway project concluded in PY 2017/2018; work on the Gowanus 

Expressway project continued throughout PY 2018/2019.  

The Gowanus Expressway project team analyzed and selected specific strategies to enhance the levels of 

incident management and coordination of operational improvements, including HOV barrier gates, HOV 

monitoring, C2C connection, and tow truck staging. The team then developed conceptual plans and documents 

to support design development. The project team then developed preliminary designs for these strategies and 

coordinated with partner agencies, including MTA Bus Operations, NYSDOT R11 Traffic and Safety, Operations, 

Structures, JTMC, and MTA Bus to build consensus on these strategies, specifically the C2C connection with 

MTA Bus Operations. 

Future of Traveler Information: With traveler information needs and models rapidly evolving, NYSDOT has 

directed 511NY Rideshare to conduct an analysis of the changing marketplace for traveler information, and 

then to develop a plan to guide NYSDOT’s priorities that will continue the provision of timely, relevant, and 

accessible traveler information. Program staff built on research conducted in previous quarters to develop a 

strategic roadmap for 511NY, considering both public and private sector trends in traveler information as well 

as other NYSDOT initiatives such as the TSMO Engine. The roadmap concept was finalized and presented to 

NYSDOT in August 2018.  

Enhanced Park and Ride Facility Database and Editing Tool: The 511NY Rideshare program has maintained a 

database of nearly 500 Park and Ride lots throughout the state. These Park and Ride lots serve individuals who 

want to park their cars while riding transit, carpooling, vanpooling, or bicycling for the remainder of their trip. 

The existing database identified limited parking services information for commuters on carpooling, vanpooling, 

transit availability, bicycle parking, lighting, etc.; in an effort to provide more information to additional types of 

travelers about additional types of facilities (nearly 300 other parking lots, including at recreational areas, rest 

areas, and truck parking locations) enhanced the database to support a broader asset management program 

related to multimodal Park and Ride facilities, temporary parking facilities for emergencies, rest areas, and 

more (e.g., electric vehicle charging, nearby bikeshare services, and semi‐truck parking). This database now 

serves as a master database for all NYSDOT programs that need parking information.  

To facilitate collection and maintenance of these data by multiple stakeholders across the state, 511NY 

Rideshare also built the Enhanced Parking Editing Tool. The tool includes a function to generate maps that 

 

 

 37 

show parking for events such as 

weather emergencies, special events 

or other incidents. For example, 

during an anticipated ice storm, ICF 

and NYSDOT staff were able to 

generate emergency truck parking 

maps within 24 hours of the 

Governor’s State of Emergency road 

closure.  Due to its flexibility, the 

team will be able to continue 

integrating new features in the future 

as they are needed. 

Program Participant Survey: 511NY 

Rideshare conducts a survey of 

members every three years to 

quantify the effects the program has 

on the overall transportation 

network. The survey asks members about the services they have used and how those services might have 

affected their commutes. The survey also asks members about what motivates them to commute sustainably 

or what barriers might have prevented them from switching to a more sustainable mode. The findings from 

the survey are used to estimate conversions to more sustainable modes and to quantify reductions in vehicle 

miles traveled and in GHG emissions by members’ efforts. The survey team conducted the 2019 Program 

Participant Survey in the spring, processed the results and began drafting the report to summarize findings. 

The survey found that approximately 38% of members switched to a more sustainable commute mode or 

increased their use of a sustainable commute mode after becoming a 511NY Rideshare member. Overall, the 

leading motivating factor for using a sustainable commute mode was financial; over half of the respondents 

stated that saving money is the top reason for signing up for 511NY Rideshare. Furthermore, those who had 

not yet switched to a more sustainable mode were asked what would motivate them to switch and the leading 

answer was financial incentives. Barriers to using a more sustainable commute mode included not finding 

suitable matches (for carpoolers/vanpoolers) and transit travel times are too long or not conveniently located 

near home/work. Respondents were also asked how they learned of the 511NY Rideshare program, and 

overwhelmingly (82%), respondents stated they learned of the program through their employers—either by 

way of direct communications or their company portal (customized websites that link directly to the 511NY 

Rideshare program). These findings corroborate the majority of new members that are from TDEs and 

employer outreach, as well as reaffirm the need to continue soliciting donations for rewards and financial 

incentives through the Supporting Partners Program. 

 

 

 38 

Unified Upstate Transportation Demand Management Support Program Plan and Ongoing Upstate Support:

TDM services have been provided in the downstate regions for decades. In recent years, upstate regions have 

experienced a growth in the need for TDM services to enhance commute options, support economic 

development or sustainability initiatives, and support mobility services. With this increased demand, NYSDOT 

identified the need for a separate assignment to develop a strategic plan to guide the expansion of 511NY 

Rideshare program support services beyond the downstate regions while also providing TDM operational 

support for upstate regions with immediate needs.

Unified Upstate Transportation Demand Management Support Program Plan: 511NY Rideshare initiated the 

unified upstate plan with identifying regions comparable to the mid‐sized upstate regions, by developing a set 

of criteria for comparisons, such as population, commute mode shares, industry make‐up, walkability scores, 

and TDM activities implemented. The team researched project budgets, return on investment studies, and 

Transportation Improvement Plans (TIPs), as well as best practices. 511NY Rideshare then conducted 

interviews with statewide TDM programs and peer regions throughout the United States, including Oregon 

DOT, Metro Transit Minneapolis, Movability Austin, Commute Seattle, the Madison Area Transportation 

Planning Board, Tennessee DOT, Shelby County Health Department (Memphis Area Rideshare), Commute 

Options Memphis, and Memphis Explore Bike Share, to inform budget estimates for individual program 

components and strategies for the upstate regions. In February 2019, 511NY Rideshare organized an all‐day 

forum with upstate agencies who are interested in furthering TDM in their respective regions and presented 

the findings. Representatives from the MPOs for the Buffalo, Rochester, Syracuse, and Albany areas 

participated in the forum at which they discussed needs, interests, and opportunities for TDM, including jobs 

access, labor shortages, transportation as an anti‐poverty initiative to reduce social inequality, and the limited 

capacity of fixed route transit to meet suburban and rural mobility needs. Outcomes from the all‐day forum 

included the need for 511NY Rideshare to provide additional support services, such as marketing and 

outreach, the need for further coordination with transit agencies, and unanimous support for continuing the 

forum on a regular basis. 

 

Unified Upstate Transportation Demand Management Ongoing Support: During PY 2018/2019, 511NY 

Rideshare also continued providing operational support, including providing technical assistance and 

marketing information to employers, universities, and other program partners. Staff also continued to update 

the employer CRM with upstate program partners, completed database maintenance for new employers 

added to the rideshare system, and conducted monthly performance monitoring activities. The following 

summarizes both planning and ongoing TDM support services for NYSDOT upstate regions throughout 

the year: 

Region 1 (Capital District): 511NY Rideshare continued outreach efforts, including building partnerships 

with employers and other program partners in the region. Throughout the year, 511NY Rideshare 

coordinated with the Capital District Transportation Committee (CDTC), who operates iPool2, the TDM 

 

 

 39 

program for the Albany region, to ensure 511NY Rideshare support services were in accordance with their 

needs. 511NY Rideshare worked with CDTC on consolidation of their multiple websites, creating one 

CDTC/iPool2 portal. 511NY Rideshare also collaborated on their GRP program guidelines, updated the 

online registration form accordingly, and updated the vanpool list. 511NY Rideshare conducted outreach 

efforts to employers throughout the year, including development of employer portals, conducting Lunch & 

Learn sessions, and providing customized marketing materials. Lunch & Learn sessions included the New 

York State Department of Health (NYSDOH) and NYSDEC (Empire Plaza Albany location) to help promote 

their new rideshare portal to employees, as well as the Ray Brook location for the Adirondack Park Agency 

and NYSDEC employees. Staff followed up with customized flyers for distribution at these locations. 511NY 

Rideshare also worked with Greater Glens Falls Transit and Adirondack Glens Falls Transportation Council 

to create a new updated Regional Resources page for Warren and Washington Counties from the 511NY 

Rideshare main page. The goal was to change from using iPool2 for Warren and Washington Counties, 

make use of the 511NY Rideshare branding rather than iPool2, and create a new page with more localized 

info. Albany employers were also more involved in promotional events this year; 511NY Rideshare hosted 

Earth Month celebrations at SUNY Albany, Higher Education Services Corporation (HESC), and Albany 

Medical Center. 511NY Rideshare also worked with NYSERDA to launch an Employer Portal for NYSERDA 

employees where they can access comprehensive sustainable transportation resources. 

Region 5 (Buffalo‐Niagara): NYSDOT and 511NY Rideshare continued the Upstate Urban TDM Program 

Pilot and Assessment in partnership with GObike Buffalo and the Greater Buffalo‐Niagara Regional 

Transportation Council. 511NY Rideshare staff established the Go Buffalo‐Niagara transportation 

management association (TMA) and prepared technical memorandums for the Assignment on TDM 

program elements and financial and performance evaluation. Throughout the year, through the TMA, 

511NY Rideshare: 

o Launched TMA membership and obtained three TMA members, Rich Products, Erie County and 

developer Ciminelli Real Estate Corporation. The TMA additionally generated revenue through fee‐

for‐service activity by preparing travel demand estimates for two developments to comply with 

the Green Code’s TDM requirements, and preparing a TDM strategy for the Buffalo‐Niagara 

Medical Campus. 

o Assisted the Niagara Frontier Transportation Authority, the Greater Buffalo‐Niagara Regional 

Transportation Council, and GObike Buffalo in the preparation and submission of an application for 

Congestion Mitigation Air Quality (CMAQ) funding to continue operating the TMA for three years 

beyond the Task 11 Assignment. 

o Supported various stakeholder groups, including participation in the Buffalo Refugee Roundtable 

and Joining Community Forces of WNY, recommending zoning code revisions on behalf of the City 

of Buffalo Bicycle and Pedestrian Advisory Board, conducting a transit gap analysis, workforce 

access, and development and distribution of a commuter survey for the Employ Buffalo‐Niagara 

coalition and the Transportation & Logistics Council at the Buffalo‐Niagara Partnership, 

 

 

 40 

participating in the Buffalo Place (Downtown Business Improvement District) Access & 

Infrastructure Committee meeting on study findings and the City of Buffalo’s new parking rules in 

Downtown Buffalo, assisted GObike Buffalo in preparing communications in support of the City’s 

raised parking rates, providing a training of the enhanced Park and Ride lot database and map to 

two staff at the Niagara Frontier Transportation Authority (NFTA), provided input to the NFTA’s 

Citizen Advisory Committee and the City of Buffalo Bicycle and Pedestrian Advisory Board to 

educate stakeholders on transportation demand management and services available through 

511NY Rideshare. 

o Commuter engagement activities included transportation days and tabling at community events 

such as Car Free Day, Earth Month, and the Cheektowaga Community Resource Hub. Employer 

and developer activities included leveraging 511NY Rideshare tools to support Erie County, the 

NYSDOH, the University at Buffalo, Priam Enterprises LLC., Ellicott Development, Ciminelli 

Development, CannonDesign, Harmac Medical Products, the Buffalo Port of Call Festival, and 

Uniland Development. 511NY Rideshare and the TMA also hosted an employer webinar, attended 

by 30 employers, on transportation benefits available through Go Buffalo‐Niagara and 511NY 

Rideshare.  

o The project team drafted technical memorandums including the Go Buffalo‐Niagara TDM Program 

Profile and the Performance and Financial Evaluation Plan and continued research on the national 

urban peer group for the cost/service matrix. 

Region 6 (Southern Tier): 511NY Rideshare continued to support the Southern Tier Rideshare program 

through a task assignment that affords 511NY Rideshare staff to provide outreach, marketing 

campaign, customer service, and reporting support to the Southern Tier Rideshare program. 511NY 

Rideshare also provided transportation technical assistance to the online retailer Wayfair, which 

opened a new call center in Elmira this summer. 511NY Rideshare developed an Employer Portal for 

Wayfair and established a plan to come onsite to help promote the portal in the summer. 

Region 9 (Southern Tier, Broome‐Tioga): 511NY Rideshare began offering support to the Broome‐

Tioga Rideshare program in PY 2017/2018 as part of the support to the Southern Tier Rideshare 

program (Region 6). To further 511NY Rideshare’s reach and extend services, 511NY Rideshare 

coordinated with stakeholders such as the Rural Health Network of South Central New York 

(RHNSCNY), providing promotional materials so RHNSCNY can promote 511NY Rideshare and forward 

new members for ongoing support. 511NY Rideshare provided technical assistance to employers as 

well, including the Sullivan County Catskill Regional Medical Center. In March, 511NY Rideshare 

participated in a panel discussion at SUNY Broome, with Getthere, BC Transit, and Community 

Transportation Association of America (CTAA). 511NY Rideshare also hosted an Earth Month event 

with Lourdes Memorial Hospital in Binghamton. 

Region 3 (Central New York): 511NY Rideshare coordinates with the Syracuse Metropolitan 

Transportation Council (SMTC) to provide TDM services in Central New York. In PY 2018/2019, 511NY 

 

 

 41 

Rideshare prepared a new regional template website that could be used to consolidate and promote 

TDM services throughout the region. 511NY Rideshare also conducted a pilot campaign via Facebook, 

encouraging commuters to become 511NY Rideshare members. 511NY Rideshare began offering 

technical assistance to large employers in the region, including vanpool formation services for the Rite 

Aid Distribution Center in Liverpool, New York.  

Region 4 (Genesee Valley): 511NY Rideshare began providing TDM technical assistance and support to 

the Genesee Transportation Council (GTC), the metropolitan planning organization for the Rochester 

area, with the design and development of a new regional portal, complete with a rideshare matching 

system. GTC had previously administered their own rideshare matching system, branded 

“RocEasyRide” but the subscription ended in 2019. The new RocEasyRide portal, powered by 511NY 

Rideshare, provides the 511NY Rideshare matching platform, and also provides additional commute 

information for the Rochester region. To raise awareness of these services, 511NY Rideshare facilitated 

a conference call on transportation, jobs access, and anti‐poverty initiatives with representatives from 

the United Way of Greater Rochester, Regional Transit Service, GTC, and the City of Rochester. 511NY 

Rideshare presented RocEasy Ride portal, program information, and demonstrated ridematching 

capabilities. 

Summary and Next Steps The 511NY Rideshare program continued to assist travelers, employers, and universities with a variety of 

transportation challenges throughout the quarter. This support included registering employees and students in 

the rideshare system for carpools, vanpools, and transit itineraries; hosting TDEs in support of promotional 

events like Car Free Day, Earth Month, and GYC, as well as hiring events, traditional onsite events, and 

academic year kick‐offs; providing information about transportation benefits at events; launching community, 

employer, and university portals; promoting the program through the 511NY Rideshare website and social 

media channels; developing new program information materials; and continuing to expand support services to 

upstate regions.  

In PY 2019/2020, the 511NY Rideshare program will continue offering its core services—providing ongoing 

transportation assistance to travelers, employers, universities, hospitals, and other program partners. 511NY 

Rideshare will continue to provide direct assistance to travelers through TDEs, promotional campaigns, digital 

outreach, and marketing services. 511NY Rideshare will launch the Single Trip Ridematching feature and the 

marketing and communications platform. The Affinity Program will continue to be expanded through 

solicitation of donated rewards and giveaways. 511NY Rideshare staff will continue providing support services 

to upstate regions, as well as continued strategic planning throughout coordination with upstate 

transportation agencies.    

 

 

 42 

APPENDIX A: PERFORMANCE EVALUATION METHODOLOGIES 

Metrics Used to Calculate Overall Program Results Each of the NYSDOT regions has its own performance tracking spreadsheet that is updated monthly. These 

spreadsheets include all of the metrics that the regions are contractually required to track; these metrics are 

listed in Appendix B. In 2019, 511NY Rideshare began transitioning from tracking performance in these 

spreadsheets to tracking performance in a new Employer/Partner CRM system. As of the start of 

PY 2019/2020, the transition will be complete, and the performance tracking spreadsheets will no longer be 

used. 

Some of these metrics measure the performance of individual program services or features, such as the 

number of employer meetings and events, or the number of new members from specific incentive programs. 

This enables NYSDOT and consultant program managers to monitor and evaluate the effectiveness of various 

strategies and tactics.  

Other metrics are used to determine outcomes from program efforts overall, including trips reduced (or 

averted/never taken), vehicle miles traveled reduced (or averted/never taken), and greenhouse gas (CO2) 

emissions averted. The metrics used to calculate these outcome measures include: 

# of new members (both in the current month and from the previous 11 months) 

# of vanpools in operation in each month (including Easy Green Carpools, which consist of 4–5 

passengers, rather than the typical 15‐passenger vanpools) 

# of Park and Ride lot spaces2 (in the current month) 

Conversion Factors and Assumptions The number of trips reduced can be directly gleaned from tracking information related to the number of 

vanpools and Park and Ride lot spaces. However, because registering in the rideshare system can be the first 

step in a commuter’s conversion to a more sustainable mode of transportation, 511NY Rideshare conducts a 

placement rate survey every three years to determine the percentage (or conversion factor) of new members  

who follow through and convert to a new mode of sustainable transportation (i.e., are “placed” into a 

sustainable mode of transportation, including carpools, vanpools, transit, bicycling, walking, or telework). A 

separate conversion factor was established for new members in each NYSDOT region. 

 2 The 511NY Rideshare program collects, maintains, and promotes information for nearly 500 Park and Ride lots provided by New York State Department of Transportation. Additionally, the 511NY Rideshare Hudson Valley region supplements the state‐provided Park and Ride lots by leasing seven additional lots from private property owners in areas where there are fewer state‐provided lots. The 511NY Rideshare program, through this report, quantifies the trips, VMT, and CO2 reductions from these seven supplemental lots. 

 

 

 43 

The program outcomes through PY 2018/2019 are based on conversion factors, trip distances, and trip 

frequencies identified in the 2016 Placement Rate Survey. The 2019 Placement Rate Survey findings will be 

used to calculate program outcomes beginning in PY 2019/2020.  

Because upstate regions were not included in the 2016 Placement Rate Survey, 511NY Rideshare conducted a 

comparison of the carpool modeshare in all upstate regions (Regions 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, and 9) with the carpool 

modeshares in Regions 8, 10, and 11 to establish a comparable placement rate until those regions can be 

included in a future placement rate survey. (The 2019 Placement Rate Survey included additional upstate 

regions 1, 5, 6, and 9.) The modeshares in Regions 1, 2, 3, 5, 6, 7, and 9 most closely compare with Region 8, so 

Region 8’s placement rates have been attributed to those regions (with a few exceptions, as noted below). The 

carpool modeshare in Region 4 most closely compares with Region 10, so Region 10’s placement rates have 

been attributed to Region 4 (with a few exceptions, as noted below). 

Placement rates for each mode are as follows: 

New members who convert to ridesharing: 

Region 1  12.8% 

Region 2  12.8% 

Region 3  12.8% 

Region 4  14.3% 

Region 5  12.8% 

Region 6  12.8% 

Region 7  12.8% 

Region 8  12.8% 

Region 9  12.8% 

Region 10  14.3% 

Region 11  8.7% 

New members who convert to taking transit: 

Region 1  7.2% 

Region 2  7.2% 

Region 3  7.2% 

Region 4  5.4% 

Region 5  7.2% 

Region 6  7.2% 

Region 7  7.2% 

Region 8  7.2% 

Region 9  7.2% 

Region 10  5.4% 

Region 11  11.6% 

 

 

 44 

New members who convert to bicycling:  

Region 1  2.7% 

Region 2  N/A 

Region 3  N/A 

Region 4  N/A 

Region 5  2.7% 

Region 6  2.7% 

Region 7  N/A 

Region 8  2.7% 

Region 9  2.7% 

Region 10  1.4% 

Region 11  0.6% 

The bicycling placement rate is applied only to regions where 511NY Rideshare conducts outreach 

(providing technical assistance) and marketing to the public, employers, and other program partners. 

New members who convert to walking:  

Region 1  7.2% 

Region 2  N/A 

Region 3  N/A 

Region 4  N/A 

Region 5  7.2% 

Region 6  7.2% 

Region 7  N/A 

Region 8  7.2% 

Region 9  7.2% 

Region 10  6.7% 

Region 11  5.0% 

The walking placement rate is applied only to regions where 511NY Rideshare conducts outreach 

(providing technical assistance) and marketing to the public, employers, and other program partners. 

New members who convert to telework:  

Region 8  3.8% 

Region 10  4.4% 

Region 11  2.0% 

 

 

 45 

The telework placement rate is applied only to the downstate regions where 511NY Rideshare has 

conducted a concerted telework outreach effort to employers and other program partners. 

Other metrics needed to calculate overall program reductions were established as follows:  

Trip frequency: For all modal trips except bicycling and walking, the average number of days per 

month that members take each sustainable mode of transportation was calculated from responses in 

the 2016 Placement Rate Survey. For bicycling and walking trips, the trip frequency was calculated 

from responses to the 2010 New York Household Travel Survey, as follows: 

o Rideshare: 13 Days/Month 

o Transit: 15 Days/Month 

o Bicycling: 12 Days/Month (from the 2010 New York Household Travel Survey) 

o Walking: 12 Days/Month (from the 2010 New York Household Travel Survey) 

o Telework: 4 Days/Month  

o Park and Ride Lot Users (Rideshare): 13 Days/Month 

o Trip distance: For all modal trips except bicycling and walking, the average length of a trip was 

calculated for each NYSDOT region from responses in the 2016 Placement Rate Survey. 

Consistent with the placement rate methodology of applying the downstate placement rates 

to the regions with the closest comparable carpool modeshare, the trip distances were also 

applied using the same region assignments. For bicycling and walking trips, the trip distance 

was calculated to be 1.9 miles (one way) from responses to the 2010 New York Household 

Travel Survey. 

Region 1  19.2 miles (one way), all modal trips except bicycling and walking 

3.8 miles (one way) for bicycling and walking trips 

Region 2  19.2 miles (one way); only rideshare and transit trips are credited 

Region 3  19.2 miles (one way); only rideshare and transit trips are credited 

Region 4  13.9 miles (one way); only rideshare and transit trips are credited 

Region 5  19.2 miles (one way), all modal trips except bicycling and walking 

3.8 miles (one way) for bicycling and walking trips 

Region 6  19.2 miles (one way), all modal trips except bicycling and walking 

3.8 miles (one way) for bicycling and walking trips 

Region 7  19.2 miles (one way); only rideshare and transit trips are credited 

Region 8  19.2 miles (one way), all modal trips except bicycling and walking 

3.8 miles (one way) for bicycling and walking trips 

Region 9  19.2 miles (one way), all modal trips except bicycling and walking 

3.8 miles (one way) for bicycling and walking trips 

Region 10  13.9 miles (one way), all modal trips except bicycling and walking 

3.8 miles (one way) for bicycling and walking trips 

Region 11  11.17 miles (one way), all modal trips except bicycling and walking 

3.8 miles (one way) for bicycling and walking trips 

 

 

 46 

Final Formulas The exact formulas used to calculate overall program reductions are as follows: 

Single‐Occupant Vehicle Trips Reduced/Averted: 

R1: (New Members * 12.8% R8 Rideshare Placement Rate * 13 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + 

(New Members * 7.2% R8 Transit Placement Rate * 15 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + (New 

Members * 2.7% R8 Bicycling Placement Rate * 12 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + (New Members 

* 7.2% R8 Walking Placement Rate * 12 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + (Trips Averted from the 

Previous 11 Months) 

R2: (New Members * 12.8% R8 Rideshare Placement Rate * 13 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + 

(New Members * 7.2% R8 Transit Placement Rate * 15 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + Trips 

Averted from the Previous 11 Months) 

R3: (New Members * 12.8% R8 Rideshare Placement Rate * 13 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + 

(New Members * 7.2% R8 Transit Placement Rate * 15 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + (Trips 

Averted from the Previous 11 Months) 

R4: (New Rideshare Members * 14.3% R10 Rideshare Placement Rate *13 Round Trips/Month * 2 

Trips/Day) + (New Transit Members * 5.4% R10 Transit Placement Rate * 15 Days/Month *2 Trips/Day) 

+ (Trips Averted from the Previous 11 Months) 

R5: (New Members * 12.8% R8 Rideshare Placement Rate * 13 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + 

(New Members * 7.2% R8 Transit Placement Rate * 15 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + (New 

Members * 2.7% R8 Bicycling Placement Rate * 12 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + (New Members 

* 7.2% R8 Walking Placement Rate * 12 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + (Trips Averted from the 

Previous 11 Months) 

R6: (New Members * 12.8% R8 Rideshare Placement Rate * 13 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + 

(New Members * 7.2% R8 Transit Placement Rate * 15 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + (New 

Members * 2.7% R8 Bicycling Placement Rate * 12 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + (New Members 

* 7.2% R8 Walking Placement Rate * 12 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + (Trips Averted from the 

Previous 11 Months) 

R7: (New Members * 12.8% R8 Rideshare Placement Rate * 13 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + 

(New Members * 7.2% R8 Transit Placement Rate * 15 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + (Trips 

Averted from the Previous 11 Months) 

R8: (New Members * 12.8% R8 Rideshare Placement Rate * 13 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + 

(New Members * 7.2% R8 Transit Placement Rate * 15 Round Trips/Month *2 Trips/Day) + (New 

Members * 2.7% R8 Bicycling Placement Rate * 12 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + (New Members 

* 7.2% R8 Walking Placement Rate * 12 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + (New Members * 3.8% R8 

Telework Placement Rate * 4 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + ((Total Vanpool Riders Including 

 

 

 47 

Drivers – Total Vanpools) * Working Days/Month * 2 Trips/Day) + (R8 Park and Ride Spaces * 13 Round 

Trips/Month * 2 Trips/Day) + (Trips Averted from the Previous 11 Months) 

R9: (New Members * 12.8% R8 Rideshare Placement Rate * 13 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + 

(New Members * 7.2% R8 Transit Placement Rate * 15 Round Trips/Month *2 Trips/Day) + (New 

Members * 2.7% R8 Bicycling Placement Rate * 12 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + (New Members 

* 7.2% R8 Walking Placement Rate * 12 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) 

R10: (New Members * 14.3% R10 Rideshare Placement Rate *13 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + 

(New Members * 5.4% R10 Transit Placement Rate * 15 Days/Month *2 Trips/Day) + (New Members * 

1.4% R10 Bicycling Placement Rate * 12 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + New Members * 6.7% R10 

Walking Placement Rate * 12 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + (New Members * 4.4% R10 

Telework Placement Rate * 4 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + ((Total Vanpool Riders Including 

Drivers – Total Vanpools) * Working Days/Month * 2 Trips/Day) + (Trips Averted from the Previous 11 

Months) 

R11: (New Members * 8.7% R11 Rideshare Placement Rate * 13 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + 

(New Members * 11.6% R11 Transit Placement Rate * 15 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + (New 

Members * 0.6% R11 Bicycling Placement Rate * 12 Round Trips/Month *2 Trips/Day) + (New 

Members * 5.0% R11 Walking Placement Rate * 12 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + (New 

Members * 2.0% R11 Telework Placement Rate * 4 Round Trips/Month * 2 Trips/Day) + ((Total 

Number of Vanpool Riders Including the Driver – Total Vanpools) * Working Days/Month *2 Trips/Day) 

+ (Trips Averted from the Previous 11 Months)   

Vehicle Miles Traveled Reduced/Averted 

R1: (SOV Trips Averted from Rideshare, Transit * R8 Trip Distance of 19.2 Miles) (SOV Trips Averted 

from Bicycling, Walking * Bicycle/Walk Trip Distance of 1.9 Miles) + (VMT Reduced from the Previous 

11 Months) 

R2: (SOV Trips Averted from Rideshare, Transit * R8 Trip Distance of 19.2 Miles) + (VMT Reduced from 

the Previous 11 Months) 

R3: (SOV Trips Averted from Rideshare, Transit * R8 Trip Distance of 19.2 Miles) + (VMT Reduced from 

the Previous 11 Months) 

R4: (SOV Trips Averted from Rideshare, Transit * R10 Trip Distance of 13.9 Miles) + (VMT Reduced 

from the Previous 11 Months) 

R5: (SOV Trips Averted from Rideshare, Transit * R8 Trip Distance of 19.2 Miles) + (SOV Trips Averted 

from Bicycling, Walking * Bicycle/Walk Trip Distance of 1.9 Miles) + (VMT Reduced from the Previous 

11 Months) 

R6: (SOV Trips Averted from Rideshare, Transit * R8 Trip Distance of 19.2 Miles) + (SOV Trips Averted 

from Bicycling, Walking * Bicycle/Walk Trip Distance of 1.9 Miles) (VMT Reduced from the Previous 11 

Months) 

 

 

 48 

R7: (SOV Trips Averted from Rideshare, Transit * R8 Trip Distance of 19.2 Miles) + (VMT Reduced from 

the Previous 11 Months) 

R8: ((SOV Trips Averted from Rideshare, Transit, Telework) *R8 Trip Distance of 19.2 Miles) + (SOV 

Trips Averted from Bicycling, Walking * Bicycle/Walk Trip Distance of 1.9 Miles) + (Vanpool SOV Trips 

Averted * Actual Vanpool Miles Traveled) + (R8 Park and Ride SOV Trips Averted * R8 Trip Distance of 

19.2 Miles) + (VMT Reduced from the Previous 11 Months) 

R9: (SOV Trips Averted from Rideshare, Transit * R8 Trip Distance of 19.2 Miles) + (SOV Trips Averted 

from Bicycling, Walking * Bicycle/Walk Trip Distance of 1.9 Miles) + (VMT Reduced from the Previous 

11 Months) 

R10: ((SOV Trips Averted from Rideshare, Transit, Telework * R10 Trip Distance of 13.9 Miles) + (SOV 

Trips Averted from Bicycling, Walking * Bicycle/Walk Trip Distance of 1.9 Miles) + (Vanpool SOV Trips 

Averted * Actual Vanpool Miles Traveled) + (VMT Reduced from the Previous 11 Months) 

R11: ((SOV Trips Averted from Rideshare, Transit, Telework * R11 Trip Distance of 11.17 Miles) + (SOV 

Trips Averted from Bicycling, Walking * Bicycle/Walk Trip Distance of 1.9 Miles) + (Vanpool SOV Trips 

Averted * Actual Vanpool Miles Traveled) + (VMT Reduced from the Previous 11 Months) 

CO2 Emissions Averted 

400 Grams * Total VMT Reduced/1,000,000 = Metric Tons of CO2 Emissions Averted 

   

 

 

 49 

APPENDIX B: REGIONAL PERFORMANCE METRICS  

Region 8, Hudson Valley 

Task 3 Activities  Performance Metrics  YTD Total Yearly Target 

% of Target 

Task 3A – Employer Outreach 

Employer Database Size 

Total  541 

Track / 

Set 

Baseline 

N/A 

Employers Added in Current Program Year 

22 

Track / 

Set 

Baseline 

N/A 

Conduct Employment Site Outreach 

# Employers Contacted  2,910  6,384  46% 

# Employer Meetings  192  658  29% 

# Transportation Day Events  122  133  92% 

Technical Assistance Provided (# Transportation topics/challenges for which technical assistance and information was provided) 

229 

Track / 

Set 

Baseline 

N/A 

Employer Portals  # New employer portals developed  9  12  75% 

# Support existing employer portals  56  N/A  N/A 

Onsite Transportation Programs # Employers/partners offering onsite transportation programs 

3* 

Track / 

Set 

Baseline 

N/A 

*The number of employers offering transportation programs to their employees is falsely low, as these are not data that 

were collected prior to the establishment of the Employer/Partner CRM. This number will continue to grow as these data are 

proactively collected. 

Task 3B – Commuter & Traveler Outreach 

Form and Administer Vanpools # New Vanpools  0  1  0% 

# New Vanpool Riders  0  6  0% 

Promote Rideshare, Transit, and Other Sustainable Modes 

# New Members  6,050  2,380  254% 

# of New Members, by Preference: 

Carpool: 5,527  

N/A  N/A 

Transit: 324 

Transit Trip Itineraries: 17 

Bicycling: 38 

Match‐Me‐in‐Emergencies: 16 

Clean Air NY: 191 

Distribute Transportation Information and Answer Transportation Requests 

# Information requests fulfilled  858  Track  N/A 

Promote and Manage Park and Ride # Lots managed  6**  7  N/A 

# Spaces managed (existing lots)  174  212  82% 

 

 

 50 

Task 3 Activities  Performance Metrics  YTD Total Yearly Target 

% of Target 

# New lots managed  0  1  0% 

# New spaces managed  0  100  0% 

Support Implementation of Active Transportation Demand Management (ATDM) During Events 

# ATDM events supported, by type: 

Transit emergency 

Weather emergency 

Construction emergency 

Planned construction 

5  Track  N/A 

Promote and Administer Guaranteed Ride Program 

Total GRP Members  361  Track  N/A 

# New GRP Members  302  Track  N/A 

**One Park and Ride lot was closed during the fourth quarter. 

Region 8 Outcome Measures (Tasks 3 and 10) 

VMTs Reduced  Trips reduced * 19.2 miles  87,707,389  599,960  146.2% 

Trips Reduced Commuters switching modes * 21 (working days per month) * 2 (trips per day) 

2,719,849  21,248  128% 

GHG Emission Reduced (metric tons)  VMT reduced * 0.000411  35,083  247  433% 

Commuters Switching Modes 

(Rideshare applications * 0.128 (carpool and vanpool placement rate)) + (transit applications * 0.072 (bus, train, and subway placement rate) 

650  248  262% 

Average Cost per Rideshare Application from Outreach Events 

Total spent on outreach events/total applications received at outreach events 

$9.39  <$21.16  N/A 

  

Task 7 Activities Performance Metrics YTD Total 

Yearly Target 

% of Target 

Task 7A – Local Marketing 

Develop and Implement Commute Challenge Events 

# Challenges conducted  2  8  25% 

# New Members from Commute Challenges  165  Track   

Develop and Implement Transportation Coordinator Challenge(s) 

Develop and implement transportation coordinator challenge(s) 

0  Track  N/A 

# New Members from Transportation Coordinator Challenges 

0  Track  N/A 

Promote and Support the Implementation of Seasonal Events (e.g., Car Free Day, Earth Month, Clean Air NY, Bike to Work, Green Your Commute, Dump the Pump) 

# Employers promoting seasonal event  236  50  472% 

# Members from Seasonal Events  732  100  732% 

   

 

 

 51 

Region 10, Long Island 

Task 3 Activities  Performance Metrics  YTD Total  Yearly Target  % of Target 

Task 3A – Employer Outreach 

Employer Database Size 

Total  414 Track / Set 

Baseline N/A 

Employers Added in Current Program Year 

74 Track / Set 

Baseline N/A 

Conduct Employment Site Outreach 

# employers contacted  5,606  3,784  102% 

# employer meetings  95  788  12% 

# Transportation Day Events  197  340  58% 

Technical Assistance Provided (# Transportation topics/challenges for which technical assistance and information was provided) 

247 Track / Set 

Baseline N/A 

Employer Portals  # New employer portals developed  5  16  31% 

# Support existing employer portals  39  N/A  N/A 

Transportation Programs # Employers/partners offering transportation programs or benefits 

27 Track / Set 

Baseline N/A 

*The number of employers offering transportation programs to their employees is falsely low, as these are not data that 

were collected prior to the establishment of the Employer/Partner CRM. This number will continue to grow as these data are 

proactively collected. 

Task 3B – Commuter & Traveler Outreach 

Form and Administer Vanpools # New vanpools established  1  2  0% 

# New vanpool riders  7  14  0% 

Promote Rideshare, Transit, and Other Sustainable Transportation 

# New members  6,178  4,784   129.14% 

Distribute Transportation Information and Answer Transportation Requests 

# Information requests fulfilled  311  Track  N/A 

Support Implementation of Active Transportation Demand Management (ATDM) During Events 

# ATDM events supported, by type: 

Transit emergency 

Weather emergency 

Construction emergency 

Planned construction 

0  Track No events to 

support 

Promote and Administer Guaranteed Ride Program 

# New Users  281  Track  N/A 

       

Region 8 Outcome Measures (Tasks 3 and 10) 

New VMTs Reduced SOV trips reduced * average trip (19.2 miles one way) 

26,857,585  1,197,956  2,241.95% 

New SOVs Reduced Commuters switching modes * 21 (working days per month) * 2 (trips per day) 

979,743  86,184  1,136.8% 

 

 

 52 

Task 3 Activities  Performance Metrics  YTD Total  Yearly Target  % of Target 

New GHG Emission Reduced (metric tons) 

VMT reduced * 0.000411 (to convert to metric tons) 

10,743  492.32  2,182.12% 

New Commuter Switching Modes 

(Rideshare applications * 0.128 (carpool and vanpool placement rate)) + (transit applications * 0.072 (bus, train, and subway placement rate) 

1,989  248  802% 

  

Task 7 Activities  Performance Metrics  YTD Total Yearly Target 

% of Target 

Task 7A – Local Marketing 

Develop and Implement Commute Challenge Events 

# Challenges conducted  2  10  20% 

# New members  0  Track   

Develop and Implement Transportation Coordinator Challenge 

Develop and implement commute challenge events 

0  Track   

# New applicants to database   0  Track   

Promote and Support the Implementation of Seasonal Events (e.g., Car Free Day, Earth Month, Clean Air NY, Bike to Work, Green Your Commute, Dump the Pump) 

# Employers promoting seasonal event, by event 

30  TBD   

# Members from seasonal events   1,536  TBD   

   

 

 

 53 

Region 11, New York City 

Task 3 Activities  Performance Metrics  YTD Total Yearly Target 

% of Target 

Task 3A – Employer Outreach 

Employer Database Size 

Total  198 Track / Set 

Baseline N/A 

Employers Added in Current Program Year 

37 Track / Set 

Baseline N/A 

Conduct Employment Site Outreach 

# employers contacted  4,040  5,800  70% 

# employer meetings  317  360  88% 

# Transportation Day Events  243  200  122% 

Technical Assistance Provided (# Transportation topics/challenges for which technical assistance and information was provided) 

355 Track / Set 

Baseline N/A 

Employer Portals  

# New employer portals developed 

6  15  40% 

# Support existing employer portals 

31  N/A  N/A 

Onsite Transportation Programs 

# Employers/partners offering onsite transportation programs 

151 Track / Set 

Baseline N/A 

*The number of employers offering transportation programs to their employees is falsely low, as these are not data that 

were collected prior to the establishment of the Employer/Partner CRM. This number will continue to grow as these data are 

proactively collected. 

Task 3B – Commuter & Traveler Outreach 

Form and Administer Vanpools # New vanpools established  1  1  100% 

# New vanpool riders  6  7  214.3% 

Promote Rideshare, Transit, and Other Sustainable Commute Modes 

# New members  8,881  8,000  111% 

Distribute Transportation Information and Answer Transportation Requests 

# Information requests fulfilled  20,242  Track  N/A 

Promote and Manage Park and Ride 

# Lots managed  N/A  N/A  N/A 

# Spaces managed (existing lots)  N/A  N/A  N/A 

# New lots managed  N/A  N/A  N/A 

# New spaces managed  N/A  N/A  N/A 

Support Implementation of Active Transportation Demand Management (ATDM) During Events 

# ATDM events supported, by type: 

Transit emergency 

Weather emergency 

Construction emergency 

Planned construction 

5 (Planned Construction 

events throughout the 

Bronx) 

Track  N/A 

# New users  208  Track  N/A 

 

 

 54 

Task 3 Activities  Performance Metrics  YTD Total Yearly Target 

% of Target 

Promote and Administer Guaranteed Ride Program 

       

Region 8 Outcome Measures (Tasks 3 and 10) 

New VMTs Reduced SOV trips reduced * average trip (19.2 miles one way) 

21,145,851  838,823  2,520.9% 

New SOVs Reduced Commuters switching modes * 21 (working days per month) * 2 (trips per day) 

941,231  75,096  1,253.37% 

New GHG Emission Reduced (metric tons) 

VMT reduced * 0.000411 (to convert to metric tons) 

8,458  344.76  2,453.3% 

New Commuter Switching Modes 

(Rideshare applications * 0.128 (carpool and vanpool placement rate)) + (transit applications * 0.072 (bus, train, and subway placement rate) 

2,860  596  479.9% 

  

Task 7 Activities Performance Metrics YTD Total Yearly Target 

% of Target 

Task 7A – Local Marketing 

Develop and Implement Commute Challenge Events

# Challenges conducted 1 4  25% 

# New members 0  Track   

Develop and Implement Transportation Coordinator Challenge

Develop and implement commute challenge events

4  6  67% 

# New applicants to database  378  550  69% 

Promote and Support the Implementation of Seasonal Events (e.g., Car Free Day, Earth Month, Clean Air NY, Bike to Work, Green Your Commute, Dump the Pump)

# Employers promoting seasonal event, by event

31  TBD   

# Members from seasonal events  1136  TBD   

   

 

 

 55 

APPENDIX C: PORTALS 

Portal  R1  R5  R6  R8  R9  R10  R11 

1‐800 Flowers               

295 Madison Ave               

ACCESS Allegany Rideshare               

Adelphi University               

Albert Einstein School of Medicine             

Anthem Rideshare           

API         

Arc of Chemung         

ARC of Rockland       

Arc of Schuyler       

Arc of Steuben       

Arc of Westchester       

Bard College       

BE Aerospace       

Bedford 2020 Climate Action Summit       

Bedford 2020 Food Forum       

Brooklyn College       

Brooklyn Navy Yard       

Broome‐Tioga Rideshare       

Buffalo‐Niagara Medical Campus     

Campbell Hall Rehabilitation   

Chemung County   

City of Kingston   

City of Long Beach   

City of New Rochelle   

City of White Plains   

City of Yonkers   

 

 

 56 

Portal  R1  R5  R6  R8  R9  R10  R11 

Clearwater Festival   

CPP Area School District   

CUNY   

CVS Chemung Distribution Center   

Danny's Cycles   

DePuy Synthes   

Disney   

Dominican College   

East End Disabilities   

Elcor Nursing and Rehabilitation Center   

Ellenville Regional Hospital   

Etsy   

Farmingdale State College 

Five Towns College 

Franklin First Financial 

Fulton County Sheriff's Association Rideshare 

GO Buffalo‐Niagara 

Golden Hill Nursing Home and Rehabilitation Center 

Hardinge 

Hospital for Special Surgery 

HSS 

Hunt Engineers Architects Surveyors 

Iona College 

iPool2 

Jamaica Hospital Medical Center 

Jamestown Green 

Jawonio Inc. 

JFK Airport 

 

 

 57 

Portal  R1  R5  R6  R8  R9  R10  R11 

Keystone Electronics 

Lafayette 148 

LaGuardia Airport 

Lamont‐Doherty 

Long Island Equal Opportunity Center 

Long Island Plastic Surgical Group 

Long Island University 

Lourdes Hospital 

Maimonides Medical Center 

Manhattan College 

Manhattanville College 

Mattress Firm 

Melville Chamber of Commerce 

Memorial Sloan Kettering Cancer Center 

Montefiore Medical Center (Manhattan locations) 

Montefiore Medical Center, Mount Vernon 

Montefiore Medical Center, New Rochelle 

NBTY 

New York Methodist Hospital 

New York Power Authority 

New York‐Presbyterian Hospital 

New York State Departments of Energy Conservation & Health 

Normann Staffing 

Northern Westchester Hospital 

Northwell Health 

NY Times 

NYC GoSmart 

NYU Langone Medical Center 

 

 

 58 

Portal  R1  R5  R6  R8  R9  R10  R11 

NYU Langone Medical Center – Huntington 

Ossining Union Free School District 

Oyster Bay Manor 

Patchogue Chamber of Commerce 

Pathways, Inc. 

Pepsi 

Phelps Memorial Hospital 

Phoenicia International Festival of the Voice 

Port Chester Car Free Day 

Port Chester Village Hall 

Regeneron 

Riverhead Building Supply 

Rockland County 

Schuyler County 

Schuyler Hospital 

Sitel 

SIUH 

Skanska Walsh 

Sodexo Westchester Medical Center 

Splish Splash Waterpark 

St Barnabas Hospital 

St John's University 

St. James Mercy Hospital 

St. Joseph's College 

St. Mary’s Hospital 

St. Thomas Aquinas College 

State University of New York Institute of Technology at Utica/Rome Rideshare 

 

 

 59 

Portal  R1  R5  R6  R8  R9  R10  R11 

Staten Island University Hospital 

St. Barnabas 

Steuben County 

Stewart International Airport 

Suffolk County Government 

SUNY New Paltz Faculty and Staff 

SUNY New Paltz Students 

SUNY Orange Students 

SUNY Orange Faculty and Staff 

SUNY Purchase 

SUNY Rockland Community College 

SUNY Fredonia (FredRide) 

Sysco Long Island 

T. Weiss Realty 

The Research Foundation for SUNY 

Touro Law Center 

Town of Babylon 

Town of Brookhaven 

Town of Southold 

Ulster County Greener Commuting 

Underwriters Laboratories 

United Methodist Homes 

United Nations Federal Credit Union Portal 

University at Albany 

University at Buffalo 

VA Medical Centers – Downstate 

Vassar College 

Village of Bayville 

 

 

 60 

Portal  R1  R5  R6  R8  R9  R10  R11 

Viscardi Center 

Walkway Marathon  

Watkins Glen Central School District 

Westchester Community College Staff 

Westchester Community College Students 

Westchester County 

WestRock 

White Plains Hospital 

Whittier 

World Trade Center 

Wyckoff Medical Center