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AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 1 -

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Arbeitsunterlage 04/2014

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Inhaltsverzeichnis AnNoText – Administration - Dokumentenmanagement .................................................... 3

- Dokumente im .docx-Format .................................................................................... 3

Akte .................................................................................................................... 10

- Historie – „Drag and Drop“ ................................................................................... 10

- „Drag and Drop“ von Dateien/Ordnern aus Verzeichnissen ....................................... 10 - „Drag and Drop“ von E-Mails aus Microsoft Office Outlook heraus .............................. 17

Adressat ............................................................................................................... 28

- Historie - Adressatenunterlagen .............................................................................. 28

Buchhaltung .......................................................................................................... 31

- Sachkontenbuchung in Verbindung mit Umsatz aus Drittländern (nicht EU) ......................... 32

Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung ..................................................................... 39

- § 11a RDG (Rechtsdienstleistungsgesetz) / § 43d Abs.1 Nr. 2 BRAO ................................... 39

Rechnungswesen - Honorarabrechnung ....................................................................... 44

- Abrechnung für Beratungshilfe über Formular ............................................................. 44 - Abrechnung für PKH/VKH über Formular ................................................................... 49

AnNoText Jahreswechsel 2014 / 2015 -Anleitung .......................................................... 55 - Jahreswechsel - Aktenverwaltung ............................................................................ 55 - Jahreswechsel - Buchhaltung .................................................................................. 56 - Jahreswechsel - Notariat ........................................................................................ 63

- Urkundenrolle .................................................................................................... 64 - Verwahrungsbuch ............................................................................................... 65


AnNoText – Administration - Dokumentenmanagement

- Dokumente im .docx-Format

Im Dokumentenmanagement – Allgemeine Einstellungen - Allgemeine Einstellungen II - besteht die

Möglichkeit festzulegen, dass neue AnNoText Dokumente generell im Format „.docx“ erstellt

werden.

Hierzu folgendes.

Bislang speichert AnNoText neu- erstellte Dokumente im Format „.doc“.

Dies selbst dann, wenn in den Optionen von Microsoft Office Word (ab der Version 2007) im Bereich

Speichern die Vorbelegung Dateien speichern im Format „.docx“ festgelegt ist.

Folgende Darstellung ergibt sich, wenn unter diesen Voraussetzungen ein neues AnNoText Dokument

erstellt wird.


Das Dokument wird als Format „.doc“ gespeichert mit dem Hinweis „Kompatibilitätsmodus“

(Kompatibilität zu älteren Versionen des gleichen Produktes).

Wenn neu erstellte AnNoText Dokumente im „.docx“ Format gespeichert werden sollen, ist durch

Anklicken die Auswahl „Erstellen der Dokumente im .DOCX-Format“ zu treffen.

Hinweis:

Bei einem Einsatz der Spracherkennung weisen wir darauf, dass „.docx“-spezifische Funktionen verlorengehen, da „SpeechMagic“ intern die Dokumente weiterhin im Format „.doc“ behandelt.

Wird die Auswahl „Erstellen der Dokumente im .DOCX-Format“ getroffen, erscheint zunächst der

nachfolgende Hinweis:


Der Hinweis bedeutet, dass die AnNoText Dokumentenvorlagen, beispielsweise die „annotext.dot“

zur Vervollständigung ebenfalls noch auf das Format „.dotx“ aktualisiert werden sollten.

Dies ist jedoch kein Zwang.

Werden die AnNoText Dokumentenvorlagen nicht auf das Format „.dotx“ aktualisiert, ergibt sich bei

der Erstellung eines neuen AnNoText Dokumentes folgende Darstellung.


Das Dokument wird dann als Format „.docx“ gespeichert, aber nach wie vor mit dem Hinweis

„Kompatibilitätsmodus“. Ursache für diesen Hinweis ist, dass die AnNoText Dokumentenvorlage

nach wie vor im Format „.dot“ angewendet wird.

Erst wenn auch die AnNoText Dokumentenvorlagen auf das Format „.dotx“ aktualisiert worden

sind, erscheint der Hinweis auf den „Kompatibilitätsmodus“ nicht mehr.

Er ergibt sich folgende Darstellung.

Wenn die AnNoText Formatvorlagen umgewandelt werden sollen ist folgendes zu beachten:

Zunächst müssen die AnNoText Formatvorlagen jeweils aus dem relevanten Verzeichnis geöffnet

werden.

Hierbei ist darauf zu achten, dass zu diesem Zeitpunkt kein Mitarbeiter diese Formatvorlage im Zugriff hat.

Eine AnNoText Dokumentenvorlage aus dem entsprechenden Verzeichnis (beispielsweise

….AnNoDATA.600\1\Template\ww140….) wird ausgewählt und geöffnet (Bitte mit „Maus-

Rechtsklick/Öffnen“)


Die AnNoText Dokumentenvorlage wird im „Kompatibilitätsmodus“ geöffnet.

Nunmehr muss die AnNoText Dokumentenvorlage mit dem Word Befehl „Speichern unter“ zurück in

das Template Verzeichnis (beispielsweise….AnNoDATA.600\1\Template\ww140….) gespeichert

werden. Hierbei ist als „Dateityp“ die Auswahl „Word-Vorlage (*.dotx)“ zu treffen.


Den nachfolgenden Hinweis bestätigen Sie durch Anklicken der Schaltfläche „OK“.

Eventuell erscheint noch der weitere Hinweis:


Auch diesen Hinweis können Sie durch Anklicken der Schaltfläche „Ja“ bestätigen. In den Original

AnNoText Dokumentenvorlagen werden keine Makros verwendet.

Im Anschluss daran beenden (Schließen) Sie die Bearbeitung der AnNoText Dokumentenvorlage.

Dieser Vorgang muss (sollte) mit allen AnNoText Dokumentenvorlagen durchgeführt werden.

Damit die angepassten AnNoText Dokumentenvorlagen nunmehr auch angewendet werden können,

müssen Sie abschließend im Programm AnNoText Administration unter Dokumentenmanagement –

Vorlagenpflege – in den einzelnen Vorlagen die Vorbelegung ändern.

Die Vorbelegung der Vorlagen mit der Endung „.dot“

muss durch entsprechende Auswahl geändert werden auf die Vorbelegung der Vorlagen mit der

Endung „.dotx“.

Jeweils für die Bereiche „Postweg“, „EMail“ und „Fax“.


Akte

- Historie – „Drag and Drop“

Nach der Installation des Programm-Updates besteht die Möglichkeit, eine Datei/einen Ordner (nach

entsprechender Auswahl) aus einem Verzeichnis heraus oder eine oder mehrere E-Mail aus Microsoft

Office Outlook mittels „Drag and Drop“ (Ziehen und Fallenlassen: Drag = Ziehen mit gedrückter

Maustaste, Drop = Loslassen der gedrückten Maustaste an der neuen Position) in die Historie einer

Akte zu übernehmen.

- „Drag and Drop“ von Dateien/Ordnern aus Verzeichnissen

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine Datei/einen Ordner, halten die Maustaste gedrückt

und ziehen die Datei/den Ordner in einen freien Bereich der „Programmgruppe Akte“. Hierbei ist

zu beachten, dass ein „Loslassen“ nicht im Bereich der Informationsfelder erfolgen darf.


Ein „Loslassen“ kann auch in der Multifunktionsleiste der Programmgruppe Akte erfolgen.

Der nachfolgend bekannte Dialog „Import in AnNoText Datenbank“ ist im Bereich „Angaben zur

Maßnahme“ optimiert worden. In der Form, dass die Maßnahme nicht mehr ausgewählt werden

muss, sondern automatisch vorgegeben wird. Erfolgt der Import einer Datei aus einem Verzeichnis

heraus, wird die Maßnahme „Posteingang via Dateiimport“ vorbelegt.

Das „Thema“ welches maßgeblich ist für die Bezeichnung in der Historie, kann nach wie vor

individuell eingegeben werden.


Auch mehrere Dateien/mehrere Ordner können (nach entsprechender Auswahl) mittels „Drag and

Drop“ in die Historie einer Akte übernommen werden.

Werden mehrere Dateien importiert wird der Dialog „Import in AnNoText Datenbank“ um die

Option „Jedes Dokument als einzelne Maßnahme speichern“ erweitert.


Wird die Abfrage durch Anklicken aktiviert, wird das „Thema“ vorbelegt mit dem Eintrag „Thema

pro Maßnahme ist der Dateiname“. Die einzelnen Dateien werden dann mit ihrem ursprünglichen

Dateinamen als Maßnahme in die Historie übernommen.

Die Historie stellt sich wie folgt dar:


Ist die Option „Jedes Dokument als einzelne Maßnahme speichern“ aktiviert, hat man weiterhin

die Möglichkeit, durch Anklicken der Schaltfläche „Auswahl“ aus den ursprünglich ausgewählten

Dateien, durch eine zusätzlich Auswahl eine oder mehrere Dateien für einen Import in die Historie

im Nachhinein noch auszuschließen.

Nach dem Anklicken der Schaltfläche „Auswahl“ werden die zuvor ausgewählten Dateien angezeigt.

Die Dateien die in die Historie übernommen werden sollen, sind vorgemerkt (angehakt).


Durch Entfernen der Vorbelegung wird erreicht, dass nicht alle Dateien in die Historie übernommen

werden.

Die Historie stellt sich anschließend wie folgt dar:


Wird die Abfrage „Jedes Dokument als einzelne Maßnahme speichern“ nicht aktiviert, kann das

„Thema“ individuell vergeben werden.


Die Dateien werden mit ihrem ursprünglichen Dateinamen unter einer Maßnahme importiert. Die

Historie stellt sich wie folgt dar:

- „Drag and Drop“ von E-Mails aus Microsoft Office Outlook heraus

Eine E-Mail kann (mehrere E-Mails können) ebenfalls mittels „Drag and Drop“ (Ziehen und

Fallenlassen: Drag = Ziehen mit gedrückter Maustaste, Drop = Loslassen der gedrückten Maustaste

an der neuen Position) in die Historie einer Akte übernommen werden, mit Anhängen oder ohne.

Klicken Sie in Microsoft Office Outlook mit der linken Maustaste auf eine E-Mail, halten die

Maustaste gedrückt und ziehen die E-Mail in einen freien Bereich der „Programmgruppe Akte“.

Hierbei ist zu beachten, dass ein „Loslassen“ nicht im Bereich der Informationsfelder erfolgen darf.


Ein „Loslassen“ kann auch in der Multifunktionsleiste der Programmgruppe Akte erfolgen.

Der nachfolgend bekannte Dialog „Import in AnNoText Datenbank“ ist im Bereich „Angaben zur

Maßnahme“ optimiert worden. In der Form, dass die Maßnahme nicht mehr ausgewählt werden

muss, sondern automatisch vorgegeben wird. Erfolgt der Import einer E-Mail aus Microsoft Office

Outlook heraus, wird die Maßnahme „Posteingang via E-Mail“ vorbelegt.

Das „Thema“ welches maßgeblich ist für die Bezeichnung in der Historie, kann nach wie vor

individuell eingegeben werden.


Ist zu der E-Mail ein Attachment angefügt, kann entschieden werden, ob dieses Attachment

zusätzlich gespeichert werden soll oder nur die ursprüngliche E-Mail.

Eine entsprechende Option „Attachments (Anlagen) zusätzlich speichern“ kann durch Anklicken

aktiviert werden.


Nach dem Anklicken der Schaltfläche „Auswahl“ werden die Attachments (Anlagen) angezeigt.



Mehrere E-Mails können (nachdem sie entsprechend markiert worden sind), ebenfalls mittels „Drag

and Drop“ in die Historie einer Akte übernommen werden.

Werden mehrere E-Mails importiert wird der Dialog „Import in AnNoText Datenbank“ um die

Option „Jede E-Mail als einzelne Maßnahme speichern“ erweitert.


Wird die Abfrage durch Anklicken aktiviert, wird das „Thema“ vorbelegt mit dem Eintrag „Thema

pro Maßnahme ist der Betreff“. Die einzelnen E-Mails werden dann mit den Angaben zum Betreff

als Maßnahme in die Historie übernommen. Die Historie stellt sich anschließend wie folgt dar:


Ist die Option „Jedes E-Mail als einzelne Maßnahme speichern“ aktiviert, hat man weiterhin die

Möglichkeit, die Schaltfläche „Auswahl“ anzuklicken. Aus den ursprünglich ausgewählten E-Mails

kann durch eine zusätzliche Auswahl der Import einer oder mehrerer E-Mails in die Historie im

Nachhinein noch ausgeschlossen werden.

Nach dem Anklicken der Schaltfläche „Auswahl“ werden die ausgewählten E-Mails angezeigt.

Die E-Mails die in die Historie übernommen werden, sind vorgemerkt (angehakt).

Durch Entfernen der Vorbelegung kann festgelegt werden, dass nicht alle E-Mails in die Historie

übernommen werden.



Sind Attachments (Anlagen) zu den E-Mails angefügt, kann entschieden werden, ob dieses

Attachments ebenfalls zusätzlich gespeichert werden soll oder nur die ursprünglichen E-Mails.

Die entsprechende Option „Attachments zusätzlich speichern“ kann durch Anklicken aktiviert

werden.


Wird die Abfrage „Jede E-Mail als einzelne Maßnahme speichern“ nicht aktiviert, kann das

„Thema“ individuell vergeben werden.

Die Dateien werden mit ihrem ursprünglichen Dateinamen unter eine Maßnahme importiert. Die

Historie stellt sich wie folgt dar:


Hinweis:

Soll eine Datei /ein Ordner aus einem Verzeichnis nicht (!) mittels „Drag and Drop“ zur Historie

einer Akte importiert werden, hat sich der Aufruf der Funktion „Import in AnNoText Datenbank“

geändert.

Bislang erfolgte der Aufruf dieser Funktion in einem Verzeichnis über eine Auswahl der rechten

Maustaste „Datei(en) in AnNoText importieren“.


Nach dem Einspielen der Updates erfolgt der Aufruf dieser Funktion nach wie vor über die rechte

Maustaste, zunächst wird jedoch die Auswahl „Senden an“ und im weiteren Verlauf die Auswahl

„AnNoText“ getroffen.

Adressat

- Historie - Adressatenunterlagen

Der Ordner „Adressatenunterlagen“ wird automatisch zu jedem Adressaten angelegt. Auch zu

bereits aufgenommenen Adressaten wird dieser Ordner nach dem Einspielen des Programmupdates

hinzugefügt.

In diesem Ordner sollen ggf. persönliche und grundsätzliche Unterlagen zu einem Adressaten,

beispielsweise die Kopie einer Geburtsurkunde o.ä. historisiert werden.


Dokumente können auf unterschiedliche Art und Weise in diesen Ordner importiert werden:

Über die Funktion „Senden an AnNoText“ (Import aus einem Verzeichnis)

Über die Funktion „E-Mail in AnNoText archivieren“ (Import aus Microsoft Office Outlook)

Über die Funktion „Speichern in Akte“ (Dokumentenverwaltung in der AnNoText

Symbolleiste)

Über die Funktion „Drag and Drop“

Der Ordner „Adressatenunterlagen“ kann entsprechend als Speicherort ausgewählt werden.


Darstellung in der Historie des Adressaten (Ansicht Adresse)


Hinweis:

Bei der Funktion „Posteingang (Scanner)“ kann dieser Ordner als

Speicherort derzeit noch nicht ausgewählt werden. Dies wir mit einem der

nächsten Programmupdates gegeben sei.

Wird im weiteren Verlauf der Adressat zu einer Akte als Beteiligter aufgenommen und/oder

verknüpft, wird der Ordner „Adressatenunterlagen“ des Adressaten und sein entsprechender Inhalt

ebenfalls in die Akte in den Bereich des Beteiligten übernommen.

Andere Einträge aus der allgemeinen Historie eines Adressaten werden bei der Übernahme des

Adressaten als Beteiligter zu einer Akte nicht (!) übernommen.

Hinweis:

In einem der nächsten Programmupdates wird die Möglichkeit gegeben

sei, generell auch Unterordner in der allgemeinen Historie eines

Adressaten anzulegen

Buchhaltung


- Sachkontenbuchung in Verbindung mit Umsatz aus Drittländern (nicht EU)

Bei der Eingabe von Sachbuchungen besteht die Möglichkeit, die Versteuerung nach Umsatz mit

Drittländern vorzunehmen.

Hierzu ist erforderlich, die Schaltfläche

Einkäufe aus Drittländern

zu aktivieren.

Voraussetzung

Es müssen Konten mit folgenden Konto-Besonderheiten im System (Programmgruppe Buchhaltung –

Extras – Buchhaltung - Stammdaten) angelegt worden sein:

Kosten DR-STEUER

Kosten DR-VERRECH

Kosten DR-UMSATZ

Kosten DR-STEUER


Kosten DR-VERRECH

Kosten DR-UMSATZ


Beispiel

Ein Unternehmen aus Deutschland erwirbt einen PKW in einem Drittland, z.B. Norwegen. Der

Rechnungsbetrag beträgt 10.000,00 Euro und wird über das Finanzkonto bezahlt.

Die durchzuführende Buchung sieht nunmehr wie folgt aus:


Nach Eingabe des Nettobetrages und Anhaken des Parameters

Einkäufe aus Drittländern

erfolgt automatisch die Berücksichtigung der zu Grunde zu legenden Mehrwertsteuer, in diesem Fall

19,00 %.

Durch Betätigung der Schaltfläche Übernehmen und abschließendes Bestätigen der Schaltfläche

Verbuchen erfolgt die Buchungsverarbeitung.

Die Buchung wurde nunmehr wie folgt vorgenommen:

Konto Bank (1230) – Buchungsnummer 6

Konto PKW Anschaffung (0300) – Buchungsnummer 6


Im Hintergrund: Konto Kosten DR-Verrechnung (4794) – Buchungsnummer 7

Im Hintergrund: Konto Kosten DR-Umsatz (4793) – Buchungsnummer 7


Im Hintergrund: Konto Kosten DR-Steuer (4993) – Buchungsnummer 7

Darstellung bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung


In Zeile 49 bzw. Spalte 52/53 erfolgt die Widergabe der Beträge aus den Konten Kosten DR-Umsatz

(4793) und Kosten DR-Steuer (4993). In der Zeile 59 (Spalte 67) wird die angegebene Steuer, die in

den Spalten 47 und 53 (EU und Drittland Einkäufe) addiert wurde, wieder abgezogen, so dass die zu

zahlende Steuer korrekt berechnet ist.

Darstellung bei ELSTER

Bei der Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER erfolgt entsprechend die Berücksichtigung für die

Spalten 52, 53 und 67.


Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung

- § 11a RDG (Rechtsdienstleistungsgesetz) / § 43d Abs.1 Nr. 2 BRAO

Bei der Durchführung der Maßnahme „Aufforderungsschreiben“ wird die Wiedergabe des

Vertragsdatums unterstützt.

Hierzu steht im Programm AnNoText Administration - Programmeinstellungen - Mahnverfahren

und Zwangsvollstreckung – Anspruchsvorlagen das Steuerzeichen <Vertragsdatum> ergänzend in

allen Anspruchsvorlagen für eine Anwendung zu Verfügung.

Soll das Vertragsdatum in einer Anspruchsvorlage und damit bei der Durchführung der Maßnahme

Aufforderungsschreiben berücksichtigt werden, muss die entsprechende Anspruchsvorlage angepasst

werden.

Nachstehend dargestellt am Beispiel der Anspruchsvorlage Katalog Nr. „43“


Die entsprechende Anspruchsvorlage wird zunächst markiert.

Durch Anklicken der Schaltfläche „Ändern“ gelangen Sie in den ersten Assistenten in Form einer

Eingabemaske.

Die Angaben in dieser ersten Eingabemaske bleiben unverändert.


Durch Anklicken der Schaltfläche „Weiter“ gelangen Sie in die nachfolgende Eingabemaske

Machen Sie im Eingabefeld „individuelle Bezeichnung der Forderung“ entsprechende Angaben zur

Bezeichnung/Wiedergabe des Anspruches in einem Aufforderungsschreiben.

Um die Bezeichnung eines Anspruches, eine Rechnungsnummer, ein Rechnungsdatums oder ein

Vertragsdatum in ein Aufforderungsschreiben einzufügen, stehen folgende Steuerzeichen zur

Verfügung, die bei den Textangaben zum Anspruchsgrund genutzt werden können.

<Bezeichnung> (Bezeichnung des Anspruchs)

<Nummer> (Rechungsnummer)

<Datum von> (Datum der Rechnung)

<Datum bis> (bis Datum bei mehreren Rechnungen)

<Vertragsdatum> (Datum eines Vertrags)

Bei der Aufnahme eines entsprechenden Anspruchs stehen diese Eingabefelder entsprechend zur

Verfügung.


In einem Aufforderungsschreiben stellt sich der Anspruchstext wie folgt dar:

Forderungssache Hammerschmidt GmbH ./. Schmitz

Sehr geehrter Herr Schmitz, in der vorbezeichneten Angelegenheit hat uns Hammerschmidt GmbH, Robert-Bosch-Str. 6, 50354 Hürth beauftragt, den Anspruch aus Warenlieferung gem. Rechnung vom 12.05.2014, Rechnungsnummer: 345/2014, aus dem Vertrag vom 10.05.2014 geltend zu machen. Wir fordern Sie auf, den gemäß beigefügter Forderungsaufstellung errechneten Gesamtbetrag bis spätestens

23.09.2014 (Zahlungseingang) auf eines unserer angegebenen Konten einzuzahlen. Nach fruchtlosem Ablauf der gesetzten Frist müssen Sie mit weiteren Maßnahmen rechnen.

Die entsprechenden Angaben zum Anspruchsgrund werden auch in das Forderungskonto und bei der

Behandlung der Akte als „Inkassoakte“ als Merkposten in das Mandantenkonto übernommen.


Sollen mehrere Ansprüche in ein Aufforderungsschreiben übernommen werden, können im

Eingabefeld „Bezeichnung der Forderung bei mehrmaligem Anspruch“ Vorgaben hinterlegt

werden.

In einem Aufforderungsschreiben stellt sich der Anspruchstext dann wie folgt dar:

Forderungssache Hammerschmidt GmbH ./. Schulze Sehr geehrter Herr Schmitz, in der vorbezeichneten Angelegenheit hat uns Hammerschmidt GmbH, Robert-Bosch-Str. 6, 50354 Hürth beauftragt, den Anspruch aus Warenlieferung gem. Rechnung vom 12.05.2014, Rechnungsnummer: 345/2014, aus dem Vertrag vom 10.05.2014, sowie Rechnung vom 03.06.2014, Rechnungsnummer 387/2014 aus dem Vertrag vom 30.05.2014, sowie Rechnung vom 15.06.2014, Rechnungsnummer 415/2014 aus dem Vertrag vom 10.06.2014 geltend zu machen. Wir fordern Sie auf, den gemäß beigefügter Forderungsaufstellung errechneten Gesamtbetrag bis spätestens

23.09.2014 (Zahlungseingang) auf eines unserer angegebenen Konten einzuzahlen.


Nach fruchtlosem Ablauf der gesetzten Frist müssen Sie mit weiteren Maßnahmen rechnen.

Bestätigen Sie Ihre Dateneingabe durch Anklicken der Schaltfläche Weiter. Sie gelangen auf die

nächsten Seiten des Assistenten. Auf den nun folgenden Seiten des Assistenten werden zum

beschriebenen Beispiel keine weiteren Änderungen vorgenommen.

Über die Bedeutung dieser Eingabemasken verweisen wir auf unseren Ausführungen im Handbuch

„Administration“.

Beenden Sie die Eingaben abschließend durch Anklicken der Schaltfläche „Fertig stellen“

Rechnungswesen - Honorarabrechnung

- Abrechnung für Beratungshilfe über Formular

Beim Erstellen einer Abrechnung für Beratungshilfe besteht ergänzend die Möglichkeit, die

Abrechnung über Formular zu erstellen.

Durch das Bausteinupdate wird das entsprechende Formular eingespielt und steht somit für eine

Anwendung zur Verfügung.

Bevor die Abrechnung für Beratungshilfe über ein Formular abgewickelt werden kann, muss in der

Honorarabrechnung unter Parameter – Einstellungen – Massnahmen für die Dokumente – im

Bereich Massnahmen für 1. Abrechnung PKH / 2. Abrechnung BRH für den Bereich 2. Abrechnung

BRH die Auswahl der Massnahme „Abrechnung Beratungshilfe Formular“ getroffen werden.

Wird diese Auswahl nicht getroffen, wird eine Abrechnung für Beratungshilfe wie bisher als Word-

Dokument erstellt. Diese Option besteht nach wie vor.


Die Abrechnung für Beratungshilfe wird - wie bisher auch – durch die Auswahl der entsprechenden

Funktion aufgerufen.

Im Kostenblatt wird die Abrechnung durch Auswahl der angefallenen Gebühr(en), Entgelte und

Umsatzsteuer zunächst vorbereitet.

Der anschließende Dialog der Textauswahl ist um die Eingabe eines „Empfängers“ erweitert

worden. Hier müssen Angaben zur Person erfasst werden, der Beratungshilfe gewährt worden ist.


Da als Empfänger der Abrechnung das Gericht ausgewählt wird, müssen Angaben eines

Beratungshilfeempfängers zusätzlich erfasst werden.

Die Angaben aus Kostenblatt und Textauswahl werden in das Formular übertragen. Das Formular

kann ausgedruckt, durch einen Kanzleistempel ergänzt, unterschrieben und bei Gericht eingereicht

werden


Sollen Zahlungen mit in die Abrechnung übernommen werden, müssen diese zusätzlich über den

Button „V“ (Zahlungen) im Kostenblatt erfasst werden, damit eine entsprechende Berücksichtigung

im Formular erfolgen kann.

Eine automatische Übernahme aus dem Dialog der Textauswahl ist für diesen Bereich nicht möglich.


- Abrechnung für PKH/VKH über Formular

Beim Erstellen einer Abrechnung für Prozesskostenhilfe und/oder Verfahrenskostenhilfe besteht

ergänzend die Möglichkeit, die Abrechnung über Formular zu erstellen.

Durch das Bausteinupdate wird das entsprechende Formular eingespielt und steht somit für eine

Anwendung zur Verfügung.


Bevor die Abrechnung für Prozesskostenhilfe/Verfahrenskostenhilfe über ein Formular abgewickelt

werden kann, muss in der Honorarabrechnung unter Parameter – Einstellungen – Massnahmen für

die Dokumente – im Bereich Massnahmen für 1. Abrechnung PKH / 2. Abrechnung BRH für den

Bereich 1. Abrechnung PKH die Auswahl der Massnahme „Abrechnung PKH/VKH Formular“

getroffen werden.

Wird diese Auswahl nicht getroffen, wird eine Abrechnung für Prozesskostenhilfe /

Verfahrenskostenhilfe wie bisher als Word-Dokument erstellt. Diese Option besteht nach wie vor.

Die Abrechnung für Prozesskostenhilfe und/oder Verfahrenskostenhilfe wird - wie bisher auch –

durch die Auswahl der entsprechenden Funktion aufgerufen.

Im Kostenblatt wird die Abrechnung durch Auswahl der angefallenen Gebühr(en), Entgelte und

Umsatzsteuer zunächst vorbereitet.

Der anschließende Dialog wird – wie bisher auch – entsprechend bearbeitet.


Die Angaben aus Kostenblatt und Textauswahl werden in das Formular übertragen. Das Formular

kann ausgedruckt, unterschrieben und bei Gericht eingereicht werden.


Sollen Vorschüsse und/oder sonstige Zahlungen mit in die Abrechnung übernommen werden, müssen

diese zusätzlich über den Button „V“ (Zahlungen) im Kostenblatt erfasst werden, damit eine

entsprechende Berücksichtigung im Formular erfolgen kann.

Eine automatische Übernahme aus dem Dialog der Textauswahl ist für diesen Bereich nicht möglich.


AnNoText Jahreswechsel 2014 / 2015 -Anleitung

- Jahreswechsel - Aktenverwaltung

Anwalts- und Notariatsprogramm (Tagesdatum ab 01.01.2015):

Sofern Sie bereits neue Akten für das Jahr 2015 erfassen, bzw. bereits Akten in 2015 ablegen

möchten, beachten Sie bitte, dass das Aktenregister und das Ablageregister nicht automatisch

wieder mit "EINS" beginnt.

Honorarabrechnung / Kostenberechnung / Time & Billing

Sofern Sie wünschen, dass zum Jahresbeginn Ihre Rechnungsnummer wieder mit „EINS“ beginnt,

müssen Sie dies entsprechend einmal dem System vorgeben, z. B. für Rechnungsnummer

0000001/15, da die Rechnungsnummer ansonsten mit dem fortlaufenden Zähler des alten Jahres

weiterlaufen würde.

Achtung:

Rechnungen, die eventuell noch für das alte Jahr erstellt werden sollen, erhalten dann eine

Rechnungsnummer, die aus der nächsten neuen laufenden Nummer und dem Jahrgang 14 besteht.

Die Einstellungen sowohl für die Aktennummer / Ablagenummer als auch für die Rechnungsnummer,

nehmen Sie einmalig wie folgt vor: Sie starten das Programm AnNoText-Administration.

Klicken Sie sodann auf Ihre Bürogemeinschaft – in unserem Beispiel „Business – AnNoText“

Nach Auswahl des Menüpunktes Jahreswechsel – Aktenverwaltung befinden Sie sich in

nachfolgender Maske.


Durch Anklicken der Schaltfläche „Ausführen“ werden die entsprechenden Zähler für die

Aktennummer, Ablagenummer und Rechnungsnummer zurückgesetzt und beginnen wieder mit

„EINS“ für das laufende Jahr 2015.

Hinweis:

Sofern Sie mehrere Bürogemeinschaften eingerichtet haben, führen Sie diesen Punkt für alle

gewünschten Bürogemeinschaften durch.

- Jahreswechsel - Buchhaltung

Allgemeines vor Abschluss der Buchhaltung im alten Jahr

Bekanntlich liegen Ihnen am 02. Januar 2015 noch nicht alle Kontoauszüge des Jahres 2014 vor.

Damit jedoch ein korrekter Abschluss gewährleistet werden kann, sollten diese Auszüge noch

zwingend abgewartet und eingebucht werden, bevor Sie den Jahreswechsel vornehmen.

Hierbei ist zu berücksichtigen, dass das Systemdatum bereits auf 2015 (z.B. 01.01.2015) eingestellt

ist. In diesem Fall wird bei der Buchungseingabe bereits als Buchungsjahr 15 vorgeschlagen, welches

Sie bitte entsprechend in Buchungsjahr 14 ändern.

Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, für Ihre Abschlussbuchungen ein Systemdatum

aus 2014 zu wählen, z.B. 31.12.2014. Die Datumseinstellung nehmen Sie bitte über die

Systemsteuerung vor, beachten jedoch bitte, dass Sie diese nach Durchführung der Buchungen

wieder auf das aktuelle Datum zurückstellen müssen.


Jahreswechsel-Checkliste

Buchhaltung: 1.) Datensicherung für das abgeschlossene Jahr vornehmen 2.) Auf Wunsch Aktenregister "Mandanten" (Rubrum I) ausdrucken lassen 3.) Auf Wunsch Aktenregister "Gegner" (Rubrum II) ausdrucken lassen 4.) Auf Wunsch Aktenregister "Aktenzeichen" ausdrucken lassen 5.) Sie sollten die "Saldenliste" ausdrucken lassen. Auch die "Offene Postenliste" sollte ausgedruckt werden. 6. a) Vorbereitung zum Jahreswechsel 2014 / 2015 6. b) Einleitung des Jahreswechsels 2014 / 2015 7.) Überprüfung des neuen Buchungsmonats für 2015 8.) Nachträgliche Abschreibungsbuchungen im neuen Kalenderjahr 2015 für das

abgeschlossene Jahr 2014 9.) Erneute Buchungen für das abgeschlossene Jahr 2014 obwohl der Jahreswechsel

einschließlich Saldovorträge bereits vorgenommen worden ist 10.) Jahreswechsel für mehrere Bürogemeinschaften 11.) Jahreswechsel für mehrere Buchhaltungsmandanten

Erläuterungen zur Checkliste Jahreswechsel / Buchhaltung

Zu Punkt 1.):

Da Sie für die Jahresdatensicherung ein neues Band / eine neue Festplatte verwenden sollten,

bitten wir Sie, rechtzeitig dafür zu sorgen, dass ein solches Medium vorhanden ist. Sie können dieses

auch über unsere Vertriebsabteilung unter [email protected] oder telefonisch unter 0221-

943736030 bestellen.

Die Datensicherung nehmen Sie bitte wie üblich vor. Hierzu sollten Sie das neue

Datensicherungsband (Festplatte) verwenden, damit gegebenenfalls noch auf die Daten für 2014

mailto:[email protected]


zurückgegriffen werden kann. Somit sollten Sie diese Sicherung gesondert aufbewahren und nicht

mehr überschreiben.

Hinweis:

Wir weisen an dieser Stelle darauf hin, dass sofern Sie die Punkte 2.) bis 5.) per 31.12.2014

nicht ausdrucken möchten, Sie zu einem späteren Zeitpunkt (nach Jahreswechsel) keine

Möglichkeit mehr hierzu haben. Sie entscheiden selbst, ob diese Listen für Sie von Wichtigkeit

sind.

Zu Punkt 2.) bis 4.):

Den Ausdruck des Aktenregisters nach den jeweiligen Kriterien, wählen Sie über die

Programmgruppe Akte wie folgt an:

Auswerten – Register – Aktenregister

Zu Punkt 5.):

Den Ausdruck der Salden- bzw. offenen Postenliste, erhalten Sie über die Auswahl der

Programmgruppe Buchhaltung – Extras - Buchhaltung und sodann wie folgt auswählen:

Listen – Saldenliste / Offene Postenliste

Hinweis:

Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass nach dem Jahreswechsel der Ausdruck der Saldenlisten-

Offenen Postenlisten - Fremdgeldlisten - Auslagen Listen per 31.12.2014 nach dem Jahreswechsel,

bzw. nach Anlage von neuen Akten oder neuen Buchungen nicht mehr ausgedruckt werden kann.

Zu Punkt 6 a.) Abschlussarbeiten für das Jahr 2014:

Um die restlichen Kontoauszüge für das Jahr 2013 im neuen Jahr 2014 noch buchen zu können ist es

erforderlich, bei der Buchungseingabe das vorgeschlagene Buchungsjahr 15 mit Buchungsjahr 14 zu

überschreiben.

Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, für Ihre Abschlussbuchungen ein Systemdatum

aus 2014 zu wählen, z.B. 31.12.2014. Die Datumseinstellung nehmen Sie über die Systemsteuerung

vor, beachten jedoch bitte, dass Sie diese nach Durchführung der Buchungen wieder auf das

aktuelle Datum zurückstellen müssen.

Nunmehr können Sie die restlichen Kontoauszüge für das Jahr 2014 buchen und verarbeiten.

Hiernach schließen Sie den Monat wie üblich ab und lassen die Umsatzsteuererklärung ausdrucken.


Sollten Sie Ihre Abschreibungsbuchungen bereits vorliegen haben, können Sie diese noch vor dem

Jahreswechsel durchführen. Wir geben Ihnen hierzu ein Beispiel:

"Abschreibung eines langlebigen Wirtschaftsgutes (Anlagevermögen)." Ihr entsprechendes

Anlagekonto steht somit im "Soll". Die Buchung hierzu sieht wie folgt aus:

Wählen Sie die Schaltfläche AFA Abschreibungen aus. Geben Sie dann das entsprechende

Abschreibungskonto für Anlagevermögen ein, z.B. 4820. Bei Sachkonto geben Sie bitte das

entsprechende Anlagekonto ein, z.B. 0300. Sind Ihnen die Abschreibungsbeträge noch nicht

bekannt, so können Sie diese Buchungen auch noch zu einem späteren Zeitpunkt nach dem

Jahreswechsel auf 2015 für das Jahr 2014 buchen.

Hinweis:

Sollten Sie das Abschreibungskonto nicht auswählen können, trägt dieses Konto nicht die

Besonderheit "ABSCHREIBUNGEN". Ist dies der Fall, ändern Sie das Konto wie folgt ab:

Buchhaltung / Buchhaltung / Stammdaten - Sachkonten

Hier rufen Sie über "Ändern" das Konto "Abschreibungen Anlagevermögen" auf und wählen bei

Besonderheit "ABSCHREIBUNGEN" aus. Jetzt können Sie obige Buchung eingeben.

Sollten Ihnen die Abschreibungsbuchungen vor dem Jahreswechsel noch nicht bekannt sein, dann

nehmen Sie den Jahreswechsel bitte wie zu Punkt 6 b. – 6.c.) beschrieben vor. Wenn Sie alsdann im

neuen Jahr (2015) die Abschreibungen für 2014 buchen möchten, können Sie diese Buchungen für

den Monat Dezember 2014 ohne weiteres durchführen.

Zu Punkt 6 b.) Durchführung des Jahreswechsels Ihrer Buchhaltung

2013 / 2014:

Vor Durchführung des Punktes 6 b.) vergewissern Sie sich bitte, dass alle Buchungen verbucht sind,

die Monatsabschlüsse sowohl ausgedruckt als auch abgeschlossen wurden und Ihnen auch alle

Umsatzsteuererklärungen für das Jahr 2014 vorliegen.

An dem PC, an welchem der Jahreswechsel durchgeführt werden soll, wird das Programm AnNoText

Administration aufgerufen. Alle anderen Arbeitsplätze dürfen nun keine Buchungen – auch keine

Rechnungsstellung vornehmen bis der Jahreswechsel durchgeführt worden ist.

Im Programm AnNoText Administration klicken Sie auf Ihre Bürogemeinschaft – sodann wird der

Menüpunkt Jahreswechsel aktiv.

Jahreswechsel - Buchhaltung

Sie befinden sich jetzt in der Maske "Jahreswechsel Buchhaltung".


Wird die richtige Bürogemeinschaft angezeigt, so wählen Sie den Buchhaltungsmandanten – im

Normalfall „KANZLEI“ aus. Über die Einstellung des Datums „Jahreswechsel vom“ bestimmen Sie in

welchem Monat der Saldovortrag für den Jahreswechsel notiert wird. Es ist hier sinnvoll ein

Januardatum einzutragen, so dass diese Saldovorträge im Januar zu finden sind.

Das System hat automatisch die Vorbesetzung, dass auch der Saldovortrag auf die Anlagekonten

durchgeführt wird. Wünschen Sie keine Saldovorträge auf Ihren Anlagekonten, klicken Sie diese

Voreinstellung aus. Durch Bestätigung der Schaltfläche AUSFÜHREN leiten Sie den Jahreswechsel

ein. Der Jahreswechsel von 2014 auf 2015 wird nun automatisch durchgeführt und die Saldovorträge

auf den entsprechenden Konten gebildet.

Setzen Sie die bilanzierende Buchhaltung ein, erfolgt der Saldovortrag auch im Debitoren und

Kreditorenbereich.

Nach erfolgreicher Durchführung desselben erhalten Sie vom System her folgende Meldung:


Die Saldovortragsbuchungen für das Jahr 2015 sind nunmehr automatisch im System hinterlegt.

Zu Punkt 7.):

Bevor Sie jetzt mit Ihrer Buchhaltung für Januar 2015 beginnen, müssen Sie folgende Einstellungen

noch prüfen, sofern Sie in 2014 im laufenden Jahr mit der Buchhaltung begonnen haben.

Programmgruppe Buchhaltung / Extras / Buchhaltung – Parameter - Allgemeine Einstellungen

Bei BUCHEN AB MONAT muss 1=JANUAR eingestellt sein. Sofern dies bei Ihnen nicht der Fall ist,

wählen Sie bitte 1=JANUAR aus und bestätigen die Eingabe mit OK.

Mit den Punkten 1.) bis 7.) ist der Jahreswechsel durchgeführt.

Zu Punkt 8.) Nachträgliche Abschreibungen für das alte Jahr 2014:

Da es in der Praxis oftmals vorkommt, dass Ihnen die Abschreibungswerte erst im neuen Jahr

zur Verfügung stehen, können Sie jederzeit einen weiteren Jahreswechsel nur für die noch

geänderten Konten des Monats Dezember 2014 vornehmen.

Bekanntlich werden diese Abschreibungswerte für Dezember 2014 gebucht und es ändern sich

hierdurch die bereits vorgetragenen Anfangsbestände der Anlagekonten.

Buchungseingabe

Sie gehen wie bereits zu Punkt 6 a.) beschrieben vor.

Weiterer Jahreswechsel der bebuchten Anlagekonten

Sie melden sich bitte erneut im Programm AnNoText Administration an und klicken auf die

entsprechende Bürogemeinschaft.


Jahreswechsel - Buchhaltung

Nach Prüfung der Bürogemeinschaft und Auswahl des entsprechenden Buchhaltungsmandanten

bestätigen Sie die Angaben über die Schaltfläche AUSFÜHREN.

Das System bildet nunmehr einen neuen Saldovortrag der bebuchten Anlagekonten, welche nach der

Ausführung entsprechend gespeichert sind.

Zu Punkt 9.) Erneute Buchungen für das abgeschlossene Jahr 2014 obwohl der

Jahreswechsel einschließlich Saldovorträge bereits vorgenommen worden ist:

Sofern der Jahreswechsel bereits vorgenommen worden ist, wurden auch bereits die Saldovorträge

für Ihre Bestands- und Finanzkonten für das Jahr 2015 generiert.

Müssen Sie jetzt nachträglich noch für den Dezember 2014 einen bzw. mehrere Kontoauszüge

buchen, ist dies nach Zurücknahme des bereits durchgeführten Monatsabschlusses problemlos

möglich. (Administration – Datenmanagement – Monatsabschluss zurücksetzen).

Nachdem Sie die abschließenden Buchungen für 2014 durchgeführt haben und diese verbucht

worden sind, müssen Sie anschließend einen erneuten Jahreswechsel über das Programm AnNoText

Administration – Jahreswechsel – Buchhaltung vornehmen, damit die bereits vorhandenen

Saldovorträge für das Jahr 2015 aktualisiert werden.

Hinweis:


Sofern Sie keinen erneuten Jahreswechsel vornehmen, werden Sie unter Umständen, bei erneuter

Buchungseingabe auf eine Differenz im Finanzkontenbereich hingewiesen, welche nur durch einen

erneuten Jahreswechsel berichtigt werden kann.

Zu Punkt 10.) Jahreswechsel für mehrere Bürogemeinschaften

Sofern Sie mehrere Bürogemeinschaften einsetzen, muss der Jahreswechsel pro Bürogemeinschaft,

wie zu den Punkten 1.) bis 11.) beschrieben, durchgeführt werden.

Zu Punkt 11.) Jahreswechsel für mehrere Buchhaltungsmandanten

Sofern Sie mehrere Buchhaltungsmandanten einsetzen, muss der Jahreswechsel pro

Buchhaltungsmandant, wie zu dem Punkt 6.) beschrieben, durchgeführt werden.

- Jahreswechsel - Notariat

Im Notariatsprogramm muss ebenfalls der Jahreswechsel von 2014 auf 2015 für das Massen- und

Verwahrungsbuch, sowie für die Urkundenrolle vorgenommen werden:

Vorab jedoch müssen Sie folgende Ausdrucke fertigen:

- Urkundenrolle

Zur Vervollständigung Ihrer Unterlagen empfehlen wir Ihnen, die Urkundenrolle, das

Namensverzeichnis und das Erbvertragsverzeichnis für das Jahr 2014 ausdrucken zu lassen.

- Massen- und Verwahrungsbuch

Zur Vervollständigung Ihrer Unterlagen müssen Sie das Verwahrungsbuch, die Massen, die

Saldenliste, das Namensverzeichnis und die Anderkontenliste für das Jahr 2014 ausdrucken.

Beim Verwahrungsbuch ist es zwingend erforderlich, dass das Jahr 2014 abgeschlossen sein muss,

bevor für das Jahr 2015 neue Buchungen vorgenommen werden.

Hinweis:

Sofern Sie noch Buchungen für das Jahr 2014 vornehmen müssen, beachten Sie bitte, dass Sie

zwingend das Systemdatum auf 31.12.2014 umstellen müssen. Diese Einstellung nehmen Sie

über die Systemsteuerung vor.

Durchführung des Jahreswechsels:


- Urkundenrolle

Vor Durchführung des Jahreswechsels zur Urkundenrolle starten Sie aus der Programmgruppe

Notariat das Modul Notariat. Über den Menüpunkt Parameter – Urkundenrolle –Statistik-Prüflauf

starten Sie als Administrator pro Notar den entsprechenden Prüflauf. In diesem Prüflauf werden alle

Urkundsgeschäfte nochmals auf ihre Zugehörigkeit geprüft.

Zur Durchführung des Jahreswechsels NOTARIAT darf sich kein Arbeitsplatz im Programm-Modul

Notariat befinden. An dem Arbeitsplatz, an welchem Sie den Jahreswechsel vornehmen, melden Sie

sich im Programm AnNoText Administration an und klicken auf den Namen Ihrer Bürogemeinschaft.

Sodann wählen Sie:

Jahreswechsel - Notariat

Für die einzelnen Notare/Notarinnen muss der Jahreswechsel für die Urkundenrolle und das

Verwahrungsbuch nacheinander vorgenommen werden.

Über das Datum bei „Jahreswechsel vom“ bestimmen Sie mit welchem Datum der Wechsel

ausgeführt wird.

Nach Auswahl des/der gewünschten Notar/in ist es zwingend erforderlich, die Übersicht über die

Urkundsgeschäfte (hier Geschäftsübersicht) für das Jahr 2014 ausdrucken zu lassen. Nachdem dies

erfolgt ist, und Sie sich vergewissert haben, dass der Ausdruck in Ordnung ist, muss die

Urkundenrolle über die Karteikarte JAHRESWECHSEL URKUNDENROLLE noch für das Jahr 2015

angelegt werden. Durch Bestätigung der Schaltfläche AUSFÜHREN wird die Urkunde für das Jahr

2015 angelegt. Die Systemmeldung Der Vorgang wurde erfolgreich abgeschlossen! bestätigen Sie

bitte mit der Schaltfläche SCHLIESSEN. Diesen Vorgang wiederholen Sie für alle Notare/Notarinnen.


- Verwahrungsbuch

Sie öffnen erneut die Maske zum Jahreswechsel Notariat. Hier ist es ebenfalls zwingend

erforderlich, die Verwahrungsgeschäfte für das Jahr 2014 ausdrucken zu lassen über die

Karteikarte ÜBERSICHT VERWAHRUNGSGESCHÄFTE. Nachdem dies erfolgt ist und Sie sich

vergewissert haben, dass der Ausdruck in Ordnung ist, muss das Verwahrungsbuch noch für das Jahr

2015 angelegt werden über die Karteikarte JAHRESWECHSEL VERWAHRUNGSBUCH, wie aus

nachfolgender Maske ersichtlich.

Nach Bestätigung der Schaltfläche AUSFÜHREN erhalten Sie die Systemmeldung Der Vorgang wurde

erfolgreich abgeschlossen! welche Sie über die Schaltfläche SCHLIESSEN bestätigen. Nunmehr wird

der Saldovortrag für das neue Verwahrungsbuch 2015 gebildet. Diesen Vorgang wiederholen Sie

entsprechend für alle Notare/Notarinnen.

annotext · annotext arbeitsunterlage 04/2014 - seite 3 - annotext – administration -...

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