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Análisis y mejora de procesos orientados a la gestióndocumental electrónica
Jordi Serra Serra
Asociación de Archiveros de NavarraPamplona, 7 de Marzo de 2014
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ANÁLISIS Y MEJORA DE PROCESOS
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Métodos de análisis y mejora
• Lean & Six Sigma
• UN/CEFACT's Modeling Methodology (UMM)
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• UN/CEFACT's Modeling Methodology (UMM)
• Administrative Process Study (APS)
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Lean & Six Sigma
Lean
• Desarrollado en Toyota entre 1948 y 1975
Six Sigma
• Desarrollado inicialmente en Motorola en 1982, y posteriormente en General
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• Desarrollado en Toyota entre 1948 y 1975
• Incrementar la velocidad y agilidad de los procesos, identificando y eliminando aquello que no aporta valor
• Desarrollado inicialmente en Motorola en 1982, y posteriormente en General Electric
• Mejorar los procesos a través de la medida y análisis estadístico de los factores que contribuyen a su funcionamiento y rendimiento
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Los procesos en la organización
Proveedor Input Proceso Output Cliente
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Proveedor Input Proceso Output Cliente
Proveedor Input Proceso Output Cliente
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Proceso vs. Procedimiento
Proceso Procedimiento
Recogida del pedido
Preparación del albarán
Diseño Fabricación
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Compra Producción
VentaFacturación
del albarán
Envío del pedido
Devolución del albarán
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Tipos de procedimientos
Secuenciales
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Procedimientos
Reglados Radiales
MúltiplesNo reglados
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Tipos de procedimientos reglados
Proceso secuencial Proceso radial
Actor 1 Actor 2 Actor 3
Acción 1
Actor 1 Actor 2 Actor 3
Acciónnodo
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Acción 2
Acción 3
Acción 1
Acción 2
SERRA, Jordi. "La gestión y conservación de documentos electrónicos mediante el sistema BAULA". Ponència escrita. A:I Congreso sobre gestión y conservación del documento electrónico. Universitat Jaume I, Castelló, 13 de novembre de 2007.
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Workflow
• Automatización íntegra o parcial de unproceso de negocio, durante la cual losdocumentos, la información o las tareas pasande un participante a otro con el fin de llevar a
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de un participante a otro con el fin de llevar acabo una acción, siguiendo una serie de reglasde procedimiento.
Workflow Management
Coalition (WfMC)
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Terminologia básica
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Workflow Management Coalition. The Workflow Reference Model. Gener de 1995.
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Workflow management system
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Workflow Management Coalition. The Workflow Reference Model. Gener de 1995.
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Interacciones entre agentes
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Workflow Management Coalition. The Workflow Reference Model. Gener de 1995.
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Estándares de modelaje y parametrización
• Unified Modeling Language (UML)
• Business Process Modeling Notation
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• Business Process Modeling Notation (BPMN)
• XML Process Definition Language (XPDL)
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Business Process Management (BPM)
• Business Process Management (BPM) is a means
to study, identify, change and monitor business
process.
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Análisis y mejora
ModelajeImplantación tecnológica
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El vínculo con la gestión documental
Identificar las Indicar cómo debe
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Análisis y mejora
Identificar las evidencias
equivalentes a documentos y fijar sus características
Indicar cómo debe tratar el sistema
las evidencias identificadas
Modelaje e implantación tecnológica
Dentro de unos procedimientos homogéneos de gestión documental, y de acuerdo con una política conjunta para toda la información de la organización
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Aportaciones documentales
• A la definición del procedimiento (BPM/Aplicaciones)• Identificación del sustrato documental (evidencias)• Definición y mejora del circuito documental
• A la definición de funciones de gestor documental(DM)• Criterios de clasificación (identificación de series)• Criterios de descripción y herencia de metadatos• Representación de las entidades supertipo (expediente-documento)• Normalización documental (tipos vinculados a las fases del procedimiento)
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• Normalización documental (tipos vinculados a las fases del procedimiento)• Procedimientos de gestión de documentos integrados en los procedimientos de
negocio
• A la definición de funciones de gestor documental (RM)• Ciclos de vida y políticas de retención y preservación• Definición del régimen de acceso y protección de datos• Definición de riesgos (carácter vital)
• A la definición del sistema de archivo permanente• Procedimiento de generación del paquete de información de transferencia
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EL SUSTRATO DOCUMENTAL DE LOS PROCESOS
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¿Documento o dato? Dos modelos
Docucéntrico
• Orientado al documento-objeto.
Datacéntrico
• Orientado a los datos.
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• Basado en la gestión de ficheros.
• Autenticación por firma electrónica o equivalente.
• Basado en la gestión de cadenas de bytes.
• Autenticación por pista de auditoría o metadatos.
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El documento puede ir solo?
• The record of a single step (or sub-step) may
be of little significance in its own right. It
acquires meaning when combined with the
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acquires meaning when combined with the
records of other steps, to form a record of the
activity as a whole.
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El documento puede ir solo?
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Las agrupaciones documentales "naturales"
Fondo
Subfondo
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Serie documental
Unidad documental compuesta
Unidad documental simple
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Nivelorgánico
Las agrupaciones documentales: niveles
Fondo
Subfondo
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Nivelfuncional
Serie documental
Unidad documental compuesta
Unidad documental simple
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Clasificación vs. Agrupación
Clasificación
Función
Agrupación
Fondo
Subfondo
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Actividad
Transacción
Subfondo
Serie documental
Unidad documental compuesta
Unidad documental simple
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Clasificación vs. Agrupación: MoReq2010
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La jerarquía de agrupaciones documentales
Fondo 1
Subfondo 1.1
Serie 1.1.1 Serie 1.1.2
Subfondo 1.2
Serie 1.2.1 Serie 1.2.2
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Expediente 01
Documento Documento 01
Documento Documento 02
Expediente 02
Documento Documento 01
Documento Documento 02
Expediente 01
Documento Documento 01
Documento Documento 02
Expediente 02
Documento Documento 01
Documento Documento 02
Expediente 01
Documento Documento 01
Documento Documento 02
Expediente 02
Documento Documento 01
Documento Documento 02
Expediente 01
Documento Documento 01
Documento Documento 02
Expediente 02
Documento Documento 01
Documento Documento 02
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Aplicación a un proceso concreto
Fondo 1
Subfondo Subfondo Subfondo Subfondo
Fondo 2
Subfondo Subfondo
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Subfondo 1.1
Serie 1.1.1
Expediente Expediente 01
Subfondo 1.2
Serie 1.2.1
Expediente Expediente 01
Subfondo 2.1
Serie 2.1.1
Expediente Expediente 01
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Órgano
Aplicación a un proceso concreto
Fondo 1
SubfondoSubfondo SubfondoSubfondo
Fondo 2
SubfondoSubfondo
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Función oActividad
Subfondo1.1
Serie 1.1.1
Expediente Expediente 01
Subfondo1.2
Serie 1.2.1
Expediente Expediente 01
Subfondo2.1
Serie 2.1.1
Expediente Expediente 01
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Los procesos y la gestión documental
Jordi Serra Serra - Asociación de Archiveros de Navarra - Pamplona, 7 de Marzo de 2014
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1 Procedimiento = 1 expediente?
No, por la procedencia
Tramitación del pago de una factura
Pero ahora...
Tramitación del pago de una factura
Jordi Serra Serra - Asociación de Archiveros de Navarra - Pamplona, 7 de Marzo de 2014
Expediente de la Unidad de
Compras
Expediente de la Unidad de Contabilidad
Expediente del pago de la
factura
Acceso de la Unidad de Compras
Acceso de la Unidad de
Contabilidad
Serra, Jordi. "A.3 Fundamentos de gestión documental; Las agrupaciones documentales". Material docente del Máster en Gestión Documental e Información en las Empresas. Universidad de Barcelona, octubre de 2011.
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¿Expediente electronico único?
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
A. Gestión de subvenciones
A.1. Gestión de subven. por convenio
A.2. […]
B. Legislación y asuntos jurídicos
Jordi Serra Serra - Asociación de Archiveros de Navarra - Pamplona, 7 de Marzo de 2014
Serra Serra, Jordi. "Una interpretación metodológica de la norma ISO 15489para la implantación de un sistema de gestión de documentos". En: JornadasIbéricas de Arquivos Municipais; Políticas, Sistemas e Instrumentos. Lisboa, 4 y5 de Junio de 2013.
B. Legislación y asuntos jurídicos
B.1. Elaboración de convenios
B.2. […]
C. Gestión de los recursos económicos
C.1. Gestión de los gastos
C.2. […]
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1 Procedimiento = 1 expediente?
Pero en función de lectura competencial y de procesos…
Tramitación de
subvenciones
Tramitación de pagos
Jordi Serra Serra - Asociación de Archiveros de Navarra - Pamplona, 7 de Marzo de 2014
Expediente de la subvención
Acceso de la Unidad de Compras
Acceso de la Unidad de
Contabilidad
Expediente del pago de la
factura
Acceso de la Unidad de Compras
Acceso de la Unidad de
Contabilidad
Serra, Jordi. "A.3 Fundamentos de gestión documental; Las agrupaciones documentales". Material docente del Máster en Gestión Documental e Información en las Empresas. Universidad de Barcelona, octubre de 2011.
Relaciónfuncional
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El concepto de serie documental
• Conjunto de documentos organizados de acuerdo con un sistemade clasificación o conservados como una unidad por el hecho de serel resultado de un mismo proceso de formación o de clasificación, ode la misma actividad, porque tienen una misma tipología, o porcualquier otra relación derivada de su producción, recepción o uso.La serie se conoce también por el nombre de serie documental(ISAD-G).
Jordi Serra Serra - Asociación de Archiveros de Navarra - Pamplona, 7 de Marzo de 2014
(ISAD-G).
• Clase (class): Fragmento de una jerarquía representado por unalínea que va desde un punto de la jerarquía del cuadro declasificación hasta todos los expedientes inferiores a este punto.Esto puede corresponder, en terminología clásica, a "claseprimaria", "grupo" o "serie" (o subclase, subgrupo, subserie, etc.)en cualquier nivel del cuadro de clasificación (MoReq2).
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Tipos de relaciones
• Estructurales (funcional)
• De continuidad (antecedente/consecuente)
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• De derivación (primaria/secundaria)
• De dependencia (relacionada/recapitulativa)
• De contenidoSerra Serra, Jordi. "Una interpretación metodológica de la norma ISO 15489 para la implantación de un sistema de gestión de documentos". En: Jornadas Ibéricas de Arquivos Municipais; Políticas, Sistemas e Instrumentos. Lisboa, 4 y 5 de Junio de 2013.
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Tipos de relaciones
(AF) ISO 26122
• Estructurales
• De continuidad
(AS) ISO 26122
• De derivación
• De dependencia
Nominalización
• De contenido
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• De continuidad • De dependencia
Serra Serra, Jordi. "Una interpretación metodológica de la norma ISO 15489 para la implantación de un sistema de gestión de documentos". En: Jornadas Ibéricas de Arquivos Municipais; Políticas, Sistemas e Instrumentos. Lisboa, 4 y 5 de Junio de 2013.
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Tipos de relaciones
Jordi Serra Serra - Asociación de Archiveros de Navarra - Pamplona, 7 de Marzo de 2014
Serra Serra, Jordi. "Una interpretaciónmetodológica de la norma ISO 15489 para la implantación de un sistema de gestión de documentos". En: Jornadas Ibéricas de ArquivosMunicipais; Políticas, Sistemas e Instrumentos. Lisboa, 4 y 5 de Junio de 2013.
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Requisitos documentales de terminación de un procedimiento (serie primaria)
• Que se hayan documentado todas las acciones (sustantivas) de la tramitación.
• Que esta documentación esté recogida en un solo expediente lógico original.
Jordi Serra Serra - Asociación de Archiveros de Navarra - Pamplona, 7 de Marzo de 2014
expediente lógico original.
• Que este expediente esté custodiado por la unidad responsable de la tramitación.
• Que los documentos estén en el soporte adecuado para su futura disposición.
Serra, Jordi. "A.3 Fundamentos de gestión documental; Las agrupaciones documentales". Material docente del Máster en Gestión Documental e Información en las Empresas. Universidad de Barcelona, octubre de 2011.
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El concepto de expediente
• Unidad organizada de documentos agrupados por estar relacionados con el mismo tema, actividad o transacción. (ISAD-G)
Jordi Serra Serra - Asociación de Archiveros de Navarra - Pamplona, 7 de Marzo de 2014
actividad o transacción. (ISAD-G)
• No es un simple contenedor.
• Es una entidad con significación propia.
• Es al mismo tiempo un recurso para su gestión.
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Estados del expediente
Contenedor
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Documento (esencial)
Documento (de enlace)
Documento (esencial)
Documento (esencial)
Documento (de enlace)
Documento (esencial)
Documento (de enlace)
Y sigue…
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Estados del expediente
Contenedor
Jordi Serra Serra - Asociación de Archiveros de Navarra - Pamplona, 7 de Marzo de 2014
Índice (foliado)
Documento 1/5
(esencial)
Documento 2/5
(esencial)
Documento 3/5
(esencial)
Documento 4/5
(esencial)
Documento 5/5
(esencial)
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La formación del expediente
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Acción Acción Acción
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Documentoen papel
DatosEstructurados
(DB)
EvidenciaXML
Firmada(SOAP)
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Acción Acción Acción
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Documentoen papel
DatosEstructurados
(DB)
EvidenciaXML
Firmada(SOAP)
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Acción Acción Acción
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Evidencia(Documento)
Evidencia(Documento)
Evidencia(Documento)
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Alumnosolicita
beca
Evaluadorvalora
petición
Decanoresuelve
concesión
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Nombre yApellidos
ObjetoImporte
Fecha
Nombre yApellidos
ValoraciónFecha
Nombre yApellidos
ResoluciónFecha
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Jordi Serra Serra Jordi Serra Serra Jordi Serra Serra
Para cursar MGDIE Para cursar MGDIE Para cursar MGDIE
Alumnosolicita
beca
Evaluadorvalora
petición
Decanoresuelve
concesión
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Para cursar MGDIE Para cursar MGDIE Para cursar MGDIE
Solicito 1700 EUR Solicito 1700 EUR Solicito 1700 EUR
Con fecha 22/10/2011 Con fecha 22/10/2011 Con fecha 22/10/2011
Jordi Andreu Daufí Jordi Andreu Daufí
Valoro positivamente Valoro positivamente
Con fecha 26/10/2011 Con fecha 26/10/2011
Cristóbal Urbano Salido
Concedo
Con fecha 28/10/2011
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Jordi Serra Serra Jordi Serra Serra Jordi Serra Serra
Para cursar MGDIE Para cursar MGDIE Para cursar MGDIE
Alumnosolicita
beca
Evaluadorvalora
petición
Decanoresuelve
concesión
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Para cursar MGDIE Para cursar MGDIE Para cursar MGDIE
Solicito 1700 EUR Solicito 1700 EUR Solicito 1700 EUR
Con fecha 22/10/2011 Con fecha 22/10/2011 Con fecha 22/10/2011
Jordi Andreu Daufí Jordi Andreu Daufí
Valoro positivamente Valoro positivamente
Con fecha 26/10/2011 Con fecha 26/10/2011
Cristóbal Urbano Salido
Concedo
Con fecha 28/10/2011
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ANÁLISIS Y MEJORA DEL SUSTRATO DOCUMENTAL
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Restricciones
• No realizaremos análisis de valor de las actividades del procedimiento. Actuaremos únicamente sobre el circuito documental.
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• No modificaremos la interacción con los agentes externos. Actuaremos únicamente sobre el sustrato de los agentes del procedimiento primario (back-office).
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Fase 1: descripción
• Identificar y categorizar el sustrato documental del procedimiento.
1. Diagramar el procedimiento
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2. Derivar el circuito documental
3. Identificar acciones sustantivas (esenciales)
4. Agrupar en series documentales
5. Identificar órganos competentes
6. Caracterizar las series documentales
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Fase 2: optimización
• Modificar el circuito documental para que cumpla los requisitos de serie primaria.
1. Analizar los documentos esenciales de las series primarias e identificar inconsistencias relativas a:
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primarias e identificar inconsistencias relativas a:1. Completitud
2. Originalidad
2. Modificar el circuito documental
3. Modificar el diagrama del procedimiento
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Fase 3: deshibridación
• Modificar el circuito documental para eliminar la hibridez.
• Analizar la homogeneidad de los formatos y destinos de las series, e identificar los documentos a modificar
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las series, e identificar los documentos a modificar
• Modificar el formato y destino de todas las instancias de cada documento afectado
• Modificar el diagrama del procedimiento
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Fase 4.1: automatización amodelo docucéntrico
• Modificar el circuito documental incorporando un gestor documental.
1. Incorporar el gestor documental como destino de los documentos esenciales (expediente compartido)
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documentos esenciales (expediente compartido)
2. Suprimir las redundancias documentales esenciales (copias)
3. Sustituir los documentos de envío por mensajería implícita
4. Modificar el diagrama del procedimiento
5. Parametrizar el gestor documental y de procesos
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Fase 4.2: automatización amodelo datacéntrico
• Modificar el circuito documental para que sea en lo posible datacéntrico.
1. Incorporar un sistema de información como destino de los documentos esenciales
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documentos esenciales
2. Substituir por datos los documentos esenciales que sea posible
3. Elaborar la matriz de variables de información de todos los documentos constituidos por datos
4. Modificar el diagrama del procedimiento
5. Parametrizar el sistema de información