andré roy05/06/20141 session #4 l'organisation. andré roy05/06/20142 le processus de...
TRANSCRIPT
André Roy 04/11/23 1
Session #4Session #4
L'organisationL'organisation
André Roy 04/11/23 2
ENVIRONNEMENT CULTUREL
ENVIRONNEMENT CULTUREL
SYN
DIC
ATS
ÉCONOMIE ET GOUVERNEMENTS
CO
NCU
RR
EN
TS
INTERVENANTS
CULTURE DE L'ENTREPRISE
CULTURE DE L'ENTREPRISE
Planifier
Organiser
DirigerInfluencer
Contrôler
Informer S'informer Décider
Le processus de managementLe processus de management
Mobiliser
André Roy 04/11/23 3
L'organisation, définitionL'organisation, définition
Agencement des ressources Agencement des ressources humaines d'une entreprise en vue humaines d'une entreprise en vue d'en réaliser le plus efficacement d'en réaliser le plus efficacement possible la mission et les plans.possible la mission et les plans.
André Roy 04/11/23 4
Le processus d'organisationLe processus d'organisation
Identifier et classifier les activitésIdentifier et classifier les activités
Regrouper les activitésRegrouper les activités
Identifier les responsables de groupeIdentifier les responsables de groupeet l'autorité qui leur sera nécessaireet l'autorité qui leur sera nécessaire
Intégrer horizontalement Intégrer horizontalement et verticalementet verticalement
Définir les tâches de chacunDéfinir les tâches de chacun
DépartementalisationDépartementalisation
DécentralisationDécentralisation(délégation d'autorité)(délégation d'autorité)
CourantsCourants
ResponsabilitésResponsabilités
André Roy 04/11/23 5
En d'autres mots ...En d'autres mots ...
Identifier et classifier les activités selon les objectifs Identifier et classifier les activités selon les objectifs poursuivispoursuivis
Regrouper les activités selon les priorités recherchées Regrouper les activités selon les priorités recherchées (clients, produits) (clients, produits)
Placer les regroupements aux niveaux appropriés Placer les regroupements aux niveaux appropriés selon leur importance et l'autorité que l'on veut leurs selon leur importance et l'autorité que l'on veut leurs accorderaccorder
S'assurer que les informations pourront bien circulerS'assurer que les informations pourront bien circuler Définir les tâches en fonction des ressources Définir les tâches en fonction des ressources
disponiblesdisponibles
André Roy 04/11/23 6
L'organigrammeL'organigramme
les lignes ne peuvent pas représenter toutes les les lignes ne peuvent pas représenter toutes les relations, seulement les relations principales relations, seulement les relations principales d'autoritéd'autorité
mettre sur un même niveau les fonctions mettre sur un même niveau les fonctions équivalenteséquivalentes
utiliser des titres similaires pour un même utiliser des titres similaires pour un même niveauniveau
penser aux courants(circulation de penser aux courants(circulation de l'information)l'information)
André Roy 04/11/23 7
L'organigrammeL'organigramme
C'est une photo dans le tempsC'est une photo dans le temps Il est évolutifIl est évolutif Il doit être cohérent avec les objectifs et Il doit être cohérent avec les objectifs et
stratégies de l'organisationstratégies de l'organisation
André Roy 04/11/23 8
Monsieur ORGANISATIONMonsieur ORGANISATION
11
2244 55
1- 1- Sommet hiérarchiqueSommet hiérarchiquePrésident, vice-présidents, adjointsPrésident, vice-présidents, adjoints
2- 2- Corps hiérarchiqueCorps hiérarchiqueDirecteur des ventes, directeur d'usine,Directeur des ventes, directeur d'usine,chef de produit, chef de productionchef de produit, chef de production
3- 3- Centre opérationnelCentre opérationnelContremaître ou surintendant dans Contremaître ou surintendant dans le processus de productionle processus de production
4- 4- TechnostructureTechnostructureAnalyse financière, contrôle interne, recherche de marché,Analyse financière, contrôle interne, recherche de marché,recherche appliquée, formation, perfectionnement,recherche appliquée, formation, perfectionnement,méthodes et procéduresméthodes et procédures
5-5- Support logistique Support logistiqueService juridique,relations publiques,négociation conventions,Service juridique,relations publiques,négociation conventions,tarification, paie, livraison & réception, cafétéria, etctarification, paie, livraison & réception, cafétéria, etc
33
André Roy 04/11/23 9
L'organisation informelleL'organisation informelle
adj. pré s .
D ir. adm C ontrô leur
V P f inance
D ir. recherche
projets spé ciaux
C ontrem aî tre D ir. entretien
V P produc tion
R & D
D ir. public ité
V P m arketing
P ré s ident
amiconflit
affinité
André Roy 04/11/23 10
crises d'évolutioncrises d'évolution
PHASE I PHASE II PHASE III
Crise del'enfance
Crise del'adolescence
Crise dematurit_
Les probl_mes majeurs - Inexp_rience administrative - Insuffisance de liquidit_
- Gestion informelle - Style de leader- ship inappropri_
- Complaisance - Bureaucratie
Les issues fondamentales
Niveau des valeurs - Concilier les besoins du propri_taire aux imp_ratifs de l'entreprise
- Modifier le style de direction (de ‚one-man-showé ö direction coll_giale- D_l_guer l'autorit_
- Int_resser le personnel - Personnaliser les relations - Stimuler la confiance et la collaboration
Niveau des objectifset des strat_gies
- Produire et trouver un march_-cible - Pr_venir la p_nurie de liquidit_
- Consolider l'orga- nisation- Embaucher des cadres
- Revitaliser l'organisation- Relancer- Assurer la succession et la continuit_
Niveau des moyens (tactiques, technologie, ...)
- Instaurer un sys- t_me d'informa- tions comptables- ‚Designé du pro- duit- Op_rer un nou- veau syst_me de production
- D_partementaliser - Trouver des sour- ces de financement- Implanter des sys- t_mes de planifi- cation et de contrªle- Perfectionner les produits- AccroÓtre la capa- cit_ de production
- D_centraliser - Assouplir les proc_dures- Ajouter des li- gnes de produits- R_soudre les probl_mes psy- cho-technologi- ques
L_gende
P_riode de tur- bulence intense
P_riode d'accal-mie
Alternatives
lancement d_clin
pleine croissance stagnation ou d_clin
ccrriisse e ss
d'd'éévvoolluuttiioonn
André Roy 04/11/23 11
De la structure verticale De la structure verticale à la structure horizontaleà la structure horizontale
Voici dix règles établies par la firme McKinsey pour amorcer Voici dix règles établies par la firme McKinsey pour amorcer une structure horizontale :une structure horizontale :
1]1] S'organiser autour du processus, non pas de la S'organiser autour du processus, non pas de la tâche;tâche;
• • Centrer les objectifs sur les besoins du Centrer les objectifs sur les besoins du client, tels que de bas prix ou un service rapide.client, tels que de bas prix ou un service rapide.
• • Identifier les processus qui rencontrent ces Identifier les processus qui rencontrent ces besoins.besoins.
• • Ces processus, non pas des départements Ces processus, non pas des départements tels que vente ou production, deviennent les principales tels que vente ou production, deviennent les principales composantes de l'entreprise.composantes de l'entreprise.
André Roy 04/11/23 12
De la structure verticale De la structure verticale à la structure horizontaleà la structure horizontale
2]2] Aplatir la hiérarchie en minimisant les Aplatir la hiérarchie en minimisant les subdivisions du processus;subdivisions du processus;
• • Il est préférable d'arranger quelques Il est préférable d'arranger quelques équipes en parallèle, chacune faisant plusieurs étapes équipes en parallèle, chacune faisant plusieurs étapes du processus, plutôt que d'avoir plusieurs équipes en du processus, plutôt que d'avoir plusieurs équipes en série, chacune ne faisant qu'une petite partie du série, chacune ne faisant qu'une petite partie du processus.processus.
3] Donner aux leaders seniors la charge du 3] Donner aux leaders seniors la charge du processus ainsi que la responsabilité de sa processus ainsi que la responsabilité de sa performance;performance;
André Roy 04/11/23 13
De la structure verticale De la structure verticale à la structure horizontaleà la structure horizontale
4]4] Associer les objectifs de performance et Associer les objectifs de performance et l'évaluation de toutes les activités à la l'évaluation de toutes les activités à la satisfaction des clients;satisfaction des clients;
5]5] S'assurer que les équipes, non les individus, S'assurer que les équipes, non les individus, sont au centre du «design» et de la performance sont au centre du «design» et de la performance de l'organisation;de l'organisation;
• • Les individus travaillant seuls n'ont pas Les individus travaillant seuls n'ont pas la capacité de continuellement améliorer le flux de la capacité de continuellement améliorer le flux de travail.travail.
André Roy 04/11/23 14
De la structure verticale De la structure verticale à la structure horizontaleà la structure horizontale
6] Combiner les activités managériales et non-6] Combiner les activités managériales et non-managériales aussi souvent que possible;managériales aussi souvent que possible;
• • Laisser les équipes de travailleurs Laisser les équipes de travailleurs prendre en main l'embauche, l'évaluation et les cédules.prendre en main l'embauche, l'évaluation et les cédules.
7] Souligner l'importance que chaque employé 7] Souligner l'importance que chaque employé développe plusieurs compétences;développe plusieurs compétences;
• • Quelques spécialistes seulement sont Quelques spécialistes seulement sont requis.requis.
André Roy 04/11/23 15
De la structure verticale De la structure verticale à la structure horizontaleà la structure horizontale
8] Informer et former les gens sur la base du 8] Informer et former les gens sur la base du juste-à-temps et du besoin de performer;juste-à-temps et du besoin de performer;
• • Les chiffres bruts vont directement à Les chiffres bruts vont directement à ceux qui en ont besoin pour leur travail, sans passer ceux qui en ont besoin pour leur travail, sans passer par le management.par le management.
• • On entraîne les travailleurs (vendeurs, On entraîne les travailleurs (vendeurs, machinistes,...) à s'en servir.machinistes,...) à s'en servir.
André Roy 04/11/23 16
De la structure verticale De la structure verticale à la structure horizontaleà la structure horizontale
9] Maximiser les contacts des fournisseurs et des 9] Maximiser les contacts des fournisseurs et des clients avec tout le monde dans l'organisation;clients avec tout le monde dans l'organisation;
• • Ce qui signifie aller sur le terrain ainsi que Ce qui signifie aller sur le terrain ainsi que la formation de comités «ad hoc» pour résoudre les la formation de comités «ad hoc» pour résoudre les problèmes par les employés, aussi souvent que requis. Ces problèmes par les employés, aussi souvent que requis. Ces comités inclueront, à l'occasion, des fournisseurs et des comités inclueront, à l'occasion, des fournisseurs et des clients.clients.
10]10] Récompenser le développement des habilités Récompenser le développement des habilités individuelles et la performance des équipes plutôt individuelles et la performance des équipes plutôt que seulement les performances individuelles.que seulement les performances individuelles.
André Roy 04/11/23 17
La départementalisation ... La départementalisation ... regroupementsregroupements
le nombre de travailleursle nombre de travailleurs le tempsle temps les fonctionsles fonctions les territoiresles territoires les produitsles produits la clientèlela clientèle les canaux de distributionles canaux de distribution le procédéle procédé
André Roy 04/11/23 18
La départementalisation ... La départementalisation ... regroupementsregroupements
Structure matricielleStructure matricielle Structure adhocratiqueStructure adhocratique
André Roy 04/11/23 19
Structures et répercussions, Structures et répercussions, exemplesexemples
Par fonction si:Par fonction si:– stratégie requière un produit supérieurstratégie requière un produit supérieur– l'environnement est stablel'environnement est stable– non si coop. interdépart. requisenon si coop. interdépart. requise
Par produit si:Par produit si:– stratégie avec emphase sur cédules, coûts, profitsstratégie avec emphase sur cédules, coûts, profits– la coopération entre spécialistes est requisela coopération entre spécialistes est requise– l'innovation est critiquel'innovation est critique
André Roy 04/11/23 20
La corporation modulaire, La corporation modulaire, l'impartitionl'impartition
Maintenir bas le coût unitaireMaintenir bas le coût unitaire Se concentrer sur les investissements où elle Se concentrer sur les investissements où elle
détient l'avantage concurrentieldétient l'avantage concurrentiel Se concentrer sur ce qu'elle fait le mieux et sous-Se concentrer sur ce qu'elle fait le mieux et sous-
contracter le restecontracter le reste Doit collaborer étroitement avec ses Doit collaborer étroitement avec ses
fournisseurs et choisir la bonne spécialitéfournisseurs et choisir la bonne spécialité Vision pour reconnaître ce que les clients Vision pour reconnaître ce que les clients
veulentveulent
André Roy 04/11/23 21
La corporation modulaire, La corporation modulaire, l'impartitionl'impartition
NIKENIKE Dell ComputerDell Computer ChryslerChrysler
André Roy 04/11/23 22
Pouvoir et autoritéPouvoir et autorité
Pouvoir: Pouvoir: habileté à influencer, vient des habileté à influencer, vient des relations, de la compétence, de la relations, de la compétence, de la personnalitépersonnalité
Responsabilité: Responsabilité: devoir de faire quelque devoir de faire quelque chosechose– Une responsabilité ne se délègue pasUne responsabilité ne se délègue pas
Autorité: Autorité: droit de commanderdroit de commander– Autorité Line et Staff (M. Organisation)Autorité Line et Staff (M. Organisation)
André Roy 04/11/23 23
Monsieur ORGANISATIONMonsieur ORGANISATION
11
2244 55
1- Sommet hiérarchiquePrésident, vice-présidents, adjoints
2- 2- Corps hiérarchiqueCorps hiérarchiqueDirecteur des ventes, directeur d'usine,Directeur des ventes, directeur d'usine,chef de produit, chef de productionchef de produit, chef de production
3- 3- Centre opérationnelCentre opérationnelContremaître ou surintendant dans Contremaître ou surintendant dans le processus de productionle processus de production
4- 4- TechnostructureTechnostructureAnalyse financière, contrôle interne, recherche de marché,Analyse financière, contrôle interne, recherche de marché,recherche appliquée, formation, perfectionnement,recherche appliquée, formation, perfectionnement,méthodes et procéduresméthodes et procédures
5-5- Support logistique Support logistiqueService juridique,relations publiques,négociation conventions,Service juridique,relations publiques,négociation conventions,tarification, paie, livraison & réception, cafétéria, etctarification, paie, livraison & réception, cafétéria, etc
33
André Roy 04/11/23 24
Limites de l'autoritéLimites de l'autorité
Limité par l'autorité que possède son patronLimité par l'autorité que possède son patron Limité par le chevauchement, un même champ Limité par le chevauchement, un même champ
de responsabilitéde responsabilité Limité par l'acceptation de ses subordonnés, Limité par l'acceptation de ses subordonnés,
récompenses ou punitions vs effortsrécompenses ou punitions vs efforts L'autorité peut difficilement s'exercer à long L'autorité peut difficilement s'exercer à long
terme sans l'accord de ceux sur lesquels elle terme sans l'accord de ceux sur lesquels elle s'exerces'exerce
André Roy 04/11/23 25
DécentralisationDécentralisation
Décentralisation fédérative ou par Décentralisation fédérative ou par centres de profitcentres de profit
Décentralisation fonctionnelle ou par Décentralisation fonctionnelle ou par départementsdépartements
Besoin occasionnel de recentraliserBesoin occasionnel de recentraliser
André Roy 04/11/23 26
DélégationDélégation
En fonction des résultats escomptésEn fonction des résultats escomptés En fonction des personnesEn fonction des personnes Maintenir la communicationMaintenir la communication Contrôles adéquatsContrôles adéquats Reconnaître le succès, analyser l'erreurReconnaître le succès, analyser l'erreur
André Roy 04/11/23 27
Circulation de l'informationCirculation de l'information
Intégrer horizontalement et Intégrer horizontalement et verticalement en fonction des relations verticalement en fonction des relations d'autorité et du système d'informationd'autorité et du système d'information
La circulation de l'information doit aider La circulation de l'information doit aider à la prise de décision, à la bonne marche à la prise de décision, à la bonne marche des opérationsdes opérations
Donc, la structure doit faciliter la Donc, la structure doit faciliter la communicationcommunication
André Roy 04/11/23 28
Les tâches, descriptionLes tâches, description
Titre Titre Opérateur d'ordinateurs Opérateur d'ordinateurs
DéfinitionDéfinition Opérer des ordinateurs et autres appareils électroniques Opérer des ordinateurs et autres appareils électroniques sous supervision.sous supervision.
Caractéristiques et responsabilités Caractéristiques et responsabilités L'opérateur d'ordinateurs est de la classe des ouvriers journaliers ...L'opérateur d'ordinateurs est de la classe des ouvriers journaliers ...
Qualifications Qualifications
– Expérience :Expérience : Minimum d'un an dans un secteur connexeMinimum d'un an dans un secteur connexe
– Formation :Formation : DEC, techniques informatiquesDEC, techniques informatiques..Supérieur immédiatSupérieur immédiat
ClassificationClassification
André Roy 04/11/23 29
Spécialisation et Spécialisation et enrichissementenrichissement
ProductivitéProductivité
SpécialisationSpécialisation
TaylorTaylor
École opérationnelleÉcole opérationnelle
HertzbergHertzberg
André Roy 04/11/23 30
Exemple de structureExemple de structure
Évaluer la structure à partir des Évaluer la structure à partir des stratégies à réaliserstratégies à réaliser
Voir acétates de la caisse "X" de Voir acétates de la caisse "X" de DesjardinsDesjardins
André Roy 04/11/23 31
Quelques principes d'organisationQuelques principes d'organisation
Principe d'objectifsPrincipe d'objectifs
La mission principale de chaque vice-président et des La mission principale de chaque vice-président et des cadres intermédiaires doit être écrite et connue par tous cadres intermédiaires doit être écrite et connue par tous les cadres de l'entreprise (l'organigramme doit être les cadres de l'entreprise (l'organigramme doit être diffusé et expliqué).diffusé et expliqué).
Principe de spécialisationPrincipe de spécialisation
Grouper les fonctions secondaires sous les fonctions Grouper les fonctions secondaires sous les fonctions principales.principales.
Note :La spécialisation peut être associée à une fonction Note :La spécialisation peut être associée à une fonction comme marketing, production, etc, ou à une clientèle comme marketing, production, etc, ou à une clientèle particulière ou à un produit.particulière ou à un produit.
André Roy 04/11/23 32
Quelques principes d'organisationQuelques principes d'organisation
Principe de coordinationPrincipe de coordination
S'assurer qu'il existe une communication efficace entre S'assurer qu'il existe une communication efficace entre les groupes hiérarchiques et les groupes de l'état-les groupes hiérarchiques et les groupes de l'état-major, c'est-à-dire des rencontres.major, c'est-à-dire des rencontres.
Principe d'autoritéPrincipe d'autorité
Déléguer l'autorité ou décentraliser le pouvoir de Déléguer l'autorité ou décentraliser le pouvoir de décision aux vice-présidents et cadres intermédiaires décision aux vice-présidents et cadres intermédiaires (surtout aux cadres hiérarchiques).(surtout aux cadres hiérarchiques).
André Roy 04/11/23 33
Quelques principes d'organisationQuelques principes d'organisation
Principe de responsabilitéPrincipe de responsabilité
S'assurer que les cadres hiérarchiques soient S'assurer que les cadres hiérarchiques soient responsables de leurs actions en effectuant un responsables de leurs actions en effectuant un processus de contrôle.processus de contrôle.
Principe de définitionPrincipe de définition
S'assurer qu'il existe des définitions de fonctions pour S'assurer qu'il existe des définitions de fonctions pour tous les postes.tous les postes.
Principe d'équilibrePrincipe d'équilibre
L'autorité déléguée à tous les cadres doit correspondre L'autorité déléguée à tous les cadres doit correspondre à la responsabilité.à la responsabilité.
André Roy 04/11/23 34
Quelques principes d'organisationQuelques principes d'organisation
Éventail de subordinationÉventail de subordination
Il ne devrait pas y avoir plus de trois ou quatre personnes Il ne devrait pas y avoir plus de trois ou quatre personnes qui relèvent d'un patron.qui relèvent d'un patron.
Note :De nos jours, la tendance est de donner beaucoup Note :De nos jours, la tendance est de donner beaucoup plus de pouvoir et de lattitude, ce qui amène des plus de pouvoir et de lattitude, ce qui amène des structures avec moins de niveaux hiérarchiques et plus de structures avec moins de niveaux hiérarchiques et plus de personnes relevant d'un même patron.personnes relevant d'un même patron.
Principe de balancePrincipe de balance
L'organisation doit contenir suffisamment d'unités L'organisation doit contenir suffisamment d'unités administratives pour offrir efficacement ses services et administratives pour offrir efficacement ses services et ses produits à la clientèle.ses produits à la clientèle.
André Roy 04/11/23 35
Quelques principes d'organisationQuelques principes d'organisation
Principe de continuitéPrincipe de continuité
L'organisation doit être structurée en fonction de la L'organisation doit être structurée en fonction de la mission et des objectifs de l'entreprise; faire des mission et des objectifs de l'entreprise; faire des modifications nécessaires si de nouveaux services, modifications nécessaires si de nouveaux services, projets et activités sont ajoutés. Aussi, il est important projets et activités sont ajoutés. Aussi, il est important de former les cadres opérationnels et intermédiaires de former les cadres opérationnels et intermédiaires dans le but de s'assurer qu'ils puissent remplacer leurs dans le but de s'assurer qu'ils puissent remplacer leurs patrons.patrons.
André Roy 04/11/23 36
Le prochain coursLe prochain cours
Bien lire les annexes au chapitre 6, Bien lire les annexes au chapitre 6, L'organisationL'organisation
Lire le chapitre 4, Les décisions dans Lire le chapitre 4, Les décisions dans l'entreprisel'entreprise
Préparez les décisions de l'année 13Préparez les décisions de l'année 13 FINFIN