analysis of the environment in the library strategic management. swot-analysis. = Аналіз...

Аналіз діяльності та середовища бібліотеки в стратегічному управлінні.

SWOT-аналіз.

Оксана Бруй

грудень, 2013

Зміст

• Стратегічне управління організацією як безперервний процес

• Аналіз діяльності та середовища організації– Визначення границь діяльності – Оцінка ринків ресурсів та продуктів– Цільова сигментація ринку споживачів– PEST-аналіз та PESTLE-аналіз– SWOT-аналіз, SNW-аналіз

• Методика проведення SWOT-аналізу

Стратегічне управління – безперервний процес

Стратегічне управління бібліотекою – це –направляючий безперервний процес, –що здійснюється в контексті стратегічної ідеї (візії, цінностей, місії) бібліотеки, –опирається на людський потенціал як основу, –орієнтує діяльність бібліотеки на потреби споживачів (користувачів), –гнучко реагує на виклики оточення та проводить своєчасні зміни, які дозволяють досягати бібліотеці конкурентних переваг. –Стратегічне управління направлено на успішність бібліотеки в довготерміновій перспективі та –досягнення поставлених цілей.


Стратегічні результатиСтратегічні результати


Три основні питання •Де і в якому стані бібліотека знаходиться на даний момент?

•Де і в якому стані бібліотека хоче знаходитися через 3, 5, 10 років?

•Як, яким чином досягнути бажаного результату?


• Визначення границь діяльності• Оцінка ринків ресурсів та продуктів• Цільова сигментація ринку споживачів• PEST/PESTLE-аналіз• SWOT-аналіз• SNW-аналіз

Аналіз діяльності та середовища організації

Аналіз діяльності та середовища


Границі діяльності бібліотеки

• Кластер інформаційних ресурсів

Оцінка ринків ресурсів

• Необхідні ресурси для успішного впровадження стратегії бібліотеки, починаючи з найбільш критичного

– Ризики від постачальників

– Шляхи подолання

• Капітал (гроші)

• Людський ресурс (праця)

• Нематеріальні ресурси (ПЗ, бази даних, імідж, тощо)

• Матеріали і обладнання (книжки, техніка, меблі, тощо)

• Капітальні активи (будівля)

Капітал (Гроші)• Бібліотека - неприбуткова організація. • Фінансується повністю із бюджету університету/

місцевого бюджету/ міністерства. • Стабільно кошти виділяються лише на заробітну

платню та витрати на комунальні послуги (стаття фінансується державою).

• На даний час бібліотека не надає платних послуг, а переважна більшість платних послуг, запланованих до впровадження, буде організовано на самоокупності.

• Капітал є критичним ресурсом для функціонування сучасної бібліотеки та підтримки операційної діяльності. Окрім значних витрат та придбання та передплату інформаційних ресурсів, оновлення техніки, підтримку та впровадження нових ІТ, єпотреба в ре-дизайні та капітальному ремонті приміщення.

• Покрити такі значні витрати лише за рахунок бюджету університету / місцевого бюджету неможливо. Передбачається активне залучення благодійних внесків та грантів.

• Основні постачальники капіталу для бібліотеки:• Університет/ місцева влада/ міністерство;• Благодійники (благодійні фонди, організації та

приватні особи, які здійснюють фінансову підтримку освіти, науки та культури; організації та приватні особи, пов’язані з університетом);

• Грантодавці (громадські організації, фонди, Європейська комісія, USAID тощо, програми яких фінансують розвиток освіти, науки та культури).


Оцінка ринків продукту

• Складові продукту– швидко та зручно доступна релевантна

інформація – 25 %

– мистецькі події та заходи – 25 %

– зустрічі з цікавими людьми, письменниками, митцями – 15 %

– нові творчі вміння та навички – 15 %

– спілкування та нові знайомства – 10 %

– фізичний та психологічний комфорт – 10 %


Звернення харків’ян, які мають вільний час та потребу в інформаціїї і знаннях та проведенні дозвілля, що

сприяє розвитку особистості, до Бібліотеки

Звернення харків’ян, які мають вільний час та потребу в інформаціїї і знаннях та проведенні дозвілля, що

сприяє розвитку особистості, до БібліотекиБібліотека – як «третє місце» (місце

проведення вільного часу поза домом і роботою/навчальним закладом) – забезпечує

жителів міста Харкова матеріалами, ресурсами та умовами для проведення дозвілля, що

сприяє інтелектуальному, культурному розвитку, спілкуванню та творчості

Бібліотека – як «третє місце» (місце проведення вільного часу поза домом і

роботою/навчальним закладом) – забезпечує жителів міста Харкова матеріалами, ресурсами

та умовами для проведення дозвілля, що сприяє інтелектуальному, культурному

розвитку, спілкуванню та творчості

Дозвілля, що сприяє інтелектуальному, культурному та творчому розвитку

Дозвілля, що сприяє інтелектуальному, культурному та творчому розвитку

Навчений персоналНавчений персонал

Стратегічна ідеяСтратегічна ідея

Врегульовані фінансові потоки

Врегульовані фінансові потоки

Матеріали та ресурси

Матеріали та ресурси

Технічні засоби

Технічні засоби

Програмні засоби

Програмні засоби

Звернення від потенційних організаторів, учасників та /або відвідувачів культурних заходів

Звернення від потенційних організаторів, учасників та /або відвідувачів культурних заходів

Звернення від потенційних тренерів та учасників художніх майстер-класів та студій

Звернення від потенційних тренерів та учасників художніх майстер-класів та студій

Основні бізнес процесиОсновні бізнес процеси

ІІ

Забезпечуючі процеси

ІІІІ

Потенційні матеріали та ресурси бібліотеки (книжки, періодика, бази даних І т.п.)

Потенційні матеріали та ресурси бібліотеки (книжки, періодика, бази даних І т.п.)

• Продукт – Дозвілля, що сприяє інтелектуальному, культурному та творчому розвитку

Оцінка ринків продукту


Продукт Дозвілля, що сприяє інтелектуальному, культурному та творчому розвитку

Тип продукту

Диференційований

Різноманітність типів і видів, тематики та способів проведення дозвілля, що сприяє інтелектуальному, культурному та творчому розвитку

Кількість компаній

Незначна кількість

У Харкові не існує на даний час компаній, які б пропонували комплексний продукт дозвілля, що сприяє інтелектуальному, культурному та творчому розвитку. Однак, потенційно, декілька бібліотек можуть найближчим часом стати конкурентами.

Кількість споживачів

1 000 000 Потенційні споживачі – всі жителі Харкова

Контроль над цінами

Високий У нашому випадку, продукт є безкоштовним чи «майже безкоштовним» для споживачів, ми самі визначаємо які послуги є безкоштовними (наприклад, доступ до інформації в бібліотеці), які платними «символічно» (наприклад, квиток користувача), які матимуть ринкові ціни (наприклад, оренда площ під бізнес-цілі) .

Бар’єри входження/виходу

Складні Людський ресурс – відсутність «готового» персоналу, необхідність постійного самостійного навчання через систему тренінгів.Технології – ціни на сучасне ПЗ, яке забезпечує основну діяльність та основні цінності для споживачів (просто, зручно, швидко, саме те, що треба) є високими.Капітал, як на початку, так і для підтримки операційної діяльності необхідно значні грошові витрати.

Цінова/ не цінова конкуренція

Не цінова конкуренція

Конкуренція здійснюється через унікальність продукту

Тип ринку Олігополія

• Психографічний критерій– Соціально активні – 70 %– Соціально пасивні – 30 %

– Новатори – 80 %– Традиціоналісти – 20 %

– Зацікавлені у саморозвитку – 70 %– Не задумуються про саморозвиток – 30 %

Цільова сигментація ринку споживачів

• Географічний критерій – Живуть чи навчаються в місті – 80 % ; – Живуть чи навчаються в області – 15 %; – Приїзжі із інших регіонів України та із-за

кордону на короткий термін – 5 %.

• Демографічний критерій– Віком від 17 до 35 років – 75 %– Віком від 6 до 16 років – 15 %– Інші – 10 %

– Студенти – 65 % – Молоді спеціалісти – 10 %– Школярі – 10 %– Викладачі та вчителі – 5 %– Інші – 10 %

• Поведінковий критерій – Відвідуватимуть щодня – 50 %– Відвідуватимуть не рідше, ніж раз на

тиждень – 30 %– Відвідуватимуть рідше, ніж раз на

тиждень – 15 %– Користуватимуться бібліотекою лише

віддалено – 5 %


Основним сегментом споживачів, який обслуговуватиме міська публічна бібліотека, будуть люди, які активно цікавляться мистецтвом та художньою творчість, соціально активні, новатори (активно цікавляться і сприймають усе нове та прогресивне), зацікавлені у саморозвитку, постійно проживають чи навчаються у місті, 17-35 років, переважно студенти та будуть регулярно (щодня та/ або не рідше, ніж раз на тиждень) відвідувати бібліотеку.

PEST та PESTLE аналіз • Виявлення політичних (P – political), економічних (E – economic),

соціальних (S – social), технологічних (T – technological), правових (L – Legal) та навколишнього середовища (E – Environmental) аспектів зовнішнього середовища, які впливають на організацію


• Політичні факториВибори

• Економічні факториІнфляціяЗростання цін від постачальників

• Соціальні факториЗміни в базових цінностяхЗміни в стилі життяДемографічні зміни

• Технологічні факториРозвиток ІТ

• Правові факториЗміни в галузевому законодавстві

SWOT-аналіз - Сильні та Слабкі сторони, Можливості та Загрози у порядку важливості


Позитивний вплив

Негативний вплив

Внутрішнє

середовище

S

(сильні сторони)

W

(слабкі сторони)

Зовнішнє середовище

O

(можливості)

T

(загрози)

SWOT-аналіз - Сильні та Слабкі сторони, Можливості та Загрози у порядку важливості

• Як можна скористатися можливостями, використовуючи сильні сторони

• Як слабкі сторони можуть цьому завадити

• За рахунок яких сильних сторін можна нейтралізувати загрози

• Які загрози, що посилюються слабкими сторонами, найбільш небезпечні


SWOT-аналіз – об’єктивний погляд збоку • Потенційних та дійсних користувачів (опитування)

• Лідерів ринку, якщо Ваша бібліотека не є таким (запрошений фахівець)


SWOT-аналіз – етапи проведення• Підготовчий етап

• Різноаспектний зовнішній аналіз вищеназваними інструментами – випрацьовується спільне розуміння реалій та бачення вектору розвитку

• 1-й етап • Визначення параметрів для аналізу

• 2-й етап • Проведення оцінювання та фіксування в описовому вигляді (із

поясненнями) загроз та можливостей зовнішнього середовища• Проведення оцінювання сильних та слабких сторін внутрішнього

середовища за визначеними параметрами та фіксування в описовому вигляді (із поясненнями)

• 3-й етап • Занесення результатів в матрицю SWOT

• 4-й етап • Аналіз можливостей та загроз

• 5-й етап • Комплексна оцінка можливостей і загроз із врахуванням сильних та

слабких сторін


SWOT-аналіз – 1 етап - визначення параметрів для аналізуКлючові фактори оцінювання зовнішнього середовища

• Політичні та правові фактори. Очікувані або можливі зміни.

• Економічні фактори та Конкурентне середовище. Економічна ситуація в країні. Тенденції на ринку (попит на продукти та послуги). Вплив іміджу на попит. Постачальники. Товари-замінники. Бар’єри входження на ринок.

• Соціальні фактори. Демографічні зміни. Зміни в базових цінностях, в стилі життя та ін. Освіта.

• Технологічні фактори. Розвиток ІТ.

• Міжнародні фактори. Ситуація на міжнародному ринку.

• …


SWOT-аналіз – 1 етап - визначення параметрів для аналізуКлючові фактори оцінювання внутрішнього середовища

• Менеджемент. Потенціал співробітників вищого та среднього рівня, їх кваліфікація, мотивація, лояльність.

• Персонал. Рівень кваліфікації і зацікавленості, відповідність мотиваційних програм цілям і задачам організації.

• Ресурсна база. Фінанси, приміщення, технічне забезпечення.

• Основна діяльність, процеси та технологія.

• Портфель продуктів та послуг. Поточні та очікувані продукти та послуги по кожному (якість, імідж, результати).

• Система комунікації. Внутрішня та зовнішня комунікація. Зв’язки та реклама.


SWOT-аналіз – 2-й етап - проведення оцінювання сильних та слабких сторін внутрішнього середовища за визначеними параметрами та фіксування в описовому вигляді (із поясненнями)


Сильні сторони Слабкі сторони

Менеджмент

Бачення топ-менеджментом необхідності трансформації бібліотеки та проведення змін

Застаріла система управління

Вертикальна система управління, з функціональним підходом. Відсутність системи стратегічного менеджменту.

Потенціально- сильна ланка «середнього менеджменту»

Переважна більшість завідуючих відділами мають потенціал для проведення необхідних змін у бібліотеці

Недостатньо знань та навичок для проведення змін

Відсутні необхідні знання та навички у топ-менеджменту та менеджерів середньої ланки для проведення необхідних змін

Відсутність спільного розуміння та бачення розвитку

Відсутність спільного розуміння та бачення розвитку бібліотеки у потенційної «команди змін»

SWOT-аналіз – 2-й етап - проведення оцінювання сильних та слабких сторін внутрішнього середовища за визначеними параметрами та фіксування в описовому вигляді (із поясненнями)


Сильні сторони Слабкі сторони

Персонал

Достатня к-сть штатних одиниць

135 бібліотечних працівників та 30 технічного персоналу – к-сть, достатня для забезпечення діяльності бібліотеки та надання усіх основних та додаткових послуг та сервісів.

Наявність персоналу, який не відповідає сучасним вимогам до бібліотекаря

Бл. 15 % персоналу не дає необхідний результат та не ефективно працює. Вікові особливості стають на заваді повноцінного та результативного виконання функціональних обов’язків, освоєння ІКТ.

Соціальна захищеність Стабільна заробітна платня (висока у порівнянні із зар. платами бібліотекарів інших бібліотек), відпустка – 35 календарних днів, оплачуваний лікарняний, матеріальна допомога, у разі потреби від профспілки.

Недостатньо ІТ-фахівців 1 працівник, що має ІТ-освіту при потребі 3 працівники.

Наявність проектних менеджерів

До бібліотеки залучено працівників, які мають досвід у написанні та управлінні успішними проектами із залучення ресурсів до бібліотеки

Система підвищення кваліфікації

Система підвищення кваліфікації є формальною. Щомісячне проведення заходів із підвищення кваліфікації та атестації. Заходи та атестація є формальними та застарілими за формами та змістом.

SWOT-аналіз – 2-й етап - проведення оцінювання та фіксування в описовому вигляді (із поясненнями) загроз та можливостей зовнішнього середовища


Можливості Загрози

Економічні фактори

Наявність міжнародних грантових та національних програм

Залучення позабюджетних грантових коштів

Економічна криза Скорочення державного фінансування

Правові фактори

Застаріле законодавство Законодавство не відповідає вимогам часу та не дає можливості здійснювати необхідні користувачам послуги в правововму полі

Застарілі національні галузеві стандарти

Національні галузеві стандарти не відповідають міжнородним стандартам та вимогам часу та обмежують можливість міжнародної співпраці

Соціальні фактори

Наявність компаній, що здійснюють навчання з різних питань управління

Підвищення компетенції топ-менеджменту та “команди змін”

Наявність якісних фахівців на ринку

Оновлення команди із залученням провідних фахівців зовні

Інформаційні технології

Швидкий ріст технологій, що використовуються користувачами

Не швидке впровадження нових технологій в бібліотеці може спричинити зменшення к-сті користувачів та не формування бажаного іміджу інноваційності бібліотеки

SWOT-аналіз – 3 етап - занесення результатів в матрицю SWOT


Позитивний вплив Негативний вплив

Внутрішнє

середовище

S (сильні сторони)

1.Бачення топ-менеджментом необхідності трансформації бібліотеки

2.Потенціально-сильна ланка «середнього менеджменту», здатна стати «командою змін»

3.Соціальний пакет та заробітна платня

4. Достатня к-сть штатних одиниць

5. Окреме приміщення бібліотеки, з достатньої площею

6. Проектні робочі групи

7. Інтегрована бібліотечна система

W (слабкі сторони)

1.Система управління, що не відповідає сучасним вимогам

2.Організаційна структура, що не відповідає сучасним вимогам

3.Недостатньо знань та навичок для проведення змін

4.Наявність персоналу, який не відповідає сучасним вимогам до бібліотекаря

5. Недостатньо ІТ-фахівців

6. Недостатнє фінансування

7. Слабка позиція в університеті/ у місцевої влади

8. Застарілий портфель послуг

Зовнішнє середовище

O (можливості)

1. Наявність міжнародних грантових та національних програм

2. Наявність технологій, здатних задовольнити потреби та очікування користувачів

3. Наявність компаній, що здійснюють навчання з різних питань управління

4. Наявність якісних фахівців на ринку

5. Державна цільова програма «Бібліотека 21»

T (загрози)

1.Економічна криза - зменшення фінансування університетом/ місцевою владою

2. Застаріле законодавство

3. Застарілі галузеві стандарти

3.Швидкий ріст технологій, що використовуються користувачами, високі очікування користувачів від бібліотеки

• SWOT-аналіз – 4 етап – аналіз можливостей та загроз


Вірогідність реалізації загроз

Наслідки загроз

Руйнівні (Р) Тяжкі (Т) Легкі (Л)

Висока (В) ВР ВТ

Економічна криза

Швидкий ріст технологій, що використовуються користувачами

ВЛ

Середня (С) СР СТ СЛ

Застаріле законодавство

Застарілі галузеві стандарти

Низька (Н) НР НТ НЛ

• SWOT-аналіз – 4 етап – аналіз можливостей та загроз


Вірогідність використання можливостей

Вплив можливостей

Сильний (С) Помірний (П) Слабкий (С)

Висока (В) ВС

Наявність міжнародних грантових та національних програм

Наявність якісних фахівців на ринку

ВП ВС

Середня (С) СС

Наявність технологій, здатних задовольнити потреби та очікування користувачів

Наявність компаній, що здійснюють навчання з різних питань управління

СП СС

Низька (Н) НС НП

Державна цільова програма «Бібліотека 21»

НС

• SWOT-аналіз – 5 етап – комплексна оцінка можливостей і загроз із врахуванням сильних та слабких сторін


SNW-аналіз - Сильніх, Нейтральні і Слабкі сторони

• Нейтральна позиція - середньоринковий стан для даної конкретної ситуації

• Зазвичай SNW-аналіз застосовують для більш глибокого вивчення внутрішнього середовища організації після проведення SWOT-аналізу


SNW-аналіз - Сильніх, Нейтральні і Слабкі сторони• Набір параметрів – особливий для кожної організації

• Головне завдання – виявити «актив» (S) та «пасив» (W)

• В стратегії розвитку – використати актив для нейтралізації та усунення пассиву


SNW-аналіз - Сильніх, Нейтральні і Слабкі сторони


Важливі параметри діяльності Ранжування S N W

Стратегія розвитку 1 +

Організаційна структура 2 +

Технічна інфраструктура +

Технічне оснащення +

Стан приміщення +

Кваліфікація персоналу +

Навчання персоналу 5 +

Мотивація та стимулювання персоналу +

Заробітна плата персоналу +

Якість послуг 4 +

Клієнтоорієнтованість 3 +

Дякую!

[email protected]

mailto:[email protected]

analysis of the environment in the library strategic management. swot-analysis. = Аналіз...

Business