1

ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI KEUANGAN

PADA SMA PANCASILA PURWOREJO

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Winda Asti Devega

08.11.2404

Kepada

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2012

2

3

Analysis And Designing Financial Applications At Pancasila High School

Analisis Dan Perancangan Aplikasi Keuangan

Pada SMA Pancasila Purworejo

Winda Asti Devega Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In the development of information technology in the financial sector analysis and design is required in order to facilitate financial applications in financial management at the Pancasila's senior high school. Because Pancasila’s seniorhigh school is a private high school under the auspices of a foundation in Purworejo.

And also in order to improve the quality of the financial performance of the school. Analysis and design of financial applications with the intent here is to manage such financial inflows and outflows with more detailed and simple to use application. This is the reason to perform analysis and make the design of financial applications.

The research methodology used was to conduct field research in the form of interviews and library research data and information that is obtained directly from Pancasila senior high school in Purworejo related financial processing to be studied. Keywords: Analysis, Financial Management

4

1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang Masalah

Di zaman yang semakin canggih ini, kebutuhan terhadap suatu informasi dan

perkembangannya sangat berperan penting bahkan menjadi suatu kebutuhan di

mayoritas masyarakat. Hal ini telah membawa sistem informasi dan komputer menjadi

lebih berkembang. Untuk mempersiapkan kemajuan teknologi, sekolah harus

menjalankan suatu langkah strategis yaitu dengan menggunakan suatu sistem yang

terencana dan terorganisir. Suatu lembaga pendidikan agar dapat mencerdaskan anak

bangsa perlu adanya peningkatan pelayanan, Oleh karena itu penggunaan sistem

informasi diperlukan untuk membantu memenuhi kebutuhan suatu sekolah salah

satunya dengan analisis dan perancangan aplikasi keuangan.

SMA Pancasila adalah salah satu sekolah menengah atas swasta di kabupaten

Purworejo, Jawa Tengah. Pada SMA Pancasila masih menggunakan cara manual

dalam mengolah data SPP, mengolah data gaji pegawai dan membuat laporan

keuangannya, sehingga kurang praktis, kurang efisien dan masih sering terjadi

kesalahan antara lain kesalahan dalam penulisan, perhitungan, serta akses datanya

kurang cepat dan belum terorganisir dengan baik sehingga keakuratan datanya kurang

dan dalam penyimpanan data masih belum tertata dengan rapi. Aplikasi yang

dibutuhkan SMA Pancasila yaitu aplikasi keuangan yang menghasilkan informasi

keuangan yang akurat dalam bentuk laporan yang dibutuhkan oleh yayasan untuk arsip

pengelolaan SMA Pancasila Purworejo dan dengan pengolahan data menggunakan

database sebagai media penyimpanan data-data yang telah di olah. Aplikasi keuangan

diperlukan oleh SMA Pancasila karena dengan adanya aplikasi keuangan dapat

membantu sekolahan ini untuk menganalisis dan mengolah data - data keuangan agar

lebih terorganisir, dan terkomputerisasi serta lebih praktis untuk memudahkan pegawai

tata usaha dalam bekerja mengolah data SPP, data gaji pegawai dan membuat laporan

keuangan.

Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, penulis tertarik untuk membuat

sebuah skripsi dengan judul “Analisis dan Perancangan Aplikasi Keuangan di SMA

Pancasila Purworejo”. Analisis dan Aplikasi ini diharapkan dapat membantu kinerja

pegawai tata usaha di SMA Pancasila Purworejo.

1.2 Rumusan Masalah

Sesuai dengan permasalahan yang dikemukakan pada pembahasan latar

belakang diatas, maka secara garis besar rumusan masalah yang akan diselesaikan

adalah “Bagaimana cara merancang aplikasi keuangan agar dapat memberikan

kemudahan bagi pegawai tata usaha dalam mengolah data SPP murid, mengolah data

gaji pegawai dan membuat laporan keuangan di SMA Pancasila Purworejo ? ”.

5

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka perlu dibuat suatu batasan

masalah dalam skripsi ini antara lain :

1. Aplikasi keuangan ini dibuat hanya untuk mengelola data keuangan SPP murid,

data keuangan gaji pegawai dan anggaran hanya di SMA Pancasila Purworejo

dalam bentuk laporan keuangan setiap satu bulan sekali.

2. Data yang dikelola hanya hasil transaksi pembayaran uang SPP murid, gaji

pegawai, pemasukan dan pengeluaran anggaran.

3. Orang yang terlibat untuk menggunakan aplikasi ini adalah dua pegawai bagian

tata usaha yaitu satu admin dan satu user.

4. Admin dan user yang akan mengakses program aplikasi ini harus login terlebih

dahulu, sehingga terjamin kemanan pada saat melakukan pengolahan data

keuangan.

5. Tool yang digunakan untuk pembuatan aplikasi ini adalah Netbeans IDE 6.9.1

sebagai aplikasi dalam membangun interface dengan database MySQL.

1.4 Metode Penelitian dan Pengumpulan Data

Untuk memperoleh informasi yang akurat dan relevan sehingga data yang

diperoleh obyektif sebagai sumber dalam pelaksanaan kegiatan maka digunakan

metode pengumpulan data sebagai berikut :

a. Metode Observasi

Melakukan pengamatan dan pengumpulan data yang dilakukan secara langsung

terhadap kegiatan yang dilakukan langsung oleh petugas tata usaha pada SMA

Pancasila Purworejo.

b. Metode Wawancara

Pengumpulan data dilakukan langsung dengan cara bertanya secara langsung

pada petugas tata usaha mengenai pengolahan keuangan.

c. Metode Kearsipan

Merupakan metode penelitian yang dilakukan dengan menggunakan arsip yang

di peroleh penulis dari bagian tata usaha dalam bentuk dokumen.

d. Metode Kepustakaan

Melakukan studi kepustakaan dengan cara mengumpulkan sumber-sumber yang

berupa buku, internet dan sumber informasi lain sebagai landasan dalam

pelaksanaan kegiatan dan penyusunan laporan.

6

2. Landasan Teori

2.1 Pengertian Sistem

Sistem merupakan sebagian seperangkat elemen yang digabungkan satu

dengan yang lainnya yang saling berintegrasi yang merupakan suatu kesatuan yang

terpadu untuk suatu tujuan bersama. (Jogiyanto,HM. 2005 : 34)

2.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu

(Jogiyanto,HM. 2005 : 3) :

§ Komponen Sistem (Component)

§ Batas Sistem (Boundary)

§ Lingkungan Luar Sistem (Environment)

§ Masukan Sistem (Input)

§ Keluaran Sistem (Output)

§ Pengolahan Sistem (Process)

§ Sasaran atau Tujuan Sistem (Goal)

2.3 Konsep Dasar Informasi

Konsep dasar informasi adalah “Suatu informasi merupakan suatu hal yang

sangat penting bagi manager didalam pengambilan keputusan. Sistem informasi

difokuskan untuk menganalisa, merancang, dan membangun sebuah sistem yang

sesuai dan dapat membantu organisasi dalam melakukan pekerjaannya, agar lebih

efektif dan efisiensi”. (Jogiyanto, HM. 2005 : 8)

2.3.1 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi menurut Jogiyanto (2005 : 11) terdiri dari komponen-komponen

yang disebut blok bangunan (Building Blok), yaitu :

1. Blok Masukan (Input Block)

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, mewakili metode-

metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat

berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model (Model Block)

Blok yang berisi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi

data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tentu

menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (Output Block)

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna bagi pemakai sistem.

7

4. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi adalah Tool box dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk

menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,

menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dan

sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu teknisi

(Brainware), perangkat lunak (Software) dan perangkat keras (hardware).

5. Blok Basis Data (Database Block)

Basis data merupakan kumpulan data yang saling berinteraksi satu dengan yang

lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak

untuk memanipulasinya dengan mengunakan perangkat lunak paket yang

disebut Database management Sistem (DBMS).

6. Blok Kendali (Control Block)

Agar sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka perlu

diterapkan pengendalian-pengendalian didalamnya. Banyak hal yang dapat

merusak sistem informasi. Beberapa pengendalian dirancang dan diterapkan

untuk meyakinkan, bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah

ataupun jika terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi dengan

cepat.

2.4 Konsep Laporan Keuangan

Laporan keuangan adalah laporan yang menggambarkan dampak keuangan dari

transaksi dari peristiwa lain yang diklasifikasikan dalam beberapa kelompok besar

menurut karakteristik Ekonominya. (Standar akutansi keuangan, 1999:8)

Laporan keuangan adalah output dari hasil akhir dari proses akuntansi, laporan

keuangan inilah yang menjadi bahan informasi bagi para pemakainya sebagai salah satu

bahan dalam proses pengambilan keputusan. Laporan keuangan juga sebagai

pertanggungjawaban atau accountability. (Teori akutansi, 2003 : 201).

2.5 Konsep Dasar Database

Basis Data merupakan suatu koleksi data yang saling berelasi dan satu set program

untuk mengakses data, menambah, menghapus, mengambil dan membaca data.

Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut dapat ditunjukan

dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database menunjukan satu kumpulan data

yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan atau instansi.Data dinyatakan dengan nilai

(angka, deret, simbol, karakter). (Kusrini, 2006, hal.2)

8

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Analisis Sistem

Ada beberapa metode untuk menganalisis sistem, diantaranya adalah metode

analisis PIECES yaitu analisis terhadap Performance (Kinerja), Information (Informasi),

Economic (Ekonomi), Control (Pengendalian), Efficiency (Efisiensi), dan Service

(Pelayanan).

a. Performance (Kinerja)

Kinerja adalah kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat

sehingga sasaran dapat tercapai. Kinerja dapat diukur dengan jumlah produksi

(troughtput) dan waktu tanggap (respon time).

Tabel 3.1 Analisis Performance (Kinerja)

No. Faktor Hasil Analisis

1. Throughput Tiap hari pelayanan membutuhkan waktu hingga 8 menit. Diharapkan sistem baru dapat melayani 3 menit, sehingga dapat melakukan pelayanan yang lebih banyak lagi.

2. Response Time (waktu tanggap)

Waktu transaksi lebih lama karena banyaknya data yang harus dicari dalam bentuk catatan-catatan buku dan arsip-arsip yang menumpuk.

b. Information (Informasi)

Informasi ini merupakan hal yang paling penting untuk mengetahui informasi

yang lebih akurat.

Tabel 3.2 Analisis Information (Informasi)

No. Faktor Hasil Analisis 1. Akurat Kurangnya keakuratan data berkas,

sehingga sering terjadi kesalahan dalam pencatatan data.

2. Relevan Informasi yang dihasilkan tidak sesuai yang diinginkan. Contoh: informasi data yang disajikan tidak tersusun dengan jelas karena pencarian data masih secara manual.

3. Tepat waktu Pencatatan semua data dan transaksi pembayaran spp dan gaji masih bersifat manual, menyebabkan waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi lebih lama dan laporan tidak tertata dengan baik.

c. Economic (Ekonomi)

Analisis ekonomi adalah penilaian terhadap sistem dalam penggunaan biaya.

Sistem ini akan memberikan penghematan biaya operasional.

9

Tabel 3.3 Analisis Economic (Ekonomi)

No. Faktor Hasil Analisis 1. Biaya Biaya yang dikeluarkan untuk

pembelian alat tulis, buku, dan kertas sangatlah besar setiap bulannya.

d. Control (Pengendalian)

Sistem yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan. Selain

itu, menjamin keamanan data dari akses yang tidak diijinkan.

Tabel 3.4 Analisis Control (Pengendalian)

No. Faktor Hasil Analisis 1. Pengendalian terhadap

hak akses

Tidak adanya pembatasan hak akses terhadap informasi yang ada. Semua laporan dan dokumen yang ada masih diletakan secara terbuka dan sembarangan sehingga orang lain dengan mudah mengakses informasi.

e. Efficiency (Efisiensi)

Analisis efisiensi berhubungan dengan sumber daya yang ada guna

meminimalkan pemborosan dengan pemakaian sumber daya tersebut secara

maksimal. Pemakaian waktu dan sumber daya manusia yang tidak tepat dapat

menyebabkan kesalahan informasi.

Tabel 3.5 Analisis Efficiency (Efisiensi)

No. Faktor Hasil Analisis 1. Jumlah sumber daya

yang digunakan ü Banyak kertas yang digunakan sebagai data atau dokumen.

ü Banyaknya orang yang mengurus pencatatan data transaksi.

f. Service (Pelayanan)

Harus memberikan pelayanan yang cukup baik untuk mendukung jalannya

proses transaksi dan dengan waktu yang efektif.

Tabel 3.6 Analisis Service (Pelayanan)

No. Faktor Hasil Analisis 1. Proses Pelayanan Pelayanan yang lama dan kurang efisien,

disebabkan karena pelayanan pembayaran masih melakukan pencatatan arsip yang kadang tidak akurat.

10

3.2 Flowchart

Gambar 3.1 Flowchart

3.3 Diagram Konteks

Gambar 3.2 Diagram Konteks

11

3.4 Data Flow Diagram

Gambar 3.3 Data Flow Diagram

4. Implementasi Dan Pembahasan

4.1 Menjalankan Program Aplikasi Keuangan Sekolah

a. Form Login

Form login merupakan form yang pertama kali keluar saat program dijalankan.

Fungsi dari form login adalah untuk membatasi pengguna program. Pengisian

username dan password mengambil dari tabel login pada database keuangan

sekolah.

12

Gambar 4.1 Form Login

b. Form Menu Utama

Menu utama merupakan tampilan utama yang menampilkan pilihan-pilihan menu

yang dapat diakses oleh pengguna program aplikasi ini. Menu yang ditampilkan akan

berbeda-beda setelah melakukan login.

Gambar 4.2 Form Menu Utama

c. Form SPP

Form SPP ini berfungsi untuk menginputkan data murid yang ada di SMA

Pancasila Purworejo untuk melakukan proses pembayaran SPP murid tiap

bulannya. Jika ada murid yang akan melalukan pembayaran SPP klik tombol tambah

untuk menambah murid yang akan melakukan pembayaran SPP, klik tombol cari

untuk mencari data murid yang akan melakukan pembayaran SPP, Setelah data

murid yang akan membayar SPP diinputkan berikut dengan total yang akan

13

dibayarkan kemudian klik tombol simpan untuk menyimpan ke daftar data

pembayaran SPP, Jika ingin menghapus salah satu data pembayaran SPP klik

tombol hapus untuk menghapus datanya.

Gambar 4.3 From SPP Pilih Bulan

Gambar 4.4 Form SPP

d. Form Cari Murid

Form cari murid ini berfungsi untuk membantu mencari data murid yang akan

melakukan pembayaran SPP ditombol cari pada form SPP. Masukkan nis atau nama

yang akan dicari kemudian klik tombol Ok untuk menginputkan data pada form SPP

dan jika ingin membatalkan data yang akan diinputkan klik tombol batal.

14

Gambar 4.5 Form Cari Murid

e. Form Gaji Pegawai

Form gaji pegawai ini berfungsi untuk menginputkan data pegawai yang ada di

SMA Pancasila Purworejo untuk proses pembayaran gaji pegawai tiap bulannya.

Untuk menambah pegawai yang akan dibayarkan gajinya klik tombol tambah untuk

menambah data pegawai yang akan menerima gajinya, klik tombol cari untuk

mencari data pegawai yang akan menerima gaji, Setelah data pegawai yang akan

menerima gaji diinputkan berikut dengan total gaji bersihnya yang akan diterima

pegawai kemudian klik tombol simpan untuk menyimpan ke daftar data gaji pegawai,

Jika ingin menghapus salah satu data gaji pegawai klik tombol hapus untuk

menghapus datanya dan untuk merubah data gaji pegawai klik tombol ubah untuk

mengubahnya.

Gambar 4.6 Form Pilih Bulan Gaji

15

Gambar 4.7 Form Gaji Pegawai

Gambar 4.8 Form Cari Pegawai

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Dari uraian, penjelasan dan pembahasan materi pada bab-bab sebelumnya dan

dalam mengakhiri pembahasan “Analisis dan Perancangan Aplikasi Keuangan Pada

SMA Purworejo” maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa :

Pengolahan data keuangan SPP murid, data gaji pegawai dan anggaran yang

masih manual selama ini mengakibatkan pelayanan informasi keuangan pada SMA

Pancasila Purworejo belum terkomputerisasi dan terorganisir dengan baik. Contohnya

16

dalam pencatatan data dan pencarian data yang membutuhkan waktu yang tidak

sedikit. Oleh karena itu sistem manual perlu dikembangkan menjadi sistem yang

terkomputerisasi karena dapat memberikan kemudahan bagi pegawai tata usaha

dalam mengelola informasi keuangan SPP murid serta gaji pegawai dan anggaran.

Berikut kemudahan dan kelebihan yang didapatkan :

a. Proses pencatatan dan pengolahan data keuangan SPP, gaji pegawai dan

anggaran menjadi lebih cepat dan efisien.

b. Mampu menyajikan informasi yang lebih berkualitas sehingga memudahkan

dalam pengambilan keputusan.

c. Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan, pencarian

dan pembuatan laporan, sehingga laporan yang dihasilkan lebih tepat waktu,

akurat dan relevan sehingga keamanan pun terjamin.

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak Yayasan

Bina Tani Bagelen didalam usaha meningkatkan pelayanan dan kinerja di SMA

Pancasila Purworejo, penyusun mempunyai beberapa saran yang dapat

dipetimbangkan guna meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja. Sebagai berikut :

1. Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi

yang dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan efisien.

2. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang penyusun usulkan. Sistem

tersebut dapat digunakan untuk proses pengolahan data keuangan.

3. Jika sistem yang penyusun usulkan ini digunakan oleh SMA Pancasila

Purworejo, maka perlu diadakan pelatihan personil untuk menangani

pengolahan data keuangan secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai

operator program agar proses penginputan data dapat berjalan.

Dalam pembuatan aplikasi ini penyusun menyadari bahwa masih banyak

kekurangan, baik dari segi penulisan,desain maupun dalam pembuatan aplikasi

dikarenakan keterbatasan penyusun, untuk itu saran dan kritik sangat penyusun

harapkan. Serta harapan penyusun semoga Aplikasi Keuangan ini dapat dimanfaatkan

dengan sebaik-baiknya.

17

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir. 2003. Pengenalan Sistem Informasi.

http://www.idafazz.com/pengertian-sistem.php. Diakses tanggal 20 Januari 2012.

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Pemrograman Sistem Informasi. Andi.

Yogyakarta.

Febriani. 2011. Pengertian Sistem dan Analisis Sistem.

http://febriani.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/5612/Pengertian+

Sistem+%26+Analisis+Sistem.pdf. Diakses tanggal 20 Januari 2012.

Fikri Rijalul. 2005. Pemrograman Java. Andi. Yogyakarta.

Jogiyanto HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi; Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis.Edisi KeTiga. Andi. Yogyakarta.

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Andi.

Yogyakarta.

18