ANALISI DEL SISTEMA

INFORMATIVO

DI UN’AZIENDA OSPEDALIERA

LOMBARDAVolonter io Nicola volonn@us i .ch

N e t - M E G S 2 0 1 3 - 2 0 1 5 m o d u l o «S i s t e m i I n f o r m a t i v i e e H e a l t h » p r o f . L . B u c c o l i e r o

Premessa

Le slide seguenti analizzeranno il sistema informativo di

un’Azienda Ospedaliera lombarda dal punto di vista di un

consulente chiamato dall’Alta Direzione dell’A.O. per

valutare le debolezze presenti nel sistema informativo e i

suoi possibili sviluppi per favorire il raggiungimento di

obiettivi strategici.

Indice

1. Analisi del contesto aziendale

2. Analisi del Sistema Informativo secondo il Modello a 5Componenti1. Principi Inspiratori 2. Dati 3. Procedure 4. Persone 5. Mezzi

3. Analisi delle criticità del sistema informativo

4. Possibili miglioramenti del sistema informativo e obiettivi strategiciraggiungibili

5. Implementazione degli obiettivi proposti

6. Bibliografia

Analisi del contesto aziendale (1)

L’A.O. presa in esame è un A.O. pubblica, strutturata in Dipartimenti Gestionali eFunzionali trasversali a più presidi.

L’offerta di posti letto comprende 800 posti letto ordinari, 30 posti letto per sub-acuti, 80 posti letto di Day Hospital e 100 posti letto di riabilitazione.

Vi sono impiegati circa 3500 dipendenti di cui il 10% è inserito nel DipartimentoAmministrativo.

L’A.O. è inserita nel Sistema Sanitario Regionale e mantiene rapporti con l’A.S.L., iMedici di Medicina Generale e i Pediatri del territorio.

Nella provincia di riferimento hanno sede anche 4 Strutture Sanitarie di Ricoveroe Cura Accreditate che afferiscono alle stesse macro-aree della reteemergenza-urgenza e trasfusionale.

Analisi del contesto aziendale (2)3 presidi ospedalieri, uno dei quali articolato su due sedi

• Il presidio principale, ubicato nel capoluogo di provincia, è dedicatoall’urgenza e all’oncologia

• Il secondo presidio è costituito da un ospedale dedicato alle patologie dimedio/bassa gravità e da un polo riabilitativo

• Il terzo presidio ha una vocazione di ospedale di prossimità per il bacinoterritoriale di riferimento che è scarsamente collegato con il resto dellaprovincia

• 15 poliambulatori esterni ai presidi, di cui 2 dotati di apparecchiature ladiagnostica radiologica

• 10 centri prelievi

• una rete di assistenza per la salute mentale

Struttura del sistema informativo

Modello del sistema informativo a 5 componenti (Camussone, 1998)

DATI PROCEDURE

MEZZI PERSONE

PRINCIPI

Analisi del modello a 5 componenti1 – I principi ispiratori

I valori dell’A.O. dichiarati nel Piano delle Performance sono:

• centralità del paziente;

• appropriatezza delle cure;

• valorizzazione delle risorse umane;

• coinvolgimento dei principali stakeholder;

• innovazione tecnologica e formazione del personale;

• sicurezza nell’ambiente di lavoro e rispetto della normativa vigente;

• promozione di corretti stili di vita.

Analisi del modello a 5 componenti2 – i dati

Nel sistema informativo dell’A.O. sono inseriti due tipi di dati:

• dati personali• anagrafica dei dipendenti

• dati sanitari degli utenti

• dati amministrativi

Lo stesso dato può essere utilizzato da diversi componenti del

sistema informativo con diverse finalità.

Parte dei dati conservati sono dati sensibili e devono pertanto

essere rispettate le norme vigenti in materia.

Analisi del modello a 5 componenti3 - Le procedure

Le procedure sanitarie sono definite e diffuse ed è chiaroil ruolo degli strumenti informatici nel loro sviluppo.

Non tutti i processi amministrativi sono definiti da unaprocedura.

Sono state implementate delle procedure volte agarantire la sicurezza dei dati trattati e ridurre al minimo irischi di perdita o disallineamento dei dati.

Analisi del modello a 5 componenti4 - Le persone

L’Alta Direzione è responsabile della definizione dell’indirizzo strategico per losviluppo del sistema informativo.

I Servizi Informativi Aziendali sono responsabili della gestione e dello sviluppo delsistema informativo.

La gestione del software utilizzato in combinazione con apparecchiatureelettromedicali è di competenza del Servizio di Ingegneria Clinica.

Gli interventi tecnico/manutentivi sono affidati in outsourcing.

Analisi del modello a 5 componenti4 - Le persone

Sistemi Informativi Aziendali, SIA (20 unità, di cui 2 dirigenti):

• assicurano l’utilizzo dell'informatica all'azienda gestendo lo sviluppo,l'organizzazione e la manutenzione dei sistemi informativi e di comunicazione, inaccordo con le normative vigenti e i piani strategici aziendali;

• promuovono lo sviluppo di progetti che utilizzano le tecnologie più innovativeper implementare soluzioni di avanguardia;

• partecipano alla ottimizzazione delle procedure organizzative indirizzandol’evoluzione e l’integrazione tecnologica in campo sanitario, amministrativo einformatico;

• definiscono l’architettura dell’infrastruttura informatica aziendale per garantireuna corretta disponibilità e gestione del patrimonio di informazioni.

Analisi del modello a 5 componenti4 - Le persone

Servizio di Ingegneria Clinica, SIC (4 unità di cui 1 dirigente):

• partecipa alla cura della salute garantendo un uso sicuro, appropriato edefficace delle tecnologie sanitarie in uso per le attività della Azienda;

• svolge la sua attività in maniera sistematica definendo, in base agli indirizziricevuti dalla Direzione, gli obiettivi generali, la esplicitazione dei bisogni e deiprogrammi finalizzati al governo delle tecnologie.

Analisi del modello a 5 componenti4 - Le persone

Gli utenti del sistema informativo aziendale hanno esigenze ecompetenze molto eterogenee.

In alcuni casi, anche in posizioni apicali sanitarie, le competenzeinformatiche non sono adeguate al tipo di uso previsto per lacategoria di appartenenza.

consultazione inserimento dati elaborazione dati

tipo di uso del sistema informativo

OSA/OSS

infermieri

medici

personale amministrativo

Analisi del modello a 5 componenti5 - I mezzi

Mezzi hardware

La struttura dell’infrastruttura informatica rispecchia l’organizzazioneaziendale su presidi ospedalieri.

Sono messi in opera tutti i sistemi per garantire la sicurezza dei dati ela continuità operativa in caso di guasto di un componente.

Il monitoraggio dei pazienti delle aree critiche del presidioprincipale utilizza una rete dati dedicata rispondente allecaratteristiche tecniche delle reti IT medicali.

Analisi del modello a 5 componenti5 - I mezzi

Mezzi software

Il sistema informativo è composto da numerosi software con diversi ambitiapplicativi e funzioni.

Convivono applicativi recenti e, soprattutto in ambito clinico, soluzioni obsoletenon più aggiornabili per cui non è possibile trovare un sostituto a causa dellapeculiare funzione svolta.

Negli scorsi anni è stato sostenuto un importante investimento per la sostituzionedel sistema gestionale-amministrativo per adeguarsi alla normativa nazionale eregionale relativa alla certificazione del bilancio.

L’A.O. è impegnata nella transizione dei PC client da Windows XP a Windows7.

Analisi criticità – I dati

Il sistema informativo non è completamente integrato.

In alcuni casi non è possibile effettuare l’integrazione perl’incompatibilità delle tecnologie in altri casi l’integrazioneè possibile a fronte di significativi investimenti economicie/o modifiche nell’organizzazione dell’attività.

Esistono casi in cui i dati sono inseriti dagli operatori nelsistema informativo anche se sono già disponibili in unaltro componente del sistema stesso, aumentando illivello di rischio.

Analisi criticità – I dati

es.: L’archivio aziendale dei tracciati ECG non è integrato conl’anagrafica pazienti. Gli operatori inseriscono manualmente ilnome del paziente prima di eseguire la registrazione ECG.

Analisi criticità – Le procedureAlcuni processi amministrativi non sono definiti attraverso unaprocedura e non sono, o sono scarsamente, supportati da strumentiinformatici.

Di conseguenza i risultati di tali processi non sono sempre analitici enon è garantito il raggiungimento del migliore obiettivo possibile.

Alcuni esempi di processi che potrebbero beneficiare dellastandardizzazione e dell’informatizzazione:

• stesura dei piani di sostituzione per le tecnologie sanitarie;

• valutazione di nuovi farmaci o DM per l’introduzione nella pratica clinica

(hb-HTA).

Analisi criticità – Le persone

Non è chiaramente definita la responsabilità della gestione dialcuni componenti del sistema informativo che si interfacciano conle apparecchiature sanitarie.

Al SIC è demandata la gestione dei software medicali ma nondispone delle risorse e delle competenze necessarie per svolgerel’attività e non è autorizzato a intervenire sui pc aziendali senzal’appoggio di personale del SIA.

Possibili miglioramenti del sistema informativo e obiettivi strategici raggiungibili

Il miglioramento del sistema informativo può essere utilizzato comeleva per il raggiungimento di obiettivi strategici.

obiettivi di innovazione del sistema

informativo

obiettivi strategici raggiungibili

maggiore integrazione delle componenti • riduzione del rischio clinico

• riduzione del carico di lavoro

amministrativo

implementazione di una procedura e di

un software per la stesura dei piani di

rinnovo tecnologico

• ottimizzazione degli investimenti

definizione delle responsabilità di

gestione

• riduzione dei tempi di risoluzione dei

guasti

Implementazione obiettivi –Integrazione dell’archivio ECG

Investimenti:

• acquisizione della licenza DICOM dal produttore del sistema di archiviazioneECG

• giornate uomo dei tecnici delle due aziende fornitrici necessari perl’integrazione del sistema con l’anagrafica pazienti

Modifiche al flusso di lavoro:

• nuovo flusso di lavoro per l’esecuzione degli ECG analogo a quelloimplementato per le richieste di esami radiologici e di laboratorio

Risultati

• riduzione del rischio clinico correlato a errata associazione paziente - ECG

• riduzione del tempo dedicato ad attività amministrativa per automazionedelle procedure

Implementazione obiettivi –Integrazione dell’archivio ECG

richiesta cartacea o vocale ECG

stampa ECGrefertazione

su HIS

Inserimento anagrafica

esecuzione ECG

trasmissione ECG

refertazione su SW

dedicato

richiesta informatica ECG

selezione paziente

esecuzione ECG

trasmissione ECG

refertazione su SW

dedicato

trasferimento del referto

all’HIS

Nuovo flusso di lavoro

Attuale flusso di lavoro

Implementazione obiettivi –realizzazione di una procedura informatica per stesura dei piani di rinnovo tecnologico

Investimenti:

• definizione degli indicatori che compongono l’indice di priorità di sostituzione(IPS) delle apparecchiature (es. anni di utilizzo, criticità, numero guasti,importanza strategica del reparto di appartenenza, …)

• verifica della qualità dei dati inseriti nel sistema di gestione delleapparecchiature elettromedicali

• implementazione del software per il calcolo dell’IPS

Risultati

• estrapolazione di un elenco oggettivo di tecnologie per cui è prioritaria lasostituzione

• presunta riduzione delle istanze di modifica al piano di rinnovo tecnologicotrasmesso a Regione Lombardia

Implementazione obiettivi –definizione delle responsabilità di gestione

Investimenti:

• formazione di una risorsa SIC o assunzione di una risorsa formata sui sistemiinformativi

Modifiche organizzative:

• condivisione SIA – SIC delle informazioni necessarie per lavorare in autonomiasul sistema informativo aziendale

• stesura di guideline per la gestione dei software medicali e/o interfacciati conapparecchiature elettromedicali

Risultati

• riduzione dei tempi di fermo in seguito a guasto

• riduzione della conflittualità aziendale

Bibliografia

• «SW e HW come dispositivo medico: non si gestiscono esattamente come glialtri dispositivi medici» - I. Coretti – Atti XIV Convegno Nazionale AIIC, 2014

• «Il Sistema Informativo Aziendale» – P. F. Camussone, 1998

• Piano di Organizzazione Aziendale dell’A.O. presa in esame, 2014

• Piano delle Performance dell’A.O. presa in esame, 2012-2014

• Piano delle Performance dell’A.O. presa in esame, 2014-2016

• Manuale della Documentazione Sanitaria e Sociosanitaria - RegioneLombardia, 2014