QUICKBOOKS PRO 2008 

AN  INTRODUCTION TO  QUICKBOOKS PRO

Opening a Company Database  

1. To change the open company in QuickBooks, click File on the main menu and select Open or Restore Company.  When the next window opens, click Open a company file and choose Next. 

 

    

2. The next window to open lists company databases.  If you do not see this list then click the Look in dropdown list and browse to the folder on your machine containing the databases.   

 

QuickBooks Pro 2008  An Introduction to QuickBooks Pro    Page 2  

  

3. Finally, highlight a database and click open or double click a database to open it.   

Note:    You will  find while using  the  software  that QuickBooks often prompts  to offer special services or request default actions.   You can always turn off unwanted prompts by clicking the option to not display the message again before clicking OK.   

QuickBooks Pro 2008  An Introduction to QuickBooks Pro    Page 3  

The QuickBooks Desktop  

The next figure illustrates the QuickBooks Desktop with the Home page displayed.  If the 

Home page is not displayed when you open a company, click this    icon to open it.   We have labeled the illustration so that you can identify elements of the desktop.  The table that follows explains these elements.    

    The next table explains desktop elements labeled on the previous illustration.    

QuickBooks Pro 2008  An Introduction to QuickBooks Pro    Page 4  

QUICKBOOKS DESKTOP ELEMENTS  

Section  Name  Description  

 1 

 Title Bar 

 Displays the name of the open company.  Always check the bar to confirm you are working in the correct company. 

 2 

 Main Menu 

 Menus for executing QuickBooks commands. 

 3 

 Toolbar 

 Quick access to frequently used tasks.    

 4 

 Home Page 

 Icon access to vendor, customer, employee, company, and banking tasks.   

5  Center Icons & Buttons 

 Icons and buttons for opening QuickBooks centers. 

 Before using the software it helps to also become familiar with the location of menu commands so the next table explains menus by categories.  

 MENU COMMANDS 

 

Main Menu  Description  

File  Basic operations such as opening and closing companies, data backup and recovery operations, printing, and printer setup.  

Edit  Data manipulation features such as cut, copy, paste, delete, and undo.  Submenus activate based on the task being performed.  A calculator is also found here.  

Lists  Commands for opening and managing master record lists such as customers, vendors, sales taxes, inventory, and chart of accounts.  

QuickBooks Pro 2008  An Introduction to QuickBooks Pro    Page 5  

 MENU COMMANDS 

 

Main Menu  Description  

Company  Company related tasks such as entering company identifying information, closing the accounting period, establishing budgets, and setting reminders and alerts.   

Customers  

Customer related tasks such as invoicing, receiving payments, and printing customer statements.  

Vendors  Vendor related tasks such as entering billings, remitting payment, and managing inventory activities.    

Employees  Employee related tasks such as creating paychecks, entering time cards, and paying payroll liabilities.  

Banking  Banking related activities such as making deposits, writing checks, and reconciling bank statements.  

Reports & Forms 

Menus for printing a variety of reports that analyze company performance.  

Windows  Commands for activating an open task window when performing multiple tasks.  

Help  QuickBooks help files, license agreement, and software version.  

   

QuickBooks Centers   Besides the Home page, QuickBooks provides centers and the next illustration shows the Customer Center with the Customer & Jobs tab active.  You can use this center to locate and reopen customer transactions.  

QuickBooks Pro 2008  An Introduction to QuickBooks Pro    Page 6  

The Customers & Jobs tab lists customer accounts with balances to the left and transactions for the highlighted customer on the right.   This tab is used to find transactions by customer.  You choose the transactions to display by setting the Show, Filter By, and Date options.  To change an option, click the    dropdown list on an option and choose a different option.  

   IMPORTANT:  QuickBooks uses your computer system date to determine the time frame for the fiscal year filter.  Thus, if your computer date falls within 2008, This Fiscal Year will display transactions recorded in 2008.  However, if your computer date falls after 2008, you will have to change the Date option to Last Fiscal Year or All Transactions.   The next illustration shows the Transactions tab.  The illustration displays sales invoices for all customers because Invoices is the highlighted transaction type on the left.  Thus, this tab is used to find transactions by type instead of by customer.  

QuickBooks Pro 2008  An Introduction to QuickBooks Pro    Page 7  

    

Customizing Company Names You must customize each company’s name so that reports and other output will be identified as yours.  To customize a name, click Company on the main menu and select Company Information to open the window illustrated next.  You then type your name or initials at the end of the company name stored in the fields indicated and click OK to store the changes.   

QuickBooks Pro 2008  An Introduction to QuickBooks Pro    Page 8  

 

      

QuickBooks Keyboard Shortcuts  Keyboard shortcuts are methods of executing software commands without selecting commands from a menu.  You may already be familiar with keyboard shortcuts by using other software applications.  QuickBooks will often list the keyboard shortcut for a command alongside its menu command.  For instance, if you click Edit on the main menu, you will find that the Copy command lists Ctrl + C as the keyboard shortcut for copying.  To execute this shortcut, highlight the text to be copied, press and hold the Ctrl key on your keyboard, and then press the letter “C”.  (Note:  The Copy command will be grayed out if viewing the Edit menu while not in a transaction window because copy can only be executed if the active window contains a field that can be edited.)           

QuickBooks Pro 2008  An Introduction to QuickBooks Pro    Page 9  

The following table lists frequently used keyboard shortcuts.    

Editing Commands 

Keyboard Action 

Activity  Commands 

Keyboard Action 

Cut highlighted text 

Ctrl + X  Open help files for the active window 

F1 

Copy highlighted text 

Ctrl + C  Find a transaction  Ctrl + F 

Paste copied text  

Ctrl + V  Open a company  Ctrl + O 

Undo editing  

Ctrl + Z  Backup a company  Ctrl + B 

Delete character to right of cursor 

Del  Restore a company  Ctrl + R 

Delete character to left of cursor 

Backspace  Open the list of open windows 

F10 

Delete a transaction 

Ctrl + E  Open dropdown list for an item 

Ctrl + L 

Save a transaction  

F5  Show list  Ctrl + S 

Spell check  

F7  Print  Ctrl + P 

Move to next field  

Tab     

Move to previous field 

Shift + Tab     

Move to beginning of field 

Home     

Move to end of field 

End     

Move up or down a line 

Up arrow or down arrow 

   

     

QuickBooks Pro 2008  An Introduction to QuickBooks Pro    Page 10  

Using QuickBooks Help  Help on using QuickBooks is only one click away.  The shortcut key F1 will open the help window illustrated next or you can click Help on the main menu and select QuickBooks Help.    

  

QuickBooks Pro 2008  An Introduction to QuickBooks Pro    Page 11  

The Relevant Topics tab provides general help by topic and opens to topics associated with the window that is active when invoking Help.  In this instance the Home page was active when opening Help so topics relate to the Home page.   The Search tab is used to locate specific terms in a help topic.  You enter your question in the field illustrated next and click the arrow icon to locate topics.   

  

 If you typed “saving sales invoices” in the search box and clicked the arrow or hit enter on the keyboard then topics displayed at the bottom of the window remain unchanged but 15 topics now appear in the results list beneath the question as illustrated next.    

QuickBooks Pro 2008  An Introduction to QuickBooks Pro    Page 12  

  If you clicked the fifth topic on editing an invoice then the contents for that topic display at the bottom as illustrated next.  

QuickBooks Pro 2008  An Introduction to QuickBooks Pro    Page 13  

   This topic was placed in the search results because QuickBooks found the words “save,” “sales” and “invoice” in the topic.  You see that the search tab helps narrow your results to specific tasks.    Underlined terms, such as “find the invoice”, have this  symbol.  Clicking either the underlined terms or the symbol will open links to additional topics on these terms as illustrated next. 

QuickBooks Pro 2008  An Introduction to QuickBooks Pro    Page 14  

  

 

QuickBooks Pro 2008  An Introduction to QuickBooks Pro    Page 15  

Clicking the Back   icon will return to the previous topic and clicking the Print 

Topic   icon will print the topic.    Clicking X on the help window closes the Help window.   

About QuickBooks Prompts  QuickBooks often prompts to notify you of additional services and features of the software.  You can turn off future notices by marking the option to not display messages in the future before closing the prompt window.   

About QuickBooks Reports  You will be asked to create reports while completing the workshops and, if needed, will be guided through customizing reports.  You can save customized reports by clicking the 

Memorize   button at the top of a report window.  QuickBooks then opens the following window where you name the report and choose where to save the report.    

  After saving, you can reopen your customized report by clicking Reports, pointing to Memorized and then clicking the location you selected in the Memorize Report window.  If you exit a customized report without saving it, QuickBooks will prompt to save the report.  You can always click No to this prompt and can also instruct QuickBooks to not display this prompt in the future.