vuelta a la “futura normalidad” · hcmbok “the human change management body of knowledge”...
Post on 19-Oct-2020
10 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Comisión Workplace
Vuelta a la“Futura normalidad”
R e c o p i l a c i ó n d e s u g e r e n c i a s b á s i c a s
El presente documento tiene como objetivo orientarde manera resumida a los Facility Managers sobre lasactividades básicas para la preparación de losespacios de trabajo y la reincorporación de losempleados a sus puestos. Contiene recomendacionesprovenientes de diferentes fuentes y expertos.
IFMA España
CW - Doc. 001/2020 13-05-2020
2
Volver al espacio de trabajo
Próximamente las organizaciones irán volviendo a su actividad habitual, lo que hará
que las personas se vayan incorporando por oleadas a la oficina.
Con el tiempo surgirá una “nueva normalidad”. Nosotros preferimos llamarlo
“Futura normalidad”. Para ello, más que nunca, el Facility Management va a ser
una actividad clave y estratégica en las organizaciones, pertenezcan al sector que
sea.
Se prevé que las mascarillas, dispensadores de gel hidroalcohólico y la distancia
social, serán parte de la nueva normalidad de la que todo el mundo habla. ¿Cómo
será? Habrá una parte de actividades que ya las tengamos previstas, sin embargo,
habrá otras necesidades que surgirán con el tiempo y la vivencia de la nueva
situación.
Como Facility Managers, tenemos que estar preparados para hacer frente a
nuevos desafíos.
Este documento
es una
recopilación de
información de
diferentes
fuentes,
dirigida a
aquellas personas
que tienen
responsabilidad
sobre los
espacios de
trabajo.
Estudios científicos confirman que un 40% de las personas volverán a “su”
normalidad anterior como si nada hubiera pasado. Pero lo cierto es que esta crisis
cambiará de nuevo las formas de trabajar. Gestionar estos cambios será parte
también del trabajo del Facility Manager.
CW - Doc. 001/2020 13-05-2020
3
Prepararnos para la “re-entrada”
La “re-entrada” se prevé que se haga de manera gradual. Seguro que las personas
que vuelvan a su espacio de trabajo tendrán un montón de preguntas.
El Facility manager debe adelantarse a estas preguntas preparando un Plan de
comunicación que explique a los empleados con anticipación qué medidas se han
tomado en su espacio de trabajo para que se reincorporen tranquilos.
Algunos puntos clave que debe tener ese plan son:
▪ Promover la Salud y el Bienestar de empleados estableciendo protocolos
claros de entrada, comportamiento interno y de visitas.
▪ Asegurarse que los edificios son seguros y las instalaciones están
preparadas. Confirmar con los propietarios y con nuestros servicios de
mantenimiento que las instalaciones están listas para funcionar de nuevo de
manera segura.
▪ Seguramente habrá que realizar algunos ajustes en la forma en que se
distribuye el espacio, en este sentido habrá que informar a los empleados sobre
cuáles van a ser las directrices cuando se incorporen de nuevo al puesto.
En definitiva, la prioridad del Facility Manager debe focalizarse en las personas
para que su reincorporación sea segura y eficiente.
La gestión del cambio
Esta nueva normalidad va a suponer una cambio importante en las organizaciones.
Es fundamental gestionarlo desde la Dirección para que sea más sencillo.
▪ Debe haber un espónsor del Cambio (Director/a General, de RRHH,
Financiero…) una persona que sea capaz de tomar decisiones y que ayude al FM
a llevar a cabo su plan.
▪ Es importante comunicar al Comité de Dirección todas estas acciones.
▪ Si se cuenta con equipo de Gestión del Cambio que hayamos usado para otros
proyectos, es el momento de volverlos a contactar para que la comunicación
fluya de manera capilarizada.
CW - Doc. 001/2020 13-05-2020
4
Algunos aspectos que cambiarán
Lo que las organizaciones están buscando y pensando en este momento es no tener
a los empleados paralizados cuando les llegue el turno de incorporarse de nuevo a
su puesto de trabajo. Nuestro objetivo como Facility managers es hacer que
estas oficinas garanticen la salud de todos.
Habrá cambios importantes que modificarán los escenarios diarios en los que
realizamos nuestras tareas que, poco a poco, se irán convirtiendo en “normalidad”
Más que nunca serán importantes los espacios amplios que garanticen la distancia
social, bien ventilados, y protocolos claros de comportamiento.
▪ La recepción
o Establecer un claro protocolo de visitas y asegurarse que está disponible
para todos los empleados.
o Se pueden implantar acciones como, por ejemplo, desinfección de
manos antes de entrar a la oficina, o cualquier otra que se considere
necesaria en función de los riesgos o de la situación del momento.
o Las recepciones, según la valoración del riesgo, podrán contar con
elementos de separación como mamparas transparentes de cristal o
metacrilato.
CW - Doc. 001/2020 13-05-2020
5
• Las operaciones
o Control de costes de energía
o Revisiones de la calidad del aire, aires acondicionados y sistemas de
ventilación:
• Mantener los espacios bien ventilados para bajar la
concentración de partículas nocivas en el ambiente. Entre ellas el
virus.
• Garantizar la limpieza y cambio de los filtros de los aires
acondicionados antes de la incorporación de las personas a sus
puestos.
• Mantener la temperatura a 23 grados y la humedad relativa del
aire por encima del 20% para garantizar que las partículas no se
resequen y floten en el ambiente.
• Siempre que sea posible abrir ventanas y favorecer las
corrientes y la ventilación natural.
• Contactar con los técnicos en aparatos de clima para ver el tiempo
que necesitan estar en funcionamiento antes y después de la
actividad, para garantizar la calidad del aire y sobre todo que
están en perfecto estado.
Favorecer las corrientes y la ventilación natural
CW - Doc. 001/2020 13-05-2020
6
o La limpieza: El objetivo de la limpieza es minimizar el riesgo de
contagio.
• Hay que tener en cuenta que, para desinfectar una
superficie, ésta primero debe estar limpia. Es importante
una buena comunicación con los equipos de limpieza para
garantizar que los protocolos se siguen y se cumplen
rigurosamente.
• Una vez que se han hecho desinfecciones, tenemos que
considerar que, la mayoría de las veces, hay que esperar un
tiempo antes de volver a ocupar el espacio. Los productos que
se usan pueden resultar irritantes o tóxicos. Asegurarse que
las empresas tienen los certificados adecuados para realizar
desinfecciones.
• Establecer protocolos internos para evitar que ciertas
superficies puedan tocarse por diferentes personas
(carpetas, bolígrafos, teclados,…)
• La limpieza debe extremarse en: botonaduras de ascensores,
pomos de puertas, interruptores, grifos…
Ciertos materiales mantienen al virus más horas activo. Por lo
tanto, hay que insistir en este tipo de superficies.
o Mantenimientos de ascensores y protocolos de uso teniendo en
cuenta el distanciamiento social..
CW - Doc. 001/2020 13-05-2020
7
▪ Bebidas y alimentos
o Optimización de las zonas de bebidas y alimentos
o Protección de los alimentos con mamparas de cristal o de
metacrilato cuando estén expuestos al público
o Protocolos de distanciamiento social en cafeterías y espacios
comunes.
o Máquinas de vending, hay que tener en cuenta que los plásticos, y
además refrigerados, mantienen el virus activo durante más tiempo.
Los proveedores de vending deben proporcionar los protocolos de
empaquetado y suministro de alimentos y bebidas en estas
máquinas.
▪ Sanitarios. Es bien sabido que los sanitarios en todos los ámbitos son
importantes fuentes de contagio y de infecciones. Ahora, más que nunca,
tenemos que tomar estas medidas:
o Incrementar la frecuencia del lavado de manos.
o Bajar la tapa del inodoro después de utilizarlo para evitar que
partículas nocivas puedan quedar en el aire.
o Todos los elementos de los aseos, incluyendo grifos, botones de
cisternas, … deben contar con limpieza extrema.
CW - Doc. 001/2020 13-05-2020
8
▪ Seguridad y salud de los empleados: Es fundamental garantizar la
seguridad y la salud de los empleados. Todos deben conocer las nuevas
pautas de comportamiento dentro de los espacios que se compartan.
o Importante, elaborar unos buenos protocolos de comportamiento,
comunicarlos con anticipación y asegurarnos que sean claros y
precisos. Igualmente, un documento de preguntas y respuestas
frecuentes que puedan venir de nuestros empleados.
o Incentivar el uso de mascarillas, especialmente en las zonas
comunes o cuando la proximidad a las personas así lo aconsejen.
Existen también en el mercado pantallas transparentes de protección
individual.
o Proporcionar al empleado un kit de protección compuesto por gel
hidroalcohólico, una mascarilla o pantalla individual de protección y
unos guantes de nitrilo.
CW - Doc. 001/2020 13-05-2020
9
▪ Guías de uso de espacios disponibles: Política de distanciamiento social. El
Facility Manager tiene que facilitarlo mediante actuaciones claras.
o Nuevas disposiciones en el espacio (por ejemplo, añadiendo
nuevos elementos a los puestos de trabajo, como mamparas de
vidrio o metacrilato…). Si no se puede hacer esto, proponer una
nueva forma de sentarse, por ejemplo en zig-zag.
o Introducción de materiales y tejidos que se puedan desinfectar
fácilmente.
o Opciones para las videoconferencias y reuniones virtuales.
o Algunas organizaciones seguirán apoyando el trabajo desde casa.
Asegurar con Recursos Humanos que las Políticas de teletrabajo
están claras y accesibles. Esto puede ser una muy buena opción
para reducir la densidad en el espacio de trabajo.
o Poner un límite de personas trabajando al mismo tiempo en la
oficina, una opción puede ser también estableciendo turnos de
trabajo.
o Replantearse la estrategia de inmuebles. Revisar todo el porfolio
de oficinas y plantear una nueva estrategia siempre que sea posible
teniendo en cuanta todos los factores anteriores.
▪ Servicios de cartería
o El cartón es una de las superficies donde el virus permanece más
tiempo.
o Solicitar a los proveedores de correo y mensajería sus protocolos de
manipulación de correo y paquetería.
o Consultar a los proveedores de correo y mensajería si disponen de
alguna tecnología específica de desinfección, como por ejemplo, la
utilización de máquinas de luz ultravioleta.
CW - Doc. 001/2020 13-05-2020
10
En el plazo medio
No se sabe muy bien cómo va a evolucionar la pandemia ni cuáles serán las
recomendaciones de los científicos en el plazo medio. Lo que sí es casi seguro es
que muchas de las novedades introducidas en el corto plazo, habrán llegado para
quedarse, y por lo tanto la planificación anual del Facility Manager cambiará, así
como su relación con sus proveedores de mantenimiento, limpieza y propiedades
de edificios.
Y el futuro ...
Es incierto. Habrá que esperar a la evolución y la opinión de expertos. Habrá otro
tipo de necesidades y los profesionales se encontrarán ante nuevos retos a los que
tendrán que dar respuesta.
Se abre un nuevo paradigma sobre los espacios de trabajo y el workplace. Pero sólo
hay una verdad y es que “Nada volverá a ser como antes”.
Nada volverá a ser como antes
El Canto del Loco
CW - Doc. 001/2020 13-05-2020
11
La información contenida en este documento tiene datos obtenidos en las
siguientes publicaciones y eventos.
Fuentes:
Rita Gasalla - Gallow Arquitectura Saludable- Webinar: “Cómo volver a la oficina en
la crisis de la COVID19: minimizar riesgos y generar confianza” (martes 28 de abril
de 2020)
Jones Lang Lasalle: ”(Re) entry - Strategically prepare your buildings, space and
people”
EXPANSIÓN martes 28 de abril de 2020: “Preparando la Oficina pos-Covid”
HCMBOK “The Human Change Management Body of Knowledge” (Vicente
Gonçalves y Carla Campos).
Steelcase: “El espacio de trabajo después del COVID” v12020
Enseñanzas y apuntes de la Webinars IFMA en la Nube:
Mesa redonda: “COMUNICACIÓN Y LIDERAZGO EN TIEMPOS DE COVID” (29 de
abril de 2020)
Webinar Eurest: “EATING AT WORK … post COVID” (5 de mayo de 2020)
Píldora formativa - Josep Ortí: “PLAN DE CONTINGENCIA EN EDIFICIOS EN
ALARMA SANITARIA” (6 de mayo de 2020)
CW - Doc. 001/2020 13-05-2020
12
IFMA EspañaCalle López de Hoyos, 42
28006 Madridwww.ifma-spain.org
Blog IFMA España@IFMA_spain
top related