vezet inf˘máci rendszerekszt1.sze.hu/kovacsj/dokumentumok/vezetoi_informacios_rendszerek... · a...

Bemutatkozás:

Biczó Zoltán okl. gépészmérnök

okl. gazdasági mérnök

MBA pénzügy és gazdaság szakirány

MBA menedzsment szakirány

okl. rendszerszervező

Elérhetőségek: biczo.zoltan@pentatrade.hu

Tel.: 96 519110

Vezetői Információs Rendszerek

∗ - Mennyi?

∗ - Harminc.∗ - Mi harminc, aranyoskám?∗ - Miért, mi mennyi?

Vezetői Információs Rendszerek

∗ A rendszer egymással kölcsönhatásban álló elemekkomplexuma. (Bertalanffy L.: General SystemsTheory, 1979.)

∗ A rendszer közös ismérv alapján összetartozó,egymással meghatározott kapcsolatbanlévő elemek körülhatárolt csoportja. (Bogdán Gábor)

∗ A rendszer egymással szemantikailag összefüggő,egymásra kölcsönösen ható elemek meghatározottstruktúra alapján szerveződő, alrendszerekből, mintkisebb egységekből álló komplexuma. (Raffai Mária)

Rendszer fogalma

∗ A rendszerek működése az alábbi tényezők eredőjeként jön létre.

∗ Bemenet: a környezet hat a rendszerre, a bemeneti érték a környezeti hatás jellemző mértéke.

∗ Kimenet: a rendszer hat a környezetére, a kimeneti érték a környezetre való hatás jellemző mértéke.

∗ Működési mód: ahogyan a kimenet a bemenetek alapján transzformációval (általa determinált módon) létrejön. A működéshez legalább egy bemenet és egy kimenet szükséges, számuk elvileg végtelen lehet.

Rendszerek működése

A rendszerek ismertetésének, leírásának módja az alábbi négy tényező kifejtését jelenti:

∗ Cél: a rendszer teljesítmény késztetője / értékmérője. (cél a vevői elvárásoknak való megfelelés, mutató a vevői elégedettség)

∗ Környezet: az a jelenséghalmaz, amelyre a rendszernek befolyása már nincs, de hatása determinisztikus a rendszer céljaira (minden, ami a rendszeren kívül van, pl. piaci szabályozók, műszaki szabványok)

Rendszerek leírása, modellezése, kiépítése

∗ Erőforrások: azon eszközök, melyek a rendszeren belül helyezkednek el és amelyeket a rendszer működése során felhasznál (azon tényezők, melyeket a rendszer környezetétől függetlenül, szabadon válogathat és változtathat meg) (emberi erőforrások, az infrastruktúra, a munkakörnyezet, az információk, a természeti és pénzügyi erőforrások)

∗ Alkotóelemek: a rendszert jellemző és a rendszer érdekében létrejövő műveletek halmaza (értelmezve vannak a rendszer erőforrásainak működtetésére és a környezettel való együttműködésre egyaránt) (a vezetőség felelőssége, erőforrás-gazdálkodás, termék/szolgáltatás előállítása, mérés, elemzés, fejlesztés)

Rendszerek leírása, modellezése, kiépítése

∗ A folyamat: egy vagy több tevékenység, amely értéket növel úgy, hogy egy bemenetkészletet átalakít a kimenetek készletévé (javakká vagy szolgáltatásokká) egy más személy (a vevő, ill. felhasználó) számára, emberek, módszerek és eszközök felhasználásával (Wesner, Hiatt, Trimble 1994. és E. H. Melan 1993.)

∗ A folyamat egy strukturált, mérhető tevékenységsor, melynek célja egy adott termék vagy szolgáltatás előállítása adott fogyasztó vagy piac számára. A folyamat a munkatevékenységek speciális sorrendje, kezdő és végponttal, világosan meghatározott bemenetekkel és kimenetekkel, idő és térbeli tényezőket figyelembe véve, azaz a minőség struktúrája. (T. H. Davenport 1996.)

Folyamat fogalma

∗ Általánosságba egy adott folyamat leírása az alábbi hét kérdésre adandó válaszok szisztematikus kifejtését jelenti:

∗ KI: ∗ tisztázott felelősség, hatás-, és jogkörök∗ kompetenciákkal rendelkező, jogosult és motivált

munkatársak∗ MIT: ∗ azonosított és definiált inputok / outputok∗ MIVEL:∗ felügyelt, karbantartott eszközpark∗ akkreditált műszerpark

Folyamatok leírása

∗ MIKOR:∗ eljárásokkal szabályozott fő és részfolyamatok∗ output igények∗ HOL: ∗ a szervezet jogosítványai / kiterjedése által lehatárolt

területen∗ HOGYAN: ∗ eljárásokkal szabályozott fő és részfolyamatok∗ MIÉRT: ∗ cél - stratégia - minőségpolitika

Folyamatok leírása

A folyamat akkor definiált, ha meghatároztuk:

∗ a kezdő-, és végpontját,

∗ tevékenységeit,

∗ a döntési pontokat,

∗ az egyes tevékenységek

∗ felelősét,

∗ résztvevőit,

∗ szükséges inputjait,

∗ outputját,

∗ a döntési pontokon a döntéshozókat,

∗ az információszolgáltatási kötelezettséget

Folyamatok leírása

∗ Szervezet emberek közös tevékenysége révén kialakult társadalmi formáció. Rendelkezik valamilyen céllal. A cél elérése érdekében mozgósít. Törekszik arra hogy hosszabb időn keresztül fennmaradjon.

∗ A vállalat olyan szervezet , amelyben az emberek tevékenysége a fogyasztók igényeit kielégítő termékek és szolgáltatások nyereséges előállítására irányul.

∗ A szervezetnek hatékonyan kell működni, ez magával hozza az irányítás szükségességét, amelyben vizsgáljuk, hogy a cél elérése és a fennmaradás biztosítható-e? Az ellenőrzést és az eredmények értékelését visszacsatolás követi. Ezekben a szervezetekben elkülönül a végrehajtó és irányító munka, az alkalmazottak és menedzserek szerepe.

A gazdálkodó szervezet

A vállalat dimenziói:

- Statikus képe

- Dinamikus képe

- Információ áramlás, képe

A vállalat dimenziói

Munkamegosztás: a folyamatok feladatokra bontása és a feladatok egységekhez rendelését értjük.A munkamegosztás kialakítható:- Funkciók (feladatok)- Termékek- A vevők- A földrajzi régiók alapján- (egydimenziós-több dimenziós szervezet)

Hatáskörmegosztás :- egyvonalas vagy többvonalasEgyvonalas irányítás ha egy egységet (embert) csak egy

felsőbb szint utasíthat, többvonalas pedig akkor ha több is.

Koordináció:- technokratikus- strukturális- személyorientált

Szervezetek jellemzői

Strukturális eszközök: szervezeti hierarchia, alá-fölérendeltség, mindenkinek van főnöke, aki utasítja és akinek jelentést kell tennie

Technokratikus eszközök: szabályok, szabályzatok, eljárások, tervek, menetrendek, költségkeretek, pénzügyi tervek, elszámoló árak , ügyrendek, munkavédelmi, tűzvédelmi , minőségbiztosítási , dokumentumkezelési szabályzatok stb.

Személyorientált eszközök: konfliktusfeloldás, szervezeti kultúra, belső értékrend, képzés

Szervezetek jellemzői

A szervezetek szerkezetének kialakítása, egyes elemeinek összekapcsolására több lehetőség van.

Centralizáció- decentralizációA centralizáció biztosítja az egységes vezetői akarat érvényesítését, az erőforrások racionális hasznosítását.A decentralizáció a hatáskörök leadása előnyös a munkával való

elégedettség, a teljesítmény, a kreativitás és az elkötelezettség növelése szempontjából, ugyanakkor fokozza a rövidlátás veszélyét, együttműködési nehézségeket és belső konfliktusokat okozA hierarchia nagyságaA hierarchia nagysága variálható, lapos vagy soklépcsős szervezetet hozunk létre A lapos szervezetek könnyebben decentralizálhatók,hierarchikus szervezetek centralizációra hajlamosak

Szervezet jellemzői

Az utasítások egységessége

Azt jelenti, hogy mindenkinek csak egy fölérendeltje lehet. A szolgálat út biztosítja, hogy az utasítások lefelé ill. az információk felfelé minden egységet elérjenek.

Szervezet jellemzői

Tipikus szervezeti formákLineáris szervezeti forma

Tipikus szervezeti formákTörzsegységi szervezeti forma

Tipikus szervezeti formákFunkcionális szervezeti forma

Tipikus szervezeti formákDivízionális szervezeti forma

Tipikus szervezeti formákMátrix szervezeti forma

Szervezet régi

BetonDivízió vezető

Cement div.vezető

Vezérigazgató

Pénzügy Kontrolling

Közép

Minőségbiztosítás

Nyugat Kelet

Telepek

Üzleti egység

Szervezet Új

Vezérigazgató

Kereskedelem

LogisztikaKözponti diszpécser

Termelés

Pénzügy kontrolling

Minőségbiztosítás

Keverő telepek Cementgyárak

Menedzsment funkciók

∗ Tervezés: a szervezet jövőbeli működésére vonatkozó célokat határozza meg és dönt a szükséges tevékenységekről és erőforrásokról, azaz arról , hogy kinek, mit, mikorra, milyen eszközök felhasználásával és sorrendben kell megtennie.

∗ Szervezés: az elvégzendő feladatok és az azokat elvégző emberek és egyéb erőforrások csoportosítása, elrendezése és összekapcsolása, annak érdekében, hogy az érintettek a legeredményesebben tudják elvégezni a munkát

∗ Irányítás: a beosztottak tevékenységének ellenőrzését, a szervezeti célok megvalósulását és az esetleg szükséges korrekciók végrehajtását jelentik

∗ Vezetés: a szervezeti tagok viselkedésesnek tudatos befolyásolását jelenti, annak érdekében, hogy azok a meghatározott célok elérése érdekében tevékenykedjenek.

Menedzsment funkciók

- Üzleti folyamatok

- Ellátási lánc

- Értéklánc

A Vállalat Tevékenységi Rendszere

∗ Klasszikus megközelítés: a vállalati működés követi a funkcionális felosztás logikáját. Ebben az esetben egy a munkamegosztásban létrejövő, a vállalat alapvető céljának megvalósításában egymáshoz közelálló szerepet betöltő tevékenységcsoport azaz funkció képezi a vállalati vizsgálatok tárgyát. Igy alakult ki a marketing , humán erőforrás menedzsment, vállalati pénzügyek, termelésmenedzsment és logisztika.

∗ Ma már a hangsúly a vállalati működés másik kiemelkedő egységére a folyamatra helyeződik át. A vállalati működés folyamatalapú megközelítése során az egyes összetartozó tevékenységeket az általuk érintettjeik számára létrehozott érték mentén határozzuk meg. Az érintettek közül kiemeljük a fogyasztót és a vevő számára létrehozott értékre koncentrálunk.

Értékteremtés

Értéklánc Porter 1985

• Fogyasztói igény, olyan igény amelyet a gazdaság szereplői nem saját szervezetükön belül végzett munkával és nem is közösségi intézmények útján kívánnak kielégíteni.

Termék iránt igény alakul ki a piacon, azaz a fogyasztó

képes és hajlandó fizetni a termékért.

• Fogyasztói érték a fogyasztó szubjektív véleménye, arról , hogy a termék milyen mértékben felel meg a várakozásainak. Tényezői: használati, hely és idő.

• Hatékonyság, egy adott üzleti tevékenység, mennyiben segíti a fogyasztók igényeinek kielégítését és mennyiben járul hozzá a vállalat nyereségességéhez.

Értékteremtő folyamatokAlapfogalmak

Értékteremtő folyamatok

∗ Értéklánc alatt a vállalati tevékenységek értékalkotó összekapcsolását értjük

∗ Ellátási lánc a gyártás és az ellátás egyes elemeit a nyersanyagtól a végső felhasználóig összekötő lánc, általában több vállalat egymáshoz való kapcsolódása áll a központba de lehet belső ellátási láncról is beszélni.

∗ Készletek , mindazokon a pontokon ahol az áramlások térben és időben vagy szervezeti okok miatt megszakadnak, készletek képződnek, fizikai vagy gazdasági okokból.

Értéklánc, ellátási lánc

Tervezés

A stratégiai célok és az elérésükhöz szükséges eszközök meghatározása.

Stratégiai terv:- A legfőbb célok és változtatásuk szabályai- A tevékenység keretei és ezek változtatásának szabályai- A célokhoz vezető fő tevékenységi sorozatok, akciókÜzleti terv:Előre elkészített, terv adott időszakra, árbevételre, eredményre, kiadásra , költségekre vonatkozóan.

A Vállalat Tevékenységi Rendszere

MarketingA vállalat működését a fogyasztói igényekre orientáltan integrálja, abból a célból ,hogy a vállalat a fogyasztói számára elfogadható termékkel jelenjen meg a piacon.- Konkretizálni kell a fogyasztói szükségleteket- Elemezni kell a versenyhelyzetet, a versenytársakat, és- El kell érnie, hogy a fogyasztó a versenytársakkal szemben az

adott vállalatot , annak termékét válassza

- A legújabb idők trendje a tömeges személyre szabás.- Pld. Rózsaszín, telefon, notebook stb.- Pld CRM rendszerek

A Vállalat Tevékenységi Rendszere

Innováció

A vállalat új, nagyobb értéket ad át a fogyasztónak.

pld szakértői rendszerek

A Vállalat Tevékenységi Rendszere

Emberi erőforrás- gazdálkodásFeladata: megfelelő munkahelyi követelmények meghatározása és a munkavállalók igényeivel való összehangolása.,

- Munkaerő szükséglet meghatározása

- Munkaerő alkalmazása: felvétel és elbocsátás

- A munkavégzés fejlesztése, munkaszervezés

- Munkaerő fejlesztése: karriertervezés, továbbképzés, motiváció, bérezés, ösztönzés

A Vállalat Tevékenységi Rendszere

Anyagi folyamatok- logisztika

Biztosítja az üzleti folyamatok zavartalan lebonyolításához szükséges termékek a megfelelő helyen, időben, szükségletnek megfelelő mennyiségben minőségben és választékban rendelkezésre álljanak.

A Vállalat Tevékenységi Rendszere

Termelés és szolgáltatás

A termelés (szolgáltatás) az erőforrások olyan összekapcsolása, átalakítása, amelynek eredménye alkalmas fogyasztói igény kielégítésére.

A Vállalat Tevékenységi Rendszere

Vállalati pénzügyekA vállalati működés egészét átfogó tevékenységi kör.

Hiszen:

- A pénz mind a ráfordítások, mind az eredmények legáltalánosabb kifejezője, mércéje

- Minden vállalkozás létrehozása tőkebefektetéssel jár

- A vállalkozó célja a nyereség és a vállalkozás értékének a maximalizálása

A Vállalat Tevékenységi Rendszere

Információs RendszerA vállalat környezetére, belső működésére és a vállalat és környezete közötti tranzakcióra vonatkozó információk begyűjtését, feldolgozását, tárolását és szolgáltatását végző személyek, tevékenységek, technikai eszközök összessége.Alapvető feladata a döntéshozókat ellássa a döntéseiknek a vállalat működése szempontjából célszerű döntések meghozatalához szükséges információval.A rendszer összetevői:- Döntéshozó többnyire a vezető- Információk feldolgozott adatok- Technikai apparátus rendszerint szg.

Vállalati információs Rendszerek

- Működési Információs Rendszerszabályzatok, ügyrend, szabályként működő szokások,

dokumentumok kezelése

- Számviteli Információs Rendszerkönyvelés, tranzakciók számvitelben leírható adatai, van egy működési, egy jogszabályi, egy vezetéshez szükséges

része

- Vezetési Információs Rendszerek- Visszacsatolási folyamat a vezérléshez, ezt kiegészíti a számviteli inf.

Rendszer vezetéshez szükséges része

- Informális Információs RendszerekNem szabályozott, de működést befolyásoló

Vállalati Informácós Rendszerek

Értékteremtő folyamatokInformációs rendszer

∗ A folyamatszemlélet alkalmazása azt jelenti, hogy a vállalatot , mint egymással kapcsolatban álló folyamatok együttesét értelmezzük.

∗ A folyamatot olyan összetett tevékenységrendszerként értelmezzük, amely erőforrások (inputok) felhasználásával a folyamat megrendelője számára értéket képviselő outputot állít elő.

∗ Három kiemelt eleme:1. a folyamatot a létrehozott érték mentén határozhatjuk meg2. A folyamat az érték létrehozása érdekében erőforrásokat használ fel.3. A folyamatok összetett rendszerek, melyek tovább bonthatók

építőelemeire.

A vállalat külső megrendelőjének létrehozott érték teremtésében közvetlenül részt vállaló folyamatokat nevezzük valós értékhozzáadó folyamatoknak.

A támogató jellegű tevékenységeket üzleti értéket teremtő folyamatoknak nevezzük.

Vállalati folyamatok és fejlesztésük

A folyamat előzőekben adott definíciója alapján a vállalati működés egésze értelmezhető úgy mint egy egységes folyamat. (Hiszen igaz rá a folyamat meghatározás mindhárom eleme.)

Pld. Alkatrészek összeszerelés kész autó

A vállalati folyamatrendszer felbontásának és elemzésre kerülő folyamat részletezettségének mértékét és szintjét mindig az elemzés célja határozza meg.

Vállalati folyamatok és fejlesztésük

InputTranszformációs

folyamatokOutput

A komplex vállalati transzformációs folyamat felbontásának jellemző módjai a következők (Tenner-De Toro 1998 alapján)

1. Folyamatok felbontása a végzett munka fajtája alapján (funkcionális)

2. A szervezeti határhoz való viszony alapján

3. A folyamatok összetettsége szerint

4. A folyamatok jelentősége szerint

Vállalati folyamatok és fejlesztésük

Vállalati folyamatok és fejlesztésük

Ügyvezető igazgató

HR vezetőInnovációs

vezetőIT vezető

Pénzügyi vezető

Marketing é

s értékesítés vezető

Termelési és logisztikai

vezető

Termelési menedzser

Logisztikai menedzser

HR osztályIT osztályMarketing és értékesítés

osztály

Innovációs osztály

Pénzügyi osztály

Termelési és logisztikai osztály

NévBeosztás

NévBeosztás

NévBeosztás

NévBeosztás

NévBeosztás

NévBeosztás

NévBeosztás

NévBeosztás

NévBeosztás

NévBeosztás

NévBeosztásNévBeosztás

NévBeosztás

NévBeosztásNévBeosztás

NévBeosztásNévBeosztás

END

START