veranstaltungen professionell organisieren vortrag im rahmen des seminars f ü r griechische vereine...
Post on 06-Apr-2015
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Veranstaltungen professionell organisieren
Vortrag im Rahmen des Seminarsfür griechische Vereine & Selbstständige
"Kommunikation & Marketing„
Referentin:Johanna Panagiotou, geb. Mamali
Journalistin & Kommunikationspsychologin
Kommunikationsagentur JOPA & DRACHMEInhaberin & Geschäftsführerin
München, den 2. Mai 2014Bayerische Pflegeakademie,
Edelsbergstr. 6, 80686 München
Veranstaltungen als…
Plattform der Kommunikation zwischen Menschen
& Unternehmen zu bestimmten Zielgruppen
Chance wichtige Kunden und potenzielle neue Kunden hautnah zu kommen Chance unserem eigenem Portfolio exklusiv bekannt zu machen Chance Kontakte zu knüpfen Chance Geschäftsbeziehungen zu festigen Chance potenzielle neue Mitarbeiter für das Unternehmen zu interessieren
JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen
Die wichtigsten Veranstaltungsarten
Produkt- oder dienstleistungsbezogene Veranstaltungen
z.B.: „Kick-off-Veranstaltungen“, Messeauftritten
Finanzveranstaltungenz.B.: Aktionärshauptversammlung, Bilanzpressekonferenz
Imageveranstaltungenz.B.: „Tag der offenen Tür“, Pressegespräch
Mitarbeiterveranstaltungenz.B.: Teambuilding, Incentive
Weiterbildungsveranstaltungenz.B.: Seminar, Kongress JOPA & DRACHME
Verlag & Veranstaltungen
Wichtige Faktoren einer Veranstaltung
Anlass : Veranstaltungsart
Anlassbeispiele:- Tag der offenen Tür- Teambuilding- Messeauftritten- Firmenjubiläum
- Seminar
Ziel : Was möchten / müssen wir erreichen?
Zielbeispiele:- Imagepflege- Neukundengewinnung- Informationsvermittlung- Weiterbildung- Mitarbeitermotivation- Umsatzsteigerung
JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen
Veranstaltungen lassen sich in fünf Kernziele unterteilen:
Entscheiden
Information (Informationsvermittlung/Wissenstransfer)
Innovation (etwas Neues soll erarbeitet werden)
Motivation (Emotionsvermittlung/bspw. Teilnehmer erfahren/lernen ein bestimmtes, gemeinsames Ziel)
Verkaufen (bspw. Verkaufsförderung)JOPA & DRACHME
Verlag & Veranstaltungen
www.hoc.kit.edu
Ziele definieren IWas soll unsere Veranstaltung bewirken und
was soll nach der Veranstaltung anders sein?
Ziele müssen für alle Verantwortlichen und Beteiligten
konkret
messbar
realistisch
vollständig
unmissverständlich
sein.
JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen
Ziele definieren II
Die Relevanz der Ziele für das Unternehmen und die eigene Rolle für die Zielerreichung müssen unbedingt allen
Verantwortlichen und Beteiligten klar sein.
• Schwerpunkte setzen
• Mehrere Ziele in Haupt- und Nebenziele unterteilen Hauptziele : quantitative Nebenziele : qualitative
• Frühzeitig benötigte interne oder externe Aushilfe, Informationen oder Manpower klären
• Alle an der Planung und Organisation Beteiligten die Ziele präsent haben
• Erfahrungen bei früheren Veranstaltungen nutzen
JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen
Sinnvolle Einbindung ins Marketing
Vernetzung der jeweiligen Veranstaltung mit dem Marketingkonzept unseres Unternehmens
Angemessenen begleitenden Kommunikationsmaßnahmen die gegenseitig ergänzen und unterstützen
Live-Kommunikation in Verbindung mit klassische und moderne Kommunikationsinstrumente
Unsere Veranstaltung als Teil des Ganzen Marketingkonzepts
JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen
Begleitende Kommunikationmaßnahmen
Regelmäßiger Kontakt und Austausch mit Zielgruppe/n - z.B. Newsletters
Ergänzende Maßnahmen zur Kundengewinnung und Kundenbindung - z.B. Fortbildungsprogramme
Persönliche, verbindliche Betreuung der Teilnehmer vor, während und nach der Veranstaltung - z.B. Ansprechpartner
Aus Sicht der Zielgruppe interessante PR und Öffentlichkeitsarbeit - z.B. Fachzeitschriften
JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen
Kommunikationsinstrumente vor und nach der Veranstaltung
Kommunikation in der Vor-phasez.B. Einladung, Veranstaltungswerbung
Kommunikation im Nachgangz.B. Reminder Aktionen
Steigernde Lust auf die TeilnahmeVerringernde „No-show-rate“
Festiger ZielgruppenbindungErhöhter Teilnahmequote bei
Folgenveranstaltungen
Die Kommunikations- und Marketingmaßnahmen der Veranstaltung müssen in der Zeit- und Budgetplanung sein.
JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen
Ablauf der Veranstaltung
Bei der Planung… Interessanten Ablauf Einzelne Veranstaltungspunkte
aufeinander aufbauen Aktivierung und Einbindung der
Teilnehmer Unterhaltungswert der Veranstaltung Rücksicht auf was die Teilnehmer
hinter sich haben (z.B. Anreise, Arbeitstag)
Spannendes Programm
Voll und ganz auf die Zielgruppe
abgestimmt
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JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen
Einstieg / Eröffnungsteil:
Mittelteil:
Gliederung der Veranstaltung I Stimmung der Veranstaltung Einstiegshilfen wie Handouts oder Eröffnungsfragen Soll den Besuchern helfen den Inhalten und Geschehnissen folgen zu können
Ausreichende Informationsvermittlung Aktivierung der Teilnehmer mit Diskussionen oder AktionenAusgewogenes Timing der einzelnen Bausteine
Gliederung der Veranstaltung II
Finale / geplante Abschluss: Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte Darf gefühlsbetont seinEmotionalen „Paukenschlag“ Soll positiv sein,in Erinnerung bleiben,ein Ausrufezeichen setzen und Handlung aktivieren
C h e c k l i s t e : L a n g w e i l e ve r m e i d e n ! ! !Wo wann und wobei würde ich mich bei der Veranstaltung langweilen?Welche Programmpunkte wie Reden, Vorträge, Filme empfinde ich als lang?Wie ließen sich diese ändern? JOPA & DRACHME
Verlag & Veranstaltungen
Wie die Veranstaltung besonders und einzigartig wird
Spielen mit Umsetzungsvarianten – Bekanntes langweilt Menschen schnell Der Kreativität keine Grenzen setzen Erlebnisse, Erfahrungen, Wissen, Abenteuer, Überraschungen und
Inszenierung erstellen Veranstaltungsinhalt – Originelle Umsetzung Geeignete Veranstaltungs-location und angebotene Speise und Getränke Richtige Referenten Ausgewogene Verhältnis:
zwischen Spannung und Entspannung Zwischen Informationsvermittlung und Aktivierung
JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen
Gestalten die Veranstaltungen so, dass wir die Teilnehmer…
abholen und mitnehmen Ihnen etwas mitgeben Sie faszinieren mit allen Sinnen Ansprechen
Inszenierung, Erlebnis
Erfahrung, Wissen
Überraschung, Neuheiten
Aktivierung, Abenteuer
Eine Veranstaltung soll…
Von den Veranstaltungen des Wettbewerbs abheben
Mit unserem Unternehmen verknüpft sein
Positiv berichtet sein
Den Teilnehmern Lust auf den Besuch der nächste Veranstaltungen machen
Originelle Ideen enthalten JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen
Möglichst viele Sinne ansprechen…Bühne, Farben, Effekte, Projektion, Kostüme,
Beleuchtung
Saal / Raum-Akustik, Stimmen, Musik, Surround-Sound-Effekt
Speisen, Getränke – von Aperitif bis Dessert
Effekte, Interaktion, Tanzen
Duftende Speisen und Getränke, Effekt-Düfte, Aromen
Gustatorisch
Olfaktorisch
Haptisch
Auditiv
Visuell
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Einen Mehrwert schaffen…
Holen die Teilnehmer dort ab, wo diese stehen Welche Vorkenntnisse und Erfahrungen sie mitbringen? Welche Erwartungen sie haben aufgrund frühere
Veranstaltungen?
Einen Zusatznutzen definieren - Was interessiert die Besucher besonders?
Geben den Teilnehmer was Nützliches, Interessantes, das ihnen sonst fehlt
Planung der Veranstaltung Gliedern und Vorlauf einplanen Wie groß die Vorlaufzeit jeweils sein muss, ergibt sich aus…
1. Der Höhe der Teilnehmeranzahl2. Ihren geplanten Werbemaßnahmen3. Die Art der Finanzierung (etwa der Zeitbedarf für eine professionelle
Sponsoren- oder Partnersuche)
4. Dem Zeitpunkt (so sorgen Veranstaltungen, die während anderer Großereignisse am gleichen Ort stattfinden müssen, für längere Vorlaufzeiten)
5. Der Große des Projekt- oder Organisations-Teams
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ww
w.deutsch-zentrum
.com
Mit einem Projektteam arbeiten Die richtigen Team-Player
finden…
Helfer mit „Know-How“
Genugend Helfer (beachten auf Kapazität aus Zeitgründen)
Helfer die ihr eigenes Kontakten – Netzwerk haben
Helfer mit Lust, Kreativität und passende Stimmung
Aufgabenverteilung und Teamtreffen (auch als Telefon-oder Videokonferenz)
Persönliche Interessen und Fachwissen des Teams nutzen
Verantwortliche Ansprechpartner für die einzelnen Teilschritte und Aufgaben
Aufgaben im Projektteam gleichmäßig verteilen
Regelmäßiges Team-treffen
Inhalte und Ablaufe planen
Aufgabenstand und Fortschritt berichten
Offene und kritische Punkte klärenJOPA & DRACHME
Verlag & Veranstaltungen
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Beschlüsse der Projektsitzungen Termine Entscheidungen Aufgaben To-dos
Zeitnah an die Projektmitglieder und
den Vorgesetzten versandt
Regelmäßig kontrollieren ob die Aufgaben erledigt sind
die Termine eingehalten werden
Besser erfahrene Partner beauftragen, solange man selbst noch keiner ist!
Den Erfahrungsschatz der externen Partner nutzen!
Externe Partner managen Externe Partner recherchieren
Sich Gewissheit über deren Leistung und Qualität verschaffen
Angebote prüfen und Preise vergleichen
Zeitnah und Rechtzeitig informieren über alle Details und Änderungen der Veranstaltung
Professionelle Kommunikation sichern und auch schriftlich alle mündlichen Vereinbarungen halten
Einen Plan B erarbeiten und möglich Risiken durchdenken
Professionelle Briefing – offene Absprache von Wünsche und Erwartungen
Verbindliche Absprachen treffen oder Verträge klären JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen
Informations- und Recherchequellen nutzen
Über die aktuelle Trends und technischen Entwicklungen informiert sein
Kontaktbörse Veranstaltungen-Dienstleister nutzen
Recherchetool Internet: geeignet für einen Überblick und ersten Kontakt
Event-Messen besuchen und prüfen welchen der vertretenen
Dienstleistungsbranchen nützlich sind
Ansprechpartner kontaktieren: GCB – German Convention Bureau e. V. Tourismusbüros (Informationen zu Stadt und Region) Kongressdienstleister
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Erfolg einer Veranstaltung- Sinnvoll mit der sonstigen Marketingmaßnahmen verknüpfen
- Enge Kontakt zu den Teilnehmern während und nach der Veranstaltung herstellen
- Bei der Konzeption und dem dramaturgischen Aufbau berücksichtigen, dass die Teilnehmer sich nicht langweilen
- Frühzeitig planen und Aufgaben auf Partner verteilen
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Literatur
JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen
von Grave, Melanie (2011), Veranstaltungen organisieren, Haufe Lexware Verlag
Kleine Tipps aus der Praxis…
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Dankeschön!
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Ευχαρι
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