upravljanje projektnim ciklusom -...

Upravljanje projektnim ciklusomAkademija regionalnoga razvoja i fondova EU

Projektni ciklus:

PROGRAMIRANJE

IDENTIFIKACIJA

FORMULIRANJEIMPLEMENTACIJA

EVALUACIJA

Programiranje

europska razina nacionalna razina regionalna razina lokalna razina

Pogled na zajednicu kao središte ideja društvenog razvoja

Pozivi na dostavu projektnih prijedloga(kolokvijalno natječaji)

• Rezultati faze programiranja na EU, nacionalnoj, regionalnojili lokalnoj razini

NATJEČAJ

Projekt3

Projekt1

Projekt2

PROGRAMI• Sadrže:Opis situacije/problemaPrioritete i mjere zapostizanje općeg cilja• Mogu biti u obliku

strategija, operativnihprograma i sl.

• Mogući izvor projektnihideja

Projekt5

Što je projekt?Projekt čini niz međusobno povezanih aktivnosti u određeni redoslijed „radi postizanja jasnih ciljeva unutar određenog vremenskog razdoblja i s određenim financijskim sredstvima."(Europska komisija, PCM Guidelines, 2004.)

Što je program?Program je skup projekata čiji ciljevi u sprezi doprinose zajedničkom općem cilju, sektoru, županiji i sl.

Što po vama čini dobar projekt?

Za dobar projekt potrebno je:

Kapacitetiorganizacije

Dobro planiranje

Stvarni problem

Učinkovitoupravljanje

Jasno definirani korisnici

Učinkovitprojektni tim

Dobra suradnja s partnerima

Iskustvo u provođenju projekata

OSOBINE DOBROG PROJEKTA:

Relevantnost(Relevance)

Izvedivost(Feasibility)

Održivost(Sustainability)

Vidljivostaktivnosti(Visibility)

Izvedivost projekta (feasibility)

Aktivnosti slijede iz ciljeva

Proračun je u skladu s dizajnom projekta(aktivnostima)

Predviđeni su elementi koji mogu kočiti ili potaknutirazvoj projekta i svi vezani troškovi

Ispunjene su pretpostavke za provedbu projektnih aktivnosti

Relevantnost projekta (relevance)

PROJEKT JERELEVANTANU ODNOSU

NA:

Ciljeve iprioritetenatječaja

Strateškedokumente

Prepoznateprobleme

Potrebe iograničenja

ciljnih skupinai krajnjihkorisnika

Horizontalneteme EU

Održivost projekta "sustainability"

• Održivost učinka projekta i nastavak aktivnosti

• 4 aspekta održivosti:

Financijska održivost

Institucionalna održivost

Održivost na razini politika

Održivost u odnosu na okoliš, utjecaj na okoliš

Vidljivost projekta (visibility)

Korisnik je odgovoran za informiranje I vidljivostprojekta

EK je propisala osnovne obveze i elemente EU vidljivosti

Upute za korisnike sredstava -http://www.strukturnifondovi.hr/vazni-dokumenti

Projektni ciklus:

PROGRAMIRANJE

IDENTIFIKACIJA

FORMULIRANJEIMPLEMENTACIJA

EVALUACIJA

Programiranje

Analiza situacijena nacionalnoj isektorskoj razini

Nacionalniprogramirazvoja

Sektorskestrategije

Strategijeorganizacije

Identifikacija

Analizakapaciteta

Analizadionika

Analizaproblema

Analizaciljeva

Odabirstrategije

Formuliranje

Definiranjeintervencijske

logike

Utvrđivanjerizika

Određivanjepokazatelja

Planaktivnosti

Plantroškova

Pisanjeprojektnogprijedloga

Implementacija

Upravljanjeprojektom

Evaluacija

Vrednovanjeizvedbeprojekta

1. Analiza kapaciteta: SWOT analiza

Snage

( Strengths)

Slabosti

(Weaknesses)

Prigode

(Opportunities)

Prijetnje

(Threats)

Un

uta

ro

rgan

izac

ije

Uo

kru

žen

ju

Pomažu uostvarenju cilja

Odmažu uostvarenju cilja

Programiranje

Analiza situacijena nacionalnoj isektorskoj razini

Nacionalniprogramirazvoja

Sektorskestrategije

Strategijeorganizacije

Identifikacija

Analizakapaciteta

Analizadionika

Analizaproblema

Analizaciljeva

Odabirstrategije

Formuliranje

Definiranjeintervencijske

logike

Utvrđivanjerizika

Određivanjepokazatelja

Planaktivnosti

Plantroškova

Pisanjeprojektnogprijedloga

Implementacija

Upravljanjeprojektom

Evaluacija

Vrednovanjeizvedbeprojekta

2. Analiza dionikaTko su dionici projekta?- sve osobe, skupine ljudi, ustanove, organizacije koje bi mogle biti u vezi s projektom, definirane su kao dionici.

-Dionici su svi oni koji imaju interes u projektu

4 skupine dionika:

-Oni koji će zajedno s vama provoditi projekt-Oni koji će vam pomoći u provedbi-Oni koji će pružiti podršku ali neće pomagati ili provoditi-Oni koji se protive provedbi projekta

Programiranje

Analiza situacijena nacionalnoj isektorskoj razini

Nacionalniprogramirazvoja

Sektorskestrategije

Strategijeorganizacije

Identifikacija

Analizakapaciteta

Analizadionika

Analizaproblema

Analizaciljeva

Odabirstrategije

Formuliranje

Definiranjeintervencijske

logike

Utvrđivanjerizika

Određivanjepokazatelja

Planaktivnosti

Plantroškova

Pisanjeprojektnogprijedloga

Implementacija

Upravljanjeprojektom

Evaluacija

Vrednovanjeizvedbeprojekta

3. Analiza problema

Utvrđuje negativnu sadašnju situaciju

Najbolje je izraditi analizu problema zajedno s

predstavnicima glavnih dionika

Analiza je korisna za ispunjavanje obrasca projektnogprijedloga i za analizu situacije u vezi projektnogproblema

Analiza problema

3 koraka u analizi problema:

1. Odrediti ključni problem analize (središnji problem)2. Pomoću razgovora u skupini odrediti najvažnije

aspekte problema i napisati ih na papiriće3. Sve aspekte problema složiti u problemsko stablo

prema uzročno-posljedičnim vezama pitajte se: što je uzrok koji je doveo do problema a što je

posljedica tog problema

Problem 1

Glavniproblem

Uzrok 3

Uzrok1

Uzrok 5

Uzrok 2

Uzrok 4

Posljedica 5

Posljedica 4

Posljedica 3

Posljedica 1 Posljedica 2

Glavniproblem

Problemi kao uzroci ili posljedice glavnog problema

Ograničena turistička ponuda na području Županije

Postojeće biciklističke staze ne privlače dovoljan broj turista / Rekreativni turizam je

niske kvalitete

Postojeća infrastruktura loše je održavana

Zastarjele oznake na biciklističkim

stazama

Ne postoji adekvatna promocija turističke ponude

Ne postojanje regionalne turističke stragegije

Niska razina znanja turističkih djelatnika o ovom

vidu turizma

Analiza/problemsko stablo

POSLJEDICE

UZROCI

Loša kvaliteta biciklističkih

staza

Socijalna isključenost osoba sa invaliditetom (OSI)

Veliki broj nezaposlenih osoba sa invaliditetom

Nekompetentni OSI za traženje posla na tržištu rada

Nedostatna znanja i

vještine OSI za traženje i prijavljivanje

za posao

Neiformiranost OSI o

mogućnostima zapošljavanja

Nedostatak obiteljske

potpore OSI

Ograničene/male mogućnosti/ mjesta zapošljavanja OSI

Nepostojanje mogućnosti programa

prekvalifikacije OSI

Neprilagođenost školovanja OSI

zahtjevima i potrebama

modernog tržišta rada

Nedovoljna informiranost poslodavaca o mogućnostima /poticajima za

zapošljavanja OSI

Analiza/problemsko stablo

POSLJEDICE

UZROCI

Programiranje

Analiza situacijena nacionalnoj isektorskoj razini

Nacionalniprogramirazvoja

Sektorskestrategije

Strategijeorganizacije

Identifikacija

Analizakapaciteta

Analizadionika

Analizaproblema

Analizaciljeva

Odabirstrategije

Formuliranje

Definiranjeintervencijske

logike

Utvrđivanjerizika

Određivanjepokazatelja

Planaktivnosti

Plantroškova

Pisanjeprojektnogprijedloga

Implementacija

Upravljanjeprojektom

Evaluacija

Vrednovanjeizvedbeprojekta

Od problema do cilja

PROBLEM

Slika trenutne negativnesituacije

CILJ

Pozitivna zrcalna slikaproblema

Provedba projekta

Slab utjecaj mladihi njihovih

organizacija naživot u zajednici

Mladi i njihoveorganizacije snažno

utječu na život u zajednici

Preoblikovanje problemskog stabla u stablo ciljeva (primjer)

Zastarjele oznake na

biciklističkim stazama

PROBLEM CILJ

Nove i inovativne oznake na

biciklističkim stazama

4. Analiza ciljeva vodi prema stablu ciljeva:

3 koraka analize ciljeva:

1. Preoblikovanje negativne postojeće situacije u pozitivnu željenu budućnost (zrcalna slika)

2. Provjera uzročno-posljedičnih veza na stablu ciljeva

3. Po potrebi uskladiti pojedine cjeline ili dodati novi cilj

Cilj

Problem

Od problema do cilja...

Programiranje

Analiza situacijena nacionalnoj isektorskoj razini

Nacionalniprogramirazvoja

Sektorskestrategije

Strategijeorganizacije

Identifikacija

Analizakapaciteta

Analizadionika

Analizaproblema

Analizaciljeva

Odabirstrategije

Formuliranje

Definiranjeintervencijske

logike

Utvrđivanjerizika

Određivanjepokazatelja

Planaktivnosti

Plantroškova

Pisanjeprojektnogprijedloga

Implementacija

Upravljanjeprojektom

Evaluacija

Vrednovanjeizvedbeprojekta

5. Odabir strategije

Zadnji korak u procesu identifikacije kojim:

Odabiremo strategiju koju ćemo koristiti za postizanježeljenih cilje va projekta

Odlučujemo koji će ciljevi biti UKLJUČENI u projekt

Odlučujemo koji će ciljevi biti ISKLJUČENI iz projekta

Utvrđujemo opći(e) i specifični(e) cilj(eve) projekta

Analiza strategija

Treba li/može li projekt postići sve potencijalne ciljeve (riješiti sve prepoznate probleme) ili treba izabrati neke?

Kojom kombinacijom aktivnosti ćemo najvjerojatnije postićirezultate i ostvariti koristi?

Što si možemo postići obzirom na financijske i vremenskeokvire te tehničke i administrativne kapacitete kojimaraspolažemo?

Koja opcija je najisplativija? Koja će strategija najuspješnije odgovoriti i na horizontalna

pitanja (sektorske politike, zaštitu okoliša i sl.)?

Programiranje

Analiza situacijena nacionalnoj isektorskoj razini

Nacionalniprogramirazvoja

Sektorskestrategije

Strategijeorganizacije

Identifikacija

Analizakapaciteta

Analizadionika

Analizaproblema

Analizaciljeva

Odabirstrategije

Formuliranje

Definiranjeintervencijske

logike

Utvrđivanjerizika

Određivanjepokazatelja

Planaktivnosti

Plantroškova

Pisanjeprojektnogprijedloga

Implementacija

Upravljanjeprojektom

Evaluacija

Vrednovanjeizvedbeprojekta

Terminologija

OPĆI CILJ: njemu projekt doprinosi, ne ispunjava ga u potpunosti; na razini programa tj. natječaja; svi projekti i njihovi ispunjeni ciljevi zajedno ispunjavaju opći cilj

SPECIFIČNI CILJ: cilj našeg projekta, ovaj cilj treba biti ispunjen do krajaprovedbe projekta

CILJEVI

OPĆI CILJ SPECIFIČNI CILJ-SVRHA

• Koji je široki opći cilj kojem projekt doprinosi na nacionalnoj ili sektorskoj razini?

• Mora korespondirati s općim ciljem natječaja!

Koji je neposredni rezultat razvoja nakraju projekta?

ili Koje su očekivane koristi za ciljnu skupinu ili skupine?

Rezultati i aktivnosti

Rezultati Aktivnosti

Koji će neposredni

materijalni rezultati na

kraju projekta doprinijeti

ostvarenju specifičnog

cilja?

Koje se ključne aktivnosti

moraju provesti i kojim

redosljedom da bi se

ostvarili očekivani

rezultati?

Brojčano označavanje u logičkom okviru

Opći cilj 1

Specifični cilj 1

Rezultat 1.1. Rezultat 1.2. Rezultat 1.3.

Aktivnost 1.1.1.Aktivnost 1.1.2.Aktivnost 1.1.3.

....

Prijavitelj/ nositelj projekta izravno odgovoran za pripremu i provedbu projekta-uvjeti prihvatljivosti određeni u smjernicama: pravna osobnost, status (neprofitna organizacija/javna ustanova/jedinica lokalne i regionalne samoupravei sl.), osnovan/djeluje na određenom području, itd.

Suprijavitelj/partner treba ispunjavati iste uvjete prihvatljivosti kao i nositelj- popis prihvatljivih suprijavitelja je ponekad širi od popisa nositelja- smjernice nalažu minimalan broj suprijavitelja

Suradnik- mala odgovornost za provedbu, iz proračuna mogu biti pokrivene samo

dnevnice i putni troškovi, uglavnom ne vrijede uvjeti prihvatljivosti

Izvođači- određenih usluga, nabavku opreme ili radove u sklopu projekta

ULOGE U PROJEKTU

Logička matrica

Opis

projekta

Pokazatelji Izvori

provjere

Pretpostavke

Opći cilj

Specifični

cilj (svrha)

Očekivani

rezultati

Aktivnosti

Stablo ciljeva Vertikalna logika

Opći ciljevi

Svrha projekta

Rezultati

Aktivnosti

Logički okvirIntervencijska logika Objektivno provjerljivi

pokazatelji uspjehaIzvori i načini

provjerePretpostavke

Opći ciljevi Koji su opći ciljevi kojima ćedoprinijeti projekt?OC1- „Naziv općeg cilja”OC2- „Naziv općeg cilja”

Navedite ciljane vrijednosti zasvaki indikator?Koji su ključni indikatori povezani uz opće ciljeve?

Koji su izvori informacija zasvaki navedeni indikator?

Specifični cilj Koji specifični ciljevi doprinose ostvarenju općih ciljeva?SC1- „Naziv spec. cilja”SC2- „Naziv spec. cilja”

Koji indikatori jasno pokazujuda je cilj projekta postignut?SC1- „Indikator1: ciljana vrijednost”SC1- „Indikator2: ciljana vrijednost”

Koji su izvori informacija kojipostoje ili se mogu prikupiti?Kojim metodama se može doći do tih informacija?

Koji su vanjski faktori i uvjetipotrebni da bi se postigao cilj?Koji rizici se trebaju uzeti uobzir?

Očekivanirezultati

Rezultati direktno proizlaze izaktivnosti i doprinose postizanjuspecifičnog cilja. Koji su očekivani rezultati?R1.1. – „Naziv rezultata”R1.2. – „Naziv rezultata”

Koji indikatori mjere da li je i ukojem omjeru projektpostigao očekivane rezultate?1.1 „Indikator1: ciljana vrijednost” (R1)1.2 „Indikator1: ciljana vrijednost”

Koji su izvori informacija zanavedene indikatore?

Izvor1 (Indikator 1.2., 1.3.)IliIndikator 1.1. : Izvor 1Indikator 1.2. : Izvor 1

Koji vanjski uvjeti moraju bitizadovoljeni kako bi se uplaniranom vremenu postigliočekivani rezultati?

Aktivnosti Koje će se ključne aktivnosti provesti te kojim slijedom, kako bi ostvariliočekivane rezultate?(grupirajte aktivnosti premarezultatima)Aktivnost 1.1.1. „Naziv aktivnosti”Aktivnost 1.1.2. „Naziv aktivnosti”

Resursi:Koji su resursi nužni za provedbu navedenih aktivnostinpr. zaposlenici, oprema,trening, edukacija, materijali,prostor, itd.

Koji su izvori informacija onapretku akcije?TroškoviKoji su troškovi akcije? Kako su razvrstani? (detaljanpregled troškova u Proračunu)

Koji su preduvjeti nužni prijepočetka akcije?Koji uvjeti izvan utjecaja organizacije moraju biti zadovoljeni kako bi se započelo s provedbom akcije?

Veritakalna logika

Intervencijska logika

Indikatori uspjeha

Izvori verifikacije

Pretpostavke

Opći cilj

Specifični ciljevi

(svrha)

Rezultati

Aktivnosti

Tumači se na sljedeći način: aktivnosti s pretpostavkom

dovode do rezultata....

Horizontalna logika

Intervencijska logika

Indikatori uspjeha

Izvori verifikacije

Pretpostavke

Opći cilj

Specifični ciljevi

(svrha)

Rezultati

Kako ćemo provjeriti uspjeh u ostvarivanju ciljeva?

Identifikacija rizika

Što je rizik? - Mogućnosti negativnih vanjskih utjecaja na uspjeh provedbe projekta

• Rizici su suprotnost pretpostavkama• Većina aktivnosti ima pretpostavke koje ako se ne

ostvare – ostvarit će se rizici• U izradi projekta potrebno je napraviti analizu rizika

Npr. Pretpostavka: interes ciljne skupine održiv tokom provedbe projekta

Rizik: ne postoji dovoljan interes ciljane skupine

Aktivnosti – analiza rizika

Rizik Potencijalno lošutjecaj

Nivo rizikaN/S/V

Strategija upravljanjarizikom

Odgovornost

Nezainteresiranostudruga mladih

Ne postizanjeciljanih rezultata,

upitan uspjehprojekta

N Potpisani ugovori iproširena lista potencijalnih

sudionika ;veća skupina odplaniranog)

Prijavitelj,partneri,

suradnici,podugovoreni

-nazivi organizacija

N - nizak, S - srednji, V - visok

Pokazatelji uspjeha

Dobri pokazatelji imaju SMART osobine:

Specific - Specifični (za cilj koji mjere – svaki mora mjeriti jedan cilj/rezultat)

Measurable – Mjerljivi (kvantitativno ili kvalitativno)

Achievable - Dostižni (u okviru prihvatljivih troškova)

Relevant / Realistic – Relevantni i realistični (za postavljene ciljeve projekta iokruženje)

Time bound - Vremenski određeni (da znamo kada možemo očekivati postizanjeočekivanih vrijednosti)

Izvori provjere

Izvori informacija koji potvrđuju realnu mjerljivost pokazatelja

Trebaju specificirati:• kako će se prikupljati informacije o indikatorima ili u

kojem će dokumentu biti dostupne• tko/koja institucija pruža informaciju• koliko često se informacija prikuplja

Primjer: interna/mjesečna/kvartalna izvješća potpisne liste, druge evidencije brojač posjeta na web stranici fotografije

Programiranje

Analiza situacijena nacionalnoj isektorskoj razini

Nacionalniprogramirazvoja

Sektorskestrategije

Strategijeorganizacije

Identifikacija

Analizakapaciteta

Analizadionika

Analizaproblema

Analizaciljeva

Odabirstrategije

Formuliranje

Definiranjeintervencijske

logike

Utvrđivanjerizika

Određivanjepokazatelja

Planaktivnosti

Plantroškova

Pisanjeprojektnogprijedloga

Implementacija

Upravljanjeprojektom

Evaluacija

Vrednovanjeizvedbeprojekta

Z a planiranje aktivnosti pomažu namsljedeća pitanja:

Aktivnosti

KAKO ćemo postići specifični cilj projekta?

TKO će provoditi pojedinu aktivnost? (prijavitelj,partneri)

KADA će se provoditi aktivnost (vremenski plan)?

Plan aktivnosti Tabelarni prikaz trajanja aktivnosti po mjesecima Podjela uloga - tko je od prijavitelja i partnera odgovoran

za provedbu svake od aktivnosti Određuje se:

1. Sljed – kojim redom treba poduzeti aktivnosti?2. Ovisnost – ovisi li aktivnost o početku ili dovršetku

neke druge aktivnosti?

Gantov dijagram

Primjer:

Godina 1

Polugodište ϭ Polugodište 2

Aktivnost Month Odgovornost

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Komponenta 1 – Proces strateškog planiranja

Aktivnosti

Aktivnost 1Sastanak partnera

PRIJAVITELJ/PARTNERI

Aktivnost 2Sklapanje ugovora o suradnji

PRIJAVITELJ/PARTNERI

Aktivnost 3Osnivanje mreže udrugamladih

PRIJAVITELJ/PARTNERI

Aktivnost 4Izrada Kodeksa mreže

PRIJAVITELJ/PARTNERI

IZRADA PRORAČUNA ZA EU PROJEKTE

Općenite napomene:• proračun projekta mora sadržavati sve troškove projekta• proračun mora biti dobro planiran i realan• troškovi moraju biti u svezi s aktivnostima• iznosi trebaju biti izražene bez PDV-a• Obratiti pozornost na razdoblje prihvatljivosti troškova

Sufinanciranje:

- kod projekata financiranih iz sredstava EU, nužno je da prijavitelj ipartneri osiguraju dio sredstava iz vlastitih ili drugih izvora

- u Uputama za prijavitelje naveden je maksimalni i minimalni iznossufinanciranja od strane EU

Upućivanje projektnog prijedloga na pravilan način ipravilnu adresu

Osim adrese primatelja, većinom je potrebno je navesti referentni broj i naziv natječaja,puni naziv i adresu prijavitelja• Rečenica „Ne otvaraj” ili sličan tekst

Sva pravila su navedena u Uputama za prijaviteljeodređenog natječaja.Slanje faksom, e-poštom ili drugim načinima sene priznaje.Osobno do određenog vremena u danu, nije istokao i radno vrijeme ugovornog tijela.Nepotpune prijave se ne uzimaju o obzir.

Obavezno slijediti Upute za prijavitelje, gdje su navedena pravila upućivanja Prijedloga

7 koraka od objave do ugovaranja1. Objava Poziva na dostavu projektnih prijedloga2. Objava Uputa za prijavitelje i natječajne

dokumentacije3. Dostava potpunog projektnog prijedloga i ostale

popratne dokumentacije4. Ocjenjivanje pristiglih prijedloga

1. Prijem i registracija projektnih prijava2. Administrativna provjera3. Provjera prihvatljivosti prijavitelja i partnera4. Provjera prihvatljivosti projekta i aktivnosti5. Ocjenjivanje kvalitete6. Provjera prihvatljivosti izdataka7. Odluka o financiranju

Pitanja?

Provedba programa izobrazbe sufinancira se sredstvima tehničke

pomoći iz Operativnog programa Konkurentnost i kohezija, iz

Europskog fonda za regionalni razvoj.

56

Hvala na pozornosti!