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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE TITULACIÓN
TRABAJO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
LICENCIADO EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ÁREA DESARROLLO DE SOFTWARE
TEMA “ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA
REALIZAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE COMPRAS BASADO EN LA
APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA WORKFLOW”
AUTORA AGURTO JIMENEZ KARLA ELIZABETH
DIRECTOR DEL TRABAJO ING.SIST.CABEZAS GALARZA FRANKLIN AUGUSTO, MAE.
2018 GUAYAQUIL – ECUADOR
ii
DECLARACIÓN DE AUTORIA DEL PLAN DE TITULACIÓN
“La responsabilidad del contenido de este trabajo de titulación, me
corresponde exclusivamente; y el Patrimonio intelectual del mismo a la
Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil”.
Agurto Jiménez Karla Elizabeth
C.C: 0950614065
iii
DEDICATORIA
A Dios, por permitirme llegar a este momento tan importante en mi vida.
Por cada uno de los triunfos y los momentos difíciles que me han enseñado
cada día más.
A mi madre por siempre estar a mi lado apoyándome y dándome ánimos
para no rendirme, a mi padre que con sus sabios consejos me ha guiado
en mi vida y mis estudios. A mi hermano que ha estado a mi lado con cada
una de sus ocurrencias para hacerme reír en los momentos que más lo
necesitaba. A mis profesores, les agradezco por su tiempo, apoyo y por los
conocimientos que me trasmitieron en el transcurso de mi carrera.
Dedico esta tesis a todas aquellas personas que no creyeron en mí, a
aquellos que esperaban mi fracaso en cada paso que daba para terminar
mis estudios, a aquellos que nunca esperaban que lograra terminar la
carrera. A todas las personas que siempre dudaron de mí y nunca me
apoyaron les dedico esta tesis.
iv
AGRADECIMIENTO
Mi sincero agradecimiento principalmente a Dios por darme salud y vida
para realizar esta tesis. A mis padres que han estado a mi lado
apoyándome y siempre apoyando mis decisiones, a mi hermano Javier que
con su carisma ha alegrado mis días.
Agradezco al Ing. Franklin Cabezas por la ayuda prestada para la
elaboración de esta tesis.
v
ÍNDICE GENERAL
N° Descripción Pág.
PROLOGO xix
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
N° Descripción Pág.
1.1 Antecedentes 2
1.2 Alcance 3
1.3 Objeto de la investigación 3
1.4 Planteamiento del problema 3
1.5 Delimitación 4
1.5.1 Delimitación geográfica 4
1.5.2 Delimitación espacial y de tiempo 4
1.5.3 Delimitación semántica 5
1.6 Recursos 5
1.7 Justificación 6
1.8 Sectores beneficiados 6
1.9 Impacto social 7
1.10 Pertinencia 7
1.11 Efecto multiplicador 7
1.12 Objetivos de la investigación 7
1.12.1 Objetivo general 7
1.12.2 Objetivos específicos 8
v
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
N° Descripción Pág.
2.1. Marco conceptual 9
2.1.1. Compras públicas en el Ecuador 9
2.1.2. Fases de los procedimientos de contratación pública 10
2.1.3. Principios de la Contratación Pública 11
2.1.4. Procedimientos de contratación pública. 12
2.1.4.1. Subasta inversa electrónica. 12
2.1.4.2. Catalogo Electrónico 13
2.1.4.3. Ínfima Cuantía 14
2.1.4.4. Menor Cuantía 14
2.1.4.5. Cotización 15
2.1.4.6. Licitación 15
2.1.4.7. Contratación Integral Por Precio Fijo 16
2.1.4.8. Consultoría Contratación Directa 16
2.1.4.9. Lista Corta 17
2.1.4.10. Concurso Publico 17
2.1.5. Introducción a la tecnología Workflow 20
2.1.5.1. Tecnología Workflow 20
2.1.5.2. Elementos de un Workflow 21
2.1.5.3. Ventajas de un Workflow 22
2.1.5.4. Desventajas de un Workflow 22
2.1.6. Introducción la gestión de procesos de negocios 22
2.1.6.1. Gestión de procesos de negocios o bpms 23
2.1.4.12. Bpms vs bpm 23
2.1.4.13. Tecnologías que conforman un bpms 24
2.1.4.14. Principales Beneficios 24
2.1.5. Metodologías de desarrollo de software 26
2.1.5.1. Enfoques de desarrollo de software 26
2.1.5.1.1. Metodología en cascada: Framework lineal. 26
vi
N° Descripción Pág.
2.1.5.1.2. Metodología de Prototipos 28
2.1.5.1.3. Metodología en espiral 29
2.1.6. Introducción a páginas web 31
2.1.6.1. Tipos de página web 32
2.1.6.2. Ventajas de una página web 32
2.1.6.3. Desventajas de una página web 32
2.1.7. Software local o de escritorio 32
2.1.7.1. Ventajas de una aplicación de escritorio 33
2.1.7.2. Desventajas de una aplicación de escritorio 33
2.1.9. Introducción a lenguajes de programación 35
2.1.9.1. Lenguaje de programación java 35
2.1.9.1.1. Filosofía 36
2.1.9.1.2. Sintaxis 36
2.1.9.1.2.1. Applets 37
2.1.9.1.2.2. Servlets 37
2.1.9.1.2.3. Aplicación con interfaz 38
2.1.9.1.3. Expresiones 38
2.1.9.2. Lenguaje de programación python 39
2.1.9.2.1. Modo interactivo 40
2.1.9.3. Lenguaje de programación php 40
2.1.9.3.1. Sintaxis 41
2.1.9.3.2. Características de php 41
2.1.11. Java server faces 43
2.1.11.1. Extensiones 43
2.1.11.2. Primefaces 43
2.1.11.2.1. Propiedades 43
2.1.11.3. Javascript 44
2.1.11.4. Css 44
2.1.11.5. Sistema de base de datos 44
2.1.11.5.1. Mysql 44
2.1.11.5.2. Postgresql 44
vii
N° Descripción Pág.
2.1.11.6.1. Gestor de base de datos Heidi sql 46
2.1.11.6.1.1. Características 46
2.1.11.6.2. Conexión a base de datos con Hibernate 47
2.2 Marco legal 47
2.3 Marco referencial 49
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
N° Descripción Pág.
3.1. Análisis de la investigación 50
3.2. Población y muestra 51
3.3. Técnicas de observación y recolección de datos 51
3.3.1. Entrevista 52
3.3.1.1. Instrumentos de recolección de datos 56
3.3.2. Encuesta 56
3.3.2.1. Instrumentos de recolección de datos 61
3.4. Procedimiento de investigación 61
3.5. Requerimientos funcionales 61
3.6. Requerimientos no funcionales 63
3.7. Асtorеѕ y rolеѕ 64
3.8. Metodología de desarrollo 75
3.8.1. Análisis 75
3.8.2. Diseño 76
3.8.3. Desarrollo 76
CAPÍTULO IV
PROPUESTA
N° Descripción Pág.
4.1 Titulo 77
4.2 Explicación 77
viii
N° Descripción pág.
4.3 Objetivos 77
4.4 Entorno de software 78
4.5 Estudio de factibilidad 78
4.5.1 Factibilidad técnica 78
4.5.2 Factibilidad económica 79
4.5.3 Factibilidad operacional 80
4.6 Diseño técnico 80
4.6.1 Diagrama de flujo de procesos 80
4.6.2 Modelo de datos 82
4.6.3 Modelo entidad relación 83
4.6.3.1 Diссionаrio de datos 84
4.6.4 Diagrama de clases 95
4.7 Prototipo funcional 96
4.8 Impacto 111
4.9 Cronograma de actividades 112
4.10 Conclusiones 114
4.11 Recomendaciones 114
GLOSARIO DE TÉRMINOS 115
ANEXOS 116
BIBLIOGRAFÍA 143
ix
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
N° Descripción Pág.
1. Compras públicas 9
2. Subasta inversa electrónica 12
3. Catalogo electrónico 13
4. Ínfima cuantía 14
5. Menor cuantía 14
6. Cotización 15
7. Licitación 15
8. Contratación integral por precio fijo 16
9. Consultoría contratación directa 16
10. Lista corta 17
11. Concurso público 18
12. Tecnología workflow 20
13. Gestión de procesos de negocios 23
14. Modelo en cascada 27
15. Método de prototipo 28
16. Modelo en espiral 29
17. Páginas web 31
18. Softwares de escritorio o locales 33
19. Lenguajes de programación 35
20. Logotipo de java 36
21. Applets 37
22. Servlets 37
23. Aplicación con interfaz 38
24. Palabras claves de java 39
25. Logotipo de python 40
26. Logotipo de php 40
x
N° Descripción Pág.
27. Programa hola mundo con php 41
28. Casos de uso del proceso compras actual 66
29. Casos de uso del proceso compras infima cuantia 67
30. Ingreso de pedido 69
31. Autorización dep. vicerrectorado 70
32. Registro de proveedor y solicitud de pago 72
33. Pago a proveedores 73
34. Recepción de materiales 75
35. Demo pantalla de inicio 96
36. Demo registrar usuario 97
37. Demo registrar administrador del contrato 97
38. Demo menú vicerrectorado investigación 98
39. Demo proceso registrado 98
40. Demo autorización de procesos 99
41. Demo autorización contratación 100
42. Demo seguimiento proceso 101
43. Demo menú departamento adquisiciones 102
44. Demo contratación proveedores 102
45. Demo solicitud de pago 103
46. Demo menú departamento financiero 104
47. Demo confirmación pago de pedido 105
48. Demo menú departamento de proveedores 106
49. Demo recepción de compras 107
50. Demo nuevas parametrizaciones 108
51. Demo nuevos roles 108
52. Demo nuevos facultades 109
53. Demo nuevos facultades 110
54. Demo expotar procesos en excel 111
55. Desarrollo plan de investigación 112
xi
ÍNDICE DE TABLA
N° Descripción Pág.
1. Palabras claves de java 39
xii
ÍNDICE DE GRÁFICOS
N° Descripción Pág.
1. Porcentaje de resultado a la pregunta no.1 57
2. Porcentaje de resultado a la pregunta no.2 58
3. Porcentaje de resultado a la pregunta no.3 59
4. Porcentaje de resultado a la pregunta no.4 60
xiii
ÍNDICE DE DIAGRAMAS
N° Descripción Pág.
1. Diagrama de flujo de proceso de compras
S modificado 81
2. Modelo de datos 82
3. Modelo entidad relación del proceso de compras 83
4. Diagrama de clases del proceso de compras 95
5. Diagrama de gant - plan de investigación 113
xiv
ÍNDICE DE CUADROS
N° Descripción Pág.
1. Procesos de compras públicas 18
2. Workflow vs bpm 25
3. Metodologías de programación 30
4. Aplicaciones web y de escritorio 34
5. Lenguaje de programación php, java y python 42
6. Gestores de base de datos 45
7. Resumen de la entrevista no.1 52
8. Resumen de la entrevista no.2 55
9. Cuadro de requerimientos funcionales 62
10. Cuadro de requerimientos no funcionales 63
11. Caso de uso – proceso compras actual 64
12. Caso de uso – ingreso de pedido 68
13. Caso de uso – autorización dep. Vicerrectorado 69
14. Caso de uso – registro de proveedor
y solicitud de pago 71
15. Caso de uso – pago a proveedores 72
16. Caso de uso – recepción de materiales 74
17. Caracteristicas tecnicas de las computadoras
de los usuarios 78
18. Software de análisis, diseño y desarrollo 79
19. Diccionario tabla pedido 84
20. Diccionario tabla detalle pedido 85
21. Diccionario tabla adquisiciones 86
22. Diccionario tabla carrera 87
23. Diccionario tabla facultades 88
24. Diccionario tabla finaciero 89
xv
N° Descripción Pág.
25. Diccionario tabla menu departamentos 90
26. Diccionario tabla menu proveedores 91
27. Diccionario tabla proveeduria 92
28. Diccionario tabla rol 93
29. Diccionario tabla vicerrectorado de investigación 94
xvi
ÍNDICE DE ANEXOS
N° Descripción Pág.
1. Formato de encuesta 117
2. Mаnuаl dе usuario de la pagina web 118
xvii
AUTOR: AGURTO JIMENEZ KARLA ELIZABETH TEMA: ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA
REALIZAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE COMPRAS BASADO EN LA APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA WORKFLOW
DIRECTOR: ING. SIST. CABEZAS GALARZA FRANKLIN AUGUSTO, MAE
RESUMEN
El presente proyecto de titulación redacta el análisis y diseño de un
prototipo para realizar la gestión documental del proceso de compras
basado en la aplicación de una herramienta Workflow, con el principal
objetivo de realizar una optimización y ayuda al proceso de compras
utilizado en la Universidad de Guayaquil, para facilitar el control documental
de las solicitudes de compras de materiales para los proyectos de
investigación. Este proyecto de titulación se realizó con una investigación
de tipo descriptiva y exploratoria y como método de investigación el
deductivo, también se utilizó como fuentes primarias los documentos
facilitados por el departamento de vicerrectorado de investigación, tales
como: reglamentos, planes operativos, TDR (Términos de Referencia).
Adicionalmente, se revisó información del proceso de compras en el sitio
web SERCOP e información bibliográfica. En conclusión, este prototipo
permitirá el registro de los datos necesarios por parte de los solicitantes.
De esta misma manera se podrán registrar los usuarios que contaran con
ciertas restricciones de acceso dependiendo del cargo y departamento
donde laboran para sus respectivos trabajos. Para la elaboración de la
propuesta se utilizó como metodología de desarrollo de software el modelo
de tipo cascada, que ayudo al levantamiento de información y definición de
los requerimientos necesarios, la elaboración de diagramas tales como:
diagrama de modelos de datos, casos de usos, entre otros.
PALABRAS CLAVES: Prototipo, Sistema, Información, Anexos, Compras, Empresa, SERCOP.
Agurto Jiménez Karla Elizabeth Ing. Sist. Cabezas Galarza Franklin Augusto, MAE
C.C.: 0950614065 Director del Trabajo
xviii
AUTHOR: AGURTO JIMENEZ KARLA ELIZABETH SUBJECT: ANALYSI AND DESIGN OF A PROTOCOL TO PERFORM
THE DOCUMENTARY MANAGEMENT OF THE PROCESS OF PURCHASES BASED ON THE APPLICATION OF WORKFLOW TOOL
DIRECTOR: SYST.ENG. CABEZAS GALARZA FRANKLIN AUGUSTO, MAE
ABSTRACT
This project of graduation describes the analysis and design of a
prototype to perform the document management of the process of
purchases, based on the application of a Workflow tool, with the main
objective to perform an optimization and assistance to the process of
purchases used at the University of Guayaquil, to facilitate the documentary
control of requests for purchasing materials for research projects. This
graduation project was carried out with a descriptive and exploratory
research and as a deductive research method, it was also used as a primary
source of the documents provided by the vicerrectorado department of
research, such as: regulations, operational plans, RT (Referency Terms).
Additionally, the information on the purchasing process was reviewed on
the SERCOP website and bibliographic information. In conclusion, this
prototype will allow the registration of the necessary data by the applicants.
In this way, users who have certain access restrictions will be registered
depending on the position and department where they work for their
respective jobs. For the elaboration of the proposal was used as a software
development methodology of waterfall type, which helped in the uprising of
information and definition of the necessary requirements, the elaboration of
diagrams such as: diagram of data models, use cases, and others.
KEY WORDS: Prototype, System, Information, Annexes, Purchases, Company, SERCOP.
Agurto Jiménez Karla Elizabeth Syst.Eng. Cabezas Galarza Franklin Augusto,MAE
ID: 0950614065 Director of Work
PROLOGO
El presente proyecto tiene como propósito el análisis y diseño de un
prototipo para realizar la gestión documental del proceso de compras
basado en la aplicación de una herramienta Workflow, que permitirá llevar
un control de los documentos que detallan las solicitudes de órdenes de
compra de materiales para los proyectos de investigación.
La investigación será de tipo descriptiva y exploratoria que permitirá
conocer más detalles del manejo del proceso de compras. Las fuentes
serán primarias debido a que la información será obtenida mediante
documentos, entrevistas y encuestas facilitadas por el departamento de
vicerrectorado académico.
La presente tesis se encuentra divida en tres capítulos que se detallaran
a continuación: el primer capítulo Marco Teórico donde se indicaran los
diferentes ideas y conceptos que se aplicaran al trabajo de titulación, el
segundo capítulo se detallaran todo lo relacionado a la Metodología que
consiste en el análisis de la investigación realizada, las diferentes técnicas
de observación utilizadas, la recolección de datos, los instrumentos,
procedimientos, técnicas de análisis y la metodología de desarrollo de
software a utilizar. y el tercer capítulo la propuesta tiene como finalidad dar
una solución al problema planteado y se encuentra relacionado con los
resultados mostrados en la investigación.
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
1.1 Antecedentes
Durante décadas el manejo de la gestión documental era una labor
realizada únicamente por los archiveros y bibliotecarios, cuyas
herramientas de trabajo básico eran libros de registros, carpetas y
documentos de papel, donde se presentaba el riesgo de pérdida de estos
documentos por accidentes o mal manejo de los mismos.
Con el pasar de los años muchas instituciones han modernizado su
manejo documental implementando personal para el manejo de los
documentos mediante clasificación y codificación por cada documento
ingresado. En la actualidad estos recursos son insuficientes para la gestión
documental de grandes empresas o instituciones educativas, debido a la
cantidad de documentos que ingresan diariamente.
En la Universidad de Guayaquil la gestión documental que es realizada
en el proceso de compras de materiales para los proyectos de investigación
presenta falencias, donde el principal problema es la perdida de las
solicitudes de compras, lo cual genera retrasos en las solicitudes de compra
de materiales solicitados para los proyectos de investigación y en
ocasiones son detenidos o cancelados generando malestar en los
participantes debido a que no pueden avanzar en sus respectivas
investigaciones y adquirir conocimientos necesarios para la realización de
los proyectos.
Introducción 3
1.2 Alcance
El alcance establecido en el Sistema Web para realizar la gestión
documental del proceso de compras, permitirá el ingreso de información de
las órdenes de compras de los proyectos de investigación y un control
departamental para la aprobación de los documentos utilizados, todo esto
basado en el proceso de ínfima cuantía para la presentación del prototipo
del sistema.
1.3 Objeto de la investigación
Se encontrará enfocado en la gestión documental del proceso de
compras que involucra a los departamentos de Vicerrectorado de
investigación, Adquisiciones, Financiero y Proveeduría, basado en la
tecnología Workflow, el cual se realizará en un framework web de tipo open
source y escrito en lenguaje Java y Primefaces.
El sistema será desarrollado luego de un levantamiento de información
que permitirá detectar cual es el principal problema, que afecta el desarrollo
de los proyectos investigativos, con el objetivo de brindarles a los
participantes del proceso de compras, un control para los documentos
generados en la adquisición de materiales utilizados en los proyectos de
investigación.
1.4 Planteamiento del problema
Actualmente el proceso de compras ha presentado varios
inconvenientes de entre los cuales el principal problema es la perdida de
los documentos que afecta al desarrollo de los proyectos de investigación,
lo cual origina que no existan materiales para desarrollar los proyectos de
investigación.
Introducción 4
Este problema es provocado por la falta de control de las solicitudes de
materiales, que son entregadas en documentos físicos al departamento de
vicerrectorado académico para comenzar con el proceso de compras.
En muchas ocasiones estos documentos suelen pasar días hasta meses
en un mismo departamento sin control alguno, donde pueden extraviarse o
sufrir daños; generando que los materiales no se entreguen a los
solicitantes.
1.5 Delimitación
El presente tema de investigación pretende ofrecer un control a la
gestión documental que es realizada en el proceso de compras de
materiales para los proyectos de investigación, permitiendo a cada jefe
departamental el ingreso de información de las solicitudes para el
seguimiento de dichos documentos.
1.5.1 Delimitación geográfica
Se desarrollará el sistema web que automatice el proceso de gestión
documental para los departamentos que intervienen en el proceso de
compras públicas de ínfima cuantía de la Universidad de Guayaquil,
ubicado en la ciudad de Guayaquil – Ecuador, en la Ciudadela Universitaria
“Salvador Allende”, Malecón del Salado (entre Av. Fortunato Safadi y Av.
Kennedy).
1.5.2 Delimitación espacial y de tiempo
El presente tema será desarrollado en un lapso de tiempo de 5 meses,
comprendidos desde julio hasta noviembre del 2017.
Introducción 5
1.5.3 Delimitación semántica
A continuación, se definirán los conceptos básicos que conforman el
presente tema:
Gestión documental: es la agrupación o el conjunto de diferentes
normas, técnicas y practicas utilizadas para la administración del flujo de
documentos o archivos de toda empresa, permite definir el tiempo en que
se debe guardar o eliminar determinados documentos.
Automatización de procesos: Es el conjunto de procedimientos y
métodos que permitirá a la empresa mejorar aquellas tareas que se
realizaban manualmente y utilizar implementos tecnológicos.
Workflow: Es el conjunto de actividades que contiene la ejecución de
forma coordinada de múltiples tareas que son desarrolladas por diversas
entidades que se enfocan en alcanzar un objetivo común.
1.6 Recursos
Para efecto de este proyecto se plantea utilizar herramientas Workflow
open source lo cual no tendrá incidencia en costos de licenciamiento para
el desarrollo el mismo.
Los recursos tecnológicos para el funcionamiento de esta plataforma
serian aquellos con los que actualmente cuenta el departamento de
compras para la gestión que rutinariamente realizan, los cuales son:
computadores y un servidor de aplicaciones donde residirá el sistema
propuesto.
Introducción 6
Los recursos humanos requeridos para el desarrollo de este tema son:
los usuarios de cada departamento que están involucrados en el proceso
de compras.
1.7 Justificación
En la actualidad en la Universidad de Guayaquil el proceso de compras
de materiales para los proyectos de investigación, es realizado de forma
manual provocando un manejo desorganizado de las solicitudes de
compras entregados por los integrantes de los proyectos investigativos
realizados por los estudiantes.
Se pretende establecer una mejora al proceso de gestión documental
mediante la creación de una plataforma web que les permita registrar de
forma rápida y sencilla la instancia en la que se encuentra el documento de
la solicitud, a través de los diferentes departamentos que conforman el
proceso de compras.
El desarrollo del sistema web para la gestión documental del proceso de
compras será de gran beneficio para la Universidad de Guayaquil y para
cada uno de las autoridades que intervienen.
1.8 Sectores beneficiados
El principal sector beneficiado es el vicerrectorado de investigación que
poseerá los permisos como administrador del sistema web, e
indirectamente los estudiantes, docentes y personas que intervienen en los
proyectos de investigación educativos realizados en la Universidad de
Guayaquil, los cuales impulsan al desarrollo de los conocimientos de los
participantes.
Introducción 7
1.9 Impacto social
Los principales sectores de la ciudad de Guayaquil que se verán
beneficiados con el desarrollo del sistema web son aquellos donde los
proyectos realizados por los estudiantes son implementados.
1.10 Pertinencia
El sistema web aporta de manera indirecta al objetivo 11 del plan
nacional del buen vivir, que consiste en Asegurar la soberanía y eficiencia
de los sectores estratégicos para la transformación industrial y tecnológica,
debido a que el avance tecnológico propuesto para el proceso de compras
de la Universidad de Guayaquil beneficiaria a los integrantes de los
proyectos de investigación que solicitan la compra de materiales para la
realización de los proyectos.
1.11 Efecto multiplicador
El sistema web propuesto para el vicerrectorado de investigación y los
departamentos que conforman el proceso de compras, utilizan la versión
beta del proceso de ínfima cuantía para gestionar las actividades
involucradas, esperando que futuros proyectos desarrollen programas que
posean todos los procesos de compras publicados y establecidos por la
SERCOP.
1.12 Objetivos de la investigación
1.12.1 Objetivo General
Analizar y diseñar un prototipo web para la gestión documental del
proceso de compras utilizando una herramienta Workflow que permita,
Introducción 8
realizar un seguimiento y conocer en que instancia del proceso se
encuentra la solicitud del proyecto.
1.12.2 Objetivos Específicos
• Elaborar un manual de usuario para el manejo del sistema web, que
permita el fácil entendimiento de los usuarios con el aplicativo.
• Minimizar los tiempos de espera de cada una de las aprobaciones
requeridas en el proceso.
• Mejorar la seguridad de los documentos durante el proceso, debido a
que todos los datos residirán ahora en un repositorio digital.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
A continuación, se detallará los diferentes conceptos y teorías que
sustentará el siguiente proyecto de investigación:
2.1. Marco conceptual
2.1.1. Compras públicas en el Ecuador
Las compras públicas realizadas en el Ecuador tienen un organismo o
institución que vigila cada uno de los procesos que permiten a las personas
naturales o jurídicas ofrecer sus servicios al estado. La ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contratación Pública tiene como objetivo la
normalización de los procesos utilizados para la compra de bienes o
realización de obras.
IMAGEN No. 1
COMPRAS PÚBLICAS
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Marco teórico 10
2.1.2. Fases de los procedimientos de contratación pública
Los procedimientos de contratación pública constan con 4 fases que son:
1. Preparatoria
2. Precontractual
3. Contractual
4. Post contractual (Evaluación)
a) Fase preparatoria: Identificación de oportunidades
Para comenzar a realizar un proceso de compras públicas se debe tener
en claro cuál es la necesidad del proyecto. Que originara la necesidad de
la compra y debe tomarse en cuenta los costos y beneficios de cada
producto adquirido.
b) Fase precontractual: Garantía de oportunidades para la mejor
compra posible
En la fase de contratación cada una de las autoridades desde la máxima
autoridad hasta los delegados asignados, serán los responsables de
cualquier falta a las leyes establecidas por el SERCOP.
c) Fase contractual: ejecución e implementación
Tipos de garantías: dependiendo del tipo de proceso de compras que
se necesitara, se solicitara diferentes tipos de garantía, tales como:
Marco teórico 11
• Garantía de fiel cumplimiento: la principal función de este tipo
de garantía es brindar seguridad al cumplimiento del contrato, el
mondo de esta garantía es el 5% del valor del contrato.
• Garantía por anticipo: la persona contratista para recibir algún
anticipo debe dar previamente garantías del mismo valor
equivalente al anticipo solicitado. El porcentaje para bienes o
servicios hasta el 70% y en obras hasta el 50%.
• Garantía Técnica: Esta garantía se caracteriza por ser de tipo
independiente y su duración se cumplirá por los términos
establecidos en el contrato.
d) Fase post contractual (evaluación)
Se trata del cumplimiento de los términos y garantías establecidos en el
proceso de contratación.
2.1.3. Principios de la Contratación Pública
Para una exitosa contratación pública se debe seguir algunos principios
básicos y universales los cuales se mencionarán a continuación:
• Igualdad: Todas las personas que participan en el proceso de
compras del sistema nacional de contratación pública, deben
garantizar la igualdad en cada uno de los participantes en un
procedimiento de contratación.
• Legalidad: Consiste en el cumplimiento de las leyes impuestas
por el Sistema nacional de contratación pública.
• Oportunidad: Cada uno de los procedimientos de contratación
deben ejecutarse de manera rápida y eficaz, atendiendo las
necesidades de las compañías contratantes.
Marco teórico 12
• Responsabilidad Ambiental y Social: Se debe tener en cuenta
que cada una las decisiones que tomen un individuo o grupo, no
perjudiquen a alguna especie o naturaleza.
• Planificación: Se debe considerar de vital importancia la
planificación en el proceso de contratación pública, para que de
esta manera las instituciones puedan dar prioridad y organizar sus
necesidades institucionales.
2.1.4. Procedimientos de contratación pública.
Para la adquisición de un bienes o servicios se utiliza los siguientes
procesos de compras.
2.1.4.1. Subasta inversa electrónica.
Se considera como un proceso de contratación que permite la
adquisición de bienes o servicios, que no se encuentran registrados en el
catálogo electrónico.
IMAGEN No. 2
SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Marco teórico 13
2.1.4.2. Catalogo Electrónico
Es el registro de aquellos servicios y bienes normalizados que se
encuentran publicados en el portal de internet de compras públicas del
gobierno, para su contratación de manera directa por parte de las empresas
o instituciones contratantes.
Se encuentra en el catálogo diferentes bienes y servicios que están
normalizados, así también como equipos de computación, audífonos,
equipo de limpieza o de oficina, entre otros.
IMAGEN No. 3
CATALOGO ELECTRÓNICO
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Marco teórico 14
2.1.4.3. Ínfima Cuantía
Entre los procesos de compras usados en el Ecuador, se considera al
proceso de ínfima cuantía el más eficiente en tiempo de ejecución, debido
a que su principal característica de no poseer una fase pre-contractual
donde consiste en condiciones de tipo técnicas, financieras y legales.
IMAGEN No. 4
ÍNFIMA CUANTÍA
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.4.4. Menor Cuantía
La menor cuantía es considerada un procedimiento de régimen común y
es utilizado para la contratación de servicios y bienes no normalizados.
IMAGEN No. 5
MENOR CUANTÍA
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Marco teórico 15
2.1.4.5. Cotización
El proceso de cotización se destaca por la oportunidad que tienen cinco
proveedores de ser elegidos mediante un sorteo público, que es realizado
en el portal web de compras públicas y de forma aleatoria.
IMAGEN No. 6
COTIZACIÓN
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.4.6. Licitación
El proceso de licitacion consiste en la contratacion publica de un bien o
servicio solicitado por la empresa, el cual sera contratado luego de una
evaluacion exahusistva de cada oferta presentada.
IMAGEN No. 7
LICITACIÓN
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Marco teórico 16
2.1.4.7. Contratación Integral Por Precio Fijo
La contratación integral por precio fijo es considerada un proceso
especial de contratos para las obras que son aplicables por la ley, el
contratista o encargado de la obra asume todos los problemas o riesgos y
responsabilidades para el cumplimiento del contrato por un valor
establecido.
IMAGEN No. 8
CONTRATACIÓN INTEGRAL POR PRECIO FIJO
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.4.8. Consultoría Contratación Directa
El proceso de consultoría evaluara los costos directos e indirectos que
son utilizados en la ejecución de un proyecto.
IMAGEN No. 9
CONSULTORÍA CONTRATACIÓN DIRECTA
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Marco teórico 17
2.1.4.9. Lista Corta
Para realizar el proceso de lista corta se debe tomar en cuenta que el
monto establecido debe ser superior a multiplicar el coeficiente de 0.000002
o inferiores a realizar la misma operación y multiplicar el coeficiente por
0.000015 del presupuesto inicial establecido por el estado, se debe
contratar para este proceso como mínimo a 3 consultores o máximo 6 que
estén en la categoría del producto que fue seleccionado por la entidad que
los va a contratar.
IMAGEN No. 10
LISTA CORTA
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.4.10. Concurso Publico
Para los concursos públicos el monto establecido por el estado debe ser
igual o superior al 0,000015 del presupuesto inicial, el número de
consultores invitados a las consultorías de concurso públicos son todos
aquellos que se encuentren registrado en la categoría del producto que ha
seleccionado la empresa o entidad que va a contratar.
Marco teórico 18
IMAGEN No. 11
CONCURSO PÚBLICO
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.4.11. Cuadro comparativo de los procesos de compras
públicas del Ecuador
A continuación, se mostrará el cuadro comparativo de los procesos de
compras, el cual detallará los montos de contratación y los documentos a
utilizar.
СUАDRO N° 1
PROCESOS DE COMPRAS PÚBLICAS
Nombre Monto de contratación Documentos
utilizados
Subasta inversa
electrónica
De USD$4.790,51 hasta… Contrato
Catalogo
electrónico
Sin límite Órdenes de
compras
Ínfima cuantía
Menor o igual
USD$4.790,50 Facturas
Marco teórico 19
Menor cuantía De USD$0.01 hasta
47.900,50
Orden de servicios
y orden de compra
Cotización De USD$47.900,50 hasta
359.253,75 Contrato
Licitación De USD$359.253,75
hasta……
Protocolización de
contratos
Contratación
integral por precio
fijo
De USD$0.01 hasta
40.000,50
Protocolización de
contratos
Consultoría
contratación directa
De USD$0.01 hasta
47.900,50
Contrato
Lista Corta De USD$47.900,50 hasta
359.253,75 Contrato
Concurso público
Igual o mayor a
USD$359.253,75 Contrato
Fuente: manual de procedimientos de contratación pública del instituto nacional de estadística y censos – INEC Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Luego de realizar un análisis a la comparativa propuesta que se detalla
datos importantes sobre los procesos de compras, se determinó que el
proceso de compras más idóneo para la realización de este trabajo
investigativo es el proceso de ÍNFIMA CUANTÍA, debido a que es uno de
los procesos más cortos en cuestión de tiempo y los valores económicos
requeridos para este proceso es inferior en comparación a otros procesos
Marco teórico 20
de compras. Se destaca la importante ventaja en el manejo de los
documentos tales como las facturas, los cuales son utilizados en la
Universidad de Guayaquil.
2.1.5. Introducción a la tecnología Workflow
Muchas veces las empresas no logran comprender que su efectividad
puede mejorar de manera rápida si se tiene los procesos bien gestionados
y en su mayoría automatizados, para poder realizar la automatización de
los procesos se utiliza la tecnología Workflow.
IMAGEN No. 12
TECNOLOGÍA WORKFLOW
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.5.1. Tecnología Workflow
Se conoce como Workflow a la automatización de una acción,
actividades o secuencias de tareas que permiten ejecutar un proceso,
mostrando un seguimiento a cada una de las etapas, su principal función
es la de reducir el tiempo de ejecución de los procesos de las empresas
Marco teórico 21
donde es utilizado. Permitiendo mecanismos de control, agilizar el
intercambio de información y la toma de decisiones, ayuda a independizar
el flujo de trabajo, etc.
2.1.5.2. Elementos de un Workflow
Los elementos que componen un Workflow son:
Herramientas de análisis, modelización y definición de procesos: es
la representación gráfica de las secuencias de actividades y de la
información que conforma cada flujo de trabajo.
Motor del sistema: consiste en 4 elementos que funcionan con el
Workflow, tales como: ejecución de procesos, distribución de tareas, control
y administración, comunicación.
• Ejecución de procesos: es el encargado de interpretar los distintos
procesos de una empresa.
• Distribución de tareas: controla las diferentes etapas de ejecución
de un proceso.
• Control y administración: mantiene de manera interna la
información de cada estado de los procesos de la empresa.
• Comunicación: utiliza la información para ser empleada en
diferentes servicios electrónicos de mensajería.
Interfaz: se encarga de gestionar los trabajos y las tareas que debe
ejecutar cada usuario. Dependiendo del sistema el cual este usando la
empresa puede ser el mismo usuario que elija la tarea con la cual trabaja o
el sistema Workflow que tome esa decisión.
Marco teórico 22
Herramientas de administración y monitorización: permite acceder a
los datos antiguos o históricos de la empresa, así como los datos
estadísticos o del estado del sistema que se encuentran trabajando.
2.1.5.3. Ventajas de un Workflow
• Ayuda a que el desarrollo de los sistemas se encuentre orientado
a los negocios y a las tareas críticas de la empresa.
• Permite reducir de manera considerable el papeleo generado en
las oficinas, reduciendo de esta forma los requerimientos de
mensajerías.
• Al tener los procedimientos bien definidos permite mantener
calidad y eficiencia en los trabajos realizados por la empresa.
2.1.5.4. Desventajas de un Workflow
• Se necesita que todo el personal que componen los procesos más
importantes de la empresa este enlazado a una conexión de red.
• Se requiere que los procesos que utiliza la empresa sean
definidos con claridad y precisión, y que la administración tenga
conocimiento de que el sistema de manejarse con un estricto
orden. Limitando de esta manera las gestiones fuera del proceso.
• Puede en muchas ocasiones ser difícil para los trabajadores
adaptarse al uso de sistemas de tipo Workflow.
2.1.6. Introducción la gestión de procesos de negocios
En la actualidad en muchas empresas se ha generado mucha confusión
con respecto al BPM, se piensa que comprando tecnología para la
automatización de los procesos de los negocios se puede dar solución a
los problemas que afecta a la empresa.
Marco teórico 23
IMAGEN No. 13
GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIOS
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.6.1. Gestión de procesos de negocios o BPMS
La gestión de procesos de negocios también conocido como BPMS, es
el conjunto de herramientas que permiten la correcta administración de los
procesos que existen en la empresa. En cada una de las etapas del
proceso: diseño, ejecución, monitoreo y análisis.
BPMS ofrece soporte con interacción humana, integración a las
aplicaciones, diferenciando con la tecnología Workflow. Debido a que
BPMS integra los flujos a los sistemas con los cuales se trabajara.
2.1.4.12. BPMS vs BPM
Actualmente se confunde muchos los términos BPMS y BPM. El BPM o
Business Process Management se considera como la disciplina de gestión
empresarial que se especializa en los procesos de una empresa. Y el
BMPS o Business Process Management Suite es el software que soporta
al BPM.
Marco teórico 24
2.1.4.13. Tecnologías que conforman un BPMS
Las principales tecnologías que conforman un BPMS son:
• Motores de orquestación: permite organizar el orden de las
actividades según los flujos y reglas que están establecidas en el
modelo de los procesos de la empresa.
• Herramientas de análisis y business intelligence: analiza la
información que fue originada en la ejecución de los procesos de
la empresa.
• Repositorios: guarda todos los componentes y recursos que
fueron utilizados en un proceso para que pueda ser utilizado
luego.
2.1.4.14. Principales Beneficios
• Permite implementar procesos de una forma ágil y rápida.
• Facilita la integración de la información.
• Ayuda a la participación de los usuarios en las distintas etapas del
ciclo de vida de un proceso.
• Permite el monitoreo de los factores que se consideran clave para
los procesos de la empresa.
• Permite el ahorro de tiempo y costes.
• Ayuda a la disminución de riesgos.
2.1.4.15. Cuadro comparativo de la tecnología Workflow vs la
tecnología BPM
A continuación, se presentará un cuadro comparativo de las tecnologías
Workflow vs BPM, donde se detallarán diversos puntos que permitirán
conocer que tecnología es factible para el sistema web.
Marco teórico 25
СUАDRO N° 2
WORKFLOW VS BPM
Nombre Concepto Utilización Software Limitaciones
Workflow
Es una herramienta de automatización para dirigir las tareas a las personas responsables que conforman un proceso.
Cada etapa del ciclo de un proceso
Permite una integración fácil y rápida
Define el flujo de actividades humanas o de documentos
BPM
Posee un enfoque más estructurado en el flujo de trabajo de la empresa.
Es utilizado para supervisar, evaluar procesos y las tareas asignadas a los usuarios en tiempo real.
Su integración es tediosa y poco manejable
Integra los flujos a los sistemas
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Al analizar la comparativa propuesta se llegó a la conclusión que el
Workflow posee múltiples ventajas en comparación a los sistemas BPM que
existen hoy en día.
Destacando en los sistemas Workflow el manejo en los procesos donde
su principal recurso son los documentos, permitiendo a las empresas o
instituciones que implementa un sistema Workflow tener un control sobre
los documentos emitidos y conocimiento de su transcurso por los
departamentos que conforman las empresas.
Marco teórico 26
2.1.5. Metodologías de desarrollo de software
Una metodología de desarrollo de software se considera un marco de
trabajo que se usara para la estructuración, planificación y control del
proceso de desarrollo del software requeridos por la institución. Una
metodología de desarrollo hace referencia a un framework o entorno de
trabajo. Un framework para la metodología de desarrollo del software
consiste en:
• La filosofía de desarrollo de programas de computación con un
enfoqué en los procesos de desarrollo de software
• Métodos, herramientas y modelos para asistir a los procesos de
desarrollo de software.
2.1.5.1. Enfoques de desarrollo de software
Cada una de las metodologías de desarrollo de software cuentan con su
propio enfoqué para desarrollar cada uno de los programas.
2.1.5.1.1. Metodología en cascada: Framework lineal.
Es uno de los procesos más sencillos de desarrollar, gracias a su ventaja
de etapas secuenciales y que su desarrollo es hacia abajo como si fuera
una cascada de agua.
Las fases de desarrollo de software de la metodología cascada son las
siguientes:
1. Análisis de los requisitos: son los objetivos del software y su meta
final de desarrollo.
Marco teórico 27
2. Diseño del sistema: es la elaboración de las especificaciones
requeridas para el sistema y el diseño a utilizar.
3. Diseño del programa: son los algoritmos que se utilizan en el
desarrollo del código, el diseño de la base de datos y los casos
de uso a utilizar.
4. Codificación: se considera la parte más importante de esta
metodología debido a que se comenzara a desarrollar cada una
de las especificaciones.
5. Ejecución de pruebas: en esta etapa se considera importante
realizar múltiples pruebas de funcionamiento para asegurar su
optimo y estable funcionalidad en la empresa.
6. Verificación: en esta parte el usuario realiza la ejecución del
programa por primera vez.
7. Mantenimiento: en esta parte se realiza la solución de errores que
el usuario final ha detectado.
IMAGEN No. 14
MODELO EN CASCADA
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Marco teórico 28
2.1.5.1.2. Metodología de Prototipos
Es una de las metodologías más utilizadas, debido a que dependiendo
de las necesidades del cliente se realiza un prototipo el cual puede ser
modificado por futuros desarrolladores que estén cumpliendo una misma
necesidad en el desarrollo de un software.
IMAGEN No. 15
MÉTODO DE PROTOTIPO
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Las etapas del desarrollo del modelo en prototipo son:
1. Planeación: en esta etapa el tiempo es primordial debido a que
solo se desarrollara un prototipo.
2. Modelado: el modelado del programa se deberá desarrollar en un
corto periodo de tiempo.
3. Elaboración del prototipo: Se considera de vital importancia el
tiempo en que se demora el desarrollo del prototipo.
4. Desarrollo: una vez terminado de realizar el prototipo y mostrado
al cliente, se debe desarrollar el software con todas las
necesidades y especificaciones del cliente.
Marco teórico 29
5. Entrega y retroalimentación: en esta etapa destaca las
capacitaciones al cliente sobre el manejo del programa
desarrollado.
6. Comunicación con el cliente: Cuando se ha entregado al cliente
el programa terminado es recomendable tener una comunicación
frecuente para conocer el funcionamiento del programa.
2.1.5.1.3. Metodología en espiral
Los principios básicos del modelo espiral son:
• Se destaca la importancia que se tiene la evaluación y reducción
de riesgos de los proyectos, lo cual permite dividir el proyecto en
pequeñas secciones para el fácil desarrollo y futuros cambios a
realizar.
• Cada uno de los ciclos comienza con la identificación de las
personas interesadas en su desarrollo, las ganancias que se
obtendrá y finaliza con la revisión y examinación.
IMAGEN No. 16
MODELO EN ESPIRAL
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Marco teórico 30
2.1.5.1.4. Cuadro comparativo de las metodologías de
programación de software
A continuación, se presentará un cuadro comparativo de las
metodologías presentadas anteriormente para analizar las diferentes
ventajas que ofrecen.
СUАDRO N° 3
METODOLOGÍAS DE PROGRAMACIÓN
Cascada Prototipo Espiral
Tipo de proyecto de
software
Dispone de todas las especificaciones desde el principio
Se utiliza en sistemas complejos
Software complejo para grandes empresas
Experiencia del
programador
• Interactúa con el usuario en la toma de información.
• Manejo en el análisis y diseño de la base de datos
• El cliente se forma falsas expectativas del prototipo a entregar.
• Es considera de difícil planificación debido a su confusa interacción utilizada.
Características del modelo
• Las actividades están relacionadas secuencialmente
• Cada etapa tiene una entrada y una salida
• Es monolítico: existe una fecha de entrega
• El prototipo es una aplicación que funciona.
• La evolución que ofrecen los prototipos es mediante un proceso interactivo.
• Trata de mejorar los ciclos de vida clásicos y prototipos
• En cada giro se construye un nuevo modelo del sistema completo.
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Marco teórico 31
Al analizar esta comparativa se demuestra que el modelo de cascada
posee muchas más ventajas y es el que más se acopla al tema propuesto
de investigación, debido a su enfoque sistemático y secuencial, el cual
permite avanzar en el desarrollo de un programa de manera ordenada;
evitando errores y molestias al cliente.
2.1.6. Introducción a páginas web
Se considera una página web a un documento electrónico que se
encuentra almacenado en un servidor y puede ser accesible desde
cualquier lugar del mundo mediante el uso de navegadores.
Contiene información de tipo visual, textual y auditiva. La creación y
desarrollo de una página web es realizada por un lenguaje de programación
que nos permitirá entendernos con el navegador.
IMAGEN No. 17
PÁGINAS WEB
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Marco teórico 32
2.1.6.1. Tipos de página web
Existen muchas formas de clasificar una página web. Entre la
clasificación dinámica tenemos:
• Estáticas: las páginas web que son consideradas estáticas están
compuestas por código HTML por medio el cual se puede mostrar
las diferentes imágenes que trata la página. Se caracteriza porque
su contenido no se modifica de manera constante.
• Dinámicas: en este tipo de páginas su contenido es modificado
continuamente por los usuarios que visitan la página. La
información de este tipo de páginas se encuentra guardada en
base de datos donde los usuarios descargan el contenido que
más les guste.
2.1.6.2. Ventajas de una página web
• Barato y fácil de crear
• Mayor visibilidad por parte de los usuarios
• Accesibilidad las 24 horas del día
• Bajo costo publicitario
2.1.6.3. Desventajas de una página web
• Requiere conexión constante a la red.
• Su tiempo de respuesta dependiendo de la conexión a internet,
podría ser más lento que una aplicación de escritorio.
2.1.7. Software local o de escritorio
Es toda aquella aplicación o programa que es ejecutado de manera local
sin la necesidad de estar conectado a la red de internet.
Marco teórico 33
IMAGEN No. 18
SOFTWARES DE ESCRITORIO O LOCALES
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.7.1. Ventajas de una aplicación de escritorio
• Tiempo de respuesta más rápido
• Pueden ser más robustas
2.1.7.2. Desventajas de una aplicación de escritorio
• Requiere instalación en cada uno de los clientes
• Es codificado para un sistema operativo específico
• Es necesario actualizar a cada cliente
2.1.8. Cuadro comparativo aplicaciones web vs aplicaciones
de escritorio
A continuación, se presentará el cuadro comparativo donde se
explicarán las ventajas que tiene una aplicación web vs una aplicación de
escritorio.
Marco teórico 34
СUАDRO N° 4
APLICACIONES WEB Y DE ESCRITORIO
Web Escritorio Descripción
Rendimiento
Las nuevas
tecnologías
están
ambas a la
par
Portabilidad
Una
aplicación
web
destaca por
su
portabilidad
Facilidad de
instalación
No requiere
instalación
las
aplicaciones
web
Requerimiento
de librerías y
software
Aplicación
web solo
necesita un
navegador
Seguridad
Ambos
ofrecen una
excelente
seguridad
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Marco teórico 35
Luego de un análisis al cuadro comparativo expuesto, se llegó a la
conclusión que las aplicaciones web poseen muchas ventajas comparadas
con las aplicaciones de escritorio, al ser una investigación para varios
departamentos la programación de una página web será accesible para
todos los usuarios sin la necesidad de ninguna instalación previa.
2.1.9. Introducción a lenguajes de programación
El conjunto de instrucciones que actúan de manera ordenada y siguen
una secuencia hasta lograr un objetivo en común es lo que caracteriza a
los lenguajes de programación. Estas instrucciones se conocen como
código fuente que son únicos en cada lenguaje y está diseñado para
cumplir con un propósito único.
IMAGEN No. 19
LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.9.1. Lenguaje de programación JAVA
Se caracteriza por ser un lenguaje de programación orientado a objetos
y concurrente, fue creado para depender de pocas dependencias. Una de
Marco teórico 36
sus principales ventajas que el código desarrollado puede ser ejecutado en
cualquier plataforma disponible. Es uno de los lenguajes de programación
más usados en todo el mundo.
2.1.9.1.1. Filosofía
El lenguaje de programación java fue creado con cuatro objetivos
principales:
1. Usa la programación orientada a objetos.
2. Permite ejecutar el programa desarrollado en diferentes sistemas
operativos usados por el cliente.
3. Debe incluir soporte para realizar trabajos en la red
4. Debe diseñarse para la ejecución de código de forma remota
IMAGEN No. 20
LOGOTIPO DE JAVA
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.9.1.2. Sintaxis
La sintaxis de java es parecida a la sintaxis que posee C++, pero a
diferencia de C++ que combina la sintaxis de programación estructura,
orientada a objetos y genérica, destaca porque fue construido
completamente para orientado a objetos, esto se debe que en java todo es
un objeto y reside en una clase.
Marco teórico 37
2.1.9.1.2.1. Applets
Los applets pertenecientes a java, son programas que son incrustados
o insertados en otras aplicaciones. Como por ejemplo una página web que
es mostrada en un navegador.
IMAGEN No. 21
APPLETS
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.9.1.2.2. Servlets
Son componentes pertenecientes al servidor de Java EE, los cuales se
encargan de generar respuestas a cada una de las peticiones recibidas por
parte de los clientes.
IMAGEN No. 22
SERVLETS
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Marco teórico 38
2.1.9.1.2.3. Aplicación con interfaz
Swing es la biblioteca utilizada para la interfaz gráfica de la plataforma
Java SE.
IMAGEN No. 23
APLICACIÓN CON INTERFAZ
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.9.1.3. Expresiones
Las expresiones son el conjunto de elementos que son evaluados para
devolver un resultado.
Los identificadores son los nombres que son asignadas a las variables,
paquetes, métodos, clases y constantes en el código de java para que el
programador y compilador pueda identificarlos fácilmente. Y las palabras
claves son los identificadores que son reservados por java para cumplir un
objetivo específico.
Marco teórico 39
TABLA No. 1
PALABRAS CLAVES DE JAVA
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.9.2. Lenguaje de programación PYTHON
Es un lenguaje de programación interpretado donde su principal objetivo
es destacar una sintaxis que favorezca un código legible. En el mundo de
programación es destacado por ser un lenguaje multiparadigma debido a
su capacidad de programación orientada a objetos, funcional e imperativa.
Marco teórico 40
IMAGEN No. 24
LOGOTIPO DE PYTHON
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.9.2.1. Modo interactivo
En este modo interactivo se describe las instrucciones en una especie
de intérprete de comandos, donde las expresiones pueden ser introducidas
de una a una donde se logrará ver el resultado de manera inmediata, lo que
permite probar partes del código y evitar errores.
2.1.9.3. Lenguaje de programación PHP
Se caracteriza por ser un lenguaje de programación con un propósito en
general de código del lado del servidor, el cual fue diseñado originalmente
para el desarrollo de aplicaciones web.
IMAGEN No. 25
LOGOTIPO DE PHP
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Marco teórico 41
2.1.9.3.1. Sintaxis
El intérprete utilizado por PHP solo ejecuta el código que se encuentra
entre sus delimitadores, cualquier código que se encuentre fuera de estos
no será ejecutado. ¿Los delimitadores más comunes son <? php para abrir
y para cerrar php?>. Las cadenas de caracteres pueden ser encapsuladas
en doble comillas y en comillas simples.
IMAGEN No. 26
PROGRAMA HOLA MUNDO CON PHP
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.9.3.2. Características de PHP
• Orientado hacia el desarrollo de aplicaciones web dinámicas.
• Capacidad de conexión con diferentes motores de bases de datos
• Posee una amplia documentación.
• Posee un fácil manejo de excepciones.
Marco teórico 42
2.1.10. Cuadro comparativo de lenguajes de programación
A continuación, se presentará un cuadro comparativo donde se
mostrarán cuáles son los paradigmas, usabilidad y la forma de aprendizaje
que ofrecen cada uno de los lenguajes de programación.
СUАDRO N° 5
LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN PHP, JAVA Y PYTHON
PHP JAVA PYTHON
Paradigma
• Reflexivo
• Funcional
• Orientado a
objetos
• Orientado a
objetos
• Imperativo
• Orientado a
objetos
• Imperativo
• Funcional
Usabilidad
Posee una amplia
documentación y un
enfoque clásico
No soporta
herencia
múltiple
Utiliza estrictos
refuerzos con la
sangría.
Aprendizaje
Es de fácil
entendimiento y
aprendizaje para
programadores con
experiencia en C
Posee una
sintaxis
completa
Es ideal para los
principiantes
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Marco teórico 43
Al analizar la comparativa del cuadro expuesto, se determinó que el
lenguaje de programación java es el más idóneo para el proyecto de
investigación, debido a su sintaxis completa y que es orientado a objetos.
2.1.11. Java server faces
Java server faces usa la tecnología de java server pages que le permite
realizar los diferentes desligues de las páginas.
Incluye diferentes características, tales como: posee un conjunto de Apis
que se encargan de representar los componentes de una interfaz de
usuario y administrar cada uno de estados, validación de entrada, manejo
de eventos y definición de esquemas de navegación.
2.1.11.1. Extensiones
Algunas de las extensiones más importantes de JSF o java server faces
son: RichFaces, Ice Faces, Primefaces, entre otros.
2.1.11.2. Primefaces
Es una biblioteca de componentes de Java Server Faces, es de código
abierto y cuenta con un extenso conjunto de componentes que facilita la
creación de diferentes aplicaciones web.
2.1.11.2.1. Propiedades
• Desde su página web se puede descargar 25 temas
prediseñados.
Marco teórico 44
• Componentes para desarrollar diferentes aplicaciones web para
ser visualizadas en teléfonos móviles.
• Soporta Ajax con un despliegue parcial.
2.1.11.3. JavaScript
Se lo conoce por ser un lenguaje de programación interpretado, se utiliza
como componente de navegadores web, facilita una mejora en la interfaz
que observan los usuarios y todas sus páginas son de tipo dinámicas.
2.1.11.4. CSS
Es reconocido como un lenguaje que permite el diseño gráfico y la
creación de documentos que se encuentra escritos en un lenguaje
marcado. Es muy usado por los programadores para establecer diseños
visuales en los documentos web e interfaces de usuario.
2.1.11.5. Sistema de base de datos
2.1.11.5.1. MySQL
Se destaca por ser un sistema que gestiona las bases de datos de modo
multihilo, permite la conexión multiusuario y es de tipo relacional. Su
principal característica es que al contrario de muchos de los proyectos de
Apache que son desarrollados por una comunidad púbica y los derechos
del código están bajo el poder de autores individuales.
2.1.11.5.2. PostgreSQL
PostgreSQL destaca por ser un gestor de base de datos de tipo
relacional y de licenciamiento gratis debido a que se encuentran en
Marco teórico 45
constante mejora gracias a sus desarrolladores a nivel mundial. Posee una
alta concurrencia debido al uso de su sistema MVCC que significa acceso
concurrente multiverso.
2.1.11.6. Cuadro comparativo de los gestores de base de datos
A continuación, se presentará un cuadro comparativo de los diferentes
gestores de base de datos que existen en el mercado donde se mostrara
las diferentes ventajas que tiene cada uno de ellos.
СUАDRO N° 6
GESTORES DE BASE DE DATOS
MySQL POSTGRESQL
Sistema
operativo
Multiplataforma:
Linux, Solaris
Mac OS,
Windows
Multiplataforma:
Linux, Unix,
BsDs, Mac OS,
Windows
Memoria 512 Mb de
memoria
1GB de RAM
con Red Hat
Linux 8.0
Disco duro Mínimo de 200
megabytes 1,5GB
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Marco teórico 46
Luego de un análisis a la información presentada y al cuadro
comparativo, se demostró que el gestor de base de datos MySQL requiere
menos recursos que otros gestores del mercado y al ser multiplataforma
permite una programación más variada.
2.1.11.6.1. Gestor de base de datos Heidi SQL
Se caracteriza por ser un software libre, que permite la fácil y rápida
conexión a servidores MySQL.
Para la administración de la base de datos con Heidi SQL los usuarios
deben iniciar una sesión en los servidores de MySQL ya se de manera local
o remota.
2.1.11.6.1.1. Características
Conexión con el servidor
• Guarda múltiples sesiones con conexiones y credenciales
• Posee un protocolo comprimido cliente/servidor
• Múltiples sesiones corriendo en paralelo
• Permite exportar base de datos a archivos SQL
• Múltiples pestañas de consultas.
Servidor anfitrión
• Filtra todas las variables del servidor
• Permite editar las variables del servidor
• Posee una vista de variables estadísticas
Marco teórico 47
2.1.11.6.2. Conexión a base de datos con Hibernate
Es una herramienta que permite el mapeo objeto-relacional (ORM) para
la plataforma Java, destaca por su fácil manejo de los diferentes mapeos
de atributos entre el modelo de datos y una base de datos tipo relacional.
2.2 Marco legal
Los artículos legales sobre los cuales se sustenta el desarrollo de este
tema, e interviene en el proceso de compras son los establecidos por la
SERCOP, y son de gran importancia para aquellas instituciones que se
rigen a los mismos.
Art. 330.- Bienes y/o servicios. - Los bienes y/o servicios normalizados
y no normalizados, cuyo presupuesto referencial de contratación sea igual
o menor al valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,0000002 por el
Presupuesto Inicial del Estado vigente, deberán ser adquiridos a través del
procedimiento de Ínfima Cuantía en las siguientes circunstancias, las
mismas que no son concurrentes: (SERCOP, 2014)
1. Que no consten en los Catálogos Electrónicos en el Catálogo Dinámico
Inclusivo vigentes, para el caso de bienes y/o servicios normalizados;
(SERCOP, 2014)
2. Que su adquisición no haya sido planificada, y en tal caso que no
conste en el Plan Anual de Contratación PAC; o, (SERCOP, 2014)
3. Que, aunque consten en el PAC, no constituyan un requerimiento
constante y recurrente durante el ejercicio fiscal, que pueda ser consolidado
para constituir una sola contratación que supere el coeficiente de
0,0000002 del Presupuesto Inicial del Estado. (SERCOP, 2014)
Marco teórico 48
Art. 331.- Casos especiales de bienes y/o servicios. - Los siguientes
bienes y/o servicios podrán adquirirse a través del procedimiento de Ínfima
Cuantía, independientemente de las condiciones señaladas en el artículo
anterior: (SERCOP, 2014)
1. Los alimentos y bebidas destinados a la alimentación humana y animal,
especialmente de unidades civiles, policiales o militares, ubicadas en
circunscripciones rurales o fronterizas; (SERCOP, 2014)
2. La adquisición de combustibles en operaciones mensuales por cada
entidad, cuyo monto no podrá superar el coeficiente de 0,0000002 del
Presupuesto Inicial del Estado; (SERCOP, 2014)
3. La adquisición de repuestos o accesorios, siempre que por razones de
oportunidad no sea posible emplear el procedimiento de Régimen Especial
regulado en el artículo 94 del Reglamento General de la Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contratación Pública; (SERCOP, 2014)
4. El arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, si su presupuesto
anual de arrendamiento no supera el coeficiente de 0,0000002 del
Presupuesto Inicial del Estado; y, (SERCOP, 2014)
Los artículos propuestos permitieron demostrar cuales son las normas
que se deben acatar en los procesos de infirma cuantía, esto ayudara al
sistema web a establecer parámetros para el uso de los artículos
mencionados, sin olvidar el objetivo principal es la gestión documental de
la Universidad de Guayaquil relacionado con el proceso de compras de
materiales para los proyectos de investigación realizada por los
estudiantes, los cuales ayudan a adquirir más conocimientos en el área
donde se desarrollara dichos proyectos.
Marco teórico 49
2.3 Marco referencial
A continuación, se mostrar dos referencias de tesis realizadas que
demostraran cual es factibilidad del tema de investigación propuesto.
Se implementó un sistema de gestión web, que se encuentra
consolidado en una intranet basada en las normas ISO 22000:2005 para la
empresa CLAVE S.A. (Aranda, 2013)
La empresa LA CLAVE S.A se encontraba con un sistema documental
ineficiente, desorganizado e inestable el cual no cumplía con las normas
ISO establecidas en la empresa.
Se implementó una aplicación web mediante el internet información
services 6.0., donde se establecieron formatos, instructivos y
procedimientos de trabajo que permitieron la creación, edición y aprobación
de cada uno de los documentos.
Se implementó un sistema de gestión documental en la Universidad
Central “Marta Abreu” de las Villas, Cuba: facultad de ciencias de la
información y de la educación. (BARRAGÁN, 2015)
Se diagnosticó el estado de la gestión documental permitiendo la
elaboración de instrumentos y procedimientos para el sistema de gestión
documental. Donde se determinó las diferentes bases teóricas y
metodológicas para la satisfacción del cliente. Mediante la referencia a las
tesis analizadas se puede demostrar que el problema presentado en la
gestión documental, tiene una solución viable para el tema propuesto.
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
A continuación, el capítulo que se expondrá tratará sobre la metodología
de investigación que se utilizará para la elaboración del sistema propuesto.
3.1. Análisis de la investigación
El tipo de investigación que se utilizará será de tipo descriptiva y
exploratoria. Debido a que el tipo de investigación descriptiva nos permitirá
conocer las situaciones, costumbres y actitudes mediante la descripción
exacta de los procesos, personas o sus actividades. Y la investigación
exploratoria debido a que no ha habido investigación previa en el objeto de
estudio, la cual nos permitirá conocer:
• ¿Cómo se ha llevado el proceso de compras en la Universidad de
Guayaquil?
• ¿Cuáles han sido los problemas que han obtenido los solicitantes
al momento de realizar un pedido de material para sus proyectos
investigativos?
• Conocer cómo se maneja la información dentro del proceso de
compras y detectar todos los problemas que presentan cada
etapa del proceso.
Para la realización de este tema se iniciará desde la información
obtenida por medio de un levantamiento de información realizado en
Metodología 51
cada uno de los departamentos que conforman el proceso de compras y
las fuentes de información utilizadas para esta investigación serán de tipo
primarias, debido que la información se obtendrá a través de documentos
facilitados por los encargados del proceso a investigar, leyes del proceso
de compras del SERCOP (Servicio Nacional de Compras Públicas).
3.2. Población y muestra
La población objeto del tema la constituye el personal que forma parte
del proceso de compras de la Universidad de Guayaquil para los proyectos
de investigación, donde las personas encargadas realizan labores de
elaboración, revisión y aprobación de las solicitudes ingresadas.
La población en estudio la conforman en su totalidad 5 personas con el
cargo de directivos de sus correspondientes departamentos.
No se considera necesario calcular una muestra debido a que son pocas
personas, por lo tanto, la población es igual a la muestra.
3.3. Técnicas de observación y recolección de datos
Para la investigación se utilizará dos técnicas de recolección de datos:
entrevista y encuesta, que permitirá conocer:
• Los diferentes inconvenientes que presentan el proceso de
compras al momento de realizar una solicitud de pedido de
material para los proyectos de investigación.
• Los diferentes inconvenientes que presentan el proceso al
momento de realizar una solicitud de pedido de material.
Metodología 52
• ¿Cuánto tiempo le toma al personal dar la aprobación y compra
de los materiales solicitados para los proyectos de investigación?
3.3.1. Entrevista
A continuación, se presentará la entrevista realizada a la vicerrectora de
investigación:
СUАDRO N° 7
RESUMEN DE LA ENTREVISTA NO.1
UNIVЕRЅIDАD DЕ GUАYАQUIL
FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА
INDUЅTRIАL
LIСЕNСIАTURА ЕN ЅIЅTЕMАЅ DЕ
INFORMАСIÓN
Fесhа de Еlаborасión: 20-julio-2017
Objetivo: Еntrеviѕtа rеаlizаdа para obtener los rеquеrimiеntoѕ para el dеѕаrrollo del Ѕiѕtеmа Web para la gestión documental del proceso de compras.
Lugar de Еntrеviѕtа: Departamento de Vicerrectorado Académico
Еntrеviѕtаdor:
Еntrеviѕtаdo:
Karla Agurto Jimenez Lcda. Jessenia
Mendoza
Саrgo:
Vicerrectora de
investigación
Metodología 53
RЕЅUMЕN
1.- De acuerdo al proceso de compras públicas, ¿Cuáles son
los documentos utilizados para la compra de materiales para
los procesos de investigación?
Para realizar la compra de los materiales para los procesos de
investigación, hacemos uso de memos de requerimiento donde se
detallará cada una de las características de los materiales
solicitados. Cada tramite realizado, se utiliza documentos de tipo
físico y son manejados por cada uno de los participantes del
proceso de compras.
2.- ¿Cuál es el tiempo de respuesta a la solicitud de compras
de materiales para los proyectos investigativos?
Los tiempos de respuesta pueden variar en uno o dos años, para
el recibimiento de cada uno de los materiales solicitados por los
directores de cada de los proyectos.
3.- ¿Quién es la persona encargada de aprobar cada una de las
solicitudes de compras y cuanto es el tiempo de demora para
cada autorización?
Consideramos a la vicerrectora de investigación como la máxima
autoridad con todo lo relacionado a las investigaciones.
Metodología 54
Ella se encarga de las aprobaciones de cada una de las
solicitudes de compras y su tiempo de demora es de una semana a
dos.
4.- ¿Cuál es la función del analista de programación y
proyectos dentro del proceso de compras?
El analista de programación se encarga de realizar todos los
trámites necesarios para que la solicitud de materiales de proyectos
sea aceptadas y cumplidas. Los analistas al momento de recibir una
orden de compra realizan un memo de requerimiento para luego
realizar las cotizaciones de los materiales solicitados por el
proyecto. Estas cotizaciones se deben realizar en máximo de 3
proveedores.
Otras funciones adicionales del analista de programación y
proyectos son la elaboración de los términos de referencias más
conocidos como TDR, la clasificación de cada uno de los proyectos
y sus materiales y por último la realización de las actas de entrega
de materiales.
5.- ¿Existe alguna calificación para los proyectos realizados
en la Universidad de Guayaquil?
Dentro de la Universidad de Guayaquil se clasifica los proyectos
de dos maneras, pueden ser proyectos semilla o FCI que significa
fondo competitivo de investigación.
Fuente: Invеѕtigасión Dirесtа
Еlаborасión: Karla Agurto Jimenez
Metodología 55
СUАDRO N° 8
RESUMEN DE LA ENTREVISTA NO.2
UNIVЕRЅIDАD DЕ GUАYАQUIL
FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА
INDUЅTRIАL
LIСЕNСIАTURА ЕN ЅIЅTЕMАЅ DЕ
INFORMАСIÓN
Fесhа de Еlаborасión: 20-julio-2017
Objetivo: Еntrеviѕtа rеаlizаdа para obtener rеquеrimiеntoѕ para el Dеѕаrrollo del Ѕiѕtеmа Web para la gestión documental del proceso de compras.
Lugаr dе Еntrеviѕtа: Departamento de Vicerrectorado Académico
Еntrеviѕtаdor: Еntrеviѕtаdo:
Karla Agurto Jimenez
Lcdo. Rubén Ruiz
Objеtivo: Determinar
cuáles son las falencias
del proceso de compras
para las futuras mejoras a
desarrollar
Саrgo: Asistente de
vicerrectorado
académico
RЕЅUMЕN
1.- ¿Que es un término de referencia?
Los términos de referencia son un documento legal que se ha optado
en todas las empresas del sector publico donde se indica los valores y
obligaciones del contratista dentro del proceso de compras.
2.- ¿Qué sucede cuando los valores del mercado no se ajustan al
presupuesto presentado por los solicitantes de los materiales del
proyecto?
Dependiendo de la importancia del proyecto pueden los analistas de
programación y proyectos, modificar el presupuesto recibido, donde se
Metodología 56
ajustará los valores para que el presupuesto pueda concordar con los
valores establecidos por el mercado para su posterior aprobación.
3.- ¿Qué departamento es el encargado de realizar las compras
de los materiales para los proyectos de investigación?
El departamento encargado de dicha labor es el de adquisiciones.
Ellos se encargan de realizar un estudio de mercado donde no se guiarán
en las cotizaciones previas enviadas por los solicitantes. El estudio de
mercado es realizado en varias empresas donde buscaran no excederse
del presupuesto establecido y no bajar la calidad del producto.
4.- ¿Cuáles son los procesos de compras más usados por la
Universidad de Guayaquil?
Uno de los procesos más usados es el de subasta inversa electrónica
y ínfima cuantía.
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа
Еlаborасión: Karla Agurto Jimenez
3.3.1.1. Instrumentos de recolección de datos
Para la entrevista realizada a la vicerrectora de investigación y su
asistente, se utilizaron como instrumentos de recolección de datos: hojas
de preguntas de tipo abierta y un cuaderno con su respectivo bolígrafo para
escribir las respuestas a cada una de las preguntas.
3.3.2. Encuesta
Las encuestas fueron realizadas al personal que conforman el proceso
de compras de materiales para los proyectos de investigación, con un total
Metodología 57
de 5 encuestas realizadas a los directivos. Para observar el formato de la
encuesta dirigirse a ANEXO No1.
El contenido de las preguntas utilizadas en la encuesta se basó
netamente para conocer cuáles son las necesidades del proceso de
compras.
A continuación, se detalla el contenido de la encuesta realizada:
1.- ¿Qué opciones considera importante debería tener los programas
de optimización del proceso de compras?
GRÁFICO No. 1
PORCENTAJE DE RESULTADO A LA PREGUNTA NO.1
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа
Еlаborасión: Agurto Jiménez Karla
Análisis
Del 100% de los encuestados el 67% considera que se debe agregar a
los programas una ventana de clasificación de pedidos, el 16% opina que
Metodología 58
se debe agregar firmas digitales y el 17% cree importante agregar la
elaboración de TDR. El personal del proceso de compras, considera más
práctico y necesario agregar la clasificación de pedidos a los futuros
programas de optimización.
2.- Seleccione una o varias respuestas: ¿Qué herramientas utiliza para
la elaboración de los TDR?
GRÁFICO No. 2
PORCENTAJE DE RESULTADO A LA PREGUNTA NO.2
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа
Еlаborасión: Agurto Jimenez Karla
Análisis
Del 100% de los encuestados el 83% realizan los TDR en Microsoft
Word, el 17% utiliza plantillas digitales descargadas de sitios web.
Metodología 59
Para la elaboración de TDR el personal que conforma el proceso de
compras de la Universidad de Guayaquil utiliza la herramienta Microsoft
Word.
3.- ¿Cuántas horas le toma elaborar un TDR?
GRÁFICO No. 3
PORCENTAJE DE RESULTADO A LA PREGUNTA NO.3
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа
Еlаborасión: Agurto Jiménez Karla
Análisis
Del 100% de los encuestados, el 70% se demora en realizar un TDR un
máximo de 3 horas, el 20% demora un máximo de 2 horas y el 10% un
máximo de una hora A los trabajadores que conforman el proceso de
compras de la Universidad de Guayaquil, le toma 3 horas como máximo
para la elaboración completa de un TDR.
10%
20%
70%
0%0%
Hora 1 Hora 2 Hora 3 Hora 4 Hora 5
Metodología 60
4.- Seleccione una o varias respuestas: ¿Cuáles considera Ud. que
son las falencias del proceso de compras actual?
GRÁFICO No. 4
PORCENTAJE DE RESULTADO A LA PREGUNTA NO.4
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа
Еlаborасión: Agurto Jiménez Karla
Análisis
Del 100% de encuestados el 60% considera que la principal falencia del
proceso de compras es la clasificación de pedidos, el 20% se divide entre
el manejo de archivos físicos y características de equipos confusos. Los
trabajadores que conforman el proceso de compras de la Universidad de
Guayaquil, consideran que la principal falencia en el proceso de compras
es la dificultad en la clasificación de pedidos.
60%20%
20%
0%
Dificultad en la clasificación de pedidos
Características de equipos confusas
Manejo de archivos físicos
Falta de seguimiento a las solicitudes de compras
Metodología 61
3.3.2.1. Instrumentos de recolección de datos
Para la encuesta realizada al personal que conforman el proceso de
compras de la Universidad de Guayaquil, se utilizaron como instrumentos
de recolección de datos hoja de preguntas de tipo opcional para el registro
de las respuestas contestadas por cada uno de los encuestados.
3.4. Procedimiento de Investigación
El procedimiento que se utilizó durante el proceso de investigación fue
el siguiente:
a) Se eligió el tipo de investigación que se utilizo es descriptiva y
exploratoria, el cual se aplicará al proceso de compras que utiliza
la Universidad de Guayaquil.
b) La selección de técnicas de observación e investigación de
conceptos básicos para el tema, permitieron conocer las
necesidades que se presentan actualmente en el proceso de
compras.
c) Se aplicaron los dos instrumentos de recolección que brindaron
información actualizada del proceso:
i. Se utilizaron preguntas de tipo abiertas para la entrevista.
ii. Y para la encuesta se utilizaron preguntas de tipo opcional.
d) Se realizó un análisis de toda la información obtenida con la ayuda
de la herramienta de trabajo de Microsoft Excel.
3.5. Requerimientos funcionales
A continuación, se detallarán cuáles son los requerimientos funcionales del
prototipo del sistema:
Metodología 62
CUADRO No 8
CUADRO DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
RЕQUЕRIMIЕNTOЅ FUNСIONАLЕЅ
Rеquеrimiеntoѕ para el dеѕаrrollo de un Ѕiѕtеmа Web para la Gestión documental
del proceso de compras
ID RЕQUЕRIMIЕNTO
Nombre
UЅUАRIO
QUЕ ЅOLIСITА
RЕQUIЅITO FUNСIONАL
RF-001 Registro de
pedido Director de proyectos
Permitirá al usuario registrar los datos necesarios para completar la solicitud de órdenes de compras
RF-002 Autorización de procesos
Vicerrectora de investigación
Permitirá observar la orden de compra y luego de un análisis respectivo determinar si es aprobada o no la solicitud
RF-003
Autorización
de
contratación
Vicerrectora de investigación
Permitirá una vez obtenidos todos los datos necesarios como nombre del proveedor y los datos de la orden de compra. El usuario determinara si aprueba o no la contratación
RF-004 Contratación Jefe de adquisiciones
Permitirá luego de visualizar la orden de compra, ingresar los datos del proveedor elegido.
Metodología 63
RF-005 Solicitud de
pago Jefe de adquisiciones
Permitirá realizar una solicitud de pago
RF-006 Realizar pago Jefe de financiero
Permitirá registrar si realizo el pago a los proveedores
RF-007 Recepción de
compras Jefe de proveeduría
Permitirá registrar la confirmación a los materiales traídos por los proveedores
Fuente: Requerimientos funcionales Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
3.6. Requerimientos no funcionales
CUADRO No 9
CUADRO DE REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES
RЕQUЕRIMIЕNTOЅ NO FUNСIONАLЕЅ
Rеquеrimiеntoѕ para rеаlizаr el Dеѕаrrollo del Ѕiѕtеmа Web para la Gestión
documental del proceso de compras
No. Requerimiento Descripción
RNF1 Usabilidad
Debe poseer facilidad para ser usado e interfaces
agradables para los usuarios.
RNF2 Multiplataforma
El prototipo del sistema debe ser programado en un
lenguaje que permita su ejecución en los sistemas operativos más populares
para los usuarios.
Metodología 64
RNF3 Restricción 1
El sistema únicamente podrá ser usado por los usuarios
registrados.
RNF4 Restricción 2
El sistema contara con una parametrización que limitara los accesos a los usuarios al sistema dependiendo de los
departamentos en que laboren.
Fuente: Requerimientos no funcionales Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
3.7. Асtorеѕ y Rolеѕ
A continuación, se mostrarán los casos de uso del proceso compras
actual de la Universidad de Guayaquil.
CUADRO No 10
CASO DE USO – PROCESO COMPRAS ACTUAL
АСTOR
САЅO DЕ UЅO
Director del proyecto
Ingresa pedido
Modifica pedido
Analista
Clasificación de pedido
Elaboración de TDR
Metodología 65
Modificación de TDR
Realización de acta de entrega
Vicerrectorado de
Investigación
Aprobación de TDR
Adquisición
Verificar pedidos
Confirmación de cotización de orden de
compras
Financiero
Recibe TDR
Registro de presupuesto obtenido
Departamento legal
Confirmación de elaboración de contrato
Visualización de órdenes de compras
Proveeduría
Confirmación de recepción de pedido
Entrega de bienes y servicios
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Metodología 66
IMAGEN No. 27
CASOS DE USO DEL PROCESO COMPRAS ACTUAL
Fuente: Invеѕtigасión Dirесtа
Еlаborасión: Agurto Jiménez Karla
System
Director del proyecto
Ingreso de pedido
Modificar pedido
Recibir pedido
Analista
Clasificación de pedido
Elaboración de TDR
Realización de acta de entrega
Modificación de TDR
Vicerrectora
Aprobación de TDR
Adquisición
Verificar pedidos
Confirmación de cotización de orden de compra
Financiero
Recibe TDR
Registro de presupuesto obtenido
Departamento legal
Confirmación de elaboración de contrato
Visualización de ordenes de compra
Proveeduría
Confirmación de recepción de pedidos
Entrega de bienes y servicios
Metodología 67
A continuación, se detallará el caso de uso del proceso de compras
mejorado y los casos de uso individuales por cada actor:
IMAGEN No. 28
CASOS DE USO DEL PROCESO COMPRAS INFIMA CUANTIA
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа
Еlаborасión: Agurto Jimenez Karla
System
Director de Proyecto
Genera requerimientos
Modifica requerimientos
Vicerrectora de investigacion
Autoriza proceso
Autoriza contratación
Visualiza orden de compra
Adquisiciones
Contrata de forma directa
Solicita pago
Gestión financiera
Realiza pago
Almacén general
Recepta bienes
Seguimiento del pedido
Metodología 68
CUADRO No 11
CASO DE USO – INGRESO DE PEDIDO
САЅO DЕ UЅO: Ingreso de pedido
АСTORЕЅ: Director del proyecto
DЕЅСRIPСIÓN: Permite registrar o modificar la solicitud
de compra
PRЕСONDIСIÓN: La solicitud de compra debe poseer
todos los detalles necesarios para poder
ser registrada
Flujo Normal
Ассión del Асtor Rеѕpuеѕtа del Ѕiѕtеmа
1) Ingresa los datos del solicitante:
• Nombre
• Apellido
• Correo electrónico
• Nombre del proyecto
• Facultad
• Carrera
2) Guarda los datos obtenidos
3) Presenta página para el registro de los
detalles de la orden de compra
4) Selección de la opción nuevo pedido
5) Habilita los campos para el ingreso del
nuevo pedido
6) Ingresa los datos del pedido
• Fecha de ingreso
• Cantidad
• Producto
• Valor unitario
Flujo Аltеrnаtivo
1.1.- Sí no ѕе ѕеlессionа la opción nueva pedido, no se podrá ingresar los datos de la
orden de compra.
POЅTСONDIСIÓN: Una vez ingresados los datos del pedido
no se podrán modificar, hasta nueva
orden.
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа
Еlаborасión: Agurto Jiménez Karla
Metodología 69
IMAGEN No. 29
INGRESO DE PEDIDO
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа
Еlаborасión: Agurto Jiménez Karla
CUADRO No 12
CASO DE USO – AUTORIZACIÓN DEP. VICERRECTORADO
САЅO DЕ UЅO: Autorización departamento
vicerrectorado de investigación
АСTORЕЅ: Vicerrectora de investigación
DЕЅСRIPСIÓN: Permite la autorización del proceso y la
contratación de los proveedores
PRЕСONDIСIÓN: Todos los datos de la orden de compra
deben estar llenados con datos reales no
ficticios
Flujo Normal
Ассión del Асtor Rеѕpuеѕtа del Ѕiѕtеmа
Autorización del proceso
1) Se ingresa número de la orden de
compra
2) Busca y muestra la solicitud de
compra
3) Verifica los datos de la solicitud, y
realiza las siguientes actividades:
• Fecha de autorización
Metodología 70
• Autoriza el proceso de compras
4) Guarda los datos ingresados
Autoriza contratación
1) Ingresa número del pedido
2) Busca y muestra el pedido
3) Verifica los datos de la solicitud y
realiza las siguientes actividades:
• Datos del proveedor
• Fecha de autorización
• Autoriza la contratación
4) Guarda los datos ingresados
Flujo Аltеrnаtivo
1.1.- Si no se autoriza el proceso o contratación, se deberá redactar motivo.
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа
Еlаborасión: Agurto Jiménez Karla
IMAGEN No. 30
AUTORIZACIÓN DEP. VICERRECTORADO
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа
Еlаborасión: Agurto Jimenez Karla
Metodología 71
CUADRO No 13
CASO DE USO – REGISTRO DE PROVEEDOR Y SOLICITUD DE
PAGO
САЅO DЕ UЅO: Registro proveedor y solicitud de pago
АСTORЕЅ: Jefe de departamento de adquisición
DЕЅСRIPСIÓN: Permite registrar los datos del
proveedor y realizar la solicitud de pago
PRЕСONDIСIÓN: Las solicitudes de compran deben estar
aprobadas por la vicerrectora de
investigación
Flujo Normal
Ассión del Асtor Rеѕpuеѕtа del Ѕiѕtеmа
1) Se ingresa el número del pedido
2) Busca y muestra el pedido
3) Verifica los datos de la solicitud y
realiza las siguientes actividades:
• Ingreso de datos de los
proveedores
• Y fecha de registro
4) Guarda los datos ingresados
Solicitud de pago
1) Ingreso del número del pedido
2) Busca y muestra el pedido
3) Verifica los datos de la orden de
compra y realiza las siguientes
actividades:
• Ingreso de fecha de solicitud
4) Guarda los datos ingresados
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа
Еlаborасión: Agurto Jiménez Karla
Metodología 72
IMAGEN No. 31
REGISTRO DE PROVEEDOR Y SOLICITUD DE PAGO
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа
Еlаborасión: Agurto Jiménez Karla
CUADRO No 14
CASO DE USO – PAGO A PROVEEDORES
САЅO DЕ UЅO: Pago a proveedores
АСTORЕЅ: Jefe de departamento de finanzas
DЕЅСRIPСIÓN: Permite confirmar el pago a los
proveedores
PRЕСONDIСIÓN: La orden de compra debe estar
aprobada por la vicerrectora e ingresado
los datos del proveedor.
Flujo Normal
Ассión del Асtor Rеѕpuеѕtа del Ѕiѕtеmа
1) Se ingresa el número de orden de
compra
2) Busca la orden de compra y la
muestra
3) Verifica los datos de la orden de
compra y realiza las siguientes
actividades:
• Ingresa fecha
Metodología 73
• Y Confirma pago a proveedores
4) Guarda los datos ingresados
POЅTСONDIСIÓN: Para el ingreso de la confirmación a los
proveedores se debe primero buscar el
número de la orden de compra
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа
Еlаborасión: Agurto Jiménez Karla
IMAGEN No. 32
PAGO A PROVEEDORES
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа
Еlаborасión: Agurto Jiménez Karla
Metodología 74
CUADRO No 15
CASO DE USO – RECEPCIÓN DE MATERIALES
САЅO DЕ UЅO: Recepción de materiales
АСTORЕЅ: Jefe de departamento de proveeduría
DЕЅСRIPСIÓN: Permite la confirmación de la
recepción de los materiales
PRЕСONDIСIÓN: La orden de compra debe estar
aprobada por la vicerrectora y con los
datos del proveedor
Flujo Normal
Ассión del Асtor Rеѕpuеѕtа del Ѕiѕtеmа
1) Se ingresa el número de orden de
compra
2) Busca la orden de compra y lo
presenta
3) Verifica los datos de la orden de
compra y realiza las siguientes
actividades:
• Ingresar la fecha de recepción
de compras
• Confirmar el recibimiento de
los materiales
4) Guarda los datos ingresados
POЅTСONDIСIÓN: La orden de compra debe contar con
todos los datos necesarios
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа
Еlаborасión: Agurto Jiménez Karla
Metodología 75
IMAGEN No. 33
RECEPCIÓN DE MATERIALES
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа
Еlаborасión: Agurto Jiménez Karla
3.8. Metodología de desarrollo
La metodología de desarrollo a utilizar será la de modelo en cascada,
que permitirá llevar un orden secuencial de cada una de las etapas del
desarrollo de la página web.
3.8.1. Análisis
En esta etapa se utilizaron diferentes herramientas para detectar las
necesidades de los usuarios tales como: entrevista y encuesta.
Metodología 76
De esta manera se logró analizar la información obtenida permitiendo
descubrir las falencias en el proceso de compras.
3.8.2. Diseño
Para el diseño de la página web se utilizó:
• Casos de uso
• Modelo entidad relación
• Modelo de datos
• Diagrama de flujo de procesos
3.8.3. Desarrollo
Para el desarrollo de la página web se utilizaron las siguientes
herramientas:
• Diseño de la página: Primefaces, JavaScript, CCS
• Lenguaje de desarrollo: Java server faces
• Conexión a base de datos: Hibernate
• Motor de base de datos: MySQL
• Gestor: Heidi SQL
CAPÍTULO IV
PROPUESTA
4.1 Titulo
Análisis y diseño de un prototipo para realizar la gestión documental del
proceso de compras basado en la aplicación de una herramienta Workflow.
4.2 Explicación
A continuación, en este capítulo se detallará la propuesta de un prototipo
para el uso en el proceso de compras de la Universidad de Guayaquil, para
lograr que cada uno de los departamentos que conforman dicho proceso
puedan optimizar los tiempos de espera y realizar seguimiento de cada una
de las etapas del proceso. De esta manera se ayudará a que el proceso de
compras se realice en el menor tiempo posible.
4.3 Objetivos
Los objetivos que se plantean para el desarrollo del sistema son:
1. Desarrollar un esquema aplicativo para la automatización de los
diversos procesos de compras aplicados en la Universidad de
Guayaquil, utilizando conceptos de Workflow para sus respectivas
mejoras.
2. Brindar una solución informática la cual permita optimizar cada
uno de los procesos de compras utilizados en el departamento de
investigación de la Universidad de Guayaquil.
Propuesta 78
4.4 Entorno de software
Para el diseño de la página web se utilizará Primefaces, JavaScript y
CCS. Como lenguaje de desarrollo se utilizará java server faces, con una
conexión a la base de datos mediante Hibernate y utilizando como motor
de base de datos MySQL y como gestor de base de datos Heidi SQL.
Y se utilizara como herramienta de hardware una laptop con memoria
RAM de 4gb, con un procesador de 1.60GHz de marca Intel Celeron y
trabajando con el sistema operativo Windows 10.
4.5 Estudio de factibilidad
Se efectuará un estudio para comprobar si el tema propuesto de
investigación es factible o no.
4.5.1 Factibilidad técnica
El principal objetivo en este estudio es establecer cuáles son los recursos
tecnológicos necesarios para el desarrollo del proyecto, que se componen
en los requisitos del hardware y software, que se detallaran a continuación.
CUADRO No 16
CARACTERISTICAS TECNICAS DE LAS COMPUTADORAS DE LOS
USUARIOS
Procesador Intel(R) Celeron(R) CPU N3050 @1.60GHz
Memoria 4,00 GB
Disco duro 500 GB
Sistema operativo Windows 7, 8, 8.1 y 10
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 79
CUADRO NO 17
SOFTWARE DE ANÁLISIS, DISEÑO Y DESARROLLO
Ѕoftwаrе de Dеѕаrrollo
Nombre
Versión
Liсеnсiа
Dezign for Databases
10 Free
Bizagi Modeler
4.0 Free
Star UML
5.0 Frее
GanttProject
5.5 Frее
NetBeans
8.2 Free
Heidi SQL
5.7 Free
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Tal como se puede observar los recursos utilizados de hardware son
mínimos, en cuanto los recursos de software se pueden descargar de forma
gratuita los instaladores de las paginas oficiales en la web, debido a que
sus licencias son de tipo gratuitas.
Acorde a todo lo indicado el sistema es factible desde el punto de vista
técnico.
4.5.2 Factibilidad económica
Actualmente el departamento de vicerrectorado de investigación y los
departamentos que intervienen durante el proceso de compras de la
Universidad de Guayaquil cuentan con equipos de computación en sus
Propuesta 80
departamentos que poseen la capacidad suficiente para el correcto
funcionamiento del sistema, por lo tanto, los gastos económicos por nuevos
equipos son nulos debido a que no hay que adquirir nuevos equipos.
Considerando factible desde el punto de vista económico realizar el
sistema web.
4.5.3 Factibilidad operacional
El prototipo del sistema web permitirá dar a los usuarios facilidades en
el trabajo de registros de solicitudes de adquisición de materiales en el
proceso de compras, lo cual permite optimizar el trabajo realizado, debido
a las ventajas que ofrece el sistema tales como el control de las solicitudes
de compras, la reducción de tiempo de espera para la compra de los
materiales y el manejo sencillo del mismo.
Analizado todo lo anterior se considera factible desde el punto de vista
operacional la realización del sistema web.
4.6 Diseño técnico
El diseño técnico comprende todo lo relacionado al diseño preliminar y
detallado de la página web, perteneciente a la metodología cascada.
4.6.1 Diagrama de flujo de procesos
A continuacion se mostrara el diagrama de flujo de procesos de infima
cuantia, este diagrama mostrara cual es la ruta que realiza el documento
por cada uno de los departamentos hasta llegar a su finalizacion con la
entrega de los materiales solicitados.
Propuesta 81
D
IAG
RA
MA
No
. 1
DIA
GR
AM
A D
E F
LU
JO
DE
PR
OC
ES
O D
E C
OM
PR
AS
MO
DIF
ICA
DO
Fu
en
te:
Dp
to. c
om
pra
s U
G
Ela
bo
rad
o p
or:
Ag
urt
o J
imén
ez K
arl
a
Propuesta 82
4.6.2 Modelo de datos
DIAGRAMA No. 2
MODELO DE DATOS
Fuente: Dpto. compras UG Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 83
4.6.3 Modelo entidad relación
D
IAG
RA
MA
No
. 3
MO
DE
LO
EN
TID
AD
RE
LA
CIÓ
N D
EL
PR
OC
ES
O D
E C
OM
PR
AS
Fu
en
te:
Dp
to. c
om
pra
s U
G
Ela
bo
rad
o p
or:
Ag
urt
o J
imé
nez K
arl
a
Propuesta 84
4.6.3.1 Diссionаrio de Datos
CUADRO No 18
DICCIONARIO TABLA PEDIDO
UNIVЕRЅIDАD DЕ GUАYАQUIL
FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА INDUЅTRIАL LIСЕNСIАTURА ЕN ЅIЅTЕMАЅ DЕ INFORMАСIÓN
Fесhа De Еlаborасión: 14-11-2017
DIССIONАRIO DЕ DАTOЅ
PROYЕСTO
ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA REALIZAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE COMPRAS BASADO EN LA APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA WORKFLOW
TАBLА: Pedido
DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos del encabezado del pedido
DЕЅСRIPСIÓN DЕL RЕGIЅTRO
N°
Nombre del Саmpo
Definición Tipo Ѕес. Formato Long. Null
1 Id_pedido Сod. Pedido PK А T 4
bytеѕ No
2
Numeropedido
Número del pedido
correspondiente Е M I
11 bytes
Sí
3
Fecha_pedido
Contiene la fecha del pedido
Е M D - Sí
4 Estado Estado en el que
está el pedido E M B
1 bytes
Si
5 id_solicitante Llave foránea de
menú solicitante
FK A T 4
bytes no
OBЅЕRVАСIÓN
Tipo Ѕесuеnсiа Formato
Numérico Formato Саráсtеr
PK: Сlаvе Primaria FK: Сlаvе Foránеа Е: Еlеmеnto de la tabla
А: Аutomátiса M: Manual
T: TINYINT B: Bit D: Date I: Integer
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 85
CUADRO No 19
DICCIONARIO TABLA DETALLE PEDIDO
UNIVЕRЅIDАD DЕ GUАYАQUIL
FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА INDUЅTRIАL LIСЕNСIАTURА ЕN ЅIЅTЕMАЅ DЕ INFORMАСIÓN
Fесhа De Еlаborасión: 14-11-2017
DIССIONАRIO DЕ DАTOЅ
PROYЕСTO
ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA REALIZAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE COMPRAS BASADO EN LA APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA WORKFLOW
TАBLА: Detalle pedido
DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de detalle de cada uno de los pedidos
DЕЅСRIPСIÓN DЕL RЕGIЅTRO
N°
Nombre del Саmpo
Definición Tipo Ѕес. Formato Long. Null
1 Id_detalle_pedido Сod. Detalle de
los pedidos. PK А T
4 bytеѕ
No
2
Cantidad
Cantidad del pedido
Е M I 11
bytes Sí
3
Producto
Nombre de los productos del
pedido Е M VC 40 Sí
4 Precio_unitario Valor del producto
Е M D - Sí
5 Precio_total Valor total de la cantidad por el valor unitario
E M D - Sí
6 Id_pedido Llave foránea de
pedido FK А T
4 bytеѕ
No
OBЅЕRVАСIÓN
Tipo Ѕесuеnсiа Formato
Numérico Formato Саráсtеr
PK: Сlаvе Primaria FK: Сlаvе Foránеа Е: Еlеmеnto de la tabla
А: Аutomátiса M: Manual
T: TINYINT D: Doublé I: Integer
VC: Varchar
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 86
CUADRO No 20
DICCIONARIO TABLA ADQUISICIONES
UNIVЕRЅIDАD DЕ GUАYАQUIL
FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА INDUЅTRIАL LIСЕNСIАTURА ЕN ЅIЅTЕMАЅ DЕ INFORMАСIÓN
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DIССIONАRIO DЕ DАTOЅ
PROYЕСTO
ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA REALIZAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE COMPRAS BASADO EN LA APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA WORKFLOW
TАBLА: Adquisiciones
DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de las confirmaciones de los pagos y confirmaciones de contrataciones
DЕЅСRIPСIÓN DЕL RЕGIЅTRO
N°
Nombre del Саmpo
Definición Tipo Ѕес. Formato Long. Null
1 Id_adquisiciones Сod.
adquisiciones. PK А T
4 bytеѕ
No
2
Fecha_confirmación
Fecha de cada adquisición
Е M D ‘S’,’N’ Sí
3
Confirmación_contrataci
on
Confirma si está contratada la adquisición
Е M E ‘S’,’N’ Sí
4 Confirmación_pago Confirma si esta
realizado el pago
Е M E - Sí
5 Id_pedido Llave foránea
de Pedido FK А T
4 bytеѕ
no
6 Id_proveedores Llave foránea
de proveedores FK А T
4 bytеѕ
No
OBЅЕRVАСIÓN
Tipo Ѕесuеnсiа Formato
Numérico Formato Саráсtеr
PK: Сlаvе Primaria FK: Сlаvе Foránеа Е: Еlеmеnto de la tabla
А: Аutomátiса M: Manual
T: TINYINT D: Date
E: Enum
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 87
CUADRO No 21
DICCIONARIO TABLA CARRERA
UNIVЕRЅIDАD DЕ GUАYАQUIL
FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА INDUЅTRIАL LIСЕNСIАTURА ЕN ЅIЅTЕMАЅ DЕ INFORMАСIÓN
Fесhа De Еlаborасión: 14-11-2017
DIССIONАRIO DЕ DАTOЅ
PROYЕСTO
ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA REALIZAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE COMPRAS BASADO EN LA APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA WORKFLOW
TАBLА: Carrera
DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de las carreras de las diferentes facultades de la universidad de Guayaquil
DЕЅСRIPСIÓN DЕL RЕGIЅTRO
N°
Nombre del Саmpo
Definición Tipo Ѕес. Formato Long. Null
1 Id_carrera Сod. carrera PK А T 4
bytеѕ No
2
Nombre_carrera
Nombre de las carreras
Е M VC 80 Sí
3 Id_facultades Llave foránea de
facultades FK А T
4 bytеѕ
No
OBЅЕRVАСIÓN
Tipo Ѕесuеnсiа Formato
Numérico Formato Саráсtеr
PK: Сlаvе Primaria FK: Сlаvе Foránеа Е: Еlеmеnto de la tabla
А: Аutomátiса M: Manual
T: TINYINT
VC: Varchar
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 88
CUADRO No 22
DICCIONARIO TABLA FACULTADES
UNIVЕRЅIDАD DЕ GUАYАQUIL
FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА INDUЅTRIАL LIСЕNСIАTURА ЕN ЅIЅTЕMАЅ DЕ INFORMАСIÓN
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DIССIONАRIO DЕ DАTOЅ
PROYЕСTO
ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA REALIZAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE COMPRAS BASADO EN LA APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA WORKFLOW
TАBLА: Facultades
DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de facultades de la universidad de Guayaquil
DЕЅСRIPСIÓN DЕL RЕGIЅTRO
N°
Nombre del Саmpo
Definición Tipo Ѕес. Formato Long. Null
1 Id_facultades Сod. facultades. PK А T 4
bytеѕ No
2
Nombre_facul
Nombre de facultades
Е M VC 80 Sí
OBЅЕRVАСIÓN
Tipo Ѕесuеnсiа Formato
Numérico Formato Саráсtеr
PK: Сlаvе Primaria FK: Сlаvе Foránеа Е: Еlеmеnto de la tabla
А: Аutomátiса M: Manual
T: TINYINT
VC: Varchar
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 89
CUADRO No 23
DICCIONARIO TABLA FINACIERO
UNIVЕRЅIDАD DЕ GUАYАQUIL
FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА INDUЅTRIАL LIСЕNСIАTURА ЕN ЅIЅTЕMАЅ DЕ INFORMАСIÓN
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PROYЕСTO
ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA REALIZAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE COMPRAS BASADO EN LA APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA WORKFLOW
TАBLА: Financiero
DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de los pagos a proveedores
DЕЅСRIPСIÓN DЕL RЕGIЅTRO
N°
Nombre del Саmpo
Definición Tipo Ѕес. Formato Long. Null
1 Id_financiero Сod. Financiero PK А T 4
bytеѕ No
2
Fecha_finaciamiento
Fecha del pago a proveedor
Е M D - Sí
3
Pago_proveedores
Confirma de pago a
proveedores Е M E ‘S’,’N’ Sí
4 Id_pedido Llave foránea de
pedido FK А T
4 bytеѕ
No
OBЅЕRVАСIÓN
Tipo Ѕесuеnсiа Formato
Numérico Formato Саráсtеr
PK: Сlаvе Primaria FK: Сlаvе Foránеа Е: Еlеmеnto de la tabla
А: Аutomátiса M: Manual
T: TINYINT D: Date
E: Enum
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 90
CUADRO No 24
DICCIONARIO TABLA MENU DEPARTAMENTOS
UNIVЕRЅIDАD DЕ GUАYАQUIL
FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА INDUЅTRIАL LIСЕNСIАTURА ЕN ЅIЅTЕMАЅ DЕ INFORMАСIÓN
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PROYЕСTO
ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA REALIZAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE COMPRAS BASADO EN LA APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA WORKFLOW
TАBLА: Menú departamentos
DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de las url de los departamentos
DЕЅСRIPСIÓN DЕL RЕGIЅTRO
N°
Nombre del Саmpo
Definición Tipo Ѕес. Formato Long. Null
1 Id_menu_departamen
tos Сod. Menu
departamentos PK А T
4 bytеѕ
No
2
Nombre
Nombre del departamento y
labores Е M VC 40 Sí
3
Url
Contiene la url de cada
departamento Е M VC 80 Sí
4 Tipo Tipo de
departamento E M E ‘S’,’I’ Si
5 Estado Estado en el que
está el departamento
E M B 1
bytes Si
6 Tipousuario
Tipo de departamento al que pertenece el
usuario
E M E ‘A’,’F’, ‘P’,’V’
Si
7 Código_submenu Llave foránea de
menú departamentos
FK A T 4
bytes no
OBЅЕRVАСIÓN
Tipo Ѕесuеnсiа Formato
Numérico Formato Саráсtеr
PK: Сlаvе Primaria FK: Сlаvе Foránеа Е: Еlеmеnto de la tabla
А: Аutomátiса M: Manual
T: TINYINT B: Bit
E: Enum VC: Varchar
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 91
CUADRO No 25
DICCIONARIO TABLA MENU PROVEEDORES
UNIVЕRЅIDАD DЕ GUАYАQUIL
FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА INDUЅTRIАL LIСЕNСIАTURА ЕN ЅIЅTЕMАЅ DЕ INFORMАСIÓN
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PROYЕСTO
ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA REALIZAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE COMPRAS BASADO EN LA APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA WORKFLOW
TАBLА: Proveedores
DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de cada uno de los proveedores
DЕЅСRIPСIÓN DЕL RЕGIЅTRO
N°
Nombre del Саmpo
Definición Tipo Ѕес. Formato Long. Null
1 Id_proveedor Сod. Proveedor PK А T 4
bytеѕ No
2
Nombre_proveedor
Nombre del proveedor
Е M VC 50 Sí
3
Teléfono
Teléfono del proveedor
Е M I 11
bytes Sí
4 Dirección Dirección del
proveedor E M VC 50 Si
5 Id_pedido Llave foránea
de pedido FK A T
4 bytes
no
OBЅЕRVАСIÓN
Tipo Ѕесuеnсiа Formato
Numérico Formato Саráсtеr
PK: Сlаvе Primaria FK: Сlаvе Foránеа Е: Еlеmеnto de la tabla
А: Аutomátiса M: Manual
T: TINYINT I: Integer
VC: Varchar
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 92
CUADRO No 26
DICCIONARIO TABLA PROVEEDURIA
UNIVЕRЅIDАD DЕ GUАYАQUIL
FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА INDUЅTRIАL LIСЕNСIАTURА ЕN ЅIЅTЕMАЅ DЕ INFORMАСIÓN
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ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA REALIZAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE COMPRAS BASADO EN LA APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA WORKFLOW
TАBLА: Proveeduría
DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de confirmación de la recepción de los pedidos
DЕЅСRIPСIÓN DЕL RЕGIЅTRO
N°
Nombre del Саmpo
Definición Tipo Ѕес. Formato Long. Null
1 Id_proveeduria Сod.
Proveeduría PK А T
4 bytеѕ
No
2
Fecha_recepcion
Fecha de la recepción de los
bienes Е M D - Sí
3
Confirmar_recepcion
Confirma la recepción de los
bienes Е M E ‘S’,’N’ Sí
4 Id_pedido Llave foránea
de pedido FK A T
4 bytes
Si
5 Id_proveedores Llave foránea
de proveedores FK A T
4 bytes
Si
OBЅЕRVАСIÓN
Tipo Ѕесuеnсiа Formato
Numérico Formato Саráсtеr
PK: Сlаvе Primaria FK: Сlаvе Foránеа Е: Еlеmеnto de la tabla
А: Аutomátiса M: Manual
T: TINYINT D: Date
E: Enum
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 93
CUADRO No 27
DICCIONARIO TABLA ROL
UNIVЕRЅIDАD DЕ GUАYАQUIL
FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА INDUЅTRIАL LIСЕNСIАTURА ЕN ЅIЅTЕMАЅ DЕ INFORMАСIÓN
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PROYЕСTO
ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA REALIZAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE COMPRAS BASADO EN LA APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA WORKFLOW
TАBLА: Rol
DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de los roles de los usuarios y solicitantes
DЕЅСRIPСIÓN DЕL RЕGIЅTRO
N°
Nombre del Саmpo
Definición Tipo Ѕес. Formato Long. Null
1 Id_rol Сod. Rol PK А T 4
bytеѕ No
2
Nombre
Nombre del rol Е M VC 40 Sí
3
Descripción
Contiene la descripción del
rol Е M VC 40 Sí
4 Estado Estado en el
que está el rol E M B
1 bytes
Si
OBЅЕRVАСIÓN
Tipo Ѕесuеnсiа Formato
Numérico Formato Саráсtеr
PK: Сlаvе Primaria FK: Сlаvе Foránеа Е: Еlеmеnto de la tabla
А: Аutomátiса M: Manual
T: TINYINT B: Bit
VC: Varchar
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 94
CUADRO No 28
DICCIONARIO TABLA VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN
UNIVЕRЅIDАD DЕ GUАYАQUIL
FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА INDUЅTRIАL LIСЕNСIАTURА ЕN ЅIЅTЕMАЅ DЕ INFORMАСIÓN
Fесhа De Еlаborасión: 14-11-2017
DIССIONАRIO DЕ DАTOЅ
PROYЕСTO
ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA REALIZAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE COMPRAS BASADO EN LA APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA WORKFLOW
TАBLА: Vicerrectorado de investigación
DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de la confirmación de autorización de contratación y de proceso
DЕЅСRIPСIÓN DЕL RЕGIЅTRO
N°
Nombre del Саmpo
Definición Tipo Ѕес. Formato Long. Null
1 Id_vicirrectorado Сod.
Vicerrectorado PK А T
4 bytеѕ
No
2
Fecha_confirmacion
Fecha de confirmación del vicerrectorado
Е M D - Sí
3 Cambiosgenerados
Cambio que generar
vicerrectorado Е M VC 100 Sí
4 Autorización_contrata
cion Autoriza la
contratación E M E ‘S’,’N’ Si
5 Autorizacion_proceso Autoriza proceso E M E ‘S’,’N’ Si
6 Id_pedido Llave foránea de
pedido FK A T
4 bytes
no
7 Id_proveedores Llave foránea de
proveedores FK A T
4 bytes
no
OBЅЕRVАСIÓN
Tipo Ѕесuеnсiа Formato
Numérico Formato Саráсtеr
PK: Сlаvе Primaria FK: Сlаvе Foránеа Е: Еlеmеnto de la tabla
А: Аutomátiса M: Manual
T: TINYINT D: Date
E: Enum VC: Varchar
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 95
4.6.4 Diagrama de clases
DIA
GR
AM
A N
o.
4
DIA
GR
AM
A D
E C
LA
SE
S D
EL
PR
OC
ES
O D
E C
OM
PR
AS
Fu
en
te:
Investi
gació
n d
irecta
E
lab
ora
do
po
r: A
gu
rto
Jim
én
ez K
arl
a
Propuesta 96
4.7 Prototipo funcional
A continuación, se presentan cada una de las pantallas pertenecientes
al sistema web:
IMAGEN No. 34
DEMO PANTALLA DE INICIO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 97
IMAGEN No. 35
DEMO REGISTRAR USUARIO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
IMAGEN No. 36
DEMO REGISTRAR ADMINISTRADOR DEL CONTRATO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 98
IMAGEN No. 37
DEMO MENÚ VICERRECTORADO INVESTIGACIÓN
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
IMAGEN No. 38
DEMO PROCESO REGISTRADO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 99
IMAGEN No. 39
DEMO AUTORIZACIÓN DE PROCESOS
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 100
IMAGEN No. 40
DEMO AUTORIZACIÓN CONTRATACIÓN
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 101
IMAGEN No. 41
DEMO SEGUIMIENTO PROCESO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 102
IMAGEN No. 42
DEMO MENÚ DEPARTAMENTO ADQUISICIONES
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
IMAGEN No. 43
DEMO CONTRATACIÓN PROVEEDORES
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 103
IMAGEN No. 44
DEMO SOLICITUD DE PAGO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 104
IMAGEN No. 45
DEMO MENÚ DEPARTAMENTO FINANCIERO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 105
IMAGEN No. 46
DEMO CONFIRMACIÓN PAGO DE PEDIDO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 106
IMAGEN No. 47
DEMO MENÚ DEPARTAMENTO DE PROVEEDORES
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 107
IMAGEN No. 48
DEMO RECEPCIÓN DE COMPRAS
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 108
IMAGEN No. 49
DEMO NUEVAS PARAMETRIZACIONES
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
IMAGEN No. 50
DEMO NUEVOS ROLES
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 109
IMAGEN No. 51
DEMO NUEVOS FACULTADES
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 110
IMAGEN No. 52
DEMO NUEVOS FACULTADES
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 111
IMAGEN No. 53
DEMO EXPOTAR PROCESOS EN EXCEL
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
4.8 Impacto
El desarrollo del presente proyecto representa un significativo aporte
para el Vicerrectorado de investigación y cada uno de los departamentos
que conforman el proceso de compras de la Universidad de Guayaquil.
Refiriéndose a mejoras continuas, este proceso de automatización de la
gestión documental pretende reducir el tiempo que permanece cada
documento en un departamento, donde se podrá acceder desde cualquier
computador y visualizar las ordenes de compras para su respectivo registro
y autorizaciones.
Propuesta 112
4.9 Cronograma de actividades
A continuación, se mostrará el cronograma de actividades utilizado para
la realización del presente proyecto. Se presenta el desarrollo del plan de
investigación y sus fechas de inicio y fin. Poner el tiempo establecido en
introducción
IMAGEN No. 53
DESARROLLO PLAN DE INVESTIGACIÓN
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Propuesta 113
DIA
GR
AM
A N
o.
5
DIA
GR
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Propuesta 114
4.10 Conclusiones
Después del desarrollo del sistema web se concluyen los siguientes puntos:
• Se implementaron mejores controles en el proceso de compras
de la Universidad de Guayaquil.
• Se minimizo el tiempo de espera para la compra de los materiales
para los proyectos de investigación.
• Se disminuyó el margen de error en el manejo de la información
utilizada por el personal participante en el proceso de compras.
• Se realizó un manual de usuario que permitió un manejo eficiente
del sistema y una mejor comprensión.
• Se mejoró la seguridad de la información, debido a que los datos
permanecen en la base de datos del proceso.
4.11 Recomendaciones
Luego de haber culminado el desarrollo de la solución propuesta, se
puede recomendar lo siguiente:
• Mantener actualizadas las versiones de las herramientas de
software y hardware utilizadas como base tecnológica para el
sistema.
• El prototipo debe ser utilizado únicamente para el proceso de
ínfima cuantía, debido a que fue ese su objetivo inicial.
• Respaldar la base de datos de manera semanal para evitar
pérdidas de información.
• Capacitar al personal en forma periódica para obtener un mejor
desempeño en el sistema.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Bpm: gestión de procesos de negocio.
Groupware: tecnología usada para hacer los grupos más productivos
Losncp: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública
Pie: presupuesto inicial del estado
Pr: presupuesto referencial.
Tdr: Términos de referencia
ANEXOS
Anexo 117
ANEXO No 1
FORMATO DE ENCUESTA
UNIVЕRЅIDАD DЕ GUАYАQUIL
FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА INDUЅTRIАL
LIСЕNСIАTURА ЕN ЅIЅTЕMАЅ DЕ
INFORMАСIÓN
Fесhа de Еlаborасión: 5- septiembre-2017
Objetivo: Encuesta realizada a los integrantes del proceso de compras, para conocer cuáles son las necesidades y opiniones sobre la compra de materiales Lugar de Encuesta: Departamento de Vicerrectorado Académico
Еncueѕtаdor:
Karla Agurto Jimenez
ENCUESTA
1.- ¿Qué opciones considera importante debería tener los programas
de optimización del proceso de compras?
Clasificación de pedidos
Firmas Digitales
Elaboración de TDR
2.- Seleccione una o varias respuestas: ¿Qué herramientas utiliza para
la elaboración de los TDR?
Microsoft Word
Plantillas digitales
Otros
3.- ¿Cuántas horas le toma elaborar un TDR?
________________
4.- Seleccione una o varias respuestas: ¿Cuáles considera Ud. que son
las falencias del proceso de compras actual?
Dificultad en la clasificación de pedidos
Características de equipos confusas
Manejo de archivos físicos
Falta de seguimiento a las solicitudes de compras
Fuente: Invеѕtigасión Dirесtа
Еlаborасión: Karla Agurto Jiménez
Anexo 118
ANEXO No. 2
MАNUАL DЕ USUARIO DE LA PAGINA WEB
UNIVЕRЅIDАD DЕ GUАYАQUIL
FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА INDUЅTRIАL
TRАBАJO DЕ TITULАСIÓN
PRЕVIO А LА OBTЕNСIÓN DЕL TÍTULO DЕ
LIСЕNСIАDO ЕN ЅIЅTЕMАЅ DЕ INFORMАСIÓN
TЕMА
“ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA REALIZAR
LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE COMPRAS
BASADO EN LA APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA
WORKFLOW”
MАNUАL DЕ USUARIO
AUTOR
AGURTO JIMENEZ KARLA ELIZABETH
DIRECTOR DEL TRABAJO
ING. FRANKLIN CABEZAS
2017
GUАYАQUIL – ЕСUАDOR
Anexo 119
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
N° Descripción Pág.
1 . Inicio 121
2 . Usuario 122
3 . Botón registrar 122
4 . Ventana de registro de usuario 122
5 . Administrador del contrato 123
6 . Menú del administrador del contrato 123
7 . Botón para nuevo administrador del contrato 123
8 . Nuevo administrador del contrato 124
9 . Botón para nuevo pedido 124
1 0 . Nuevo pedido 125
1 1 . Vicerrectorado de investigación 125
1 2 . Ingreso del vicerrectorado 125
1 3 . Menú vicerrectorado 126
1 4 . Búsqueda del pedido 126
1 5 . Página aprobación proceso 127
1 6 . Pedido no aprobado 128
1 7 . Búsqueda del pedido 128
1 8 . Pantalla de aprobación contrato 129
1 9 . Aprobación contrato negada 129
2 0 . Seguimiento del pedido 130
2 1 . Datos del pedido para búsqueda 130
2 2 . Pantalla seguimiento del pedido 130
2 3 . Nuevas parametrizaciones 131
2 4 . Pantalla principal de nuevas parametrizaciones 131
2 5 . Creación de roles 131
2 6 . Listado de roles 132
2 7 . Roles registrados 132
Anexo 120
N° Descripción Pág.
2 8 . Creación de facultades 133
2 9 . Facultades registradas 133
3 0 . Creación de carreras 134
3 1 . Carreas registradas 134
3 2 . Exportar a excel 135
3 3 . Departamento adquisiciones 136
3 4 . Menú adquisiciones 136
3 5 . Número del pedido para búsqueda 136
3 6 . Pantalla principal 137
3 7 . Proveedores registrados 138
3 8 . Solicitud de pago 138
3 9 . Solicitud de pago búsqueda pedido 138
4 0 . Pantalla principal solicitud de pago 139
4 1 . Departamento financiero 139
4 2 . Departamento proveeduría 140
Anexo 121
MANUAL DE USUARIO
A continuación, se mostrar el manual de usuario de la página web.
En la pantalla principal se mostrará el ingreso de los datos del nombre
de usuario y contraseña (solo usuarios registrados), se muestra un botón
de inicio y registro de usuario, los botones inferiores pertenecen al registro
de la solicitud de compras por parte del administrador del contrato y el botón
de seguimiento de pedido.
IMAGEN No 1
INICIO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Anexo 122
Usuario
El usuario del sistema tendrá dos opciones para poder utilizar la página
web una es la de registrarse en el sistema la otra es de inicio para los
usuarios registrados.
Registro de nuevo usuario
Para registrase en el sistema, se debe dar clic en el botón registrar.
IMAGEN No 2
BOTÓN REGISTRAR
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
A continuación, aparecerá la pantalla principal de registrar, donde se
completará los campos que se observan.
IMAGEN No 3
VENTANA DE REGISTRO DE USUARIO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Anexo 123
Administrador del contrato
El administrador del contrato podra ingresar a solo dos opciones del
sistema, que son: el boton de soliticante y el de seguimiento pedido.
IMAGEN No 4
MENÚ DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Registro administrador del contrato
Para registrar un nuevo administrador del contrato dar clic en el botón
nuevo solicitante.
IMAGEN No 5
BOTÓN PARA NUEVO ADMINISTRADOR DEL CONTRATO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Donde aparecera la pantalla principal del nuevo administrador del
conrtato, para el ingreso de cada uno de los campos requeridos.
Anexo 124
IMAGEN No 6
NUEVO ADMINISTRADOR DEL CONTRATO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Una vez que guarda el sistema los datos del administrador del contrato
se mostrara una ventana para el ingreso de los datos del pedido, clic en
nuevo pedido.
IMAGEN No 7
BOTÓN PARA NUEVO PEDIDO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Anexo 125
Se activará los campos para el registro del nuevo pedido, y luego de
haber ingresado todos los campos clic en guardar.
IMAGEN No 8
NUEVO PEDIDO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Vicerrectorado de investigación
Para el ingreso de la vicerrectora de investigación, debe ingresar su
nombre de usuario y contraseña que se encuentran registrados en el
sistema.
IMAGEN No 9
INGRESO DEL VICERRECTORADO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Anexo 126
A continuación, se muestra el menú del departamento de vicerrectorado
de investigación.
IMAGEN No 10
MENÚ VICERRECTORADO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Aprobación proceso
Para la aprobación de proceso se de ingresar el número del pedido, para
que el sistema realice la búsqueda correspondiente.
IMAGEN No 11
BÚSQUEDA DEL PEDIDO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Anexo 127
A continuación, se mostrará los datos de la búsqueda, para su
aprobación se debe seleccionar la fecha de aprobación y clic en la opción
si y luego clic en guardar.
IMAGEN No 12
PÁGINA APROBACIÓN PROCESO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
En caso contrario de no aprobarse el proceso, seleccionar la opción No
y luego se habilitará los campos para ingresar los cambios
correspondientes y luego clic en enviar cambios.
Anexo 128
IMAGEN No 13
PEDIDO NO APROBADO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Autorizar contratación
Para la autorización de la contratación por parte de la vicerrectora,
ingresar el número del pedido y luego clic en buscar.
IMAGEN No 14
BÚSQUEDA DEL PEDIDO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Se presentará los resultados de la búsqueda, donde se colocará la fecha
y seleccionar la opción si, en caso de la contratación fuera aceptada.
Anexo 129
IMAGEN No 15
PANTALLA DE APROBACIÓN CONTRATO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Caso contrario si la contratación es negada, seleccionar la opción no que
habilitara el ingreso de los cambios y luego clic en enviar cambios.
IMAGEN No 16
APROBACIÓN CONTRATO NEGADA
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Anexo 130
Seguimiento del pedido
Para conocer en qué departamento se encuentra el pedido, ingresar el
número del pedido y luego en buscar.
IMAGEN No 17
DATOS DEL PEDIDO PARA BÚSQUEDA
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Donde se mostrar los departamentos por donde ha estado el pedido
incluyendo los números de oficio y si fueron aprobados o no.
IMAGEN No 18
PANTALLA SEGUIMIENTO DEL PEDIDO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Anexo 131
Nuevas parametrizaciones
Otra opción que posee la vicerrectora de investigaciones es la creación
de nuevas parametrizaciones, tales como: roles, universidades y carreras.
IMAGEN No 19
PANTALLA PRINCIPAL DE NUEVAS PARAMETRIZACIONES
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Luego de haber dado clic en la opción de roles, aparecerá la pantalla
que se muestra a continuación. Donde se llenará el nombre del rol y su
descripción.
IMAGEN No 20
CREACIÓN DE ROLES
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Anexo 132
Al dar clic en la opción nuevos roles se mostrará los roles ya ingresados
en el sistema
IMAGEN No 21
LISTADO DE ROLES
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Donde se mostrará la lista de los roles ya ingresados al sistema.
IMAGEN No 22
ROLES REGISTRADOS
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Para la creación de facultades, se debe llenar los campos
correspondientes y luego clic en guardar facultad.
Anexo 133
IMAGEN No 23
CREACIÓN DE FACULTADES
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Para observar el listado de las facultades ingresadas clic en listado de
facultades
IMAGEN No 24
FACULTADES REGISTRADAS
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Para la creación de carreras se debe completar todos los datos que se
muestran a continuación:
Anexo 134
IMAGEN No 25
CREACIÓN DE CARRERAS
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Al dar clic en listar carrera aparecerá una ventana que nos permitirá
observar las facultades con sus respectivas carreras.
IMAGEN No 26
CARREAS REGISTRADAS
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Anexo 135
Exportar a Excel
Los usuarios del departamento de vicerrector de investigación tienen la
opción de exportar los datos del programa a formato xls.
IMAGEN No 27
EXPORTAR A EXCEL
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Anexo 136
Departamento Adquisiciones
El jefe del departamento de adquisiciones posee las siguientes opciones
para realizar sus trabajos.
IMAGEN No 28
MENÚ ADQUISICIONES
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Contratación proveedores
Para realizar la contratación de los proveedores, se debe ingresar el
número del pedido para que el sistema realice la búsqueda
correspondiente.
IMAGEN No 29
NÚMERO DEL PEDIDO PARA BÚSQUEDA
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Anexo 137
Luego de haber realizado la búsqueda se muestra la pantalla con los
datos ingresados
IMAGEN No 30
PANTALLA PRINCIPAL
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Se mostrar una tabla con los proveedores que se encuentran guardados
en el sistema, y al dar clic en el botón ingresar nuevo proveedor le permitirá
la opción de registrar los datos relacionados con el nuevo proveedor.
Anexo 138
IMAGEN No 31
PROVEEDORES REGISTRADOS
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Solicitud de pago
Para realizar la solicitud de pago, se debe ingresar el número del pedido.
IMAGEN No 32
SOLICITUD DE PAGO BÚSQUEDA PEDIDO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Donde se mostrar la pantalla principal con todos los datos del pedido, se
ingresar la fecha de la solicitud y la confirmación de la solicitud.
Anexo 139
IMAGEN No 33
PANTALLA PRINCIPAL SOLICITUD DE PAGO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Departamento financiero
El jefe del departamento financiero posee las siguientes tareas a realizar
en la página.
IMAGEN No 34
MENÚ DEPARTAMENTO FINANCIERO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Anexo 140
Para realizar la confirmación del pago, se debe ingresar el número del
pedido y luego clic en buscar. Donde se confirma el pago y se ingresara la
fecha correspondiente al pago. Para finalizar clic en confirmar pago.
IMAGEN No 35
PANTALLA PRINCIPAL CONFIRMACIÓN DE PAGO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Departamento proveeduría
El jefe del departamento de proveeduría, podrá realizar las siguientes
tareas desde la página web.
Anexo 141
IMAGEN No 36
MENÚ DEPARTAMENTO PROVEEDURÍA
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Una vez finaliza la búsqueda se mostrará los siguientes datos de la
solicitud de compra, donde se ingresará la fecha de la recepción de la
compra y si se recibió o no.
IMAGEN No 37
PANTALLA PRINCIPAL RECEPCIÓN DE BIENES
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Anexo 142
En todos los departamentos que conforman el proceso de compras se
dispondrá de la opción de poder observar los pedidos ingresados en cada
uno de los departamentos, que estén pendientes de realizar alguna acción.
IMAGEN No 38
PEDIDOS REGISTRADOS (PANTALLA TODOS LOS
DEPARTAMENTOS)
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
BIBLIOGRAFÍA
Catalinas, E. Q. (2012). Sistemas operativos y lenguajes de programación.
Madrid: Thomson Ediciones.
censos, I. n. (2011). Cuantías para Aplicación de los Procesos de
Contratación Pública. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIÓN PÚBLICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE
ESTADÍSTICA Y CENSOS – INEC, 4-10.
Ledesma, J. D. (2012). Sistemas organizacionales - teoria y práctica.
Madrid: Educc.
Lorca, J. G. (2012). Sistemas workflow: funcionamiento y metodología de
implantación. Lima: Trea.
Palacio, A. M. (2015). Administración de compras. Bogota: Ecoe Ediciones.
Pere Ponsa Asencio, R. V. (2014). Automatización de procesos mediante
la guia GENMA. Barcelona: Ediciones UPC.
Russo, P. (2014). Gestion documental en las organizaciones. Barcelona:
Editorial UOC.
Sercop. (17 de Febrero de 2011). Servicio Nacional de Contratación
Pública - CONCURSO PÚBLICO. Obtenido de
http://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/concurso-publico-2/
Bibliografía 144
Sercop. (17 de Febrero de 2011). Servicio Nacional de Contratación
Pública - Lista Corta. Obtenido de
http://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/lista-corta/
Sercop. (14 de Octubre de 2013). Compras Publicas, Servicio Nacional
de Contratación Pública (INFIMA CUANTIA). Obtenido de
http://portal.compraspublicas.gob.ec/compraspublicas/node/3751
Sercop. (14 de Octubre de 2013). Compras Publicas, Servicio Nacional
de Contratación Pública (MENOR CUANTIA). Obtenido de
http://portal.compraspublicas.gob.ec/compraspublicas/procesos/M
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Sercop. (14 de Octubre de 2013). Compras Publicas, Servicio Nacional
de Contratación Pública(CATALOGO ELECTRONICO). Obtenido
de
http://portal.compraspublicas.gob.ec/compraspublicas/procesos/C
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Sercop. (14 de Octubre de 2013). Compras Publicas, Servicio Nacional
de Contratación Pública(CONTRATACIÓN INTEGRAL POR
PRECIO FIJO). Obtenido de
http://portal.compraspublicas.gob.ec/compraspublicas/node/3585
Sercop. (14 de Octubre de 2013). Compras Publicas, Servicio Nacional
de Contratación Pública(COTIZACIÓN). Obtenido de
http://portal.compraspublicas.gob.ec/compraspublicas/taxonomy/t
erm/18
Sercop. (14 de Octubre de 2013). Compras Publicas, Servicio Nacional
de Contratación Pública(LICITACIÓN). Obtenido de
http://portal.compraspublicas.gob.ec/compraspublicas/taxonomy/t
erm/19
Bibliografía 145
Sercop. (14 de Octubre de 2013). Servicio Nacional de Compras Públicas.
Obtenido de
http://portal.compraspublicas.gob.ec/compraspublicas/node/3744
Sercop. (15 de Octubre de 2013). SERVICIO NACIONAL DE
CONTRATACIÓN PÚBLICA - MANUAL DE USUARIO -
CONSULTORIA LISTA CORTA. Obtenido de
http://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/wp-
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Sercop. (15 de Diciembre de 2014). MANUAL DE USUARIO -
CONTRATACION DIRECTA – TERMINACION UNILATERAL
DIRIGIDO A ENTIDADES CONTRATANTES. Obtenido de
http://portal.compraspublicas.gob.ec/compraspublicas/sites/default
/files/manuales/Contratacion%20directa%20Terminacion%20unilat
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SERCOP. (15 de Junio de 2014). Servicio Nacional de contratación
pública. Obtenido de
https://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/capitulo-v-4/
Bibliografía 146
Bibliografía 147
top related