time management skill
Post on 22-May-2015
1.717 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
1
K� năng
Quản lýThời gian
Tâm Vi�t Group
2
3
Quản lý thời gian
� Giá trị của thời gian
� Các thế hệ quản lý thời gian
� Công cụ quản lý thời gian
4
Quản lý thời gian
� Giá trị của thời gian
� Các thế hệ quản lý thời gian
� Công cụ quản lý thời gian
5
Giá trị của thời gian
� Thời gian là tương ñối
� Thời gian là tự do
� Thời gian là nguồn lực không thể tái tạo
6
Thời gian là Vàng.
Thời gian là cuộc sống.
7
70 Tuổi
X 365 Ngày
24 Giờ60 Phút
36,792,000 Phút
8
70 TuổiX 365 Ngày
24 Giờ60 Phút60 Giây
2,207,520,000 Giây
9
Ta ñi chợ,
bạ gì mua nấy?
10
Hai cách tiếp cận
� ðịnh hướng hoạt ñộng� Làm bất cứ cái gì có thể hoặc ñến với mình
� ðịnh hướng hiệu quả� Làm những gì cần làm theo thứ tự quan trọng
11
Nguyên nhân lãng phí thời gian
1. Làm việc không có kế hoạch
2. Các mục ñích không rõ ràng
3. ðặt quá nhiều mục tiêu
4. Giám sát quá chặt chẽ
5. Lo lắng thái quá
12
Lo lắng giống như ngồi xích ñu.
Ta rất nỗ lực nhưng không ñưa
ta ñến ñâu cả.
13
Nguyên nhân lãng phí thời gian
6. Có quá nhiều công việc giấy tờ
7. Theo chủ nghĩa hoàn hảo
8. Vòng vo
9. Sửa sai
10.Trì hoãn công việc
14
Treo việc là
Treo c
15
Không làm cũng ñược
Không làm
Không làm không ñược
Làm ngay tức thì
16
Một chạm
17
Nguyên nhân lãng phí thời gian
11.Mất thời gian chờ ñợi
12.Dự các cuộc họp vô bổ
13.Nghỉ sớm
14.Tức giận
15.Có quá nhiều giao tiếp xã hội
18
Không ai muốn chịu mất mát
một mình, họ luôn kéo người
khác cùng lãng phí thời gian.
19
Ta có ñồng tình
với những người
móc ví của ta?
20
Hội chứng... vội
� Ý tưởng rất hay, nhưng tôi chưa có thời gian
� Dạo này anh bận, phải về muộn
� Ngày mai nhé, mai.... lại mai
� Tôi không có thời gian ñể làm hết mọi việc
� Giá 1 ngày có 25 tiếng
� Giá có thêm 1 ngày ñể làm việc này thì tốt biết mấy
21
Người cán bộ quan trọng!
� Bị nhấn chìm trong công việc
� Dường như lúc nào cũng bận bịu với một cái gì ñó
� Vội chạy ñến và rời cuộc họp không ñúng giờ
� Ngỏ cửa tiếp khách, nhưng không bao giờ có mặt
� Hẹn gặp khách, nhưng khi họ ñến lại không nhớ
22
Bạn ñếnhay khôngthì máy bay
vẫn cất cánh
23
Quản lý thời gian
� Giá trị của thời gian
� Các thế hệ quản lý thời gian
� Công cụ quản lý thời gian
24
Thói quen dùng thời gian
� Làm cái thích trước, cái không thích sau
� Làm cái biết cách làm trước
� Làm cái dễ làm trước
� Làm cái tốn nhiều thời gian trước
� Làm cái mà nguồn lực sẵn có trước
25
Thói quen dùng thời gian
� Phản ứng lại yêu cầu của người khác
� Làm việc gấp trước việc quan trọng
� Chờ ñến hạn cuối cùng mới làm
� Làm việc nhỏ trước khi làm việc lớn
� Cái gì ñến trước làm trước
26
Quản lý thời gian – Thế hệ 1
� Cơ sở: Nhắc việc
� Khuynh hướng: Theo dòng chảy
� Sử dụng sổ tay liệt kê ñầu việc hàng ngày
� Kết quả:
� Không quên ñầu việc
� Dồn việc sang ngày hôm sau
� Việc quan trọng là những việc trước mắt
27
Quản lý thời gian – Thế hệ 2
� Cơ sở: Lập kế hoạch và chuẩn bị
� Khuynh hướng: Trù hoạch tương lai
� Dùng công cụ hiện ñại hơn ñể QL ñầu việc
� Kết quả:
� Không quên ñầu việc
� Có thời hạn bắt ñầu và kết thúc cho mỗi việc
� Việc quan trọng là việc nằm trong lịch trình
28
Quản lý thời gian – Thế hệ 3
� Cơ sở: Lập kế hoạch, ưu tiên hoá, kiểm soát
� Khuynh hướng: Xác ñịnh giá trị, ưu tiên
� Dùng công cụ lập kế hoạch, tổ chức ngày
� Kết quả:
� Việc ưu tiên về thời gian ñược thực hiện
� Lạm dụng chữ “Khẩn”
� Việc quan trọng xác ñịnh bởi giá trị và khẩn
29
Nhận xét 3 thế hệ
� Làm ñược nhiều việc hơn với thời gian ít hơn
� Việc quan trọng chưa ñược dành thời gian
Thế hệ thứ 4?
30
Hai thuộc tính của sự kiện:
Quan trọng&
Khẩn cấp
31
I II
III IV
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Khôngquantrọng
Quantrọng
Ma trận quản lý thời gian
32
I II
III IV
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Khôngquantrọng
Quantrọng
Ma trận quản lý thời gian
•Khủng hoảng•Các vấn ñề cấp bách•Các dự án ñến hạn•Công việc tồn ñọng
•Các việc ñột xuất•Thư từ, e-mail•Họp hành•Các vấn ñề cấp bách
•Các công việc vô bổ•ðiện thoại•Tán gẫu•Hoạt ñộng “giải trí”
•Làm việc trong C/ lược•Xây dựng quan hệ•Tìm kiếm cơ hội•Lập kế hoạch
33
I II
III IV
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Khôngquantrọng
Quantrọng
Ma trận quản lý thời gian
Làm ngay
Giao chongười khác
Chỉ làm nếucó thời gian
Làm sau,nhưng kiên quyết
34
I II
III
IV
Kết quả:- Căng thẳng (stress)
- Kiệt sức- Luôn trong tình trạng khủng hoảng- Làm việc ngoài phạm vi chức năng
35
36
Việc gì cũng gấp
thì hiệu quả thấp
Việc gì cũng vội
thì mất hết cơ hội
37
I II
III IVKết quả:
- Tập trung vào ngắn hạn- Công việc vụn vặt- Không coi trọng mục tiêu, kế hoạch- Cảm giác là nạn nhân, thụ ñộng- Quan hệ hời hợt
38
I II
III IV
Kết quả:
- Vô trách nhiệm
- Tách rời công việc
- Phụ thuộc vào người khác
39
I II Kết quả:
- Tầm nhìn, triển vọng- Cân bằng- Sống có kỷ luật- Chủ ñộng- Ít khủng hoảng
III IV
40
Có thể quản lý thời gian?
Quản lý thời gian làviệc khó
Nhưng có thểnếu có quyết
tâm
41
Năng lực lãnh ñạo
� Phát triển tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu
� Phát triển kỹ năng nhận biết và QL bản thân
� Phát triển khả năng ñộng viên khuyến khích
� Phát triển các kỹ năng quan hệ
42
Những vấn ñề cơ bản
� Tầm quan trọng của quản lý thời gian
� Nhận thức về những cách lãng phí thời gian
� Quan ñiểm mới về quản lý thời gian
� Nhận thức về thiên hướng sử dụng thời gian
43
Những vấn ñề cơ bản
� Ma trận quản lý thời gian
� Ưu tiên hoá
� Giao việc
� Tổng kết các nguyên tắc quản lý thời gian
44
Nguyên tắc quản lý thời gian
1. ðọc có chọn lọc
2. Liệt kê công việc cần thực hiện trong ngày
3. Ưu tiên hoá các công việc
4. Ngăn nắp
5. Làm nhiều việc không quan trọng một lúc
45
Nguyên tắc quản lý thời gian
6.Có các công việc nhẹ nhàng xen kẽ
7.Chia nhỏ các công việc lớn
8.Xác ñịnh 20% công việc quan trọng
9.Dành thời gian tốt cho công việc quan trọng
10.Dành một thời gian không bị quấy rầy
46
Nguyên tắc quản lý thời gian
11.Không trì hoãn công việc
12.ðặt ra hạn cuối cùng
13.Luôn ñể ý thời gian
14.Làm gì ñó lúc chờ ñợi
15.Làm việc bận rộn vào một thời ñiểm
47
Tàu hoảhay
Xe cứu hoả?
48
Làm việchay
Bận việc?
49
Quản lý thời gian – Thế hệ 4
Việc quan trọng nhất
ở vị trí số một(tổ chức vùng II)
50
Việc quan trọng
nhất phải ñược
hoàn thành tốt nhất
51
Lập ưu tiên cho
các việc trong lịch
Lập lịch cho
các việc ưu tiên
52
Viễn cảnh
tương lai
53
Lãnh ñạohay
quản lý?
54
55
ðịnh hướng
56
Thangdựavàoñâu?
57
Nếu không có tầm nhìn
� Chọn những gì trước mắt
� Làm những việc cấp bách
� Chịu sự hối thúc của thời gian
� Chọn theo cảm tính
� Bị cuốn theo sự cấp bách của người khác
58
Mục ñích Hành ñộng Kết quả+ =
Mục ñích Mộng mơ+ =
Hành ñộng Qua ngày+ =
Mụcñích
Hànhñộng
Sốngñẹp
+ =
59
Muốn phóng
nhanh thì phải
60
Tầm nhìn giúp ta
� Hành ñộng nhiệt tình ñể ñạt mục tiêu
� Nói “không” một cách tự tin và thanh thản
� Vượt qua sợ hãi, hèn nhát, các trở ngại khác
61
ðiều gì tạo nên sự khác biệt
giữa một người chán ñời và
vận ñộng viên Paragames?
62
Sự lựa chọn của chúng
ta xuất phát từ ñâu?
Tiền bạc, công danh,
hay trái tim!
63
B¹n bÌKÎ thï
T©m linh
C¸ nh©n
Gia ®×nh
Hä hµng TiÒn b¹c
C«ng viÖc
Së h÷u
Thó vui
Nguyên tắc
64
Chúng ta nhận ra
chứ không phải
tạo ra sứ mệnh của mình
65
Cơ sở ñể hoạch ñịnh mục tiêu
� Bốn phẩm chất thiên phú
� Nhận thức về bản thân
� Lương tâm
� Bản lĩnh tự quyết
� Sự hình dung sáng tạo
66
Cơ sở ñể hoạch ñịnh mục tiêu
� Bốn nhu cầu con người
� Lý tưởng
� Tinh thần
� Xã hội
� Vật chất
67
Hạnh phúchay
Khoái cảm?
68
ðể lương tâm trả lời
�Cái gì?
�Tại sao?
�Bằng cách nào?
69
70
S
M
A
R
T
pecific
easurable
chievable
esult-oriented
ime bound
71
Viết tạo nên suy nghĩ
Suy nghĩ tạo ra hình ảnh
Hình ảnh tạo nên cảm nhận
Cảm nhận dẫn ñến hành ñộng
Hành ñộng tạo ra kết quả
72
Tầm nhìnSứ mệnh
Vai trò Mục tiêu
Lâu dài
Vài trò Mục tiêu Kế hoạchLịch tuần
Giao việc
Hàng tuần
73
Phát triểnCá nhân
Gia ñình/ Vợ chồng
Phụ tráchSP mới
Phụ tráchNghiên cứu
Mở rộng mạng lưới (12)Tác ñộng ký kết (11)Nghiên cứu kết quả cuối cùng (10)
Nghiên cứu thị hiếu (9)Phỏng vấn tuyển trợ lý (8)Khảo sát thị trường (7)
Bàn về vấn ñề chi tiêu (6)Tập xe cho con (5)ðặt vé ñi xem phim (4)
Thăm bạn ốm (3)ðăng ký dự hội thảo (2)Soạn mục tiêu cá nhân (1)
74
Phụ tráchHành chính
Phụ tráchCông ñoàn
Phụ tráchNhân sự
Soạn kế hoạch năm tới (19)Thăm hỏi nhân viên (18)Chuẩn bị ñại hội (17)
Báo cáo lương (16)Báo cáo cuối tháng (15)
Thăm hỏi nhân viên (14)Xem xét lại trách nhiệm (13)
75
LÞch tuÇn TuÇn:
Vai trß Môc tiªu
Thø 2 Thø 3 Thø 4 Thø 5Chñ nhËt Thø 6 Thø 7
C¸c −utiªn tuÇn
C¸c −u tiªn hµng ngµy
LÞch c«ng viÖc
8
9
10
11
12
1
2
3
4
5
6
7
8
Tíi:
Ho¹t ®éngch©n tay
Ho¹t ®éng XH,t×nh c¶m
Ho¹t ®éngtrÝ ãc
Ho¹t ®éngtinh thÇn
C©n b»ngcuéc sèng
76
Mục tiêu tháng
� Quan hệ
� Sức khoẻ
� Phát triển cá nhân
� Thử nghiệm
� Tài chính
� Cá tính (suy nghĩ, cảm nhận, cách sống)
� Thói quen: thêm tốt, bỏ xấu
77
Quản lý thời gian
� Giá trị của thời gian
� Các thế hệ quản lý thời gian
� Công cụ quản lý thời gian
78
Các công cụ
� Giấy và bút
� Phụ thuộc ít
� Dễ sử dụng
� Linh ñộng
� Không oai
� Công cụ hiện ñại
� Phụ thuộc nhiều
� Khó sử dụng
� Không linh ñộng
� Rất oai
79
Công cụ hiện ñại
� Công cụ quản lý thời gian, ghi chép: Paml
� ðiện thoại di ñộng
� Máy vi tính: ñể bàn, xách tay, bỏ túi...
� Phần mềm: Microsoft Outlook
� Các phần mềm quản lý thời gian khác
80
81
82
83
Công cụ ñơn giản
�Một chiếc bút
�Một quyển sổ nhỏ
84
Cách nghi sổ
� Viết ra mọi mục tiêu cần ñạt
� Liệt kê tất cả các công việc cần làm
� Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên
� Gạch ñi những việc ñã làm
� Hãy nghĩ ñến việc hiện tại
85
Present – Hiện tại
Present – Món quà
Present – Thể hiện
86
Cách nghi sổ
�Có khoảng trống ñể ghi việc quan trọng
�Chia sổ làm hai phần
�Ghi những việc cần làm phía bên phải
�Ghi thời gian cho mỗi việc phía bên trái
� ðánh dấu hoặc gạch ñi những việc hoàn tất
87
Mẩu bút chìhơn
Trí nhớ tốt
88
Trí nhớ ñậmkhông bằng
nét mực mờ
89
Bảng kê ñầu việc
� Bảng kê ñầu việc:
� Không cấu trúc
� Không giới hạn thời gian
� Không có thứ tự ưu tiên
� Không chi tiết
90
Thời gian biểu
� Thời gian biểu:
� Cấu trúc theo thời gian
� Thời gian hoàn thành
� Thứ tự ưu tiên
� Chi tiết, cụ thể
91
Ba loại thời gian biểu
� Lạc quan tếu
� Quá ít thời gian ñể thực hiện công việc
� Bi quan
� Quá nhiều thời gian dành cho một việc
� Thực tế
� Dành vừa ñủ thời gian cho việc cụ thể
92
Thời gian biểu thực tế
� ðịnh thời gian cho hoạt ñộng thông thường
� Hình dung ra các chi tiết
� Kết hợp các hoạt ñộng
� ðặt hạn chế thời gian
� Lập lịch mọi việc
� Lập lịch cho việc ñột xuất
93
Kỹ năng lập thời gian biểu
� Giờ quan trọng nhất
� Cắt bớt ñi một việc
� Thêm một giờ buổi sáng
� ðừng vật lộn với chó con
� Chỉ chấp nhận những tin ngắn
� Không kiểm tra kép
94
Lúc thiếu tiền ta tiêu pha rất chi ly.
Nếu ta sử dụng thời gian như tiêu
tiền chắc không bao giờ ta nghèo.
95
Kỹ năng lập thời gian biểu
� Sắp xếp thư tự ưu tiên
� Làm cho quyển lịch quan trọng như ñồng hồ
� Hoạch ñịnh ngày thứ tư trước ngày thứ ba
� Tuân thủ lịch
96
Quản lý thời gian
� Giá trị của thời gian
� Các thế hệ quản lý thời gian
� Công cụ quản lý thời gian
97
Thành công lớnvới bước nhỏ
hơn là
thành công nhỏvới bước lớn.
98
Hãy tôn trọng thời
gian của người khác
99
Kỷ luậtlà tự do.
100
Ai cũng có cùng một tài sản:
1440 phút/ngàyCách sử dụng tài sản ñó làm nên sự
khác biệt giữa người giàu và kẻ nghèo,
người thành công và kẻ thất bại.
101
Chuẩnmực
Hànhvi
Thóiquen
Tínhcách SSỐỐ PHPHẬẬNN
Suynghĩ
102
Thói quen tích cực là:
sức bật cuộc ñời.
103
Hệchuẩn
Hànhvi
Thóiquen
Vănhoá SSỰỰ NGHINGHIỆỆPP
Suynghĩ
104
3 ñiều ước!(Sau một năm nữa tôi chuyển sang thế giới mới)
105
Chân lý biết thời
ñiểm của mình.
106
107
Ấp 21 ngày
Tăng nhiệt ñộcao lên ñể ñẩy
nhanh tiến ñộ
Ung
108
Mọi thứ ñều ñược
tạo ra hai lần
109
Mọi thứ ñều xuất
phát từ suy nghĩ.
110
Trung thực
� Có thể tiến bộ
� Cái gì làm ñược
� Thực hiện ngay
top related