temas deberes funcionales de la secretaria en ausencia del jefe ¿quÉ hago?
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TEMASTEMAS
DEBERES FUNCIONALES DEBERES FUNCIONALES DE LA SECRETARIADE LA SECRETARIA
EN AUSENCIA DEL JEFEEN AUSENCIA DEL JEFE
¿QUÉ HAGO?
DEBERES FUNCIONALES
Tener en cuenta el cumplimiento del Reglamento del Centro
Conocer a la perfección el organigrama del Centro, la organización, estructura y coordinaciones de trabajo
Mantener en todo momento los principios básicos de la ÉTICA
1º
2º
3º
DEBERES FUNCIONALES
4º.-Conocer en lo posible la especialización de su superior, a fin de que pueda asistirle correctamente en todo momento en lo referente a sus necesidades laborales.
5º.-Deberá facilitar el trabajo y conocer a la perfección cada una de las responsabilidades inherentes a su Jefe.
6º.-Deberá descargar a su superior todo aquello que no sea de su competencia.
DEBERES FUNCIONALES
Planificar su tiempo y actividades de modo muy flexible (con frecuencia hay cambio de prioridades).
Trabajar con doble agenda (la del Jefe y la propia).
Evitar interrupciones identificando la prioridad de cada asunto
8º
9º
7º
10º.-Cumplirá con sus funciones de “memoria” del superior, debiendo mantenerlo al día en cuanto a los compromisos en el centro y en el exterior.
11º.-Filtrar toda la información entre el mundo exterior y el Jefe para evitar que se vea obligado a:
Leer o analizar todos los documentos. Solucionar asuntos que puedan ser resueltos con
el desvío a otros directivos o subordinados autorizados a hacerlo.
DEBERES FUNCIONALES
Despachar con el Jefe cada día al iniciar la jornada.
Actualización diaria de los Planes de Trabajo (anual, mensual, semanal y diario).
Planificar las actividades del día de acuerdo a la agenda de trabajo del jefe
13º
14º
12º
Preparar y organizar junto al Jefelas reuniones, seminarios, clasesu otras actividades del Departamento
15º.-Llegar a “acuerdos” con el Jefe en cuanto a
a) Atención a llamadas y horarios de su recepción.b) Días y horarios de atención a las visitas no programadas.
16º.-Reducir y gestionar toda la correspondencia, memos e informes.
17º.-Realizar los trabajos inherentes a su Departamento (cartas, informes, controles) etc.
18º.-Confeccionar las actas de las reuniones. 19º.-Custodiar y archivar adecuadamente los documentos de la oficina.
DEBERES FUNCIONALES
Organizar las visitas, Organizar las visitas, coordinando con antelación todo coordinando con antelación todo lo necesario para su éxito.lo necesario para su éxito.
Gestión de las llamadas telefónicas de entrada y salida
21º
22º
20º
Mantener actualizados los Mantener actualizados los archivos y hacer que el Jefe archivos y hacer que el Jefe conozca como acceder a ellos.conozca como acceder a ellos.
1. Reuniones
2. Vacaciones,
3. Enfermedad,
4. Otros problemas personales,
5. Viajes
6. Eventos
7. Clases
8. Compromisos sociales
El Jefe puede ausentarse de la oficina por causas muy diversas:
Siempre es responsabilidad de la Secretaria que el trabajo continúe con su ritmo habitual
(pone a prueba su capacidad ejecutora)
La Secretaria Ejecutiva para desempeñarse correctamente en estas ocasiones, deberá cumplimentar sus tareas habituales y otras que más adelante se relacionan:
S. A. P
Ubicación del Jefe
Crear un sistema de Crear un sistema de atención y atención y prevención prevención (SAP) de (SAP) de emergencias en emergencias en cuanto a:cuanto a:
a)a) Cartas, memos, Cartas, memos, notas, etc., que notas, etc., que hayan sido hayan sido remitidos a otros remitidos a otros y que demanden y que demanden respuesta.respuesta.
b)b) LlamadasLlamadas
EN AUSENCIA DEL JEFE EN AUSENCIA DEL JEFE ACTIVIDADES ACTIVIDADES FUNCIONALESFUNCIONALES
Despachar cada día Despachar cada día al concluir el Jefe al concluir el Jefe
sus labores a fin de sus labores a fin de determinar que es determinar que es prioritario para su prioritario para su cumplimiento en la cumplimiento en la
próxima jornadapróxima jornada
Conocer la Conocer la ubicación exacta de ubicación exacta de
su Jefesu Jefe Esta información Esta información
sólo debe ser sólo debe ser manejada por la manejada por la
secretariasecretaria
Representar Representar a su Jefea su Jefe
c) c) Respuestas a dar por el Respuestas a dar por el superior a terceros antes de una superior a terceros antes de una fecha determinada.fecha determinada.d) Compromisos que conlleven d) Compromisos que conlleven una previa preparación.una previa preparación.e) Acuerdos de las reunionese) Acuerdos de las reuniones
S. A. P
S. A. P
EN AUSENCIA DEL JEFE EN AUSENCIA DEL JEFE ACTIVIDADES ACTIVIDADES FUNCIONALESFUNCIONALES
S. A. P
Llene los recuadros con otras actividades que usted realice
ESTÉ O NO EL
JEFE
ESTÉ O NO EL
JEFE
CRECIMIENTO
SEGURIDAD
DECISIÓN
AUTOCRÍTICA
DISCRESIÓNTACTO
NATURALIDADTOLERANCIA
EFICIENCIA
INICIATIVA
CUALIDADES QUE DEBEN PREVALECER EN LA SECRETARIA CUANDO EL JEFE SE
AUSENTA
INICIATIVA: No esperar por el Jefe para actuar en asuntos cuya respuesta o solución sea conocida por Usted.
CRECIMIENTO: Crezca en todos los aspectos. Motívese para hacerlo.
SEGURIDAD: Siéntase segura de lo que es y de lo que sabe.
DECISIÓN: Es clave en muchas ocasiones. No espere por su Jefe para tomar decisiones sobre asuntos que Usted sabe como resolver.
AUTOCRÍTICA: Conózcase a sí misma. Y ¡Corríjase!
EFICIENCIA: Haga sus labores con rapidez y calidad.
NATURALIDAD: No aparente lo que no es.
TOLERANCIA: Sea tolerante con las personas con las que se relaciona en sus labores y con las circunstancias en que se vea envuelta.
DISCRESIÓN: Secretaria y Secreto son sinónimos. Téngalo en cuenta.
TACTO: Sea diplomática en todo momento. No lo olvide.
Cont.
TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ
PRESENTE
17
Utilice palabras y maneras no agresivas.
Aprenda a identificar la gravedad de los
asuntos
Enfrente con diplomacia y tacto las situaciones difíciles
Resuelva el mayor número de ellas, siempre que sea
posible y apropiadoComprométase a solucionar la situación siempre que se pueda y hágalo con posterioridad
Técnicas
Si sabe que no hay solución inmediata,
no se comprometa, explique lo mejor que pueda e intente ganar la comprensión de su
interlocutor.
Que no queden asuntos
pendientes
Todo lo que requiera
verificación en detalles.
Técnicas (cont) Emplee Listas de Chequeo para :
Son una excelente
manera para poder verificar
el trabajo a realizar
Asuma las actividades que no
requieran la presencia
imprescindible del Jefe o que pueden
reducirse a su Visto Bueno o
aprobación.
Presente soluciones, no
problemas.
Ofrezca su ayuda y evite hacer que las personas esperen por su superior.
Evite malos entendidos e incomprensiones.
Si es imprescindible sugiera otro momento más propicio para solventar la situación.
TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ PRESENTE (cont)
Logre un clima de cooperación adecuado intercalando con otros jefes las situaciones de trabajo.
Si aprende lo básico del trabajo de su Jefe y llega a dominar el vocabulario de su campo, los principios generales y sus aspectos éticos y sociales, sus posibilidades serán mayores y solucionará un sin número de dificultades sin su presencia.
TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ PRESENTE (cont)
DE LO CONTRARIODE LO CONTRARIO
CAMBIE DE PLAZA
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