taklimat ms iso 9001:2008 smtjb
Post on 20-Jan-2015
13.062 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
11
31 DISEMBER 2009 (KHAMIS)31 DISEMBER 2009 (KHAMIS)DEWAN SERI BESTARI SMTJBDEWAN SERI BESTARI SMTJB
oleholehNoraini bin SiisNoraini bin Siis
PQS SMTJBPQS SMTJB
KURSUS PEMAHAMAN & KURSUS PEMAHAMAN & PELAKSANAANPELAKSANAAN
MS ISO 9001:2008MS ISO 9001:2008PENGAJARAN & PEMBELAJARANPENGAJARAN & PEMBELAJARAN
SM TEKNIK JOHOR BAHRUSM TEKNIK JOHOR BAHRU
2
OBJEKTIF
Di akhir Sesi Kursus ini, setiap Peserta Akan :-Di akhir Sesi Kursus ini, setiap Peserta Akan :-
* MEMAHAMI KEPENTINGAN KUALITI
* MEMAHAMI KONSEP SISTEM PENGURUSAN KUALITI * MELAKSANAKAN PROSES KERJA YANG BERKUALITI DEMI MEMENUHI KEHENDAK PELANGGAN
3
APA YANG PERLU ANDA LAKUKAN
BERFIKIRAN POSITIF
BERMATLAMAT
FOKUS PENGLIBATAN
TENANG
4
PERSEPSI TENTANG ISO 9001
• ISO - Ini Susahkan Orang• ISO - Ini Sakit Otak• ISO - Ini Seksa Ohh
• ……………..
5
PIHAK PENGURUSAN & PIHAK PENGURUSAN & PEKERJAPEKERJA
6
INTERNATIONAL ORGANISATION INTERNATIONAL ORGANISATION FOR STANDARDIZATIONFOR STANDARDIZATION
7
Pengenalan kepada ISO 9001:2008 Sistem Pengurusan Kualiti
Certified
Q
8
• ISO = International Organization for Standardization
• Quality Management System Standard• Applies to any organization
(Manufacturing and Service)• Internationally Recognized & Accepted
• Tells you what must be done but not how
• Guidance on controlling necessary activities
• Focus on meeting the requirements of customer
9
10Sumber Infrastruktur
Sistem
Asas Organisasi
11
Plan - Do - Check - Act
PDC
A
Plan: Establish the objectives & processes necessary to deliver results in accordance with customer requirements & the organization's policies
Do: Implement the processes Check: Monitor
& Measure processes & product against policies, objectives & requirements for the product & report the results.
Action: Take actions to continually improve process performance.
12
PRINSIP-PRINSIP SISTEM
PENGURUSAN KUALITI
13
PRINSIP SISTEM PENGURUSAN KUALITI
Berfokuskan Pelanggan
Kepimpinan
Penglibatan PekerjaPendekatan ProsesPendekatan berSistem Dalam Pengurusan
Penambaikan BerterusanKeputusan Berasaskan Fakta
Perhubungan Dengan Pembekal
P1
P2
P3
P4
P5
P6
P7
P8
14
Organisasi bergantung kepada pelanggan, oleh itu mereka hendaklah memahami keperluan
pelanggan yang sedia ada dan pada masa akan datang, memenuhi keperluan pelanggan dan berusaha untuk melebihi jangkaan pelanggan
WE OUR
CUSTOMER
1. FOKUS PELANGGAN
15
Pengurusan yang bertindak sebagai ketua mewujudkan penyatuan antara tujuan dan
matlamat sesuatu organisasi. Mereka hendaklah mewujudkan dan mengekalkan
persekitaran dalaman yang sesuai untuk para pekerja supaya mereka dapat terlibat
sepenuhnya dalam mencapai objektif-objektif organisasi.
2. KEPIMPINAN
16
Pekerja di semua peringkat adalah merupakan tonggak sesebuah organisasi dan penglibatan
mereka sepenuhnya membolehkan keupayaan mereka digunakan untuk faedah-faedah
organisasi.
3. PENGLIBATAN PEKERJA
17
Hasil yang dikehendaki dapat diperolehi dengan lebih efisien apabila sumber-sumber dan aktiviti
yang berkaitan diurus sebagai suatu proses.
OUTPUTINPUT PROSES
4. PENDEKATAN PROSES
18
Dengan mengenalpasti, memahami dan menguruskan sesuatu sistem untuk proses-
proses yang berhubungkait bagi sesuatu objektif, ianya dapat menambahkan effisiensi dan
efektifnya sesuatu organisasi.
5. PENDEKATAN SISTEM
19
ADMIN PK1`HEM PK KOKO GKMP GURU STAFS
PROSES PEMBELAJARAN & PENGAJARAN
PELA
NG
GA
N
PENGETUA
20
Plan
Do
Check
Act
Improvement
Peningkatan Berterusan hendaklah dijadikan sebagai
Objektif Tetap sesuatu organisasi.
6. PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN
21
Keputusan yang efektif dibuat berdasarkan analisa sesuatu data/matlamat.
7.PENDEKATAN BERFAKTA DALAM MEMBUAT KEPUTUSAN
22
Sesuatu organisasi dan pembekal-pembekalnya adalah saling bergantung antara satu sama lain
dan hubungan yang saling bermanfaat dapat mempertingkatkan keupayaan yang menguntungkan kedua-dua pihak.
8. HUBUNGAN SALING BERMANFAAT DENGAN PEMBEKAL
23
Keperluan ISO 9001:2008
24
SEKSYEN 1
SKOP
25
1.1 Umum
Semua keperluan ISO 9001:2008 adalah “Generik” dan bertujuan untuk digunakan
oleh sebarang organisasi.
Organisasi boleh mengecualikan keperluan ISO 9001:2008 sekiranya keperluan tersebut
tidak bersesuaian kerana “Sifat Semulajadi Produk”
26
1.2 Pemakaian
Pengecualian hanya dibenarkan untuk keperluan yang:
Tidak menjejaskan keupayaan organisasi
Tidak mengenepikan tanggungjawabnya untuk membekalkan produk yang memenuhi keperluan pelanggan dan statutori dan peraturan tertentu.
Mana-mana klausa 7 “Realisasi Produk”
27
KLAUSA 2
“RUJUKANNORMATIF”
28
Rujukan dibuat kepada ISO 9000:2005
“Sistem Pengurusan Kualiti - Asas dan Daftarkata”
29
KLAUSA 3
“PERKATAAN & DEFINASI”
30
Produk (Product) boleh juga bermaksud “Perkhidmatan”
(Service)
31
KLAUSA 4
“SISTEM PENGURUSAN
KUALITI”
32
KEPERLUAN AM
(4.1)SISTEM
PENGURUSANKUALITI
(4.0)
SISTEMPENGURUSAN
KUALITI(4.0)
KEPERLUANDOKUMEN
(4.2)
Umum(4.2.1)
Manual Kualiti(4.2.2)
Kawalan Dokumen(4.2.3)
Kawalan Rekod(4.2.4)
33
KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN FIZIKAL
PERPUSTAKAAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIAKOLEJKEDIAMAN
URUSAN PEJABAT BENDAHARI
KKEEPPEERRLLUUAANN
PPEELLAANNGGGGAANN
1.10PEPERIKSAAN KK
EEPPUUAASSAANN
PPEELLAANNGGGGAANN
1.6
PENGURUSAN
SUMBER
1.5PENGURUSAN
REKODPELAJAR
1.7PENYEDIAAN
INFRASTRUKTUR
1.8PERANCANGAN PENGAJARAN
1.9PELAKSANAAN PENGAJARAN
KAWALAN KETIDAKAKURAN
1.11PENILAIAN
PERKHIDMATAN PENGAJARAN
PEMANTAUANPENGAJARAN
DAN PEMBELAJARAN
1.12PENILAIAN
PENCAPAIAN PELAJAR
MENEPATIKEPERLUAN
YA
1.13PENGIJAZAHAN
PENGENALPASTIAN TAHAP
PEMBELAJARAN
PROSES SOKONGAN
TIDAK1.1
PELANSTRATEGIK
1.2 PEMBENTUKAN KURIKULUM
1.3PENAWARAN
KURSUS
1.4PENDAFTARAN
KURSUS
PROSES PENGURUSAN
PROSES TERAS
MENEPATIKEPERLUAN
TIDAK
YA
AUDIT DALAMAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN
PENCEGAHAN
SEMAKAN PENGURUSAN
MAKLUMBALAS PELANGGAN
Pemetaan Proses
34
4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI
4.2.1 Umum: Sistem Dokumentasi yang diperlukan ialah:
a) Kenyataan bertulis mengenai Polisi Kualiti & Objektif-Objektif Kualiti.
b) Manual Kualiti. c) Prosedur-Prosedur & Rekod-Rekod yang
diperlukan oleh Standard ISO 9001.d) Dokumen-Dokumen & Rekod-Rekod yang
diperlukan oleh organisasi untuk memastikan perancangan,operasi dan kawalan yang efektif terhadap proses-proses.
35
Tahap Pembangunan Dokumentasi
Bergantung kepada:
a) Saiz dan Jenis aktiviti sesuatu organisasi.
b) Kerumitan dan Interaksi di antara proses-proses.
c) Tahap Kecekapan anggotakerja.
36
STRUKTUR DOKUMENTASI SISTEM STRUKTUR DOKUMENTASI SISTEM PENGURUSAN KUALITIPENGURUSAN KUALITI
MANUAL KUALITI
PROSEDUR-PROSEDUR
DOKUMEN-DOKUMEN SOKONGAN
BORANG/REKOD
Level-1
Level-3
Level-2
37
HIRARKI DOKUMENTASI• Dasar & Obj. Kualiti
• SPK ikut Standard MS ISO 9001:2008
Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan SPK SMTV
Dokumen yg menyokong pelaksanaan SPK spt Surat Pekeliling, Arahan Perbendaharaan & Garis Panduan
Bukti Pematuhan SPK yang diamalkan
38
Dokumentasi yang Dokumentasi yang baik!baik!
Jelas (Clear).
Ringkas & Padat (Concise) Senang Difahami (User Friendly)
39
4.2.2 MANUAL KUALITI
SMT mestilah mewujud dan memelihara satu Manual Kualiti yang merangkumi:
a) Menerangkan Skop dan Pengecualian untuk SPK yang dibangunkan.
a) Rujukan kepada prosedur-prosedur kualiti yang digunapakai dalam SPK
a) Menerangkan Interaksi dan hubungkait proses antara sistem yang dibangunkan.
40
4.2.3 Kawalan Dokumen
Sistem dokumentasi yang diwujudkan di SMT mestilah dipelihara dan dikawal melalui proses:
a) Meluluskan (to approve) mana-mana dokumen sebelum diedarkan dan digunakan.
b) Menyemak dan Mengemaskinikan (to review and update) serta meluluskan semula (re-approve) dokumen-dokumen apabila perlu.
c) Dokumen-dokumen yang telah diubah (changes) dikenalpasti berserta dengan status terkini
(current revision status) dokumen tersebut.
41
4.2.3 Kawalan Dokumen
d)Dokumen-dokumen diedarkan kepada bahagian-bahagian yang memerlukan (available at point of use).
e)Dokumen-dokumen tersebut boleh dibaca dan difahami (legible) serta mudah diperolehi (readily identifiable).
f) Dokumen-dokumen luaran (external origin) dikenalpasti dan dikawal pengedarannya (distribution controlled)
e)Dokumen-dokumen yang tidak digunakan (obsolete document) dikawal agar tidak digunakan dan sekiranya dokumen-dokumen tersebut perlu disimpan, ianya hendaklah dikenalpasti.
42
CIRI-CIRI KAWALAN DOKUMENCIRI-CIRI KAWALAN DOKUMEN
Kawalan Dokumen Baru Status Semakan Kawalan Perubahan Dokumen Kaedah Pengedaran Dokumen Kaedah Mengenalpasti Dokumen Kawalan Dokumen Luar Kawalan Dokumen yang Lupus
Prosedur perlu disediakan untuk menerangkan perkara di atas
43
KAWALAN DOKUMEN BARUKAWALAN DOKUMEN BARU
Tanggungjawab menyediakan dokumen baru perlu dinyatakan.
Tanggungjawab melulus dan mengesahkan dokumen baru.
Perlu mengikut format dan struktur yang ditetapkan
Perlu disemak kesesuaiannya sebelum digunakan
Tarikh kuatkuasa dokumen perlu dinyatakan dan dimaklumkan.
44
STATUS SEMAKANSTATUS SEMAKAN
Untuk memastikan hanya dokumen terkini digunakan.
Mengunakan “No semakan”, “No Isu” atau kedua-dua sekali.
No Semakan/ Isu bertambah bagi perubahan yang dilakukan.
Kaedah digunakan bergantung kepada organisasi
45
SYARIKAT XYZ
PROSEDURPENYENGGARAAN BANGUNAN
No. Dokumen: XYZ--PK – 06
Muka Surat:1/ 6
No. Semakan: 00 No Isu : 01 Tarikh Kuatkuasa:1.2.2002
PROSEDURPENYENGGARAAN BANGUNAN
PERKARA TANDATANGAN NAMA JAWATANDisediakan Oleh MOHAMMAD SYAH FIRAFIZAL BIN
ABU BAKARPSW
Disemak Oleh FAKHRUDDIN BIN ABD RAHMAN KBW
Disahkan Oleh HAFIDZAH BINTI HASSAN PBM
NO. SALINAN TERKAWAL DIKELUARKAN KEPADA:
46
KAWALAN PERUBAHAN DOKUMENKAWALAN PERUBAHAN DOKUMEN
Tahap kebenaran untuk membuat perubahan perlu dinyatakan.
Kaedah permohonan untuk membuat perubahan perlu dinyatakan.
Perubahan perlu disahkan oleh pihak yang ditetapkan
Perkara yang diubah perlu direkodkan
Dokumen lama perlu ditarik balik, dan dokumen baru perlu diberikan kepada pemegang.
Status Semakan perlu bertambah setiap kali perubahan
47
PERMOHONAN PINDAAN DOKUMENPERMOHONAN PINDAAN DOKUMEN
BORANG PINDAAN DOKUMEN
1. Jenis Dokumen:
Manual Prosedur lain-lain ___________
2. Butir-Butir Perubahan
3. Tujuan Peubahan diperlukan
Pemohon: _________________
4. Kelulusan Permohonan 5. Komen
Ya Tidak
Disahkan oleh: _______________
48
Helaian ini merekodkan setiap pindaan ke atas prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas.
No Semakan
Muka Surat Butir-butir pindaan Kelulusan Tarikh
HELAIAN REKOD PINDAAN
REKOD PINDAAN DOKUMENREKOD PINDAAN DOKUMEN
49
KAWALAN PENGEDARAN DOKUMENKAWALAN PENGEDARAN DOKUMEN
Penerima dokumen perlu dikenalpasti
Salinan Terkawal dan Tak Terkawal perlu mempunyai tanda pengenalan
Salinan Terkawal - boleh digunakan sebagai panduan untuk melaksanakan kerja
Salinan Tidak Terkawal - sebagai rujukan sahaja
50
SENARAI EDARAN DOKUMENSENARAI EDARAN DOKUMEN
No Nama Dokumen Kod Dokumen Isu/Semakan Tarikh Kuatkuasa
51
SALINAN TERKAWAL DAN TAK SALINAN TERKAWAL DAN TAK TERKAWALTERKAWAL
SALINAN ASAL
SALINAN TERKAWAL
NO 1
SALINAN TERKAWAL
NO 2
SALINAN TERKAWAL
NO 3SALINAN TAK TERKAWAL
52
Bil Tajuk Dokumen No Isu/ Semakan No Nama Tandatangan/
Salinan Penerima Tarikh
BUKTI PENERIMAAN DOKUMENBUKTI PENERIMAAN DOKUMEN
53
KAEDAH KENALPASTI DOKUMENKAEDAH KENALPASTI DOKUMEN
Menggunakan no kod yang unik untuk dokumen yang digunakan
Contoh:
XYZ - PRO -QC - 001
Nama Syarikat
Jenis Dokumen Bahagian
No siri
54
KAWALAN DOKUMEN LUARKAWALAN DOKUMEN LUAR
Dokumen luar terdiri daripada spesifikasi, standard, panduan yang diterima daripada pihak luar.
Perlu direkod penerimaan dan diedarkan kepada pihak berkenaan.
Dokumen perlu disimpan di tempat berkaitan
Dilupuskan mengikut prosedur pelupusan dokumen
55
No Rujukan Tajuk Dokumen Tarikh Terima/ Isu
Lokasi Penerima Tandatangan Penerima
REKOD DOKUMEN LUARREKOD DOKUMEN LUAR
56
KAEDAH PELUPUSAN DOKUMENKAEDAH PELUPUSAN DOKUMEN
Dilakukan segera pada dokumen yang telah lupus.
Dikenalpasti dengan tanda tertentu
Dokumen lupus perlu ditarik balik daripada penyimpan
DOKUMEN LUPUT
Contoh:
57
4.2.4 Kawalan Rekod
Rekod mestilah disimpan sebagai bukti kepada pelaksanaan operasi-operasi yang efektif dan menepati sistem pengurusan kualiti.
Prosedur mesti diwujudkan yang merangkumi: Identifikasi rekod (identification)Penyimpanan (storage) Pemeliharaan (protection)Pengambilan (retrieval) Tempoh penyimpanan (retention)Pelupusan (disposition)
58
Contoh Rekod-Rekod
• Surat• Dokumen• Bahan Bercetak• Buku• Peta• Lukisan • Gambar• Mikrofilem• Filem Wayang Gambar• Rakaman Suara
59
MUSUH REKOD
1. Faktor Fizikal:
a) Tempat simpanan – mudah terbakar
b) Cahaya,suhu dan kelembapan
c) Habuk
d) Bencana Alam
2. Faktor Biologikal: serangga perosak
3. Faktor Kimia: tindakbalas dengan alam sekitar
4. Faktor Manusia
60
Memelihara Rekod
Bilik simpan rekod mestilah terhindar daripada:KelembapanAtap bocorDinding berlubangSistem pengudaraan yang tidak baik
Terhindar daripada bahaya banjir dan panas matahari
Terhindar daripada tikus & lain-lain serangga
61
Sentiasa membersihkan bilik supaya habuk dan sampah tidak terkumpul.
Rekod-rekod basah dikeringkan.
Rekod-rekod yang koyak diperbaiki/ditampal
Sediakan alat pemadam api di bilik simpan rekod
Memelihara Rekod
62
Bilik Rekod JANGAN SEKALI-KALIJANGAN SEKALI-KALI digunakan sebagai:
- Tempat makan dan minum
- Tempat merokok
- Tempat menyimpan asid, cat, dakwat dan
minyak spirit
- Bahan-bahan yang mudah terbakar
63
KLAUSA 5
“TANGGUNGJAWAB
PENGURUSAN”
64
TANGGUNGJAWABPENGURUSAN
(5.0)
TANGGUNGJAWABPENGURUSAN
(5.1)
FOKUS KPD PELANGGAN
(5.2) DASAR KUALITI(5.3)
PERANCANGAN(5.4)
OBJEKTIF KUALITI(5.4.1)
PERANCANGAN PENGURUSAN
SISTEM KUALITI(5.4.2)
TANGGUNGJAWAB, KUASADAN KOMUNIKASI
(5.5)
TANGGUNGJAWAB & KUASA(5.5.1)
WAKIL PENGURUSAN(5.5.2)
KOMUNIKASI DALAMAN(5.5.3)
KAJIAN SEMULAPENGURUSAN
(5.6)
AM(5.6.1)
KAJIAN SEMULA(5.6.2)
HASIL KAJIANSEMULA
(5.6.3)
65
5.1. KOMITMEN PIHAK PENGURUSAN
Pihak Pengurusan (Top Management) SMT mesti
memberikan komitmen terhadap sistem kualiti dengan:
a) Memberitahu kepada anggotakerja SMT tentang kepentingan memenuhi keperluan pelanggan/ undang-undang.
b) Mewujudkan Polisi kualiti sekolah.
c) Memastikan Objektif kualiti dibangunkan di jabatan/ bahagian yang berkaitan.
d) Menyediakan Sumber yang diperlukan.
e) Mengadakan Mesyuarat Semakan pengurusan.
66
Pihak Pengurusan Atasan SMT mestilah memastikan keperluan pelanggan
ditentukan dan dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan
5.2. FOKUS KEPADA PELANGGAN
67
Pihak Pengurusan Atasan SMT mestilah memastikan
bahawa Polisi kualiti sekolah : Adalah bersesuaian dengan arah tuju sekolah. Merangkumi komitmen terhadap memenuhi
keperluan-keperluan dan peningkatan berterusan SPK.
Menyediakan rangka kerja untuk mewujudkan dan menyemak objektif-objektif kualiti.
Dihebahkan dan Difahami oleh semua warga kerja sekolah.
Disemak untuk kesesuaian yang berterusan.
5.3. POLISI KUALITI
68
“Overall Intentions And Direction Of An Organisation, Related To Quality As Formally Expressed By Top Management”
POLISI KUALITIPOLISI KUALITI
“Niat dan Arahtuju Menyeluruh Organisasi
berkaitan dengan Kualiti sebagaimana yang
dinyatakan oleh Pihak Pengurusan Atasan”
69
Contoh Polisi Kualiti
“SMT beriltizam memberi perkhidmatan pengajaran dan
pembelajaran yang berkualiti tinggi untuk memenuhi kepuasan
pelanggan melalui penambahbaikan yang berterusan”
70
5.4 Perancangan
5.4.1 Objektif Kualiti
Pengurusan Atasan SMT mestilah memastikan bahawa
objektif-objektif kualiti: Selaras dengan Polisi Kualiti (consistent with the
quality policy) Sesuai dan Wujud pada peringkat/bahagian yang
berkaitan (at relevant functions and level) Boleh Diukur (measurable)
““Something Sought, Or Aimed For, Related To Quality”Something Sought, Or Aimed For, Related To Quality”
71
CONTOH OBJEKTIF KUALITICONTOH OBJEKTIF KUALITI
Bahagian Objektif Target
Pendaftaran Mengurangkan masa pendaftaran
< 1 hari
Perancangan Pengurangan Kesilapan < 5 kes/sem
Pengajaran Keberkesanan pengajaran > 3.5/guru
Pembelajaran Kecemerlangan pelajar > 90% lulus
Personel Meningkatkan tahap pelajaran
> 90% Master
Perolehan Alat-alat pembelajaran > 2 kes / tahun
72
5.4.2 Perancangan SPK
Pengurusan atasan SMT mestilah memastikan:
a) Perancangan SPK dijalankan untuk memenuhi keperluan 4.1 dan objektif kualiti.
a) Integriti SPK dipelihara apabila perubahan kepada SPK dirancang dan dilaksanakan.
73
Perancangan Kualiti
Polisi Kualiti
ObjektifKualiti
Strategi Pemasaran
Strategi Operasi
Strategi Kewangan
KemampuanOrganisasi
Suara Pelanggan
74
5.5 TANGGUNGJAWAB, BIDANG 5.5 TANGGUNGJAWAB, BIDANG KUASA DAN KOMUNIKASIKUASA DAN KOMUNIKASI
Pihak atasan SMT mestilah memastikan yang Tanggungjawab (responsibilities) dan Bidang
Kuasa (authorities) dinyatakan dan diberitahu/dihebahkan di dalam organisasi
sekolah
75
CONTOH TANGGUNG JAWAB DAN BIDANG CONTOH TANGGUNG JAWAB DAN BIDANG KUASAKUASA
ABC COMPANY
A - Responsibilities and Authorities:
* To be responsible to set-up machine as customer's drawing and specification.* To ensure that production schedule summary is closely followed in order to meet all customer requirements.* To ensure that all new part/new sample must sent to In-process Q.C for quality evaluation prior to the mass production process.* To fill-up and complete the "Supervision Card" and "Daily Production Record" during mass production process.* To be responsible to take a good care in handling of materials during mass production process.* To ensure the quality of the product by having the layer separation and arrange the product according to it specification.* To follow the Non-Conformance Procedure if the product is found out of specification.* To maintain all the machine in good condition by perform the daily machine checking and to have a necessary preventive on the machine if required.* To ensure to adhere to the factory safety related matters and 5S programs.
B - Qualification and Experience
* Minimum SPM with passes in English and Mathematics subjects.
C - Competency Requirement
* Hardworking and willing to work long hours.* Able to operate production machinery.
Approved by
(Managing Director)
Prepared & Reviewed By : Approved By:
JOB TITLE: REPORTING SUPERIOR
Production Technician Production Manager
76
5.5.2 Wakil Pengurusan
Pihak Pengurusan SMT mestilah melantik seorang wakil pihak pengurusan dan bertanggungjawab serta berkuasa terhadap:
a) Memastikan proses-proses yang diperlukan dalam SPK diwujudkan, dilaksanakan dan dipelihara.
b) Melaporkan ke pihak atasan berkenaan dengan pencapaian pelaksanaan SPK dan sebarang peningkatan yang diperlukan.
c) Memastikan kesedaran terhadap kehendak-kehendak pelanggan diwujudkan di dalam organisasi
Tanggungjawab wakil pengurusan boleh merangkumi urusan dengan pihak-pihak luar untuk perkara-perkara yang
melibatkan SPK
77
Pihak Pengurusan SMT mestilah memastikan proses-proses komunikasi yang bersesuaian (appropriate communication) diwujudkan di
sekolah dan komunikasi tersebut adalah berkenaan keberkesanan Sistem Pengurusan
Kualiti.
5.5.3 KOMUNIKASI DALAMAN5.5.3 KOMUNIKASI DALAMAN
78
5.6.1 Umum
Pihak atasan SMT mestilah menyemak SPK sekolah pada jangkamasa yang dirancang (at planned intervals) untuk memastikan kesinambungan kesesuaian (continuing suitability), ketetapan (adequacy) dan keberkesanan (effectiveness).
Semakan ini mestilah termasuk penilaian terhadap peluang-peluang untuk peningkatan dan keperluan untuk mengubah SPK termasuk polisi kualiti dan objektif kualiti.
5.6 MESYUARAT KAJIAN SEMULA 5.6 MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSANPENGURUSAN
LINK PK04 KAJIAN SEMULA PENGURUSANLINK PK04 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
79
Agenda Mesyuarat Semakan Pengurusan SMT mestilah
mengandungi maklumat mengenai:
a) Keputusan Audit.
b) Maklumbalas Pelanggan.
c) Pencapaian pelaksanaan proses dan ketepatan/kesesuaian produk.
d) Status Tindakan Pembetulan dan Pencegahan.
e) Tindakan Susulan daripada semakan pengurusan yang terdahulu.
f) Perubahan-perubahan yang boleh memberi kesan kepada SPK.
g) Cadangan untuk peningkatan
5.6.2 INPUT MKSP5.6.2 INPUT MKSP
80
Output semakan mestilah termasuk mana-mana
keputusan dan langkah-langkah yang berkaitan
dengan:
a) Peningkatan terhadap keberkesanan SPK dan proses-prosesnya.
b) Peningkatan produk yang berkaitan dengan keperluan pelanggan.
c) Keperluan sumber.
5.6.3 OUTPUT MKSP5.6.3 OUTPUT MKSP
81
PROSES SEMAKAN PENGURUSAN
Semakan Pengurusan
Permintaan TindakanPembetulan
Rekod Semakan Pengurusan Objektif Kualiti
Maklumbalas Pelanggan
Audit Kualiti Dalaman
Analisa Tindakan Pembetulan
Perubahan Kepada Sistem
Cadangan Peningkatan
Pengumpulan Data, Analisa dan Persembahan
Pencapaian Proses
82
KLAUSA 6
“PENGURUSAN SUMBER”
83
6 Peruntukan Sumber
SMT mesti menentukan dan membekalkan sumber untuk:
a) Melaksana dan memelihara SPK dan meningkatkan keberkesanannya.
b) Mempertingkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi kehendak pelanggan.
84
6.2 Sumber Manusia
6.2.1 Umum
SMT mestilah memastikan anggotakerja yang hasil kerja mereka mempunyai kesan terhadap kepatuhan keperluan produk hendaklah kompeten berdasarkan pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman yang bersesuaian.
85
Organizational Chart
Job/Position Description
Competency Matrix – Borang soal selidik guru
Performance Appraisals
Skills Test
Certificate
License
Bukti Pelaksanaan
86
SMT mestilah:a) Menentukan kelayakan bagi
anggotakerja hasil kerjanya memberi kesan terhadap kepatuhan keperluan pengajaran dan pembelajaran.
b) Di mana perlu, memberi latihan atau mengambil tindakan lain untuk memenuhi kompetensi yang diperlukan.
c) Menilai keberkesanan tindakan yang diberi.
d) Memastikan kesedaran anggotakerja mengenai kepentingan kualiti.
e) Menyimpan rekod berkaitan pendidikan, latihan kemahiran dan pengalaman (4.2.4)
6.2.2 Kompetensi, Latihan dan Kesedaran
87
a) Competence Required – job description, task specification (Matrik Kompetensi)
b) Training – training records, recruitment ads, job appointments, sub-contracts
c) Effectiveness Monitored – skills test, performance appraisal, probation reviews, customer feedbacks, audits (Instrumen Penilaian kursus, Instrumen Keberkesanan Program)
d) Awareness Training – induction programs, induction records, notice boards, briefing
e) Appropriate Records – certificates, degrees, licenses
OBJECTIVE EVIDENCE
88
MENGURUS LATIHAN
Kenalpasti Kecekapan yang diperlukan
Analisa Keperluan Latihan
Memberi Latihan
Menilai Keberkesanan Latihan
Rekod Latihan
Pengambilan Pekerja BaruRancang Latihan
89
6.3 INFRASTRUKTUR
Pengangkutan kedaibuku,kafeteria
Perkhidmatn berkaitan
Air, api, perkhidmatan kesihatan
Bangunan, ruang kerjaPeralatan untuk proses Pengajaran dan Pembelajaran
Pihak Pengurusan perlu memastikan infrastruktur
disediakan dan diselia untuk kepatuhan kualiti
Maklumat Kesihatan Secara On-line
Khidmat sokongan
Bilik kuliah, makmal,perpustakaan, padang, bengkel
LCD, Computer, bahan ujikaji
90
Workspace and associated facilities - buildings, rooms, warehouse
Equipment, hardware & software -Machines, tools, computers, software, videos, monitors
Supporting Services - Utilities (power, light, phone, fax), transportation,
communication (newsletter, web pages)
Bukti Pelaksanaan
91
Pengajian Luar kampus
Makmal-tidak merbahaya
Bilik Kuliah selesa,selamat
Tempat Kerja
Kepelbagaian Persekitaran
Pembelajaran
Persekitaran pembelajaran perlu diurus untuk menggalakan dan menghasilkan proses pembelajaran kondusif dan berkesan.
6.4 Persekitaran Kerja
92
Bukti Pelaksanaan
Temperature (air conditioner/heater)
Lights, Airflow
Safety (electricity, eye protection, noise protection)
Dust free
Ergonomics
93
KLAUSA 7
“REALISASIPERKHIDMATAN”
94
7.1 Perancangan Realisasi Produk
SMT mestilah merancang dan membangunkan proses yang
diperlukan untuk realisasi produk/perkhidmatan.
SMT mestilah menentukan:a) Objektif kualiti dan keperluan P & Pb) Proses-Proses, Dokumen dan Sumber yang
diperlukan.c) Keperluan untuk Pemantauan, Peperiksaan,
Pemeriksaan, Pencerapan dan Penilaian di mana perlu bagi mewujudkan P & P yang berkesan.
d) Rekod sebagai bukti proses dan produk mematuhi keperluan.
95
IP hendaklah:• Merancang dan membangunkan proses-proses di setiap
peringkat penyampaian perkhidmatan seperti reka bentuk dan pembangunan pengajian, pelaksanaan, aktiviti penilaian dan perkhidmatan sokongan, peruntukan sumber-sumber, kriteria penilaian dan aktiviti peningkatan bagi mencapai keputusan yang dikehendaki.
• Contoh-contoh proses penyampaian perkhidmatan bagi IP:* aktiviti pengajaran dan pembelajaran* reka bentuk dan pembangunan kurikulum* penetapan projek penyelidikan* aktiviti latihan dan perjawatan* perolehan perkhidmatan dan bahan* kemasukan pelajar* mendapatkan akreditasi bagi program, ijazah profesional dan pengajian lepasan ijazah* penyediaan perkhidmatan perpustakaan, peralatan* perkhidmatan sekuriti dan keselamatan* penyediaan bilik kuliah, makmal, dewan* penyelenggaraan kemudahan
96
7.2 Proses Berkaitan Pelanggan
7.2.1 Menentukan Keperluan Berkaitan P & P
a) Keperluan yang dinyatakan pelanggan termasuk.
b) Keperluan penghantaran dan aktiviti selepas penghantaran
c) Keperluan yang tidak dinyatakan pelanggan tetapi penting
d) Keperluan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan produk
e) Keperluan lain yang dianggap penting oleh pihak sekolah.
97
Sebelum membuat komitmen untuk melaksanakan proses P & P pihak sekolah mestilah memastikan:
a) Keperluan P & P dinyatakan,
b) Sebarang perbezaan akan akan diselesaikan terlebih dahulu sebelum sesi persekolah bermula
c) Pelihara rekod semakan proses P & P (4.2.4)
7.2.2 Semakan Keperluan Berkaitan Produk
98
SMT perlu menentukan dan melaksanakan cara berkomunikasi yang berkesan dengan pelanggan yang berkaitan mengenai:
a) Maklumat berkaitan dengan P & P yang diberikan.
b) Pertanyaan dan pengendalian pesanan termasuk perubahan asal.
c) Maklumbalas pelanggan termasuk aduan pelanggan
7.2.3 Komunikasi Pelanggan
99
7.3 Rekabentuk dan Pembangunan
7.3.1 Perancangan Rekabentuk dan Pembangunan
Organisasi mestilah menentukan:a) Tahap rekabentuk dan pembangunan,b) Aktiviti semakan, verifikasi dan validasi,c) Tanggungjawab dan bidangkuasa.
Hubungkait antara kumpulan yang berbeza mesilah diurus bagi memastikan komunikasi yang berkesan dan serahan tanggungjawab.
Kemaskini output perancangan mengikut perkembangan rekabentuk dan pembangunan
100
Perancangan Pembentukan Program Pengajian/Kursus di IP
Semasa perancangan pembentukan Program Pengajian, Fakulti/ Universiti menentukan:
Program/Kursus yang perlu dibentuk:- sasaran, objektif dan tempoh pembelajaran
Tahap/Peringkat di dalam pembentukan program tersebut:- Masa diambil
Proses Semakan, verifikasi dan validasi yang perlu untuk setiap tahap tersebut.
Pihak-pihak yang terbabit dalam proses pembangunan program/kursus
101
7.3 Rekabentuk dan Pembangunan
7.3.2 Input Rekabentuk dan Pembangunan
Tentukan keperluan input dan pelihara record(4.2.4). Input termasuk :a) Keperluan Fungsi dan Prestasib) Keperluan Undang-Undang tertentuc) Sekiranya bersesuaian, Maklumat daripada Rekabentuk Terdahulud) Keperluan lain yang penting.
Input hendaklah disemak kecukupannya. Keperluan ini mestilah lengkap dan tidak mengelirukan
102
Input Pembentukan Pengajian/ Kursus di IP
Untuk pembentukan program/kursus, input diperolehi daripada:
Arahan Kementerian Pengajian Tinggi/Kementerian Pelajaran Malaysia
Arahan Pihak Pengurusan Universiti/Kolej/Maktab
Cadangan Jabatan/Fakuti
Program/Kursus yang terdahulu (sekiranya ada)
Badan/Pertubuhan Profesional (Lembaga Pengajian)
Hasil Kajian Pasaran
103
7.3 Rekabentuk dan Pembangunan
7.3.3 Output Rekabentuk dan Pembangunan
Output mestilah dalam bentuk yang sesuai untuk divarifikasi dan diluluskan. Output mestilah:
a) Memenuhi keperluan input
b) Menyediakan maklumat berkaitan perolehan, pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan
c) Mengandungi rujukan untuk kriteria penerimaan produk
d) Menyediakan ciri-ciri produk yang penting bagi penggunaan yang betul dan selamat
104
Output Pembentukan Pengajian/Kursus di IP
Jawatankuasa Penubuhan yang diarahkan akan menyediakan rangka program/kursus yang meliputi (antaranya):
Objektif program pengajian Struktur program Jam kredit program Perbandingan dengan institusi pengajian lain sekiranya ada. Sinopsis kursus berkaitan Cadangan kod kursus baru
105
7.3.4 Semakan Rekabentuk dan Pembangunan
Di peringkat yang sesuai, semakan sistematik mestilah dilaksanakan mengikut perancangan (lihat 7.3.1) bagi:a) Menilai keupayaan hasil rekabentuk dan
pembangunan dalam memenuhi keperluanb) Mengenalpasti masalah dan cadangan untuk
tindakan yang sepatutnya
Penyertaan untuk semakan ini mestilah terdiri wakill dari bahagian yang berkaitan. Rekodi hasil semakan dan tindakan diambil mestilah dipelihara (4.2.4)
106
Di dalam proses pembentukan program, semakan dan pertimbangan dilaksanakan pada setiap tahap untuk menentukan sama ada ianya memenuhi keperluan yang ditetapkan dan juga untuk mengenalpasti sebarang masalah dan tindakan susulan yang perlu diambil. Dokumen program disemak oleh:1. Lembaga Pengajian2. Jawatankuasa Kurikulum Universiti/Kolej3. Senat4. Lembaga Pengarah Universiti (LPU)5.Kementerian Pengajian Tinggi/Kementerian Pelajaran Malaysia
Semakan Rekabentuk dan Pembangunan di IP
107
7.3.5 Verifikasi Rekabentuk dan Pembangunan
Verifikasi mestilah dilaksanakan mengikut perancangan (7.3.1) bagi memastikan output memenuhi keperluan input .Rekod verifikasi dan tindakan diambil mestilah
dipelihara (4.2.4)
7.3.6 Validasi Rekabentuk
dan Pembangunan
Validasi mestilah dilakukan mengikut perancangan (7.3.1) bagi memastikan produk yang terhasil berupaya untuk memenuhi kehendak penggunaan yang spesifik, yang mana diketahui. Sekiranya praktik, validasi mestilah dilengkapkan sebelum penghantaran atau produk digunakan. Rekod validasi dan tindakan diambil mestilah dipelihara (4.2.4).
108
Verifikasi Pembentukan Program/Kursus di IP
Verifikasi dilakukan untuk memastikan bahawa program baru memenuhi objektif pembangunan program tersebut. Verifikasi dibuat oleh jawatankuasa dan pihak yang berkenaan seperti yang dinyatakan dalam Garis Panduan Akademik Universiti/Kolej.
Dokumen cadangan program pengajian baru yang telah diluluskan oleh Senat, Lembaga Pengarah Universiti dan Badan Profesional dimajukan kepada Agensi Kerangka Kelayakan (MQA), Kementerian Pengajian Tinggi/KPM untuk kelulusan. Tanpa kelulusan daripada pihak tersebut, program baru tidak akan ditawarkan oleh pihak Universiti/Kolej
109
7.3.6 Kawalan Perubahan Rekabentuk dan Pembangunan
• Perubahan terhadap rekabentuk dan pembangunan mestilah dikenalpasti dan rekod dipelihara.
• Perubahan mestilah disemak, divarifikasi, divalidasi dan diluluskan sekiraya berkaitan, sebelum pelaksanaan.
• Semakan terhadap perubahan mestilah mengandungi penilaian mengenai kesan perubahan terhadap komponen barangan dan produk yang telah dihantar.
• Rekod hasil semakan dan tindakan diambil mestilah dipelihara (4.2.4)
110
Dari semasa ke semasa, IP perlu mengkaji setiap kandungan kurikulum berdasarkan kepada :
• Arahan pihak atasan• Pandangan /ulasan / komen pihak-pihak tertentu• Keperluan semasa
Sekiranya terdapat perubahan dalam kurikulum tersebut, maklumat mengenai perubahan tersebut akan dimaklumkan kepada pihak-pihak yang berkenaan.
Kawalan Perubahan Rekabentuk dan
Pembangunan di IP
111
Validasi (pengesahan) Pembentukan dan Pembangunan Program/kursus di
IP
IP perlulah menyemak program-program yang dilaksanakan untuk memastikan objektif program
tercapai.
112
SEMAKAN REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN
Proses
VARIFIKASI
VALIDASI
Output
Input
Keperluan Pelanggan
Produk
REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN
113
7.4 PEROLEHAN
7.4.1 Proses Perolehan
• SMT mestilah memastikan yang produk yang diperolehi mematuhi keperluan perolehan yang ditentukan (Arahan Perbendaharaan).
• SMT mestilah menilai dan memilih pembekal-pembekal berdasarkan keupayaan mereka untuk membekalkan produk mengikut keperluan sekolah.
• Kriteria pemilihan, penilaian dan penilaian semula mestilah diwujudkan.
• Rekod mengenai hasil penilaian dan sebarang tindakan penting hasil dari penilaian mestilah dipelihara.
114
7.4.2 Maklumat Perolehan
• Maklumat perolehan mestilah menerangkan produk yang akan diperolehi termasuk yang mana bersesuaian
– keperluan untuk kelulusan produk, prosedur, proses dan peralatan
– keperluan untuk kelayakan anggotakerja
– kehendak SPK
• Pihak sekolah mestilah memastikan keperluan spesifik perolehan mencukupi sebelum berkomunikasi kepada pembekal
7.4 PEROLEHAN
115
7.4.3 Verifikasi Produk Yang diperolehi• Pihak sekolah mestilah mewujudkan dan menjalankan
pemeriksaan atau aktiviti-aktiviti penting yang lain untuk memastikan produk yang diperolehi memenuhi keperluan spesifik.
• Sekiranya pihak sekolah atau pelanggannya hendak membuat verifikasi di premis pembekal, organisasi mestilah menyatakan verifikasi yang diinginkan dan kaedah pelepasan produk di dalam maklumat perolehan.
7.4 PEROLEHAN
116
PEROLEHAN Pemilihan Pembekal
Senarai Induk Pembekal
Dokumen Pembelian
Pembelian
Penerimaan Barangan
Pemeriksaan
Tindakan Pembetulan
Penilaian Pembekal
117
7.5 Penyediaan Produk Dan Perkhidmatan
7.5.1 Kawalan Penyediaan Produk dan Perkhidmatan
Rancang dan laksanakan proses pengeluaran dan perkhidmatan di dalam keadaan terkawal
a) Maklumat yang menerangkan ciri-ciri produk
b) Kedapatan arahan kerja, sekiranya perlu d) Penggunaan Peralatan
pemantauan danpengukuran
e) Pelaksanaan Pemantauan dan Pengukuran
c)Penggunaan Peralatan yang sesuai
f) Pelaksanaan aktiviti perlepasan, penghantaran dan selepas penghantaran produk.
118
Maklumat yang menerangkan dengan jelas ciri-ciri P & P yang hendak disampaikan
Penggunaan BBM yang sesuai
Instrumen pemantauan dan pengukuran tahap disediakan
Ruang belajar seperti bilik kuliah, bengkel, perpustakaan, alatan yang sesuai
Bukti Pelaksanaan
119
7.5.2: Validasi proses Penyediaan Produk & Perkhidmatan
Organisasi hendaklah mewujudkan perancangan bagi proses proses tersebut mengikut kesesuaian merangkumi: a) kriteria yang ditentukan untuk semakan dan kelulusan proses-proses, b) kelulusan peralatan dan kelayakan personel, c) penggunaan kaedah dan prosedur-prosedur tertentu, d) keperluan-keperluan untuk rekod-rekod (lihat 4.2.4), dan e) Perakuan semula.
Validasi perlu dilakukan terhadap proses yang mana output yang terhasil tidak dapat diverifikasikan oleh pemantauan atau pengukuran dan sebagai akibatnya, kelemahannya kelihatan hanya setelah produk digunakan atau perkhidmatan diberikan.
Validasi hendaklah menunjukkan bahawa proses-proses berkenaan berkeupayaan untuk mencapai hasil-hasil yang telah dirancang.
120
7.5.3 Identifikasi & Kebolehcarian Produk
• Di mana sesuai, organisasi hendaklah memberi pengenalan terhadap produk dengan menggunakan kaedah yang sesuai di sepanjang proses realisasi.
• Organisasi hendaklah memberikan status produk berhubung dengan keperluan-keperluan pemantauan dan pengukuran di sepanjang proses realisasi.
• Sekiranya kebolehcarian merupakan satu keperluan, organisasi hendaklah mengawal pengenalan yang unik bagi produk dan dan memelihara rekod (lihat 4.2.4). Pending
testPassed Failed
Serial No.123
121
Identifikasi & Kebolehcarian Produk di IP
Nombor dan kad pelajar
Setiap program dan kursus yang ditawarkan mempunyai sistem kod yang tersendiri
122
7.5.4: Hartamilik Pelanggan
Organisasi hendaklah menjaga harta pelanggan ketika ianya berada dalam kawalan organisasi atau sedang digunakan oleh organisasi.
NOTA: Hak milik pelanggan boleh merangkumi harta intelek dan data peribadi.
Organisasi hendaklah menanda, mengesah, melindungi dan menjaga harta pelanggan yang disediakan untuk digunakan atau dijadikan sebahagian daripada produk. Sekiranya harta pelanggan hilang, rosak atau didapati tidak sesuai untuk digunakan, organisasi hendaklah melaporkan kepada pelanggan dan rekod-rekodnya dipelihara (lihat 4.2.4).
123
Harta Milik Pelanggan di MKM
Sijil-sijil yang diberikan oleh pelajar
Kad pengenalan/surat kelahiran
Kertas ujian, peperiksaan dan kertas kajian
Peralatan pelajar dll
124
7.5.5 Pemuliharaan Produk
Organisasi hendaklah memulihara produk semasa dalam proses dan penghantaran ke destinasi yang ditetapkan bagi memastikan kepatuhan terhadap keperluan.
Di mana sesuai, pemuliharaan ini hendaklah merangkumi pengenalan, pengendalian, pembungkusan, penyimpanan dan perlindungan. Pemuliharaan hendaklah juga merangkumi komponen-komponen lain yang membentuk produk.
125
Pemuliharaan Produk di MKM
Silibus. Kurikulum Bahan Bercetak dan Elektronik (buku, nota
kursus,pita magnetik, komputer program)
Bahan kimia untuk tujuan ujikaji di makmal (self life, keselamatan)
Pelajar tinggal di kampus – klinik, keselamatan & kafeteria
126
7.6 Kawalan Peralatan Pemantauan dan Pengukuran(P&P)
Peralatan pengukuran mestilah:a)Tetukurkan atau divarsifikasi pada jangkamasa yang spesifik atau sebelum
digunakan, dan yang mudahkesan ke peringkat antarabangsa atau kebangsaan.Sekiranya tiada standard, asas bagi tentukuran mesti direkodkan (4.2.4)
b) Dilaraskan atau dilaraskan semula apabila perlu.c) Ada tanda pengenalan bagi menentukan status tentukuran.d) Dilindungi dari pelarasan yang tidak sah.e) Dikawal dari kerosakan semasa pengendalian, penyelenggaraan dan
penyimpanan.
Organisasi mestilah menentukan P&P yang akan dijalankan dan alatan P&P yang diperlukan bagi membuktikan kepatuhan produk terhadap kehendak yang telah ditetapkan. Organisasi mestilah mewujudkan proses untuk memastikan P&P boleh dijalankan secara konsisten dengan keperluan P&P.
Organisasi mestilah menilai dan merekod kesahihan hasil pengukuran yangterdahulu apabila peralatan didapati tidak mematuhi keperluanRekod mengenai hasil tentukuran dan pengesahan mestilah dipelihara (4.2.4) Apabila perisian komputer digunakan dalam P&P, keupayaan perisian untuk memenuhi keperluan penggunaan mestilah dipastikan. Ini mestilah dilakukan sebelum digunakan pada peringkat awal dan dipastikan semula apabila perlu
127
8. Pengukuran, Analisis & Penambaikan8.1 UmumOrganisasi mestilah merancang dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan penambahbaikan yang diperlukan bagi :
a) Mempamerkan kepatuhan keperluan produkb) Memastikan kepatuhan terhadap SPKc) Meningkatkan keberkesanan SPK secara berperingkat
Ini mestilah termasuk penentuan kaedah-kaedah yang bersesuaian termasuk kaedah statistik dan tahap kegunaannya
128
8.2 Pemantauan dan Pengukuran8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
• Sebagai salah satu pengukuran terhadap pelaksanaan SPK.
• Memantau maklumat berkaitan tanggapan pelanggan sama ada organisasi telah memenuhi kehendak pelanggan.
• Kaedah untuk memperoleh dan menggunakan maklumat ini mestilah ditentukan
1 2 3 4 5 6 7
Dissatisfied Satisfied
129
8.2.2 Audit DalamanOrganisasi mestilah menjalankan audit dalaman pada jangkamasa yang dirancang untuk menentukan sama ada SPK: a) Mematuhi perancangan (7.1), mematuhi kehendak standard antarabangsa dan mematuhi keperluan SPK yang diwujudkan .b) Dilaksanakan dan dipelihara secara berkesan. • Jadual audit berdasarkan status dan kepentingan
proses• Mengambilkira keputusan audit terdahulu.• Kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah audit
mestilah dijelaskan.• Auditor dilantik mestilah tidak mengaudit kerja mereka
sendiri. Prosedur audit hendaklah menyatakan tanggungjawab dan keperluan bagi perancangan dan pelaksanaan audit, mewujudkan rekod dan laporan keputusan audit. Rekod audit dan keputusannya hendaklah diperlihara (4.2.4).
Pihak yang di audit memastikan tindakan segera (correction) dan tindakan pembetulan dilaksanakan tanpa lengah bagi menghapuskan ketidakpatuhan dan puncanya.
Tindakan susulan mestilah merangkumi verifikasi tindakan yang diambil dan laporan hasil verifikasi
130
8.2 Pemantauan dan 8.2 Pemantauan dan PengukuranPengukuran
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses-Proses
• Mestilah menggunakan kaedah-kaedah yang sesuai untuk memantau proses dan di mana perlu, pengukuran pelaksanaan SPK hendaklah dilakukan.
• Kaedah-kaedah ini mestilah menunjukkan keupayaan proses untuk mencapai hasil yang dirancang.
• Apabila hasil yang dirancang tidak tercapai, tindakan segera dan pembetulan mestilah diambil bagi memastikan kepatuhan produk
131
8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk
• SMT mestilah memantau dan mengukur ciri-ciri produk untuk menentukan bahawa kehendak produk dipenuhi. Ini mestilah dijalankan diperingkat yang bersesuaian semasa proses merealisasi produk mengikut perancangan yang telah dibuat (7.1). Bukti kepatuhan terhadap kriteria yang diterima mestilah dipelihara.
• Rekod-rekod mestilah menunjukkan mereka yang mempunyai bidangkuasa untuk melepaskan produk bagi penghantaran kepada pelanggan. (4.2.4)
QC Passed
• Pelepasan produk dan pemberian perkhidmatan kepada pelanggan mestilah tidak dilakukan sehingga perancangan (7.1) telah dipenuhi , melainkan diluluskan oleh pihak yang relevan atau pelanggan.
Monitor and Measurement Records
Monitor and Measurement Records
Test Results
Approved by: SBO
132
1. Guru:a) Laporan Penilaian Prestasi
2. Pelajara) Ujianb) Peperiksaan
Pemantauan & Pengukuran Produk di SMT
133
8.3 Kawalan Ketidakpatuhan Produk
Kaedah kawalan ketidakpatuhan sama ada:• Dikerjakan semula bagi memenuhi spesifikasi• Diterima/digunakan dengan konsesi• Mengambil tindakan untuk menghalang kegunaan atau
aplikasi yang asal. Digred semula atau dibuang• Mengambil tindakan yang bersesuaian terhadap kesan
atau kesan yang mungkin berlaku akibat ketidakpatuhan tersebut apabila ketidakpatuhan produk dikesan selepas penghantaran atau selepas produk digunakan
Rekod mengenai keadaan ketidakpatuhan dan mana-mana tindakan berikutnya yang diambil, termasuk konsesi yang diperolehi mestilah dipelihara (4.2.4)
Produk yang tidak mematuhi kehendak, dikenalpasti dan dikawal daripada penggunaan atau penghantaran. Prosedur berdokumen hendaklah menyatakan kawalan dan tanggungjawab serta bidang kuasa yang berkenaan untuk menguruskan produk.
Verifikasi semula ke atas produk yang dikerjakan semula bagi memastikan kepatuhan terhadap keperluan.
134
• Tidak mencatat buku laporan Kehadiran murid dan disiplin murid• Tidak menyemak hasil kerja murid• Instrumen peniilaian prestasi guru oleh murid/laporan
pencerapan• Tidak mengemaskini rekod pengesanan 100% sukatan pelajaran
diajar setiap 2 bulan• Tiada jadual/guru ganti• Prestasi/keputusan peperiksaan pelajar• Kertas soalan peperiksaan tidak dilabel/bocor• Mesyuarat jawatankuasa panitia pelajaran tidak dilaksanakan
b) Pembekal - Tidak mengikut spesifikasi
c) Pelajar- Kehadiran- Prestasi Pembelajaran-
e) Peralatan Mengajar/BBM- Tidak mencukupi/rosak/hilang- Buku ryang dipinjam tidak dipulang mengikut tempoh
Kawalan Ketidakpatuhan Produk di SMT
135
8.4 Analisa Data
Tentukan, kumpul dan analisa data bagi mempamerkan kesesuaian dan keberkesanan SKP serta menilai keberkesanan peningkatan berperingkat SPK dapat dilaksanakan. Termasuk data yang terhasil daripada pemantuan dan pengukuran.
d) Pembekal
(7.4)
a) Kepuasan pelanggan (8.2.1)
b) Kepatuhan produk (8.2.4)
C) Prestasi Proses (8.2.3)
Tindak
an
penam
bahbai
kan
Thing to do----------------------------------
dan produk (8.2.4)
136
Analisa Data di SMT
SMT perlu mengumpulkan data untuk membolehkan analisis dibuat ke atas
prestasi sistem pengurusan kualiti dan proses pengajaran. Data boleh
dikumpulkan daripada:
Semakan Pengurusan Kompetensi Staf (akademik dan
pengurusan) Semakan keperluan produk Reka bentuk dan pembangunan program
pengajaran & latihan Prestasi Lulusan Penilaian pembekal Hasil kaji selidik kepuasan pelanggan Keputusan audit Pemantauan dan pengukuran proses Produk yang tidak menepati spesifikasi
137
8.5 Penambahbaikan
8.5.1 Penambahbaikan Berterusan
Organisasi mestilah secara berperingkat meningkatkan keberkesanan SPK melalui penggunaan polisi kualiti, objektif kualiti, hasil audit, analisis data, tindakan pembetulan dan pencegahan serta semakan pengurusan.
138
Penambahbaikan di SMT
SMT perlu meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan kualiti dan proses-proses pengajaran dengan menggalakkan kakitangan mengenalpasti dan melaksanakan projek-projek peningkatan di
dalam skop kerja masing-masing.
Kaedah-kaedah yang bersesuaian hendaklah digunakan dan sumber maklumat boleh diperolehi
daripada:
Penilaian kefahaman polisi kualiti di kalangan kakitangan Pencapaian objektif kualiti yang telah ditetapkan Prestasi Maklum balas daripada pelanggan dan lain-lain pihak yang berkepentingan (ibu-bapa, industri, kerajaan, orang awam)
139
Organisasi mestilah mengambil tindakan untuk menghapuskan punca
ketidakpatuhan supaya ianya tidak berlaku lagi. Tindakan pembetulan
hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan yang berlaku.
Prosedur tindakan pembetulan hendaklah diwujudkan yang meliputi
keperluan berikut:
a) Menyemak ketidakpatuhan (termasuk aduan pelanggan),
b) Menentukan punca-punca ketidakpatuhan,c) Menilai keperluan tindakan untuk memastikan
ketidakpatuhan tidak berulang semula.
d) Menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan.
e) Memelihara rekod keputusan hasil tindakan. f) Menyemak keberkesanan tindakan pembetulan yang
diambil.
8.5.2 Tindakan Pembetulan
140
Organisasi mestilah mengambil tindakan untuk menghapuskan punca-
punca ketidakpatuhan yang berpontensi supaya ianya tidak berlaku.
Tindakan pencegahan yang diambil hendaklah bersesuaian dengan kesan
ketidakpatuhan yang berpotensi berlaku.
Prosedur tindakan pencegahan hendaklah diwujudkan yang meliputi
keperluan berikut:
a) Menyemak ketidakpatuhan (termasuk aduan pelanggan),
b) Menentukan punca-punca ketidakpatuhan,c) Menilai keperluan tindakan untuk memastikan
ketidakpatuhan tidak berulang semula.
d) Menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan.
e) Memelihara rekod keputusan hasil tindakan. f) Menyemak keberkesanan tindakan pembetulan yang
diambil.
8.5.2 Tindakan Pencegahan
141
142
SISTEM PENGURUSAN KUALITISISTEM PENGURUSAN KUALITI
SM TEKNIK JOHOR BAHRUSM TEKNIK JOHOR BAHRU
20102010
153
154
HIRARKI DOKUMENTASIHIRARKI DOKUMENTASI
• Dasar & Obj. Kualiti
• SPK ikut Standard MS ISO 9001:2008
Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan SPK SMTV
Dokumen yg menyokong pelaksanaan SPK spt Surat Pekeliling, Arahan Perbendaharaan & Garis Panduan
Bukti Pematuhan SPK yang diamalkan
155
DOKUMEN TERKAWAL• Ia merupakan dokumen yang mengandungi:
– Manual Kualiti (MK)– Prosedur Kualiti (PK)– Dokumen Sokongan (DS)– Rekod Kualiti
• Prosedur Kawalan Dokumen diwujudkan supaya hanya dokumen yang TERKINI sahaja yang digunakan.
• Mengelakkan penggunaan dokumen usang.
156
MANUAL KUALITI (MK)• MK merupakan dokumen utama TERKAWAL
yang menjelaskan :– Maklumat Asas Sekolah: Latar belakang, Fungsi,
Visi, Misi, Dasar Kualiti, Objektif Kualiti, Struktur Organisasi, Pelanggan & Piaggam Pelanggan
– Strategi Pelaksanaan SPK Pengajaran & Pembelajaran SMTV
– Dasar & Prinsip Asas SPK SMTV keseluruhan
157
PROSEDUR KUALITI (PK)• Ia mengandungi
– 18 prosedur– Borang-borang berkaitan prosedur
158
PROSEDUR KUALITI
159
PROSEDUR KUALITI
160
PROSEDUR KUALITI
161
DOKUMEN SOKONGANIa merupakan dokumen rujukan untuk
melaksanakan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan spt:
• Akta
• Pekeliling Ikhtisas
• Arahan Perkhidmatan,
• Arahan Perbendaharaan
• Buku Panduan
162
REKOD KUALITI• Bahan bukti bahawa SPK telah
dilaksanakan mengikut prosedur yang ditetapkan
• PK 02: Kawalan Rekod diwujudkan untuk memastikan semua rekod / dokumen disenggara dengan baik dan berkesan
• Kawalan Rekod adalah mengikut Surat Pekeliling yang sedang berkuatkuasa semasa.
163
164
PengarahPengarah
Wakil Pengurusa
n
Wakil Pengurusa
n
Pengurus Kualiti BPTV
Pengurus Kualiti BPTV
Semua Timb Pengarah
Semua Timb Pengarah Pengerusi ZonPengerusi ZonKPP KananKPP Kanan JK Pasukan
Petugas KualitiJK Pasukan
Petugas Kualiti
165
Pengarah BPTV Penasihat
Timbalan Pengarah PAPTVPengerusi
KPP PKPTVPenyelaras
Ahli Jawatan Kuasa
166
PengetuaTN HJ HAMSI BIN JAMHARI
Penolong KananPN PHANG GEOK CHIN
GKMP SAINS MATEMATIKNORAINI BIN SIIS
Ahli Jawatan Kuasa
167
PengerusiTN HJ HAMSI BIN JAMHARI (P)
Wakil PengurusanPN PHANG GEOK CHIN (WP)
Pengurus KualitiEN NORAINI BIN SIIS (PQ)
Audit DalamPN HJH FATIMA BTE DULKARNAIN
Pn Hjh Sazaliah bte OthmanPn Hjh Juraidah bte Johan
Pn Norihan bte YusofPn Lee Li Peng
Cik Tan Gaik Wah
Pengurus RekodPN SALUAH BTE AHMADPn Azlida Hanim bte Atan
Cik Nor Dianahany bte IsmailPn Hjh Zaidah bte IbrahimPn Hjh Zainon bte Haroon
En Qarmal bin ShafiinCik Siti Samsunizam bte Mat Nawi
Pegurus DokumenCIK ROSNANI BTE MOHD DAHIRAN
Cik Adlina Haizan bte YusofCik Siti Aidatul Azwen bte BidinEn Syairulnizam bin Mohammad
En Md Sihat bin Md AminCik Irma Rabihah bte Ismail
Pengurus AduanPN NURIDIAMIYANTI BTE SAMIRON
En S Mazlan bin Hj SufarCik Norhashimah bte Hashim
Pengurus LatihanPN SITI NORZAH BTE MAT DARIS
Tn Sheikh Ahmad KamalCik Nurul Ashadiah bte Othman
Pengurus Tugas-Tugas Khas TN HJ KUSIANI BIN KANDARTn Hj Salahuddin bin Abdullah
En Hashimul Hashim bin Mahmud
CARTA ORGANISASIPASUKAN JAMINAN KUALITI SM TEKNIK JOHOR BAHRU
TAHUN 2010
Pengurus Kewangan & LatihanKPT
Pn Haishah bte YacomPn Roshaimi bte Ramli
168
Bidang Tugas Jawatan Tanggungjawab
Penasihat Timbalan Pengarah BPTV
Wakil BPTV
Pengerusi Pengetua Pengurus Sekolah
Penyelaras Penolong Kanan Wakil Pengurusan
Setiausaha PK/GK/KP/Guru Pengurus Kualiti
Audit Dalam PK/GK/KP/Guru Ketua Audit Dalam Sekolah
AJK GPK/KP/Guru/KPT Pengurus Dokumen
Pengurus Rekod
Pengurus Aduan
Pengurus Latihan
Pengurus Kewangan & Perolehan
Pengurus Keceriaan, Keselamatan & Komunikasi
169
JAWATANKUASA BIDANG TUGAS
Pengurus SekolahTn Hj Hamsi bin Jamhari
• Memberi komitmen yang tinggi untuk melaksanakan SPK SMTV
• Mempengerusikan Mesy Kajian Semula Pengurusan Sekolah
• Menyediakan sumber yang mencukupi untuk pelaksanaan SPK SMTV
• Melaporkan status pelaksanaan SPK SMTV kepada Pengarag BPTV
Wakil Pengurusan Pn Phang Geok Chin
• Merancang dan melaksanakan SPK SMTJB
• Merancang dan melaksanakan Audit Dalam peringkat SMTJB
• Mengambil tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan semua proses berkaitan SPK SMTJB
170
JAWATANKUASA BIDANG TUGAS
Pengurus Kualiti SekolahEn Noraini bin Siis
• Menjadi urus setia bagi semua urusan SPK SMTJB
• Melaksanakan SPK seperti yang diarahkan WPS
• Menyelaras dan menyenggara semua Dokumen Kualiti pelaksanaan SPK
• Membantu pelaksanaan Audit Dalam dan Audit Pihak Ketiga (SIRIM)
• Menyelaras pelaksanaan Kajian Semula Pengurusan
• Menyelaras Tindakan Pembetulan dan Pencegahan
• Menyelaras laporan status pelaksanaan SPK
• Menyelaras Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
• Menyelaras & melaksanakan tindakan penambahbaikan berterusan
171
JAWATANKUASA BIDANG TUGAS
Ketua Audit Dalam SekolahPn Hjh Sazaliah bte Othman
• Merancang, menyelaras dan melaksanakan Audit Dalam
• Menyediakan laporan Audit Dalam Sekolah dan Audit SIRIM untuk tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan.
• Melaksana Audit Susulan
• Merancang dan menyelaraskan pelaksanaan Audit Dalam
JAWATANKUASA BIDANG TUGAS
Pengurus Kawalan DokumenCik Rosnani bte Mohd Dahiran
• Membantu menyenggarakan semua dokumen kualiti yang dibangunkan
• Mengemaskini, mengedar dan melupuskan semua dokumen kualiti
• Menyelaras dan menyenggara pindaan dokumen untuk penambahbaikan
• Menyimpan semua jenis dokumen kualiti untuk tujuan rujukan dan perekodan
172
JAWATANKUASA BIDANG TUGAS
Pengurus Kawalan RekodPn Hjh Saluah bte Ahmad
• Menyelaras dan menyenggara pengurusan rekod kualiti SPK SMTJB
• Menyelaras pengurusan fail dan penyimpanan semua rekod kualiti SPK SMTJB.
• Merancang, menyelaras dan memantau pelaksanaan sistem pengurusan fail dan rekod SMTJB
• Menyelaras pengurusan 5S (selain bengkel)
JAWATANKUASA BIDANG TUGAS
Pengurus LatihanPn Siti Norzah bte Mat Daris
• Menyediakan matriks kompentasi, mengedar dan menganalisis keperluan latihan sekolah
• Merancang program latihan tahunan sekolah berasaskan analisis matrik kompentasi
• Melaksana dan memantau program latihan sekolah
• Menyediakan laporan keberkesanan latihan dan cadangan penambahbaikan pengurusan latihan dan pembangunan staf
173
JAWATANKUASA BIDANG TUGAS
Pengurus Aduan & Maklum Balas PelangganPn Nuridiamiyanti bte Samiron
• Merancang, menyelaras dan melaksanakan pengurusan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan
• Menyelaras dan melaksanakan siasatan aduan sekolah
• Menganalisa dapatan maklum balas aduan sekolah
• Membentangkan laporan analisis aduan dan maklum balas pelanggan sekolah dalam mesyuarat pengurusan / kajian semula pengurusan
JAWATANKUASA BIDANG TUGAS
Pengurus Perolehan & PenyelenggaraanPTK
• Menyelaras dan menyediakan analisis pembekal (perolehan, perkhidmatan dan penyenggaraan)
• Menyelaras pelaksanaan prosedur kualiti perolehan dan penyelenggaraan
• Membuat alporan dan mencadangkan penambahbaikan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
• Memantau pengurusan perolehan dan penyelenggaraan sekolah
174
JAWATANKUASA BIDANG TUGAS
Pengurus Tugas-tugas KhasPn Hjh Sazaliah bte Othman
• Membantu tugas-tugas yang diarah oleh WPS dan Pengurus Kualiti dari semasa ke semasa
• Menyelaras semua tugas-tugas khas yang ditetapkan dari semasa ke semasa
• Melaporkan status pelaksanaan program dan aktiviti bagi semua tugasan yang diberi
• Infrastruktur – merancang, menyelaras, memantau dan memastikan semua urusan pembangunan infrastruktur sekolah disediakan dan memenuhi spesifikasi mengikut keperluan yang telah ditetapkan.
sambungan
Pengurus Perolehan & PenyelenggaraanPTK
• Mendapat laporan status pengurusan perolehan danpenyelenggaraan sekolah
• Menjadi urusetia Mesyuarat Kewangan Sekolah
175
sambungan
Pengurus Tugas-tugas KhasPn Hjh Sazaliah bte Othman
• Persekitaran Kerja – Merancang, menyelaras, memantau dan memastikan kerja sekolah kondusif untuk melaksanakan proses penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan mengikut keperluan yang telah ditetapkan
• Imej Korporat – Merancang, menyelaras, memantau dan memastikan imej sekolah dibangunkan mengikut keperluan yang telah ditetapkan
• Komunikasi – Merancang, menyelaras dan memastikan sistem komunikasi dalaman dan komunikasi kepada pelanggan disediakan mengikut keperluan yang telah ditetapkan
176
SENARAI TUGAS UMUMSENARAI TUGAS UMUM
1.1. Pastikan semua anggota memahami SPK yang telah Pastikan semua anggota memahami SPK yang telah dibangunkan berdasarkan standarad MS ISO dibangunkan berdasarkan standarad MS ISO 9001:20089001:2008
2.2. Merancang dan melaksanakan latihan pembangunan Merancang dan melaksanakan latihan pembangunan staf – pendedahan kepada MS ISO, SPK dan semua staf – pendedahan kepada MS ISO, SPK dan semua program dan aktiviti peningkatan profesionalisme program dan aktiviti peningkatan profesionalisme perguruanperguruan
3.3. Memastikan semua anggota memberi komitmen yang Memastikan semua anggota memberi komitmen yang tinggi untuk melaksanakan SPK berasaskan prosedur tinggi untuk melaksanakan SPK berasaskan prosedur yang telah diluluskanyang telah diluluskan
4.4. Memastikan program Audit Dalaman dilaksanakan, Memastikan program Audit Dalaman dilaksanakan, membuat tindakan pembetulan, pencegahan dan membuat tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan berterusan.penambahbaikan berterusan.
177
Sambungan Sambungan
5.5. Memastikan semua kehendak dan keperluan Memastikan semua kehendak dan keperluan pelanggan disediakanpelanggan disediakan
6.6. Menyediakan pelan tindakan pelaksanaan SPK Menyediakan pelan tindakan pelaksanaan SPK sekolah berdasarkan portfolio masing-masingsekolah berdasarkan portfolio masing-masing
7.7. Menyediakan laporan status pelaksanaan SPK Menyediakan laporan status pelaksanaan SPK sekolah untuk dibentang dlm Mesyuarat Kajian sekolah untuk dibentang dlm Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan diperingkat BPTVSemula Pengurusan diperingkat BPTV
8.8. Menyelaras dan memantau tindakan pembetulan, Menyelaras dan memantau tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikanpencegahan dan penambahbaikan
9.9. Menyelaras dan menyenggara semua dokumen Menyelaras dan menyenggara semua dokumen terkawalterkawal
178
MULA
Sedia/Semak Prosedur Kualiti SPKS (MK, PK) – Kelulusan
Laksana SPKS dan Perkembangan Staf (Latihan Dalaman: Audit Dalam)
Audit Dalam
Patuh kepada prosedur?
Pembetulan / Pencegahan
Kajian Semula Pengurusan (Analisis Obj Q, Audit, M.Balas Pelanggan, Pembekal)
Laksana Penambahbaikan SPKS / Prosedur Kualiti
Kelulusan SPKS yang terkini & Pelaksanaan secara menyeluruh
Tidak
Ya
Proses Pelaksanaan & Penambahbaikan secara berterusanProses Pelaksanaan & Penambahbaikan secara berterusan
Taklimat Kesedaran SPK kepada semua warga sekolah; Guru & StafTaklimat Kesedaran SPK kepada semua warga sekolah; Guru & Staf
Bentuk Pasukan Jaminan Kualiti SekolahBentuk Pasukan Jaminan Kualiti Sekolah
Semak Prosedur Kualiti SPK (MK, PK) – Kelulusan Semak Prosedur Kualiti SPK (MK, PK) – Kelulusan
Laksana SPK dan Perkembangan Staf (Latihan Dalaman: Audit Dalam)
Laksana SPK dan Perkembangan Staf (Latihan Dalaman: Audit Dalam)
Audit DalamAudit Dalam
Patuh kepada prosedur?Patuh kepada prosedur?
Kajian Semula Pengurusan (Analisis Obj Q, Audit, M.Balas Pelanggan, Pembekal)
Kajian Semula Pengurusan (Analisis Obj Q, Audit, M.Balas Pelanggan, Pembekal)
Laksana Penambahbaikan SPK / Prosedur KualitiLaksana Penambahbaikan SPK / Prosedur Kualiti
Kelulusan SPK yang terkini & Pelaksanaan secara menyeluruhKelulusan SPK yang terkini & Pelaksanaan secara menyeluruh
179
•Kejayaan menunggu anda,•Jika ada usaha untuk
berjaya.•Kegagalan sedia menanti,•Jika banyak alasan dicari
• Sekian, Terima Kasih
top related