system documentation and diagramming technique
Post on 08-Dec-2015
52 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
LECTURE NOTES
System Documentation and Diagramming
Technique
Suroto Adi, Drs., M.Sc., D.M.S.
surotoadi@binus.ac.id
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
LEARNING OUTCOMES
Students are able to explain the important of system documentation and prepare different forms
of system documentation.
Students are able to conduct business process documentation, database and information
processes.
OUTLINE MATERI :
1. The purpose and role of system documentation
2. Entity and Structured narative table
3. Process Map
4. DFD
5. ERD
6. System flowchart
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
ISI MATERI
Tujuan dan Peran Dokumentasi Sistem.
Dokumentasi sistem adalah suatu cara visual yang menggambarkan operasi system,
sehingga sangat penting dan diperlukan. Brett (2010) menyatakan bahwa melalui dokumentasi
sistem memungkinkan kita untuk: 1). memahami beberapa cara menggambarkan suatu sistem
yang berbeda yang dapat diwakili sustu diagram, 2). mempersiapkan sendiri perangkat
dokumentasi sistem yang dipilih, 3).dapat digunakan untuk melihat hubungan antara beberapa
bentuk yang berbeda dari dokumentasi sistem. Hal yang paling penting pada saat kita membuat
dokumentasi sistem adalah menjawab pertanyaan-pertanyaan: 1). Siapa yang terlibat; 2).
Kegaitan-kegiatan apa yang terjadi; 3). Dimana kegaiatan itu terjadi; 4). Mengapa kegiatan itu
terjadi; dan 5). Kegiatan-kegaitan mana yang sesuai dengan tujuan organisasi.
Dokumentasi sistem memainkan peran penting dalam organisasi, berperan sebagai
memori organisasi tentang bagaimana sistem ini dirancang dan dioperasikan, dan memainkan
peran penting dalam proses pengembangan sistem. Untuk akuntan, dokumentasi sistem
merupakan sarana untuk memahami jejak audit dalam organisasi, proses bisnis dan bagaiman
cara data bergerak dalam proses bisnis.
Dengan kriteria pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab, maka Brett juga menyatakan
bahwa sulit untuk mengatakan bentuk dokumentasi mana yang lebih baik atau lebih penting.
Berikut ini akan dibahas bentuk-bentuk dokumentasi: process map, data flow diagrams (DFD),
dan system flowchart.
Entitas dan Tabel Narasi Terstruktur
Entitas adalah orang atau sesuatu yang merupakan bagian dari proses. Suatu entitas
adalah orang yang ikut terlibat dalam kegiatan-kegiatan atau proses bisnis. Entitas dibedakan
antara entitas eksternal dan enitias internal.
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
Entitas eksternal adalah siapa saja yang menyediakan masukan (input) kepada sistem dan
yang menerima keluaran (output) dari sistem, sedangkan entitas internal adalah siapa saja yang
mengolah atau mentransformasikan data dalam suatu proses bisnis.
Awal dari suatu dokumentasi sistem adalah narasi yang terstruktur yaitu diskripsi tertulis
tentang bagaimana proses beroperasi atau berjalan. Narasi ini disusun setalah melakukan
pengamatan suatu proses yang sedang berjalan dan wawancara dengan petugas yang
mengoprasikan proses itu.
Perhatikan contoh kasus berikut ini.
Departemen/Bagian yang memerlukan barang akan mengirim permintaan barang melalui
petugas pembelian. Petugas akan merekam rincian permintaan barang kedalam komputer
dan komputer akan menyimpannya dalam file permintaan pembelian barang. Pada saat
rincian barang direkam, komputer akan menampilkan daftar pemasok yang diperoleh
dari master file pemasok. Petugas memilih pemasok yang mampu mengadakan barang
sesuai dengan permintaan barang yang diajukan oleh Departemen/Bagian. Caranya,
petugas mengetik rincian barang yang diminta melalui screen, komputer akan
memunculkan nama-nama pemasok yang memenuhi syarat dan terlihat dalam screen.
Setelah memastikan pemasok dapat memenuhi barang yang sesuai diminta
Departemen/Bagian, petugas pembelian menekan tombol “confirm”. Sistem komputer
akan menyimpannya kedalam file order pending. Semua permintaan pembelian dari
Departemen/Bagian di simpan dalam file permintaan pembelian. Setiap hari Rabu,
supervisor pembelian log in ke sistem komputer dan melihat pesanan pembelian dalam file
order pending. Setelah melakukan review, supervisor akan memberikan persetujuan
dengan menekan tombol “confirm to print” dan pada saat itu akan tercetak tiga rangkap
pesanan pembelian siap ditanda tangani oleh supervisor. Komputer akan menyimpan
pesanan pembelian kedalam file pesanan pembelian. Selanjutnya, setelah pesanan
pembelian ditanda tangani, lembar pertama pesanan pembelian dikirim ke pemasok,
lembar kedua dikirim ke Departemen/Bagian pengirim permintaan barang, dan lembar
ketiga diberikan kepada petugas pembelian untuk keperluan memastikan pesanan
pembelian cocok dengan permintaan kemudian disimpan dalam file pesanan terkirim.
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
Tabel narasi terstruktur dari kasus diatas dapat dilihat pada Tabel 01 berikut, yang
mendiskripsikan entitas, masukan, proses/kegiatan, dan keluaran.
No. Entity Inputs Process/Activity Outputs
1 Requesting
Department
Purchase requisition
2 Purchase
officer
Purchase
requisition
Enter details into
computer
Purchase requisition data
3 Computer Purchase
requisition data
Capture purchase
requisition data
Save in the purchase
requisition data store
4 Computer Supplier master
data list
Display list on screen Suppliesr list on
computer screen
5 Purchase
officer
Suppliesr list on
computer screen
Select supplier from list Selected supplier
6 Computer Selected supplier
and purchase
requisition data
from purchase
requisition
receive data store
Prepare purchase order Completed purchase
order on computer screen
7 Purchasing
officer
Completed
purchase order
Review order details
8 Purchasing
officer
Confirm order details Enter confirmation
9 Computer Confirmation
from purchasing
officer
Saves purchase order Data stored in purchase
order pending file
10 Purchasing
officer
Stamps purchase
requisition
11 Purchasing
officer
Files purchase requisition Requisition filed in
purchase requisition file
12 Computer Purchase order
data from
purchase order
pending file
Displays purchase order Purchase order details on
computer screen
13 Purchasing
supervisor
Purchase order
details on screen
Review purchase order
details
14 Purchasing Confirm purchase order Keyed confirmation
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
supervisor details
15 Computer Keyed
confirmation
Print purchase orders Three copies of purchase
orders
16 Computer Saves purchase orders Confirmed purchase
orders data file updates
17 Purchasing
supervisor
Printed purchase
orders
Signs purchase orders Signed purchase orders
18 Purchasing
supervisor
Purchase orders to
supplier
19 Purchasing
supervisor
Purchasing order to
requesting department
20 Purchasing
supervisor
Purchasing order to
purchasing officer
21 Purchasing
officer
Purchase orders Retrieve purchase
requisition
22 Purchasing
officer
Matches purchase order
and requisition
23 Purchasing
officer
Files matche documents Matched document in
orders sent file
. .
Tabel 01: Structured Narrative Table of Purchasing.
Process Map
Proses map adalah salah satu bentuk dokumentasi sistem yang merupakan representasi
grafis sederhana dari suatu proses bisnis, rincian kegiatan yang terjadi, penanggung jawab
kegiatan pada setiap bisnis, hubungan antar area bisnis dan keputusan yang perlu dibuat sebagai
bagian dari proses. Aturan dalam penyusunan process map adalah sebagai berikut:
1. Area fungsional dituliskan di sisi kiri dari diagram.
2. Area fungsional dipisahkan dengan garis yang solid, sedangkan sub area dipisahkan dengan
garis putus-putus.
3. Simbol standar yang dipakai adalah persegi panjang untuk menggambarkan proses atau
kegiatan, bukan menggambarkan dokumen.
4. Garis yang menghubungkan proses diberi label dengan dokumen.
5. Gambar proses dibaca dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
Untuk menyusun suatu process map yang relatif sederhana dilakukan dengan langkah-langkah:
mengidentifikasi enntitas dan divisi, menggambarkan garis untuk setiap divisi, memberi tanda
pada fungsi dan subfungsi, dan menggambarkan aktifitas-aktifitas dari setiap entitas. Dengan
memperhatikan kasus diatas, Gambar 01 berikut ini menggambarkan process map dari proses
bisnis Purchase Department.
Data Flow Diagram (DFD)
Hal yang penting sebelum membahas DFD adalah pengertian system of interest, yang
diartikan yang menjadi fokus dokumentasi adalah suatu sistem atau suatu proses. DFD
merupakan salah satu bentuk dokumentasi sistem yang menggambarkan sistem itu dan
komponen-komponennya, serta arus data atau informasi di antara kompunen-komponen tersebut.
Hal ini memungkinkan pengguna dokumentasi untuk mengidentifikasi entitas yang terlibat
dalam sistem, proses yang terjadi di dalam sistem dan aliran data terjadi antara entitas dan
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
proses. Brett (2010) mengungkapkan ada tiga jenis DFD: diagram konteks (context diagram),
diagram fisik (physical diagram) dan diagram logik (logical diagram). Diagram konteks adalah
representasi dari sistem dengan entitas yang menyediakan masukan dan menerima keluaran dari
sistem.
Diagram fisik adalah sebuah diagram yang menggambarkan entitas-entitas yang terlibat
dalam proses dan arus data antar entitas, serta interaksinya dengan entitas eksternal, sedangkan
diagram logik menggambarkan proses-proses yang terjadi dalam sistem, aliran data antar proses
dan bagaimana proses-proses tersebut berinteraksi dengan entitas eksternal yang memberikan
masukan, menerima keluaran atau keduanya dari sistem.
Gambar 02: Context Diagram “Purcahsing Process”
DFD menggunakan empat simbol yaitu: 1). empat persegi panjang sebagai simbol entitas
eksternal, 2). lingkaran simbol dari sistem atau proses, 3). panah simbol dari aliran data atau
informasi, dan 4). dua garis sejajar sebagi simbul penyimpan data (data store). Dalam kuliah ini
hanya akan dibahas diagram konteks dan diagram logik.
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
Diagram konteks hanya menggambarkan hubungan sistem dengan para entitas eksternal
sehingga tidak terlihat proses-proses pengolahan data didalamnya. Oleh karenanya sistem dalam
diagram konteks di dekomposisi menjadi lebih rinci, yaiitu diagram nol, diagram level 1, level 2
dan seterusnya sesuai dengan kompleksitas sistem. Untuk menyusun diagram konteks langkah-
langkah yang harus dilakukan adalah: menetapkan system interest, mengidentifikasi entitas
ekstenal, mengidentifikasi masukan dan keluaran, dan menggambarkan aliran data dari entitas
eksternal ke sistem dan sebaliknya seusai dengan sifat lingkungan sistem yang digambarkan.
Gambar 02 diatas adalah diagram konteks dari system interest “purchasing process”.
Gambar 03: Zero Diagram “Purchase Order”
Beberapa buku menyatakan bahwa dalam DFD kata “proses” atau “data” tidak perlu
disebut dalam lebel proses atau aliran data. Guna penyusunan diagram nol, sistem didekomposisi
menjadi proses-proses utama dan data store yang diperlukan. Gambar 03 merupakan diagram nol
sedangkan Gambar 04 merupakan diagram rinci dari proses 1: Capture Requisition, dengan tiga
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
sub proses dengan kode label 1.1, 1.2, dan 1.3. Perhatikan bahwa tidak semua proses utama
harus didekomposisi menjadi sub-sub proses. Proses atau subproses yang tidak didekomposisi
lagi disebut proses atau subproses “primitif”. Selanjutnya proses yang primitif harus dibuat atau
dijelaskan lagi dengan menggunakan instrument “spesifikasi proses”.
Gambar 04: Level 1 DFD of Process 1.0 “Capture Requisition”
Entity Relatioship Diagram (ERD)
ERD menggambarkan entity-relationship model yang merupakan gabungan konsep
entitas, atribut, dan hubungan antar entitas. Entitas dalam ERD merepresentasikan suatu objek
atau benda dalam dunia nyata. Entitas biasanya dihubungkan dengan suatu tabel database
relasional. Entitas digambarkan dengan persegi panjang, dan sertiap entitas memiliki atribut,
yaitu karakteristik dari entitas tersebut. Hubungan antar entitas disebut asosiasi yang dijelaskan
dengan kardinalitasnya. Aturan bisnis akan menentukan kardinalitas asosiasi dua entitas..
Penyusunan ERD merupakan proses iteratif yang melibatkan empat langkah sebagi berikut.
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
1. Menyusun narasi keterangan umum dari kegiatan operasional organisasi termasuk proses
bisnis, kebijakan bisnis dan aturan bisnis yang ditetapkan.
2. Menggambarkan ERD dengan mengidentifikasi entitas internal dan eksternal dan hubungan
di antara mereka berdasarkan penejalsana dalam narasi
3. Reciew atau peninjauan oleh masing-masing bidang organisasi yang memiki kegiatan
oprasional tersebut, kesesuaian dengan dan proses bisnis.
4. Melakukan modifikasi atau perbaikan yang diperlukan untuk agar semua komponen entitas
baru yang mempunyai hubungan ditemukan.
Keempat proses atau langkah harus diulang sampai analist dan pengguna setuju bahwa ERD
telah mewakili hubungan dan aturan yang mengatur entitas-entitas organisasi. Gambar 05 berikut
ini merupakan contoh ERD mengacu kasus diatas.
Gambar 05: ERD Purchasing Order
System Flowchart
System flowchart menggambarkan sistem dengan kombinasi dari diagram aliran data
logik dan proses pengolahan data secara fisik, sehingga bentuk dokumentasi dalam system
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
flowchart menggambarkan rincian dari proses pengolahan data yang dilakukan oleh sistem
komputer dalam mendukung kegiatan bisnis.
Gambar 06: System Flowchart of Purchasing
Dukungan tersebut dapat berupa penyediaan data atau informasi maupun pengolahan data
dan produksi laporan. Oleh karena system flowchart menggambarkan proses dan keterkaitannya
secara rinci, maka system flowchart menggunakan banyak simbol untuk menggambarkan entitas-
entitas system. Beberapa symbol yang sering digunakan adalah berkaitan dengan: proses
komputer, proses manual, print out dokumen, display, dan file (master, transaksi), Gambar 06
berikut ini menggambarkan system flowchart proses bisnis purchasing, yang melibatkan lima
entitas, masing-masing: requesting department, purchasing officer, computer, purchasing
supervisor, dan supplier. Requesting Department adalah entitas eksternal yang memberikan
masukan “purchase requisition” dan entitas supplier adalah entitas eksternal yang menerima
keluaran berupa “purchase order”. Penyusunan system flowcahart ini akan sangat terbantu
apabila telah dilakukan analisis narasi terstruktur seperti terlihat pada Tabel 1.
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
SIMPULAN
Dokumentasi sistem memainkan peran penting dalam organisasi, dapat dipandang
sebagai memori organisasi tentang bagaimana sistem ini dirancang dan dioperasikan, dan
memainkan peran penting dalam proses pengembangan sistem. Dokumentasi suatu sistem
biasanya diawali dengan narasi yang terstruktur yaitu diskripsi tertulis tentang bagaimana proses
beroperasi atau berjalan. Para analist berpendapat bahwa tidak ada metode dokumentasi yang
terbaik untuk dikuti, tetapi metode dokumentasi yang baik adalah metoda dokumentasi yang
dapat menggambarkan dengan baik sistem yang diwakilinya. Untuk menggambarkan proses
pengembangan suatu sistem informasi dengan pendekatan proses bisnis, sangat relevan
digunakan diagram REA, proses map, data flow diagran, entity relationship diagram, dan system
flowchart.
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
DAFTAR PUSTAKA
1. Brett Considine, Alison Parker, Karin Oleson, Derek Speer, Michael Lee, “Accounting
Information System- Understanding Business Processes”, 3rd, John Wiley & Sons Australia,
Ltd, 2010
2. http://www.agilemodeling.com/artifacts/dataFlowDiagram.htm
3. http://nptel.iitm.ac.in/courses/Webcourse-contents/IISc-
BANG/System%20Analysis%20and%20Design/pdf/Worked_Examples/WKm5.pdf
4. http://www.library.cornell.edu/.../ERD_final.doc
top related