sogesi - archiviazione documentale
Post on 23-Mar-2016
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DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
● Centralizzazione ed unicità dell’archivio aziendale. Unico archivio per tutti i documenti in uso (Office, mail, fax, file system, erp…)
● Introduzione modalità operative semplici e funzionali nella gestione quotidiana delle informazioni e della documentazione
● Diminuzione tempo di archiviazione ● Ricerca semplificata e immediato reperimento delle informazioni
● Riduzione drastica della ‘carta’
● Aumento dell’efficienza e dell’organizzazione aziendale
● Possibilità di gestire processi operativi in modo da snellire le interazioni tra funzioni aziendali coinvolte
● Possibilità di dematerializzare la carta (modulo Knos Conservazione Sostitutiva)
GLI OBIETTIVI
Knos: applicazione di gestione documentale, web based, che consente la creazione di un archivio organizzato centralizzato di documenti e informazioni
Knos gestisce files di qualsiasi natura generati dalle applicazioni utilizzate in azienda (E-mail, CAD, Office, METODO, etc.). Sviluppato originariamente per affrontare e risolvere le problematiche di gestione della documentazione, nella sua attuale versione permette di organizzare meglio il lavoro, apportando maggiore efficienza all’a-zienda.
Quali informazioni si possono gestire?
● Archiviazione file di qualunque formato (Office, PDF, CAD, mail, erp, immagini…).
● Configurabile e adattabile alle specifiche esigenze aziendali.
● Sicurezza assoluta. Gestione permessi di accesso. Garanzia di univocità del documento archiviato.
● Ricerca facile: filtri configurabili, ricerca metadati e full-text sul contenuto dei documenti.
● Visualizzazione personalizzabile dei risultati.
● Gestione fascicoli virtuali. Possibilità di inserire più documenti in un unico fascicolo.
● Gestione documenti cartacei anche tramite bar-code (riconoscimento OCR). Integrazione con scanner e multifunzione.
● Piattaforma multilingua (supporto Unicode).
● Modificabilità dei documenti archiviati tramite l’applicazione.
● Gestione del versioning.
● Gestione protocollo.
● Strumenti di collaborazione e gestione processi. Notifiche automatiche e “on demand”. Workflow grafico e monitoraggio degli stati di avanzamento.
● Integrazione con la posta elettronica.
● Integrazione con Metodo Evolus.
● API, librerie e webservices disponibili per l’integrazione con qualsiasi applicazione.
Knos provvede ad archiviare e classificare le informazioni in “fascicoli virtuali” detti pubbli-cazioni. All’atto dell’archiviazione in Knos, ogni documento verrà classificato in base alla sua “tipologia” documentale (ad esempio “offerte”, “progetti”, “e-mail”, “fascicolo qualità”…) e quindi pubblicato in Knos; ogni pubblicazione può comprendere uno o più documenti (ad esempio documenti pdf ed email in formato elettronico), alcune informazioni accessorie che la classificano (gli “attributi”: ad esempio la data di creazione del fascicolo, l’oggetto, il tipo documento…), e una serie di riferimenti (ad esempio ad altri tipi documento archiviati tramite l’applicativo).L’archiviazione di tipologie documentali in Knos consiste quindi nel riunire in un’ unica pub-blicazione documenti, link e riferimenti significativi (Es. tracciabilità documenti generata da METODO tramite il prelievo documenti).
Come vengono strutturate le informazioni?FUNZIONALITÀ
Le modalità principali sono tre:• KNOS Client per tutti i file • Funzionalità di integrazione disponibili in METODO• Archiviazione del cartaceo (BARCODE OCR)
Come viene alimentato l’archivio?
È possibile archiviare in Knos e manutenere qualunque file elettronico. Il Knos Client, dispo-nibile come tray icon, rappresenta l’unico collettore per tutte le operazioni di interazione con Knos (nuova pubblicazione, aggiorna pubblicazione, aggiorna documento, gestione versione ecc...). Per file disponibili sul file system e sul gestore di posta l’archiviazione è gestita con un semplice drag & drop.
Knos Client
Da METODO potranno essere archiviati in Knos:• Anagrafiche • Documenti • Prima nota
Archiviazione tramite METODO
Knos semplifica la gestione del flusso documentale relativo ad ogni processo aziendale. È possibile così coordinare gruppi di lavoro, definendo, a fronte di un particolare evento, chi deve fare che cosa, con quali strumenti, con quali informazioni, con quali poteri decisionali.
Focus sul Workflow Grafico
• Applicazione interamente WEB • Diminuzione dei costi diretti (carta e stampa) e indiretti (ore / uomo spese per archiviare e ricercare) • Modularità scalabilità della soluzione• Minimo Impatto organizzativo • Massima protezione degli accessi• Possibilità di introduzione graduale in aree diverse (Commerciale, Ufficio Tecnico, Qualità, Produzione, Amministrazione, Customer Care..) • Facilità d’uso • Startup in pochi giorni
Tanti buoni motivi per scegliere KNOS
Con il workflow grafico:• Disegni gli stati del flusso • Definisci le azioni di collegamento • Notifichi via mail• Verifichi lo stato di avanzamento • Gestisci ritardi, scadenze ed azioni automatiche
MODULI AGGIUNTIVI
Conservazione sostitutiva
StoricizzazioneGestione dell'archivio storico
Barcode OCRGestione cartaceo
Protocollo informatico
SOGESI Headquartervia Trieste, 14 27029 Vigevano (PV)Tel. 0381 691010 - Fax 0381 691020e-mail: sogesi@sogesi.it
SOGESI Filiale di TorinoCorso Palermo, 44 10100 TorinoTel. 011 0198929 - Fax 011 0565410 e-mail: torino@sogesi.it
SOGESI Filiale Piemonte Nord - VerbanoViale Marazza, 14 28021 Borgomanero (NO)Tel. 0322 846081 - Fax 0322 096579e-mail: borgomanero@sogesi.it www.sogesi.it
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