sihteeri 3 1.08.13 marjattakoulu

20.8.2013 1Sihteerikoulutus / KE & ET

SIHTEERI 31.08.13 MARJATTAKOULU

Apua ja neuvontaa.Ottakaa yhteyttä!kari.evasoja@lions.fi / puh. 044-3361455 

20.8.2013 2Sihteerikoulutus / KE & ET

Koulutuksen tavoite

• Antaa vinkkejä tehtävän hoitamiseksi• Kokemusten ja ajatuksien vaihto • Verkostoituminen• Ideariihi

20.8.2013 3Sihteerikoulutus / KE & ET

• Olet presidentin oikea käsi • Klubi on tukenasi • Kauttasi klubisi toiminta välittyy ulospäin

Toimintasi näkyy!

Sihteeri Klubin tärkein virkailija??

20.8.2013 4Sihteerikoulutus / KE & ET

• Kokouskutsujen teko yhdessä presidentin kanssa ja niiden lähettäminen• Pöytäkirjan pito / Presidentti vastaa oikeellisuudesta• Läsnäolon seuranta • Jäsenluettelo• Arkistointi• Muistamiset • Klubitarvikkeiden tilaus

Sihteerin tehtävät sisäiset

20.8.2013 5Sihteerikoulutus / KE & ET

• Jäsenrekisterin päivitykset• Kuukauden jäsenilmoitus JOKA KUUKAUSI• Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan• Osallistuminen kauden piiri, alue- ja lohko kokouksiin• Koulutuksiin osallistuminen• Kirjeenvaihto

Sihteerin tehtävät ulkoiset

20.8.2013 6Sihteerikoulutus / KE & ET

• Läsnäololista• Laadi esityslista yhdessä presidentin kanssa • Järjestä tulleet asiakirjat asialistan mukaisesti• Tee luettelo ilmoitusasioista

Ota mukaan kaikkiin hallituksen/ klubikokouksiin• Lions –vuosikirja• Klubin säännöt• Toimintakauden pöytäkirjat• Piirikuvernöörin tiedotteet

Kokousten valmistelu

20.8.2013 7Sihteerikoulutus / KE & ET

Kokouksen aikana

• Läsnäolijat • Pöytäkirjan pitäminen• Presidentin avustaminen asioiden esittelyssä• Huolehdi, että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan viimeistään kokouksessa• Kirjaa tiedot aktiviteeteista

Mitä tehty, osallistujat, tunnit yms Lisää jäsenrekisterin aktiviteetti osioon

20.8.2013 8Sihteerikoulutus / KE & ET

Kokouksen jälkeen

• Laadi pöytäkirja viivyttelemättä• Läsnäolotilastot ajan tasalle• Tee kuukauden jäsenilmoitus (tehdään joka kuukausi vaikka ei olisi muutoksia)• Palkitsemiset jäsenen palkitsemiset kohtaan jäsenrekisterissä

Älä aikaile tee ilmoitukset viivyttelemättä

20.8.2013 9Sihteerikoulutus / KE & ET

Pöytäkirjan pitäminen

• Laadi lyhyt päätöspöytäkirja (keskusteluista vain pääasiat, jos tarpeellista)• Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset tarkoin sanamuodoin, kannatukset ja mahdollisissa äänestyksissä äänestystapa ja sen tulos• Pöytäkirjaan kirjataan vain kokouksessa tehdyt päätökset. Kirjaa päätös aina kuin se olisi tehty ensimmäistä kertaa ei viittauksia ed.

MUISTA ! Klubin pöytäkirja on myös klubin ”Historiikki”

20.8.2013 10Sihteerikoulutus / KE & ET

Vuosikokous

• Lähetä kokouskutsu ajoissa• Varmista että edellisen kauden asiakirjat ovat valmiina ja esiteltävissä • Muut valmistelut (pj yms)

20.8.2013 11Sihteerikoulutus / KE & ET

•Perhe-jäsenyyden vahvistaminen jäsenrekisteriin 30.11 / 31.5 mennessä• Tammikuun 15. mennessä

•Vuosikokouksen aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheen- johtajaehdokkaat ilmoitettava liiton toimistoon• Piirikuvernööri ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraa-valle kaudelle ilmoitettava piirikuvernöörille. Mukaan klubin kannatustodistus, ehdokkaan suostumus, allekirjoi-tus

Muuta muistettavaa 1

20.8.2013 12Sihteerikoulutus / KE & ET

Muuta muistettavaa 2

• Tarkasta maaliskuussa, että jäsenten muuttuneet tiedot ovat päivitetty jäsenrekisteriin • Vuosikokoukseen ilmoittautumiset / varaukset • Vaalikokous ja sen valmistelut maalis/huhtikuussa• Valtakirjat piirikokoukseen maalis/huhtikuussa• Valtakirjat Lions-liiton vuosikokoukseen maalis/huhtikuussa• Muutostiedot yhdistysrekisteriin kun seuraavan kauden hallitus on valittu•Seuraavan kauden toiminta- ja taloussuunnitelma esitellään vaalikokouksessa

20.8.2013 13Sihteerikoulutus / KE & ET

Kauden lopussa

• Kaikkien pöytäkirjojen tulee olla allekirjoitettuja• Avusta presidenttiä toimintakertomuksen laadinnassa• Kokouspöytäkirjat liitetään kirjanpitomateriaalin mukaan tilintarkastusta varten• Tehtävien luovuttaminen seuraajalle (muista opastaa seuraajaasi, ole hänen tukenaan….)

20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET 14

JÄSENREKISTERI

Rekisteriin kirjautuminen•www.lions.fi/rekisteri/

20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET 15

d

• Kirjautuminen yllä olevan ohjeen mukaisesti.

20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET 16

20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET 17

•Tee kuukauden jäsenilmoitus: Jos jäsentiedoissa ei ole muutettavaa, tulee klikata jäsenrekisterin päävalikosta kohtaa:"lähettää kansainväliseen rekisteriin ilmoitus, että jäsentiedoissa ei ole tapahtunut muutoksia." Tämä on lisätty päämajan toivomuksesta jäsenrekisteriin.

PÄÄVALIKKO

20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET 18

JÄSENMATRIKKELI

20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET 19

KLUBIMATRIKKELI

20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET 20

JÄSENREKISTERI

• Ylävalikon kohdasta Lisää jäsen (passiivin jäsenen aktivointi klubiin toisesta klubista) tapahtuu klubin uuden jäsenen lisäys kohdasta.

• Tietojen lisääminen aloitetaan lisättävän henkilön tarkistuksella. Ts löytyykö henkilöä jo jäsenistä.• Kenttiin Sukunimi, Etunimet, Paikkakunta ja Syntymäaika kirjoitetaan tiedot. Sen jälkeen nappia Hae

painamalla saadaan näkyville samat tiedot omaava jäsen. Jos lisättävä henkilö on sama, perutaan lisäys painamalla Peru-nappia.

• Muuten voidaan lisätä ko henkilö painamalla Lisää-nappia.• Tiedot-sivulle avautuu sivu, missä on jo kirjoitetut tiedot ja mihin kirjoitetaan muut tarvittavat tiedot

jäsenestä. Kenttiin Muoto, Rooli, TunnunsNro ja Ensiliittyminen tulee automaattisesti järjestelmän oletusarvot. Samoin kuin lehtitieto tulee automaattisesti.

• Kun tiedot on kirjoitettu, painetaan tallenna-nappia.

20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET 21

LISÄÄ JÄSEN

• - Lisää kaikki tiedot•

20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET 22

Muista päivittää jäsenten tiedot ajantasaisiksi

Sihteerikoulutus / KE & ET 23

- Viimeistään kauden lopussa-Uusien virkailijoiden tunnukset tulevat rekisterissä olevaan sähköpostiosoitteeseen ks. rekisterin etusivu

20.8.2013

Sihteerikoulutus / KE & ET 24

Palkitsemiset -Historiatieto aina helposti löydettävissä-Ei tarvitse etsiä tietoja vanhoista toimintakertomuksista yms

20.8.2013

20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET 25

KLUBIN TIEDOT

Raportit Raportteja on Klubin jäsenet, Klubin tehtävät, Klubin perustiedot ja jäsenluettelo.Raportti-toiminto toimii vastavasti kuin Jäsen hakusivun Raportit .

Klubin tietosivuKlubin tietoja muutetaan vastaavasti kuin jäsentietoja . Uusi klubi lisätään liiton toimistossa.

HistoriatiedotKlubin historiatiedot löytyvät täältä

20.8.2013

AKTIVITEETTI

20.08.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET 27

Sihteerikoulutus / KE & ET 28

AKTIVITEETTI

20.8.2013

TÄRKEÄÄ!Muista laittaa tilaksi OK kun on valmis

Sihteerikoulutus / KE & ET 29

AKTIVITEETTI

20.8.2013

AKTIVITEETTI

20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET 30

Esimerkkejä aktiviteettien merkitsemiseksi

Lukutaitokampanja: kategoria: 1 yhteisö- ja kulttuuriaktiviteetti alatyyppi: 6 koulutus/kieli/lukutaito Tila: OK

Sokeiden ritarit –avustus: kategoria: 7 avustus yksilöille alatyyppi: 38 avustus näkö /kuulovammaisille Tila: OK

Kummilapsi kategoria: 7 avustus yksilöille alatyyppi: 39 apu huonompiosaisille Tila: OK

AKTIVITEETTI

20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET 31

32Sihteerikoulutus / KE & ET

20.8.2013

SÄHKÖPOSTI

33Sihteerikoulutus / KE & ET

Kiitos osallistumisesta

Kysymyksiä, mietteitä, ehdotuksia!

20.8.2013