sharepoint 2013 einführung und anwenderschulung
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Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 1
SharePoint 2013 für Anwender
- Verständlich- Umfassend
- Unmittelbar produktivLocatech IT Solutions GmbHBaroper Str. 239 b44227 Dortmund
Tel: +49 231 9159650Web: http://www.locatech.com
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Schnell produktiv mit SharePoint 2013
Einleitung, kurze VorstellungEinführung SharePoint, Funktionsumfang, Wichtige BegriffeTeam-Arbeitsbereich / WebseiteListen + Vorlagen / Outlook-IntegrationEigene Verwaltungslisten / Benutzerdefinierte ListenDokumente verwalten, erstellen, ablegenSeitengestaltung/WebpartsAnsichten, Auswertungen, SucheGrafische Auswertungen - DiagrammeBenachrichtigungen und WorkflowsDatenübernahme WIKIBenutzerverwaltung/Berechtigungen
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Leistungsportfolio Prozess- und IT-Beratung Anforderungsanalyse Spezifikation & Pflichtenhefte IT-Workshops & Schulungen Projektmanagement & -umsetzung Einführung, Schulung Wissenstransfer, Dokumentation Software-Lokalisierung, Übersetzung
SchwerpunkteMicrosoft SharePoint & Office-Integration
Customizing, Integration Programmierung
Beispiele: Support- und Ticketsysteme Vertragsmanagement Qualitätsmanagement Reklamationsmanagement
Business Intelligence / Data WarehouseSchnittstellen/Datenanbindungen
ThemenEnterprise 2.0 / Wissensmanagement für UnternehmenProzesslösungen und Produkte für Microsoft SharePointEinführung von Cloud-Lösungen (Microsoft Office365)
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Kosten senken!
Produktivität bei Informationsprozessen
steigern!
Freigabeprozesse vereinfachen und automatisieren!
Zusammenarbeit im Team
verbessern!
Dokumente einfacher verwalten!
Wissens-Management
praxisnah einführen!
Informationen schneller finden!
Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessern!
Die häufigsten Kundenwünsche
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Die Realität im AlltagServer + Freigaben + Ordnerstruktur + private Ablage + Email-
Dokumentverwaltung + …
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SharePoint – Allrounder für alle Unternehmensprozesse
Auswertungen &Reports
Zusammenarbeit im Team
Volltextsuche
Web-PortalFormulare und Workflows SharePoint
Dokumentablage &Content Management
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Die SharePoint-Landschaft
SharePoint-Farm = Komplette SharePoint-InfrastrukturWebanwendung = Abgeschotteter, eigenständiger Bereich
Websitesammlung = Eigener Admin, beliebig viele WebseitenWebseite = Arbeitsbereich für BenutzerWebParts, WebPart-Seiten
BibliothekenListenAnsichtenWorkflow
für zentrale Admins
Für Inhalts-Manager
Elemente für
Benutzer
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SharePoint Farm + Webanwendung
Server-InfrastrukturWird von Systemadministrator/IT erstelltZentrale Konfigurationen
Webadresse(n)Beschränkung ZugriffsgruppenAnbinden zentraler Dienste/Drittsysteme etc.
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Websitesammlung
Abgegrenzter Portal-Bereich für bestimmte BenutzergruppenOft nur eine Websitesammlung bei kleineren UnternehmenSpeicher für Webseiten
Zentraladministration
Webanwendung
Websitesammlung
Website-Seite 1
-Seite N
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Team-Arbeitsbereich - WebseiteBereitstellung von InhaltenEigenes DesignNavigation + WebPartsArbeitsbereich oder Einstieg in Unterbereiche
Inhalte dieser
Webseite
Zentrale Steuerung
Zentrale Navigation
Suche & Hilfe
Diverse Webparts
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Arbeiten auf einer TeamwebseiteVorbereitung:
Seitenname: erscheint im URL (http://.../MeineSeite)Seitentitel: Überschrift der Seite
Berechtigungen:Wer bekommt Zugriff
(Abteilungen, Kollegen)Wer darf was
(lesen, Inhalte ändern, Layout ändern)
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Hands-On: Eigenen Arbeitsbereich erstellen
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Websiteinhalte Neue WebsiteVorlage auswählen (Empfehlung: „Teamwebsite“ oder „Leere Website“)Teamwebsite auswählen
Teamwebseite – Schritt für Schritt
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Zurück zur Theorie!
Praktisches Arbeiten im SharePointArbeit organisieren mit Listen
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ListenDreh- und Angelpunkt vieler SharePoint-AnwendungenListe = Excel-Tabelle + mehrViele fertige „Listen“ im Katalog
KalenderKontakteAufgaben
Benutzerdefinierte Listen mit eigenen Feldern ideal, um Daten zentral bereitzustellen, die in Excel verwaltet wurden
Formulare für Erfassung & Darstellung automatisch enthalten
Eine Liste kann bereits eine fertige Anwendung sein
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Listen - Vorlagen
Verwaltung/ NachverfolgungKommunikationDatensammlungen
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Listen – Verwaltung/Nachverfolgung
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Listen - Kalender
Verwaltung von Team-TerminenKann mit Outlook verbunden werdenKann in Outlook wie ein „normaler“ Kalender benutzt werdenEinschränkungen:
Kategorien aus Outlook werden nicht übernommenKeine farbliche Markierung von Terminen
Beispiel: Zentrale Verwaltung von Urlaub/Abwesenheiten
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Listen - AufgabenErstellen und Zuweisen von AufgabenOptionaler Email-Versand bei Zuweisung einer AufgabeDokumentation des BearbeitungsfortschrittsKann mit Outlook verbunden werdenEinschränkungen:
Keine Kategorien aus Outlook
Vorlage: Problemverfolgung – Erweiterte Aufgabenliste als einfaches Ticketsystem/Issue Tracker
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Projektaufgaben
Liefert zusätzlich zu den normalen Aufgaben ein einfaches Gantt-ChartKann ebenfalls mit Outlook verbunden werdenEinschränkung:Keine farbige Unterscheidung von Aufgaben/Projekten
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Listen - Kommunikation
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Ankündigungen
Bereitstellen von aktuellen InformationenEinstellbares Ablaufdatum
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Kontakte
Bereitstellen von KontaktinformationStandard-Felder entsprechen Outlook-Kontakt-FeldernKontakt-Liste kann mit Outlook verbunden werdenIn Outlook können Kontakte durch Drag&Drop hinzugefügt werden
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Hyperlinks
Einfache Liste zur Verwaltung von interessanten HyperlinksAnzeigen eine Beschreibung anstelle des LinksZusätzlich können Notizen gespeichert werden, um Kollegen Informationen zu diesem Link zu geben
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Diskussionsrunden
Ähnlich einem InternetforumDokumentation von Lösungsansätzen und BrainstormingsEignet sich eher für dezentrale TeamsErfolg hängt von der Unternehmenskultur abKann auch als „E-Mail-Sammelbecken“ eingerichtet werden
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Kalender – Hands On
Erstellen Sie einen KalenderTragen Sie einen Termin über SharePoint einVerbinden Sie den Kalender mit OutlookTragen Sie einen Termin über Outlook ein
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Aufgaben – Hands On
Erstellen Sie Aufgaben-Listen „Normale“ Aufgaben Projektaufgaben Problemverfolgung
Erstellen Sie BeispielaufgabenWeisen Sie Aufgaben anderen Teilnehmer zuVerbinden Sie die Liste mit OutlookErstellen Sie eine Aufgabe mit Outlook
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Kontakte – Hands On
Erstellen Sie eine Kontakte-ListeFügen Sie einen Kontakt über SharePoint hinzuStellen Sie für die Kontaktliste eine Verbindung zu Outlook herFügen Sie mit Outlook einen Kontakt zur Kontakt-Liste hinzu
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Für Fortgeschrittene
ProblemverfolgungslisteDiskussionsforum
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Zurück zur Theorie!
Eigene Verwaltungsprozesse organisieren mit benutzerdefinierten Listen
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Benutzerdefinierte Liste
Verwalten von DatensätzenEigene Spalten aus Vorlagen erstellenEingabemaske für DatenStandardwerte und AuswahllistenDatenblattansicht, wenn MS Access installiert istCopy & Paste aus ExcelSpalten für BerechnungenWiederverwendung von Daten aus anderen Listen (Nachschlagen)
Allzweckwaffe zum Zentralisieren von Excel-Listen und anderen Verwaltungslisten
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Benutzerdefinierte Liste
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Benutzerdefinierte Listen
Konfigurieren über „Listeneinstellungen“
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Benutzerdefinierte Listen
Unterschiedliche Arten von Spalten mit eigenen Funktionen und PrüfungenWeitere Einstellmöglichkeiten je nach TypStandardeinstellung meist OK
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Benutzerdefinierte Listen
Versionierung für Nachvollziehbarkeit
Inhaltsgenehmigung aktivieren eingebauter Genehmigungs-workflow
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Excel SharePoint-ListeSchneller Weg, um „Excel-Listen“ abzulösenKomplizierte Excel-Listen mit Verweisen und Berechnungen lassen sich nicht 1:1 importierenFeldtypen werden nicht erkannt
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Benutzerdefinierte Listen – Hands On
Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Liste in SharePoint anhand eines einfachen Beispiels aus Ihrem ArbeitsbereichVerwenden Sie eine zweite Liste zum NachschlagenFühren Sie wenn möglich eine einfache Berechnung durchErstellen Sie eine Excel-ListeImportieren Sie diese Liste in SharePoint
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Zurück zur Theorie!
Dokumente ablegen und verwalten
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BibliothekenAuf den 1. Blick: Datei-Ordner in der WebseiteAuf den 2. Blick: Dokumente und Dateien plus KatalogisierungBeliebige Dokumente Word, Excel Bilder, Filme PDFVerschiedene BibliotheksvorlagenEigentlich auch eine Liste!
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SharePoint Dokumentenmanagement
Erstellen Prüfen Teilen/Freigeben
Dokument-bibliothek
Suche / Recherche
Dokumentvorlagen,Gescannte & Online-
Dokumente
Reporting
Stammdaten/ Metadaten
Kommunikation
Verwalten / Bearbeiten
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Dokumentbibliothek
Verwaltung und Freigabe von Office-DokumentenDokumentvorlagen für „Neu“-ButtonBeliebiges Format hochladenEin- und AuscheckenVersionskontrolleEigene Vorlagen
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Hinterlegbare Vorlagen Beispiel Vertragserstellung
Hochladen/Kopieren von DokumentenFunktioniert auch für E-Mails (zunächst Drag/Drop in Windows Explorer, dann in SharePoint
Dokumentbibliothek
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Dokumentbibliothek – Ein- und Auschecken
Auschecken, um die Bearbeitung durch andere Benutzer zu verhindernNach beendeter Bearbeitung wieder eincheckenAuschecken verwerfen, verwirft alle Änderungen
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Dokumentbibliothek – Versionierung
Möglichkeit 1: Hauptversionen- 1.0, 2.0, 3.0 …- Bei jeder Änderung wird eine neue
Hauptversion erstellt- Anzahl der beibehaltenen Versionen
Absprache mit Administrator Nach Bedarf
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Dokumentbibliothek – Versionierung
Möglichkeit 2: Haupt- und Nebenversionen- 1.0, 1.2, 1.3, 2.0, 2.1, 2.2, 2.x …- Nebenversionen für Entwürfe- Empfohlen bei Teambearbeitung und
Diskussionsbedarf- Anzahl der beibehaltenen Versionen
Absprache mit Administrator Nach Bedarf/Anforderung
- Sichtbarkeit der Entwurfselemente Leser sehen z.B. nur Hauptversionen
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Dokumentbibliothek – eigene Vorlage
Über „Erweiterte Einstellungen“Vorlage direkt bearbeitenAlternative:
Explorer-AnsichtVorlagen-Dokument in den Ordner „Forms“ speichernEvtl. Dokumentname in „erweiterte Einstellungen“ anpassen
Vorlage muss nicht als Word-Vorlage (*.dotx) gespeichert werden
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Dokumentbibliothek –Schritt für Schritt
Websiteaktionen ErstellenBibliotheken DokumentbibliothekNamen & Beschreibung eingebenDokumentvorlage auswählenEinstellungen Einstellungen für DokumentbibliothekVersionierungseinstellungen Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen
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Dokumentbibliothek – Schritt für Schritt
In der Bibliothek auf „Neu“ klickenText eingeben & speichernAuf Button „Hochladen“ klickenDatei auswählen & HochladenWord-Dokument auswählen, bearbeiten & speichern
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Dokumentbibliothek – Schritt für Schritt
Einstellungen BibliothekseinstellungenErweiterte Einstellungen DokumentvorlageAlternativ:
Aktionen Mit Windows Explorer öffnenOrdner „Forms“ öffnenVorlage in den Ordner schiebenAchtung: Metadaten müssen evtl. nachgepflegt werden
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Dokumentbibliothek – Hands On!
Erstellen Sie eine DokumentbibliothekAktivieren Sie Haupt-& NebenversionenErstellen Sie ein Dokument über den Button „Neu“Fügen Sie ein beliebiges Dokument über den Button „Hochladen“ hinzuErstellen Sie eine Nebenversion Bearbeiten Sie die Vorlage
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Zurück zur Theorie!
Wiks & BlogsSeiten anpassen und gestalten mit WebParts
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WebPart-Seiten
Seite mit mehreren WebPart-ZonenJede Zone kann mehrere WebParts untereinander aufnemenAnwendung:
Zentrale oder eigene ÜbersichtsseitenSpezielle FormularseitenSpezielle AuswertungsseitenEinbindung von Dritt-Tools etc
Fast jede Seite in SharePoint ist bereits eine WebPart-Seite
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WebParts = Fertige BausteineAngepasste Darstellung von Inhalten (Listen/Dokumenten/Bilder…)Funktionsbausteine (Formulare, Filter, eingebundene Drittsysteme…)WebParts können verbunden werden (automatische Filter)
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WebPart-Seite bearbeitenSeite BearbeitenEditieren/Hinzufügen/Formatieren (fast wie in Office)
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WebParts - Hands On
Erstellen Sie zwei Listen, mit mindestens 2 Spalten, wobei eine Spalte in beiden Listen die gleichen Informationen enthalten sollte (z.B. „Projekt“)Geben Sie einige Beispieldaten in die Listen einErstellen Sie eine Dokumentbibliothek mit der Vorlage „Webpartseite“Erstellen Sie eine WebPart-Seite in der neuen Bibliothek
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WebParts – Hands On
Wählen Sie eine Vorlage mit mehreren WebPart-Zonen ausFügen Sie die zuvor erstellten Listen in unterschiedlichen WebPart-Zonen hinzuÖffnen Sie das „Bearbeiten“-Menü am rechten Ende des WebParts Klicken auf „Verbindungen“ “Zeile Bereitstellen für“ und wählen Sie das zweite WebPart aus.
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WebParts – Hands On
Wählen Sie im Dialogfeld die Spalte aus, die in beiden Listen gleich istSie können nun mit einem Klick auf den Radio-Button vor den Einträgen des ersten Webparts das zweite Webpart filtern
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Zurück zur Theorie!
Informationen finden und auswerten
Wie finden Sie einmal abgelegte Informationen wieder?Navigation/LinksVolltextsucheAnsichten für Dokumentbibliotheken und Listen
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Volltextsuche
Auffinden aller Informationen Aus allen Dokumenten und VerwaltungsinformationenNur Ergebnisse, die Nutzer auch sehen darf!
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AnsichtenAllzweckwaffe für Auswertungen von Listen und BibliothekenEinfach konfigurierbar, auch für „normale“ nicht-technische BenutzerDarstellung von Inhalten aus Dokumentbibliotheken und ListenAnordnung von SpaltenFilternSortierenGruppierenPrivate oder öffentliche Ansichten möglich
Fertige und anpassbare Auswertungen beliebiger Listen (z.B. zeige alle Kontakte zu Firma XY, die nach dem 1.1. angelegt wurden)
Viele Funktionen, die auch in Excel möglich sind
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Ansicht erstellenListe auswählenÜber die Hauptnavigation
„Ansicht erstellen“Mit vorhandener Ansicht beginnen oder Format auswählen
„Standardansicht“ i.d.R. vollkommen ausreichend„Access-Ansicht“ und „Benutzerdefinierte Ansicht in SharePoint-Designer“ nur für Profis!
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Ansicht erstellenNamen vergeben und entscheiden, ob die Ansicht/Auswertung für alle auswählbar (öffentlich) ist oder nur für Sie (persönlich)Je nach Einstellung können Sie ggf. nur persönliche Ansichten erstellen.
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Ansicht erstellenWählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen.
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Ansicht erstellen
Legen Sie ggf. Sortierung und Filter für die Ansicht an.Tipp: Sollen nur Einträge angezeigt werden, die den aktuellen Benutzer betreffen, können Sie den Parameter [Ich] als Filterkriterium verwenden.
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Ansicht erstellen
Ignorieren Sie zunächst die anderen, weiterführenden Optionen, und klicken Sie auf OK.
Mehrfachauswahl von Listeneinträgen aktivieren/deaktivieren
Ähnlich einer Excel-Gruppierung Daten zusammenfassen
Dokumente als Ordnerstruktur oder „flach“ ohne Ordner anzeigen
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Ansicht dynamisch filtern/ sortieren
Durch Zeigen auf Spaltenkopf Dropdown-Menü öffnenNach Spalten dynamisch sortieren/filtern
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Ansichten auswählen + Listenfunktionen
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Ansichten – Hands On
Erstellen Sie neue Ansichten für die von Ihnen angelegten Listen Bibliotheken
Erweitern Sie ggf. Dokumentbibliotheken um Felder, um geeignete Auswertungen zu ermöglichen
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Zurück zur Theorie!
Reporting mit DiagrammenBenachrichtigungenWorkflows
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Reporting/AuswertungenReporting über Ansichten für nicht-grafische Anforderungen meist ausreichendZur Darstellung von Diagrammen oder weiterführenden Auswertungen Excel-Export oder Access-ExportWeiterführende Möglichkeiten direkt in SharePointDiagramm-WebPart (Teil der SharePoint Enterprise Features)
Google Charts für SharePoint - http://www.amrein.com/apps/page.asp?Q=5749ChartPart für SharePoint - http://chartpart.codeplex.com/ SQL Server Reporting Services für SharePoint
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WorkflowVorgegebener Ablauf von AktionenBeispiel: automatische Benachrichtigungen/E-Mails Beispiel: Prüfen/Genehmigen von DokumentenFertige einfache Workflows integriertBeliebig komplexe Workflows konfigurierbar oder programmierbar
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Workflow - Benachrichtigen
Einfachster WorkflowZentral eingerichtet oder individuell „abonniert“
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Zusatz WIKI
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WikiPrinzip WikipediaBeschreibung von VorgehensweisenGrundprinzip: Alle dürfen mitmachenMitarbeiter & Kollegen müssen zum Schreiben motiviert werdenWichtige Zeichen:
[[Seitenname]] erstellt eine neue Wiki-Seite
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BlogWeitergabe von InformationenDokumentation von Projekt-Fortschritten für „Außenstehende“Verwendung als News-Letter-ErsatzJe öfter ein Blog aktualisiert wird, desto mehr wird er gelesenAber: Beiträge sollten immer interessant seinEvtl. ist eine vorherige Prüfung der Beiträge notwendig, um Verstöße gegen Leitlinien zu vermeidenErfolg ist abhängig von Unternehmenskultur
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Blog
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Unterschiedliche Formate
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Wiki Artikel erstellen
Seite Alle Seiten anzeigenNeue Seite hinzufügen, Titel eingeben und erstellenFreie Formatierung oder Copy/Paste aus anderen Quellen.Link einfügen mit [[Neuer Artikel]] oder [[Existierender Artikel]]
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Versionsvergleich im WIKISeite Seitenverlauf
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Externe Informationsquellen
Konfigurierbar über Business Data Connectivity DienstBi-direktionale, direkte Verbindung mit SQL-Datenbank, Webservice …Konfiguration der Datenverbindung über SharePoint Designer Externer InhaltstypDarstellung in SharePoint als „Externe Liste“Funktion und Bedienung in SharePoint ähnlich einer normalen Liste
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Rezept für erfolgreiche UmsetzungNicht ohne Bedacht Webseiten, Listen
und Bibliotheken anlegen!
Zu klärende FragenWelcher Prozess(e) soll abgelöst werden?Wer sind die Prozessbeteiligten (aktiv und „nur-informativ“)Welche inhaltlichen Zuständigkeiten gibt es, wer entscheidet in welchen Prozessschritten?Grundsätzliches Konzept mit nicht zu vielen Detailanforderungen
UmsetzungBasisentscheidung SharePoint-BausteineKonfiguration PrototypBenutzerkonfiguration Schrittweise Verfeinerung20 % Umsetzung
80 % Konzeption
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Vielen Dank!
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme, wenn Sie Microsoft SharePoint erfolgreich
und praxisnah einführen möchten!
Locatech IT Solutions GmbHBaroper Str. 239 b44227 Dortmund
Tel: +49 231 9159650Web: http://www.locatech.com
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