sap extended ecm application governance &...

SAP Extended ECM

Application Governance & Archiving for SharePoint

Marc WOLFFAssocié fondateur Certified CDIA+

Michaël Fréchet Sylvain HubertConsultant

AEROW - EXPERTS ECM

Notre but :

vous aider à tirer le meilleur de l’ECM

Comment :

En industrialisant tous vos flux de documents pour de meilleurs workflow et archivage

© SAP 2008 / Page 2

AEROW - Experts ECM

AEROW est composé de 100+ consultants Experts en ECM.La société est divisée en pôles Intégration & Conseil

EMC Documentum SAP – Opentext MICROSOFT SharePoint & BI Numérisation (EMC Captiva, Kofax, BSV, Readsoft) Editique (HP Exstream Dialogue, EMC Doc Sciences, Streamserve)

AEROW travaille principalement avec des grands comptes en France et à l’internationalwww.aerow.fr - Siège social : 26, rue de la Trémoille 75008 Paris www.aerow.mu Business Park Grand Baie Mauritius Island

Evolution du CA en K eur

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

8000

9000

2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Evolution des Effectifs

020406080

100120

AEROW: Pionnier du partenariat SAP - OpenText

AEROW choisit scrupuleusement ses partenariats technologiques. Nous étions partenaires Open-Text avant l’accord commercial mondial avec SAP. Nous sommes un revendeur intégrateur actif des gammes SAP by Opentext

Autour des solutions SAP et Opentext :SAP Document Archiving by OpentextSAP Document Access by OpentextSAP Extended ECM by OpentextSAP Invoices Management by OpentextSAP Employee File Management by Opentext

Nous revendons aussi la solution Opentext TCP (Transactional Content Process)

AEROW - Nos Clients fidèles

Nos Missions :ExpertiseDéfinition d’architecture InstallationParamétrage IntégrationSupportTMA

AEROW - La meilleure équipe en France

Une équipe de 20 consultants dédiés autour de 3 architectes ex-Service Professionnel OpenText depuis 10 ans

Scenarii d’archivage actuels

© SAP 2008 / Page 7

Scénarii actuels

Suite SAP by Opentext

© SAP 2008 / Page 9

Suite SAP by OpenText

Archivage de données SAPArchivage d’étatsArchivage de documents SAPSAP Archivelink, DMS/PLM, GOS

SAP Document archiving

Doculink for SAP

SAP Document Access

Gestion étendue des document via LivelinkEnterprise ServerRecords managementCollaboration….

SAP Extended ECM

Gestion étendue des document via LivelinkEnterprise ServerRecords managementCollaboration….

SAP Invoice Mgmt

Gestion étendue des document via LivelinkEnterprise ServerRecords managementCollaboration….

SAP Employee folder

Digital AssetMGMT

SAP Extented ECM by Opentext

© SAP 2008 / Page 11

Open Text Enterprise Library Services

SAP Extended ECM by OpenText

Livelink ECM –Content Lifecycle

Management

SAP Document

Access by Open Text

SAP Extended ECM by Opentext

SAP business solution Complementary to SAP software offerings Developed in accordance with SAP development guidelines Powered by SAP NetWeaver certified  U.S. Dept. of Defense 5015.2 certified

SAP Extended ECM by OpenText

Data and Document Archiving

CollaborationCollaboration

Records ManagementRecords Management

Document ManagementDocument Management

E‐mail‐Integration Integration SAP GUI SAP Portal

Capture & Imaging Document WorkflowDocument Workflow

Extend

ed ECM

Utilisateur SAP Utilisateur ECM

SAP Extended ECM by OpenText

Le document est stocké dans SAP Extended ECM et accessible

depuis les deux interfaces utilisateurs

SAP Extended ECM by OpenText

Création & acquisition Collaboration &Management

Documents utilisateur

Papier / Fax

Dessins

E-Mail

Rapports

Audio Video

Vérification

Collaboration

Approbation

VersionModifications

Enterprise Library Services

Retention DispositionArchiveEnrichissement des méta-données

Recherche

Document Access

Download E-mailPrint

Vues arborescentesRecherche Utilisateurs

SAP Extended ECM by OpenTextBusiness Workspaces

Workspacescreation

SAP Extended ECM by OpenTextInterfaces utilisateur

17

Slide 17

Workspace

Generic Object Services (SAPGUI) DocuLink for SAP (SAPGUI)

SAP Portal (WebDynpro)

Transaction Integration (SAPGUI)

MS Outlook MS Windows ExplorerExtended ECM Web UI

SAP CRM

SAP Extended ECM by OpenTextInterface utilisateur WEB

18

SAP Extended ECM by OpenTextAccès depuis le SAP GUI

19

SAP Extended ECM by OpenTextBusiness Workspace – Création

Création Automatique

Lors de la création de l’objet SAP A partir d’un report SAP

Manuelle Depuis l’interface WEB d’Extended ECM Depuis l’interface SAP GOS

Mise à jour automatique des données Livelink lors de la mise à jour de l’objet SAP

Scénarii Early Workspace scenario – Création du Workspace avant la création del ‘objet SAP Late Workspace scenario – workspaces créés à la demande pour des objets SAP

existants Synchronized Workspace scenario - Création du workspace lors de la création de

l’objet SAP

SAP Extended ECM by OpenTextBusiness Workspace – Création - Template

21

SAP Extended ECM by OpenTextBusiness Workspace – Droits

22

Gestion par utilisateurs et/ou par groupes

9 niveaux de sécurité

Mécanismes d’héritage

Synchronisation SAP

SAP Extended ECM by OpenTextBusiness reference

SAP Extended ECM by OpenTextBusiness reference

Réf GEN T 792306 Page

SAP Extended ECM by OpenTextBusiness reference

SAP Extended ECM by OpenTextBusiness reference

SAP Extended ECM by OpenTextRecords Management

Le Records management permet de : Gérer le cycle de vie de tous les documents Prouver que tous les enregistrements sont

gérés Retrouver facilement l’information (y compris

papier) Bloquer l’information pendant une enquête ou

un audit Identifier les informations vitales

Etapes1. Capture : depuis plusieurs applications : SAP,

Livelink, Exchange, MOS, …

2. Classement & Classification afin de déterminer les règles de rétention et stockages : manuelle ou automatique

3. Disposition : application et validation des régles: automatique, manuelle, contrôlée (workflow).

4. Recherche de l’information, Gel (audit), Export

SAP Extended ECM by OpenTextCase Management

Un évènement (SAP ou Manuel) crée un dossier documentaire

Création basée sur des règles « métier » et des

modèles

Découverte et préparation de dossier (Modification du processus

modèle, création de nouveaux documents, références à des

documents existants …)

Dossier terminé (décision généralement prise par le métier ou une application

maitre)

Archivage/ Records Management – pour un

archivage long term ou des contraintes réglementaires

Traitement de dossier (Rôles définis

en fonction des phases)

SAP Extended ECM by OpenTextCase Management

OpenText Application Governance& Archiving for Microsoft

SharePoint

© SAP 2008 / Page 30

Fonctionnalités

Gestion du cycle de vie du contenu de Sharepoint Archivage de document Interactif /Automatique Archivage de site Record mangement

Interface utilisateur Navigation au sein du serveur Livelink Travailler dans Sharepoint avec des objets Livelink Rechercher des documents Livelink

Gestion des sites Sharepoint Archivage Déploiement

© SAP 2008 / Page 31

Archivage interactif de document

© SAP 2008 / Page 32

Les documents et répertoires peuventêtre archivés

Un document peut être archivécomme une nouvelle version d‘undocument déjà archivé

Peut être activé par site ouglobalement

Archivage automatique

© SAP 2008 / Page 33

Documents archivés via untraitement batch

Transparent pour les utilisateurs

Profils d‘archivage assignésà des sites ou librairies

Action RM Classification Destination Structure Version

Requête afin de déterminerles documents à archiver

Copie synchronisée

© SAP 2008 / Page 34

Archive Version 1

SharePoint Enterprise Library

Version 1

Archive automatically

Version 1

Version 2

Version 2

Les documents archivés restent dans Sharepoint

Possible avec l‘archivage automatique et manuel

Synchronisation des modifications au travers d‘un job

Les copies synchronisées peuvent être remplacées par un lien

Archivage de site

Scenario:

Les utilisateurs travaillent „normallement“ avec les sites Sharepoint

Les sites sont archivés quand ils ne sont plus utilisés

Les sites inactifs peuvent être supprimés de Sharepoint

Comment l‘archivage de sites fonctionne?

Les documents des librairies sont archivés.

Optionnellement: Le fichier d‘export des sites peut être archivé -> La restauration du site

Extension: La liste des documents peut être exportée et archivée (Exemple SDK)

© SAP 2008 / Page 35

Archivage de site

© SAP 2008 / Page 36

Restauration

Archivage Interactif

Profil d’archivage

Interface utilisateur

© SAP 2008 / Page 37

Propriétés du document Livelinkaccessibles depuis Sharepoint

Enterprise Library Web Part

© SAP 2008 / Page 38

Web View, Explorer View, Full Page View Gestion des objets Livelink Menus contextuels paramétrables Configuration des colonnes visualisables Configuration avancée de la racine Copie de documents,

folders vers SharePoint ,création de liens

Création de d‘espace de travail SharePoint

Web part

© SAP 2008 / Page 39

Gestion des objets physiques

LiveReport & Workflow Inbox Web Parts

Recherche

Recherche fédérée Search Center extension, EL Search index Web part : Enterprise Library Results Advanced Enterprise Library Search

Enterprise Library Content Source Documents Enterprise Library indexés

dans SharePoint Resultat intégré au resultat Sharepoint Transparent pour les utilisateurs

© SAP 2008 / Page 40

Déploiement de sites

© SAP 2008 / Page 41

Définition Des métadonnées Des types

Creation de scripts de

déploiement De groupes

Console de déploiement

Creation de sites Gestion du cycle de

vie

Groupe de site Sites déployés

Site Deployment Console

Sites with Metadata

Sites with Metadata

Site Types, beyond Metadata

SharePoint Template Metadata Schema Folder Plan Access Control Feature Activation Parent Site Archiving Profile Workflows for all

Lifecycle steps

Site Group Console

SAP Extended ECM&

OpenText Application Governance& Archiving for Microsoft

SharePoint

© SAP 2008 / Page 47

Extended ECM et SharePoint Workspaces dans SharePoint & SAP

Méme espace de travail dans SAP et Sharepoint

Extended ECM et SharePoint

Navigation depuis Sharepoint dans les xECM for SAP Business Workspaces Travail avec les éléments des Business Workspaces Archivage de contenu Sharepoint dans les Business Workspaces Integration de la recharche Ouverture des objets SAP depuis SharePoint

Business Workspaces : navigation

Business Workspaces : propriétés

Ajout d‘un document SharePoint Document

Interface SAP

Recherche

Assistance à la maitrise d‘ouvrage

© SAP 2008 / Page 55

Assistance à la maitrise d’ouvragePérimètre

Périmètre fonctionnel : Nous vous conseillons de limiter le périmètre dans un 1er temps à un flux

fonctionnel Gestion dématérialisée des contenus des marchés : transmission,

validation et archivage des documents Technique : Solution logicielle choisie : SAP Extended ECM et OpenText AGA for MS

Sharepoint Existant ERP : SAP Intranet actuel : logiciel libre / futur Sharepoint

© SAP 2008 / Page 56

DémarcheEtude

Collecte des informations au travers d’ateliers et interviews Analyse de l’existant Recueil du besoinEtude Faisabilité & des possibilités offerte par la solution technique retenue Définition de scénarii possibles

Avantages et inconvénients Evaluation des ressources humaines et financières Evaluation des gains quantitatifs et qualitatifs Elaboration d'un calendrier prévisionnel Analyse des risques et freins potentiels, définition des mesures d'anticipation Etude d’impact organisationnel (conduite du changement)

Présentation des scenarii au travers d’ateliers de définir un scenario Maquettage des principaux points

Rédaction des spécifications générales et détaillées de la solution retenue

© SAP 2008 / Page 57

Démarche Réalisation & conduite du changement

RéalisationPréparation de la recette des composants Définition et élaboration du plan de test, des jeux d'essai et scénarios de tests Définition des processus de valorisation et de gestion de la base de test Plan de test Jeux d'essai, scénarios de tests

Vérification des composants Exécution des plans de tests et jeux d'essai pour vérification de la conformité et du bon

fonctionnement des composants Contrôle de la documentation

Conduite du changementRéalisation et exécution d'un plan de communication auprès des acteurs concernés par le projetFormation des services utilisateurs

© SAP 2008 / Page 58

Equipe AEROW

Aerow dispose d’une équipe de consultants : Maitrisant les logiciels utilisés et à mettre en place. Ayant de l’expérience dans l’assistance à maitrise d’ouvrage et la

conduite du changement. Ayant la connaissance de l’existant UGAP en terme d’archivage de

document.

© SAP 2008 / Page 59

Thank you!

© SAP 2008 / Page 60