prosjektstyring metode

ProsjektMetoder for å lykkes

medier og kommunikasjon

av Fredrik Graverhttp://fgraver.wordpress.com/

2009

Hvorfor en metode for prosjektarbeide?

Det er lett å tro at vi kan bare sette i gang å lage et medieprodukt. Hvorfor ”kaste bort” tid på planlegging?

Problemet er at ofte er vi avhengige av eksterne ressurser locations, intervjuobjekt, skuespillere, dagslys, tilgang til datamaskiner, egen motivasjon, osv.

og da må vi sørge for å ha en plan som alle kan forholde seg til.

hvorfor metode forts.

Uansett hvor stort eller lite prosjektet er lønner det seg å ha en plan du kan følge slik at du bruker tiden mest effektivt og får mest mulig ut av ressursene dine.

Mange gode grunner for god planlegging men to viktige er: det blir lettere for deg å få med alt du

hadde tenkt slik at produktet har en bedre sjanse å bli slik du hadde forestillet deg

hvis du har kontakt med eksterne personer vil du fremstå som kompetent og profesjonell

Hva skal med?

1. Idémyldring og kartlegging

2. Planlegging

3. Produksjon

4. Etterarbeide

5. Distribusjon

6. Evaluering

1. Idémyldring og kartlegging

Begynnelsen

Forskjellige prosjekt har forskjellig begynnelse.

Det kan hende det kommer fra en idé du har veldig lyst til å jobbe

med en teknisk utfordring du har lyst til å

mestre en oppgave fra en kunde en oppgave du har fått i klassen, osv.

Felles for alle er at du begynner med blanke ark og må stake ut veien til ferdig produkt.

Hvordan komme seg …

FRA DETTE TIL DETTE

Flere muligheter kartlegging Idémyldring tankekart research inspirasjonskilder skisser …? Det som gjelder er å finne

det som kan hjelpe deg gå fra blanke ark til ferdig produkt.

Kartlegging

Her før du engang begynner med idémyldring er det viktig å svare på noen sentrale spørsmål:

Hvem er oppdragsgiver og hva er det de vil ha fra dette produktet?

Hvem er målgruppen? Hva er rammene (tid, økonomi,

gruppestørrelse, osv.)? Hva er hensikten med dette

produktet (selge, informere, underholde, osv.)?

Dette er ikke en endelig liste med spørsmål men en pekepinn som kan hjelpe deg begynne.

Eksempel

Du har fått i oppdrag å lage en plakat for danseskolen din. Den skal avertere en stor forestilling i Braathallen. Forestillingen er både en avslutningsfest før ferien og en inntektskilde for skolen.

hvor lang tid har du på deg på å lage plakaten?

hvilken størrelse skal den være?

hva slags informasjon må være på plakaten?

er det en bestemt logo, fargepalett, font, osv. som skal brukes?

hvilket trykkeri skal brukes, og hva slags filformat vil de ha?

Idémyldring

Dette er den aller viktigste delen av prosessen – uten gode ideer er det vanskelig å lage et godt/effektivt produkt

meget god teknikk for en gruppe

hensikten er å få en fri flyt av ideer

man legger frem og skriver ned alle ideene folk har rundt temaet

forbudt å kritisere ideer under idémyldring – da blir det idetørke og hele prosessen stopper opp.

idémyldring forts.

det er verdt å gjenta: det er forbudt å kritisere ideer under idémyldring

etter prosessen er ferdig går man igjennom alle ideene og finner de som fungerer best

det er ikke nødvendig å bruke alt fra idémyldringen; hensikten er å finne inspirasjon i det som kommer fram.

Tankekart

Dette er en form for idémyldring, men mest effektiv når du jobber alene.

prosessen er den samme: det er viktig å la fantasien flyte fritt og ikke sensurere noen ideer.

alt du trenger er ark og blyant, ellers så finnes det mange dataprogrammer som lar deg tegne tankekart på Macen.

Eksempel

Freemind er et gratisprogram som kan brukes til å tegne tankekart, for så å eksportere dem til HTML, XHTML, OpenOffice eller diverse billedformater. Det finnes mange andre alternative (ikke gratis), men kanskje det mest effektive er papir og blyant.

Research

Det er bare å innstille seg på at du ikke kan alt. Uansett hva du jobber med vil det lønne seg å lære mer om emnet.

Grundig research vil både gjøre jobben lettere for deg og sørge for at du står fram som seriøs og profesjonell overfor andre.

Husk at selv om internett er en fantastisk informasjonsressurs er den langt i fra den eneste. Det lønner seg alltid å løfte blikket fra skjermen og søke informasjon ute i verden.

Eksempel

Du skal skrive en feature artikkel om en lokal kulturkjendis. Det er i utgangspunktet beregnet på skolens webside, men lokalavisa har tilbudt å kjøpe artikkelen hvis den blir bra nok.

blant de tingene du bør gjøre for å forberede deg er: les det som har vært skrevet om

vedkomne i lokal og nasjonal presse tidligere.

ta en innformel prat med vedkomne før selve intervjuet – du kan for eksempel ringe for å avtale intervjutid og -sted og bruke anledningen til å få litt bakgrunnsinformasjon.

ta kontakt med venner, familie, medarbeidere, osv. for å få bakgrunnsstoff som kanskje ikke har vært publisert før

finn ut mer om arrangement vedkomne har vært delaktig i.

Inspirasjon

Inspirasjon kan ikke fremtvinges, heter det … men – det er ting du kan gjøre for å bli inspirert til å komme frem til kreative ideer.

Det er egentlig ingen metode som er bedre en andre, men her er noen eksempler for ting du kan gjøre for å bli inspirert (i tilegg til tankekart og idémyldring).

30-minutters fortelling

skriv ned drømmene dine når du først våkner (ha en notisblokk ved siden av sengen)

les en god bok eller et blad

gå på tur

reis med bussen, gå på restaurant eller et annet sted hvor det er mange mennesker og observer dem

forklar prosjektet eller ideen din til noen som ikke har noen tilknytting til det du holder på med

mange, mange flere!

Skisser

Skisser er en form for visuell idémyldring. Det gir deg en mulighet til å teste ut forskjellige design både for deg selv og for andre før du legger mye arbeid i det.

Hvis du jobber med en avislayout, plakat, webside, brosjyre, osv. er skisseprosessen absolutt nødvendig. Å kunne sitte å drodle med blyant på papir frigjør kreativiteten på en måte en mus og skjerm ikke kan gjøre. (men, hvis du har en digital tegnetablett som

lar deg tegne direkte inn i datamaskinen får du tilnærmet samme opplevelse.)

skisser forts.

Det er ikke bare tegninger som kan være en skisse – det går også an å bruke tekst til å lage skisser

Et filmmanus er også en skisse fordi det fungerer som en plan som viser alle involvert hvordan det ferdige produktet kan se ut.

I bunn og grunn er en skisse et dokument som hjelper deg (og andre) forestille deg hvordan det ferdige produktet skal se ut, og dermed gjøre noen kreative valg om det ferdige produktet.

Oppsummering

Det er ikke nok å bruke en av teknikkene lagt ut her – du må beregne at du bruker flere, kanskje alle.

Godt arbeide i denne fasen vil føre til en enklere produksjon og bedre produkt.

Selv på de enkleste produksjonene bør du bruke disse teknikkene; gjør det til vane.

2. Planlegging

På engelsk heter det…

Poor

Planning

Produces

Piss-poor

Production

eller, på godt norsk, dårlig planlegging produserer drittdårlig produksjon…

Hvorfor planlegge

Planen din funger på samme måte som et veikart: den hjelper deg finne fram til målet på en lett og effektiv måte uten å kaste bort tid og ressurser på blindveier.

En god plan sørger for at du har fullstendig oversikt over ressurser og begrensninger.

Selv det enkleste prosjekt må ha en plan du kan følge.

Planen er også uvurderlig når du skal evaluere prosjektet.

Oversikt

En god plan sørger for at du har oversikt over alle de praktiske detaljene i prosjektet ditt slik at du kan fokusere på innholdet og det kreative.

Her har du med ting som tidsbruk, kostnader, materiale, eksterne ressurser, avtaler, med mer, alt satt sammen på en lett oversiktlig måte.

Hvem som helst skal kunne lese planen din og se hva du skal gjøre, hvor du skal gjøre det, når du skal gjøre det og hva du trenger for å gjøre det.

Element i planen

Tingene du må ha med i planen er (ikke alle prosjekt trenger alle elementene…): tidsramme utstyr budsjett rekvisita skuespillere / eksterne deltakere lys- og værbehov locations kostyme mye, mye mer!

Tidsramme

Når er fristen?

Har jeg selv kontroll over disponering av tiden?

Er det element av dette prosjektet som må gjøres en viss dag i uka / tid på dagen

Er jeg avhengig av andres ukeplan eller tilgjenglighet?

osv…

Utstyr

Disponerer jeg alt utstyret selv?

Hvis jeg må låne, kan jeg låne det for hele tiden eller må jeg dele med andre?

Mestrer jeg det utstyret jeg trenger eller er det ting jeg må sette meg inn i?

Er det ting jeg må kjøpe (batterier, videotape, osv.)?

Hva gjør jeg hvis noe skjer med utstyret underveis?

Budsjett

Hva er kostnadene knyttet til dette prosjektet?

Hvis det er kostnader, hvor får jeg middelene fra?

Hvordan skal jeg holde oversikten over kostnadene?

Rekvisita

Dette er aktuelt for film, foto og enkelte lydprosjekt

Hva trenger jeg av rekvisita?

Hvor og når skal jeg få tak i det?

Hvordan skal jeg sørge for at ting er der jeg trenger dem, når jeg trenger dem?

Hvis har lånt ting, hvordan skal jeg få dem tilbake til eieren?

Eksterne deltakere / skuespillere

Er jeg avhengig av skuespillere, statister, intervjuobjekt, osv.?

Hvordan får jeg tak i dem?

Hvordan skal jeg sørge for at de vet hvor de skal være og når?

Hvordan takker jeg dem for hjelpen?

Lys- og værbehov

Har jeg behov for en spesiell type naturlig eller kunstig lys?

Har jeg tilgang til det jeg trenger (dagslys, blits, osv.)?

Hvis det er snakk om kunstig lys, kan jeg bruke dem?

Hva gjør jeg hvis jeg ikke får det lyset (for eksempel sollys) jeg trenger?

Locations

Locations er særlig viktig i film – hvor skal vi filme, hva slags tillatelse trenger vi, er det plass til alle, må vi være ekstra forsiktig at vi ikke

skader noe(n), hva slags andre brukere er det vi må

ta hensyn til, er det mye støy, osv. –

men vær obs på at du må tenke på disse tingene nesten uansett hvilket medium du jobber i hvis det tar deg ut i verden.

Kostyme

Det er lett å glemme at det er meget viktig å huske på kostyme når du filmer.

Ingenting ser dummere ut en hvis helten har en skitten og revet t-skjorte i begynnelsen og slutten av filmen, men i midten er den fin og ren.

Det er ikke nok å tenke på hva folk har på seg; du må også passe på at de har på seg rett plagg til rett tid.

…og mer

Det som er viktig å få med seg er at du må tenke nøye igjennom hva du trenger og når mens du jobber med prosjektet ditt.

Du risikerer bli sittende fast pga. enkle ting som:

du skal levere en dvd mandag morgen men får det ikke til på søndag fordi du glemte å kjøpe en

du får ikke tatt et godt bilde av intervjuobjektet ditt fordi du glemte å ta med blits og lyset er dårlig

du får ikke spilt inn alt det du planla å filme på Averøy fordi du har ikke med nok tape

Det er umulig å forutse alt, men med god planlegging kan du unngå de fleste fellene

3. Produksjon

Produksjon er enkelt

Det er bare en ting å tenke på:

FULLFØR

PLANEN

Men…?

Hvis du har en god plan faller det meste på plass.

Det er klart uforutsette ting kan skje; skuespillere blir syke, det regner hardt nå du skulle være ute, datamaskinen krasjer, osv. – men med en god plan er du i stand til å takle det meste.

Det handler om å gjøre best mulig bruk av (ofte) begrensede ressurser

4. Etterarbeide

Du er ikke ferdig etter produksjonen…

Det er lett å glemme at du må planlegge tid til etterarbeide. filmen skal klippes og lyden

bearbeides noen må ta en redaktørrolle og gå

igjennom artikkelen før du skriver den om og det leses korrektur

plakaten bør vises til medlemmer av målgruppen for å sørge for at budskapet kommer frem slik som du håpet

Uansett hva det er må du sørge for å ha både tid og ressurser til å få gjennomført etterarbeidet.

Etterarbeide kan ta tid

I film er det ikke uvanlig at man bruker 6-7, kanskje opp til 10 ganger mer tid på etterarbeide en man har gjort på produksjonen.

Fotoredigering er også tidskrevende. Her kan mann lett bruke mange timer på å justere hvitbalanse, kontrast, eksponering, osv. for å få frem det perfekte uttrykket.

…tid forts.

Når du jobber med tekst må du forholde deg til både en redaktør og en korrekturleser. Her må du også beregne tid mens du venter på at de skal kunne få lest igjennom stoffet ditt og gitt deg tilbakemelding.

Det kan også ta tid å samle en representativ målgruppe for en visning.

Hvorfor?

Det er ofte etterarbeide som utgjør forskjell mellom et dårlig eller middelmådig og et godt produkt.

Det er like viktig å gjøre en god jobb her som det er i planlegging eller produksjon.

Det viktigste er å innse at du er ikke ferdig fordi produksjonen er ferdig.

5. Distribusjon

Så, du har laget et fantastisk produkt

Hva nå? Hvordan skal du sørge for at folk ser

det?

Plakaten din skal opp

Filmen skal vises

Fotografiene skal stilles ut

Avisen skal ut i postkassene

Det kan hende at jobben din er ferdig når du har levert en elektronisk kopi av produktet til oppdragsgiver.

MEN det kan også hende at det er en del av oppdraget ditt er å sørge for at kopier når ut til alle de som skal ha dem.

Hvis det er snakk om trykksaker som skal ut kan dette fort kreve mange timers arbeide og en del logistikk – du må være forberedt på det.

6. Evaluering

Det er så deilig å bli ferdig

…men du kan ikke slappe av enda.

Hvorfor evaluere?

Her kan du lære hva som fungerte og ikke fungerte slik at du kan bruke erfaringen du har opparbeidet deg til å gjøre det enda bedre neste gang.

Man lærer mye bare ved å forsøke ting, men når du evaluerer det du har gjort sørger du for at du husker hva du har lært slik at du kan unngå å gjøre de samme feilene igjen.

Hva skal med?

PRODUKTET er det bra?

hva vil det si at det er bra? – du må ha noen kriterier

hva ville gjort det bedre? tenk på målet du satte deg i

begynnelsen – ble resultatet slik du forestilte deg?

var problemet med visjonen din, eller gjennomføringen av visjonen?

Hva skal med? forts.

PROSESSEN ta for deg hver enkelt del av prosessen,

fra idémyldring til distribusjon, og analyser hva som gikk bra – hva vil det si at det er bra? – du må ha

noen kriterier – og hva ville gjort det bedre?

her må du vise hva du har lært fra prosessen, og vise at du forstår hva som har skjedd slik at du kan unngå de samme feilene neste gang

hvis dette var gruppearbeide må du også ta for deg hvordan gruppen – rollefordeling og samarbeide – fungerte.

Ikke glem:

Les igjennom planen din før du evaluerer slik at du lett kan sammenligne hva som skjedde med hva du trodde vill skje.

En evaluering er ikke bare en beskrivelse av hva som skjedde eller hvordan produktet ble – det skal være en analyse som viser at du forstår hvorfor ting ble som de ble og hvordan du kan gjøre det bedre neste gang.

Alt dreier seg om å gjøre det lettere for deg neste gang.

Tenk på det slik

HVA gjorde du?

HVORDAN gjorde du det?

HVORFOR ble ting slik som de ble?