prosedur sebut harga universiti tarikh:...
Post on 15-Jan-2020
26 Views
Preview:
TRANSCRIPT
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 1/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 05/06/2015
1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara dan prosedur terperinci serta tanggungjawab bagi proses perolehan secara Sebut Harga Universiti.
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi semua jenis perolehan berikut:- Sebut Harga A- bernilai melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 bagi bekalan/perkhidmatan dan melebihi RM20,000 hingga RM500,000 bagi kerja. Sebut Harga B - bernilai melebihi RM20,000 sehingga RM50,000 bagi bekalan/perkhidmatan. Prosedur ini merangkumi cara-cara lantikan syarikat dibuat, penyediaan permohonan pesanan belian, penyediaan pesanan belian, kaedah merekod terimaan bekalan/perkhidmatan/kerja dan penilaian prestasi ke atas syarikat.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Nombor Dokumen
Tajuk Dokumen
AP (166-206 dan 229-300) Arahan Perbendaharaan AP (166-206 dan 229-300)
PK 2.2/2013 Kaedah Perolehan Kerajaan
Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM
Bil. 3 Tahun 2009 Pekeliling Bursar, Peraturan dan Tatacara Pengurusan Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja
Manual FAMS
Minit 4/1(1998) Petikan Minit Mesyuarat JKTK, Pembentukan Jawatankuasa–jawatankuasa Di bawah Lembaga Pengarah Universiti Putra Malaysia
S/K.KEW/PK/D/1100/000000/11/493 Jld 11 SK.5 (9)-
23 Nov 2012
Cadangan Autonomi dan Bidang Kewangan dan Penjanaan Kekayaan oleh Universiti Penyelidikan
UPM/OPR/BEN/AK005/BUY Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian
UPM/SOK/KEW/AK002/BUY Arahan Kerja Penilaian Prestasi Pembekal
UPM/SOK/KEW/AK003/BUY Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing
SOK/KEW/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga
SOK/KEW/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Penentuan dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi
SOK/KEW/GP006/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 2/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 05/06/2015
SOK/KEW/GP007/BUY Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan Dan Kontrak
SOK/KEW/GP009/BUY Garis Panduan Terimaan Dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja
SOK/KEW/GP010/BUY Garis Panduan Perolehan Kerja Bagi Jumlah Sehingga RM50,000.00
SOK/KEW/GP011/BUY Garis Panduan Perkhidmatan Diserah Urus (Outsourcing) Kepada Pihak Luar
OPR/BEN/GP002/BUY Garis Panduan Penutupan Dan Pembukaan Sebut harga Dan Tender
OPR/BEN/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut Harga
OPR/BEN/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga Bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan)
Terkini Surat perwakilan tugas/kuasa bagi pegawai yang diberi kuasa
SOK/ICT/GP03/PerolehanICT Garis Panduan Kelulusan Perolehan ICT
4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN:
FAMS - Fixed Asset Management System Manual FAMS - Manual Sistem Pengurusan Aset Tetap UPM (FAMS) JKSH UPM - Jawatankuasa Sebut Harga Universiti JKS - Jawatankuasa Spesifikasi JKPT - Jawatankuasa Penilaian Teknikal JKPH - Jawatankuasa Penilaian Harga JKP - Jawatankuasa Penilaian JKPK - Jawatankuasa Penilaian Kerja LPIPM - Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) (Construction Industrial Development Board)
PA - Penolong Akauntan PK - Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas PO - Purchase Order (Pesanan Belian) PO held - dokumen untuk kelulusan pembelian oleh PTJ PTJ - Pusat Tanggungjawab PTK - Pembantu Tadbir Kewangan RO - Requisition Order (Permohonan Pembelian)
SAGA - Standard Accounting for Government Agencies SSM - Sistem Saraan Malaysia
Syarikat - Syarikat/individu yang telah melaksanakan perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja kepada Universiti
UPMKB - Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu Urusetia JKSH A - Staf Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar Urusetia JKSH B - Staf Zon/Seksyen, Pejabat Bursar
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 3/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 05/06/2015
5.0 TANGGUNGJAWAB
Ketua PTJ, pegawai dan staf yang terlibat dengan perolehan ini bertanggungjawab menentukan prosedur/peraturan ini dipatuhi semasa melaksanakan perolehan secara sebut harga serta memastikan peruntukan mencukupi dalam melaksanakan perolehan tersebut.
6.0 CARTA ALIR
Permohonan
Perolehan
Permohonan
Perolehan
Permohonan
Pendaftaran Sebut
Harga Universiti
Permohonan
Pendaftaran Sebut
Harga Universiti
Proses
Pendaftaran
Proses
Pendaftaran
Penyediaan
Dokumen
Sebut Harga
Penyediaan
Dokumen
Sebut Harga
Penyediaan
Iklan
Penyediaan
Iklan
Serahan
Dokumen
Sebut Harga
Serahan
Dokumen
Sebut Harga
Penutupan dan
Pembukaan
Sebut Harga
Penutupan dan
Pembukaan
Sebut Harga
Penyediaan
Laporan
Penilaian Sebut
Harga
Penyediaan
Laporan
Penilaian Sebut
Harga
Penyediaan Laporan
dan Mesyuarat Sebut
Harga Universiti
Penyediaan Laporan
dan Mesyuarat Sebut
Harga Universiti
Mesyuarat
Lantikan
Syarikat
Mesyuarat
Lantikan
Syarikat
Penyediaan
Surat Tawaran
Penyediaan
Surat Tawaran
Penyediaan
Kontrak
Penyediaan
Kontrak
Penyediaan
Permohonan
Pesanan Belian
Penyediaan
Permohonan
Pesanan Belian
Serah Pesanan
Belian kepada
Syarikat
Serah Pesanan
Belian kepada
Syarikat
Terima Bekalan/
Perkhidmatan/
Kerja
Terima Bekalan/
Perkhidmatan/
Kerja
Rekod Terimaan Rekod Terimaan
Penilaian
Prestasi Syarikat
Penilaian
Prestasi Syarikat
Penyediaan
Pesanan Belian
Penyediaan
Pesanan Belian
MulaMula
TamatTamat
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
7.9 7.10
7.11
7.12
7.13
7.14
7.15
7.16
7.17
7.18
7.19
7.20
Tindakan
Pembetulan
7.7.2
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 4/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 05/06/2015
7.0 PROSEDUR TERPERINCI
Tindakan
Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Permohonan Perolehan
7.2.1 Lengkapkan Borang Permohonan Pembelian (R.O) (SOK/KEW/BR002/BUY).
Pemohon
7.3 Permohonan Pendaftaran
7.3.1 Sebut Harga A:
(i) Lengkapkan Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga (SOK/KEW/BR003/BUY).
Pemohon
(ii) Serahkan dokumen berikut: (a)Borang Permohonan Pembelian (R.O); (b)Borang Pendaftaran Sebut Harga; (c)Senarai Semak Status Pembelian Melalui Sebut Harga/Tender (SOK/KEW/DF014/BUY); dan (d)Senarai spesifikasi Sebut Harga (SOK/KEW/DF006/BUY) yang telah lengkap ke Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB.
Pemohon
7.3.2 Sebut Harga B:
(i) Lengkapkan Borang Pendaftaran Sebut Harga B. Pemohon
(ii) Serahkan dokumen berikut: (a)Borang Permohonan Pembelian (R.O); (b)Borang Pendaftaran Sebut Harga B; dan (c)Senarai spesifikasi Sebut Harga (SOK/KEW/DF006/BUY) yang telah lengkap ke Zon/Seksyen Kewangan, Pejabat Bursar.
Pemohon
7.4 Proses Pendaftaran
7.4.1 Cop tarikh terima permohonan daripada PTJ ke atas borang pendaftaran.
PA/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan/Bahagian Perolehan/Unit
Perolehan, UPMKB)
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 5/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 05/06/2015
7.4.2 Buat semakan seperti berikut ke atas borang permohonan diterima:-
PA (Zon/Seksyen
Kewangan/Bahagian Perolehan/Unit
Perolehan, UPMKB) (a) Senarai spesifikasi sebut harga dilampirkan bersama
borang;
(b) Pastikan semua maklumat yang berkaitan telah dilengkapkan pada borang;
7.4.3 Lulus permohonan dengan menandatangani borang pendaftaran, cop nama dan jawatan di atas borang pendaftaran sebut harga.
PK (Zon/Seksyen
Kewangan/Bahagian Perolehan/Unit
Perolehan, UPMKB) 7.4.4 Daftar sebut harga dengan merekod maklumat
permohonan berkaitan di dalam buku rekod pendaftaran sebut harga mengikut format berikut: (a) Sebut Harga A- Daftar Sebut Harga
(OPR/BEN/BD001/BUY). (b) Sebut Harga B- Daftar Sebut Harga
(OPR/BEN/BD00XX/BUY).
PA/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan/Bahagian Perolehan/Unit
Perolehan, UPMKB)
7.4.5 Lengkapkan maklumat berikut pada borang pendaftaran sebut harga:-
PA/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan/Bahagian Perolehan/Unit
Perolehan, UPMKB) (a) Nombor rujukan sebut harga;
(b) Tarikh iklan dan tarikh tutup iklan;
(c) Nombor peti (jika berkaitan);
(d) Jumlah sampul surat dokumen yang perlu diserahkan (jika berkaitan).
7.4.6 Buat satu (1) salinan borang pendaftaran kepada PTJ untuk makluman dan penyediaan dokumen sebut harga.
PA/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan/Bahagian Perolehan/Unit
Perolehan, UPMKB) 7.4.7 Simpan borang pendaftaran berserta senarai spesifikasi
di dalam fail seperti berikut: (a) Fail Perolehan Sebut Harga
(UPM/BEN/SP/03/F002)-bagi sebut harga A (b) Fail Pendaftaran Sebut Harga B -bagi sebut harga
B
PA/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan/Bahagian Perolehan/Unit
Perolehan, UPMKB)
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 6/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 05/06/2015
7.5 Penyediaan Dokumen Sebut Harga
7.5.1
Sedia dokumen sebut harga dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga (SOK/KEW/GP004/BUY).
Pemohon
7.5.2
Bagi Sebut Harga A Serah dokumen ke ke Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB.
Pemohon
7.5.3 Bagi Sebut Harga B sila ke langkah 7.6 Pemohon
7.6 Penyediaan Iklan
7.6.1 Rujuk Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut Harga (OPR/BEN/GP004/BUY) untuk tatacara penyediaan iklan sebut harga.
Pemohon/PA/PTK (Bahagian
Perolehan/Unit Perolehan, UPMKB)
7.7 Serahan Dokumen Sebut Harga
7.7.1 Sebut Harga A:
(i) Semak maklumat yang tercatat pada sampul surat serta dokumen sebut harga dan pastikan ianya sama dengan maklumat pada iklan sebelum jualan dibuat. Maklumat-maklumat yang perlu disemak adalah seperti berikut:-
PA/PTK (Bahagian
Perolehan/Unit Perolehan, UPMKB)
(a) Nombor rujukan sebut harga; (b) Tajuk sebut harga; (c) Tarikh tutup sebut harga; dan (d) Nombor peti sebut harga.
(ii) Jika ada kesilapan dan perlukan pembetulan, hubungi atau kembalikan dokumen sebut harga tersebut ke PTJ berkenaan untuk pembetulan.
PA/PTK (Bahagian
Perolehan/Unit Perolehan, UPMKB)
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 7/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 05/06/2015
(iii) Dokumen sebut harga akan dijual mengikut harga dokumen yang telah ditetapkan di dalam iklan. Pastikan setiap syarikat yang hendak membeli dokumen menunjukkan salinan sijil yang tempoh pendaftaran sijil masih berkuatkuasa mengikut kod bidang pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam iklan.
PA/PTK (Bahagian
Perolehan/Unit Perolehan, UPMKB)
(iv) Rekod jualan dokumen sebut harga di dalam Borang Jualan Dokumen Sebut Harga/Tender (OPR/BEN/BR006/BUY) dengan mencatat maklumat berikut:-
PA/PTK (Bahagian
Perolehan/Unit Perolehan, UPMKB)
(a) Bilangan dokumen;
(b) Nama syarikat;
(c) Nombor resit;
(d) Alamat syarikat;
(e) Nombor telefon dan faks.
7.7.2 Sebut Harga B:
(i) Pastikan setiap syarikat yang hendak mengambil dokumen menunjukkan salinan sijil yang tempoh pendaftaran sijil masih berkuatkuasa mengikut kod bidang pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam iklan.
PTJ
(ii) Bagi Sebut Harga B sila ke langkah 7.9.2
7.8 Penutupan dan Pembukaan Peti Sebut Harga
7.8.1 Rujuk Garis Panduan Penutupan dan Pembukaan Tender dan Sebut harga (OPR/BEN/GP002/BUY) untuk tindakan terperinci.
PK/PA/PTK (Bahagian
Perolehan/Unit Perolehan, UPMKB)
7.9 Penyediaan Laporan Penilaian Sebut Harga
7.9.1 Sebut Harga A:
(i) Laporan penilaian sebut harga bekalan/perkhidmatan
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 8/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 05/06/2015
(a) Laporan penilaian spesifikasi akan disediakan oleh JKPT dan laporan penilaian harga oleh JKPH.
JKPT/JKPH
(b) Untuk penyediaan penilaian teknikal rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga (SOK/KEW/GP006/BUY).
(c) Untuk penyediaan laporan penilaian harga rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga Bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan) (OPR/BEN/GP005/BUY).
(ii) Laporan Penilaian Sebut Harga Kerja
(a) Laporan penilaian sebut harga kerja akan disediakan oleh JKPK.
JKP
(b) Sedia laporan penilaian sebut harga kerja. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Penentuan dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi (SOK/KEW/GP005/BUY).
(c) Serah laporan penilaian sebut harga ke Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB.
JKT/JKPH
7.9.2 Sebut Harga B:
(i) Laporan penilaian sebut harga akan disediakan oleh JKP.
JKP
(ii) Serah laporan penilaian sebut harga ke Zon/Seksyen Kewangan, Pejabat Bursar/ Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB.
JKP
7.10 Penyediaan Ringkasan Laporan dan Mesyuarat
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 9/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 05/06/2015
7.10.1
Cop tarikh terima laporan penilaian sebut harga pada setiap laporan.
Urusetia JKSH A/B
7.10.2 Semak laporan sebut harga yang telah dikemukakan, jika tidak lengkap kembalikan/hubungi PTJ untuk tindakan pembetulan.
Urusetia JKSH A/B
7.10.3 Sediakan ringkasan laporan sebut harga. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga (SOK/KEW/GP006/ BUY).
Urusetia JKSH A/B
7.10.4 Sedia fail mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga sebelum mesyuarat diadakan.
Urusetia JKSH A/B
7.11 Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga
7.11.1 Urusetia mengaturkan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga untuk melantik petender yang memenuhi syarat sebut harga dan mengemukakan best value for money.
Urusetia JKSH A/B
7.12 Penyediaan Surat Terima Tawaran
7.12.1 Sediakan surat tawaran kepada petender yang dilantik dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY).
Pemohon/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
7.12.2 Bagi Sebut Harga B sila ke langkah 7.14
7.13 Penyediaan Kontrak
7.13.1 Sedia kontrak untuk perolehan bernilai melebihi RM50,000 ke atas atau bagi perolehan bermasa yang bernilai kurang daripada RM50,000
Pemohon/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan/Bahagian Perolehan/Unit
Perolehan, UPMKB) 7.13.3 Rujuk Garis Panduan Penyediaan surat Setuju Terima
Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY) untuk menyemak panduan penyediaan kontrak.
Pemohon/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan/Bahagian Perolehan/Unit
Perolehan, UPMKB) 7.14 Penyediaan Permohonan Pesanan Belian
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 10/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 05/06/2015
7.14.1 Input dan cetak permohonan pembelian dan cetak PO held melalui sistem SAGA. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing (UPM/SOK/KEW/AK003/BUY).
Pemohon/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
7.15 Penyediaan Pesanan Belian
7.15.1 Semak maklumat dan dokumen sokongan untuk permohonan pesanan belian. Jika tidak lengkap kembalikan untuk pembetulan. Lampirkan Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR), jika dokumen dikembalikan ke PTJ.
PK/PA/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
7.15.2 Jika lengkap, sedia pesanan belian. Pesanan belian hanya boleh dikeluarkan melalui sistem SAGA dan rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY).
PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
7.15.3 Jika telah lengkap, lulus pesanan belian dengan menandatangani pesanan tersebut. Cop nama dan jawatan pegawai.
PK (Zon/Seksyen
Kewangan)
7.15.4 Jika pesanan belian difaktorkan, rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 7.3) untuk tindakan selanjutnya.
PA/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
7.16 Serah Pesanan Belian Kepada Syarikat
7.16.1 Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 4).
Pemohon/ PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
7.17 Terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja
7.17.1 Terima bekalan/perkhidmatan/kerja yang telah dilaksana oleh pembekal. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY) untuk proses menyemak dan mengesah terimaan.
Pemohon/Pegawai yang diberikuasa
7.18 Rekod Terimaan
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 11/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 05/06/2015
7.18.1
Rekod terimaan barang yang diterima. Rujuk Manual FAMS untuk menyemak cara-cara merekod Aset dan Inventori (jika berkaitan).
Pemohon/Pegawai yang diberikuasa
7.19 Penilaian Prestasi Syarikat
7.19.1 Pastikan penilaian prestasi dibuat ke atas setiap syarikat/kontraktor yang telah melaksanakan bekalan/perkhidmatan/kerja. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat-UPM/SOK/KEW/AK002/BUY.
Pemohon/Pegawai yang diberikuasa
7.19.2 Sekiranya bekalan/perkhidmatan/kerja yang diterima tidak sempurna, buat penilaian sewajarnya ke atas syarikat tersebut untuk tindakan selanjutnyanya. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY).
Pemohon/Pegawai yang diberikuasa
7.19.3 Input maklumat ke dalam Modul Prestasi Syarikat. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).
Pemohon/Pegawai yang diberikuasa
7.19.4 Sedia laporan penilaian , rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).
PK/PA (Bahagian Perolehan)
7.20 Tamat
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 12/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 05/06/2015
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
(Baru)
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
1.
UPM/BEN/SP/03/F002 -Fail Perolehan Sebut Harga
(a) SOK/KEW/BR002/BUY-Borang Permohonan Pembelian (RO)
PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
3 tahun
PK
(b) SOK/KEW/BR003/BUY-Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga
(c) SOK/KEW/DF014/BUY- Semakan Status Pembelian Melalui Tender/ Sebut Harga
(d) Senarai Spesifikasi
(e) OPR/BEN/DF003/BUY-Format Iklan Sebut Harga
(f) OPR/BEN/DF006/BUY-Borang Pembukaan Sebut Harga
(g) OPR/BEN/DF018/BUY-Surat Edaran Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH)
(h) OPR/BEN/DF011/BUY - Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH)
PTK PA
PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
7 tahun
PK
(i) SOK/KEW/DF020/BUY- Surat Setuju Terima Tawaran Bekalan/Perkhidmatan
PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
3 tahun
PK
(j) Dokumen Kontrak
PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
7 tahun
PK
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 13/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 05/06/2015
2. UPM/BEN/ZON/SEKSYEN/Tahun -Fail Pendaftaran Sebut Harga B (a) SOK/KEW/BR002/BUY-Borang
Permohonan Pembelian (RO)
PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di
Zon/Seksyen Kewangan
3 tahun
PK
(b) SOK/KEW/BR050/BUY-Borang Pendaftaran Sebut Harga B
(c) Senarai Spesifikasi
(d) Surat Edaran Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga B
3.
UPM/BEN/SP/03/F005 -Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Universiti {No. Ke-XX } (a) OPR/BEN/DF008/BUY-Agenda
Untuk Sebut Harga Universiti
PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
3 tahun
PK
(b) OPR/BEN/DM001/BUY – Dokumen Minit Mesyuarat Sebut Harga
(c) OPR/BEN/LP003/BUY- Ringkasan Laporan Dan Penyesuaian Sebut Harga
(d) SOK/KEW/LP003/BUY- Laporan Penilaian Spesifikasi bagi Sebut Harga Bekalan/ Perkhidmatan Harga
(e) OPR/BEN/LP001/BUY-Laporan Analisis Harga Bagi Tender/Sebut Harga (Bekalan/ Perkhidmatan)
(f) SOK/KEW/LP004/BUY-Laporan Penilaian Sebut Harga Kerja
PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
3 tahun
PK
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 14/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 05/06/2015
5. UPM/BEN/ZON/SEKSYEN/Tahun -Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga B {Bil Ke-XX }
PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
3 tahun
PK
(a) SOK/KEW/LP007/BUY- Laporan Sebut Harga B
(c) Salinan Iklan
(d) SOK/KEW/DF042/BUY-Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga B
6.
UPM/BEN/SP/03/F011 – Fail Minit Mesyuarat Sebut Harga (a) OPR/BEN/DM001/BUY – Dokumen
Minit Mesyuarat Sebut Harga
7.
Salinan dokumen kontrak
PTJ
PTJ
PTJ
1 tahun selepas tamat
tempoh kontrak
Ketua
PTJ
8. Salinan Pesanan Belian (Nama Zon/ Seksyen Kewangan)
PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
Pejabat Bendahari
3 Tahun
PK
Salinan Pesanan Belian (Kod PTJ) PTJ PTJ PTJ
1 Tahun
Ketua PTJ
9. OPR/BEN/BD001/BUY- Daftar Sebut Harga A
PA PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
3 Tahun
PK
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 15/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 05/06/2015
10. OPR/BEN/BD037/BUY - Daftar Sebut Harga B
PA PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di
Zon/Seksyen Kewangan
3 Tahun
PK
11. OPR/BEN/BD004/BUY – Daftar Penerimaan, Penjualan dan Pelupusan Dokumen Sebut Harga Universiti
PA/PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
3 Tahun
PK
12. SOK/KEW/DF035/BUY – Nota Pulangan Barang (NPB)
PTJ PTJ PTJ
1 Tahun
Ketua PTJ
13. SOK/KEW/DF036/BUY – Nota Aduan Perkhidmatan/Kerja
PTJ PTJ PTJ
1 Tahun
Ketua PTJ
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 16/16
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 05/06/2015
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan
Semula
Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk
satu persijilan Bursar WP 03/01/2011
02 01 SOK:Kew 04/2011
Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011
Bursar WP 22/08/201
02 02 SOK:Kew 01/2012
Mesyuarat Pengurusan kali ke-6/2012
Bursar WP 14/08/2012
02 03 SOK:Kew 01/2015
Mesyuarat Pengurusan kali ke-4/2015
Bursar WP 05/06/2015
top related