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Freie Universität Berlin – Suhl, Bizer: Systementwicklung – SS 08 (Version vom 9.06.08)
Veranstaltung10033013
Systementwicklung
Projektmanagement
Uwe H. Suhl und Chris BizerSS 2008
Freie Universität Berlin – Suhl, Bizer: Systementwicklung – SS 08 (Version vom 9.06.08)
Begriffsbestimmung: Projekt
Unter dem Begriff Projekt werden Vorhaben verstanden, die durchEinmaligkeit für das Unternehmen,(klar) definierte Zielsetzung, definierte Anfangs- und Endzeitpunkte,die Beteiligung mehrerer Menschen, Arbeitsgruppen, Unternehmen oder Institutionen gekennzeichnet sind.
Projekte, speziell Softwareentwicklungsprojekte, beinhalten immer das Risiko des Scheiterns. Übliche Probleme sind:
Mangel an Koordination von Menschen, Mitteln und Aktivitäten, Mangel an Kommunikation zwischen den Beteiligten Schlechte Einschätzungen von Dauer und KostenUnzureichende Planung von Aktivitäten, Zeit und Mitteln Zu wenig Kontrolle über den FortgangMangelhafte Qualitätskontrolle
Dies zu Verhindern ist Aufgabe des Projektmanagements, welches dazu verschiedene Instrumente und -Methoden einsetzen kann.
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Begriffsbestimmung: Projektmanagement
Projektmanagement umfasst die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projekts. [DIN 69 901]
Zu berücksichtigende Aspekte:
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Projektmanagement in der Systementwicklung
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Teilbereiche des Projektmanagements
1. ProjektdefinitionExterner oder interner Projektauftrag als AnstoßProblemfeldanalyse und inhaltliche AbgrenzungRahmenbedingungen der Projektdurchführung (organisatorisch, finanziell, technisch, terminlich, Vollmachten)Durchführbarkeitsstudie und WirtschaftlichkeitsanalyseGrobe Festlegung der Aufbauorganisation (Beteiligte, benötigte Ressourcen, Projektmanagementteam) Grobe Festlegung der Ablauforganisation (Workpackages und Meilensteine)
2. Projektplanung (hinreichend detailliert)Aufgaben (Workpackages, Deliverables)Zeit (Zeitaufwand je Workpackage, logische Abfolge, Pufferzeiten) und der Ressourcen (Benötigte personelle Ressourcen und Betriebsmittel)
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Teilbereiche des Projektmanagements 2
3. Projektdurchführung und KontrolleKoordination aller ProjektbeteiligtenPermanenter Plan-/Ist-VergleichMaßnahmen bei Planabweichung und ggf. Anpassung der PlänePermanente RisikoüberwachungPermanente QualitätsprüfungInformation der Auftraggeber und Projektbeteiligter über den Projektverlauf
4. ProjektabschlußÜbergabe der Projektergebnisse an den AuftraggeberSicherung der „Lessons-learned“ für Folgeprojekte.
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Das Projektteam
Der Erfolg eines in Softwareentwicklungsprojekts hängt sehr stark von den Fähigkeiten und der Kreativität aller Beteiligten ab!Projektteams setzen sich normalerweise aus Beteiligten mit sehr verschiedenen Kompetenzen und heterogenen Wissensstand zusammen.Übliche Rollen sind:
ProjektleiterIn: Schlüsselrolle, verantwortlich für die fachliche Durchführung des Projektes unter Einhaltung von Kosten, Terminen und Fachvorgaben. Projektplanung, Kontrolle, KoordinationAnwender: notwendig für das Fach- u. Organisationskonzept, TestsIT-Spezialisten: Systemanalytiker, ProgrammiererExperten für spezielle Aufgaben (part time): z.B. Vernetzung, DBMS, Web-Server, ...ProjektkoordinatorIn: wichtig bei Zielkonflikten zwischen den Projektteam und beteiligten Fachabteilungen, z.B. um verbindliche Anordnungen geben zu können bzw. ggf. Informationsblockaden aufzulösen. Optimalerweise höherer Linienmanager.
Ausgehend von einem heterogenen Wissensstand im Team ist es Aufgabe des Projektmanagements, die individuellen Kenntnisse der einzelnen Teammitglieder gewinnbringend in das Projekt zu integrieren.
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Aufgaben der ProjektleiterIn
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Projektplanung
1. Meilensteinplanung
2. Todo-Listen
3. Gantt-Diagramme
4. Ressourcenauslastung und kritische Pfade
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Projektplanung: Meilensteinplanung
Ein Meilenstein ist der Zeitpunkt an dem ein oder mehrere Arbeitspakete abgeschlossen sind und deren Ergebnisse vorliegen.
Die Meilensteinplanung dienen zur ergebnis-orientierten zeitlichen Strukturierung eines Projekts.
Die Meilensteinplanung wird eingesetzt um einen Überblick über den Projektablauf zu gewinnen bzw. zu vermitteln.
Je nach Aufgabenstellung werden verschiedene Varianten der Meilensteinplanung verwendet, die folgende Elemente enthalten können:
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Elemente einer Meilensteinplanung
Meilensteine (Milestone): Zustandsbeschreibung und genauer Zeitpunkt, wann der Zustand erreicht ist.
Arbeitspakete (Workpackages): Beschreibung der einzelnen Arbeitspakete, die bis zu einem Meilenstein abgeschlossen seien sollen.
Ergebnisse (Deliverable, Artefakt): Nennung der konkreten Ergebnisse, die bis zum Meilenstein erbracht seien sollen (z.B. Plichtenheft, Prototyp, Wirtschaftlichkeitsanalyse).
Aufwandsschätzungen je Arbeitspaket: Welche Ressourcen werden benötigt?
Verantwortlichkeiten: Wer ist für die termingerechte Erbringung der Ergebnisse verantwortlich?
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Beispiel einer Meilensteinplanung
M5: Start des Produktivbetriebs 7/2007
DV/EST AGTeam MFTeam MFMF/DV
Team MF
- Anpassung des Prototyps gemäß Feedback der Geschäftsleitung- Testszenarios erstellen und mit Produktivdaten testen- Fertigstellung Benutzer- und Systemdokumentation- Schulung: Vertrieb, Content-Manager und Administratoren- Planung der Site-Promotion-Kampagne
M3: Prototyp implementiert 5/2007
DV/EST AGDV/EST AG
EST AGTeam MFTeam DV
- Implementierung: Dienst-Manager- Implementierung: Schnittstellen und Mapping-Manager- Customizing: Content Management System- Einpflegen der Inhalte in das CMS- Testserver installieren und konfigurieren
M2: Pflichtenheft und Oberflächenprototyp mit Geschäftsleitung abgesprochen 1/2007
Team MF/SPTeam SP
Team SP/DVTeam MFTeam DV
Team DV/DSTeam DV/MF
- Alleinstellungsmerkmale herausarbeiten- Konzeption: Szenario Chemical Distribution- Konzeption: Dienste und Struktur des online Angebots - Marketing und PR-Material ChemBest AG sichten- Konzeption: Integration in die bestehenden Systeme der ChemBest AG- Entwicklung des Oberflächenprototyps- Ergebnisse zu Pflichtenheft zusammenfassen
M1: Marktanalyse durchgeführt und Stärken-/Schwächenprofil erstellt 9/2006
Müller/SchulzTeam MFTeam MF/ SP
- Festlegung der Projektorganisation- Evaluierung anderer online Angebote im Bereich Chemical Distribution- Stärken und Schwächen der ChemBest AG analysieren
M0: Projektbeginn 6/2006
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Todo-Listen
Todo-Listen sind ein minimales Planungs- und Koordinations-instrument, das
für Projekte mit geringer Komplexität (wenige Aufgaben, wenige Beteiligte, klarer Ablauf)als Ergänzung zur Meilensteinplanung (Aufschlüsselung der einzelnen Arbeitspakete und Zuordnung von Verantwortlichkeiten, Festlegung genauer Termine) eingesetzt werden kann.
Todo-Listen die zentral im Netzwerk oder mittels geeigneter Tools im Web gepflegt werden, eignen sich als einfaches Koordinationsinstrument:
Teammitglieder markieren Aufgaben als erledigt oder geben Hinweise auf Verzögerungen.Das Projektmanagement oder andere Teammitglieder fügen neue Aufgaben hinzu und verteilen Verantwortlichkeiten.
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Beispiel Todo-Liste
Todo-Liste mit Verantwortlichkeiten und Terminen.
….
20.2.2000JederVeranstaltungsseiten SS 00 vervollständigen
20.2.2000USForschungsschwerpunkte auf Teamseite
15.3.2000UPJobs und Praktika vervollständigen
20.2.2000USKooperationen vervollständigen
1.3.2000USPublikationen vervollständigen
1.3.2000US, CBBeschreibung der einzelnen HS-Lehrveranstaltungen erstellen
13.2.2000CBGrafiken für Startseite erstellen
Bis wann?Wer?Was?
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Gantt-Diagramme
Gantt-Diagramme sind eine Methode zur grafischen Darstellung der Ablaufstrukturen eines Projekts.
Im Gegensatz zur reinen Meilensteinplanung werden auch die logischen Zusammenhänge zwischen einzelnen Arbeitspaketen erfasst: Welche Arbeitspakete müssen abgeschlossen sein, bevor mit den Folgenden begonnen werden kann?
Oft werden zusätzlich zu den Arbeitspaketen und ihren Zusammenhängen auch geschätzte Dauern und die benötigten Ressourcen erfasst. Dies ermöglicht Engpässe hinsichtlich Terminen und Ressourcenauslastung rechtzeitig zu erkennen.
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Beispiel: Gantt-Diagramm aus MS Project
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Kritischer Pfad
Der kritische Pfad ist der längste Abfolge von Arbeitspaketen, die ohne zeitlichen Puffer voneinander abhängig sind und deren Verzögerung eine Verzögerung des Projektendes verursacht.
Hilft zu identifizieren, welchen Vorgängen hohe Priorität zuzuweisen ist und wo Verzögerungen akzeptabel sind
Beispiel: Kritischer Pfad in MS Project:
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Ressourcenplanung
Die Erbringung der Arbeitspakete in einem Projekt beansprucht Ressourcen wie Personal, Betriebsmittel oder Geld.
Die Ressourcenplanung bestimmt den Ressourcenbedarf im Projektverlauf und dient dem Kapazitätsausgleich.
Aus der Aufsummierung der Beanspruchung einzelner Ressourcen im Projektverlauf ergeben sich Auslastungsübersichten je Ressource.
Oft ist es sinnvoll einzelne Arbeitspakete zu verschieben, um eine möglichst konstante Ressourcenauslastung zu erreichen.
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Projektkontrolle
Aufwandserfassung
Soll/Ist-Vergleich
Meilenstein-Trendanalyse
Projekttagebuch
Besprechungsprotokolle
Projekt-Berichte
Informationen sollten allen Projektbeteiligten zugäng-lich sein.
4/04
3/04
2/04
1/04
4/043/042/041/04
Schätzungam...
Meilenstein geschätzt für...
offener Meilenstein erledigter Meilenstein
A D C IT
AT
Meilensteintrendanalyse initial
Meilensteintrendanalyse final
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Microsoft Project
Teil der Microsoft Office Suite (2003/2007)
Software zur Verwaltung von Aufgaben, Terminen und Ressourcen eines Projektes (und einigem mehr)
Kein Brainstorming-Programm, Projektvorgaben müssen vorher klar sein
Project wird vom Projektmanager genutzt, nicht von den Teammitgliedern
Exportmöglichkeit von Aufgaben und Terminen in die Outlook-Kalender der Mitarbeiter
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Project 2003 – Komponenten
Ressourcen ManagerTeammitglieder Projektmanager
Business Systems
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Vorgänge
repräsentieren Aktivitäten/Tätigkeiten z.B. Erstellung eines Oberflächenentwurfs
haben eine Dauerdie vorweg geschätzt wirdim nachhinein gemessen wird
können miteinander verknüpft werden…sequentiell (nacheinander): Ende-Anfangparallel (gleichzeitig): Anfang-Anfang, Ende-Ende
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Ressourcen
repräsentieren die Arbeitsmittel (=Menschen) und Sachmittel im Projekt
werden zur Durchführung von Vorgängen eingeteilt
Ziel: Alle zur Verfügung stehenden Ressourcen optimal einteilen, ohne sie zu überlasten
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Beispiel: Ressourcenauslastung in MS Project
Ansicht in Project zu der Auslastung einzelner Ressourcenhilft tatsächliche Arbeitszeiten von Ressourcen zu ermittelnund Ressourcenüberlastungen/-unterlastungen zu erkennenÜberlastete Ressourcen erkennen Sie an der roten Kennzeichnung und dem !-Symbol im Indikatorfeld.
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Project Server
ermöglicht Kollaboration zwischen Projektmanagern, Teammitgliedern und anderen Beteiligten
Projektdaten werden von Project Professional zum Project Server gesendet
Project Server Web Access bietet Zugriff auf Projektdaten, ToDo-Listen, Berichten usw. über ein Web-Interface
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“Project A”“Project B”
Analyzer can assess many different dimensions of time, cost
& resources
Key resources who are heavily
allocated
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Weitere Informationen
Microsoft Project Produktseite:http://www.microsoft.com/office/project/
Microsoft Project MSDN Developer Center:http://msdn.microsoft.com/project
Microsoft Project TechNet Seite:http://www.microsoft.com/technet/project/
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Risikomanagement
Aufdecken von RisikenZ.B. mit Risikoliste aus der Literatur (z.B. Sommerville 2001)Überprüfe jedes Risiko auf der Liste im Bezug auf das eigene Projekt
Bewertung + Dokumentation der RisikenBeschreibe das RisikoWahrscheinlichkeit des Eintretens einschätzenSchadenshöhe (Kosten und Projekt-Verzögerung)Mögliche Gegenmaßnahmen -> RisikomaßnahmenplanBewertung der Maßnahmen
RisikoüberwachungIndikatoren und erste Anzeichen für das Eintreten des Risikos definierenDiese Indikatoren kontinuierlich überwachen und anpassen sobald mehr Informationen über ein Risiko verfügbar sind.
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Mögliche Risiken
nach Sommerville, 2001
Ein Konkurrenzprodukt wird auf den Markt gebracht, bevor das System fertig gestellt ist.
Wirtsch.Produktkonkurrenz
Die zugrundeliegende Technologie, auf der das System aufbaut, wird durch eine Neue verdrängt.
Wirtsch.Technologieveränderung
Der Umfang des Projekts oder einzelner Arbeitspakete wurde fasch eingeschätzt.
Projekt/Produkt
Unterschätzung des Umfangs
Die Spezifikationen wichtiger Schnittstellen sind nicht pünktlich verfügbar.
ProduktVerzögerung der Spezifikation
Produkt
Projekt
Projekt
Art
Es gibt größere Änderungen bei den Anforderungen als erwartet.
Es gibt einen Wechsel zu einem neuen Management mit anderen Prioritäten.
Erfahrenes Personal verläßt das Projekt, bevor es fertig gestellt ist.
Beschreibung
Veränderung der Anforderungen
Managementveränderung
Personalveränderung
Risiko
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Projektdurchführung: Projektbesprechungen
Projektbesprechungen dienen den Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten und dem Treffen von Entscheidungen für das Projekt.
Um ihre Effektivität zu gewährleisten, muss jeder Projektbesprechung eine gründliche Vorbereitung durch das Projektmanagement vorangehen.
Punkte, die vorab geklärt werden sollten sind:Ziele: Was soll die Besprechung bringen? (Problemlösungs-Koordinations- oder Informationsbesprechung)Teilnahme: Müssen alle Teammitglieder teilnehmen? Wer redet über was, wann und wie lange? Maximale Dauer 90 Minuten ohne Pause.
Vorbereiten einer Tagesordnung und deren rechtzeitige Kommunikation.
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Projektdurchführung: Projektbesprechungen
Problemlösungsbesprechungen haben oft folgende Struktur:Problemdefinition/Zielformulierung: Wo stehen wir? Wo wollen wir hin? (Projektmanager/Sitzungsleiter)Problem-/Ursachenanalyse: Woran liegt es? (Alle Beteiligten)Lösungsvorschläge und Entschluss: Welche Lösungen gibt es? (Alle Beteiligten)Umsetzung: (Alle Beteiligten)
- Festlegung eines konkreten Aktionsplans- Festlegung von Verantwortlichkeiten- Festlegung von Terminen für die Durchführung (Anfang, Ende, Meilensteine)
Termin für nächstes Treffen festlegen.
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Projektdurchführung: Brainstorming
Brainstorming ist eine Kreativitätstechnik zur Generierung von Ideen bzw. Lösungsvorschlägen zu einer bestimmten Problemstellung.
Grundprinzip ist das Aufnehmen und spontane Variieren von Ideen, die im Verlauf der Sitzung von den teilnehmenden Gruppenmitgliedern geäußert werden. Durch die Entstehung von Assoziationsketten werden hierbei Lösungsmöglichkeiten eines Problems zutage gefördert, die möglicherweise bisher nicht gesehen wurden.
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Projektdurchführung: Brainstorming
Regeln für Brainstorming-Sitzungen:Teilnehmer: 5-12 Personen aller hierarchischen EbenenFreies ungehemmtes Aussprechen von Ideen und Gedanken, einschließlich zunächst abwegig erscheinender Ideen um andere eventuell zu brauchbaren Vorschlägen anzuregen.Innere Offenheit und die Bereitschaft Ideen aufzugreifen und weiterzuentwickeln.Quantität vor Qualität: Ziel möglichst viele IdeenEisernes Verbot jeder Kritik an den Vorschlägen!
Die während der Sitzung produzierten Ideen werden schriftlich festgehalten und im Anschluss in Hinsicht auf ihre Realisierbarkeit ausgewertet.
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Empfehlenswerte PM-Praktiken
Projektpläne sollen erfüllbar sein, aber auch knapp genug, um stetigen Fortschritt zu garantieren.
Der Projektplan sollte niemals das Team hetzen oder es demoralisieren.
Projektweite Sichtbarkeit des Projektplans und des Fortschritt gegenüber dem Plan.
Regelmäßige Reviews und Code-Inspektionen.
Verfolgen des Fehlertrends gegenüber Qualitätszielen.
Geordnetes Risikomanagement.
Längere Vorhaben sollten in kürzere, klar abgegrenzte Teilprojekte aufgeteilt werden.
Jedes Teilprojekt sollte ein befriedigendes und motivierendes Ergebnis haben.
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Sammlung der gefährlichsten PM-Praktiken
Erwarten von großen Leistungssteigerungen über 10% der bisher beobachteten Zahlen.
Plazieren von Aufgaben am kritischen Pfad, die nicht der Kontrolle des Projektteams unterliegen.
Annahme, auch starke Projektverspätungen ohne entsprechende Reduktion der Anforderungen wieder aufholen zu können.
Verwenden eines knappen Zeitplans als Grund für den Einsatz neuer Technologien.
Festlegen der Technologien in den Anforderungen.
Erwarten, daß formale Reviews mit möglichst vielen Teilnehmern ein korrektes Bild der Vorgänge im Projekt ergeben.
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