pola pikir asn1
Post on 31-Jul-2015
161 Views
Preview:
TRANSCRIPT
POLA PIKIR APARATUR SIPIL NEGARA SEBAGAI
PELAYAN MASYARAKAT
Disampaikan pada :Diklat Prajabatan CPNS
Yang Diangkat Dari Tenaga Honorer Kategori 1/ 2
INDIKATOR KEBERHASILAN
Setelah pembelajaran ini diharapkan peserta mampu memahami prinsip – prinsip pelayanan prima dengan baik dan benar sesuai dengan bidang tugasnya
INDIKATOR HASIL BELAJAR
Setelah pembelajaran ini diharapkan peserta mampu :1. Menjelaskan konsep pelayanan2. Menjelaskan tujuan dan manfaat pelayanan prima3. Menjelaskan prinsip – prinsip pelayanan4. Menjelaskan standar mutu pelayanan5. Menjelaskan bagaimana memahami pelanggan
LATAR BELAKANG
Tugas Pegawai ASN adalah :• Melaksanakan kebijakan publik sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan• Memberikan pelayanan publik yang
profesional dan berkualitas• Mempererat persatuan dan kesatuan Negara
Kesatuan Republik Indonesia.
Anggapan masyarakat terhadap PNS
malas, korup, kurang melayani, tidak produktif, dan lain sebagainya)
Reformasi birokrasi
Reformasi pola pikir (mindset).
Harus dirubah
KONSEP PELAYANANPelayanan : usaha melayani kebutuhan orang lain (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1999).
Menurut Daviddow dan Utal (1989:19), pelayanan merupakan usaha apa saja yang mempertinggi kepuasan pelanggan
Secara umum pelayanan adalah kegiatan yang ditawarkan oleh organisasi atau perorangan kepada konsumen (yang dilayani), yang bersifat tidak berwujud dan tidak dapat dimiliki.
KARAKTERISTIK PELAYANAN
a. Pelayanan bersifat tidak dapat dirabab. Pelayanan terdiri dari tindakan nyata dan tindakan sosialc. Produksi dan konsumsi dari pelayanan tidak dapat
dipisahkan secara nyata
Mampu memuaskan pelanggan
Pelayanan yang sangat baik /terbaik
Sesuai dengan standar
pelayanan
Pelayanan Prima (Excellent Service)
Pelayanan adalah suatu proses yang menghasilkan suatu produk dan diberikan kepada pelanggan. Contoh pelayanan surat masuk :a. Surat diterima oleh seorang petugasb. Surat disortir (dipisah-pisahkan)c. Surat diterima pencatat surat dan dicatat dalam buku agendad. Surat disampaikan ke pengarah surate. Surat di distribusikan ke unit organisasi sesuai dengan alamat
yang tertulis ( unit pengelola)f. Surat diterima oleh unit pengolah.
Penyelenggara pelayanan publik adalah setiap institusi penyelenggara negara untuk melakukan kegiatan pelayanan publik
Contoh lembaga penyelenggara kegiatan pelayanan publik :-Kantor kecamatan-Kantor Dinas Penduduk dan Catatan Sipil-Kantor Pertanahan-Kantor kepolisian-PDAM
Kelompok Pelayanan Administratif yaitu pelayanan yang menghasilkan berbagai bentuk dokumen resmiyang dibutuhkan oleh publik. Contoh : KTP
Kelompok Pelayanan Publik
Kelompok Pelayanan Barang yaitu pelayanan yang menghasilkan berbagai bentuk/jenis barang yang digunakan oleh publik. Contoh : jaringan telepon
Kelompok Pelayanan Jasa yaitu pelayanan yang menghasilkan berbagai bentuk jasa yang dibutuhkan oleh publik. Contoh : pendidikan
Jenis pelayanan dapat dibedakan menjadi tiga kelompok (Gonroos, 1990) :a. Pelayanan utama (core service ) Contoh : untuk hotel berupa penyediaan kamar
b. Pelayanan tambahan (facilitating service) Contoh : pelayanan “front office” pada hotel atau pelayanan “check in”
pada transportasi udara. Facilitating service ini meskipun pelayanan tambahan tetapi sifatnya wajib.
c. Pelayanan pendukung (supporting service) untuk meningkatkan nilai pelayanan atau untuk membedakan dengan pelayanan dari pihak “pesaingnya”. Servis ini bersifat tidak wajib.
Contoh : Restoran pada suatu hotel supporting service-nya adalah welcome drink untuk meningkatkan daya saing.
Tujuan pelayanan prima adalah memberikan pelayanan yang dapat memenuhi dan memuaskan masyarakat serta memberikan fokus pelayanan kepada masyarakat
Pelayanan prima sektor publik merupakan :• Pemberian pelayanan terbaik kepada masyarakat• Merupakan upaya peningkatan kualitas pelayanan
pemerintah kepada masyarakat• Sebagai acuan untuk pengembangan penyusunan standar
pelayanan. Acuan tersebut mengenai mengapa, kapan, dengan siapa, dimana dan bagaimana pelayanan mesti dilakukan.
Buat 4 kelompok dan lakukan diskusi yaitu :
• Ambil contoh salah satu kantor pertanahan tempat asal peserta• Sebutkan pelayanan/servis apa saja yang
tergolong dalam Pelayanan Utama, Pelayanan Tambahan dan Pelayanan Pendukung
Kebijakan Pemerintah
Komitmen Pelayanan
Membangun Komitmen Pelayanan Kepada
Masyarakat
PRINSIP – PRINSIP PELAYANAN
KEBIJAKAN PEMERINTAH
Upaya menetapkan standar pelayanan publik telah dilakukan melalui : • Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik• Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan
Undang -Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik• Inpres No. 5 Tahun 1984 tentang Pedoman Penyederhanaan dan
Pengendalian Perijinan di Bidang Usaha• Inpres No. 1 Tahun 1995 tentang Perbaikan dan Peningkatan Mutu
Pelayanan Aparatur Pemerintah Kepada Masyarakat• Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi
Birokrasi Nomor 38 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik
• Keputusan Menpan No 81/1993 tentang Pedoman Tatalaksana Pelayanan Umum
• Kep. Menpan No: 63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik
Standar pelayanan menurut LAN :
Pelayanan berkualitas adalah pelayanan yang :- Cepat- Menyenangkan (memuaskan)- Tidak mengandung kesalahan- Sesuai proses dan prosedur
Tolok ukur KomitmenPenyelenggara
pelayanan publik
Pelayanan yang
berkualitas
Manfaat dari standa
r pelaya
nan
Jaminan Pelayanan
Pengukur kinerja
pelayanan
Perbaikan kinerja
pelayanan
Peningkatan mutu
pelayanan
Kriteria pelayanan :a. Kesederhanaan : tata cara pelayanan secara mudah, cepat,
tidak berbelit – belit, mudah dipahamib. Reliabilitas : konsistensi kinerja. Contoh : akurasi penghitungan
keuangan, teliti dalam pencatatan data dan tepat waktuc. Tanggungjawab petugas pelayanan : pelayanan sesuai urutan
waktu, menghubungi pelanggan secepatnya bila diperlukand. Kecakapan petugas pelayanan : petugas pelayanan menguasai
pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkane. Pendekatan kepada pelanggan dan kemudahan kontak
pelanggan dengan petugas. Petugas mudah dihubungi baik bertemu langsung maupun tidak langsung (telepon/internet)
f. Keramahan : kesabaran dan perhatian antara petugas pelayanan dengan pelanggan
g. Keterbukaan : pelanggan dapat memperoleh informasi secara mudah dan jelas, meliputi tata cara, persyaratan, waktu penyelesaian dan biaya
h. Komunikasi antara petugas dan pelanggan : pelanggan berhak memperoleh informasi dalam bahasa yang mudah dimengerti
i. Kredibilitas : saling percaya antara petugas pelayanan dan pelanggan sehingga pelanggan tetap setia
j. Kejelasan dan kepastian : mengenai tata cara, rincia biaya layanan dan tata cara pembayarannya serta jadwal waktu penyelesaian
k. Keamanan : memberikan rasa aman dan bebas dari bahaya, resiko dan keragu – raguan kepada pelanggan
l. Mengerti apa yang diharapkan pelanggan : berusaha mengerti apa saja yang dibutuhkan pelanggan dengan mempelajari kebutuhan – kebutuhan khusus yang diinginkan pelanggan dan pendekatan personal
m. Kenyataan : bukti – bukti nyata dari pelayanan. Contoh fasilitas fisik, kehadiran petugas pelayanan, peralatan pelayanan, kartu pengenal dan fasilitas penunjang lainnya
n. Efisien : persyaratan pelayanan berkaitan langsung dengan pencapaian sasaran pelayanan
o. Ekonomis : pengenaan biaya pelayanan harus ditetapkan secara wajar
Cari pasangan diskusi. Setiap pasangan mengambil 5 kriteria pelayanan. Berikan contoh untuk masing – masing kriteria tersebut dikaitkan dengan pelayanan di kantor pertanahan
KOMITMEN PELAYANAN
KEJELASAN
KONSISTENSI
KOMUNIKASI
KOMITMEN
Pedoman untuk mencapai kesuksesan dalam memberikan pelayanandengan menggunakan indikator pelayanan seperti diuraikan diatasmemerlukan komitmen dari semua komponen/aparatur
Prinsip utama untuk membangkitkan kepercayaan masyarakat menurut David Osborne, adalah :
• Masyarakat perlu diyakinkan bahwa birokrasi itu bukanlah gambaran kebobrokan tetapi dapat diperbaiki
• Masyarakat perlu diyakinkan bahwa kualitas budaya masyarakat membutuhkan kualitas pemerintahan yang bersifat efektif, produktif dan efisien
• Masyarakat perlu diyakinkan bahwa sentral permasalahan terletak pada sistem pelayanan publik yang diterapkan.
• Masyarakat harus diyakinkan bahwa pandangan liberalisme berperan dalam iklim kinerja pelayanan publik
• Masyarakat perlu diyakinkan bahwa, setiap anggota masyarakat memiliki peluang yang sama untuk mendapatkan pelayanan publik
Manajemen mutu terpadu (total quality management ) upaya memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan secara kontinyu atas mutu barang, jasa, manusia dan lingkungan organisasi.
TQM dapat dicapai dengan hal – hal sebagai berikut :• Berfokus pada pelanggan• Obsesi terhadap mutu• Pendekatan ilmiah• Komitmen jangka panjang• Kerjasama Tim• Perbaikan sistem secara berkesinambungan• Pendidikan dan pelatihan
Kepuasan didefinisikan sebagai tingkat perasaan seseorang setelah membandingkan kinerja (hasil) yang dirasakan dengan harapannya.
Tingkat kepuasan adalah perbedaan antara kinerja dengan harapan.
Hasil pelayanan yang dirasakan pelanggan meliputi :
Kinerja di bawah
harapan, pelanggan
merasa kecewa
Kinerja sesuai harapan, pelanggan merasa puas
Kinerja melebihi harapan,
pelanggan sangat puas
Harapan pelanggan :a. Level pertama kepuasan pelanggan asal sekedar tercapainya
tujuan yang diminta. Contoh : 1) saya berharap perusahaan penerbangan menerbangkan saya
sampai tujuan dengan selamat. 2) saya berharap bank dapat menyimpan uang saya dengan aman
dan menangani saldo rekening saya dengan benar
b. Level kedua, kepuasan pelanggan dicerminkan dalam pemenuhan persyaratan dan atau spesifikasi tertentu. Contoh :
1) saya berharap dilayani dengan ramah oleh pegawai perusahaan penerbangan
2) saya pergi ke bank dan tellernya ternyata sangat ramah, informatif dan suka menolong transaksitransaksi saya
c. Level ketiga pelanggan menuntut suatu kesenangan (delightfulness) atau jasa yang demikian bagusnya, sehingga membuat pelanggan tertarik. Contoh :
1) perusahaan penerbangan itu memberi semua penumpang makanan yang sama dengan yang diberikan khusus kepada penumpang kelas satu oleh perusahaan penerbangan yang lainnya.
2) semua karyawan melayani saya dengan penuh respek dan menjelaskan sesuatunya secara cermat. Akan tetapi yang paling mengesankan saya adalah ketika mereka menelepon saya dirumah hari berikutnya dan menanyakan apakah saya baik-baik saja
Aparatur pelayanan dihadapkan pada tantangan membangun budaya organisasi dengan tujuan memuaskan pelanggan.
Kepuasan pelanggan merupakan tujuan utama pelayanan prima. Setiap aparatur pelayanan berkewajiban memuaskan pelanggannya. Caranya adalah mengidentifikasi siapa dan apa keinginan pelanggan.
Daftar keinginan pelanggan
Strategi pendekatan pelanggan
Kurang puas
Puas
SangatPuas
Perbaiki layanan
Tingkatkan layanan
Pertahankan layanan
Dimensi pelayanan prima :1) Ketepatan waktu pelayanan2) Akurasi pelayanan3) Kesopanan dan keramahan dalam memberikan
pelayanan. 4) Tanggung jawab. 5) Kelengkapan6) Kemudahan mendapatkan pelayanan7) Variasi model pelayanan8) Pelayanan Pribadi9) Kenyamanan dalam memperoleh pelayanan10) Atribut pendukung pelayanan lainnya
Mutu Pelayanan Prima
a.Mendahulukan kepentingan pelanggan. b.Pelayanan dengan sepenuh hati. c.Budaya pelayanan prima. d.Sikap pelayanan prima. e.Sentuhan pribadi pelayanan primaf. Pelayanan prima sesuai dengan pribadi prima.
Konsep pribadi prima meliputi unsur-unsur kepribadian, penampilan, perilaku dan komunikasi yang prima
Keluhan pelanggan dapat dikategorikan :1)Mechanical Complaint (Keluhan Mekanikal) : keluhan
yang berhubungan dengan tidak berfungsinya peralatan2)Attitudinal Complaint (Keluhan akibat sikap petugas
pelayanan) : keluhan pelanggan yang timbul karena sikap negatif petugas pelayanan
3)Service Related Complaint (Keluhan yang berhubungan dengan pelayanan) : keluhan pelanggan karena hal – hal yang berhubungan dengan pelayanan itu sendiri
4)Unusual Complaint (Keluhan yang aneh): keluhan pelanggan yang merupakan keanehan (tidak wajar/tidak umum)
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menghadapi keluhan pelanggan, antara lain :1) Pelanggan biasanya marah pada saat menyampaikan keluhan.
Petugas pelayanan tidak boleh terpancing untuk ikut marah2) Petugas pelayanan tidak boleh memberikan janji-janji yang
sebenarnya sulit dipenuhi serta tidak menjanjikan sesuatu yang berada di luar wewenangnya
3) Jika permasalahan tidak dapat diselesaikan sedangkan petugas sudah berbuat maksimal, petugas harus berani menyatakan menyerah dengan jujur
4) Ada pelanggan yang selalu mengeluh. Untuk menghadapi pelanggan seperti itu, petugas harus sabar dan melakukan pendekatan secara khusus
Pribadi prima :a. Tampil ramahb. Tampil sopan dan penuh hormatc. Tampil yakind. Tampil rapie. Tampil ceriaf. Senang memaafkang. Senang bergaulh. Senang belajar dari orang laini. Senang pada kewajaranj. Senang menyenangkan orang lain.
Customer (pelanggan) adalah siapa saja yang berkepentingan dengan produk layanan kita.Karena itu, customer dapat berupa individu (perorangan), kolektif (organisasi), maupun masyarakat dalam arti luas.
Pelanggan terbagi atas :a. Pelanggan internal (internal customer) adalah pelanggan
yang berasal dari dalam organisasi (instansi) itu sendiri pelanggan internal pemerintah yang lain
b. Pelanggan eksternal (external customer) adalah pelanggan dari masyarakat
Baik kepada pelanggan internal maupun eksternal harus dilayani dengan prima
Untuk membangun citra positif di mata pelanggan harus memperhatikan hal – hal sebagai berikut :1. Membangun citra diri2. Berusaha mengerti terlebih dahulu baru dimengerti3. Mengenal karakter pelanggan4. Meningkatkan citra positif di mata pelanggan
Kaitkan program Larasita di tempat anda dengan 4 hal membangun citra positif di atas ?
Cara-cara membangun citra diri positif di mata pelanggan
Memperhatikan pentingnya kesan awal;Hindari kesalahan sekecil apapunJangan membuat orang lain menungguSapalah pelanggan dengan menyebut namanya;Usahakan selalu bersikap ramah, sampaikan salam Pada waktu berbicara, pandanglah matanya; Tersenyum setiap saatKegembiraan dapat menampilkan wajah berseri;Berbicara dengan jelas, dan dapat dipahami;Hindari beban pikiran yang menyebabkan perhatian pelanggan
terpecah
Berusaha mengerti pelanggan terlebih dahulu
Apabila pelanggan datang agar memperhatikan hal – hal sebagai berikut :
- Tidak bersikap serba tahu atau seolah – olah sudah mengerti- Dekati pelanggan dan dengarkan apa yang diutarakan- Jangan acuhkan pelanggan atau melakukan kegiatan lain- Bersikap sopan, ramah dan sabar menghadapi pertanyaan
pelanggan
Masyarakat berhak
Mengetahui kebenaran isi standar pelayanan
Mengawasi pelaksanaan standar pelayanan
Mendapat tanggapan terhadap pengaduan yang diajukan
Mendapat advokasi, perlindungan, dan/atau pemenuhan pelayanan
Mengenal Karakter Pelanggan
•Pelanggan yang pendiam
•Pelanggan yang tidak sabar
•Pelanggan yang tidak banyak bicara
•Pelanggan yang senang berdebat
•Pelanggan yang banyak permintaan
Pelanggan Yang Pendiam
Faktor penyebab dan cara menghadapinya1. Adanya rasa malu sehingga tidak berani mengutarakan
pendapat dengan jelas Hadapi dengan ramah dan penuh perhatian
2. Merasa segan karena sedang memikirkan sesuatu Lontarkan pertanyaan - pertanyaan seputar produk yang ditawarkan
3. Kemungkinan kelainan psikis Hadapi dengan sikap normal (biasa saja)
Pelanggan Yang Tidak Sabar
Tips cara menghadapinya :1. Mengenali pelanggan tersebut dan meminta maaf atas
tertundanya pelayanan2. Mengatakan akan dibantu semaksimal mungkin3. Secara cepat dan efisien menangani situasi tersebut dan
menenangkan pelanggan apabila emosi4. Mengucapkan terima kasih bahwa pelanggan tersebut masih
bersedia menunggu5. Mengucapkan terima kasih dan meminta maaf sekali lagi
Pelanggan Yang Tidak Banyak Bicara
Tips cara menghadapinya :1. Mengenali kedatangan pelanggan dengan mengucapkan salam2. Menawarkan bantuan yang diperlukan3. Menawarkan bantuan dan memuji kehebatannya4. Bila perlu merespon pembicaraan tersebut dengan memberikan
pujian5. Meminta alamat dan nomor telepon6. Pelanggan jenis ini akan senang sekali mendapat perhatian
Tips cara menghadapinya :1. Apabila pelanggan berada di pihak yang salah jangan menunjukkan
reaksi, sebab akan timbul diskusi yang berkepanjangan2. Bersikap tenang, tidak gugup dan tidak terpancing untuk marah3. Membatasi percakapan pada masalah yang sedang dihadapi, tidak
menyimpang dari pokok pembicaraan4. Berikan argumen yang masuk akal. Bila sudah tenang baru
memberikan pelayanan5. Apabila pelanggan bersikeras dengan pendapatnya, anda ulangi
lagi sampaikan argumen6. Mencari kelemahan argumen pelanggan tersebut dan tunjukkan
kekeliruannya
Pelanggan Yang Senang Mendebat
Pelanggan Yang Memiliki Banyak Permintaan
Tips cara menghadapinya :1. Mengucapkan salam apabila datang atau gunakan cara
bertelepon yang baik apabila lewat telepon 2. Mendengarkan permintaannya3. Sesegera mungkin memenuhi permintaannya dengan minimal
kesalahan4. Meminta maaf dan menyarankan alternatif lain bila pelanggan
masih tidak puas5. Segera memberitahu atasan dengan menyebutkan permintaan
yang tak dapat dipenuhi tersebut6. Selalu tersenyum
Diskusi Kelompok
Masing – masing kelompok akan membuat peragaan :1. Pilih salah satu tipe cara menghadapi tipe pelanggan sesuai
kriteria yang telah dijelaskan2. Tentukan masalah atau permintaan pelayanan3. Untuk beberapa anggota kelompok berikan peranan :- Petugas loket pelayanan- Pelanggan 2 orang pada masalah yang sama- Atasan petugas loket4. Buat dialog secara spontan dan peragaan bagaimana mengatasi
pelanggan sesuai dengan tips yang telah diberikan
Ketrampilan Dasar Pelayanan
Pusatkan perhatian pada pelanggan
Memberikan pelayanan yang efisien
Meningkatkan perasaan harga diri pelanggan
Membina hubungan baik dengan pelanggan
Dapat menentukan apa keinginan pelanggan
Mengalihkan pelayanan ke orang lain
Memusatkan Perhatian Pada Pelanggan
a. Mendengarkan dengan penuh perhatian dan jangan memotong pembicaraan
b. Sikap tubuh dan tindakan anda harus tenang dan rileksc. Menatap mata pelanggan pada saat berbicara dan tersenyumd. Ekspresi wajah anda harus tetap terjaga baike. Tanggapi pembicaraan secara positif apabila dimintaf. Nada bicara anda jangan terlalu rendah (kurang percaya diri)
dan jangan terlalu tinggi (emosi)g. Tempatkan kepentingan pelanggan pada nomor satu
dibandingkan teman atau atasan yang menghampiri
Memberikan Pelayanan Yang Efisien
a. Melayani pelanggan berikutnya segera setelah dengan pelanggan pertama selesai
b. Pergunakan waktu seakurat mungkinc. Berbicara seperlunya kepada pelanggand. Merencanakan apa yang selanjutnya akan dilakukane. Menindaklanjuti pelayanan sampai tuntasf. Menjawab pertanyaan secara singkat, tepat, cepat dan tidak
bertele - tele
Meningkatkan Perasaan Harga Diri Pelanggan
a. Mengenali kehadiran pelanggan dengan segerab. Selalu menggunakan nama pelanggan sesering mungkinc. Tidak menggurui pelanggand. Memuji dengan tulus dan memberikan penghargaan kepada
pelanggane. Memperlakukan pelanggan sebagai orang dewasa
Membina Hubungan Baik Dengan Pelanggan
a. Mendengarkan pembicaraan pelanggan tanpa memotongnyab. Menunjukkan simpati dan berbicara dengan penuh perasaanc. Mempersilakan pelanggan menanggapi dan berusaha
menyelesaikan masalahnya
Menentukan Keinginan Pelanggan
a. Menanyakan keinginan pelangganb. Mengulangi kembali apa keinginan pelanggan kemudian
menarik inti dari apa yang dikatakan
Mengalihkan Pelayanan Ke Orang Lain
a. Bila pelanggan meminta pelayanan di luar kemampuan anda maka alihkan pelayanan tersebut kepada orang yang mampu
b. Setelah menjelaskan kepada pelanggan bahwa anda tidak mampu memahaminya, maka minta maaf kepadanya
c. Menjelaskan masalah kepada orang yang menggantikan atau sanggup melayani permintaan pelayanan
8 ETOS KERJA PROFESIONALnavigator anda menuju sukses
1. Kerja adalah rahmat : aku bekerja tulus penuh syukur
2. Kerja adalah amanah : aku bekerja benar penuh tanggungjawab
3. Kerja adalah panggilan : aku bekerja tuntas penuh integritas
4. Kerja adalah aktualisasi : aku bekerja keras penuh semangat
5. Kerja adalah ibadah : aku bekerja serius penuh kecintaan
6. Kerja adalah seni : aku bekerja cerdas penuh kreativitas
3. Kerja adalah kehormatan : aku bekerja tekun penuh keunggulan
4. Kerja adalah pelayanan : aku bekerja paripurna penuh kerendahan hati
TERIMA KASIH........
Belajar yang rajin
Semoga sukses...
.
top related