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PLANEJAMENTO
2016-2021
PLANO TÁTICO-OPERACIONAL
DA
SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO
(SEPLAG)
PLANEJAMENTO 2016-2021
PLANO TÁTICO-OPERACIONAL
DA
SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO
(SEPLAG)
São Luís, MA, 2016
© Copyright 2016, Ministério Público do Estado do Maranhão
Impresso no Maranhão, Brasil / Printed in Maranhão, Brazil
Permite-se a reprodução desta publicação, em parte ou no todo, sem alteração do conteúdo, desde que citada a fonte e sem fins comerciais.
Coordenação e supervisão Procurador-Geral de Justiça do Estado do Maranhão
Luiz Gonzaga Martins Coelho
Subprocuradora-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos
Mariléa Campos dos Santos Costa
Diretor da Secretaria para Assuntos Institucionais
Marco Antonio Santos Amorim
Diretor-Geral
Emmanuel José Peres Netto Guterres Soares
Secretaria de Planejamento e Gestão
Raimundo Nonato Leite Filho Cláudio Marcelo Araújo Amorim
Luselias Soares Sales Lopes Shirley Serrador de Assis
Colaboradores
Abimael Freitas Lopes
Carlos Alberto Pinheiro Barros
Fábio Rafael Viana Lobato da Silva
José Ribamar Rodrigues Furtado
Lurian Assunção Silva Nogueira Valinhas
Patrícia Gomes Cardoso
Pedro Afonso Cruz Britto
Rafael Rocha Ribeiro
Roseane Brandão Pantoja
Walter da Conceição Andrade Braga
Consultoria SAGRES – Política e Gestão Estratégica Aplicadas
Raul José de Abreu Sturari Maria Verônica Korilio Campos
Maranhão. Ministério Público.
Plano Tático-Operacional da Secretaria de Planejamento e Gestão 2016-
2021. – São Luís: Procuradoria Geral de Justiça, 2016. 68 p. : il. 1. Ministério Público – Planejamento Estratégico, Tático e Operacional –
Maranhão. I. Título.
CDU
SUMÁRIO
1. APRESENTAÇÃO ................................................................................................................................................. 2
2. REFERÊNCIAS ...................................................................................................................................................... 3
3. METODOLOGIA.................................................................................................................................................... 4
4. MAPA ESTRATÉGICO DO MPMA – 2016-2021 ............................................................................... 6
5. DESDOBRAMENTO E ALINHAMENTO TÁTICO ................................................................................ 7
5.1. Painel de Contribuição .............................................................................................................................. 7
5.2. Mapa de Contribuição – 2016-2021 .............................................................................................. 13
5.3. Portfólio de Projetos e Iniciativas .................................................................................................... 14
5.4. Alinhamento ................................................................................................................................................... 16
6. DESDOBRAMENTO E ALINHAMENTO OPERACIONAL.............................................................. 18
6.1. Planos de Ação dos Projetos ............................................................................................................... 18
6.2. Plano de Ação das Iniciativas ............................................................................................................. 42
6.3. Fichas de Indicadores e Metas .......................................................................................................... 45
6.4. Diagramas de Gantt.................................................................................................................................. 59
7. EXECUÇÃO, MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO ............................................................................ 63
8. PRÓXIMOS PASSOS ....................................................................................................................................... 66
PLANO TÁTICO-OPERACIONAL DA
SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO
(SEPLAG)
1. APRESENTAÇÃO
“Servir à sociedade e garantir a cidadania, com base na promoção da
justiça e defesa da democracia”, essa é a missão do Ministério Público do Estado
do Maranhão, definida no Plano Estratégico, para o período e 2016 a 2021. Para
cumprir com zelo e excelência essa missão, o Ministério Público maranhense
ousou implementar um novo modelo de gestão, baseado na eficiência,
profissionalização e modernização de sua administração.
Como parte integrante do desdobramento e alinhamento da
Estratégia, o Plano Tático-Operacional da Secretaria de Planejamento e Gestão
(SEPLAG) é o documento que explicita e formaliza o conjunto de projetos e
iniciativas a serem implementadas e executadas pela unidade de planejamento,
no novo ciclo, com o intuito de contribuir para o alcance dos objetivos
estratégicos do Ministério Público do Maranhão.
Trata-se de um desdobramento do Plano Estratégico do Parquet que
descreve os objetivos táticos-operacionais a serem atingidos, com os indicadores
e as metas relacionadas a cada projeto ou iniciativa estratégica. O fulcro do
trabalho está nos planos de ação dos projetos a serem executados, os quais
darão vida ao cotidiano institucional.
O trabalho foi realizado pela equipe que integra da SEPLAG, com
auxílio de colegas de outras áreas de atuação no âmbito do MPMA, com base na
metodologia FIGE (Ferramentas Integradas de Gestão Estratégica), desenvolvida
pelo Instituto Sagres – Política e Gestão Estratégica Aplicadas e adotada pelo
Ministério Público maranhense.
A elaboração do Plano Tático-Operacional levou em consideração as
prioridades identificadas pelos membros e servidores da Instituição,
especialmente para a área de gestão e planejamento, durante os Encontros
Regionais do Planejamento Estratégico, das oficinas de trabalho, consultas
internas e externas, além das necessidades apontadas pela Administração
Superior para melhoria da gestão e execução da estratégia, e que direcionarão
os trabalhos a serem desenvolvidos nos próximos anos.
2. REFERÊNCIAS
Resolução No 147, de 21 de junho de 2016, do Conselho Nacional
do Ministério Público (CNMP), que dispõe sobre o planejamento
estratégico nacional do Ministério Público, estabelece diretrizes
para o planejamento estratégico do CNMP, das unidades e ramos
do Ministério Público e dá outras providências.
Ato No 560/GPGJ, de 02 de dezembro de 2015, da Procuradoria
Geral de Justiça do Estado do Maranhão, que dispõe sobre o
planejamento estratégico do Ministério Público do Estado do
Maranhão (MPMA) e dá outras providências.
Portaria No 109/2016-GPGJ, da Procuradoria Geral de Justiça do
Estado do Maranhão, que designa Membros e Servidores para
comporem a Comissão de Gestão do Planejamento Estratégico
(CGPE), para o período 2016-2021.
Portaria No 110/2016-GPGJ, da Procuradoria Geral de Justiça do
Estado do Maranhão, que designa Membros e Servidores para
comporem a Comissão Executiva do Planejamento Estratégico
Institucional (CPEI), para o período 2016-2021.
Documentos de experiências anteriores de Planejamento
Estratégico do MPMA, tendo como base os anos de 1996, 1999-
2000, 2000, 2003, 2008-2011 e 2012-2016.
Plano Estratégico do Ministério Público do Estado do Maranhão para
o período 2016-2021.
Anexo “Indicadores e Metas” ao Plano Estratégico do Ministério
Público do Estado do Maranhão para o período 2016-2021.
3. METODOLOGIA
m plena consonância com as resoluções e diretrizes do Conselho
Nacional do Ministério Público (CNMP), a Metodologia FIGE — Ferramentas
Integradas de Gestão Estratégica — constitui a linha mestra que orienta o
desenvolvimento dos trabalhos. Foi sistematizada pela equipe do Instituto
SAGRES – Política e Gestão Estratégica Aplicadas e tem como princípio básico a
possibilidade de adaptar e integrar diversos instrumentos de gestão disponíveis
na literatura e aplicados por destacadas instituições, de modo a customizar as
melhores práticas para a realidade do MPMA.
O cerne da metodologia está baseado na ferramenta iterativa PDCA,
utilizada no controle e melhoria contínua de processos e produtos. PDCA vem do
inglês Plan – Do – Check – Act, ou seja, Planejar – Executar – Verificar – Agir.
O ciclo completo da Metodologia FIGE está consubstanciado
nas etapas:
Intenção Estratégica;
Avaliação Diagnóstica e Análise Prospectiva;
Plano Estratégico;
Planos Táticos;
Planos Operacionais;
Execução;
Monitoramento e Avaliação; e
Ações Corretivas.
No presente ciclo de planejamento, determinadas características do
MPMA, com destaque para a estrutura pouco hierarquizada, recomendaram a
reunião dos planos táticos e dos planos operacionais em um único documento,
de modo a tornar a gestão mais pragmática e efetiva.
O PDCA é apoiado por ferramentas disponibilizadas pelas chamadas
disciplinas de apoio: Inteligência Estratégica; Prospectiva Estratégica; Balanced
Scorecard; Comunicação Social; e Dinâmicas Governantes. A participação do
maior número possível de integrantes da instituição em todas as etapas tem sido
E
primordial para dar consistência ao planejamento e será fundamental
para o desenvolvimento dos projetos e para o alcance dos resultados esperados.
Figura 1 - Metodologia FIGE. Fonte: SAGRES.
Embora o princípio metodológico básico esteja centrado em
instrumentos disponíveis na literatura, vale destacar que a organização e
orientação dos trabalhos em fichas e modelos sequenciais, facilitando
sobremaneira a elaboração dos conteúdos dos Planos Tático-Operacionais, é
uma criação dos consultores coordenadores e integra, com exclusividade, a
Metodologia FIGE.
Sem dúvida, a aplicação integral da Metodologia FIGE no processo de
Planejamento e Gestão Estratégica do Ministério Público do Estado do Maranhão
aponta para uma nova era da administração institucional, augurando um período
de êxitos e sucessos na incessante busca por melhores resultados.
4. MAPA ESTRATÉGICO DO MPMA – 2016-2021
5. DESDOBRAMENTO E ALINHAMENTO TÁTICO
5.1. Painel de Contribuição
DESDOBRAMENTO DO PLANO ESTRATÉGICO DO MPMA 2016-2021
Missão do Ministério Público do Maranhão
“Servir à sociedade e garantir a cidadania, com base na promoção da justiça e defesa da democracia”.
PERSPECTIVA: Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional.
Objetivos Estratégicos:
12. Desenvolver cultura organizacional de planejamento e gestão.
13. Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho.
Indicadores Estratégicos:
Obj. 12
12.1 Índice de cumprimento das metas do Plano Estratégico.
12.2 Índice de Unidades com desdobramento da estratégia em execução.
Obj. 13
13.1 Número de processos de trabalho otimizados.
13.2 Índice de tempo médio de tramitação das demandas
Desdobramento Tático-Operacional
Objetivo de Contribuição:
Articular a implantação de um novo modelo de Planejamento e Gestão.
PROJETOS:
01. Implantar Sistema de Monitoramento e Avaliação (Coordenar a implantação e o acompanhamento do software de gestão e estratégia em parceria com a CMTI e demais unidades).
02. Implantar Escritório de Projetos e Processos.
03. Criar e implementar sistemática de monitoramento de cenários.
INICIATIVAS:
01. Fazer da SEPLAG um case de sucesso.
02. Alinhar a Estratégia (alinhar os Planos: Estratégico, PPA, PGA, LOA e LDO).
03. Alterar o status da ASPLAN para SEPLAG.
04. Sistematizar as ações da Secretaria de Planejamento e Gestão (padronização dos processos de trabalho).
DESDOBRAMENTO DO PLANO ESTRATÉGICO DO MPMA 2016-2021
Missão do Ministério Público do Maranhão
“Servir à sociedade e garantir a cidadania, com base na promoção da justiça e defesa da democracia”.
PERSPECTIVA: Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Objetivos Estratégicos:
16. Ampliar a segurança institucional de membros e servidores.
17. Ampliar a atuação especializada e implementar a sua regionalização.
19. Implantar política institucional de práticas sustentáveis.
21. Aperfeiçoar a política de capacitação desenvolvimento.
Indicadores Estratégicos:
Obj. 16
16.1 Número de iniciativas de segurança institucional implementadas, conforme Plano de Ações da CAEI – Coordenadoria de Assuntos Estratégicos e Inteligência
16.2 Grau de segurança institucional oferecido aos membros e servidores.
Obj. 17
17.1 Percentual de reestruturação dos CAOps.
17.2 Percentual de regionalização das Promotorias Especializadas e ou Grupos de Promotores Itinerantes.
17.3 Número de atividades de assessoramento descentralizadas.
17.4 Índice de integração dos CAOps
17.5 Índice de celeridade no atendimento ao cidadão.
Obj. 19
19.1 Percentual de implementação da Agenda Ambiental na Administração Pública (A3P).
19.2 Índice Médio de Economicidade de Despesas Correntes.
Obj. 21
21.1 Índice de cumprimento do Plano Anual de Capacitação.
21.2 Percentual de gestores capacitados em competências gerenciais.
21.3 Percentual de capacitação do MPMA na modalidade EaD.
Desdobramento Tático-Operacional
Objetivo de Contribuição:
Articular e Disseminar Ações de Planejamento e Gestão com as demais Áreas da Instituição.
PROJETO (SUBPROJETO)
04. Premiar equipes integradas por Membros e Servidores que se destacam na quantidade e qualidade dos serviços.
“Projeto de mãos dadas”.
Observação: esse subprojeto é parte do Projeto Transversal “Honra ao Mérito”. Os demais subprojetos são
“Reconhecimento Institucional por meio de premiação individual de membros” (gestor: Corregedor-Geral) e “Reconhecimento Institucional por meio de premiação individual de servidores” (gestor: Coordenador Geral de Pessoal).
INICIATIVAS:
05. Alinhar o Plano de Segurança Institucional ao Plano Estratégico (Obj. 16)
06. Priorizar ações de regionalização da atuação ministerial (Obj.17)
Realizar compartilhamento das ferramentas de TI para ampliação da atuação ministerial, área meio e fim.
Estruturar áreas CAOPs e Núcleos de Assessoramento Técnico para apoiar atividades regionalizadas, sem a criação de
estrutura física ou quadro de servidores especializados.
Ampliar a utilização de núcleos com atuação itinerante.
Priorizar a capacitação e a regionalização, por ocasião da elaboração do orçamento.
07. Assessorar os demais setores na implantação da política de práticas sustentáveis (Obj.19)
Apoiar a elaboração de diagnósticos e formatação para apresentação de dados visando redução de custos.
Buscar boas práticas em outras instituições.
Disponibilizar cursos de formação em Planejamento e gestão, na modalidade EAD, demandados à ESMP.
Demandar da ESMP e de outros órgãos cursos presenciais de interesse da área de Planejamento e Gestão.
DESDOBRAMENTO DO PLANO ESTRATÉGICO DO MPMA 2016-2021
Missão do Ministério Público do Maranhão
“Servir à sociedade e garantir a cidadania, com base na promoção da justiça e defesa da democracia”.
PERSPECTIVA: Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Objetivo Estratégico:
18. Ampliar as parcerias institucionais com outros órgãos nas diversas áreas de atuação. (Obj:18)
Indicadores Estratégicos:
18.1 Número de parcerias firmadas com outras Instituições
18.2 Efetividade dos Termos de Cooperação e Parcerias Institucionais vigentes.
Desdobramento Tático-Operacional
Objetivo de Contribuição:
Buscar melhores práticas de planejamento e gestão junto a outras instituições.
PROJETO:
05. Desenvolver rede de parcerias na área de Planejamento e Gestão.
INICIATIVAS:
08. Participar das atividades do FNG/CNMP
09. Promover aproximação com a Secretaria de Planejamento do Estado e demais órgãos.
DESDOBRAMENTO DO PLANO ESTRATÉGICO DO MPMA 2016-2021
Missão do Ministério Público do Maranhão
“Servir à sociedade e garantir a cidadania, com base na promoção da justiça e defesa da democracia”.
PERSPECTIVA: Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional.
Objetivo Estratégico:
28. Captar recursos externos.
Indicadores Estratégicos:
28.1 Índice de captação de recursos externos.
28.2 Relação Captação x Receita Total.
Desdobramento Tático-Operacional
Objetivo de Contribuição:
Ampliar a captação de recursos externos.
PROJETO:
06. Elaborar plano de captação de Recursos Externos.
INICIATIVAS:
5.2. Mapa de Contribuição – 2016-2021
5.3. Portfólio de Projetos e Iniciativas
Projetos:
Conceito: Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os
projetos e os processos diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as
atividades executadas nos processos são contínuas e repetitivas.
Projeto é um empreendimento planejado que consiste num conjunto de ações inter-relacionadas e coordenadas, com o fim
de alcançar objetivos específicos dentro dos limites de um orçamento e de um período de tempo, finalizando com uma
“entrega” ou “produto”.
Lista de Projetos:
01. Implantar sistema de Monitoramento e Avaliação.
02. Implantar Escritório de Projetos e Processos.
03. Criar e implementar sistemática de monitoramento de cenários.
04. Premiar equipes integradas por Membros e Servidores que se destacam na quantidade e qualidade dos serviços.
“Projeto de mãos dadas”.
05. Desenvolver rede de parcerias na área de Planejamento e Gestão.
06. Elaborar Plano de captação de Recursos Externos.
Iniciativas:
Conceito: Para efeitos deste trabalho, uma iniciativa é também um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado. Mas difere de um Projeto pelas seguintes razões:
O custo-benefício para lhe dar o tratamento de projeto não é competitivo pelo fato de ser bem mais simples e
pontual, empreendendo menor esforço.
O custo para implementar uma iniciativa é, geralmente, de natureza operacional (limitando-se aos esforços da própria
equipe da unidade).
A área tem maior domínio sobre uma iniciativa, o que geralmente não ocorre com os projetos, que transitam por
outras áreas na organização e dependem de diversas delibações.
Semelhante ao projeto, a iniciativa tem início e fim predeterminados e gera um produto/resultado, mas sua execução
requer menos tempo e tem menor complexidade.
Lista de Iniciativas:
01. Fazer da SEPLAG um case de sucesso.
02. Alinhar a Estratégia (alinhar os Planos: Estratégico, PPA, PGA, LOA e LDO).
03. Alterar o status da ASPLAN para SEPLAG.
04. Sistematizar as ações da Secretaria de Planejamento e Gestão (padronização dos processos de trabalho); elaboração
de manual de programas e projetos institucionais.
05. Alinhar o Plano de Segurança Institucional ao Plano Estratégico (Obj. 16).
06. Priorizar ações de regionalização da atuação ministerial (Obj.17).
07. Assessorar os demais setores na implantação da política de práticas sustentáveis (Obj.19).
08. Participar das atividades do FNG/CNMP.
09. Promover aproximação com a Secretaria de Planejamento do Estado e demais órgãos.
Processos:
Conceito: É um grupo de atividades realizadas numa sequência determinada que produz um bem ou um serviço e são de
natureza permanente. Pode ser encarado, também, como qualquer atividade ou conjunto de atividades onde há uma
entrada, uma transformação, e uma saída. Processo é o resultado da articulação de pessoas, instalações, equipamentos e
outros recursos, e deve agregar valor a um produto ou serviço. Os Projetos organizacionais, quando implantados,
geralmente, modificam os processos já existente ou dão origem a novos processos.
Os processos não estão listados por não serem objeto deste planejamento tático-operacional.
5.4. Alinhamento
Objetivos Estratégicos Objetivos de Contribuição Projetos e Iniciativas para os Planos de Ação
Obj. 12 - Desenvolver cultura organizacional de
planejamento e gestão Obj.13 - Otimizar a gestão
administrativa e os processos de trabalho
Articular a implantação de um
novo modelo de Planejamento e Gestão.
PROJETOS
01. Implantar sistema de Monitoramento e Avaliação.
02. Implantar Escritório de Projetos e Processos.
03. Criar e implementar sistemática de monitoramento de
cenários.
INICIATIVAS
01. Fazer da SEPLAG um case de sucesso.
02. Alinhar a Estratégia (alinhar os Planos: Estratégico, PPA, PGA, LOA e LDO).
03. Alterar o status da ASPLAN para SEPLAG.
04. Sistematizar as ações da Secretaria de Planejamento
e Gestão.
Obj.16 - Ampliar a segurança
institucional de membros e servidores Obj. 17 - Ampliar a atuação
especializada e implementar a sua regionalização
Articular e Disseminar Ações de
Planejamento e Gestão com as demais Áreas da Instituição.
PROJETO (SUBPROJETO)
04. Premiar equipes integradas por Membros e Servidores que se destacam na quantidade e qualidade dos serviços. “Projeto de mãos dadas”.
INICIATIVAS
Obj.19 - Implantar política institucional de práticas sustentáveis
Obj. 21 - Aperfeiçoar a politica de capacitação
desenvolvimento
05. Alinhar o Plano de Segurança Institucional ao Plano Estratégico (Obj. 16).
06. Priorizar ações de regionalização da atuação ministerial (Obj.17).
07. Assessorar os demais setores na implantação da
política de práticas sustentáveis (Obj.19).
Obj.18 - Ampliar as parcerias institucionais com outros
órgãos nas diversas áreas de atuação.
Buscar melhores práticas de planejamento e gestão junto a outras instituições
PROJETO
05. Desenvolver rede de parcerias na área de
Planejamento e Gestão.
INICIATIVAS
08. Participar das atividades do FNG/CNMP.
09. Promover aproximação com a Secretaria de Planejamento do Estado e demais órgãos.
Obj. 28 - Captar recursos
externos.
Ampliar a captação de recursos
externos
PROJETO
06. Elaborar plano de captação de Recursos Externos.
6. DESDOBRAMENTO E ALINHAMENTO OPERACIONAL
6.1. Planos de Ação dos Projetos
Nível Estratégico: PLANO ESTRATÉGICO DO MPMA – 2016-2021
Nível Tático: Plano Tático da SEPLAG
Nível Operacional: Planos de Ação dos Projetos da SEPLAG
PLANO DE AÇÃO DO PROJETO SEPLAG 01
Objetivos Estratégicos:
Obj. 12 - Desenvolver cultura organizacional de planejamento e gestão
Obj.13 - Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho
Objetivos de Contribuição: Articular a implantação de um novo modelo de planejamento e gestão
Projeto SEPLAG 01: “Implantar sistema de Monitoramento e Avaliação”
Descrição do Projeto
Ementa: O monitoramento e a avaliação se constituem em elos entre o que se quer e planejou e os resultados alcançados. É, portanto, uma fase que se desenvolve ao longo do ciclo de gestão, retroalimentando todas as demais etapas e garantindo
que os objetivos estratégicos sejam alcançados. Monitoramento é a observação e o registro regular das atividades de um projeto ou programa. Por sua vez, a avaliação se expressa na discussão sobre o ponto de chegada para construir um novo ponto de partida. Não é, portanto, o seu momento final, mas aquele em que o processo ascende a outro patamar,
reconstruindo dinamicamente seus procedimentos.
Público-Alvo: Membros / Servidores / Equipes / Administração Superior
Patrocinador: Procurador-Geral de Justiça
Parcerias: Todas as unidades do MP, com destaque para a CMTI
Gestor: Diretor da Secretaria de Planejamento e Gestão
Riscos: Quantidade de projetos abaixo do esperado; alimentação ineficiente do sistema; dificuldade nos ajustes dos projetos; baixa resposta dos coordenadores de área.
Fatores críticos de sucesso: Bom funcionamento do Software, capacitação das unidades gestoras e orçamento disponível.
Objetivo ou Justificativa: Permitir que o gestor “pilote” a política de gestão, efetuando os ajustes que se façam
necessários, devido a mudanças no cenário.
Favorecer os processos de aprendizagem individuais e coletivos. Manter em funcionamento o Planejamento Estratégico, de forma a alcançar o máximo de efetividade.
Valor estimado em R$ (quanto custará):
Escopo do Produto/Entrega (o que deverá ser entregue):
Sistema de Monitoramento e Avaliação.
Relatórios de gestão.
Realização das Reuniões de Acompanhamento Operacional (RAO), das Reuniões de Acompanhamento Tático (RAT) e das Reuniões de Avaliação da estratégica (RAE).
Resultados Esperados: Objetivos estratégicos atingidos.
Indicadores (medidas de qualidade e quantidade):
Percentual de RAOs previstas / realizadas
Percentual de RATs previstas / realizadas
Percentual de RAEs previstas / realizadas
Metas (qualitativas/quantitativas):
100% das RAEs semestralmente
80% das RATs semestralmente
80% das RAOs semestralmente
O que Macroações
Quem Responsável
Como (ações a realizar)
Quando Áreas de Interface
Data inicial
Data final
Aquisição do Sistema de
Monitoramento
PGJ
Compra Set/16 Out/16 SAGRES/CMTI
Capacitação das unidades gestoras
SAGRES Treinamento Manual explicativo
Out/16 Out/16 CMTI
Alimentação do Sistema Todas as
Unidades
Coletando dados das
unidades gestoras Cadastrando os
elementos do planejamento (projetos, metas e
indicadores)
Out/2016 Dez 2021 Todas as unidades
gestoras do MP, área fim e meio.
Emitir orientações e
recomendações, aos diversos setores do Ministério Público
do Estado do Maranhão, para garantia do eficaz e harmônico desenvolvimento do plano
estratégico
PGJ Reuniões com a alta
administração e coordenadores
Fev/17 Março/17 Todas as unidades
gestoras do MP, área fim e meio.
Propor, aprovar ou autorizar ajustes em indicadores e metas estratégicas
CGPE Gerando Relatórios demonstrativos das inconsistências
Abril/17 Abril/17 Administração superior
Propor, aprovar ou autorizar Alterações, substituições ou
encerramento de projetos e ações estratégicas
CGPE Por meio de reuniões da CGPE e sua
ratificação pelo PGJ
Maio/17 Dez/21 PGJ/ASPLAN/CAOPs
Nível Estratégico: PLANO ESTRATÉGICO DO MPMA – 2016-2021
Nível Tático: Plano Tático da SEPLAG
Nível Operacional: Planos de Ação dos Projetos da SEPLAG
PLANO DE AÇÃO DO PROJETO SEPLAG 02
Objetivos Estratégicos:
Obj. 12 - Desenvolver cultura organizacional de planejamento e gestão
Obj.13 - Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho
Objetivos de Contribuição: Articular a implantação de um novo modelo de planejamento e gestão
Projeto SEPLAG 02: Implantar Escritório de Projetos e Processos.
Descrição do Projeto
Ementa: Implantar um Escritório de Projetos e Processos, a fim de buscar a modernização e transparência na gestão da
unidade, bem como a racionalização dos recursos;
Desenvolver um portfólio de projetos e processos alinhados à estratégia;
Disponibilizar mecanismos e ferramentas técnicas, gerenciais e estratégicas necessárias à tomada de decisão;
Público-Alvo: Membros / Servidores / Equipes / Administração Superior
Patrocinador: Procurador-Geral de Justiça
Parcerias: Ministérios Públicos de outros estados, Escola Superior do Ministério Público (capacitação em gestão de projetos e processos), outros órgãos públicos (SEPLAN, SEFAZ, Ministério do Planejamento, etc)
Gestor: Diretor da Secretaria de Planejamento e Gestão
Riscos:
Resistência por parte dos membros; Falta de dotação orçamentária para infraestrutura necessária; Falta de expertise na implantação de Escritório de Projetos e Processos
Fatores críticos de sucesso:
Patrocínio da Administração Superior;
Resolução CNMP nº 147 de 21 de junho de 2016;
Criação da Secretaria de Planejamento e Gestão;
Colaboração de outras unidades do MP
Objetivo ou Justificativa:
A implantação do Escritório de Projetos e Processos tem por objetivo atender as demandas do Ministério Público do Maranhão em adotar medidas para estruturar e modernizar a unidade, diante de um novo cenário que se descortina no âmbito do
serviço público, atendendo os anseios da sociedade em receber serviços com melhores níveis de eficiência e eficácia, bem como os desafios propostos pela Administração Superior, em proporcionar uma gestão moderna e transparente.
Tais medidas visam equipar o MPMA com métodos e sistemas de gestão de projetos e processos alinhados à Gestão Estratégica, validada em seu mais recente Plano Estratégico, construído para o período de 2016-2021.
O Escritório de Projetos e Processos visa garantir o desenvolvimento dos projetos e processos institucionais, por meio do acompanhamento, monitoramento e avaliação de projetos e processos alinhados à estratégia, além dos considerados essenciais para a gestão operacional e cumprimento da Missão.
Oferecerá suporte ao planejamento, condução, organização, gerenciamento e controle dos projetos, processos e programas,
disseminando métodos, instrumentos, ferramentas e melhores práticas em gestão de projetos e processos. Auxiliará a Administração Superior na definição do portfólio de projetos e programas alinhados às diretrizes da gestão estratégica e racionalização dos recursos.
Além disso, o Escritório deverá manter um banco atualizado de memórias e boas práticas da Instituição.
Valor estimado em R$ (quanto custará):
Recursos materiais Quantidade Valor unitário Valor total
Software específico 6 R$ 1.100,00 R$ 6.600,00
Microcomputador tipo
desktop 2 R$ 1.800,00 R$ 3.600,00
Aparelho telefônico analógico 1 R$ 89,00 R$ 89,00
Estação de Trabalho 2 R$ 1.996,00 R$ 3.992,00
Gaveteiro 2 R$ 1.274,00 R$ 2.548,00
Cadeira 4 R$ 500,00 R$ 2.000,00
Projetor 1 R$ 1.800,00 R$ 1.800,00
Armário 1 R$ 1.488,00 R$ 1.488,00
Curso de Capacitação R$ 5.000,00 R$ 5.000,00
TOTAL R$ 27.117,00
Escopo do Produto/Entrega (o que deverá ser entregue):
Projetos e Processos melhorados, estruturados e formalizados na instituição
Resultados Esperados: Escritório implantado com:
Equipe do Escritório capacitada em gestão de projetos e processos;
Plano de sensibilização;
Portfólio de Projetos e Processos alinhados à estratégia;
Metodologia de Gerenciamento de Projetos;
Minuta de Resolução (Normatização);
Operacionalização das ferramentas de trabalho;
Rotinas do Escritório de Gerenciamento de Projetos e Processos estruturadas;
Página da Secretaria de Planejamento e Gestão na intranet reformulada
Indicadores (medidas de qualidade e quantidade):
% de realização das macroações 1, 2 e 3
% de realização das macroações 4,5, 6, 7 e 8
% de realização da macroação 9
% de realização da macroação 10
Metas (qualitativas/quantitativas):
100% de implementação das macroações 1, 2 e 3 até junho/17 (M07)
Mínimo de 80 % de implementação das macroações 4, 5, 6, 7 e 8 até dezembro/17 (M12)
80% dos integrantes das CGPE, CEPEI, SEPLAG e CAOps capacitados até junho/18 (M18)
100% de implementação da macroação 10 até dezembro/18 (M24)
O que Macroações
Quem Responsável
Como (ações a realizar)
Quando Áreas de Interface
Data inicial Data final
1. Pesquisa de Benchmarking para
Implantação de Escritório de Projetos e Processos
Secretaria de Planejamento e
Gestão
Pesquisa em meio eletrônico e telefônico
Jan/17
Fev/17
Outros MPs, CNMP, órgãos correlatos
2. Sensibilização para a implantação do Escritório de Projetos e Processos
Secretaria de Planejamento e Gestão e
Consultoria externa
Palestras, seminários, workshops
Março/17
Maio/17
Alta Administração, Coordenadorias
3. Levantamento das necessidades para implantação do escritório
Secretaria de Planejamento e Gestão
3.1 Pesquisas de preços
Março/17
Julho/17
CAD, CSG, CGP, DG,
Secinst, SAF
3.2 Identificação e adequação do espaço físico
3.3 Adequação de quadro de pessoal
4. Definição do escopo de atividades do Escritório de
Projetos
Secretaria de Planejamento e
Gestão
4.1 Definir o modelo a
ser adotado
Julho/17
Agosto/17
DG, Secinst
4.2 Elencar as atividades do Escritório
Set/17
5. Elaboração de Minuta de Resolução (Normatização)
Secretaria de Planejamento e Gestão
5.1 Elaborar Minuta de
Resolução
Julho/17
Set/17
DG, Assessoria Especial
5.2 Submeter a minuta à Administração
Superior
Ago/17
6. Definição da estrutura
organizacional do Escritório
Secretaria de
Planejamento e Gestão
Elaborar a EAP
Julho/17
Set/17
DG, Secinst
7. Definição da
Secretaria de Planejamento e
Gestão e
7.1 Definir metodologia de gerenciamento de Escritório de Projetos e
Processos
Julho/17
Out/17
Outros MPs, CNMP,
metodologia a ser utilizada Consultoria externa
7.2 Validar a metodologia com a Administração Superior
8. Definição das ferramentas de trabalho
Secretaria de Planejamento e Gestão e
Consultoria externa
8.1 Pesquisar ferramentas de
gerenciamento de Escritório de Projetos e
Processos
Julho/17
Out/17
Outros MPs, CNMP 8.2 Definir ferramentas
de elaboração, acompanhamento e avaliação dos Projetos,
Processo e Programas
8.3 Aquisição de
ferramentas de trabalho (Software)
Nov/17
Jan/18
9. Capacitação da equipe
Consultoria externa e ESMP
9.1 Elaboração de plano de capacitação
Fev/18
Julho/18
ESMP; CGP
9.2 Definição das pessoas a serem
capacitadas
9.3 Elaboração de
Termo de Referencia;
9.4 Realização da Capacitação
10.1 Levantamento dos Projetos e Processos
institucionais existentes
10.2 Levantamento dos
Projetos, Processos e Programas alinhados à
estratégia
10. Portfólio de projetos
Secretaria de
Planejamento e Gestão e
Administração Superior
10.3 Realizar a análise crítica
Ago/18
Dez/18
CAOPs, Secinst, DG, Administração Superior,
Coordenadorias,
Promotorias de Justiça 10.4 Definição do
Portfólio
10.5 Submeter à aprovação da
Administração Superior
10.6 Divulgação do Portfólio
10.7 Criar identidade visual da página da
Secretaria de Planejamento e Gestão
na intranet
CCOM e CMTI
10.8 Estruturar a página
10.9 Divulgar a página
Nível Estratégico: PLANO ESTRATÉGICO DO MPMA – 2016-2021
Nível Tático: Plano Tático da SEPLAG
Nível Operacional: Planos de Ação dos Projetos da SEPLAG
PLANO DE AÇÃO DO PROJETO SEPLAG 03
Objetivo Estratégico:
Obj. 12 - Desenvolver cultura organizacional de planejamento e gestão
Obj.13 - Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho
Objetivos de Contribuição: Articular a implantação de um novo modelo de planejamento e gestão
Projeto SEPLAG 03: Criar e implementar sistemática de monitoramento de cenários.
Descrição do Projeto
Ementa: Cenários prospectivos são essenciais para apoio à decisão, especialmente no nível estratégico. A apropriação
oportuna de informações acerca de incertezas críticas, antecipando-se a mudanças de conjuntura, amplia a produtividade e permite resultados efetivos. O Planejamento Estratégico do MPMA para o período 2016-2021 foi realizado não somente com
base em consistente Avaliação Diagnóstica, mas também com subsídios proporcionados por cenários prospectivos. Todavia, mudanças conjunturais exigirão constante acompanhamento e monitoramento de cenários, de modo a promover oportunas ações corretivas no Plano Estratégico, com reflexos nos Planos Tático-Operacionais.
Público-Alvo: Administração Superior
Patrocinador: Procurador-Geral de Justiça
Parcerias: Órgãos externos ao MPMA que também adotam a Prospectiva em apoio ao Planejamento Estratégico.
Gestor: Diretor da Secretaria de Planejamento e Gestão
Riscos: Pouca capacitação da equipe em análise e acompanhamento de cenários; atribulações da equipe, deixando de
priorizar a análise prospectiva.
Fatores críticos de sucesso: Motivação da equipe; supervisão e orientações do patrocinador.
Objetivo ou Justificativa: Subsidiar, com base em análise prospectiva, ações corretivas no Plano Estratégico, com reflexos para os Planos Tático-Operacionais.
Valor estimado em R$ (quanto custará): O projeto não será objeto de contratação externa. Os custos internos serão estimados após a implantação dos centros de custos e modificações no Orçamento Anual.
Escopo do Produto/Entrega (o que deverá ser entregue):
Sistemática de acompanhamento e monitoramento de cenários, com subsídios para eventuais ajustes no Plano Estratégico.
Resultados Esperados: Melhoria na qualidade das decisões estratégicas da alta administração do MPMA.
Indicadores (medidas de qualidade e quantidade):
Número de reuniões de monitoramento de cenários realizada.
% de Incertezas Críticas acompanhadas e atualizadas.
Metas (qualitativas/quantitativas):
Realizar pelo menos duas das três reuniões de monitoramento de cenários previstas, até março de 2018.
Acompanhar e atualizar no mínimo 80% das incertezas críticas que compõem os cenários.
O que Macroações
Quem Responsável
Como (ações a realizar)
Quando
Áreas de Interface Data inicial
Data final
Constituição da Equipe permanente de
monitoramento de cenários.
Diretor SEPLAG
Proposta de ato do PGJ
01 Nov 2016
06 Mar 2017
SECINST Assessoria Especial
Capacitação e treinamento da
equipe.
Diretor
SEPLAG Equipe
Oficinas totalizando
24 horas (quatro dias)
20 Mar
2017 (Março)
24 Mar
2017 (Março)
ESMP /CGP/ SUBADM
Revisão e atualização das Incertezas Críticas que compõem os cenários.
Equipe Oficinas totalizando 12 horas (dois dias)
03 Abr 2017 28 Abr 2017 CEPEI/CGPE
1a Reunião de monitoramento de cenários, com o
estabelecimento da
Diretor SEPLAG
Equipe
Oficina de 4 horas 02 Jun 2017 (Junho)
02 Jun 2017 (Junho)
CEPEI/CGPE
sistemática de trabalho.
2a Reunião de monitoramento
de cenários, com a validação da sistemática de trabalho.
Diretor
SEPLAG Equipe
Oficina de 4 horas 29 Set
2017 (Setembro)
29 Set
2017 (Setembro)
CEPEI/CGPE
3a Reunião de monitoramento de cenários, caracterizando o início do processo.
Diretor SEPLAG Equipe
Oficina de 4 horas 02 Mar 2018 (Março)
02 Mar 2018 (Março)
CEPEI/CGPE
Nível Estratégico: PLANO ESTRATÉGICO DO MPMA – 2016-2021
Nível Tático: Plano Tático da SEPLAG
Nível Operacional: Planos de Ação dos Projetos da SEPLAG
PLANO DE AÇÃO DO PROJETO SEPLAG 04 (SUBPROJETO)
Objetivos Estratégicos: Obj. 20. Implantar modelo de gestão de pessoas com foco em competências e resultados.
Objetivos de Contribuição: Articular e disseminar as ações de planejamento e gestão com as demais áreas institucionais
Projeto SEPLAG 04: Premiar equipes integradas por Membros e Servidores que se destacam na quantidade e qualidade dos serviços. “Projeto de mãos dadas”.
Descrição do Projeto
Ementa: Prêmio de reconhecimento ao mérito do desempenho funcional de equipes integradas por Membros e Servidores.
Trata-se de um Subprojeto do Projeto Honra ao Mérito.
Público-Alvo: Todas as unidades do MPMA
Patrocinador: Procurador-Geral de Justiça
Parcerias: Procuradoria-Geral de Justiça e AMPEM – Associação do Ministério Público do Maranhão
Gestor: SEPLAG em articulação com Corregedoria, CGP e Secinst
Riscos: Baixo índice de adesão / Falta de dotação orçamentária;
Fatores críticos de sucesso: Maior número de adesão; patrocínio da Administração Superior; maior integração entre membros e servidores.
Objetivo ou Justificativa:
Integração das unidades administrativas e/ou de execução (área-fim), maior participação nos programas e projetos
institucionais, reconhecimento e valorização do trabalho em equipe
Valor estimado em R$ (quanto custará):
Escopo do Produto/Entrega (o que deverá ser entregue):
Cerimônia de premiação das melhores equipes com entrega de medalhas e certificados individuais e troféu para a equipe
vencedora
Resultados Esperados: maior envolvimento das unidades administrativas e/ou de execução nos programas, projetos e
campanhas institucionais
desenvolvimento de novos projetos, programas e campanhas institucionais
membros e servidores mais motivados
Indicadores (medidas de qualidade e quantidade):
Percentual de equipes inscritas.
Percentual de adesão aos projetos, programas e campanhas institucionais
Metas (qualitativas/quantitativas):
Inscrição de pelo menos 30% das equipes, em 2017 e 70%, até 2012
Adesão de pelo menos 80 % das unidades administrativas e/ou de execução nos projetos, programas e campanhas institucionais até 2021
O que Macroações
Quem Responsável
Como (ações a realizar)
Quando Áreas de Interface
Data inicial
Data final
Elaborar o programa de
premiação das equipes
Secretaria de
Planejamento e Gestão / CGP e
Corregedoria
Definir critérios para participação e
avaliação das equipes, prazos de inscrição
Março/17
Maio/17
SECINST / PGJ /SUBADM/ ASFUPEMA/
SINDSEMP/ AMPEM Definir equipe de avaliação e data da
premiação
Definir a premiação
(medalhas, troféus, certificados)
Prospectar possibilidade de outras premiações
Divulgar o Projeto “De mãos dadas”
CCOM/SEPLAG
Divulgar nos meios de comunicação internos
o projeto
Junho/17
Até a entrega da
premiação
SECINST
Publicar edital de premiação
SEPLAG
Divulgar edital na
intranet
Dezembro/17
CDB
Inscrição das equipes
SEPLAG/CMTI
Realizar inscrição por meio eletrônico
Anualmente, em Janeiro
Até 31 de março
Avaliar as equipes inscritas
Equipe de Avaliação
Avaliação previa das
equipes inscritas, mediante critérios pré definidos
Anualmente
em Agosto
Até 30 de
setembro
SECINST / PGJ
/SUBADM/ ASFUPEMA/ SINDSEMP/ AMPEM
Submeter as equipes inscritas
à banca avaliadora
Equipe de
Avaliação
Avaliação oral das melhores equipes
Anualmente, em Outubro (na semana do servidor)
PGJ / ESMP
Calcular a pontuação final
Anualmente, em Outubro
Divulgar relação dos finalistas
SEPLAG/CCOM
Encaminhar ao
Procurador-Geral o resultado para providências
Até 15 de novembro
SECINST
Entrega dos prêmios
Procurador-Geral de Justiça
Cerimônia de entrega dos prêmios com
participação de membros e servidores
e familiares dos finalistas
Anualmente, em Dezembro
no Congresso do MP
CERIMONIAL / ESMP / SECINST
Publicação das melhores práticas
CCOM
Edição de uma publicação das melhores práticas e
entrevistas com os finalistas
Anualmente, em Março
CDB / SECINST
Nível Estratégico: PLANO ESTRATÉGICO DO MPMA – 2016-2021
Nível Tático: Plano Tático da SEPLAG
Nível Operacional: Planos de Ação dos Projetos da SEPLAG
PLANO DE AÇÃO DO PROJETO SEPLAG 05
Objetivo Estratégico:
Obj. 18 – Ampliar as parcerias institucionais com outros órgãos nas diversas áreas de atuação
Objetivos de Contribuição: Buscar melhores práticas de planejamento e gestão junto a outras instituições.
Projeto SEPLAG 05: Desenvolver rede de parcerias na área de Planejamento e Gestão.
Descrição do Projeto
Ementa: Diante do amadurecimento do MPMA enquanto instituição, faz-se necessário fortalecer a Secretaria de Planejamento e Gestão (SEPLAG) de modo a assegurar o desenvolvimento ministerial eficiente. Para tanto, busca-se evitar
o isolamento na área e promover o intercâmbio de conhecimentos, experiências e técnicas de trabalho com outras instituições, formando, assim, uma “Rede de Eficiência em Planejamento e Gestão”.
Público-Alvo: Administração interna do MPMA.
Patrocinador: Diretor da Secretaria de Planejamento e Gestão – SEPLAG
Parcerias:. Assessorias, Diretorias, Secretarias e/ou demais órgãos congêneres, no âmbito dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, especialmente, dos Ministérios Públicos dos demais estados
Gestor: Chefe da Assessoria de Planejamento - ASPLAN
Riscos: Resistência das entidades parceiras; quadro de pessoal reduzido em relação à grande demanda de trabalho; alto custo de capacitação em técnicas utilizadas em entidades privadas na área de planejamento e gestão aplicáveis a órgãos públicos; não aderência ao projeto pela Administração Superior.
Fatores críticos de sucesso: aceitação das entidades parceiras; quadro de pessoal suficiente à demanda de trabalho; aceitável custo de capacitação em técnicas utilizadas em entidades privadas na área de planejamento e gestão aplicáveis a
órgãos públicos; aderência ao projeto pela Administração Superior.
Objetivo ou Justificativa: Promover o intercâmbio de conhecimento na área de planejamento e gestão com outras instituições públicas, bem como aderir às técnicas utilizadas em entidades privadas e adaptáveis aos órgãos públicos.
Valor estimado em R$ (quanto custará): Nas parcerias com instituições públicas, designação de servidores específicos de forma a promover, mediante integração mútua, a consecução da cooperação, sem ônus financeiro. Nas capacitações em
técnicas utilizadas em entidades privadas na área de planejamento e gestão aplicáveis a órgãos públicos, estimando-se R$ 100.000,00
Escopo do Produto/Entrega (o que deverá ser entregue): Termos de Cooperação/Parceria/Convênio com outras instituições.
Resultados Esperados: Criação de uma Rede de Planejamento e Gestão.
Indicadores (medidas de qualidade e quantidade): assinatura e efetividade na aplicação do dobro de Termos de Cooperação/Parceria/Convênio com outras instituições.
Metas (qualitativas/quantitativas):
Aumentar em 100% até 2021 o número atual de termos assinados
O que
Macroações
Quem
Responsável
Como
(ações a realizar)
Quando Áreas de
Interface Data
inicial
Data
final
Realizar benchmarking
SEPLAG
Por meio de contato
eletrônico, pessoal e telefônico com outras Instituições
Nov/2016
Fev/17
SECINST / DG / COF/ SAF/ AJAD/ Outros Mps e
Órgãos públicos/ Instituições
privadas
Mobilização dos parceiros
SEPLAG
Apresentação do
projeto e conscientização acerca dos resultados
Mar/2017
Mai/2017
SECINST / DG / COF/ SAF/ AJAD/Outros Mps e
Órgãos públicos
positivos.
Oficialização das parcerias
SECINST
Assinatura dos Termos
de Cooperação com as instituições parceiras.
Jun/17 Agosto/17
DG / PGJ / Outros Órgãos públicos
Diagnóstico.
SEPLAG
Realização de encontros para Averiguação e
diagnóstico da realidade do
órgão/setor de planejamento dos parceiros e troca de experiências.
Set/17 Dez/17 SECINST / DG / COF/ SAF/ AJAD/ Outros Mps e
Órgãos públicos/ Instituições
privadas
Capacitação.
SEPLAG/ESMP Capacitação em
técnicas utilizadas em entidades privadas na área de planejamento
e gestão aplicáveis a órgãos públicos
Fev/18 Abril/18 ESMP/ SECINST/
DG/ Outros Mps e Órgãos públicos/
Instituições privadas
Reestruturação da SEPLAG
SEPLAG
Aplicação no setor das melhores técnicas
apreendidas em função do projeto.
Maio/18 Dez/21 Administração
Superior
Nível Estratégico: PLANO ESTRATÉGICO DO MPMA – 2016-2021
Nível Tático: Plano Tático da SEPLAG
Nível Operacional: Planos de Ação dos Projetos da SEPLAG
PLANO DE AÇÃO DO PROJETO SEPLAG 06
Objetivo Estratégico:
Otimizar a execução orçamentária (Obj:27)
Captar recursos externos. (Obj:28)
Objetivos de Contribuição:
Ampliar a captação de recursos externos
Projeto Nº 06: Elaborar Plano de captação de Recursos Externos.
Descrição do Projeto (ementa, público-alvo, patrocinador, gerente, riscos e fatores críticos): Ementa: O projeto consiste em desenvolver atividades coordenadas de prospecção de oportunidades de fontes alternativas de
patrocínio e/ou financiamento via subvenção, para garantir maior aporte de recursos na execução de Projetos e Iniciativas estratégicas do MPMA, como estratégia de complementação da Receita Própria.
Público Alvo: Ministério Público do Estado do Maranhão
Patrocinador: Procurador Geral de Justiça
Parcerias:
Ministérios Públicos de outros estados; Escola Superior do Ministério Público (Capacitação em elaboração de projetos e captação de recursos); Órgãos concedentes de recursos federal, estadual e internacional, bem como da iniciativa privada e de organismos
multilaterais.
Gestor: Diretor da Secretaria de Planejamento e Gestão
Riscos:
Falta de cultura da Instituição em captação de recursos externos;
Corpo técnico do MPMA com pouca capacidade e expertise na prospecção de editais, além da falta capacidade técnica no Sistema de Convênios do Governo Federal;
Impedimento de financiamento direto ao MPMA; Crise econômica (redução da oferta de linhas e editais de financiamento de projetos, em virtude do
contingenciamento nos principais órgãos concedentes);
Projetos de captação de recursos mal elaborados.
Fatores críticos de sucesso (são premissas para o êxito): Patrocínio da Administração Superior; Criação da Secretaria de Planejamento e Gestão;
Capacitação em elaboração de projetos e captação de recursos Colaboração de outras unidades do MP brasileiro no intercambio de experiências na captação de recursos,
especialmente entre os integrantes do Comitê de Gestão de Política Orçamentária (CGPO), do Fórum Nacional de Gestão do Conselho Nacional do Ministério Público (FNG/CNMP).
Objetivo ou Justificativa (por que o projeto é importante/necessário): Esse projeto tem como objetivo principal a implementação de uma estratégia de Captação de Recursos Externos, a partir
da definição do Objetivo Estratégico 28: Captar recursos externos, estabelecido no Planejamento Estratégico do MPMA. A estratégia consiste no estabelecimento de rotinas e procedimentos para a prospecção de fontes de financiamento
(subvenção) que atendam as necessidades dos Projetos e iniciativas que contemplem prioridades estratégicas, reduzindo o impacto orçamentário e financeiro da Receita Própria, nestas atividades.
Valor estimado em R$ (quanto custará):
Escopo do Produto/Entrega (o que deverá ser entregue):
Aumento do número de Projetos com utilização de Recursos externos, captados por meio de termos de cooperação, parcerias, convênios, etc.
Resultados Esperados:
Maior efetividade na prestação de serviços para a sociedade
Indicadores (medidas de qualidade e quantidade):
Quantidade de recursos externos identificados aplicáveis ao MPMA;
Número de integrantes capacitados na metodologia de captação de recursos externos;
% de fase do Projeto concluídas dentro do prazo.
Metas (qualitativas/quantitativas):
Concluir 100% da macroação 1 do projeto dentro do prazo estabelecido no cronograma.
Concluir 100% das macroações 2 e 3 do projeto até três meses posteriores ao prazo estabelecido no cronograma.
Concluir 100% das macroações 4, 5, 6 e 7 do projeto dentro do prazo estabelecido no cronograma.
Captar a partir de 2019 (1% do valor total dos recursos para investimentos consignados no orçamento do MPMA, oriundos do Tesouro Estadual)
Captar em 2020 (2% do valor total dos recursos para investimentos consignados no orçamento do MPMA,
oriundos do Tesouro Estadual)
Captar em 2021 (3% do valor total dos recursos para investimentos consignados no orçamento do MPMA,
oriundos do Tesouro Estadual)
O que Macroações
Quem Responsável
Como (ações a realizar)
Quando Áreas de Interface Data inicial Data final
1. Pesquisa de Benchmarking sobre captação de recursos
externos
Secretaria de Planejamento
e Gestão
Pesquisa em meio eletrônico e telefônico
Março/17
Julho/17
Outros MPs, órgãos
financiadores
2. Criação de um Comitê para
captação de recursos externos no âmbito do MPMA
Administração
Superior
Portaria designando os
integrantes
Agosto/17
Agosto/17
Administração
Superior
3.1 Elaboração de plano de capacitação,
3. Capacitação do Comitê
Consultoria
externa e ESMP
3.2 Definição das pessoas a serem capacitadas,
Agosto/17
Dez/17
ESMP , CGP
3.3 Elaboração de Termo de Referência;
3.4 Realização da Capacitação
4. Definição da metodologia Comitê Definir a metodologia a
ser adotada;
Fevereiro/18
Abril/18
DG, Secinst
5. Elaboração de Minuta de Resolução (Normatização da metodologia)
Comitê
5.1 Elaborar Minuta de Resolução
Maio/18
Junho/18
DG, Assessoria Especial 5.2 Submeter a minuta à
Administração Superior
6. Definição das ferramentas de trabalho
Comitê
6.1 Pesquisar ferramentas de
gerenciamento de captação de recursos
externos
Agosto/18
Outubro/18
CMTI, SAF
6.2 Aquisição de ferramentas de trabalho
Outubro/18
Março/19
7. Identificação das fontes de financiamento
Comitê Pesquisa em meio eletrônico e telefônico,
editais de financiamento de projetos
Outubro/18
Março/19
Órgãos financiadores no
âmbito estadual,
federal, internacional, empresas
privadas, fundações, organismos
multilaterais
8. Captação dos recursos
externos para utilização nos projetos estratégicos do MP
Diretor da
Secretaria de Planejamento
e gestão
Formalização de
parcerias e termos de cooperação, convênios,
etc
Fev/19
Dez/21
Órgãos
financiadores no âmbito
estadual, federal, internacional,
empresas privadas,
fundações, organismos multilaterais
6.2. Plano de Ação das Iniciativas
Nível Estratégico: PLANO ESTRATÉGICO DO MPMA 2016-2021 – MAPA ESTRATÉGICO
Nível Tático: Plano Tático-operacional do SEPLAG – Mapa de Contribuição
Nível Operacional: Plano de Ação e Cronogramas de Execução das Iniciativas
PLANO DE AÇÃO DAS INICIATIVAS DA SEPLAG
Iniciativa Responsável Prazos
Objetivo de Contribuição
1. Fazer da SEPLAG um case de sucesso.
Diretoria da SEPLAG Agosto/16 Dezembro/21
Articular a implantação de um novo modelo de
Planejamento e Gestão.
2. Alinhar a Estratégia (alinhar os Planos: Estratégico, PPA, PGA, LOA e
LDO).
Diretor-Geral / COF Outubro/16 Dezembro/21
3. Alterar o status da ASPLAN para
SEPLAG. Procurador-Geral de
Justiça Agosto/16 Dezembro/16
4. Sistematizar as ações da Secretaria
de Planejamento e Gestão. Diretoria da SEPLAG Janeiro/17 Dezembro/18
5. Alinhar o Plano de Segurança
Institucional ao Plano Estratégico (Obj. 16).
CAEI Setembro/16 Dezembro/16 Articular e Disseminar
Ações de Planejamento e Gestão com as demais
Áreas da Instituição.
6. Priorizar ações de regionalização da
atuação ministerial (Obj.17)
Diretoria Geral Janeiro/17 Dezembro/21 Articular e Disseminar
Ações de Planejamento e Gestão com as demais
compartilhamento das ferramentas de TI para ampliação da atuação
ministerial, área meio e fim;
apoiar a estruturação de áreas dos
CAOPs e dos Núcleos de Assessoramento Técnico para
apoiar atividades regionalizadas, sem a criação de estrutura física
ou quadro de servidores especializados;
utilização de núcleos com atuação
itinerante;
quando da elaboração do orçamento, atuar no sentido de
priorizar a capacitação e regionalização.
Áreas da Instituição.
7. Assessorar os demais setores na
implantação da política de práticas sustentáveis (Obj.19)
Apoiar a elaboração de
diagnósticos e formatação para
apresentação de dados visando redução de custos;
buscar boas práticas em outras
21instituições;
Cursos de formação em Planejamento e gestão, na
modalidade EaD, demandados à ESMP;
Diretoria SEPLAG Setembro/16 Dezembro/21
Articular e Disseminar Ações de Planejamento e Gestão com as demais
Áreas da Instituição
Cursos presenciais demandados à ESMP e outros órgãos.
8. Participar das atividades do FNG/CNMP.
Diretoria da SEPLAG Setembro/16 Dezembro/21
Buscar melhores práticas de planejamento e gestão
junto a outras instituições.
9. Promover aproximação com a Secretaria de Planejamento do Estado
e demais órgãos.
Diretoria da SEPLAG Janeiro/17 Dezembro/21
6.3. Fichas de Indicadores e Metas
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos da SEPLAG
Ficha de Indicador nº 01-A
Objetivo Estratégico
Obj. 12 – Desenvolver cultura organizacional de planejamento e gestão
Obj.13 – Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho
Objetivo de
Contribuição Articular a implantação de um novo modelo de Planejamento e Gestão
PROJETO 1 Implantar sistema de Monitoramento e Avaliação.
Indicador Percentual de RAOs previstas / realizadas
O que mede A implantação e desenvolvimento dos projetos
Por que medir Para garantir que os Objetivos estratégicos sejam atingidos.
Quem mede Secretaria de Planejamento e gestão
Quando medir Trimestral
Como medir Total de reuniões realizadas / Total de reuniões programadas x 100
Linha de base Não há sistema de monitoramento
Metas do Projeto
Realização de 80% das RAOs semestralmente
2017 2018 2019 2020 2021
100% 100% 100% 100% 100%
Observações
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos da SEPLAG
Ficha de Indicador nº 01-B
Objetivo
Estratégico
Obj. 12 – Desenvolver cultura organizacional de planejamento e gestão
Obj.13 – Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho
Objetivo de
Contribuição Articular a implantação de um novo modelo de Planejamento e Gestão
PROJETO Implantar sistema de Monitoramento e Avaliação.
Indicador Percentual de RATs previstas / realizadas
O que mede A implantação e desenvolvimento dos projetos
Por que medir Para garantir que os Objetivos estratégicos sejam atingidos.
Quem mede Secretaria de Planejamento e gestão
Quando medir Semestralmente
Como medir Total de reuniões realizadas / Total de reuniões programadas x 100
Linha de base Não há sistema de monitoramento
Metas do Projeto
Realização de 80% das RATs semestralmente
2017 2018 2019 2020 2021
100% 100% 100% 100% 100%
Observações
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos da SEPLAG
Ficha de Indicador nº 01-C
Objetivo
Estratégico
Obj. 12 – Desenvolver cultura organizacional de planejamento e gestão
Obj.13 – Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho
Objetivo de
Contribuição Articular a implantação de um novo modelo de Planejamento e Gestão
PROJETO Implantar sistema de Monitoramento e Avaliação.
Indicador Percentual de RAEs previstas / realizadas
O que mede A implantação e desenvolvimento dos projetos
Por que medir Para garantir que os Objetivos estratégicos sejam atingidos.
Quem mede Secretaria de Planejamento e gestão
Quando medir Anualmente
Como medir Total de reuniões realizadas / Total de reuniões programadas x 100
Linha de base Não há sistema de monitoramento
Metas do Projeto
Realização de 100% das RAEs semestralmente
2017 2018 2019 2020 2021
100% 100% 100% 100% 100%
Observações
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos da SEPLAG
Ficha de Indicador nº 02-A
Objetivo
Estratégico Desenvolver cultura organizacional de planejamento e gestão (Obj. 12)
Objetivo de
Contribuição Articular a implantação de um novo modelo de Planejamento e Gestão
PROJETO Implantar do Escritório de Projetos e Processos
Indicador % de realização das macroações 1, 2 e 3
O que mede A evolução do Projeto
Por que medir Para garantir a implantação do Projeto
Quem mede Secretaria de Planejamento e gestão
Quando medir Trimestralmente
Como medir Total de macroações implantadas / Total geral de macroações x 100
Linha de base Não há escritório implantado
Metas do Projeto
100% de implementação das macroações 1, 2 e 3 até julho/17
2017 2018 2019 2020 2021
100%
Observações
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos da SEPLAG
Ficha de Indicador nº 02-B
Objetivo
Estratégico Desenvolver cultura organizacional de planejamento e gestão (Obj. 12)
Objetivo de
Contribuição Articular a implantação de um novo modelo de Planejamento e Gestão
PROJETO Implantar do Escritório de Projetos e Processos
Indicador % de realização das macroações 4, 5, 6, 7 e 8
O que mede A evolução do Projeto
Por que medir Para garantir a implantação do Projeto
Quem mede Secretaria de Planejamento e gestão
Quando medir Trimestralmente
Como medir Total de macroações implantadas / Total geral de macroações x 100
Linha de base Não há escritório implantado
Metas do Projeto
Mínimo de 80 % de implementação das macroações 4, 5, 6, 7 e 8 até dezembro/17
2017 2018 2019 2020 2021
80%
Observações
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos da SEPLAG
Ficha de Indicador nº 02-C
Objetivo
Estratégico Desenvolver cultura organizacional de planejamento e gestão (Obj. 12)
Objetivo de
Contribuição Articular a implantação de um novo modelo de Planejamento e Gestão
PROJETO Implantar do Escritório de Projetos e Processos
Indicador % de realização da macroação 9
O que mede A evolução do Projeto
Por que medir Para garantir a implantação do Projeto
Quem mede Secretaria de Planejamento e gestão
Quando medir Anualmente
Como medir Total de macroações implantadas / Total geral de macroações x 100
Linha de base Não há escritório implantado
Metas do Projeto
80% dos integrantes das CGPE, CEPEI, SEPLAG e CAOps capacitados até junho/18
2017 2018 2019 2020 2021
100%
Observações
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos da SEPLAG
Ficha de Indicador nº 02-D
Objetivo
Estratégico Desenvolver cultura organizacional de planejamento e gestão (Obj. 12)
Objetivo de
Contribuição Articular a implantação de um novo modelo de Planejamento e Gestão
PROJETO Implantar do Escritório de Projetos e Processos
Indicador % de realização das macroação 10
O que mede A evolução do Projeto
Por que medir Para garantir a implantação do Projeto
Quem mede Secretaria de Planejamento e gestão
Quando medir Anualmente
Como medir Total de macroações implantadas / Total geral de macroações x 100
Linha de base Não há escritório implantado
Metas do Projeto
100% de implementação da macroação 10 até dezembro/18
2017 2018 2019 2020 2021
100%
Observações
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos da SEPLAG
Ficha de Indicador nº 03-A
Objetivo
Estratégico
Obj. 12 – Desenvolver cultura organizacional de planejamento e gestão
Obj.13 – Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho
Objetivo de
Contribuição Articular a implantação de um novo modelo de planejamento e gestão
PROJETO Criar e implementar sistemática de monitoramento de cenários
Indicador Número de reuniões de monitoramento de cenários realizada.
O que mede A efetividade da avaliação de cenários previstas no PE
Por que medir Para detectar possíveis desvios e fazer as correções
Quem mede Diretor da Secretaria de Planejamento e gestão
Quando medir Semestral
Como medir Total de reuniões realizadas / Total de reuniões programadas x 100
Linha de base Não há sistema de monitoramento
Metas do Projeto
Realizar pelo menos duas das três reuniões de monitoramento de cenários previstas, até março de 2018.
2017 2018 2019 2020 2021
2 2
Observações
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos da SEPLAG
Ficha de Indicador nº 03-B
Objetivo
Estratégico
Obj. 12 – Desenvolver cultura organizacional de planejamento e gestão
Obj.13 – Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho
Objetivo de
Contribuição Articular a implantação de um novo modelo de planejamento e gestão
PROJETO Criar e implementar sistemática de monitoramento de cenários
Indicador % de Incertezas Críticas acompanhadas e atualizadas.
O que mede A efetividade da avaliação de cenários previstas no PE
Por que medir Para detectar possíveis desvios e fazer as correções
Quem mede Diretor da Secretaria de Planejamento e gestão
Quando medir Semestralmente
Como medir Total de reuniões realizadas / Total de reuniões programadas x 100
Linha de base Não há sistema de monitoramento
Metas do Projeto
Acompanhar e atualizar no mínimo 80% das incertezas críticas que compõem os cenários.
2017 2018 2019 2020 2021
80% 80% 80% 80% 80%
Observações
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos da SEPLAG
Ficha de Indicador nº 04-A
Objetivo
Estratégico Obj. 20. Implantar modelo de gestão de pessoas com foco em competências e resultados.
Objetivo de
Contribuição Desenvolver as competências dos membros e servidores do MPMA
PROJETO Premiar equipes integradas por Membros e Servidores que se destacam na quantidade e qualidade
dos serviços. “Projeto de mãos dadas”.
Indicador Percentual de equipes inscritas
O que mede Participação de equipes que aderiram aos Programas, Projetos e Campanhas institucionais ao longo do ano
Por que medir Para reconhecimento e valorização do trabalho em equipe de Membros e Servidores na execução do Plano Estratégico
Quem mede SEPLAG, em articulação com Corregedoria, CGP e SECINST
Quando medir Anualmente
Como medir Total de equipes inscritas adesão por projeto, programa ou campanha
Linha de base Não há sistema de premiação
Metas do Projeto
Inscrição de pelo menos 30% das equipes, em 2017 e 70%, até 2021.
2017 2018 2019 2020 2021
30% 40% 50% 60% 70%
Observações
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos da SEPLAG
Ficha de Indicador nº 04 - B
Objetivo Estratégico
Obj. 20. Implantar modelo de gestão de pessoas com foco em competências e resultados.
Objetivo de
Contribuição Desenvolver as competências dos membros e servidores do MPMA
PROJETO Premiar equipes integradas por Membros e Servidores que se destacam na quantidade e qualidade dos serviços. “Projeto de mãos dadas”.
Indicador Percentual de adesão aos projetos, programas e campanhas institucionais
O que mede Participação de equipes que aderiram aos Programas, Projetos e Campanhas institucionais ao longo
do ano.
Por que medir Para reconhecimento e valorização do trabalho em equipe (de Membros e Servidores) na execução
do Plano Estratégico.
Quem mede SEPLAG, em articulação com Corregedoria, CGP, SECINST
Quando medir Anualmente
Como medir Total de adesão por projeto, programa ou campanha
Linha de base Não há sistema de premiação
Metas do Projeto
Adesão de pelo menos 80% das unidades administrativas e/ou de execução nos projetos, programas e campanhas institucionais até 2021
2017 2018 2019 2020 2021
60% 70% 75% 80%
Observações
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos da SEPLAG
Ficha de Indicador nº 05
Objetivo Estratégico
Obj. 18 – Ampliar as parcerias institucionais com outros órgãos nas diversas áreas de atuação
Objetivo de
Contribuição
Identificar as melhores práticas de planejamento e gestão junto a outras instituições para replicação no âmbito do MPMA.
PROJETO Desenvolver rede de parcerias na área de Planejamento e Gestão
Indicador Assinatura e efetividade na aplicação do dobro Termos de Cooperação/Parceria/Convênio com outras instituições.
O que mede A eficácia da Rede de Planejamento e Gestão implementada
Por que medir Para otimizar a gestão estratégica na instituição
Quem mede Diretor da Secretaria de Planejamento e gestão
Quando medir Semestral
Como medir Quantidade de termos assinados por ano / Quantidade total programada x 100
Linha de base 06 (seis) Termos de Acordo de resultados assinados
Metas do Projeto
Aumentar em 100% até 2021 o número atual de termos assinados
2017 2018 2019 2020 2021
20% 40% 60% 80% 100%
Observações
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos da SEPLAG
Ficha de Indicador nº 06
Objetivo
Estratégico
Otimizar a execução orçamentária (Obj:27)
Captar recursos externos. (Obj:28)
Objetivo de
Contribuição Estruturar a gestão orçamentária alinhando os Planos: Estratégico, PPA, PGA, LOA e LDO
PROJETO Elaborar Plano de captação de Recursos Externos.
Indicador Quantidade de recursos externos identificados aplicáveis ao MPMA;
O que mede O volume de recursos externos potencialmente captáveis pelo MPMA
Por que medir Para aumentar a captação de recursos externos, por parte do MPMA, visando a execução dos projetos institucionais
Quem mede Secretaria de Planejamento e Gestão
Quando medir Semestralmente
Como medir Quantidade de recursos captados/total de recursos para investimentos consignados no orçamento do MPMA, oriundos do Tesouro x 100
Linha de base Total de recursos para investimentos consignados no orçamento do MPMA, oriundos do Tesouro no ano de 2016
Metas do Projeto
Captar a partir de 2019 (1% do valor total dos recursos para investimentos consignados no orçamento do MPMA, oriundos do Tesouro Estadual)
Captar em 2020 (2% do valor total dos recursos para investimentos consignados no
orçamento do MPMA, oriundos do Tesouro Estadual)
Captar em 2021 (3% do valor total dos recursos para investimentos consignados no orçamento
do MPMA, oriundos do Tesouro Estadual),
2017 2018 2019 2020 2021
100% 100% 100%
Observações
6.4. Diagramas de Gantt
7. EXECUÇÃO, MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO
Nesta era dos trabalhadores do
conhecimento, as estratégias devem ser
executadas em todos os níveis da
organização.
Kaplan e Norton
Uma breve análise histórica permite afirmar que os anseios das
sociedades de diversos países foram intensificados, a partir da última década do
século passado, no sentido de que a gestão pública passasse a adotar práticas
consagradas junto ao ambiente empresarial, de modo a produzir melhores
resultados com menos recursos. Para tanto, os governos deveriam substituir o
modelo burocrático por práticas adaptadas da iniciativa privada, com destaque
para o monitoramento e a avaliação não somente dos processos, mas também
dos produtos e serviços oferecidos aos cidadãos.
De modo sintético, o monitoramento pode ser entendido como o
processo contínuo de coleta e análise sistemática de dados relativos à execução
das ações planejadas, segundo indicadores predeterminados, oferecendo aos
gestores informações quantitativas e qualitativas sobre os progressos realizados
e os recursos envolvidos.
Por sua vez, a avaliação é definida como um conjunto de atividades
que busca analisar os resultados obtidos segundo padrões previamente
definidos, com vistas a entender as causas de sucesso ou de fracasso, de modo
a indicar, aos tomadores de decisão, as medidas corretivas mais adequadas ao
contexto organizacional.
Claramente, portanto, monitoramento e avaliação são atividades
complementares e cíclicas, imprescindíveis para corrigir eventuais falhas na
execução da estratégia, bem como nas diversas fases do planejamento,
conferindo dinamismo e flexibilidade à administração pública.
No Brasil e, especialmente, no âmbito do Ministério Público, os órgãos
de fiscalização administrativa têm sido enfáticos no sentido de orientar os
diversos ramos a transformar o planejamento em efetivo instrumento de gestão,
incluindo o monitoramento e a avaliação como ferramenta indispensável.
Com a conclusão do Plano Tático-Operacional de diversas áreas, o
Ministério Público do Estado do Maranhão encontra-se, agora, diante
de desafios que irão exigir competência e empenho redobrados. Os projetos,
balizados por indicadores e metas, buscam somar esforços para a concretização
dos Objetivos de Contribuição de cada área, os quais, por sua vez, estão
direcionados para os Objetivos Estratégicos e seus respectivos indicadores e
metas, caracterizando a estratégia em ação.
São poucas as instituições públicas que abraçam um processo de
planejamento tão completo quanto o fez o MPMA, cuja elaboração dos
instrumentos gerenciais contou, em todas as fases, com a participação de boa
parcela de membros e servidores, os quais reúnem hoje plenas condições de
conduzir e atuar como multiplicadores na etapa mais importante, a execução.
É a execução que leva a instituição a atingir resultados, cumprir sua
missão, alcançar a visão de futuro e agregar valor à sociedade. Assim sendo, o
monitoramento e a avaliação da execução vêm sendo considerados pelas
organizações de ponta — fechando o ciclo PDCA que é o cerne da metodologia
FIGE —, parte de um agir simultâneo à execução da estratégia. A boa prática,
portanto, elege os seguintes instrumentos como os mais eficazes quando o
assunto é monitorar e avaliar a estratégia:
Estruturação de uma “sala de situação” em ambiente físico,
devidamente equipada com mobiliário e recursos multimídia para
realização de reuniões e deliberações em torno da estratégia.
Sistemática de reuniões periódicas, nos três níveis da organização
conforme segue:
Nível Estratégico: Reuniões de Avaliação da Estratégia (RAEs) —
semestrais;
Nível Tático: Reuniões de Acompanhamento Tático (RATs) —
trimestrais;
Nível Operacional: Reuniões de Acompanhamento Operacional
(RAOs) — mensais.
Sistema informatizado específico para gestão estratégica,
desenvolvido com essa finalidade e customizado para as
especificidades da instituição.
As RAEs são reuniões colegiadas com o objetivo de fazer, por meio de
análises críticas, a avaliação e a deliberação dos assuntos objeto de
acompanhamento no âmbito das RATs e das RAOs, realizadas pelos executores
das ações.
Vale destacar que, sendo o MPMA uma instituição pouco
hierarquizada, o patrocínio da alta administração — em especial do Procurador-
Geral de Justiça — tem sido fundamental para que os instrumentos de
planejamento sejam elaborados com a maior participação possível de membros
e servidores, embora muitos tenham enfrentado momentos de dificuldade para
se ausentar de seus afazeres cotidianos.
Serão grandes, portanto, os esforços coletivos a serem empreendidos
no sentido de inserir a prática de monitoramento e avaliação no cotidiano
institucional. Trata-se de um profundo processo de aprendizagem organizacional
que implica modificar a cultura predominante e quebrar paradigmas. Os
resultados, porém, são relevantes e compensadores, uma vez que aumentam a
produtividade, otimizam a aplicação de recursos e melhoram a imagem da
instituição perante a sociedade.
8. PRÓXIMOS PASSOS
As boas práticas de transferência e internalização dos métodos e
técnicas de gestão indicam que o pleno entendimento dos conceitos, das etapas
e dos instrumentos de planejamento se dá quando conteúdos são construídos
sem o apoio de ferramentas específicas. Vencida essa fase, no entanto, o apoio
das tecnologias de informação e comunicação torna-se imprescindível para
oferecer informações e produzir conhecimentos consistentes e oportunos, como
subsídio para decisões estratégicas, especialmente as voltadas para medidas
corretivas.
As próximas atividades, portanto, estarão voltadas para a instalação
de uma ferramenta informatizada para a gestão estratégica, monitoramento e
avaliação. A ferramenta em tela denomina-se SW Stratec Gestão Estratégica,
sistema desenvolvido pela Stratec Informática Ltda, a qual mantém termo de
parceria com o Instituto SAGRES. A seguir, membros e servidores — em especial
os integrantes da Comissão de Gestão do Planejamento Estratégico (CGPE) e da
Comissão Executiva do Planejamento Estratégico Institucional (CPEI) — serão
treinados e capacitados para operar o software, ao tempo em que irão inserir
grande parte das informações pertinentes produzidas até o momento.
Simultaneamente, serão realizadas oficinas de capacitação e
treinamento de membros e servidores para o planejamento e a execução das
Reuniões de Avaliação da Estratégia (RAE), das Reuniões de Acompanhamento
Tático (RAT) e das Reuniões de Acompanhamento Operacional (RAO), conforme
os preceitos estabelecidos na literatura especializada e as melhores práticas
preconizadas pela Metodologia FIGE.
Esses fundamentos, contudo, serão adaptados e customizados para as
peculiaridades do Ministério Público do Estado do Maranhão, caracterizando uma
nova fase de produtividade e melhoria na qualidade dos serviços oferecidos para
a sociedade maranhense.
* * *
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