plano de atividades 2018 · excelÊncia – porque nos pautamos por um elevado grau de qualidade...
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PLANO DE ATIVIDADES 2018| SGMF
RIGOR
Aprovo o presente Plano de Atividades
SG
MF
PLANO DE ATIVIDADES
2018
PLANO DE ATIVIDADES 2018| SGMF
PLANO DE ATIVIDADES 2018| SGMF
V ALORES DA SGMF
Os valores que norteiam a atuação da SGMF são:
RIGOR – Porque as nossas decisões têm impacto na vida das pessoas.
EXCELÊNCIA – Porque nos pautamos por um elevado grau de qualidade no serviço.
COMPROMISSO – Porque interiorizamos coletivamente a nossa missão.
INTEGRIDADE - Porque damos testemunho e exemplo de acordo com um elevado padrão ético.
RESPONSABILIDADE – Porque prestamos contas e assumimos as consequências da nossa
atividade.
RIGOR
COMPROMISSO
RESPONSABILIDADE INTEGRIDADE
EXCELÊNCIA
PLANO DE ATIVIDADES 2018| SGMF
ÍNDICE
1. Introdução – missão, visão e atribuições………………… 4
2. Prioridades estratégicas e planeamento da sua operacionalização………………………………………………….. 7
3. Iniciativas e projetos………………………………………….. 10
4. Recursos humanos e financeiros…………………………. 14
5. Modernização administrativa…………………………………. 18
6. Siglas e acrónimos….………………………………………………. 26
ANEXOS:
ANEXO A – QUAR 2018
ANEXO B – Planeamento estratégico e operacional: BSC 2018
ANEXO C – Atividade corrente prevista
ANEXO D – Projetos programados
Secretaria-Geral do Ministério das Finanças Rua da Alfândega n.º 5 1100-016 Lisboa Tel.: 21 884 66 95 Fax: 21 884 66 55 Relacoes.Publicas@sgmf.gov.pt
PLANO DE ATIVIDADES 2018| SGMF
1. INTRODUÇÃO – MISSÃO, VISÃO E ATRIBUIÇÕES
A elaboração deste Plano de Atividades encontra-se sustentada na missão e atribuições da
Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMF), tendo-se procurado descrever
sucintamente o conjunto de atividades planeadas para 2018.
Tendo em conta a dotação previsional de meios humanos e financeiros, são mencionadas as
ações estratégicas prioritárias, elencados os objetivos operacionais e os indicadores das
unidades orgânicas e referidas outras medidas e iniciativas de melhoria a implementar ao longo
do ano.
ISSÃO DA SGMF
A missão da SGMF pode definir-
se da seguinte forma:
Garantir um elevado nível de
qualidade no apoio técnico aos
gabinetes dos membros do Governo
integrados no Ministério das
Finanças e na prestação de serviços
às entidades públicas da sua
administração direta assegurando a
economia, eficiência e eficácia na
prestação de serviços comuns
ARACTERIZAÇÃO DO
SERVIÇO
A SGMF é um serviço central da
administração direta do Estado dotado de
autonomia administrativa, cujas atribuições
estão elencadas no Decreto-Lei n.º
117/2011, de 15 de dezembro, que aprovou
a lei orgânica do Ministério das Finanças
(cfr. o artigo 9.º) e, de forma mais
especificada, na sua própria lei orgânica
aprovada pelo Decreto-Regulamentar n.º
37/2012, de 10 de abril.
A sua organização interna corresponde ao
modelo de estrutura hierarquizada,
constituída por seis unidades orgânicas
nucleares e um número máximo de quatro
unidades orgânicas flexíveis, de acordo
com o n.º 1 do artigo 1.º e com o artigo 8.º
da Portaria n.º 112/2012, de 27 de abril.
ISÃO
Ser reconhecido como um serviço
de referência na prestação de
serviços na administração pública.
Pretendemos que a SGMF, pela forma
como atua e pela forma como se encontra
organizada, se assuma decisiva e
definitivamente como um serviço público de
referência no âmbito da Administração
Pública, prestando serviços partilhados com
elevados níveis de qualidade, sustentados
na sólida qualificação dos seus recursos e
na agilização dos seus processos.
M
C
V
PLANO DE ATIVIDADES 2018| SGMF
TRIBUIÇÕES
As atribuições da Secretaria-Geral encontram-se definidas no n.º 2 do Artigo 9.º da lei
orgânica do Ministério das Finanças e no n.º 2 do artigo 2.º do Decreto Regulamentar n.º
37/2012, de 10 de abril.
2 — A SG prossegue, designadamente, as
seguintes atribuições:
a) Apoiar administrativa, técnica e juridicamente
os gabinetes dos membros do Governo
integrados no MF, bem como os órgãos,
serviços, comissões e grupos de trabalho que
não disponham de meios apropriados, bem
como assegurar os serviços de apoio jurídico -
contencioso do MF;
b) Assegurar a prestação centralizada de
serviços comuns, designadamente na área de
recursos humanos, financeiros, logísticos e
patrimoniais, em particular para os serviços
integrados na administração direta, no âmbito
do MF;
c) Assegurar as funções de Unidade Ministerial
de Compras;
d) Assegurar as funções de Unidade de Gestão
Patrimonial do MF;
e) Gerir o edifício -sede do MF e coordenar as
ações referentes à organização e preservação
do património e arquivo histórico, procedendo à
recolha, tratamento, conservação e
comunicação dos arquivos que deixaram de ser
de uso corrente por parte dos organismos
produtores;
f) Assegurar as atividades do MF no âmbito da
comunicação e relações públicas e gerir a
documentação e informação, assegurando o
funcionamento da biblioteca, dos arquivos dos
gabinetes dos membros do Governo integrados
no MF e da SG;
g) Promover a aplicação das medidas de
política de organização e de recursos humanos
definidas para a Administração Pública,
coordenando e apoiando os serviços e
organismos do MF na respetiva implementação,
bem como emitir pareceres em matéria de
organização, recursos humanos e criação ou
alteração de mapas de pessoal;
h) Processar, financiar e pagar as despesas
resultantes de reconstituição de bens do Estado
ou de indemnizações devidas a trabalhadores
ou terceiros, nos termos definidos na lei.
A partir da publicação do Decreto-Lei n.º 18/2016, de 13 de abril, que estabeleceu as disposições
necessárias à execução do Orçamento do Estado para 2016, aprovado pela Lei n.º 7 -A/2016, de
30 de março, com as alterações introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 35-A/2016, de 30 de junho foi
operacionalizado o modelo de partilha de atividades comuns, com a celebração de quatro
Protocolos de Cooperação - Serviços Partilhados entre a SGMF e a DGAEP, a DGO, a DGTF e o
GPEARI.
A
PLANO DE ATIVIDADES 2018| SGMF
Nestes Protocolos destaca-se o propósito de “estabelecer as bases de uma forma de trabalho
colaborativo, através da definição das regras de atuação” entre as entidades outorgantes
“necessárias à operacionalização da prestação de serviços comuns por parte da SGMF nas áreas
de gestão de recursos financeiros, patrimoniais e de recursos humanos”, especificando-se nos
anexos as responsabilidades das partes pelo desenvolvimento das atividades partilhadas.
STRUTURA NUCLEAR E FLEXÍVEL
A estrutura nuclear da SGMF, o estabelecimento do número máximo de unidades
flexíveis do serviço e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares
são determinadas pela Portaria n.º 112/2012, de 27 de abril.
O Despacho n.º 7489/2012, de 31 de maio, republicado em anexo à Declaração de retificação n.º
1035/2012, de 10 de agosto, define e implementa a sua estrutura flexível.
N.B. Não se encontra preenchido um cargo de direção intermédia de 1º grau, relativo à unidade orgânica nuclear Direção de Serviços de Arquivos e Documentação (DSAD).
E
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2. PRIORIDADES ESTRATÉGICAS E SUA OPERACIONALIZAÇÃO
As opções estratégicas de gestão, definidas no Plano Estratégico, vêm sendo corporizadas
anualmente nos Planos de Atividades, com especial destaque para os QUAR anuais, suportados
metodologicamente no BSC.
Os três vetores estratégicos para os quais convergem os Objetivos plurianuais têm vindo a ganhar
centralidade indiscutível na orientação da organização, traduzida nas medidas acionadas
anualmente nos diferentes pontos do mapa organizacional.
Vetores Estratégicos
EFICÁCIA
Objetivos Estratégicos
Mantém-se como compromisso inequívoco a focalização da SGMF nos seus clientes externos e
internos e nos seus stakeholders, procurando prestar serviços pautados pela eficiência da
resposta, desiderato traduzido na prossecução de indicadores de qualidade e assentes em service
level agreements, com um grau de exigência elevado, incluídos no BSC, em ANEXO B, e no
QUAR para 2018, em ANEXO A.
O planeamento para o próximo ano procura prosseguir a linha de rumo traçada e traduzir em
ações e iniciativas as orientações do Plano Estratégico definido pelo Senhor Secretário-Geral,
FOCALIZAÇÃO NO CLIENTE ANTECIPANDO
AS SUAS NECESSIDADES
GESTÃO CRITERIOSA DE RECURSOS (accountability) E RESPONSABILIDADE
QUALIDADE OPERACIONAL DO SERVIÇO E
IMPACTO NO MF E NA SOCIEDADE
Melhorar a qualidade dos serviços prestados aos membros do Governo e
respetivos Gabinetes, aos restantes órgãos e serviços do MF e a outras Comissões
Contribuir para o aumento da
eficiência e eficácia
da despesa pública
Promover a inovação,
modernização e reconversão de procedimentos
internos
Garantir a Prestação de
Serviços Partilhados relativos a
atividades comuns
Reforçar a política de gestão na área
da responsabilidade
social
Criar os modelos organizacionais de
atuação da SGMF no
âmbito do MF
QUALIDADE
EFICIÊNCIA
EFICIÊNCIA
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optando-se pela manutenção dos cinco objetivos estratégicos plurianuais, que se consideram
manter a necessária pertinência, relevância e atualidade.
A atividade corrente desenvolvida pelas unidades orgânicas internas consta do ANEXO C. Para
além da inventariação dos processos de negócio e de suporte, são identificados os utilizadores
e/ou clientes de cada UO, que abaixo se resumem:
CLIENTES EXTERNOS
Membros do Governo
Gabinetes Governamentais do MF
Ministro das Finanças
Secretário de Estado Adjunto e das Finanças
Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais
Secretário de Estado do Orçamento
Secretária de Estado da Administração e do Emprego Público
Secretário de Estado do Tesouro
Entidades do MF no âmbito da Partilha de atividades comuns
GPEARI, IGF, DGO, DGTF, DGAEP
CNC, CReSAP, UTAP, UTAM, UNILEO
Outros
AT, INA, SSAP, ESPAP, I.P.
Tribunais; Tribunal de Contas (TC); Outras tutelas
Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública (IGCP, E.P.E)
SGMF
MEMBROS DO GOVERNO (MF)
Outros clientes
Entidades do MF no âmbito da Partilha de
atividades comuns
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Segurança Social
Trabalhadores da AG
Órgãos e outras estruturas do MF a que a SG presta apoio
Todos os serviços, organismos e entidades da Administração Pública Central
Empresas e Público em geral
CLIENTES INTERNOS
SGMF
Gabinetes do Secretário-Geral e dos Secretários-Gerais Adjuntos
Direções de Serviços e Divisões (DSIQ, DSAJC, DSAD, DSIRP, UMC, DGAP, DGRH,
DPGF, DA)
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3. INICIATIVAS E PROJETOS
Embora conste do ANEXO D a documentação com a descrição integral dos projetos planeados
para 2018 por algumas unidades orgânicas, nas páginas seguintes sumariam-se alguns dos
elementos que se consideram importantes para a identificação e propósitos destas iniciativas:
a. Designação de cada projeto
b. Unidade orgânica responsável
c. Objetivos, indicadores e metas
d. Cronograma previsional de execução
DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INOVAÇÃO E QUALIDADE (DSIQ)
DESIGNAÇÃO OBJETIVOS INDICADORES METAS
PROJETO 1/DSIQ
Plataforma de Partilha de
Atividades Comuns –
Gestão de Serviços
Comuns
01out 2016 a 31 jul 2018
Implementar o balcão único da
plataforma de partilha de atividades
comuns (permitirá o acesso
desmaterializado ao catálogo de
serviços, à solicitação e
acompanhamento da execução desses
serviços e a relatórios e meios de
análise on demand dos níveis de
serviço e dos indicadores de
desempenho e risco dos processos
subjacentes)
Grau de
implementação do
projeto
90%
PROJETO 2/DSIQ
Plataforma de Partilha de
Atividades Comuns -
Desmaterialização de
processos
01out 2016 a 31mar 2018
Desmaterializar os processos comuns,
transversais e específicos da SGMF
que suportam a prestação de serviços
comuns, sobre a plataforma Plêiades.
Grau de
implementação do
projeto
90%
PLANO DE ATIVIDADES 2018| SGMF
PROJETO PARTILHADO
DSIQ/DSAD
Plataforma de Partilha de
Atividades Comuns -
Instrumentos de gestão de
informação
01nov 2017 a 30nov 2018
Elaborar novos instrumentos
funcionais de gestão da informação
(plano de classificação, portaria de
gestão de documentos e plano de
preservação digital) alinhados com a
MEF e o ASIA e suportados nos
resultados do diagnóstico e do
levantamento e modelação dos
processos de prestação de serviços
comuns.
Grau de
implementação do
projeto
90%
DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE ARQUIVOS E DOCUMENTAÇÃO (DSAD)
DESIGNAÇÃO OBJETIVOS INDICADORES METAS
PROJETO 1/DSAD
Revisão da descrição da série
documental “Administração dos
Bens Cultuais” da Comissão
Jurisdicional dos Bens Cultuais
02 jan a 29 dez 2018
Promover a revisão da
descrição dos processos
da série documental
“Administração dos Bens
Cultuais” da ex-CJBC
N.º de unidades de
instalação tratadas
30
PROJETO 2/DSAD
Digitalização de bobines de
microfilme do GPP (Gabinete de
Planeamento e Políticas e
Administração Geral da
Agricultura, Florestas,
Desenvolvimento Rural e Mar)
Projeto plurianual
(continuação de projeto iniciado
em 2017)
02 jan a 29 dez 2018
Transferência para
suporte digital de bobines
de microfilme
% de bobines
digitalizadas face
ao total
60
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PROJETO 3/DSAD
Tratamento da série documental
“Processos Especiais” da ex-
Direcção Geral da Fazenda
Pública
02 jan a 29 dez 2018
Promover o tratamento da
série documental
“Processos Especiais” da
ex-DGFP
N.º de unidades de
instalação tratadas
30
DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO E RELAÇÕES PÚBLICAS (DSIRP)
DESIGNAÇÃO OBJETIVOS INDICADORES METAS
PROJETO 1/DSIRP
Criação e Implementação da
Plataforma Access de Gestão
de dados da Atividade corrente
da DSIRP
01 jan a 01 nov 2018
Registo das atividades
correntes da DSIRP para
fins estatísticos
Grau de execução
do projeto
90%
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4. RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS
a) Carreira que ainda não foi objeto de revisão
b) Neste total estão incluídos 16 trabalhadores em exercício de funções nos Gabinetes
Ministeriais do MF (6 Assistentes Técnicos e 10 Assistentes Operacionais)
c) Neste total estão incluídos 7 postos de trabalho automaticamente previstos – n.º 1 do
artigo 27.º do RVP, conjugado com os artigos 6.º, n.º 1, alínea a), e 9.º, n.º 2, da Lei
n.º 25/2017
POSTOS DE TRABALHO PLANEADOS PARA 2018 – MAPA-SÍNTESE
GRUPO DE PESSOAL
ÁREA FUNCIONAL CARREIRA E/OU CATEGORIA
POSTOS DE TRABALHO
Biblioteca e Arquivo Técnica Superior 9
Jurídica e Contencioso
8
Generalista 50
Subtotal 67
Informática a) Informática Especialista de Informática a)
4
Técnico de Informática a) 4
Subtotal 8
Biblioteca e Arquivo Assistente Técnico 5
Relações Públicas 6
Generalista 45
Coordenação Coordenador Técnico 3
Subtotal 59
Assistente Operacional 26
Subtotal 26
TOTAL b) 160
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O quadro abaixo contém a distribuição pelas unidades orgânicas nucleares e flexíveis internas dos
postos de trabalho necessários para 2018, incluindo o número de trabalhadores que exercerão
funções nos Gabinetes dos membros do Governo do Ministério das Finanças e nos Gabinetes da
Direção da SGMF.
SIGLA E DESIGNAÇÃO DA UNIDADE
ORGÂNICA
N.º DE POSTOS DE TRABALHO
NECESSÁRIOS PARA DESENVOLVIMENTO
DAS ATIVIDADES
Trabalhadores da SG em exercício de funções nos Gabinetes Ministeriais
16
GSG e SGA (Gabinete do Secretário-Geral e dos Secretários-Gerais Adjuntos)
5
DSIQ (Direção de Serviços de Inovação e Qualidade)
13
DGRH (Divisão de Gestão de Recursos Humanos)
34
DPGF (Divisão de Planeamento e Gestão Financeira)
18
DSAJC (Direção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso)
9
DSAD (Direção de Serviços de Arquivos e Documentação)
15
DSIRP (Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas)
14
UMC (Unidade Ministerial de Compras)
5
DGAP (Divisão de Gestão do Aprovisionamento e Património)
31
TOTAL 160
N.B. O total de postos de trabalho não inclui 3 cargos de direção superior e 10 de direção
intermédia previstos nos diplomas orgânicos da SGMF.
PLANO DE ATIVIDADES 2018| SGMF
Apresenta-se no gráfico abaixo a distribuição relativa dos postos de trabalho planeados pelas
unidades orgânicas, face ao total previsto, não se considerando, porém, os cargos ocupados, quer
pelos dirigentes superiores, quer pelos dirigentes intermédios da SGMF. Também não são
contabilizados os trabalhadores da SGMF que se prevê manterem exercício de funções nos
Gabinetes dos membros do Governo do MF.
Observa-se a maior concentração de trabalhadores nas áreas de Gestão de Recursos Humanos
(DGRH – 24%), de Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP - 22%) e de Planeamento e
Gestão Financeira (DPGF - 13%).
Tal facto encontra explicação na especial importância do trabalho que efetuam, porquanto estas
unidades têm vindo a assegurar o desenvolvimento de uma notável quantidade de processos de
negócio e de suporte, de acordo com as suas atribuições específicas relativas à prestação
partilhada de serviços comuns às entidades da administração direta do MF.
GSG e SGA 3%
DSIQ 9%
DGRH 24%
DPGF 13%
DSAJC 6%
DSAD 10%
DSIRP 10%
UMC 3% DGAP
22%
Distribuição percentual dos trabalhadores por Unidade Orgânica Postos de trabalho planeados para 2018
PLANO DE ATIVIDADES 2018| SGMF
RECURSOS FINANCEIROS PLANEADOS PARA 2018
Designação Planeados
Orçamento de Funcionamento (SG) 5.006.855,00
Despesas com Pessoal 4.244.385,00
Aquisição de Bens e Serviços 577.065,00
Outras Despesas Correntes 52.946,00
Despesas de capital 132.459,00
Orçamento de Encargos Gerais 18.597.457,00
Despesas com Pessoal 2.000.000,00
Aquisição de Bens e Serviços 4.470.402,00
Outras Despesas Correntes 156.021,00
Transferências Correntes 10.798.887,00
Despesas de capital 1.172.147,00
Orçamento de Encargos Gerais (Investimento) 329.178,00
Aquisição de Bens e Serviços 329.178,00
UniLEO (Funcionamento) 580.000,00
Despesas com Pessoal
Aquisição de Bens e Serviços 380.000,00
Despesas de capital 200.000,00
UniLEO (Investimento) 2.640.000,00
Aquisição de Bens e Serviços 1.438.000,00
Outras Despesas Correntes
Despesas de capital 1.202.000,00
Total 27.153.490,00
PLANO DE ATIVIDADES 2018| SGMF
5. MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
O artigo 40.º do Decreto-Lei n.º 73/2014, de 13 de maio dispõe sobre a obrigatoriedade de
integrar nos planos de atividades anuais um capítulo sobre modernização administrativa.
Os planos e relatórios de atividades devem contemplar, em capítulo próprio, as medidas de
modernização administrativa, nomeadamente relativas à desburocratização, qualidade e inovação,
e, em especial, as que deem cumprimento ao n.º 1 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 74/2014, de 13
de maio, que se propõem desenvolver, bem como avaliar a sua aplicação em cada ano e a
previsão das poupanças associadas a tais medidas.
Em 2017 a SGMF continuou a apostar na desmaterialização dos seus processos de negócio,
destacando-se, entre outras iniciativas a seguinte:
Plataforma de partilha de atividades comuns
Com a aprovação da Lei do Orçamento de Estado para 2016 (Lei n.º 7-A/2016), o modelo de
prestação de serviços é alterado, transitando-se para uma partilha de atividades, em que a SGMF
é responsável por executar um conjunto de serviços comuns, mantendo-se a competência de
aprovação legalmente atribuída ao dirigente máximo de cada organismo.
Fruto desta alteração, foram estabelecidos protocolos de cooperação entre a SGMF e os vários
organismos abrangidos pela partilha de atividades comuns, onde se define o detalhe dessas
atividades, bem como os níveis de serviços que deverão ser observados pelas partes.
Estes protocolos foram individualmente estabelecidos com os seguintes organismos: Gabinete de
Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais (GPEARI), Inspeção-Geral de
Finanças (IGF), Direção Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP), Direção Geral
do Orçamento (DGO), Direção Geral do Tesouro e Finanças (DGTF).
As 363 atividades identificadas nesses protocolos dividem-se pelas seguintes áreas:
Gestão financeira e orçamental: 83 atividades;
Gestão patrimonial e da aquisição de bens e serviços: 193 atividades;
Gestão de recursos humanos: 87 atividades.
Adicionalmente, os protocolos estabelecem unicamente períodos de execução/ disponibilidade do
serviço ou tempos de resposta às solicitações, não havendo visibilidade do contributo da SGMF
para alcançar os objetivos dos organismos servidos.
PLANO DE ATIVIDADES 2018| SGMF
Para que esta transição seja eficiente, eficaz e efetiva, é determinante que se adote uma visão
supra-organizacional dos processos, suportada por plataformas interoperáveis que permitam gerir
os serviços prestados de forma transparente e gerir a informação produzida segundo as normas e
boas práticas, ao longo de todo o seu ciclo de vida (records continuum).
Para dar resposta efetiva à sua missão, em particular no que se refere à prestação de serviços
comuns, e tendo por base o diagnóstico preliminar realizado, a SGMF lançou uma iniciativa de
modernização administrativa, denominada Plataforma de Partilha de Atividades Comuns (PPAC),
com os seguintes objetivos:
Disponibilizar um ponto único de acesso (balcão único) no âmbito dos protocolos de
prestação de serviços comuns, que permita gerir todas as interações entre as entidades,
integre com os processos desmaterializados e faça o controlo transparente do
cumprimento dos níveis de serviço estabelecidos;
Desmaterializar os processos da SGMF, suportando-os na plataforma existente (Plêiades)
e disponibilizando os processos transversais e comuns aos restantes organismos
aderentes;
Implementar um arquivo digital que assegure a gestão da informação digital segundo os
instrumentos legais atuais (temáticos) e futuros (funcionais), com particular enfoque na
adoção dos resultados do projeto ASIA (avaliação supra-institucional da informação
arquivística) e do modelo de requisitos para sistemas de gestão de informação de arquivo
(MoReq2010);
Disponibilizar serviços de interoperabilidade para acesso ao arquivo digital na plataforma
de interoperabilidade da administração pública (iAP), adotando um modelo centralizado
(em vez de ligações ponto-a-ponto), e promover a macroestrutura funcional (MEF) e os
processos de negócio como instrumento semântico (linguagem comum) na recuperação da
informação.
No âmbito desta iniciativa e para cumprimento destes objetivos, será necessário:
Levantar e modelar/rever os processos de negócio em que a SGMF participa, segundo os
princípios, conceitos e objetivos da abordagem funcional (MEF, ASIA); identificar os
indicadores chave de desempenho e de risco desses processos, de forma transversal a
todos os seus intervenientes;
PLANO DE ATIVIDADES 2018| SGMF
Atualizar tecnologicamente a plataforma Plêiades, enquanto medida de preservação
digital, para assegurar a continuidade do acesso ao acervo de cerca de 12 anos de
informação digital mantida neste sistema;
Evoluir funcionalmente a plataforma Plêiades para simplificar operações, melhorar a
produtividade dos utilizadores e permitir a adoção de planos de classificação funcionais
(MEF, ASIA) – a solução utilizada é atualmente a única com certificação MoReq;
Proceder a reengenharia dos processos que suportam a atividade da SGMF, adequando-
os à execução desmaterializada e promovendo uma maior transparência no que respeita
ao contexto da realização das atividades comuns;
Rever/evoluir o catálogo de serviços, com particular enfoque nos serviços protocolados no
âmbito da prestação de serviços comuns;
Implementar o balcão único da plataforma de partilha de atividades comuns como ponto
único e desmaterializado de acesso aos serviços comuns prestados pela SGMF;
Rever/evoluir a solução analítica de suporte à decisão no sentido de incorporar a
monitorização e controlo dos indicadores chave dos processos (gestão e prestação de
serviços comuns), a análise de dados pelos utilizadores (self service) e a produção
automatizada de relatórios e dashboards;
Levantar a situação atual dos sistemas de informação que mantêm informação digital e
definir a arquitetura futura e o roadmap de transformação que dela resulta;
Elaborar novos instrumentos legais para a gestão da informação, de âmbito setorial e
baseados na MEF e no ASIA, que operacionalizem a gestão da informação por processos;
rever o plano de preservação digital no sentido de se adequar aos novos instrumentos e à
transformação prevista da arquitetura;
Avaliar a utilização de software aberto (open source) para a implementação do arquivo
digital; prever a autenticação com cartão de cidadão, utilização da gateway de SMS (para
notificações) e disponibilização de serviços através da iAP;
Implementar um sistema unificado de gestão do acervo digital, que integre com as
aplicações de negócio existentes, disponibilize meios de consulta aos cidadãos, empresas
e organismos públicos e permita conservar ou eliminar a informação de acordo com os
instrumentos legais atuais (temáticos) e do futuro (funcionais).
PLANO DE ATIVIDADES 2018| SGMF
Entendemos esta iniciativa como sendo transversal à SGMF, aos seus clientes e aos seus
parceiros, com um impacto maior do que a soma dos impactos individuais das atividades a
realizar, pelos efeitos de rede que irá gerar junto de todas as partes interessadas.
Atividades da operação
A iniciativa tem a duração de 24 meses, com início em 01 de agosto de 2016 e fim em 31 de julho
de 2018.
É composta por 6 atividades, conforme descrito no quadro seguinte:
Designação Início Fim
Levantamento e modelação de
processos
2017-01-01 2017-06-30
Desmaterialização de processos 2016-08-01 2018-03-31
Gestão de serviços comuns 2016-08-01 2018-07-31
Diagnóstico 2017-10-01 2017-10-31
Instrumentos de gestão de
informação
2017-11-01 2017-11-30
Arquivo digital 2018-01-01 2018-06-30
A atividade de levantamento e modelação de processos de negócio visa desenhar e documentar
os vários processos de negócio existentes na SGMF, tanto numa lógica exclusivamente interna,
como também aqueles que suportam a partilha de serviços com outros organismos. O resultado
desta atividade servirá de base às atividades seguintes.
A atividade de desmaterialização de processos de negócio permitirá transitar esses processos
para uma realidade digital e desmaterializada e garantirá a base para o desenvolvimento de uma
ferramenta de gestão de serviços partilhados com outros organismos.
A atividade de gestão de serviços partilhados irá disponibilizar aos organismos que interagem com
a SGMF, uma forma mais eficiente de executar esses serviços, bem como a disponibilização de
métricas de execução e de níveis de serviço prestado pela SGMF.
A atividade de diagnóstico visa estabelecer a situação atual da informação digital e o roadmap de
transformação, que será implementado através dos instrumentos de gestão da informação e do
arquivo digital.
PLANO DE ATIVIDADES 2018| SGMF
A atividade de implementação de instrumentos de gestão de informação precede a atividade de
implementação do arquivo digital, na medida em que estabelece definições que serão aplicadas
no sistema de arquivo.
A atividade de implementação do arquivo digital aplica as definições dos instrumentos legais e
captura a informação dos processos desmaterializados.
Levantamento e modelação de processos
Esta atividade visa definir os processos comuns, transversais e específicos da SGMF que
suportam a prestação de serviços comuns.
Pretende-se com esta definição melhorar os processos atuais tendo em vista a sua
desmaterialização, simplificando-os, alinhando-os com as melhores práticas e automatizando
tarefas de menor valor acrescentado.
Desmaterialização de processos
Esta atividade visa desmaterializar os processos comuns, transversais e específicos da SGMF
que suportam a prestação de serviços comuns, sobre a plataforma Plêiades.
Para tal, já se procedeu à atualização tecnológica da plataforma e à revisão e extensão funcional
da mesma para suportar na íntegra a gestão da informação segundo instrumentos temáticos
(passado) e funcionais (futuro) e os requisitos do MoReq2010.
Pretende-se também qualificar os utilizadores para executarem os processos em contexto
desmaterializado.
Para suportar a interoperabilidade com organismos autónomos (não aderentes), serão definidos e
implementados novos serviços que permitam gerir de forma centralizada os metadados comuns,
ter uma visão agregada dos processos e um maior controlo sobre as interações e o cumprimento
dos níveis de serviço estabelecidos. Esses serviços serão disponibilizados através da iAP.
Gestão de serviços comuns
Esta atividade visou implementar o balcão único da plataforma de partilha de atividades comuns,
que permite o acesso desmaterializado ao catálogo de serviços, à solicitação e acompanhamento
da execução desses serviços e a relatórios e meios de análise on demand dos níveis de serviço e
dos indicadores de desempenho e risco dos processos subjacentes.
PLANO DE ATIVIDADES 2018| SGMF
Para tal, ainda será necessário rever o catálogo de serviços segundo os critérios definidos para os
processos desmaterializados e recolher e tratar os indicadores desses processos de forma
sistemática.
A revisão do catálogo de serviços será feita de forma gradual, no sentido de minimizar os
impactos da transição para o balcão único e o suporte pelos processos desmaterializados.
A recolha e tratamento de níveis de serviço e indicadores, a análise on demand e a produção de
relatórios serão também desenvolvidos sobre a plataforma analítica existente.
Diagnóstico
Esta atividade visa definir uma estratégia e uma arquitetura futura para a gestão da informação
digital e um plano de transformação que, tendo por base um levantamento da situação atual da
informação e dos sistemas e infraestruturas que a suportam, estabeleça as atividades e
dependências a assegurar ao longo desta iniciativa.
Atendendo aos objetivos de preservação digital, será também neste contexto avaliada a utilização
de software aberto (open source) para a implementação do arquivo digital.
Instrumentos de gestão de informação
Esta atividade visa elaborar novos instrumentos funcionais de gestão da informação (plano de
classificação, portaria de gestão de documentos e plano de preservação digital) alinhados com a
MEF e o ASIA e suportados nos resultados do diagnóstico (atividade 4) e do levantamento e
modelação dos processos de prestação de serviços comuns.
À semelhança do que já hoje sucede, pretende-se que os instrumentos de gestão da informação a
desenvolver no contexto desta atividade, em particular o plano de classificação e a portaria de
gestão de documentos, sejam de âmbito setorial, abrangendo transversalmente os organismos do
Ministério das Finanças.
Arquivo digital
Esta atividade visa selecionar e implementar um sistema de arquivo digital que suporte a
estratégia de preservação digital definida, assegurando a conversão da informação produzida no
contexto dos processos de prestação de serviços comuns para formatos abertos, e integre com as
aplicações que suportam esses processos, no sentido de assegurar a gestão continuada da
informação (records continuum), desde a sua captura ou produção até à sua eliminação,
transferência ou conservação permanente.
PLANO DE ATIVIDADES 2018| SGMF
Pretende-se ainda neste âmbito integrar o sistema de arquivo com a plataforma Plêiades,
disponibilizar meios de autenticação com o cartão de cidadão, disponibilizar serviços de consulta
através da iAP e integrar com a gateway de SMS, para envio de notificações.
Esta iniciativa vem dar continuidade aos esforços de modernização administrativa e de realização
das estratégias comuns da administração pública, bem como dos princípios que lhes estão
subjacentes, e será um veículo fundamental para o cumprimento da missão da SGMF e para a
promoção de formas mais efetivas de colaboração com as entidades a quem presta serviços.
No âmbito do programa Simplex+ 2016, a iniciativa contribui também para as seguintes medidas:
Autenticação.gov +.
Esta iniciativa está também alinhada com as orientações da autoridade arquivística nacional
(DGLAB), em particular:
Na criação de instrumentos de gestão da informação de âmbito setorial baseados na MEF
e nos resultados do projeto ASIA, no qual a SGMF e outros organismos do Ministério das
Finanças têm estado ativamente envolvidos;
Na operacionalização desses instrumentos através de uma gestão da informação por
processos, supraorganizacional e interoperável;
Na adoção da estrutura de metainformação MIP (metainformação para a
interoperabilidade);
Na desmaterialização da informação e na capacitação das organizações para a
preservação digital;
Na acessibilidade da informação em arquivo, através da disponibilização de meios
eletrónicos de pesquisa e consulta.
Contributo para a integração de serviços, modernização e capacitação
Esta iniciativa vem consolidar uma rede permanente de cooperação entre a SGMF e as entidades
protocoladas, centrada na modernização e na capacitação desses serviços.
A partilha de plataformas, a disponibilização de novos canais (balcão único) e a melhoria dos
serviços de interoperabilidade contribuirão conjuntamente para uma maior integração dos serviços
públicos.
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6. SIGLAS E ACRÓNIMOS
Gabinetes Governamentais do MF
GMF – Gabinete do Ministro das Finanças GSEATF – Gabinete do Secretário de Estado Adjunto e das Finanças GSEAF - Gabinete do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais GSEO - Gabinete do Secretário de Estado do Orçamento GSEAEP – Gabinete da Secretária de Estado da Administração e do Emprego Público GSET - Gabinete do Secretário de Estado do Tesouro
MF – Ministério das Finanças
AT – Autoridade Tributária e Aduaneira DGAEP - Direção-Geral da Administração e Emprego Público DGO – Direção-Geral do Orçamento DGTF - Direção-Geral do Tesouro e Finanças GPEARI – Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais IGF – Inspeção-Geral de Finanças INA – Direção-Geral de Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas SSAP – Serviços Sociais da Administração Pública CNC – Comissão de Normalização Contabilística CReSAP – Comissão de Recrutamento e Seleção para a Administração Pública, UNILEO - Unidade de Implementação da Lei de Enquadramento Orçamental UTAP - Unidade Técnica de Acompanhamento de Projetos UTAM - Unidade Técnica de Acompanhamento e Monitorização do Setor Público Empresarial
SGMF – Secretaria-Geral do Ministério das Finanças ACMF – Arquivo Contemporâneo do Ministério das Finanças UGP – Unidade de Gestão Patrimonial
Outras BEP - Bolsa de Emprego Público BSC – Balanced Scorecard CEGER – Centro de Gestão da Rede Informática do Governo GAF – Gestão Administrativa e Financeira GERFIP - Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (sistema de informação) GERHUP – Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (sistema de informação) OE – Objetivo Estratégico OO – Objetivo Operacional PGPI – Programa de Gestão do Património Imobiliário QGA – Quadro Geral de Adidos QEI – Quadro de Efetivos Interdepartamentais RH – Recursos Humanos SG – Secretaria-Geral SIADAP – Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública SME – Sistema de Mobilidade Especial UO – Unidade Orgânica
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