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Universidade Jean Piaget de Cabo Verde
Campus Universitário da Cidade da Praia Caixa Postal 775, Palmarejo Grande
Cidade da Praia, Santiago
Cabo Verde
4.3.14
Madil Ricardo Barbosa Lima
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais em
Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
Universidade Jean Piaget de Cabo Verde
Campus Universitário da Cidade da Praia Caixa Postal 775, Palmarejo Grande
Cidade da Praia, Santiago
Cabo Verde
4.3.14
Madil Ricardo Barbosa Lima
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais em
Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
Madil Ricardo Barbosa Lima, autor da
monografia intitulada, “Planificação e
Implementação de Eventos Comerciais em
Cabo Verde: Constrangimentos e
Propostas de Soluções”, declara que, salvo
fontes devidamente citadas e referidas, o
presente documento é fruto do seu trabalho
pessoal, individual e original.
Cidade da Praia, 03 de março de 2014
Madil Ricardo Barbosa Lima
Monografia apresentada à Universidade Jean
Piaget de Cabo Verde como parte dos
requisitos para a obtenção do grau de
licenciatura em Economia e Gestão, variante
Projeto de Cooperação e Desenvolvimento.
Sumário
O presente trabalho monográfico que se intitula “Planificação e Implementação de Eventos
Comerciais: Constrangimentos e Propostas de Soluções” enquadra-se no âmbito do curso
de licenciatura em Economia e Gestão, realizado pela Universidade Jean Piaget de Cabo
Verde.
A economia internacional enfrenta um dos maiores colapsos financeiros, acompanhado de
uma profunda recessão económica a nível global, e muito dos países do primeiro mundo
começam a desenhar as suas estratégias que visam relançar as economias nacionais, incitando
um amortecimento à referida crise. Assim, de entre essas estratégias, uma está concentrada
nas políticas de promoção, realização de feiras, encontros empresariais, enfim, são inúmeras
as componentes que caracterizam um dos setores que muito tem contribuído para o
crescimento das atividades económicas: o setor dos eventos.
O presente trabalho tem, entre outros objetivos, elencar os constrangimentos existentes na
planificação e implementação de eventos comerciais em Cabo Verde e, apresentar propostas
que possam atenuar esses constrangimentos.
Para a realização deste trabalho utilizou-se a metodologia qualitativa de caráter exploratório,
recorrendo assim a consultas documentais e, a análise e discussão das informações obtidas
através das entrevistas aplicadas aos sujeitos de pesquisa. Fez-se a análise SWOT a respeito
da planificação e implementação de eventos comerciais em Cabo Verde, assim como
pesquisas bibliográficas e documentais, como também as sitográficas.
Com base na parte prática do trabalho, conclui-se que a planificação e implementação dos
eventos comerciais em Cabo Verde tem-se revelado um instrumento importante para a
organização de eventos comerciais no país. Não obstante, embora esse procedimento esteja a
ser utilizado, constatou-se alguns constrangimentos ao longo desse processo, e por
conseguinte, foram apresentadas algumas propostas de soluções.
Palavras-chaves: constrangimentos; eventos comerciais; implementação; planificação;
propostas de soluções.
Abstract
The present dissertation research entitled "Planning and Implementation of Commercial
Events: Constraints and Proposes of Solutions" is framed in the extent of obtaining a
degree in Economy and Management at Jean Piaget University of Cape Verde.
The international economy is facing one of the biggest financial collapses, by a deep global
economic recession, and many of first world countries begin to draw their strategies which
intend to stimulate the national economies, urging a cushioning to that crisis. And among
these strategies, one is concentrated on policies for promotion, fairs, business meetings,
anyway, there are many components that characterize one of the sectors that has greatly
contributed to the growth of economic activities: the industry of the events.
The present work has, among other objectives, list the difficulties in the planning and
implementation of trade events in Cape Verde, and suggest proposals and measures that may
mitigate these constraints.
To accomplish the present research, a qualitative methodology of exploitative character was
applied, by doing documentary quires and, analyzing information from interviews and the
respective discussion. SWOT analysis was made regarding the planning and implementation
of trade events in Cape Verde, so the research based on bibliographies and documental study,
web research as well.
.
Based on the practical part of the monograph, it is concluded that the planning and
implementation of trade events in Cape Verde has proved an important instrument for the
Organization of commercial events in the country. Nevertheless, while this procedure is being
used, it was noted some constraints throughout this process, and therefore, were presented
some proposals for solutions.
Key-words: constraints; commercial events; implementation; planning; proposes of solutions.
Agradecimentos
O homem como ser social que é, torna-se difícil apreender e desenvolver as suas
competências estando-se isolado dos seus. Ao longo desta empreitada, muitos foram aqueles
que contribuíram para o meu desenvolvimento pessoal, acadêmico, profissional e espiritual.
Acreditando que o sucesso depende em grande parte das mestrias mencionas, aproveito esta
oportunidade para agradecer aqueles, que de uma forma direta ou indireta, contribuíram para
o desenvolvimento dessas competências, na qual, acredito também ser um processo contínuo
e infinito.
Um obrigado em especial ao Professor e Orientador, Mestre Simão Paulo Varela, pela sua
paciência e persistência, pedagogia de orientação, incentivo, e pronta disponibilidade para
aconselhar e orientar o trabalho.
Um obrigado em especial ao Presidente da FIC, S.A., Dr. Luís Cardoso pela disponibilidade
demonstrada desde o início, assim como pelas sugestões dadas ao trabalho. Um obrigado à
Responsável Comercial da FIC, S.A., Dr.ª Celestina Alves, pela disponibilidade e
informações facultadas.
Um obrigado ao Presidente da Agência para o Desenvolvimento Empresarial e
Internacionalização (ADEI), Dr. Frantz Tavares, pela disponibilidade demonstrada e, um
obrigado em especial à Coordenadora da ADEI, Dr.ª Sáula Barbosa, pela disponibilidade e
informações facultadas.
Agradeço aos Professores Doutores António Baptista e António G. Lima, que contribuíram
para o desenvolvimento deste trabalho, através de sugestões e correções, assim como as suas
palavras de incentivo.
Às pessoas que de alguma forma me apoiaram na preparação deste trabalho, através de
palavras de incentivo e sugestões, nomeadamente os (as) senhores (as): Dr. Sandro Correia,
Dr.ª Solange Rodrigues, Dr.ª Patrícia Teixeira, e a Sr.ª Vânia Modesto.
A Universidade Piaget de Cabo Verde, sem mencionar o fato de ter proporcionado a
oportunidade de fazer o curso no meu país, perto dos meus familiares e entes queridos,
agradeço também pelas ótimas condições das suas instalações, propícias para um aprendizado
de qualidade, assim como dos seus docentes, a qual também reitero os meus agradecimentos.
Agradeço a Deus, ser omnipotente e omnipresente, que me acompanha em todas as etapas da
minha vida.
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Conteúdo
Introdução ………………………………………………………………………………...16
1. Contextualização e problemática .............................................................................. 16
2. Importância do trabalho ............................................................................................ 17
3. Pergunta de partida ................................................................................................... 17
4. Objetivos do trabalho ............................................................................................... 18
4.1. Objetivo geral .......................................................................................................... 18
4.2. Objetivos específicos ............................................................................................... 18
5. Estrutura do trabalho ................................................................................................ 18
Capítulo 1: Referencial teórico e metodológico .................................................................... 19
1.1 Conceptualização do evento ..................................................................................... 19
1.2 Tipo de eventos ........................................................................................................ 20
1.3 Eventos e atividade económica ................................................................................. 23
1.4 Eventos e o setor turístico ......................................................................................... 24
1.5 Eventos enquanto instrumento de promoção a nível internacional ............................. 25
1.6 Planificação e Implementação de eventos ................................................................. 26
1.7 Organização de um evento ........................................................................................ 30
1.7.1 Custos e preços de eventos ....................................................................................... 32
1.7.2 Patrocínio, apoio e parceria ...................................................................................... 32
1.7.3 Marketing especializado ........................................................................................... 33
1.8 Feiras comerciais e industriais .................................................................................. 36
1.8.1 Funcionamento de uma feira ..................................................................................... 40
1.8.3 Instalação e montagem dos stands ............................................................................ 45
1.9 Providências e relatório ao término do evento ........................................................... 50
1.10 Metodologia de investigação .................................................................................... 51
Capítulo 2: Os eventos comerciais em Cabo Verde .............................................................. 54
2.1 Feira Internacional de Cabo Verde ............................................................................ 54
2.2 Feira Internacional de Construção e Habitação ......................................................... 56
2.3 Feira de Turismo de Cabo Verde .............................................................................. 58
2.4 Feira Internacional de Agronegócios ........................................................................ 59
2.5 Feira de Atividades Económicas Ligadas ao Mar ...................................................... 60
2.6 Feira dos 3E – Emprego, Empresas e Empreendedorismo ......................................... 61
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Capítulo 3: Resultado de estudo ........................................................................................... 67
3.1 Breves considerações................................................................................................ 67
3.2 Feiras internacionais e setoriais de Cabo Verde ........................................................ 67
3.3 Análise e discussão das informações das entrevistas aplicadas aos sujeitos de pesquisa
69
3.4 Análise SWOT ......................................................................................................... 77
3.5 Considerações finais ................................................................................................. 79
Conclusões gerais e sugestões .............................................................................................. 81
Bibliografia .......................................................................................................................... 86
Apêndice 1: Guião de entrevista aplicado aos sujeitos de pesquisa ....................................... 90
Anexo 1: Mensagens eletrónicas trocadas com os entrevistados ........................................... 92
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Quadros
Quadro 1: Expositores & stands da Feira dos 3E (2009) ....................................................... 63
Quadro 2: Receitas arrecadadas na Feira dos 3E (2009) ....................................................... 64
Quadro 3: Atividades paralelas realizadas durante a Feira dos 3E (2009) ............................. 64
Quadro 4: Custo de realização da Feira dos 3E (2009).......................................................... 64
Quadro 5: Feiras internacionais e setoriais de Cabo Verde ................................................... 68
Quadro 6: Pontos fortes e fracos da planificação de eventos comerciais em Cabo Verde ...... 77
Quadro 7: Oportunidades e ameaças sobre a planificação de eventos comerciais em Cabo
Verde ........................................................................................................................... 78
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Figura
Figura 1: Esquema metodológico do trabalho ....................................................................... 53
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
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Fotografias
Fotografia 1: Vista de cima da Feira Internacional de Cabo Verde ....................................... 55
Fotografia 2: Imagem interna da Feira Internacional de Construção e Habitação .................. 57
Fotografia 3: Imagem interna da Feita de Turismo de Cabo Verde ....................................... 58
Fotografia 4: Imagem interna da Feira Internacional de Agronegócios ................................. 59
Fotografia 5: Imagem interna da Feira de Atividades Ligadas ao Mar .................................. 61
Fotografia 6: Imagem interna da Feira de Empresas, Emprego e Empreendedorismo ........... 62
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Siglas e acrónimos
ADEI Agência para o Desenvolvimento Empresarial e
Internacionalização.
B2B Business to Business.
CEDEAO Comunidade Económica dos Estados da África
Ocidental
EXPOAUTO Feira de Automóveis.
EXPO 98 Exposição Internacional de Lisboa de 1998.
EXPOMAR Feira de Atividades Económicas Ligadas ao Mar.
EXPOTOUR Feira Internacional de Turismo.
FEIRA DOS 3E Feira do Emprego, Empresas e Empreendedorismo.
FIC Feira Internacional de Cabo Verde.
FICH Feira Internacional de Construção e Habitação.
FIC, S.A. FIC – Zona Franca Comercial de Cabo Verde, S.A.
IADE Instituto de Apoio ao Desenvolvimento Empresarial.
ICCA International Congress and Convention Associations.
MAHOT Ministério do Ambiente, Habitação e Ordenamento do
Território.
MECC Ministério da Economia, Crescimento e
Competitividade.
MIEM Ministério da Indústria e Economia Marítima.
MTIE Ministério do Turismo, Indústria e Energia.
PIB Produto Interno Bruto.
SEE Setor Empresarial do Estado.
UEFA Union of European Football Associations.
VIP Very Important People.
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em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Glossário
Backligths – luz de suporte.
Buzines Center – centro de negócios.
Cluster – conjunto de; grupo de; aglomerado de.
Coffe Breack – curta pausa para um lanche.
Crash – colapso.
Foulders – dossiers/documentos.
Flyer – panfletos; brochura.
Layout – configuração.
Mailing List – lista de contactos.
Mídia – meios de comunicação social.
Muppis – painéis publicitários.
Outdoors – cartazes de grande porte (1,5m/2m de largura – 3m/4m de cumprimento).
Plafond – pequeno orçamento; fundo.
Posters – cartazes de tamanho médio (A3 a A0).
Spot – anúncio (televisivo ou radiofónico).
Staff – equipa de trabalho.
Stand – quiosque; posto de venda.
Spotlight – luz de letreiro.
Shopping Centers – centro comerciais.
Shows – espetáculos; atuação; performances.
Release – lançamento; anúncio.
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Introdução
1. Contextualização e problemática
Em pleno século XXI, em que a Economia Internacional enfrenta um dos maiores colapsos
financeiros, acompanhado de uma profunda recessão económica a nível global (embora hoje
pode-se coletar alguns indicadores de recuperação), ao qual nem mesmo os especialistas da
economia tem uma previsão exata do seu término. Muito dos países do primeiro mundo
começam a desenhar as suas estratégias, que visam relançar as suas economias nacionais,
incitando um amortecimento à referida crise.
Muitos são os mecanismos que podem ser utilizados para estimular o crescimento da
economia, e um deles está concentrado nas políticas de promoção, realização de workshops,
feiras, encontros empresariais, enfim, são inúmeros os referidos mecanismos que caracterizam
um dos setores que muito tem contribuído para o crescimento das atividades económicas: o
sector dos eventos.
Há muito que este setor vem dando um especial contributo a outros setores de atividade, como
por exemplo o sector hoteleiro, dos transportes, da restauração, telecomunicações, entre
outros. Estas atividades estimulam a procura, influenciando os preços, fomentando a
concorrência, criatividade e inovação. É dessa forma que os eventos contribuem para uma
maior socialização dos povos, promoção e divulgação dos aspetos culturais e desportivos,
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
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dinamizando o setor hoteleiro e turístico, promovendo feiras empresariais, palestras e
cimeiras de diversas índoles.
A planificação e implementação de eventos, representam um complexo processo, no qual o
rigor e profissionalismo para uma execução eficiente apresentam-se como elementos
fundamentais para que tal ocorra.
Dessa forma, torna-se imprescindível uma análise detalhada do processo de planificação e
implementação de um evento, através do qual podemos conhecer as eventuais consequências,
quando não se segue rigorosamente estes parâmetros de organização.
2. Importância do trabalho
A planificação e implementação de eventos, representam um complexo processo, no qual o
rigor e profissionalismo para uma execução eficiente apresentam-se como elementos
fundamentais para que tal ocorra. Assim, as razões que justificam a realização deste trabalho
são, entre outras, as seguintes:
Atualidade e pertinência do tema para a comunidade académica e científica,
Necessidade pessoal em aprofundar os conhecimentos adquiridos durante a parte
curricular do curso;
Por ser um dos requisitos a obtenção do grau de licenciatura em Economia e Gestão,
variante Projeto de Cooperação e Desenvolvimento.
3. Pergunta de partida
Para a realização do trabalho formulou-se as seguintes perguntas de partida:
P1: Como é que tem sido feito a planificação e implementação de eventos comerciais em
Cabo Verde?
P2: O que deve ser feito para melhorar a planificação e implementação desses eventos?
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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4. Objetivos do trabalho
4.1. Objetivo geral
O objetivo geral deste trabalho é analisar o processo de planificação e implementação de
eventos comerciais em Cabo Verde.
4.2. Objetivos específicos
Este trabalho tem, entre outros, os seguintes objetivos específicos:
Inteirar-se sobre a planificação e a implementação de eventos comerciais em Cabo
Verde.
Identificar os pontos fortes e fracos, as oportunidades e ameaças, decorrentes da
planificação e implementação desses eventos; e
Apresentar propostas que possam contribuir para uma melhor planificação e
implementação dos eventos dessa natureza.
5. Estrutura do trabalho
Por forma a facilitar a compreensão e, para além das partes pré-textuais e pôs-textuais, da
introdução e conclusão, o trabalho foi concebido e estruturado em três capítulos.
Assim, no primeiro capítulo apresenta-se uma abordagem teórica e metodológica, procedendo
a apresentação dos conceitos básicos relevantes para melhor compreensão do presente
trabalho e, dos elementos que estão ligados a este setor.
O segundo capítulo faz uma abordagem sobre alguns eventos comerciais de caráter anual
realizados em Cabo Verde, fazendo referência sobre os seus objetivos, âmbito de realização, e
impacto socioeconómico.
Encontrar-se-á no terceiro capítulo, uma breve abordagem sobre as feiras internacionais e
setoriais de Cabo Verde, a análise e discussão das informações das entrevistas aplicadas aos
sujeitos de pesquisa, a análise SWOT sobre a planificação e implementação de eventos
comerciais em Cabo Verde, bem como as considerações finais.
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
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Capítulo 1: Referencial teórico e metodológico
1.1 Conceptualização do evento
Segundo Zanella (2004), um evento representa uma concentração formal e solene de pessoas
e/ou entidades realizadas em data e locais apropriados, com o propósito de celebrar factos
importantes e estabelecer contactos de diversas naturezas, tais como, comerciais, culturais,
desportivos, religiosos, científicos, entre outros. O evento normalmente tem a finalidade de
causar emoções fortes aos participantes, promotores, organizadores e outros que se vêm
conectados, direta ou indiretamente com as atividades que compõe a sua estrutura.
Perante sua estrutura de significados, pode-se ainda dividir o evento em dois:
Para aqueles que promovem e organizam, representa uma integração que gera e
consolida vínculos e relações de carácter profissional e pessoal.
E, para aqueles que participam do evento, ele significa uma diversidade e excelência
de cardápios, ambientes sofisticados, conforto e segurança das instalações e,
fundamentalmente, descontração física e mental em torno de momentos de pausa e reflexão,
perante os temas e labores apresentados.
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
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Estruturar um evento com eficiência, apela a uma demonstração de arte e de competência
para corresponder às expectativas, demonstrando uma prestação de serviço de qualidade,
superando os anseios de um público exigente.
As entidades que acabam por materializar esta empreitada, não são mais que um conjunto de
entidades particulares e coletivas, que engloba os agentes turísticos, promotores, companhias
de transportes, patrocinadores, fornecedores, público-alvo, entre outros.
1.2 Tipo de eventos
Quando se fala de eventos, geralmente associa-se única e exclusivamente a shows e
espetáculos. A realidade no entanto nos apresenta um facto meio complexo e detalhado,
apresentado com base em modalidades que acabam por estar sujeitas a natureza, origem,
objetivos, qualidades, amplitude, área e localização (Zanella, 2004). Ainda, para este autor, de
uma forma generalizada e simplificada, os eventos devem ser classificados de acordo com a
sua natureza, nomeadamente eventos comerciais, culturais, sociais, administrativos,
gastronómicos, desportivos, políticos, históricos, religiosos, científicos ou tecnológicos.
Existe eventos, que por terem dupla classificação, e as vazes até mais, é o caso de aqueles que
acabam por serem comerciais e culturais, aspirando proporcionar uma maior satisfação por
parte dos promotores e dos participantes, juntando assim o útil ao agradável (Zanella, 2004).
Isto é, formatando ou promovendo o tecido empresarial e as atividades comerciais, enquanto
estimula, ao mesmo tempo a socialização dos indivíduos, o que acaba por aguçar um
acréscimo de sentimentos otimistas perante os desafios, e por ter uma repercussão
significativa no lazer do dia-a-dia, provocando indiretamente um aumento da produtividade
laboral, repercutindo também num incremento do Produto Interno Bruto -PIB.
Caracterização de eventos:
A diversidade de eventos existentes nos dias de hoje é imensa. Pelo que, serão retratados
aqueles que usualmente as pessoas participam, e que por vezes, devido a analogia dos nomes
dos eventos, confundem-se a essência dos mesmos. Neste sentido, apraz esclarecer a essência
dos seguintes eventos:
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Banquete/ Jantar de Gala
O primeiro caracteriza-se como sendo um evento gastronómico positivo e solene, onde conta
com a participação de indivíduos ou entidades de diversas classes sociais e poder monetário,
celebrando acontecimentos memoriáveis de carácter diverso, ou seja, sociopolítico,
económico e cultural (Allen, 2007).
Já o jantar de gala caracteriza-se pela beleza e requinte do lugar onde é realizado, com a
particularidade do vestuário das entidades, autenticidade do cardápio e com o serviço prestado
com alto grau de qualificação e por profissionais de alto nível (Allen, 2007).
Concurso/Competição
Evento pelo qual o espírito competitivo vigora e abrange todas as áreas em que se pode
fomentar este tipo de sentimento. Evento deste tipo tem uma tendência de estar sob
normas/regulamentos próprios na qual tem um propósito bastante singular (Allen, 2007).
Conferência
Diferencia-se pela apresentação pormenorizada de um tema de interesse geral, por indivíduos
capacitados, normalmente dirigido a uma plateia significativamente numerosa (Allen, 2007).
A conferência assemelha-se a uma palestra, no entanto, é de uma formalidade relativamente
maior, e geralmente acaba por apresentar melhores condições. Ela apresenta uma decoração e
uma estrutura própria, onde se realça uma conversa central que é preenchida ora por ilustres
personalidades, ora por convidados, ora ainda pelos dois. Em qualquer dos casos, o presidente
da mesa desempenha sempre o papel de coordenador. Com efeito, é ele ou o responsável
máximo da entidade promotora, que darão inicio a conferência, introduzindo o tema e
efetuando as respetivas apresentações. Não obstante, às vezes é indicado um coordenador que
auxiliará o presidente da mesa e o (s) conferencista (s) (Hoyle Jr., 2003).
Realça-se que em algumas conferências com elevada afluência de audiência, é permitido
perguntas orais, podendo, porém, apresentar as respetivas questões por escrito ao (s)
conferencista (s). Perante casos do tipo, existe à disposição do público um formulário próprio.
Esta prática, para além de permitir ao (s) conferencista (s) um certo tempo de reflexão,
relativamente às questões colocadas, acaba, ao mesmo tempo, por estimular a participação do
público perante situações de inibição. Além disso, evita interrupções durante a conferência, o
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que, quando acontecem, às vezes acabam por abalar o tempo previsto para o término da
conferência (Allen, 2007).
Congresso
Trata-se de um encontro solene de grande envergadura e com uma grande audiência. É
promovido por entidades de classe, que poderá ter carácter regional ou internacional, com a
duração média de 3 a 5 dias, realizado em locais especiais e com instalações adequadas.
Tem como propósito apresentações e debates de assuntos atuais de interesse peculiar de um
certo ramo profissional (Hoyle Jr., 2003).
O que mais se destaca num congresso, é o facto de ele poder defender as novas teorias e os
conceitos através de integração dos participantes em torno dos conteúdos abordados,
referentes à programação de atividades em plenários, reuniões, mesas redondas e entre outros,
destacando a sua importância e amplitude estratégica dos participantes. Por esses aspetos
mencionados, aconselha-se também que o congresso seja coordenado por uma comissão
organizadora e o seu funcionamento disciplinado por um regulamento interno (Allen, 2007).
Segundo Allen (2007), a sua estrutura operacional é composta geralmente por: mestre de
cerimónia, ordenadores, debatedores, painelistas, e coordenador /moderador.
Convenção
Caracteriza-se como sendo um encontro, reunião, assembleia ou similar, que em geral é
realizada de forma periódica, com duração de 5 dias, promovida por empresas ou entidades de
prestígio, que envolve a congregação e integração de classes, grupos ou profissionais das
próprias organizações promotoras. Este tipo de evento poderá ter carácter político quando
envolve a escolha de candidatos a deliberar sobre questões de interesses partidários (Hoyle
Jr., 2003).
Uma convenção reúne participantes de diversas categorias que, não obstante, atuam no
mesmo ramo de atividade. Ela apresenta as mesmas características de um congresso, porém
de âmbito mais seletivo. São abordados assuntos de interesses específicos e relacionados com
atividades de interesse profissional dos participantes, estimulando debates para estabelecer
diretrizes gerais (Allen, 2007).
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Da relação a sua programação, realça-se que nelas são incluídas as atividades de lazer,
distribuição de prémios, brindes e sorteio. Elas recebem o apoio e o patrocínio das próprias
entidades dos participantes. Por fim, convém mencionar que a sua estrutura operacional é
composta por um coordenador, orador e debatedores (Hoyle Jr., 2003).
1.3 Eventos e atividade económica
Pode-se observar que nos dias de hoje, no nosso quotidiano os eventos estão quase sempre,
direto ou indiretamente, ligados à maior parte das atividades geradoras de rendimento, quer
pela apresentação de um novo produto e/ou serviço, quer pela promoção de encontros
empresarias, ou mesmo realizações de carácter cultural, desportivo, entre outros. E é por essa
posição de destaque que ocupa entre os diferentes setores de atividade, segundo Ferreira e
Wada (2010), realça-se a sua importância na (o):
contribuição para estabilidade da atividade económica, na medida em que
proporcionam a criação de novos empregos e, na maior parte das vezes, utilizando a mão-de-
obra de baixa qualificação que acaba por não ser afetada por mudanças tecnológicas a curto
prazo;
fortalecimento do tecido empresarial, através de solidificação de contactos comerciais
e lançamento de novos produtos e serviços, por intermédio de feiras e workshops com
aplicação de técnicas específicas de marketing;
promoção do desenvolvimento de atividades complementares ao evento principal, tais
como o aumento da taxa de ocupação e, consequentemente, o nível de faturação nos sectores
de transportes e da hotelaria, serviços de instalação e montagem, produção de artigos
promocionais e brindes, sector alimentício e, especialmente, o aumento do comércio informal.
E tudo isso, mesmo nos períodos de recessão ou sazonalidade desfavorável;
divulgação e consolidação de uma boa imagem das entidades e empresas que
participam do evento, quer através de patrocínios, quer de apoios ou parcerias;
aumento da arrecadação de impostos e tributos, em virtude da ascensão do nível de
faturação da atividade económica em geral;
arrecadação de divisas decorrente dos fluxos turísticos internacionais e, contratação
de operadores comerciais no decorrer dos eventos específicos;
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estimulação de iniciativas e investimentos para a construção de centros de eventos,
convenções e centro de negócios, o que de certa forma, acaba também por estimular o sector
imobiliário;
eficácia no cumprimento das atividades (eventos) planificadas com muita
antecedência, ou aquelas já consideradas tradicionais, em virtude da sua solidez a curto prazo,
perante mudanças políticas e/ou conjunturais, ou ainda condições cíclicas adversas negativas.
1.4 Eventos e o setor turístico
Internacionalmente, a promoção de eventos institucionalizou-se na Europa, através da
Internacional Congress and Convention Associations (ICCA). Aglomerado de um vasto
número de países e entidades especializadas em organização de eventos, com um universo
complexo de intermediários e parceiros (Zanella, 2004).
Hoje, de todas as atividades que crescem no ramo turístico, o evento é um dos que mais tem
progredido, dando assim uma importância cada vez mais significativa a esse sector. Segundo
Zanella (2004) 60% do fluxo turístico mundial destina-se a viagens e lazer, cabendo os 40% a
deslocações de carácter comercial ou empresarial. Acresce ainda que, das deslocações
referentes aos executivos, cerca de 45% representam participações em eventos, dando
destaque a congressos e feiras comerciais, industriais e de serviços.
Ainda, as estatísticas mostram-nos que os turistas que realizam as suas deslocações com o
propósito de participarem em eventos, gastam em média, três vezes mais do que um turista
convencional, isto é, por cada 100 USD/dia despendidos por um turista convencional, 300
USD/dia são gastos por um turista participante de congressos, convenções e feiras, ou seja,
devido ao facto de os participantes dos eventos (feiras, congressos, palestras, convenções,
entre outras), estarem a ser custeados pelas empresas a que estão vinculadas. Deste valor,
46% são canalizados para o sector hoteleiro e 54% são direcionados para vários segmentos do
sector local, realçando as despesas de instalação, montagem, decoração, publicidade e
propaganda, transporte, alimentação, lazer e diversão, seguros, entre outros (Zanella, 2004).
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Relativamente a média de permanência, um turista de eventos apresenta maior tempo de
permanência do que um turista convencional. Isto é, enquanto um turista de lazer garante uma
permanência em média de 3 dias, um participante de eventos permanece em média 6 dias. E
ainda, cerca de 90% dos turistas de eventos comparecem nos eventos realizados geralmente
acompanhados, o que acaba por gerar mais-valias consideráveis em termos de faturação, para
os locais que acolhem e organizam os eventos (Paiva e Neves, 2008).
Com relação ao tempo de permanência nos locais de eventos, salienta-se que os turistas de
eventos estrangeiros geralmente têm uma permanência superior do que os turistas de eventos
nacionais. Com uma permanência média de 5 dias, o que acaba por contribuir, juntamente
com os outros turistas de eventos nacionais, uma ocupação de 60% dos hotéis dos grandes
centros urbanos. É desta forma, demonstrando a sua mais-valia a diferentes sectores, que a
promoção de eventos vem desenvolvendo de forma significativa em todos os países (Paiva e
Neves, 2008).
1.5 Eventos enquanto instrumento de promoção a nível internacional
Existem eventos que pelo seu carácter simbólico, são capazes de mobilizar milhões de
pessoas em todo o mundo, o que culmina também num empreendimento capaz de mobilizar
vários recursos, tanto monetários e tecnológicos como humanos. Isto poderá ser visto como
um custo para o organizador/promotor, o qual poderá ser desde uma entidade singular,
coletiva ou uma entidade soberana, capaz de criar uma comissão organizadora para o tal. Não
obstante, as contrapartidas poderão chegar de várias formas: umas poderão ser calculáveis e
outras não, como é o caso de mais-valias como a credibilidade, o prestígio, a fama, entre
outras (Sousa & Jasuino, 2008).
Um dos eventos dessa magnitude foi realizado em 2004, aquando Portugal, um país sem
muita pujança a nível internacional, foi anunciado pelo presidente da UEFA, Lennart
Johanson, como o organizador do Campeonato de Europa de Futebol no ano 2004, mais
conhecida por Euro 2004 (Sousa e Jasuino, 2008).
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Portugal manifestou o seu contentamento com exuberância, não apenas porque se tratava do
terceiro maior evento desportivo do mundo (logo após o dos Jogos Olímpicos e o do
Campeonato de Mundo de Futebol), mas também porque Portugal tinha vencido a Espanha na
preferência pela organização de um evento de dimensão universal, o que dava ao país uma
certa dimensão histórica (Sousa e Jasuino, 2008).
Após ter sido atribuído a responsabilidade de realizar o Euro 2004, meios de comunicação
social em todo o mundo, informaram que Portugal já não era um país desconsiderado no
conjunto das sociedades modernas europeias, tanto mais que associava-se o facto à
credibilidade que tinha adquirido com a organização bem-sucedida da EXPO – 98, em que o
mundo havia considerado a capacidade de organização de um Portugal moderno e competente
(Sousa e Jasuino, 2008).
O Euro 2004 foi um evento que assumiu uma relevância singular na sociedade portuguesa,
não obstante a atribuição desse evento se tinha tornado num grande desafio, traduzido no
cumprimento de um pesado caderno de encargos. Com efeito, esse caderno de encargos
culminou num compromisso de construções de diversos estádios novos, numa criativa
competição e qualidade técnica de alguns dos melhores arquitetos portugueses (Sousa e
Jasuino, 2008).
1.6 Planificação e Implementação de eventos
De acordo com Zanella (2004), para se promover um evento bem-sucedido, não se pode
ignorar a sua complexidade, amplitude e importância. Ela requer elevado nível de
especialização técnica, experiência e especialização no tipo de evento que se pretende
promover. Sua operacionalização fundamenta-se num sistema de planeamento no qual assenta
alguns aspetos fundamentais, tais como: definição clara e precisa dos objetivos, bem como a
amplitude do evento; estruturação do roteiro de planeamento e do respetivo cronograma de
execução com bastante antecedência; previsão de recursos materiais, financeiros e de apoio
para atender às exigências operacionais; afetação de pessoas, grupos ou comissões para
assumir a responsabilidade pela coordenação e execução dos trabalhos; estabelecimento de
sistema de integração e relacionamento permanente com patrocinadores, promotores,
empresas vinculadas, autoridades, especialistas, imprensa, agentes de viagem, fornecedores,
participantes e colaboradores colhendo subsídios e sugestões.
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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A conceção e planeamento de um evento deverão ser precedidos de um estudo de viabilidade
para análise das condições e capacidade da entidade promotora para sua realização. Além
disso, há necessidade de realizar previamente ampla pesquisa técnica para conhecer a opinião
do público-alvo sobre objetivos, temáticas, locais, datas, horários, participantes, convidados.
Com base nessa verificação, será definida a estratégia de marketing para promover o evento,
bem como os veículos de comunidades e divulgação (Allen, 2007).
A operacionalização de um evento exige uma sinergia entre as diferentes etapas/estágios da
mesma: planeamento, coordenação e controle; secretaria executiva; receção e atendimento;
marketing e vendas; publicidade e comunicação; serviços de manutenção das instalações e
equipamentos (Zanella, 2004).
Pelo que, é importante saber as funcionalidades de cada um, para que se possa delegar
devidamente as tarefas, e consequentemente demandar pelo relatório de execução, no final:
Planeamento, coordenação e controle
O grupo destacado para o planeamento, coordenação e controle das atividades, que visa
assegurar a boa execução das mesmas, tem de entre outras, as seguintes responsabilidades:
planejar, coordenar e supervisionar as atividades relacionadas com o evento, no âmbito
interno e externo; implantar sistemas de controlo das operações; elaborar e controlar a
execução do orçamento financeiro e caixa; estabelecer e acompanhar o cronograma de
atividades; promover pesquisas relacionadas com os serviços e atividades; realizar as
licitações de compras e contratação de serviços de terceiros; emitir normas de serviço,
instruindo e disciplinando procedimentos e rotinas de trabalho; e por último, emitir relatórios
de avaliação de desempenho e relatório final (Zanella, 2004).
Secretaria executiva
De forma a garantir uma boa gestão dos fundos de caixa, recursos disponibilizados para a
gestão corriqueira, assessorar os participantes dos eventos, contratação e terceirização de
serviços protocolares e administrativos, estas e outras funções são delegadas à secretaria
executiva.
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Esta, por sua vez, tem sobre a sua alçada as seguintes incumbências: processar as inscrições
dos participantes dos eventos; prestar suporte técnico e operacional aos serviços de receção e
atendimento; providenciar a confeção de formulários e impressos, tais como ficha de
inscrição, convites, ingressos, certificados de participação em cursos, apostilas, material
didático, contratos pré-impressos, entre outros; acompanhar as reuniões e encontros,
controlando o fornecimento de água e refrigerante para a mesa principal, limpeza e decoração
do local, coffee break, entre outros; elaborar e controlar as listas de presença nos eventos,
quando exigíveis; controlar as datas e horários das companhias aéreas e rodoviárias para o
acompanhamento das viagens dos convidados especiais; logística; organizar e controlar a
documentação e o arquivo do evento; controlar o movimento de caixa e bancos; controlar a
conduta, apresentação e vestuário do pessoal envolvido na receção e atendimento dos
visitantes, inclusive do pessoal dos serviços contratados com terceiros, entre outro (Allen,
2007).
Receção e atendimento
A receção e atendimento também têm um papel de relevante no que tange aos eventos. É da
responsabilidade do grupo delegado a esta função, de zelar pelo saneamento dos espaços de
trânsito de pessoas e não só, supervisionar o espaço no geral e, também cabe a eles, caso
houver necessidade, de prestarem serviços protocolares.
Pelo que, é da competência das entidades responsáveis pela receção e atendimento: verificar
as condições de ordem e limpeza das áreas de acesso e circulação de pessoas e veículos;
inspecionar as instalações, móveis e utensílios dos locais de receção e atendimento dos
participantes; assumir, quando necessário, as funções de mestre-de-cerimónias nos eventos
culturais e sociais na abertura das sessões e apresentação da constituição da mesa e
palestrastes; participar das sessões como coadjuvante do mestre-de-cerimónias, colocando-se
em locais estratégicos, tais como na entrada ou ao lado do plenário e nas proximidades da
mesa diretora para o atendimento de eventuais pedidos de providências; auxiliar, no plenário,
a distribuição e recolha das perguntas dos participantes, aos apresentantes dos temas; auxiliar
no controle dos serviços de coffee break nas reuniões, verificando, em cada intervalo, a
temperatura das bebidas, para a reposição se for o caso, como por exemplo, café, água e sucos
(Hoyle Jr., 2004).
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em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Segundo Zanella (2004), o moderador/apresentador/mestre-de-cerimónias é o responsável
pela coordenação cerimonial e, em especial a recolha dos currículos e conteúdo das palestras;
no início das reuniões/sessões, apresentar o currículo dos painelistas ao público e ao término
proferir o agradecimento aos componentes da mesa, apresentadores e participantes especiais;
fiscalizar a ordem e disciplina dos trabalhos, principalmente a movimentação das pessoas e
interrupções eventuais; controlar os ruídos, conversas paralelas, consumo de alimentos, e uso
de telemóveis no curso das palestras técnicas.
Já o rececionista do aeroporto é o encarregado pelo planeamento dos serviços de receção,
registando as características pessoais dos visitantes (origem, nacionalidade, idade, modalidade
de participação no evento, acompanhantes, idioma etc.); rececionar os visitantes e
convidados, acompanhando o desembaraço de bagagens e outros procedimentos de transporte
até o local de destino; requisitar previamente recursos financeiros para atender a despesas
imprevistas de pequeno porte (Zanella, 2004).
No que tange ao rececionista do hotel, este, para além de também acolher os visitantes, tem a
responsabilidade conferir previamente o registo das reservas, com as dependências colocadas
à disposição pelo hotel; providenciar e controlar o transporte das bagagens; verificar as
condições das instalações de hospedagem, orientando e recomendando o visitante quanto aos
serviços e benefícios oferecidos pelo hotel (Zanella, 2004).
Marketing e vendas
Segundo Zanella (2004), este segmento que é o responsável por estabelecer procedimentos
relacionados com a venda de convites tais como: stands, ingressos, publicidade, painéis e
outros instrumentos; acompanhar a execução das cláusulas constantes nos contratos de vendas
e patrocínio; promover permanentemente pesquisas e avaliações do mercado atual e potencial
dos eventos; desenvolver estudos e sugerir preços e tarifas para a venda de ingressos, locações
de espaços e equipamentos, taxas de matrícula, descontos especiais para a compra de
ingressos antecipados e para grupos, comissão de vendedores e agentes; acompanhar e
analisar os eventos promovidos por outras empresas, principalmente as tarifas, comissões e
outros procedimentos adotados; manter contactos permanentes com agências de turismo,
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
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operadoras, entidades, jornais, escolas e outros, objetivando maior integração técnica e
operacional; promover contactos com empresas e entidades, para obter patrocínio e apoio;
firmar convénios com as empresas fornecedoras de produtos e serviços para concessão de
tratamento especial aos participantes dos eventos, tais como descontos e atendimento
privilegiado em lojas, locadoras, casas de espetáculos e; promover pesquisas de opinião
pública para avaliação da qualidade dos serviços, recetividade às promoções realizadas,
apurar eventuais deficiências e colher críticas e sugestões.
Publicidade e comunicação
Neste sector estão incluídos a coordenação e a divulgação dos eventos, ativando os agentes de
distribuição de imagem, tais como imprensa, publicidade e relações públicas; elaboração do
texto dos anúncios, releases, folhetos, foulders, notícias, boletins, convites, faixas, cartazes,
outdoors, entre outros; desenvolver programas de telemarketing; manter contactos
permanentes com jornais, revistas, rádio, e outros veículos de comunicação; analisar o
desempenho e os resultados das campanhas publicitárias; organizar o cadastro dos clientes ou
mailing list; sugerir e colaborar na seleção e contratação de serviços de lazer e diversão
(orquestras, bandas, conjuntos, artistas, shows, entre outros) - (Zanella, 2004).
Serviços de manutenção das instalações e equipamentos
Sob estes serviços, recai a incumbência de verificar as condições de funcionamento dos
telefones, iluminação, ventilação, som, microfones etc.; coordenar e providenciar a montagem
e desmontagem das instalações, stands, móveis etc.; acompanhar a instalação e montagem de
equipamentos locados; efetuar controlo das compras, uso, reposição e stock dos utensílios,
ferramentas e peças; inspecionar permanentemente o funcionamento dos equipamentos e as
condições de uso das instalações (Zanella, 2004).
1.7 Organização de um evento
Após definidas as características gerais do evento, deverá ser elaborado um plano de
operações detalhado das atividades a serem desenvolvidas. A seguir, é apresentado um roteiro
com características de manual de operações, que deverá ser adaptado de acordo com o tipo e
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as características do evento a ser realizado. O roteiro deverá ser padronizado e elaborado em
conjunto pelas pessoas responsáveis pelas atividades programadas, as quais receberão uma
cópia para orientação e acompanhamento (Allen, 2007).
A título de exemplo, segue as características de um evento programado: “título;
objetivo/tema; promotora do evento; período/data/horário; características gerais e
discriminação dos participantes; participantes especiais; serviços de suporte; locais de
ocupação e serviços; hospedagem; alimentação e bebidas; equipamentos, instrumentos e
utensílios de uso; locação de equipamentos e serviços de terceiros; móveis e Instalações;
material de apoio; disposições das mesas, cadeiras e posição dos participantes.” (Zanella,
2004)
Cronograma de execução
O cronograma de execução, se não o principal instrumento na fase de operacionalização de
um projeto de evento. Após definidas as atividades relacionadas com o evento, que têm por
base o planeamento global do mesmo, deverá ser elaborado um cronograma de execução, que
irá assegurar o controlo da boa execução das atividades correlacionas à sua realização (Allen,
2007).
As tarefas que dependem de terceiros serão sempre uma incógnita no que diz respeito ao seu
cumprimento pontual, dado a isso, o cronograma visa essencialmente minimizar essa
incógnita, de modo a evitar o surgimento de situações não calendarizadas. Descrição
detalhada das ações a realizar, imputação das responsabilidades aos respetivos atores e,
cumprimento das datas estimadas para o início e o término de cada tarefa, são elementos
integrantes para a elaboração de um bom cronograma de execução (Allen, 2007).
O controlo das tarefas, o registo das datas programadas, as datas em que foram realizadas, isto
é, do previsto ao realizado, acabam de certa forma por auxiliar na estruturação do orçamento
do evento, definindo tanto as datas das operações e serviços, como as dos recebimentos e
pagamentos. (Allen, 2007)
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1.7.1 Custos e preços de eventos
Tecnicamente, os custos são classificados em fixos e variáveis. Os custos fixos são os que se
mantêm relativamente estáveis no decurso do evento, independentemente do número de
participantes, tais como despesas de pessoal, de atendimento, manutenção, publicidade,
hospedagem de convidados, entre outros (Giacaglia, 2011).
Por outro lado, consideram-se como variáveis, os custos de alimentação e bebidas, uma vez
que há relação direta entre o número de participantes e o consumo de alimentos. Ainda, para
apurar os custos, consideram-se separadamente as despesas gerais que não se relacionam
diretamente com as operações, tais como transporte de materiais, locação de equipamentos,
serviços de terceiros, entre outros, as quais são consideradas também como despesas fixas
(Giacaglia, 2011).
1.7.2 Patrocínio, apoio e parceria
O patrocínio de eventos é um investimento feito pelas empresas. Ainda que o resultado não
seja mensurável imediatamente, a médio e longo prazo projeta e consolida a imagem no
mercado. Poderá abranger a participação e destaque publicitários das empresas em eventos
sociais, desportivos, culturais e recreativos, tais como festividades, concertos musicas,
palestras e conferências, exposições, peças teatrais, entre outros (Giacaglia, 2011).
Os eventos de maior expressão popular são pelas empresas fornecedoras de materiais,
produtos e serviços, os preferidos para patrocínios. O apoio de patrocinadores poderá ser feito
também por meio de produtos e material promocional, hospedagem e transporte para
convidados e participantes do evento (Ferreira & Wada, 2010).
Pelo que, segundo Giacaglia (2011), as formas tradicionais de patrocínio ou apoio são:
contribuição financeira; doação de brindes para distribuição gratuita ou venda; empréstimo de
equipamentos, utensílios e móveis etc.; prestação de serviços técnicos; concessão de locais ou
dependências; instalação de pontos de venda; serviços de transporte; fornecimento gratuito de
produtos para venda; hospedagem ou transporte para os convidados e participantes especiais
do evento.
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
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E estas formas tradicionais de patrocínio poderão proporcionar os seguintes benefícios
imediatos aos patrocinadores: inscrição da logomarca na comunicação social especializada do
evento; divulgação da empresa patrocinadora por meio da assessoria de imprensa da
promotora do evento; promoção por meio de cartazes publicitários, na mala direta, boletins,
convites release de imprensa, painéis e muros publicitários; utilização do mailing list da
promotora para divulgação de produtos e serviços da patrocinadora; divulgação institucional
em meios de comunicação social e imprensa; inscrição do nome da marca ou logotipo do
patrocinador em uniformes, vestuário, utensílios entre outros; inclusão de publicações do
patrocinador no encarte oficial do evento (Giacaglia, 2011);
1.7.3 Marketing especializado
Drucker defende que qualquer organismo, que vise ou não o lucro, deve pesquisar, desenhar,
planear, coordenar e avaliar sua estratégia de marketing para atingir firmemente as suas metas
(Hoyle Jr. 2003).
O processo de marketing deve começar na fase de planeamento, no momento de definição das
metas e objetivos do próprio evento. Deve refletir e impulsionar esses objetivos, como
também, selecionar e recrutar as pessoas para o cumprimento dessas metas. Só depois poderá
servir como um ativo integral para impulsionar a frequência, os lucros e a repetição de
negócios para os próximos eventos (Foster, 1998).
O marketing eficaz leva os objetivos internos a transformar-se em resultados externos, isto é,
um sistema de marketing de eventos que assegurará o sucesso dos eventos e os tornará ainda
mais rentáveis (Hoyle Jr. 2003).
Para assegurar o sucesso a longo prazo, deve-se abster das noções rotineiras, ou seja, deve-se
procurar inovar mesmo nos eventos que já são de conhecimento de todos. Para isso, um
profissional de evento bem-sucedido precisa ter conhecimentos, tais como: da dinâmica de
grupo; marketing, promoção e publicidade; administração financeira e contabilidade; política
e administração de liderança; administração de alimentos e bebidas; direitos e obrigações;
inspeção de seleção de local; transporte; administração de instalações; hospedagens e
reservas; procedimentos de registos; contratos e seguro; programa de integração de
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participantes e palestrantes; logísticas, salas e espaços de reuniões; embarque e manuseio de
bagagem; teleconferências e comunicações eletrónicas; plano de contas e gratificações; palco
e decorações; administração e marketing de feiras; técnicas de avaliação e análise, entre
outros (Foster, 1998).
O marketing integrado constitui a linha mestra que une a missão, implementação funcional,
avaliação final e o planeamento para futuros eventos. Para isso, é imprescindível que um
promotor de eventos tenha conhecimento acerca dos três “E’s” e dos cinco “P’s” do
marketing de eventos (Hoyle Jr. 2003).
Os três “E’s” de marketing de eventos são:
Entretenimento
Na qual está disponível em qualquer parte da nossa sociedade. A chave para o sucesso de
marketing é a necessidade de fornecer um tipo de entretenimento exclusivo, capaz de
proporcionar às pessoas um momento único e célebre (Hoyle Jr. 2003).
Emoção
Embora seja intangível, mas ela é real. Ela pode ser gerada pelo entretenimento, embora não é
garantida a emoção prometida pelo promotor de evento, não obstante, é necessário realçar que
a emoção deve sempre ser considerada como parte de um plano de marketing eficaz, visto que
ela é também parte integrante de um evento memorável, que poderá causar mudanças
permanentes dos que desfrutarem dela (Hoyle Jr. 2003).
Empresa
Reflete a disposição para assumir risco, iniciativa e energia. Toda a iniciativa de promover um
evento, da labuta que tem início na fase de planeamento, dos riscos que são assumidos, reflete
um esforço conjunto de uma equipa que, na maior parte das vezes, está representada através
de uma empresa. A empresa é a forma complexa, mas credível, de representar uma equipa de
trabalho, que por si só, ou individualmente, não conseguiriam idealizar eventos de prestígios
(Hoyle Jr. 2003).
Salienta-se que os três elementos são críticos para o sucesso contínuo de qualquer evento.
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
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Os cinco “P’s” do marketing de eventos são:
Produto – poderá ser desde de um programa educacional, uma feira ou mesmo
lançamento de um bem (como algo palpável). A oportunidade de criar história, ao atrair
pessoas para uma atividade sinérgica, é um dos principais eixos do marketing de eventos. A
venda de evento exige que a mensagem enfatize a forma pela qual o participante será
beneficiado. Aumento da produtividade, maximização da rentabilidade ou simplesmente
passar momentos agradáveis podem ser benefícios legítimos para persuadir uma pessoa a
comprar o produto ou a comparecer ao evento (Hoyle Jr. 2003).
Preço – entre as responsabilidades de um profissional de eventos, em primeiro lugar
está o entendimento das metas financeiras da organização patrocinadora. Uma vez que isso é
determinado, a pesquisa de mercado ilustrará os padrões de preço da concorrência: quem está
oferecendo um produto similar, a que público e a que preço. Igualmente importantes são
considerações como o nível da demanda pelo produto e os indicadores económicos, como a
saúde da economia em determinada região ou cidade. Não obstante, realça-se que alguns
eventos são preparados para ganhar dinheiro, outros são estrategicamente desenvolvidos para
atingir o ponto de equilíbrio financeiro, e por fim, existem aqueles que estão posicionados
como fundos perdidos, preparados para ganhos de ativos maiores, como o aumento do
número de associados, promover a lealdade dos colaboradores através de reuniões
corporativas, entre outros. O profissional de evento deve entender claramente a missão
financeira e preparar uma estratégia para acomodar todas as metas (Hoyle Jr. 2003).
Ponto – a localização do evento pode ditar não apenas o comparecimento, mas
também o carácter e personalidade do evento. A ela deve ser dada um destaque privilegiado
na propaganda e nos materiais promocionais, uma vez que a sua localização é uma das
considerações na qual deve ser incutida na parte inicial do planeamento. No entanto, a decisão
de escolher uma localização é baseada em mais do que a aparência da instalação. Ela deve ser
vendida com vários elementos importantes em mente (Hoyle Jr. 2003).
Relações públicas – componente importante do composto do marketing, determina a
perceção do público em relação à finalidade do promotor. Espelha-se através de assessorias de
imprensa, convocação de conferências ou de uma simples entrevista com o promotor,
realçando os benefícios do evento. A essência das relações públicas assenta num esforço
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
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contínuo para criação de perceções positivas da organização e dos seus serviços/ produtos
(Hoyle Jr. 2003).
Posicionamento – o posicionamento apropriado do produto é a chave para um plano
de marketing bem-sucedido. Ele reflete essencialmente uma estratégica capaz de determinar
mediante intuição, pesquisa e avaliação, as necessidades dos clientes que o evento poderá
colmatar. Aspetos tais como a localização do evento, custos, propaganda, pesquisas de
mercados, entre outros, devem ser continuamente avaliados, uma vez que os interesses dos
mercados mudam constantemente (Hoyle Jr. 2003).
1.8 Feiras comerciais e industriais
A criação de roteiros e atividades para a realização de uma feira poderá oscilar ligeiramente
de outros roteiros criados. Isso dependerá da magnitude que terá o evento e do seu impacto
(nos sectores direcionados) após a sua realização. Pelo que, segundo Zanella (2004), criar um
roteiro é criar as linhas mestras para uma implementação bem sucedido de uma feira. E é
importante levar em consideração ao pormenor, aspetos que podem fazer a diferença.
Um dos primeiros passos que devem ser adotados, é efetuar uma análise preliminar e estudo
de alternativas, para que se possa escolher a melhor ocasião da sua realização, e avaliar os
recursos e os espaços disponíveis para o evento pretendido. De seguida, deverão ser definidos
os objetivos, na qual devem ser estabelecidos logo no início da fase de planificação e, deverão
ser claros e precisos (Ferreira & Wada, 2010).
A elaboração do cronograma de atividades (responsáveis e datas) e o catálogo oficial do
evento, permitirá acompanhar o desenrolar das tarefas atribuídas a cada grupo/elemento,
minimizando assim grandes desvios no que tange ao cumprimento dos prazos. Na sequência,
deverá ser feita a reserva da área e, assim que possível assegurar o espaço com o
adiantamento de 50% do valor do aluguer (Ferreira & Wada, 2010).
A nomeação do coordenador do projeto, que deverá coordenar e supervisionar a execução
das tarefas pelos demais elementos do staff, deve ser atribuída ao elemento da equipa que
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tenha experiência na função, e com uma boa capacidade de liderança. Para fazer fase aos
pequenos pagamentos e recebimentos, deverá ser estipulado um fundo maneio (Giagaglia,
2011).
A concertação da data e local deverão ser previamente definidos, assim como os horários de
início e encerramento (tanto para o público como para os expositores). O patrocínio e apoio,
estes poderão fazer grande diferença na estrutura de custo da organização, pelo que devem ser
muito bem delineado os potenciais patrocinadores, parceiros e apoiantes (Giagaglia, 2011).
No que diz respeito aos participantes (expositores, técnicos, empresários, convidados, entre
outros.), deve-se ter em conta quem são os potenciais participantes, visto que o evento é feito
para eles. A isso, está relacionado a escolha da instalação, assim as condições do espaço (ar
condicionado, hidráulicas, elétricas, som, telefone entre outros), na qual deverá estar
assegurado o funcionamento pleno dos equipamentos (Paiva & Neves, 2008).
A parte decorativa, tonto com os materiais e acessórios, dará uma outra imagem a área
alugada e, deverá acompanhar o tema do evento. Se necessário, a mão-de-obra (necessidades,
recrutamento, seleção, salários, uniformes), deverá ser delegada a um elemento a tarefa de
recrutamento e, cabe a este supervisionar os trabalhos desenvolvidos pelos recrutas (Foster,
1998).
Os stands, no que diz respeito a sua localização, montagem e decoração, deve-se ter em conta
a quantidade de expositores inscritos, de seguida avaliar a melhor forma para posicionamento
e montagem dos mesmos. Nas áreas de estacionamento e garagem, deve-se delegar a uma
equipa, a função de coordenar os espaços para estacionamento, velar pela segurança dos
veículos e, caso se revelar necessário cobrar pelos espaços (Giagaglia, 2011).
Relativamente à publicidade, anúncios, publicações, foulders, telemarketing, bandeira,
posters, outdoors, brindes, spot televisivo e radiofónico, esta função, que deverá ser
encaminhada a uma equipa especializada e criativa, deverá conter as logomarcas dos
patrocinadores e parceiros (Foster, 1998).
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Os eventos paralelos ou complementares, nomeadamente congressos, seminários, oficinas
tecnológicos, palestras, workshops entre outros, deverão ser bem planificadas para que não
haja constrangimentos ou interferências com o evento central. Pelo que, os serviços de
suporte (limpeza, segurança, manutenção e portaria), deverão velar que os espaços estejam
em condições de utilização sempre após cada sessão. Realça-se ainda que, um elemento do
grupo ficará com a responsabilidade de contratar esses serviços, assim como coordenar a
execução desses serviços (Ferreira & Wada, 2010).
No que diz respeito às taxas de participação e valor dos ingressos, estes deverão ser
estipulados após uma avaliação preliminar dos objetivos da feira, assim como as condições de
pagamento, que deverão ser estabelecidos as formas e condições de remuneração, tanto para
os expositores como para os participantes. Às ilustres entidades, estes devem ser enviados
previamente os convites (Ferreira & Wada, 2010).
As comunicações telefónicas, fax e Internet, entre os membros do staff, deve-se estipular um
orçamento para fazer fase a essas despesas e, distribuir o plafond equitativamente a cada
equipa, sob pena de no final ter-se elevados gastos nas comunicações (Paiva & Neves, 2008).
De forma a evitar constrangimentos desnecessários, com as reservas de passagens e
hospedagem, deve-se estar em sintonia direta com os responsáveis das reservas dos hotéis e as
agências de viagens, assegurando que qualquer alteração não venha por em causa a
participação dos expositores/convidados no evento (Giagaglia, 2011).
Os equipamentos (computador, vídeo, fax, ventilador), esses deverão estar previamente
assegurados, assim como a energia elétrica, o responsável do espaço deverá assegurar a
disponibilidade da energia, contudo, deve-se contratar os serviços de um técnico para
distribuição da corrente elétrica para os stands. Já os móveis (mesas, cadeiras, estantes entre
outros), caso a organização não disponha desses utensílios, deverá providenciar junto de quem
as têm (Ferreira & Wada, 2010).
A segurança do espaço, dos equipamentos, dos participantes e expositores, é de fundamental
importância, pelo que, recomenda-se que se faça seguros (incêndio, vida e veículos do
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estacionamento), e este ficará a cargo dos participantes/expositores, contudo, em caso de
haver expositores que tenham produtos que representam algum grau de perigosidade aos
demais, estes terão que acatar algumas recomendações delineadas pela organização (Zanella,
2004).
O transporte do pessoal, materiais e produtos, deverá ser assegurado aos membros do staff,
assim como um fundo para fazer fase a essas despesas. Este e outros serviços, serão
coordenados pelo pessoal do secretariado, que deverá coordenar e gerir a distribuição dos
materiais/ recursos. Cabe também ao secretariado de efetuar o envio dos credenciais (devem
ser entregues em média 2 (dois) dias antes da feira), assim como providenciar os materiais de
escritórios, nomeadamente os impressos, cartões, máquinas, crachás, credenciais entre outros
(Giagaglia, 2011).
Serviço de terceiros, nomeadamente locadoras, fotógrafo e decoradores, será nomeado um
elemento do grupo na qual ficará com a responsabilidade de contratar e supervisionar esses
serviços (Zanella, 2004).
Algumas questões burocráticas, designadamente os registos legais junto das Câmaras
Municipais e órgãos públicos, caso se revelar necessário, será designada uma equipa que
auxiliará os expositores a tratar das questões (Paiva & Neves, 2008).
Deve-se evitar atrasos não programados na inauguração e abertura do evento. Programações
extras para os visitantes, acompanhantes e crianças, podem ser criados nos recintos da feira,
(um espaço de entretenimento destinado ao um público) como forma de disfarçar os atrasos
não programados (Giagaglia, 2011).
Um elemento do grupo ficará encarregue de fazer o levantamento das empresas que prestam
serviço de restauração (cortesias e lanches), dos preços praticados e, cuidará de contratar o
serviço que preencher melhor as necessidades da organização (Ferreira & Wada, 2010).
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em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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É hábito de no final dos eventos proporcionar aos expositores estrangeiros uma visita guiada
aos locais emblemáticos da cidade, por forma a consolidar os laços com as entidades
promotoras. Filmagens e fotografias (o registo cinematográfico) durante o evento, é de
fundamental importância para que se possa continuar a promover o evento, mesmo após o seu
término (Paiva & Neves, 2008).
Por último, deve-se providenciar nos dias subsequentes, a elaboração dos relatórios de
desempenho, acompanhamento, conclusivo, e distribuição de exemplares às entidades
competentes. Estes, servirão para avaliar o cumprimento das tarefas, dos prazos estimulados,
afetação e distribuição dos recursos, objetivos alcançados, as falhas e dificuldades
encontradas e, o impacto do evento para o setor em causa. Com este instrumento, futuros
eventos serão mais fáceis de planificar e implementar (Zanella, 2004).
1.8.1 Funcionamento de uma feira
Após a explanação acima, retratando uma das formas de conceção de um roteiro de um
evento, passa-se agora a conhecer com mais detalhes, algumas dessas partes integrantes do
roteiro.
Inscrição e reserva de locais pelos expositores
Após o lançamento oficial da feira, os interessados poderão habilitar-se para adesão ou
reserva, sendo estabelecido um prazo para essa providência. Posteriormente, em data, local e
horário a serem confirmados, os interessados serão convidados a participar da escolha dos
stands ou espaços de acordo com os critérios previamente estabelecidos (data de inscrição,
área, sorteio, entre outros). As condições de pagamento habitual são desconto para pagamento
à vista, ou uma parcela no ato da inscrição e parcelas mensais a curto prazo (Allen, 2007).
Distribuição de convites
Os expositores poderão requisitar convites para distribuição a seus clientes e convidados,
preenchendo o devido formulário. Os mesmos serão distribuídos dias antes do início do
evento, se o expositor enviar o formulário de pedido até a data-limite estabelecida (Allen,
2007).
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Crachás
O acesso ao local somente será permitido mediante apresentação do crachá concedido pela
comissão organizadora do evento com modelos e cores diferentes para as seguintes pessoas: a
comissão organizadora; expositores; convidados VIP; visitantes; imprensa; entidades oficiais
convidadas; os fornecedores (Allen, 2007).
O expositor terá direito a cartões de identificação personalizados para os funcionários e para o
titular, de acordo com a área locada do stand. A aquisição de crachás de identificação será
feita por meio do formulário próprio, que deverá ser encaminhado para a Administração até
ao dia pré-estabelecido (Allen, 2007).
Publicidade oficial do evento
Para a inclusão no catálogo oficial do evento, os expositores deverão preencher os dados
relacionados com a publicidade desejada, utilizando o formulário apropriado que deverá ser
encaminhado à Administração até a data indicada. O expositor terá direito ainda, a inserção da
logomarca na comunicação social especializada do evento, na forma estabelecida pela
empresa promotora do evento. Qualquer atividade programada pelo expositor através da
imprensa deverá ser previamente comunicada à Administração para apreciação e aprovação
(Allen, 2007).
Nas paredes internas dos stands poderão ser colocados folhetos, cartazes e outros materiais
publicitários, sendo proibidos fora das paredes do stand. Também é proibido ao expositor,
publicitar ou expor diretamente ou indiretamente, produtos de outras empresas que não
participam do evento, o que para Zanella (2004), exceto nos seguintes casos:
quando o produto apresentado for importante para a demonstração ou funcionamento da
linha de equipamento que está exposta, e desde que não exista nenhuma relação
promocional ao referido produto. A Administração poderá recolher ou impedir o uso de
produtos ou materiais objetos de infração;
quando o expositor for participante de um grupo empresarial ou, ainda, quando possuir
empresas associadas. Nesse caso, os produtos dessas empresas poderão ser apresentados
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em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
42/99
desde que seja previamente fornecida à Administração uma relação das empresas e a
comprovação do vínculo existente entre elas; e
quando o expositor for uma empresa de representação comercial. Nesse caso, poderá
apresentar somente produtos de sua representação exclusiva, sendo, porém, obrigado a
fornecer antecipadamente à Administração, a relação das empresas representadas com os
comprovantes do vínculo de exclusividade existente.
Acesso de pessoal à área da feira
Segundo Allen (2007), no período do evento o acesso aos pavilhões da feira pelos portadores
de credenciais de identificação, somente poderá ser feito nos seguintes horários: expositores –
diariamente, pelo menos uma hora antes da abertura da exposição até ao término do dia;
segurança – permanente; limpeza – diariamente, após o encerramento da exposição. A
Administração do evento manterá rececionistas na portaria durante o horário de
funcionamento ao público.
Atendimento ao stand
Durante o período de funcionamento da feira, deverá permanecer no stand, no mínimo, um
funcionário do expositor, capacitado a prestar informações. É proibido o encerramento do
stand fora do horário estabelecido. O funcionário deverá comparecer no local 30 minutos
antes da abertura do evento, e no encerramento, caberá ao expositor fechar o stand (Allen,
2007).
Promoções e distribuição de brindes e alimentos
Será permitida a realização de sorteios e distribuição de brindes (canetas, pastas, chapéus,
camisolas, entre outros), amostras, folhetos e catálogos exclusivamente no interior do stand,
podendo, porém, a Administração suspender ou cessar essa atividade quando ocorrer
aglomeração, tumulto ou outros problemas. O brinde deverá ter uma relação direta com o
negócio da empresa e com o evento. Recomenda-se que aos visitantes sejam oferecidos
apenas alimentos e bebidas como café, água e refrigerantes, evitando bebidas alcoólicas de
forma ostensiva ou pública (Allen, 2007).
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43/99
Demonstração de produtos e equipamentos de risco
A Administração poderá estabelecer horários para a demonstração de produtos e
equipamentos que, a seu critério, apresentam riscos às pessoas, mercadorias e estrutura dos
stands, ou que produzam sons ou vibrações que perturbem o ambiente.
Arrumação e limpeza dos stands
A arrumação e limpeza dos stands poderão ser feitas com duas horas de antecedência à
abertura do pavilhão. O serviço de limpeza do stand deverá ser realizado diariamente,
devendo o material recolhido ser depositado na lixeira do pavilhão pelo próprio expositor. Em
outros horários, o lixo deverá ser acumulado em recipientes fechados mantidos pelo expositor
em seu stand, devendo ser retirado até o horário de encerramento, diariamente (Allen, 2007).
Limpeza das áreas de ocupação e circulação
Durante o horário de funcionamento do evento, será designada uma equipa encarregada
exclusivamente de manter a limpeza das áreas de circulação.
Estacionamento de veículos dos expositores
Durante o período de montagem e desmontagem dos stands, os expositores terão direito a
estacionamento gratuito e, no decorrer do evento, os expositores poderão utilizar um
estacionamento especial, reservado com a compra de um credencial ao preço preestabelecido
por dia, que poderá ser adquirida na Administração (Allen, 2007).
Saída de produtos e materiais
Os materiais e produtos não poderão ser movimentados nos pavilhões durante o
funcionamento do evento. Em casos excecionais, para a substituição de mercadorias que
apresentem defeitos, a Administração poderá autorizar a movimentação.
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Som
Com exceção de expositores que sejam fabricantes ou representantes de equipamentos de
som, é proibido o uso nos stands, aparelhos que perturbem o ambiente e os demais
expositores. Os fabricantes ou representantes que desejarem fazer demonstrações em volume
elevado deverão construir locais com isolamento acústico em seus stands. Em recinto aberto o
som não poderá exceder um volume também que interfira ou perturbe os demais (Zanella,
2004).
Materiais de risco depositados nos stands
O expositor não poderá manter no stand qualquer substância nociva, inflamável ou explosiva,
bem como gases não inertes, tóxicos e combustíveis. Em caso de ser necessário, é permitido o
máximo de 13 kg dessas substâncias, com uma tubulação rígida e metálica. Para efeito, no ato
da colocação será solicitada vistoria à Administração. Também é vedada a utilização de
motores de combustão no interior dos pavilhões. Os equipamentos cuja demonstração possa
apresentar perigo para o público, para os stands ou para os pavilhões, deverão ser providos de
instalações que, a critério da Administração, eliminem qualquer risco. O expositor é obrigado
a manter no stand, desde o início da montagem até à desmontagem, um extintor de incêndio
com carga adequada para proteção dos produtos e materiais utilizados no stand (Allen, 2007).
Exigências legais
Caberá aos expositores providenciar o atendimento de exigências legais eventualmente
existentes, quanto a determinados tipos de evento, principalmente o pagamento de taxas e
tributos, nacionais e municipais. Os expositores poderão utilizar os serviços de despachantes
credenciados pela Administração. O mesmo aplica-se em relação à emissão de notas fiscais
para movimentação ou trânsito de mercadoria (Allen, 2007).
Direitos autorais
Os expositores que realizarem promoções sonoras deverão observar a legislação relativa aos
direitos autorais, sendo responsáveis pelo pagamento das devidas taxas (Zanella, 2004).
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Trabalho de menores
No caso de utilização de serviços de menores, deverá ser apresentada a respetiva autorização
de labor ou do Juizado de Menores (Zanella, 2004).
Desistência de ocupação de um stand
A falta de ocupação do stand pelo expositor horas antes da data de inauguração do evento será
considerada como desistência, podendo a Administração utilizá-lo (Zanella, 2004).
Objetos e materiais depositados no stand
Serão de exclusiva responsabilidade do expositor a guarda e conservação de objetos e
materiais depositados no stand. Para os objetos de maior volume, os expositores poderão
dispor de um local apropriado para depósito, cujas chaves serão solicitadas na Administração.
Após o encerramento do evento, os materiais e equipamentos que não foram retirados do local
até as 24 horas do dia seguinte, deverão ser removidos pela Administração, que cobrará do
expositor os custos da operação, não se responsabilizando por perdas, avarias, roubos ou
extravio de qualquer material O stand deverá ser devolvido em perfeito estado de
conservação, cabendo ao expositor ressarcir eventuais danos ou prejuízos causados nas
instalações do local do evento (Zanella, 2004).
Seguros
O expositor deverá contratar um seguro contra riscos sobre os produtos e materiais expostos
no stand, uma vez que a Administração não se responsabiliza por eventuais acidentes, danos,
roubos, ou outras adversidades maiores (Zanella, 2004).
1.8.3 Instalação e montagem dos stands
A instalação dos stands é um processo de montagem de estruturas metálicas (às vezes de
maneiras ou lonas), que requer profissionais competentes. Falhas durante a sua montagem
poderá não só por em causa a segurança dos expositores, como também dos visitantes. Pelo
que, durante o processo de instalação, o responsável da equipa de montagem deverá
supervisionar o andamento dos trabalhos.
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Estrutura básica de um stand
A estrutura de um stand dependerá das características de cada evento. Em alguns casos, os
stands poderão ter uma estrutura diferenciada do modelo básico, sendo facultado aos
expositores a possibilidade de instalar outros tipos de montagem, obedecendo a determinados
padrões básicos. O stand deverá apresentar um ambiente agradável, estimulando o acesso do
público no local e inspirando uma imagem simpática e acolhedora (Allen, 2007).
O expositor deverá ainda apresentar elementos como o logotipo da empresa expositora,
cartazes gráficos que despertam a atenção e ressaltam os produtos e serviços oferecidos,
luminosos ou backlights, geralmente utilizados em três posições: acima do stand, na posição
horizontal; na parte interna, na posição horizontal; e no exterior, na vertical.
A luz e a cor são fatores importantes de visualização do stand, devendo observar-se as
recomendações técnicas quanto à iluminação ou reflexos da luz sobre o ambiente. A cor
objetiva imprime atratividade e beleza ao ambiente, ressaltando os aspetos principais da
exposição (Allen, 2007).
Montagem do stand
De forma geral, todos os eventos têm uma montadora oficial que executa a montagem básica
e, sob consulta, outros trabalhos especiais nos stands. Os participantes que contratarem a
montagem com outras empresas deverão submeter o projeto à Administração com a devida
antecedência. No caso de a montagem ser de responsabilidade do expositor, a planta ou
maqueta, e o material descritivo, deverão ser apresentados previamente à Administração para
análise. Esses documentos permanecerão no stand para a inspeção técnica que será realizada
pela Administração.
A fim de assegurar a execução dos serviços antes da abertura do evento, a data e o horário do
início e término da montagem e limpeza deverão ser definidos previamente e formalizados
por escrito com os executores. As áreas dos stands serão entregues aos expositores
demarcadas no piso, e não podem ser perfurados ou escavados. Ele deverá instalar na área um
estrado de madeira, com uma altura devidamente apropriada ao ambiente (Allen, 2007).
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É obrigatória a instalação de paredes divisórias nos limites com outros stands. O expositor
poderá construir stand com mais de um nível, mediante o pagamento de uma taxa extra/m2 de
área construída, desde que não seja ultrapassado o limite de altura pré-estabelecida. A área
construída no segundo piso não poderá exceder 60% (sessenta por cento) da área do stand.
Será considerado segundo piso sempre que houver utilização superior e inferior
simultaneamente. Qualquer elemento componente da montagem ou produtos expostos
deverão estar rigorosamente dentro dos limites da área do stand. Não serão admitidas
extensões sobre stands contíguos ou sobre as vias de circulação (Allen, 2007).
Remoção dos resíduos após a montagem
Os expositores são responsáveis pela retirada dos resíduos de materiais, referentes à
montagem e decoração. Os serviços de limpeza, eventualmente contratados pelo expositor,
por intermédio da Administração, somente serão responsáveis pela limpeza do stand, ou seja,
aspiração do pó, limpeza de painéis, vidros, metais, material de exposição e retirada do lixo
normal diariamente.
Obras durante o evento
Durante o horário de funcionamento do evento, não serão permitidas obras nos stands. Em
casos especiais, deverá ser feita solicitação por escrito à Administração, que poderá autorizar
ou não, a execução em horário especial.
Modificações da montagem padrão ou básica
Embora o expositor tenha optado pela montagem padrão, poderão ser feitas alterações no
projeto do stand, efetuando a devida solicitação, por meio adequado, que deverá ser
encaminhado para a Administração antecipadamente. Os pedidos que não forem
encaminhados até à data limite serão atendidos de acordo com as possibilidades de sua
execução, obedecendo à ordem de entrega. As modificações solicitadas pelos expositores
serão realizadas sem ónus se a execução do novo projeto não exigir novos materiais, além dos
constantes da montagem básica contratada. Se for necessária a utilização de novos materiais,
a Administração apresentará ao expositor um orçamento detalhado para sua apreciação
(Allen, 2007).
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Energia elétrica nos stands
O stand correspondente a montagem básica dispõe de duas tomadas elétricas, além de um
spotlight para cada m2 de área do stand. O sistema geral de distribuição elétrica da feira é
constituído de uma tensão monofásica ou trifásica. As alterações no sistema de energia
elétrica serão realizadas pela Administração, mediante pedido do expositor, que será atendido
de acordo com as possibilidades de sua execução pela ordem de chegada.
O expositor não deverá ligar na rede elétrica aparelhos que usem energia superior à que for
colocada, ou efetuar ligações fora das especificações técnicas anteriormente revistas. Se for
constatada qualquer anomalia, a Administração terá o direito de interditar o stand até que a
irregularidade seja sanada (Zanella, 2004).
A administração da organização, fornecerá ao expositor as especificações das instalações,
abrangendo: as instalações para fornecimento de energia elétrica; a iluminação dos stands; as
tomadas destinadas à instalação de equipamentos; o ponto de entrada de força; a entrada da
rede de alimentação; a instalação da chave geral; os circuitos independentes para
equipamentos que necessitam permanecer ligados fora do horário da feira (com chave
própria); a vistoria após completada a instalação do stand, para fazer a ligação à rede de
distribuição do local do evento; as recomendações sobre ligação à rede elétrica de aparelhos
com consumo superior ao que foi locado; tabela de cálculo de KWts e custos, como por
exemplo a tabela de preços de energia elétrica (instalação e consumo), o preço da instalação
do ponto de alimentação de energia elétrica no stand, o preço de consumo da energia elétrica
no período total do evento (preço para cada KWts), e a verificação e elaboração de um mapa
indicativo dos pontos de instalações elétricas com o respetivo consumo e voltagem,
necessários ao funcionamento do stand (Zanella, 2004).
Instalações hidráulicas
As instalações hidráulicas, água e esgoto, serão efetuadas sob a coordenação da
Administração com base no formulário de solicitação, o qual deverá ser encaminhado até à
data preestabelecida, juntamente com a planta do stand com a localização dos pontos de
hidráulica. A administração fornecerá ao expositor as especificações das instalações
hidráulicas, abrangendo: o sistema de alimentação e escoamento de água nos stands; os
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registos dos pontos de alimentação de água; as vistorias feitas no término da instalação e
ligação à rede de distribuição do local da feira; a instalação de pias; os custos de recolocação
de pontos de água e escoamento; os custos de fornecimento de água durante o período da
feira.” (Zanella, 2004).
Sistema de telecomunicações
As alterações no sistema de telecomunicações serão feitas pelas empresas concessionárias
desses serviços, sob a coordenação da administração, com base no requerimento dos
expositores, juntamente com a planta detalhada dos pontos solicitados. No formulário, será
indicado o valor do custo dos serviços da responsabilidade do expositor.
A administração poderá solicitar ao expositor as especificações do sistema de
telecomunicações que será implantado, abrangendo, o layout completo do stand com a
localização exata dos equipamentos (terminais, telefones, entre outros), os pontos de energia e
linhas telefónicas, e a posição dos pontos terminais da linha.
Decoração do stand
É proibida a instalação de elementos decorativos no stand com a utilização de areia, terra,
cimento e pedra, não obstante, plantas decorativas serão permitidas quando colocadas em
vasos. Por outro lado, se o expositor assim pretender, poderá delimitar sua área de ocupação
com correntes (Allen, 2007).
Móveis e acessórios
O stand básico inclui uma mesa e três cadeiras, entretanto, a Administração colocará à
disposição dos expositores uma variedade de móveis, disponíveis para casos de locação. Para
complementar, poderão ser instalados refrigeradores e montras para demonstração dos
produtos. Pelo que, deverão manter os móveis sempre organizados, limpos e evitar a
colocação de materiais e objetos sobre eles (Allen, 2007).
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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1.9 Providências e relatório ao término do evento
Após o término do evento, deverão ser tomadas algumas providências que visam igualmente a
criação de um instrumento, capaz não só auxiliar nas realizações futuras, como também
avaliar o desempenho da organização, em detrimento do que inicialmente se projetou (Zanella
2004).
Segundo Zanella (2004), a promoção de reuniões para avaliação de desempenho setorial e
global, como as recolhas de sugestões e informações, realização de inventário dos
equipamentos e materiais remanescentes, o acompanhamento da desmontagem geral das
instalações, o levantamento estatístico de dados e indicadores do evento, e entre outros, são
algumas das providências que devem ser adotadas, para a elaboração do relatório final de
desempenho e resultados, contendo basicamente as seguintes informações: programação do
evento; histórico das atividades; resultado das pesquisas realizadas com o público no início,
durante e ao término do evento.
A recolha de dados estatísticos relacionados com as atividades, nomeadamente o número de
participantes por classes (congressistas, expositores, convidados, acompanhantes, pessoal de
apoio dos participantes, entre outros); o número e área ocupada pelos stands; os participantes
por área de atividade; os participantes em função dos cargos e funções exercidos
(proprietários, gerentes, supervisores, consultores, professores, estudantes); os participantes
em função da origem, nacionalidade, domicílio, sexo, idade, entre outros, são importantes
para a elaboração de comentários comparativos em relação aos eventos similares já
realizados, principalmente quanto ao volume de participantes, mas também, possibilita a
criação de sugestões, recomendações, informações e orientação para os futuros eventos
(Zanella, 2004).
A montagem das pastas com a documentação do evento, nomeadamente os formulários, os
relatórios, os roteiros de trabalho, as correspondências, o material publicitário, os
comprovantes de recebimentos e pagamentos, polígrafos ou apostilas, fotografias, orçamento
e cronograma financeiro, entre outros. A criação destas pastas permitirá facilmente a
elaboração de um instrumento financeiro, que possibilitará uma análise sobre os fatores
positivos e negativos que interferiram no decurso do evento, assim como as divergências entre
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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a programação prevista e realizada, possibilitando a elaboração de um parecer conclusivo
(Allen, 2007).
Por último, é igualmente importante manter contacto, ou encaminhar correspondência de
agradecimento às pessoas que tiveram maior participação e destaque no evento,
principalmente patrocinadores e colaboradores (Allen, 2007).
1.10 Metodologia de investigação
Métodos utilizados
Neste trabalho foi levado em conta como metodologia as pesquisas bibliográficas, isto é,
recolhas de informações baseadas em fontes escritas, assim como as ideografias, informações
de textos de autores citados nos documentos consultados; pesquisa webs; implementação de
entrevistas, onde se pretende conhecer como é feita a planificação e implementação de
eventos comerciais em Cabo Verde, assim como os principais constrangimentos existente
neste processo.
Procedimentos de investigação
A elaboração desta memória obedeceu ao cumprimento de procedimentos operacionais e
metodológicos a seguir descritos:
Projeto de memória – foi efetuado inicialmente um projeto de memória no âmbito da
disciplina de metodologia de trabalho científico. Mais tarde, em discussão e sob orientação do
orientador, surgiram outras conceções, que melhor se enquadravam com a experiência do
discente. Neste sentido, decidiu-se para a elaboração de um trabalho sobre a planificação e
implementação de eventos comerciais, constrangimentos e propostas para Cabo Verde.
Revisão da literatura – foi efetuada com base na leitura de abordagens de vários
autores, disponibilizados em livros, artigos científicos e outros trabalhos que retratam os
assuntos desta memória, com vista a fundamentar as teorias a serem descritas e discutidas
ao longo deste trabalho científico;
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
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Consulta documental – foi realizada com base na análise de documentos produzidos pela
FIC, S.A.
Aplicação de entrevista – submetida a 4 (quatro) instituições de renome e prestígio, com
larga experiência na realização de eventos comerciais em Cabo Verde, nomeadamente a FIC,
S.A., ADEI, EME Marketing, Lda. e MAHOT, não obstante, somente duas responderam à
solicitação.
Instrumento de recolha de dados
O instrumento de recolha de dados utilizado neste trabalho consiste na aplicação de
entrevistas (o guião de entrevista utilizado encontra-se no apêndice I). Uma entrevista
consiste em colocar uma série de perguntas relativas à sua situação social, profissional ou
familiar, às suas opiniões, à sua atitude em relação a opções ou a questões humanas e
sociais, às suas expectativas, ao seu nível de conhecimentos ou de consciência de um
acontecimento ou de um problema, ou ainda sobre qualquer outro ponto que interesse os
investigadores, sobre uma determinada realidade (Pocinho e Figueiredo, 2004).
.
Método de recolha de dados
A recolha de dados foi efetuada através de entrevista com os responsáveis das instituições
promotora e organizadoras dos eventos comerciais em Cabo Verde. Este processo teve lugar
entre novembro de 2013 a fevereiro de 2014.
Análise de dados
A análise dos dados baseia-se essencialmente nas técnicas de análise SWOT (Strengths,
Weakness, Opportunities and Treats), apurando as forças, ameaças, fraquezas e
oportunidades. Por último, fez-se a discussão dos resultados ao longo da análise dos dados,
confrontando-se os resultados obtidos com as teorias descritas na fundamentação teórica
deste trabalho.
Assim sendo, foi adotada metodologia baseada no esquema metodológico que encontra a
seguir:
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em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Figura 1: Esquema metodológico do trabalho
Fonte: Elaboração própria (2014).
Pesquisa bibliográfica - Bibliografias de referência sobre
a planificação e organização de
eventos comerciais.
- Estudo documental sobre os
eventos comerciais realizados em
Cabo Verde.
Procedimentos
Recolha de dados
e das
informações
Análise dos
dados e das
informações
com base na
pesquisa
realizada e nas
entrevistas
aplicadas aos
sujeitos de
pesquisas.
Análise
SWOT.
Situação em
referência. Levantamento dos
pontos fortes e
fracos e das
potencialidades e
fraquezas.
Apresentação de
propostas que possam
contribuir para uma
melhor planificação e
organização dos eventos
comerciais em Cabo
Verde.
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Capítulo 2: Os eventos comerciais em Cabo Verde
2.1 Feira Internacional de Cabo Verde
Através de uma iniciativa governamental dos anos 90, que tem por base promover o comércio
nacional, foi criada a Feira Internacional de Cabo Verde (FIC). Contudo, só a partir do ano
2000 é que acabaria por transformar-se numa das missões da FIC, SA. Nesta altura, passou a
fazer parte do Sector Empresarial do Estado (SEE), na qual prevê a realização anual de uma
feira multissectorial, que tem o propósito de promover o intercâmbio comercial entre os
empresários nacionais e estrangeiros, com o públicos-alvo (FIC S.A., 2013).
Para além da FIC anual e multissetorial, que já vai na sua XVIIª edição, a organização tem
avançado e organizado outras feiras sectoriais e internacionais, nomeadamente, a Expotur –
Feira Internacional de Turismo (Vª Edição); Expoauto – Feira de Automóveis (IIIª Edição);
Expomar – Feira de Atividades Económicas Ligadas ao Mar (IIª Edição); FICH – Feira
Internacional de Construção e Habitação (IVª Edição); Feira do Ambiente (IIIª Edição); e a
Feira dos 3E – Feira do Emprego, Empresas e Empreendedorismo (IIIª Edição), para além de
outras atividades do sector privado com quem eventualmente colaboram.1
1 Informações recolhidas no site oficial da instituição – www.fic.cv
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Por outro lado, a FIC, S.A. tem utilizado outras formas para rentabilizar os seus ativos, como
é o caso do aluguer dos equipamentos e materiais para exposição (móveis), e do espaço
(pavilhão) para bailes e espetáculos (FIC S.A., 2013).
De uma forma genérica, os materiais para a preparação e organização das estruturas físicas
para as feiras acabam por ser os mesmos, designadamente: alcatifas para os pisos e para o
palco; placas para a montagem dos stands; equipamentos de eletricidade; equipamentos de
som e iluminação, ferramentas da montagem e desmontagem dos stands, entre outros (FIC
S.A., 2013).
Fotografia 1: Vista de cima da Feira Internacional de Cabo Verde
Fonte: Sapo (2013)
FIC, S.A.
Segundo a alinha um e dois do artigo 1º do estatuto da FIC – Zona Franca Comercial de Cabo
Verde, S.A. ela é uma empresa que adota a forma de sociedade anónima com a denominação
social de “FIC – Zona Franca Comercial de Cabo Verde, S.A.”, abreviadamente FIC. Não
obstante, nas relações internacionais ela poderá utilizar a denominação social de “Cape Verde
Free Trade Zone”.
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Tem a sua sede social na cidade do Mindelo, conforme artigo 2º alinha um do estatuto da
empresa, e tem como objeto principal a organização de feiras e exposições internacionais bem
como a gestão de zonas francas comerciais, segundo artigo 3º alinha um do mesmo estatuto.
Contudo, a empresa pode também exercer acessoriamente outras atividades relacionadas com
o seu objeto principal
Com um capital social de vinte milhões de escudos, dividido em vinte mil ações com valor
nominal de mil escudos cada, tem como acionistas o Estado de Cavo Verde, com 80% do
capital social, e o Instituto de Apoio ao Desenvolvimento Empresarial, com 20% do capital
social, de acordo com a alinha “a” e “b” do ponto um, artigo 4º do estatuto da FIC, S.A.
2.2 Feira Internacional de Construção e Habitação
A Feira Internacional de Construção e Habitação, também conhecida por FICH, é promovida
pelo Ministério do Ambiente, Habitação e Ordenamento do Território. Esta feira de carácter
internacional tem como atividades complementares as exposições, bolsa de contactos e as
Jornadas Técnicas, nomeadamente palestras e seminários, onde se pretende analisar e
questionar as ameaças e oportunidades do sector, para o desenvolvimento de Cabo Verde
(MAHOT, 2011).
A sua criação visa essencialmente expor e promover a habitação e a construção em Cabo
Verde, apresentar a todos os profissionais ligados ao sector da habitação e ao público em geral
o que vem sendo realizado no sector da construção para a habitação. Como também os
resultados alcançados através da utilização de novas tecnologias para as construções, visando
a redução de custos (MAHOT, 2011).
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Fotografia 2: Imagem interna da Feira Internacional de Construção e Habitação
Fonte: Binokulu (2013)
De entre as finalidades dessa feira, ela também procura fomentar o interesse para a construção
de habitações socias, assim como para a pesquisa no domínio da construção, com vista a
redução do custo das habitações e soluções ambientais sustentáveis. De modo a demonstrar a
importância da habitação social e a de custos controlados na qualidade de vida das
populações, e o seu impacto económico no desenvolvimento do país (MAHOT, 2011).
Para além disso, pretende-se que a feira tenha um impacto tanto a nível ambiental, com o
desenvolvimento de mentalidades e responsabilidades dos agentes ligados ao sector com o
meio envolvente, através de uma utilização racional e sustentada dos recursos. A nível social,
através da melhoria do conforto e de qualidade de vida das populações, com a redução do
défice habitacional. A nível económico, incentivando os promotores imobiliários a
descobrirem na habitação social as vantagens que revelariam como um importante nicho de
negócio, com potencialidades visíveis de crescimento. Como também a nível científico, dando
a conhecer as metodologias de construção que permitem poupar recursos ambientais, através
de novas tecnologias aplicadas à construção em Cabo Verde e no mundo e, exposição de
matérias-primas alternativas (MAHOT, 2011).
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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2.3 Feira de Turismo de Cabo Verde
A Feira de Turismo de Cabo Verde, também conhecida por Expotour, é promovida pela
Direção Geral do Turismo em parceria com a FIC, SA, e já vai na sua 5ª edição. É um evento
que aposta na projeção internacional do país, através da variedade de experiência e
diversidade (MTIE, 2011).
O turismo como sendo um sector estratégico para Cabo Verde e, que tem dado um contributo
importante para o país, através do aumento das receitas externas para a cobertura do défice da
balança comercial e para o combate ao desemprego, também tem contribuído para a
valorização do património natural e cultural do país (MTIE, 2012).
Fotografia 3: Imagem interna da Feita de Turismo de Cabo Verde
Fonte: Asemana (2012)
O objetivo subjacente à realização da Expotour é de promover Cabo Vede como sendo um
destino cheio de diversidades, através de uma interação entre os operadores de mercados
emissores e o mercado interno, projeção de uma imagem moderna e dinâmica do país nos
mercados internacionais, aumentar a qualidade e a oferta turística nacional e, promover a
cultural nacional no quadro do desenvolvimento de um turismo sustentável (MTIE, 2013).
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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A feira conta também com outras atividades ligadas ao sector, promovidas pelos
organizadores, com o intuído de agregar valor ao evento. Cita-se como exemplo as jornadas
técnicas, workshops, animação cultural, bolsa de contactos, excursões, visitas profissionais e
exposições variadas (MTIE, 2011).
2.4 Feira Internacional de Agronegócios
A Feira Internacional de Agronegócios traduz-se essencialmente em um evento de interação
entre os setores ligados à agricultura e pecuária, na qual visa promover esses setores nas suas
variadas dimensões, desde elaboração de estratégias viradas para o mercado, a serviços de
qualidade que estão associados (MDR, 2013).
Fotografia 4: Imagem interna da Feira Internacional de Agronegócios
Fonte: Binokulo (Julho, 2013)
Promovida pelo Ministério do Desenvolvimento Rural (MDR), em parceria com a FIC, SA e
a Câmara Municipal de Santa Cruz, teve a sua primeira edição em julho de 2013, sob o lema
“Empresarialização do sector Agropecuário em Cabo Verde”. Na qual tem por objetivo
fomentar tanto a produção, a empresarialização do setor, bem como aproximar o produtor das
inovações tecnológicas e das soluções do agronegócio, tendo em vista o desenvolvimento
económico, social e ambiental (MDR, 2013).
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Pretende-se igualmente promover e dinamizar o sector nas várias vertentes, desde o
tratamento do terreno, comercialização de sementes e plantas, fertilizantes e tratamento de
pragas, irrigação, colheita, conservação, embalagem, controlo de qualidade, certificação e
inspeção sanitária e, comercialização no mercado interno junto dos hotéis, restaurantes e cafés
(MDR, 2013).
Semelhante às outras feiras, promovidas em parceria com a FIC, SA, a feira conta também
com outras atividades ligadas ao sector, com o intuído de agregar valor ao evento. Cita-se
como exemplo as exposições, venda de produtos e workshops.
2.5 Feira de Atividades Económicas Ligadas ao Mar
A Feira de Atividades Económicas Ligas ao Mar, também designada por EXPOMAR, que já
vai na sua 2ª edição, tem a intenção de valorizar o nosso mar como fonte de riqueza
económica e de conhecimento, e a de exploração dos seus recursos de forma sustentável
(MIEM, 2012).
Em 2012 aquando da sua 1ª edição, teve como finalidade promover e incentivar o
aproveitamento integral de todas as oportunidades que o mar proporciona e, potencializar
todas as atividades económicas ligadas ao maior recurso natural de Cabo Verde (MIEM,
2012).
Visando essencialmente o aproveitamento das potencialidades e sinergias para a
materialização do Cluster do Mar; a criação de condições para a o surgimento de ambientes
de negócios, assim como para a consolidação e afirmação de empresas nacionais e estrageiras;
fomentar o intercâmbio entre empresas do sector, e, entre estas e pessoas singulares; dar a
conhecer as espécies marinhas em Cabo Verde; divulgar o potencial gastronómico na base dos
produtos do mar, entre outros (MIEM, 2012).
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Fotografia 5: Imagem interna da Feira de Atividades Ligadas ao Mar
Fonte: Portugalcaboverde (2012)
Em 2013, a segunda edição não teve somente os objetivos da primeira edição, como também
tentou-se criar as condições para acrescentar valor e potencializar todas as atividades
económicas ao mar, sensibilizando para o aproveitamento das sinergias de modo a
materializar a estratégia em curso do Cluster do Mar, criando condições para
internacionalização das empresas nacionais, fomentando o intercâmbio entre empresas e
instituições do Estado (MIEM, 2012).
2.6 Feira dos 3E – Emprego, Empresas e Empreendedorismo
A primeira feira dos 3E foi realizado entre 26 a 28 de Junho de 20092, e tinha o objetivo de
criar um espaço através do qual se pudesse fomentar o empreendedorismo em Cabo Verde,
estimulando os jovens que quisessem criar os seus próprios negócios, assim como aos demais
que estivessem à procura do primeiro emprego, ou quisessem aperfeiçoar, diversificar e/ou
diferenciar negócios existentes. Assim como também de auxiliar todos aqueles que
necessitassem de orientação, formação e informação relativamente a abertura do seu próprio
negócio (Lima, 2013).
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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A missão da feira era de nesse evento, oferecer-se a possibilidade de conhecer as várias
oportunidades de negócio em Cabo Verde, dar orientação para o planeamento, ideias de
negócios, informação sobre o crédito, palestras, cursos para a (melhor) gestão de micro e
pequenas empresas, consultoria, entre outros (DEL Eventos & Afins Lda., Julho de 2009).
Fotografia 6: Imagem interna da Feira de Empresas, Emprego e Empreendedorismo
Fonte: Adei (2011)
A feira foi projetada em sistema de feira urbana, o que não se concretizou devido à falta de
material e equipamentos próprios, tendo sido utilizado o sistema em U (semiaberto), única
forma possível pelo fornecedor. Foram utilizados stands abertos com duas e três faces, e o
restaurante foi colocado na área dos stands por dificuldades logísticos (Lima, 2013).
2 A feira já vai na sua 3ª edição (2012).
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em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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No entanto, a metodologia utilizada não foi a mais adequada, criando assim alguns
constrangimentos ao cenário, tais como, refrigeração do espaço, problemas de sonorização do
espaço, entre outros (Lima, 2013).
Para a realização das palestras e clínicas tecnológicas, utilizou-se salas fechadas, nem sempre
apropriadas. Os minicursos, assim como as oficinas, foram ministrados em espaços
semiabertos por falta de condições estruturais do local do evento (Lima, 2013).
O objetivo principal da feira foi atingido, isto é, a realização de uma feira de oportunidades de
negócios, que foi bem recebida, tendo visitado o evento pessoas de todas as idades e extratos
sociais, culminando com a boa participação nos eventos paralelos de carácter formativo e
informativo (DEL Eventos & Afins Lda., Julho de 2009).
Quadro 1: Expositores & stands da Feira dos 3E (2009)
Nº de
Expositores
Expositores
Internacionais
Expositores
Nacionais
Nº de Stands
Utilizados
Nº de Stands
Previsto
36 4 32 51 60
Fonte: Elaboração própria (2014)
Participaram no evento cerca de 36 expositores, ocupando 51 stands. Dos expositores, 4 eram
internacionais (um do Brasil e três de Portugal), merecendo destaque a Associação Brasileira
de Franchising, que aproveitou a oportunidade para se encontrar com a Secretária de Estado
da Economia de Cabo Verde, os promotores dos “shopping centers” da Praia, fazendo assim
levantamento de possibilidade da franquia brasileira operar no mercado cabo-verdiano (DEL
Eventos & Afins Lda., Julho de 2009).
É de realçar que hoje, a franquia brasileira é uma realidade no mercado cabo-verdiano,
tomando como exemplo as várias lojas franquiadas existentes no centro comercial da cidade
da Praia – Shopping Center da Praia.
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em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Quadro 2: Receitas arrecadadas na Feira dos 3E (2009)
Aluguer de stands Venda de bilhetes Patrocínios Total de receitas
940.000$00 166.600$00 1.144.000$00 2.250.600$00
Fonte: Elaboração própria (2014)
A receita proveniente do aluguer dos stands foi de 940.000$00 (novecentos e quarenta mil
escudos), a dos bilhetes de 166.600$00 (cento e sessenta e seis mil e, seiscentos escudos), e a
dos patrocínios de 1.144.000$00 (um milhão, cento e quarenta e quatro mil escudos), o que
totaliza o montante de 2.250.600$00 (dois milhões, duzentos e cinquenta mil e, seiscentos
escudos) de receitas arrecadadas (DEL Eventos & Afins Lda., Julho de 2009).
Quadro 3: Atividades paralelas realizadas durante a Feira dos 3E (2009)
Atividades Quantidades Nº de sessões Média de participação
Minicursos 4 >1 32
Clínicas tecnológicas 6 ----- 23
Oficinas 5 >1 31
Palestras 8 >1 19
Fonte: Elaboração própria (2014)
A participação nos eventos paralelos foi gratuita por decisão do Instituo de Emprego e
Formação Profissional (IEFP), sendo que quase a totalidade desse público era constituído por
estudantes universitários (Lima, 2013).
Quadro 4: Custo de realização da Feira dos 3E (2009)
Custos Valor Percentagem (%)
Custo previsto 13.887.021$00 100%
Custo efetivo - 10.554.136$00 76%
Diferencial 3.332.885$00 24%
Fonte: Elaboração própria (2014)
Os custos de realização totalizaram os 10.554.136$00 (dez milhões, quinhentos e cinquenta e
quatro mil, cento e trinta e seis escudos). É de realçar ainda que, o orçamento utilizado foi de
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76% do previsto. O valor utilizado foi inferior ao previsto, dado que o custo com o espaço da
feira, que estava orçado para 60 stands só foi utilizado 51, assim como ao material gráfico,
cuja produção ficou muito aquém do previsto, isto é, somente 21% foi utilizado (alguns
dísticos e banners, convites e flyers) na publicidade, e não se produziu “muppis”. E por
último, o site do evento, também não foi produzido (Lima, 2013).
A feira como um espaço que se pretendeu criar resultados positivos, embora genericamente
poderia ter sido melhor, tendo em conta que atividades como “Orientação para Planeamento e
Oportunidades de negócio em Cabo Verde” não foram realizadas, assim como a abertura de
novas micro e pequenas empresas. Recomendando assim uma análise das razões da sua não
concretização, pois eram atividades fundamentais para a feira (DEL Eventos & Afins Lda.,
Julho de 2009).
As atividades paralelas, que provaram ser de grande utilidade, não foram bem divulgadas ou
divulgadas tardiamente, favorecendo um descontrolo no primeiro dia, pois muitos dos
inscritos não puderam ser avisados atempadamente (Lima, 2013).
As atividades culturais realizadas no mesmo espaço da feira, embora muito atrativas,
mostraram-se pouco convenientes devido ao barulho, recomendando que sejam realizadas em
espaço paralelo ao salão de exposição nas próximas edições (Lima, 2013).
Embora tenha-se realizado uma boa e excelente campanha para a divulgação do evento, esta
mostrou-se pouco eficaz em termos de conteúdo essencial, isto é, as razões que poderiam
motivar as pessoas a visitarem a feira, tendo vindo a ser feita somente na última semana, após
um encontro de concentração (Lima, 2013).
Os organizadores de evento perderam, em parte, o controlo referente ao Marketing, embora
informados das atividades realizadas, ficando assim por cumprir os objetivos de acordo com o
projeto apresentado e aprovado pelo antigo MECC (Ministério da Economia, Crescimento e
Competitividade), segundo os organizadores (DEL Eventos & Afins Lda., Julho de 2009).
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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A proposta da feira apresentada trazia um cronograma de atividades a realizar, que incluía
todo um trabalho de terreno atempado, de modo a propiciar a participação de empresas
estrangeiras fornecedoras. Porém não se concretizou na sua totalidade, devido a atrasos
burocráticos no envio de credenciais à empresa organizadora, impossibilitando-a de convidar
oficialmente os parceiros estrangeiros. No entanto, esses confirmaram a disponibilidade de
estarem na próxima edição (DEL Eventos & Afins Lda., Julho de 2009).
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Capítulo 3: Resultado de estudo
3.1 Breves considerações
Neste capítulo é abordado de uma forma genérica as feiras internacionais e setoriais em Cabo
Verde. É feita análise e discussão das informações das entrevistas aplicadas aos sujeitos de
pesquisa, bem como a análise de SWOT aplicada não só a essas informações, como também
levando em consideração a uma base estudo documental. Por último, são feitas as
considerações finais.
3.2 Feiras internacionais e setoriais de Cabo Verde
Para além da FIC anual e multissectorial, que já vai na sua XVIIª Edição, existem outras feiras
sectoriais e internacionais, nomeadamente: Expotur – Feira Internacional de Turismo (Vª
Edição); Expoauto – Feira de Automóveis (IIIª Edição); Expomar – Feira de Atividades
Económicas Ligadas ao Mar (IIª Edição) FICH – Feira Internacional de Construção e Habitação
(IVª Edição); Feira do Ambiente (IIIª Edição); Feira dos 3E – Feira do Emprego, Empresas e
Empreendedorismo (IIIª Edição), entre outras atividades do sector privado com quem
eventualmente colaboram. Ainda é feito o aluguer dos equipamentos e materiais da FIC, e do
espaço para bailes e espetáculos (FIC, S.A., 2013).
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
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No decorrer das feiras tem-se o hábito de realizar atividades paralelas, tais como jornadas
técnicas, bolsas de contacto, apresentações públicas com oradores devidamente capacitados,
B2B (Business to Business), atividades culturais e ainda visitas a locais singulares que possam
ser benéficos para o alcance dos objetivos traçados pela organização (FIC, S.A., 2013).
De uma forma genérica, os materiais para a preparação e organização das estruturas físicas para
as feiras acabam por ser os mesmos, designadamente: alcatifas para os pisos e para o palco;
placas para a montagem dos stands; equipamentos de eletricidade; equipamentos de som e
iluminação, ferramentas da montagem e desmontagem dos stands, entre outros (FIC, S.A.,
2013).
Para a promoção das feiras sempre é utilizado o marketing direto, Spots televisivos e
radiofónicos, Internet, flyers, com uma particularidade para as feiras internacionais, em que é
feita a promoção também em feiras do mesmo âmbito no exterior (FIC, S.A., 2013).
Quadro 5: Feiras internacionais e setoriais de Cabo Verde
Feiras Nº de expositores Nº de stands Nº de visitantes
Internacionais 80 – 100 120 – 200 5000 – 9000
Setoriais 50 – 60 60 – 80 3000 – 4000
Fonte: Elaboração própria (2014)
Enquanto para as feiras internacionais têm uma aderência do público que se situa entre os
5000 a 9000 visitantes, para as feiras sectoriais a adesão se situa entre os 3000 a 4000
visitantes. Já para o número de expositores e stands para as feiras internacionais, os números
se situam entre os 80 a 100 e 120 a 200 respetivamente, enquanto que para as feiras setoriais
os valores rondam a volta dos 50 a 60 expositores e 60 a 80 stands.
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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3.3 Análise e discussão das informações das entrevistas aplicadas aos
sujeitos de pesquisa
A análise e a discussão das informações das entrevistas aplicadas aos sujeitos da pesquisa
foram feitas com base na metodologia definida no ponto 1.10 do capitulo1 do presente
trabalho, tendo em consideração os objetivos definidos, as perguntas de partida e a
fundamentação teórica constantes da introdução.
Para o entrevistado 1, “a aplicação e implementação de eventos comerciais são feitas com
base numa meta final significativa e realizável, que requer a consciência, ética profissional
e rigor, de modo a atingir os objetivos traçados.”
Segundo Zanella (2004), para se promover um evento bem-sucedido, não se pode ignorar a
sua complexidade, amplitude e importância. Ela requer elevado nível de especialização
técnica, experiência e especialização no tipo de evento que se pretende promover. Sua
operacionalização fundamenta-se num sistema de planeamento no qual assenta alguns
aspetos fundamentais, tais como: definição clara e precisa dos objetivos, bem como a
amplitude do evento; estruturação do roteiro de planeamento e do respetivo cronograma de
execução com bastante antecedência; previsão de recursos materiais, financeiros e de apoio
para atender às exigências operacionais; afetação de pessoas, grupos ou comissões para
assumir a responsabilidade pela coordenação e execução dos trabalhos; estabelecimento de
sistema de integração e relacionamento permanente com patrocinadores, promotores,
empresas vinculadas, autoridades, especialistas, imprensa, agentes de viagem,
fornecedores, participantes e colaboradores colhendo subsídios e sugestões.
Para Allen (2007), conceção e planeamento de um evento deverão ser precedidos de um
estudo de viabilidade para análise das condições e capacidade da entidade promotora para
sua realização. Além disso, há necessidade de realizar previamente ampla pesquisa técnica
para conhecer a opinião do público-alvo sobre objetivos, temáticas, locais, datas, horários,
participantes, convidados. Com base nessa verificação, será definida a estratégia de
marketing para promover o evento, bem como os veículos de comunidades e divulgação.
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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No que concerne aos constrangimentos existentes, o entrevistado 1 alega que têm “alguns
imprevistos que dificultam a planificação e implementação dos eventos: transporte de
material (marítimo), desistências e cancelamentos de última hora, etc. Atitude dos expositores
(devem preparar a sua participação nas feiras traçando os objetivos, elaborando o orçamento,
entre outros aspetos de planeamento).”
De acordo com Allen (2007), As tarefas que dependem de terceiros serão sempre uma
incógnita no que diz respeito ao seu cumprimento pontual, dado a isso, o cronograma é um
dos, se não o principal instrumento na fase de operacionalização de um projeto de evento, que
visa essencialmente minimizar essa incógnita, de modo a evitar o surgimento de situações não
calendarizadas. Descrição detalhada das ações a realizar, imputação das responsabilidades aos
respetivos atores e, cumprimento das datas estimadas para o início e o término de cada tarefa,
são elementos integrantes para a elaboração de um bom cronograma de execução.
Conforme Allen (2007), após definidas as características gerais do evento, deverá ser
elaborado um plano de operações detalhado das atividades a serem desenvolvidas. A seguir, é
apresentado um roteiro com características de manual de operações, que deverá ser adaptado
de acordo com o tipo e as características do evento a ser realizado. O roteiro deverá ser
padronizado e elaborado em conjunto pelas pessoas responsáveis pelas atividades
programadas, as quais receberão uma cópia para orientação e acompanhamento.
Para Zanella (2004), a operacionalização de um evento exige uma sinergia entre as diferentes
etapas/estágios da mesma: planeamento, coordenação e controle; secretaria executiva; receção
e atendimento; marketing e vendas; publicidade e comunicação; serviços de manutenção das
instalações e equipamentos. Segundo o autor, o grupo destacado para o planeamento,
coordenação e controle das atividades, tem as seguintes responsabilidades: planejar,
coordenar e supervisionar as atividades relacionadas com o evento, no âmbito interno e
externo; implantar sistemas de controlo das operações; elaborar e controlar a execução do
orçamento financeiro e caixa; estabelecer e acompanhar o cronograma de atividades;
promover pesquisas relacionadas com os serviços e atividades; realizar as licitações de
compras e contratação de serviços de terceiros; emitir normas de serviço, instruindo e
disciplinando procedimentos e rotinas de trabalho; emitir relatórios de avaliação de
desempenho e relatório final.
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em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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No que diz respeito aos objetivos delineados, o entrevistado 1 aponta como os mais difíceis
de alcançar, a “internacionalização das feiras temáticas e sensibilizações ambientais.”
Hoyle Jr. (2003), realça que qualquer organismo que vise ou não o lucro, deve pesquisar,
desenhar, planear, coordenar e avaliar sua estratégia de marketing para atingir firmemente as
suas metas.
Para Foster (1998), o processo de marketing deve começar na fase de planeamento, no
momento de definição das metas e objetivos do próprio evento. Deve refletir e impulsionar
esses objetivos, como também, selecionar e recrutar as pessoas para o cumprimento dessas
metas. Só depois poderá servir como um ativo integral para impulsionar a frequência, os
lucros e a repetição de negócios para os próximos eventos.
O marketing eficaz leva os objetivos internos a transformar-se em resultados externos, isto é,
um sistema de marketing de eventos que assegurará o sucesso dos eventos e os tornará ainda
mais rentáveis (Hoyle Jr. 2003).
Para assegurar o sucesso a longo prazo, deve-se abster das noções rotineiras, ou seja, deve-se
procurar inovar mesmo nos eventos que já são de conhecimento de todos. O marketing
integrado constitui a linha mestra que une a missão, implementação funcional, avaliação final
e o planeamento para futuros eventos (Foster, 1998).
Para Sousa e Jasuino (2008), existem eventos que pelo seu carácter simbólico, são capazes de
mobilizar milhões de pessoas em todo o mundo, o que culmina também num empreendimento
capaz de mobilizar vários recursos, tanto monetários e tecnológicos como humanos. Isto
poderá ser visto como um custo para o organizador/promotor, o qual poderá ser desde uma
entidade singular, coletiva ou uma entidade soberana, capaz de criar uma comissão
organizadora para o tal. Não obstante, as contrapartidas poderão chegar de várias formas:
umas poderão ser calculáveis e outras não, como é o caso de mais-valias como a
credibilidade, o prestígio, a fama, entre outras.
Ainda Sousa Jasuino (2008), se referem ao Euro 2004 como um evento que assumiu uma
relevância singular na sociedade portuguesa, não obstante a atribuição desse evento se tinha
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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tornado num grande desafio, traduzido no cumprimento de um pesado caderno de encargos.
Com efeito, esse caderno de encargos culminou num compromisso de construções de diversos
estádios novos, numa criativa competição e qualidade técnica de alguns dos melhores
arquitetos portugueses.
Para Zanella (2004), as áreas de marketing e vendas, publicidade e comunicação, são os
setores chaves para a divulgação e impulsionamento de uma feira, assim como o cumprimento
dos seus objetivos. Neste setor estão incluídos a coordenação e a divulgação dos eventos,
ativando os agentes de distribuição de imagem.
Relativamente às medidas políticas e estratégicas que devem ser adotadas em prol de uma
melhor planificação e implementação dos eventos dessa natureza, o entrevistado 1 realça a
necessidade de haver uma: “forte interação e sensibilização por parte do governo; e
estabelecer parcerias públicas e privadas (ex. com as Câmaras de Comércio, Câmaras
Municipais, universidades, estabelecimentos hoteleiros, empresas de transporte).”
Segundo Ferreira e Wada (2010), os eventos estão quase sempre, direto ou indiretamente,
ligados à maior parte das atividades geradoras de rendimento, quer pela apresentação de um
novo produto e/ou serviço, quer pela promoção de encontros empresarias, ou mesmo
realizações de carácter cultural, desportivo, entre outros. Pelo que é necessário uma atenção
especial por parte das autoridades competentes, na medida em que os eventos têm contribuído
para estabilidade da atividade económica, com a criação de novos empregos e, na maior parte
das vezes, utilizando a mão-de-obra de baixa qualificação que acaba por não ser afetada por
mudanças tecnológicas a curto prazo; fortalecimento do tecido empresarial, através de
solidificação de contactos comerciais e lançamento de novos produtos e serviços, por
intermédio de feiras e workshops com aplicação de técnicas específicas de marketing;
aumento da arrecadação de impostos e tributos, em virtude da ascensão do nível de faturação
da atividade económica em geral; arrecadação de divisas decorrente dos fluxos turísticos
internacionais e, contratação de operadores comerciais no decorrer dos eventos específicos,
entre outros.
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Para Zanella (2004), de todas as atividades que crescem no ramo turístico, o evento é um dos
que mais tem prosperado, dando assim uma importância cada vez mais significativa a este
setor. Pelo que, realça-se a necessidade de firmar cada vez mais as parcerias público privadas,
com vista a fortalecer e a impulsionar mais ainda as atividades ligadas a este setor.
O entrevistado 1 defende que a melhor forma de planificar e implementar eventos desse tipo
em Cabo Verde é “utilizando indicadores fiáveis e relevantes: tempo (programar com
antecedência possível); e participar noutras feiras internacionais com objetivos traçados (ex.
promoção do calendário das feiras ou de uma feira específica de modo a mobilizar potenciais
expositores e/ ou parceiros).”
Segundo Zanella (2004) a operacionalização de um evento exige uma sinergia entre as
diferentes etapas/estágios da mesma: planeamento, coordenação e controle; secretaria
executiva; receção e atendimento; marketing e vendas; publicidade e comunicação; serviços
de manutenção das instalações e equipamentos.
E para se planear e conceber um evento, Allen (2007) defende que deverá ser feito um estudo
de viabilidade prévio, para que se possa analisar as condições e a capacidade da entidade
promotora de o realizar. Com isso, passa a conhecer também a opinião do público-alvo sobre
os objetivos, temáticas, locais, datas, horários, participantes, convidados. É com base nessas
informações que será definida a estratégia de marketing para promover o evento, bem como
os veículos de comunidades e divulgação.
Para o entrevistado 2, a entidade para quem trabalha (coordenadora) não é uma entidade
especializada nas áreas de planificação e implementação de eventos, contudo, os trabalhos
desenvolvidos pela instituição passam também pela promoção de feiras, que têm como
objetivo de criação de oportunidades de negócios, desenvolvimento de contatos empresarias,
entre outros (sem objetivo de rentabilização monetária). Não obstante, esse trabalho quando é
desenvolvido, é delegado a uma empresa especializada, recorrendo assim a terceirização do
serviço.
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
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Segundo Zanella (2004), para se promover um evento bem-sucedido, não se pode ignorar a
sua complexidade, amplitude e importância. Ela requer elevado nível de especialização
técnica, experiência e especialização no tipo de evento que se pretende promover.
A conceção e planeamento de um evento deverão ser precedidos de um estudo de
viabilidade para análise das condições e capacidade da entidade promotora para sua
realização. Além disso, há necessidade de realizar previamente ampla pesquisa técnica
para conhecer a opinião do público-alvo sobre objetivos, temáticas, locais, datas, horários,
participantes, convidados. Com base nessa verificação, será definida a estratégia de
marketing para promover o evento, bem como os veículos de comunidades e divulgação
(Allen, 2007).
Para o entrevistado 2, os maiores constrangimentos existentes estão relacionados com os
expositores. Diz que o desafio centra-se na sensibilização dos expositores, visto que ainda não
têm uma cultura de exposição dos produtos/serviços em feiras. Acrescenta ainda que muitos
se concentram apenas no retorno mediato (curto prazo) e não a médio e longo prazo. Realça
que em 2009, a instituição deu como patrocínio o aluguel dos stands (aos expositores),
contudo, a quantidade de expositores presentes não foi o esperado. Em segundo lugar está a
fraco apoio das empresas nacionais em patrocinar os eventos.
Hoyle Jr. (2003) defende que um produto poderá ser desde de um programa educacional, uma
feira ou mesmo lançamento de um bem (como algo palpável). A oportunidade de criar
história, ao atrair pessoas para uma atividade sinérgica, é um dos principais eixos do
marketing de eventos. A venda de evento exige que a mensagem enfatize a forma pela qual o
participante será beneficiado. Aumento da produtividade, maximização da rentabilidade ou
simplesmente passar momentos agradáveis podem ser benefícios legítimos para persuadir
uma pessoa a comprar o produto ou a comparecer ao evento.
As relações públicas representam um dos componentes de relevante importância, dentro do
composto do marketing, na qual determina a perceção do público em relação à finalidade do
promotor. Espelha-se através de assessorias de imprensa, convocação de conferências ou de
uma simples entrevista com o promotor, realçando os benefícios do evento. A essência das
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em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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relações públicas assenta num esforço contínuo para criação de perceções positivas da
organização e dos seus serviços/ produtos (Hoyle Jr. 2003).
O patrocínio de eventos é um investimento feito pelas empresas. Ainda que o resultado não
seja mensurável imediatamente, a médio e longo prazo projeta e consolida a imagem no
mercado. Poderá abranger a participação e destaque publicitários das empresas em eventos
sociais, desportivos, culturais e recreativos, tais como festividades, concertos musicas,
palestras e conferências, exposições, peças teatrais, entre outros (Giacaglia, 2011).
Segundo Ferreira & Wada (2010), os eventos de maior expressão popular são pelas empresas
fornecedoras de materiais, produtos e serviços, os preferidos para patrocínios. O apoio de
patrocinadores poderá ser feito também por meio de produtos e material promocional,
hospedagem e transporte para convidados e participantes do evento.
Para o entrevistado 2, dos principais objetivos traçados pela organização, o mais difícil de se
alcançar é a participação dos expositores das outras ilhas. Devido aos elevados custo de
deslocação, alojamento e alimentação, tem sido muito difícil sensibilizar os expositores de
outras ilhas em participarem nas feiras promovidas na capital do país. Segundo o entrevistado
2, alguns expositores ainda não veem a sua participação na feira como forma de investimento
(na divulgação e promoção dos produtos/serviços, troca de contatos comercias, entre outros).
Hoyle Jr. (2003), defende que de entre as responsabilidades de um profissional de eventos, em
primeiro lugar está o entendimento das metas financeiras da organização patrocinadora.
Igualmente importantes são considerações como o nível da demanda pelo produto e os
indicadores económicos, como a saúde da economia em determinada região ou cidade. Não
obstante, realça-se que alguns eventos são preparados para ganhar dinheiro, outros são
estrategicamente desenvolvidos para atingir o ponto de equilíbrio financeiro, e por fim,
existem aqueles que estão posicionados como fundos perdidos, preparados para ganhos de
ativos maiores, como o aumento do número de associados, promover a lealdade dos
colaboradores através de reuniões corporativas, entre outros. O profissional de evento deve
entender claramente a missão financeira e preparar uma estratégia para acomodar todas as
metas.
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em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Relativamente às medidas politicas e estratégicas que devem ser adotadas em prol de uma
melhor planificação e implementação dos eventos comerciais em Cabo Verde, o entrevistado
2 defende que a parte comunicativa e a forma de abordagem devem ser melhoradas. A parte
responsável pelo marketing deve apostar na abordagem feita no terreno, junto dos potenciais
expositores.
Segundo Foster (1998), o processo de marketing deve começar na fase de planeamento, no
momento de definição das metas e objetivos do próprio evento. Deve refletir e impulsionar
esses objetivos, como também, selecionar e recrutar as pessoas para o cumprimento dessas
metas. Só depois poderá servir como um ativo integral para impulsionar a frequência, os
lucros e a repetição de negócios para os próximos eventos.
Hoyle Jr. (2003) defende ainda que o marketing eficaz leva os objetivos internos a
transformar-se em resultados externos, isto é, um sistema de marketing de eventos que
assegurará o sucesso dos eventos e os tornará ainda mais rentáveis.
Para uma país como Cabo Verde, o entrevistado 2 acredita que a melhor forma de planificar e
implementar eventos desse tipo seria antes de mais, ter uma rede grande de contatos, agentes
comerciais capacitados e habilitados em vender o evento e, para além de uma forte campanha
de marketing, uma rede de colaboradores no terreno, desenvolvendo um trabalho de
sensibilização junto dos potenciais participantes/expositores.
Allen (2007) defende que, após definidas as características gerais do evento, deverá ser
elaborado um plano de operações detalhado das atividades a serem desenvolvidas. A seguir, é
apresentado um roteiro com características de manual de operações, que deverá ser adaptado
de acordo com o tipo e as características do evento a ser realizado. O roteiro deverá ser
padronizado e elaborado em conjunto pelas pessoas responsáveis pelas atividades
programadas, as quais receberão uma cópia para orientação e acompanhamento.
Por outro lado, Hoyle Jr. (2003), realça que a venda do evento exige que a mensagem enfatize
a forma pela qual o participante será beneficiado. Aumento da produtividade, maximização da
rentabilidade ou simplesmente passar momentos agradáveis podem ser benefícios legítimos
para persuadir uma pessoa a comprar o produto ou a comparecer ao evento.
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em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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3.4 Análise SWOT
Em conformidade com as informações das entrevistas aplicadas aos sujeitos de pesquisa e com
base em estudo documental, apresenta-se a seguir os pontos fortes e fracos a respeito da
planificação e implementação de eventos comerciais em Cabo Verde, constantes do quadro 6.
Quadro 6: Pontos fortes e fracos da planificação de eventos comerciais em Cabo Verde
Análise interna
Pontos fortes (Strengths) Pontos fracos (Weaknesses)
- Estabilidade política;
- Localização geográfica privilegiada;
- Integrado num mercado com mais de 300
milhões de habitantes (CEDEAO);
- Clima favorável durante quase todo o ano;
- Existência de entidades com o core business
virada para o setor dos eventos;
- Existência de entidade com larga experiência
(mais de 17 anos) na organização de eventos
comerciais;
- Iniciativas governamentais, uma delas
favoreceram a criação da FIC, S.A.;
- Número significativo de profissionais com
experiência na realização de eventos; e
- Recursos humanos capacitados.
- Fraco aproveitamento da posição
geoestratégico que o país ocupa;
- Dispersão territorial (ilhas);
- Alto custo dos transportes entre as ilhas;
- Poucos expositores veem a participação
na feira como forma de investimento;
- A participação dos expositores de outras
ilhas representa, para os mesmos, um
pesado encargo em alojamento,
alimentação e transporte;
- Visão focada no mercado europeu, dando
pouca importância ao mercado da
CEDEAO;
- Fraca adesão dos expositores nacionais
nas feiras;
- A cultura de feira ainda é nova em Cabo
Verde, em comparação com outros
mercados como o Brasil (onde as feiras
podem gerar milhões de USD);
- Os recursos materiais e tecnológicos são
na maioria importados;
- Fraco apoio do empresariado nacional em
patrocinar os eventos comerciais;
- Poucos com habilitações académicas para
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em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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o efeito;
- Carência de estudo de viabilidade prévia
sobre o evento; e
- Internacionalização das feiras temáticas;
Fonte: Elaboração própria (2014)
Segue-se o quadro 7, onde estão apresentadas as oportunidades e as ameaças sobre a planificação
e implementação de eventos comerciais em Cabo Verde, com base nas informações das
entrevistas aplicadas aos sujeitos de pesquisa e com base em estudo documental.
Quadro 7: Oportunidades e ameaças sobre a planificação de eventos comerciais em
Cabo Verde
Análise externa
Oportunidades (Opportunities) Ameaças (Threats)
- Possibilidade de os expositores promoverem
e divulgarem os seus produtos e serviços;
- Contribuição para estabilidade da atividade
económica;
- Oportunidade de dar a conhecer novos
produtos e inovações existente no setor;
- Fortalecimento do tecido empresarial;
- Divulgação do país, através das feiras
internacionais;
- Promoção do desenvolvimento de atividades
complementares ao evento principal;
- Divulgação e consolidação de uma boa
imagem das entidades e empresas que
participam do evento;
- Aumento da arrecadação de impostos e
tributos;
- Arrecadação de divisas;
- Estimulação de iniciativas e investimentos
para a construção de centros de eventos,
- Subestimar a complexidade, amplitude e o
impacto socioeconómico de um evento;
- Desvalorização da realização prévia do
estudo de viabilidade;
- Aplicação de estratégias de marketing nem
sempre apropriados ou adequados à
finalidade;
- Pouco rigor no cumprimento do
cronograma de execução; e
- Recursos limitados.
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em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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convenções e centro de negócios;
Fonte: Elaboração própria (2014)
3.5 Considerações finais
Com base na análise SWOT constantes dos quadros 6 e 7, é de realçar que a planificação e
implementação de eventos comerciais em Cabo Verde dispõe de inúmeras potencialidades
que sustentam a sua continuidade e aperfeiçoamento. Sendo Cabo Verde estrategicamente
bem localizado, não obstante com um território disperso, constituído por ilhas, não se deve
ignorar as fragilidades existentes, nem os benefícios subjacentes, quando é feita uma boa
planificação e implementação dos eventos dessa natureza.
Não deixando de ser uma forma de os expositores promoverem e divulgarem os seus produtos
e serviços, ela também contribuí para estabilidade da atividade económica, na medida em que
proporcionam a criação de novos empregos e, na maior parte das vezes, utilizando a mão-de-
obra de baixa qualificação que acaba por não ser afetada por mudanças tecnológicas a curto
prazo.
Para além de dar a conhecer aos expositores os novos produtos e inovações existente no setor,
é uma forma também de fortalecer o tecido empresarial, através de solidificação de contactos
comerciais e lançamento de novos produtos e serviços, por intermédio de feiras e workshops
com aplicação de técnicas específicas de marketing.
É uma das formas de divulgar o país (através das feiras internacionais) e de promover o
desenvolvimento de atividades complementares ao evento principal. Tais como o aumento da
taxa de ocupação e, consequentemente, o nível de faturação nos sectores de transportes e da
hotelaria, serviços de instalação e montagem, produção de artigos promocionais e brindes,
sector alimentício e, especialmente, o aumento do comércio informal. E tudo isso, mesmo nos
períodos de recessão ou sazonalidade desfavorável
Divulgação e consolidação de uma boa imagem das entidades e empresas que participam do
evento, quer através de patrocínios, quer de apoios ou parcerias. Proporcionando também um
aumento da arrecadação de impostos e tributos, em virtude da ascensão do nível de faturação
da atividade económica em geral.
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em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Arrecadação de divisas decorrente dos fluxos turísticos internacionais e, contratação de
operadores comerciais no decorrer dos eventos específicos. Por último, estimula também o
investimento para a construção de centros de eventos, convenções e centro de negócios, o que
de certa forma, acaba também por estimular o sector imobiliário.
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em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Conclusões gerais e sugestões
A partir do ano 2000, através de uma iniciativa do Governo de Cabo Verde que tem por base
promover o comércio nacional e o intercâmbio comercial entre empresários nacionais e
estrangeiros, foi delega a FIC, S.A. a incumbência de realizar pelo menos uma feira
multissetorial por ano.
A maior feira comercial do país é a “Feira Internacional de Cabo Verde”, que já vai na décima
sétima edição. Para além da FIC anual e multissetorial, a FIC, S.A. tem avançado e
organizado, de entre outras, feiras setoriais e internacionais, nomeadamente:
A “Feira Internacional de Turismo de Cabo Verde”, também conhecido por Expotour,
que já vai na sua quinta edição. Promovida pela Direção Geral do Turismo em
parceria com a FIC, S.A., tem por objetivo de promover Cabo Verde como sendo um
destino de diversidades, através de uma interação entre os operadores dos mercados
externo e interno, projetar uma imagem moderna e dinâmica do país nos mercados
internacionais, aumentar a qualidade e a oferta turística nacional e, promover a cultura
nacional no quadro do desenvolvimento de um turismo sustentável;
A “Feira de Atividades Económicas Ligadas ao Mar”, designada por Expomar, tendo
realizado até 2013 duas edições, ambas promovidas pelo “Ministério das
Infraestruturas e Economia Marítima”, através da “Direção Geral das Pescas”, em
parceria com a FIC, S.A. Tem como propósito valorizar o mar como fonte de riqueza
económica e de exploração dos seus recursos de forma sustentável. Visando
essencialmente o aproveitamento das potencialidades e sinergias para a materialização
do cluster do mar;
A “Feira Internacional de Construção e Habitação”, comercialmente conhecido por
FICH, vai na sua quarta edição, promovidas pelo “Ministério do Ambiente Habitação
e Ordenamento do Território”, em parceria com a IFH, S.A. e a FIC, S.A., tem o
objetivo principal de expor e promover a habitação e construção em Cabo Verde. Tem
igualemte como uma das finalidades, fomentar o interesse para a construção de
habitações sociais, assim como para a pesquisa no domínio da construção, com vista a
redução do custo das habitações e soluções ambientais sustentáveis;
A “Feira Internacional de Agronegócios”, um evento que traduz a interação dos
setores ligados à agricultura e pecuária, na qual visa promover esses mesmos setores,
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através de elaboração de estratégias viradas para o mercado, a serviços de qualidade
associados. Promovida pelo “Ministério do Desenvolvimento Rural” em parceria com
a “Câmara Municipal de Santa Cruz” e a FIC, S.A., teve a sua primeira edição em
julho de 2013.
A “Feira do Emprego, Empresas e Empreendedorismo”, conhecida por Feira dos 3E,
promovida pela Agência para o Desenvolvimento Empresarial e Internacionalização
(ADEI) com o apoio da FIC, S.A., esta feira já vai na sua terceira edição. Tem como
um dos principais objetivos, de entre outros, fomentar o empreendedorismo em Cabo
Verde e dar a conhecer as oportunidades de negócio existentes.
Enquanto que as feiras internacionais apresentam uma aderência do público que se situa entre
os cinco aos nove mil visitantes, para as feiras setoriais estes números se situam entre os três a
quatro mil visitantes, não é diferente no que diz respeito ao número de expositores e stands.
As feiras internacionais apresentam entre oitenta a cem expositores, para um número de cento
e vinte a duzentos stands utilizados. Enquanto que nas feiras setoriais, esses valores ficam
entre cinquenta a sessenta expositores, para sessenta a oitenta stands aproximadamente.
As feiras comerciais são planificadas e implementadas, com base numa meta final
significativa e realizável, que requer a consciência, ética profissional e rigor, de modo a
atingir os objetivos traçados. Em outros casos, a entidade promotora faz a terceirização do
serviço, delegando esta tarefa a uma empresa especializada em planificações e
implementações de ventos comerciais.
Os materiais para a preparação e organização das estruturas físicas das feiras comerciais,
acabam por não diferenciarem muito, nomeadamente: alcatifas para os pisos e para o palco,
placas para a montagem dos stands, equipamentos de eletricidade, som e iluminação,
ferramentas de montagem e desmontagem dos stands, entre outros. De fato, o que fará a
diferença é a parte decorativa e organizativa, na qual estão subjacentes à temática do evento.
Para a promoção das feiras é utilizado o marketing direto, spots televisivos e radiofónicos,
internet e flyers. Para as feiras internacionais, para além das mencionadas, também é feita a
promoção em feiras do mesmo âmbito no exterior.
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O transporte marítimo de materiais, as desistências e cancelamentos nas vésperas do evento
por parte dos expositores, têm-se revelado um dos principais constrangimentos no processo de
planificação e implementação de eventos comerciais em Cabo Verde. Realça-se ainda o
grande desafio de sensibilizar os expositores, visto que ainda não têm uma cultura de feira,
concentrando-se apenas no retorno mediato (curto prazo) e não a médio e longo prazo. Por
último, está a fraco apoio das empresas nacionais em patrocinar os eventos.
A internacionalização das feiras temáticas, a sensibilização para questões ambientais e a
participação dos expositores das outras ilhas, têm sido, dos objetivos traçados (dos
promotores/organizadores) mais difíceis de alcançar, assim, devido aos elevados custo de
deslocação, alojamento e alimentação, tem sido muito difícil sensibilizar os expositores de
outras ilhas em participarem nas feiras promovidas na capital do país. Os expositores ainda
não veem a sua participação nas feiras, como forma de investimento.
Cabo Verde como sendo um país com uma boa estabilidade política, localização geográfica
privilegiada, integrado num mercado com mais de 300 milhões de habitantes (Comunidade
Económica dos Estados da África Ocidental), clima favorável durante quase todo o ano para o
desenvolvimento de eventos comerciais e, recursos humanos capacitados, não tem sabido tirar
proveito dessas vantagens.
Com um fraco aproveitamento da posição geoestratégica que o país ocupa e, com visão
focada no mercado europeu, dando pouca importância ao mercado da CEDEAO, o país vem
perdendo oportunidades de promover tando os produtos e serviços feitos no país, tanto como
as empresas e instituições nacionais.
Existe um número considerável de profissionais com experiência na realização de eventos, e
poucos com habilitações académicas para o efeito. Ignorando assim um dos aspetos
importantes no processo de planificação e implementação de eventos comerciais, que é a
elaboração prévia do estudo de viabilidade.
Fato ainda que o país é caraterizado por uma dispersão territorial (constituído por ilhas), com
elevado custo de transporte de ligação entre as ilhas, fazendo com que a participação dos
expositores de outras ilhas (representa para os mesmos), seja um pesado encargo em
alojamento, alimentação e transporte.
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em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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Com base no exposto, ficou evidente que a metodologia utilizada para a realização do
presente trabalho é adequada, visto que as perguntas de partida foram confirmadas e, os
objetivos traçados foram atingidos.
Para que se possa minimizar os constrangimentos existentes na planificação e implementação
de eventos comerciais em Cabo Verde, apresenta-se, entre outras sugestões, as seguintes:
Não subestimar a complexidade, amplitude e o impacto socioeconómico de um
evento;
Aplicação de estudo de viabilidade antes da realização de cada evento, por forma a
avaliar não só a capacidade organizativa do promotor, como também forma de
recolher informações importantes do mercado;
Avaliar a melhor forma de aplicação de estratégias de marketing, que estejam
apropriados e adequados à finalidade;
Maior rigor no cumprimento do cronograma de execução. Para isso deverá haver
maior coordenação e supervisão da entidade promotora;
Melhor aproveitamento da posição geoestratégica que Cabo Verde ocupa, estabilidade
politica e clima favorável para realização de eventos comerciais, apostando no país
como sendo uma plataforma internacional de feiras setoriais e multissetoriais,
servindo de ligação entre a África (continente), Europa, Asia e as Américas;
Criar mecanismos que possam incentivar a entrada de mais operações (privados,
nacionais ou estrangeiros) nas áreas do transporte marítimo e aéreo, de forma que os
preços sejam mais atrativos/competitivos, no transporte entre ilhas;
Desenvolver programas de sensibilização junto dos expositores nacionais, de forma a
mostrar de maneira clara e objetiva, as vantagens de participarem nos eventos
comerciais, nomeadamente feiras, e que isso traduz numa das formas de investimento,
com retornos a médio e longo prazo;
Não deixando de lado os parceiros europeus, deverá também de igual forma aproximar
dos mercados da CEDEAO, onde Cabo Verde como sendo um país membro e, com
elevado número de jovens licenciados (em diversas áreas), tem muito para oferecer em
termos de serviços;
Primar pelo desenvolvimento e conceção de feiras, estruturadas e confecionadas com
recurso/materiais nacionais, fazendo assim limitações às importações;
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É necessário sensibilizar o empresariado nacional em patrocinar os eventos
comerciais, mostrando de forma objetiva as inúmeras vantagens existentes, como
forma de promoção da marca/entidade aderida, assim como os incentivos fiscais
(enquadrado dentro da lei de mecenato);
É preciso apostar na formação académica, direcionada para o setor dos eventos, para
que se possa criar mais eventos de qualidade e credibilidade em Cavo Verde;
É preciso igualmente apostar na internacionalização das feiras temáticas, criando
parcerias com outros promotores internacionais;
Deve-se começar a utilizar dados estatísticos (indicadores fiáveis e relevantes),
produzido por instituições credíveis, no auxilio da planificação dos eventos
comerciais;
Deve haver uma maior interação e sensibilização por parte do Governo, em
estabelecer parcerias públicas e privadas, que possam alavancar as atividades
vinculadas aos eventos comerciais.
Planificação e Implementação de Eventos Comerciais
em Cabo Verde: Constrangimentos e Propostas de Soluções
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SAPOCV. (s.d.). Noticias. Obtido em 26 de novembro de 2013, de Web site de SAPO Cabo
Verde online: http://www.sapo.cv/noticias
SME Toolkit. (s.d.). Planejamento eficaz de uma feira comercial. Obtido em 10 de Janeiro de
2012, de Web side de SME Toolkit:
http://brasil.smetoolkit.org/brasil/pt_br/content/pt_br/50/Planejamento-eficaz-de-feira-
comercial
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Apêndice 1: Guião de entrevista aplicado aos sujeitos de pesquisa
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I. Informações gerais
1. Nome do entrevistado (a)____________________________________________________.
2. Cargo/função______________________________________________________________.
3. Instituição/organização em que trabalha_________________________________________.
4. Data da realização da entrevista________________________________________________.
5. Código___________________________________________________________________.
II. Roteiro das perguntas
1. Como é feita a planificação e implementação dos eventos comerciais (feiras)?
2. Quais os constrangimentos existentes na planificação e implementação dos eventos dessa
natureza?
3. Dos principais objetivos traçados para os eventos dessa magnitude, qual ou quais têm
sido mais difíceis de alcançar?
4. Que medidas políticas e estratégicas devem ter adotadas, em prol de uma melhor
planificação e implementação desses eventos?
5. Para um país como Cabo Verde, qual seria a melhor forma de planificar e implementar
eventos desse tipo?
As questões abaixo tem a finalidade coletar informações sobre a planificação e
implementação de eventos comercias realizadas em Cabo Verde, com único propósito de
consolidar um estudo para a conclusão de um trabalho académico.
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Anexo 1: Mensagens eletrónicas trocadas com os entrevistados
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