perangkat teknologi informasi dan komunikasi · pdf filedengan harapan semoga diktat yang...
Post on 06-Feb-2018
230 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PPPAAANNNDDDUUUAAANNN BBBEEELLLAAAJJJAAARRR
MICROSOFTEEXXCCEELL
DISUSUN OLEH :
JUL ANHARI
Untuk kalangan sendiri
KATA PENGANTAR
Puji syukur ke hadirat Ilahi Robbi yang senantiasa memberi hidayah kepada
seluruh umat-Nya. Serta syukur terdalam kami tuturkan ke hadirat-Nya sebagai wujud
kebahagiaan atas lancarnya penyusunan Panduan Pembelajaran MS. Excel ini .
Shalawat dan salam semoga dilimpahkan kepada Rasulullah SAW, petunjuk bagi umat
manusia.
Menapaki sejarah manusia yang tidak ada yang sempurna, namun bekal akal yang
dianugerahkan Allah SWT senantiasa menuntun manusia menuju kesempurnaan. Akhirnya untuk
menutup kesalahan dan kekurangan ini, satu harapan kritik dan saran dari berbagai pihak penulis
harapkan sebagai upaya perbaikan penyusunan Diktat ini..
Dengan harapan semoga diktat yang tersusun ini dapat berguna dam membantu pembaca
dalam mempelajari MS Excel secara cepat dan mudah.
Ngablak, 28 Januari 2006
Penyusun
Jul Anhari
PPEERRAANNGGKKAATT
TTEEKKNNOOLLOOGGII IINNFFOORRMMAASSII DDAANN KKOOMMUUNNIIKKAASSII
Komputer berasal dari kata to computa yang artinya menghitung, jadi semua alat
bantu hitung dapat dikatakan sebagai computer. Perangkat computer adalah sekumpulan
alat elektronik yang saling terkait sehingga dapat digunakan untuk : memasikkan,
memproses data dan menghasilkan informasi untuk pemakai, maka computer minimal
terdiri dari keyboard, CPU ( central processing unit ), monitor dan printer. Adapun fungsi dari
peralatan computer dapat digambarkan sbb :
1. Alat Masukan
Berfungsi untuk memasukkan data dari luar ke dalam processor atau memori computer
sehingga dapat diolah menjadi informasi yang dibutuhkan. Peralatan masukan ( input ) terdiri
dari :
a. Keyboard
Merupakan media input untuk memasukkan angka, huruf dan karakter khusus serta
sarana untuk memberikan perintah dari user melalui tombol-tombol yang ada.
b. Mouse
Untuk mengatur perpindahan kursor dan untuk memberikan perintah secara cepat dan
praktis.
c. Scanner.
Prinsip kerja scanner hamper sama dengan mesin foto copy, hanya bedanya hasil
pembacaan scanner dapat disimpan di dalam memori computer.
d. Trackball.
Alat pengganti mouse yang terpasang pada laptop.
e. Pointing stick
Alat pengganti mouse yang terpasang pada laptop.
f. Joystick.
Untuk menggerakkan kursor di layer secara lebih khusus yang biasanya digunakan
untuk mainan .
2. Central Processing Unit ( CPU )
Alat untuk memproses dan mengolah data sehingga user mendapatkan informasi yang
digunakan. CPU juga merupakan otak dari perangkat computer. Di dalam CPU terdapat
peralatan :
Alat Masukan :
1. Keyboard
2. Mouse
3. Scanner
4. Video Player
5. Joy Stick
Alat Periferal
1. Modem
2. Sound Card
3. TV Card
4. Midi Card
Alat Processor :
1. Processor
2. RAM
3. ROM
Alat Keluaran :
1. Monitor
2. Printer
3. Speaker
Alat penyimpanan :
1. Harddisk
2. Floopy Disk
3. Flash Disc
4. CD ROM
Catatan : Tanda : Urutan Proses Tanda : Tempatnya di dalam
Alat proses
CENTRAL
PROCESSING UNIT
( CPU )
a. Peralatan Proses.
1) Processor
Merupakan bagian terpenting dari computer yang menentukan jenis sebuah
computer.
2) ROM ( Read Only Memory )
Berisi program yang telah ditetapkan pembuat perangkat computer, isi ROM
diperlukan pada saat computer dihidupkan diantaranya perintah untuk sistim
operasi disk, mengecek peralatan dalam unit computer , menampilkan pesan
di layer monitor. Isi ROM tidak hilang walaupun listrik mati.
3) RAM ( Random Access Memory )
Memori yang dapat diisi dengan program dan data selama listrik hidup.
b. Peralatan Penyimpanan.
Alat untuk menyimpan data, informasi maupun program, beberapa alat
penyimpanan antara lain :
1) Disket
Alat penggerak disket disebut floopy disk drive, ukuran disket yang popular
adalah 31/2 inci dengan kapasitas 1.44 MB.
2) Harddisk
Diameter hardisk biasanya 5 1/4 inci yang tersusun 5 hingga 100 piringan,
dengan kapasitas antara lain 5, 10, 120, 320, 600 MB : 1,2 GB , hingga 40
GB dan 80 GB yang sudah beredar luas.
3) CD-ROM
Piringan berdiameter 5 1/4 inci dapat menampung hingga 770 MB,
bermacam-macam CD, CD program, CD game CD animasi dll yang rata-rata
bersifat read only. Adapun CD untuk menyimpan data disebut CD-Writer.
4) Flash Disk ( FD )
Flash Disc dapat digunakan dengan fasilitas USB atau pada program
Windows 98 ke atas , kapasitas Flash Disc adalah 128 MB dan 1GB.
c. Peralatan Tambahan ( Periferal )
Berguna untuk lebih mendayagunakan perangkat computer yang digolongkan
sebagai perangkat masukan, processor dan keluaran. Alat ini berbentuk kartu ( card )
yang dipasang pada expantion slot pada motherboard. Contoh peripheral adalah
modem, music card dan TV card.
1) Modem ( Modulasi Demodulasi )
Berfungsi untuk mengubah gelombang analog ke sinyal digital dari kabel
telepon untuk keperluan internet.
2) Music Card
Fasilitas untuk menghubungkan dengan organ bila computer mempunyai
fasilitas MIDI ( Music Instrument Device Interface ), jenis yang sering
dipakai MPU-401 dan Sound Blaster.
3. Peralatan Keluaran ( Out Device )
a. Monitor
Alat untuk menampilkan hasil pengetikan dan pemrosesan data. Dalam istilah
computer informasi atau tulisan yang ada di monitor disebut soft copy. Monitor yang
ada saat ini menggunakan sinar katoda atau Cathode Ray Tube ( CRT ).
b. Printer.
Alat untuk mencetak informasi pada kertas, dalam istilah computer tulisan pada
kertas disebut hard copy. Ada dua jenis printer adalah printer impact dan nonimpact,
sedangkan printer nonimpact ada 3 jenis yaitu printer ink-jet, laser dan printer termal.
c. Speaker.
Merupakan alat keluaran bunyi terutama dipakai pada computer yang berbasis
Windows atau Multimedia. Jenis speaker yang lain banyak dikenal adalah headset atau
earphone.
MANAJEMEN FILE
Untuk mengatur dan menyusun file dapat memakai program Windows Explorer,
untuk mengaktifkan program tersebut dapat dengan cara :
A. Mengaktifkan Windows Explorer
Untuk cara pertama : Pilih dan klik Menu Star > Programs > Accesories > lalu klik Windows
Explorer tunggu sampai muncul gambar seperti di bawah.
Untuk cara ke dua : Klik kanan Start menu > dan klik kiri Explore sehingga muncul gambar
seperti di bawah.
B. Membuat Folder Pada Folder My Document
Langkah-langkah membuat folder pafa folder my document adalah :
1. Aktifkan program Windows Explorer.
2. Klik folder My Document
3. Pada tempat yang kosong klik kanan hingga muncul menu
4. Klik New > klik Folder
5. Ketik nama folder yang dikehendaki dan tekan tombol enter
( langkah-langkah seperti pada gambar )
Ketik nama folder
dan tekan tombol
enter
Klik kanan
Hingga muncul
menu
Klik
folder pd
menu
C. Menyimpan File Pada Suatu Folder
Langkah-langkah :
1. Klik File pada menu bar > Save As hingga muncul menu Save As
2. Ketik nama file pada kotak File Name
3. Buka folder yang dikehendaki pada kotak Save In
4. Klik OK atau tekan tombol enter
( langkah-langkah seperti pada gambar )
D. Menyimpan File Pada Disket Untuk menyimpan file pada floppy disk ( disket ) langkah-langkah sama dengan langkah
menyimpan file pada folder tetapi pada langkah ke 3 klik drive 3 1/2 floppy ( A: )
E. Menghapus Folder atau File Yang Tidak Terpakai
Untuk menghapus folder atau file yang telah disimpan dan tidak terpakai dapat dilakukan
dengan cara pilih/blok folder atau file, kemudian klik kanan hingga muncul menu shortcut > klik
delete. Atau dengan cara setelah dipilih/blok tekan tombol delete pada keyboard.
KLIK 3 1/2
FLOPPY ( A: )
KLIK SAVE AS
KETIK
NAMA
FILE
KLIK FOLDER
YANG
DIKEHENDAKI
PILIH ATAU
BLOK YANG
AKAN DIHAPUS
KLIK YES ATAU
TEKAN TOMBOL
ENTER
lalu
PERANGKAT LUNAK PENGOLAH ANGKA (SPREADSHEET)
Perangkat aplikasi pengolah angka adalah software (perangkat lunak) khusus untuk menangani
permasalahan yang berkaitan dengan angka. Dalam hal ini, angka yang sering muncul di bidang
bisnis, ilmiah, perencanaan, pembuatan statistik, pembuatan lembar kerja, pengelolaan angka untuk
perhitungan sebuah data (basis data) dan grafik.
Macam-macam Perangkat Lunak Pengolah Angka (spreadsheet)
Macam-macam perangkat lunak pengolah angka antara lain : Kspread, Star Office Calc, Open Office
Calc, GNOME - GNumeric, Xess, Lotus 123, Microsoft Excel. Adapun yang sekarang banyak
digunakan masyarakat adalah Microsoft Excel.
Microsoft Excel adalah salah satu program Spreadsheet yang bekerja di bawah system Windows.
Kemudahan-kemudahan yang ada pada MS. Excel terasakan apa bila kita bekerja dengan daftar data,
menghitung angka-angka, pembuatan laporan, diagram dan grafik.
A. Memulai MS Excel
Untuk memulai MS Excel ada dua cara yaitu :
1. Cara pertama
Klik tombol Start pada taskbar Windows, pilih menu Program > Microsoft Office > Microsoft
Excel ( klik Microsoft Excel )
2. Cara ke dua
Klik dua kali secara cepat shortcut Microsoft Excel pada Desktop secara cepat atau klik sekali
shortcut Microsoft Excel pada Desktop kemudian tekan tombol enter pada keyboard maka MS
Excel sudah akan aktif.
Selanjutnya program akan terbuka seperti tampak pada gambar seperti di bawah :
Memasukkan Data
Memasukkan data di sel dapat dilakukan dengan mengaktifkan sel pada lembar kerja dan
kemudian mengetikkan data yang akan dimasukkan diakhiri dengan menekan tombol enter.
1. Memasukkan data angka
Memasukkan data angka di sel dapat dilakukan dengan mengaktifkan sel pada lembar kerja
dan kemudian mengetikkan data yang akan dimasukkan diakhiri dengan menekan tombol
enter. Dalam memasukkan data angka kita tidak diperkenankan menambahkan karakter
apapun misalnya titik, koma, Rp. dll, karena karakter tersebut bila dimasukkan menjadikan
angka-angka yang diketikkan tidak berarti.
2. Memasukkan data berurutan
Bila data yang dimasukkan berurutan atau punya pola tertentu, kita cukup memasukkan 2 data
secara berurutan menurut pola tersebut. Adapun langkah-langkah sbb :
Pilih sel pada data pertama dimasukkan
Ketik data pertama, kemudian pindah pada sel tempat data ke dua
Ketika data ke dua tersebut
Blok kedua sel tersebut
Letakkan pointer pada pojok kanan bawah pada sel data ke dua sampai pointer
berubah menjadi (+)
Drag/geser mouse sampai data terakhir yang diinginkan
Bila data terakhir telah sampai, lepaskan mouse
3. Memasukkan data sekaligus
Bila data yang dimasukkan pada sama pada beberapa sel, kita dapat memasukkan data tersebut
sekaligus. Adapun langkah-langkah sbb :
Tekanlah tombol Ctrl sambil memilih/klik sel-sel yang akan diberi data dengan
mouse, bila sel-sel berdekatan tekan tombol Ctrl sambil blok sel-sel yang akan diberi
data.
Ketik data yang akan dimasukkan
Tekan CTRL+ENTER, maka data akan mengisi semua sel yang dipilih.
B. Mengedit Lembaran Kerja
Dalam bekerja dengan Excel kadang-kadang kita akan menambah data, merubah tampilan dll,
sehingga kita perlu membuka kembali worksheet untuk mengedit lembaran kerja tersebut.
1. Membuka Work Book ( Buku Kerja )
Langkah-langkah membuka buku kerja :
Dari menu File, klik Open
Pada kotak Look In, buka folder di mana file tersimpan
Klik file yang akan dibuka
Klik tombol Open atau tekan tombol enter
( Kotak Dialog Open untuk membuka buku kerja )
2. Menghapus Data
Untuk menghapus data, aktifkan sel atau pilih sel-sel di mana terdapat data-data yang akan
dihapus kemudian tekan tombol Delete pada Keyboard.
3. Mengcopy Data
Mengcopy data apabila kita ingin menggandakan data, adapun langkah-langkahnya adalah :
Pilih/blok semua sel yang memuat data yang akan di copy.
Dari menu Edit, klik Copy
Aktifkan/klik sel di mana data hasil copian akan ditempatkan
Tekan tombol Enter pada Keyboard
4. Memindahkan Data
Memindahkan data dilakukan apabila data yang sudah dimasukkan ingin ditempatkan di
tempat lain, adapun langkah-langkah sbb :
Blok seluruh sel yang akan dipindah
Pada menu Edit klik Cut
Aktifkan sel di mana data tersebut akan dipindahkan
Tekan tombol Enter pada Keyboard
5. Format Cells
a. Mengganti Jenis dan Ukuran Huruf ( Format Font )
Langkah-langkah :
Pilih/blok sel yang ukuran dan jenis hurufnya akan diganti
Pada menu Format klik Cells
Klik Tab Font pada Kotak Dialog Format Cells
Klik jenis Font, Font Style, Size Font dan Color Font
Klik OK atau tekan tombol Enter pada Keyboard
b. Mengganti Orientasi Text ( Format Alighment )
Kita dapat mengganti orientasi text sesuai keinginan kita, adapun langkah-langkah sbb :
( Kotak Dialog Format Cells – Alignhment )
Orientation
90o
Pilih/blok text yang akan diatur orientasinya
Pada menu Format klik Cells
Klik tab Alignhment
Pilih perataan text dalam arah horisontal dan vertikal pada kotak Horisontal dan
kotak Vertikal
Pada Orientation pilih orientasi text yang diinginkan, tegak atau mering dengan
sudut tertentu.
Klik tombol OK
c. Format angka ( Format Number )
Dalam penulisan angka kita tidak boleh menyisipkan karakter lain, apabila kita
menginginkan angka dengan pembacaan per ribuan dan penulisan desimal dapat
digunakan format angka. Adapun langkah-langkah sbb :
Pilih/blok sel yang akan diformat
Pada menu Format Cells klik Cells
Klik tab Number > Number
Pada kotak Decimal Places ketik/pilih jumlah angka dibelakang koma yang
dikehendaki
Klik kotak Use 1000 Separator, jika menghendaki pembacaan per ribuan
Klik salah satu tampilan angka negative pada Negative Number
Klik tombol OK
( kotak dialog format angka )
d. Format Akuntansi ( Format Accounting )
Data yang berupa angka dapat diformat sebagai data yang digunakan pada akuntansi, adapun
langkah-langkahnya adalah :
Pilih/blok sel yang akan diformat
Dari menu format , klik Cells
Pada kotak dialog klik Number
Pada kotak Category klik Accounting
Pada kotak Decimal Places, tentukan jumlah angka di belakang koma yang
dikehendaki
Pada kotak Symbol, pilih simbol mata uang yang dikehendaki
Klik OK
e. Format Tanggal ( Format Date )
Data berupa tanggal dapat diformat berbagai bentuk penulisan, adapun langklah-langkah
penulisannya adalah :
Pilih/blok sel yang akan diformat.
Dari menu Format, klik Cells
Pada kotak Category klik Date
Pada kotak Type, pilih bentuk penulisan tanggal yang dikendaki
Klik OK
f. Format Border
Apabila kita bekerja dengan tabel maka tidak dapat dipisahkan dengan format border,
langkah-langkah membuat border pada suatu tabel adalah :
Blok range yang akan diborder
Klik menu Format > Cells
Pada Kotak dialog Format Cells klik tabulasi Border
Pilih tipe garis yang dikehendaki
Klik Out Line dan In Side pada dialog posisi garis
Klik OK
C. Mengolah Kolom dan Baris
Kita dapat menyesuaikan lebar kolom dan tinggi baris sesuai dengan kebutuhan dan keinginan
kita, disampaing itu kita dapat juga membuat lebar kolom yang sama.
1. Mengubah lebar kolom.
Prosedur mengatur lebar kolom ada beberapa macam diantaranya adalah :
a. Dengan menggeser garis batas kolom ( grid )
b. Dengan Format Column
Langah-langkah adalah :
Blok kepala kolom yang akan diatur lebarnya
Klik menu Format
Klik Coloumn
Klik Widht
Ketik lebar kolom yang dikekendaki
Klik OK
2. Mengubah tinggi baris.
Prosedur mengubah tinggi baris ada beberapa macam diantaranya adalah :
a. Dengan menggeser batas kepala garis.
b. Dengan Format Row
Langkah-langkah adalah :
Pada menu Format Klik Row
Klik Hight
Ketik tinggi baris yang dikehendaki
Klik OK
Untuk pengaturan lebar kolom maksimum 255 karakter , sedangkan untuk pengaturan tinggi
baris maksimum 409 point.
3. Menyembunyikan baris atau kolom ( hide )
Dalam keadaan tertentu kadang-kadang kita harus menyembunyikan baris atau kolom ,
misalny pada saat pencetakan atau visualisasi.
a. Untuk menyembunyikan baris atau kolom
Pilih/blok baris atau kolom yang akan disembunyikan
lik menu Format pilih Row untuk baris dan Column untuk kolom dan kemudian
klik Hide, maka kolom atau baris akan tersembunyi.
b. Untuk mengembalikan atau memunculkan baris atau kolom yang tersembunyi adalah :
Pilih/blok batas kanan-kiri kolom atau batas atas-bawah baris yang tersebunyi
Klik menu Format, kemudian klik Row untuk baris dan klik Column untuk
kolom dan Klik Unhide, maka baris atau kolom yang tersembunyi akan muncul.
4. Menghapus baris atau kolom
Langkah-langkah menghapus baris atau kolom yang paling cepat dan mudah adalah :
Blok Kepala baris atau kepala kolom yang akan dihapus
Klik menu Edit
Klik Delete, maka baris atau kolom akan terhapus
Blok kepala baris yang akan diatur
tingginya, arahkan pointer pada batas
garis bawah kepala baris, tekan tombol
mouse dan tahan, kemudian geser sampai
tinggi baris yang dikehendaki, kemudian
dilepas
Ketik tinggi baris
yang dikehendaki
5. Menyisipkan Baris atau Kolom
Langkah-langkah termudah dan cepat untuk menyisipkan baris atau kolom adalah sbb :
Blok Kepala baris atau kolom di mana baris atau kolom akan disisipkan
Klik menu Insert
Klik Column untuk menyisipkan kolom atau klik Row untuk menyisipkan baris,
maka baris atau kolom sudah akan muncul sebagai sisipan
D. Memindah/Menyalin isi Sel Antar Worksheet
Bila kita ingin memindahkan isi sel ke dalam worksheet lain gunakan metode Cut dan Paste,
sedangkan jika kita ingin menyalin isi sel ke worksheet lain gunakan metoda Copy dan Paste.
1. Memindahkan isi Sel ke Worksheet lain
Langkah-langkah :
Aktifkan sel yang akan dipindahkan isinya atau blok range jika sel yang akan
dipindah lebih dari satu.
Klik menu Edit > Cut
Aktifkan worksheet tujuan pada workbook yang sama atau worksheet pada
workbook lain
Letakkan sel aktif ke alamat sel yang akan diisi dengan data hasil pindahan
Klik menu Edit > Paste, maka data sudah pindah ke sel yang dituju
2. Menyalin isi Sel Worksheet lain
Langkah-langkah :
Aktifkan sel yang akan disalin isinya atau blok range jika sel yang akan disalin
lebih dari satu.
Blok kepala
kolom yang
akan dihapus
Klik Edit > Delete,
maka kolom yang
diblok akan
terhapus
Blok kepala baris tempat baris akan
disisipkan
Klik Insert > Row maka baris akan
tersisipi
Klik menu Edit > Copy
Aktifkan worksheet tujuan pada workbook yang sama atau worksheet pada
workbook lain
Letakkan sel aktif ke alamat sel yang akan diisi dengan data hasil pindahan
Klik menu Edit > Paste, maka data sudah tersalin ke sel yang dituju
3. Menyalin Nilai, Rumus, Text atau Sel dengan Format
Menyalin nilai, rumus, text berikut format selnya pada prinsipnya sama, kita dapat menyalin
nilai dari sebuah rumus tanpa menyertakan rumus, prosedur yang ada adalah :
Pilih/blok sel yang ingin disalin
Klik menu Edit > Copy atau klik Copy pada
Toolbar Standart
Pilih sel tujuan untuk menempatkan hasil salinan
Klik menu Edit > Paste Special
Pilih salah satu pilihan pada bagian Paste
Klik OK
Keterangan :
o All, untuk menyalin isi sel berikut format dan atribut sel = perintah Edit > Paste
o Formulas, hanya menyalin rumus
o Values, hanya menyalin nilai hasil perhitungan rumus
o Format, hanya menyalin format
o Comments, hanya menyalin komentar pada sel
o Validation, hanya menyalin ketentuan validasi data
o All except borders, hanya menyalin semua isi sel dan formatnya tanpa border
o Collumn Widths, untuk menyalin ukuran lebar kolom
o Formula and numbers format, untuk menyalin rumus dan format angka
o Values and number format, untuk menyalin nilai hasil perhitungan rumus beserta
format angkanya.
o None, menyatakan proses penyalinan tanpa melakukan operasi matematik
o Add, untuk menyatakan proses penyalinan yang disertai dengan operasi penjumlahan
data-data angka
E. Mengolah Worksheet.
1. Memilih worksheet
Kita dapat memilih sebuah worksheet tunggal dengan cara mengklik bagian tabulasi sheet
yang diinginkan.
Klik salah satu tabulasi sheet
untuk mengaktifkan
worksheet pada workbook
Langkah
terakhir klik
tombol Paste
Link
2. Memasukkan data dengan fasilitas group
Kita dapat memasukkan data yang sama pada beberapa worksheet secara bersamaan, dengan
terlebih dahulu membentuk grup worksheet. Adapaun langkah-langkahnya adalah :
Pilih beberapa tabulasi worksheet yang akan diisi dengan data yang sama secara
bersamaan dengan cara klik tabulasi sheet pertama, tekan Ctrl dan tahan, klik tabulasi-
tabulasi sheet yang lain.
Ketik beberapa data pada beberapa sel pada salah satu worksheet yang menjadi kelompok
worksheet.
Jika ingin memasukkan data yang berbeda pada masing-masing worksheet, harus terlebih
dahulu memisahkan worksheet (group ) tersebut dengan cara klik kanan pada tabulasi
sheet yang menjadi anggota kelompok worksheet, pilih perintah Ungroup Sheet dari
shortcut menu yang ditampilkan.
3. Menambah worksheet baru
Prosedur yang digunakan adalah dengan memilih menu Insert > Worksheet, maka sebuah
worksheet baru akan ditampilkan.
4. Menghapus worksheet
Langkah-langkah menghapus worksheet yang sudah tidak dipakai dapat dengan jalan :
Klik tabulasi worksheet yang akan dihapus.
Klik kanan tabulasi tersebut hingga akan muncul menu shortcut, kemudian pilih perintah
Delete, maka worksheet akan terhapus.
5. Mengganti nama worksheet
Langkah-langkah mengganti nama worksheet adalah :
Klik tabulasi worksheet yang akan diganti namanya
Klik kanan tabulasi tersebut, hingga muncul menu shortcut, pilih Rename
Ketik nama worksheet yang dikehendaki
Tekan tombol Enter
F. Membuat Hubungan Data.
Membuat hubungan data dalam worksheet dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :
1. Cara pertama
Aktifkan alamat sel tujuan, kemudian ketik tanda sama dengan ( = )
Pindahkan alamat sel aktif ke lokasi data sumber.
Tekan tombol Enter, maka jika data pada sel sumber dirubah makadata pada sel tujuan
juga akan berubah.
2. Cara kedua ( untuk satu range sekaligus )
Pilih alamat range sumber
Jalankan menu Edit > Copy
Pindahkan alamat sel ke alamat sel tujuan
Pilih menu Edit > Paste Special
Pada kotak dialog Paste Special, klik tombol
Paste Link
(Kotak Dialog Paste Special )
G. Rumus
Kita dapat menghitung data menggunakan rumus, dalam setiap penulisan rumus selalu diawali
dengan tanda sama dengan ( = ), misalnya rumus penjumlahan 7 dengan 4 ditulis =7+4. Contoh
lain jika sel B5 berisi nilai 9 akan dikalikan dengan sel H7 berisi nilai 8 maka ditulis =B6*H7.
Kita dapat memanfaatkan operator matematika untuk membangun sebuah rumus. Dibawah ini
tabel urutan derajad pembacaan operator matematika :
Operator Arti Contoh Hasil
( )
^
SQRT
*
/
+
-
%
&
Mengelompokkan operasi matematik
Perpangkatan
Pengakaran
Perkalian
Pembagian
Penjumlahan
Pengurangan
Persen
Menggabungkan dua data teks
=(4-3)*6
=8^2
=SQRT(16)
=6*5+3
=42/6
=78+54
=67-9
=50*50*
="MTsN"&"Ngablak"
6
64
4
33
7
132
58
25
MTsNNgablak
Selain operasi matematik Excel juga menyediakan operator pembanding yang kita gunakan untuk
membentuk rumus.
Operator Arti Contoh
=
>
<
>=
<=
<>
Sama dengan
Lebih besar
Lebih kecil
Lebih besar atau sama dengan
Lebih kecil atau sama dengan
Tidak sama dengan
X1=X2
X1>X2
X1<X2
X1>=X2
X1<=X2
X1<>X2
Kita dapat membuat beberapa variasi rumus dalam Excel, mulai dengan yang sederhana sampai
dengan yang sangat kompleks. Adapun prosedur memasukkan rumus adalah :
Klik sel yang akan digunakan untuk menampung hasil perhitungan rumus
Ketik =(sama dengan), dan ketikkan rumus yang digunakan
Tekan tombol Enter
H. Fungsi
Microsoft Excel menyediakan fungsi-fungsi untuk membantu kita dalam menyelesaikan
pekerjaan dengan cepat dan akurat. Fungsi-fungsi dalam Excel dibedakan menjadi beberapa kategori
diantaranya adalah :
1. Fungsi Matematika dan Trigonometri
a. Fungsi ABS
Bentuk : =ABS(X)
Menentukan harga mutlak dari suatu numerik, misalnya =ABS(21) menghasilkan nilai 21,
=ABS(-30) menghasilkan nilai 30.
b. Fungsi COS
Bentuk : =COS(X)
Menentukan nilai cosinus x, dimana nilai x harus dalam bentuk Radian, misal =COS(1)
menghasilkan nilai 0.540302306
c. Fungsi COUNTIF
Bentuk : =COUNTIF(X,Y)
Menghitung jumlah sel yang memenuhi syarat atau kriteria, contoh seperti di bawah ini
d. Fungsi FACT
Bentuk : =FACT(X)
Menghasilkan suatu hasil perkalian faktorial suatu bilangan, misal =FACT(5) artinya
secara operasi matematik tertulis 1x2x3x4x5 sehingga menghasilkan nilai 120,
=FACT(4*2) menghasilkan nilai faktorial 8 sehingga nilai yang diperoleh 40320.
e. Fungsi LARGE.
Bentuk : =LARGE(range;x)
Untuk menentukan urutan nilai terbesar, misal =LARGE(A1:A25;3), artinya mencari
urutan kedua terbesar pada range A1 s.d A25.
f. Fungsi LOG
Bentuk =LOG(X,Y)
Menentukan nilai logaritma bilangan X dengan basis Y, misal =LOG(16,2) dalam operasi
matematik artinya 2log 16 sehingga nilai yang diperoleh adalah 4.
g. Fungsi SIN
Bentuk =SIN(X)
Menentukan nilai sinus x, dimana nilai x harus dalam bentuk Radian, misal =SIN(1)
menghasilkan nilai 0.841470985
h. Fungsi SMALL
Bentuk : =SMALL(range;x)
Untuk menentukan urutan nilai terbesar, misal =SMALL(A1:A25;3), artinya mencari
urutan kedua terkecil pada range A1 s.d A25.
i. Fungsi TAN
Bentuk =TAN(X)
Menentukan nilai tangen x, dimana nilai x harus dalam bentuk Radian, misal =TAN(1)
menghasilkan nilai 1.557407725
j. Fungsi ACOS, ASIN dan ATAN ( anticosinus, antisinus dan antitangen )
Bentuk dan penulisan sama dengan poin b, f dan g
2. Fungsi Sub Total
a. Fungsi AVERAGE
Bentuk : =AVERAGE(x1,x2,x3,...) atau =AVERAGE(range)
Menghasilkan nilai rata-rata sederetan bilangan atau pada range tertentu, misal
=AVERAGE(2,4,2,7,5) menghasilkan angka 4 atau =AVERAGE(B2:B25) artinya
menentukan rata-rata nilai pada range B2 sampai dengan B25.
b. Fungsi COUNT
Bentuk : =COUNT(range)
Menghitung jumlah sel yang berisi data angka, misal =COUNT(A1:A10), artinya jumlah
sel yang berisi angka pada range A1 sampai dengan A10.
c. Fungsi COUNTA
Bentuk : =COUNTA(range)
Menghitung jumlah sel yang berisi data tanpa memperhatikan tipe ( sel tidak kosong ),
misal =COUNTA(A1:A10) artinya menghitung jumlah sel yang berisi sembarang data
dari range A1 sampai dengan A10.
d. Fungsi MAX
Bentuk : =MAX(range)
Menentukan nilai terbesar dari serangkaian bilangan atau range tertentu, misal
=MAX(A1:A10) artinya menentukan bilangan terbesar yang terletak pada range A1
sampai dengan A10.
e. Fungsi MIN
Bentuk : =MIN(range)
Menentukan nilai terbesar dari serangkaian bilangan atau range tertentu, misal
=MIN(A1:A10) artinya menentukan bilangan terbesar yang terletak pada range A1
sampai dengan A10.
f. Fungsi STDEV
Bentuk : =STDEV(range)
Menentukan nilai deviasi standart pada range tertentu, misal =STDEV(A1:A10) artinya
menentukan deviasi standart suatu bilangan yang terletak pada range A1 sampai dengan
A10.
g. Fungsi SUM
Bentuk : =SUM(x1,x2,x3,...) atau =SUM(range)
Menentukan jumlah nilai bilangan dari serangkaian bilangan atau range tertentu, misal
=SUM(1,2,1,3,4,5) menghasilkan nilai 16 atau =SUM(A1:A10) artinya menentukan
jumlah nilai bilangan yang terletak pada range A1 sampai dengan A10
h. Fungsi SUMIF
Bentuk : =SUMIF(X,Y,Z)
Digunakan untuk menjumlahkan data yang memenuhi criteria tertentu dengan :
X : range yang akan diuji
Y : syarat atau kriteria
Z : range data yang akan dijumlahkan
contoh seperti dibawah ini :
i. Fungsi RANK
Bentuk : =RANK(X,Y,Z)
Menghasilkan nomor urut nilai dari suatu daftar nilai.
X : Nilai atau letak sel yang akan dicari nomor urutnya
Y : Sebuah array atau alamat sel yang berisi daftar nilai numerik
Z : Nilai yang menentukan bagaimana urutan bilangan dibentuk, jika Z = 0,
urutan secara Descending dan jika Z ≠ 0 urutan secara Ascending.
3. Fungsi Pembacaan Tabel
a. Fungsi VLOOKUP
Bentuk : VLOOKUP(kunci,range,offset)
Digunakan untuk mencari nilai dalam suatu kolom table atau untuk membaca table
vertical dengan mempergunakan kunci pembanding serta offset kolom yang menunjukkan
posisi data yang dibaca pada kolom tertentu.
Kunci : Berupa alamat sel yang digunakan sebagai kunci pembanding
Range : Range dari suatu table yang akan dibaca
Offset : nomor urut kolom yang digunakan sebagai fungsi pembaca pada
kolom data.
Keterangan :
Tabel yang dibaca harus mempunyai urutan ascending ( urutan data secara menaik )
Pada tabel hasil pembacaan ( LEMBAR PENILAIAN )
Sel J7 tempat kunci pembacaan tabel ( nomor urut siswa yang dituliskan )
Sel J8 nama siswa tertulis fungsi =VLOOKUP($J$7,$A$1:$J$7,2)
Sel K11 ( nilai MATEMATIKA ) tertulis =VLOOKUP($J$7,$A$1:$F$7,3)
Arti dari fungsi tersebut adalah :
$J$7 alamat sel pembacaan tabel
$A$1:$F$7 alamat atau range tabel yang dibaca
3 nomor urut kolom data yang dibaca pada table yang dibaca
b. Fungsi HLOOKUP
Bentuk : HLOOKUP(kunci,range,offset)
Digunakan untuk mencari nilai dalam suatu baris table atau untuk membaca table
horisontal dengan mempergunakan kunci pembanding serta offset baris yang
menunjukkan posisi data yang dibaca pada baris tertentu.
Kunci : Berupa alamat sel yang digunakan sebagai kunci pembanding
Range : Range dari suatu table yang akan dibaca
Offset : nomor urut baris yang digunakan sebagai fungsi pembaca pada
baris data.
Table yang
dibaca
Kunci
pembacaan
tabel
Tertulis =VLOOKUP($J$7,$A$1:$F$7,3)
Tabel yang
dibaca
Keterangan :
Tabel yang dibaca harus mempunyai urutan ascending ( urutan data secara menaik )
Pada tabel hasil pembacaan ( DAFTAR PEMESAN )
Sel C6 tempat kunci pembacaan tabel ( nomor urut barang/harga horisontal yang
dituliskan )
Sel C8 nama barang tertulis fungsi =HLOOKUP(C6;A1:G3;2)
Sel C10 harga per buah tertulis =HLOOKUP(C6;A1:G3;3)
Arti dari fungsi tersebut adalah :
C6 alamat sel pembacaan tabel
A1:G3 alamat atau range tabel yang dibaca
3 nomor urut baris data yang dibaca pada table yang dibaca
4. Fungsi Informasi
a. Fungsi COUNTBLANK
Bentuk : =COUNTBLANK(range)
Digunakan untuk menghitung jumlah sel yang kosong dalam sebuah range tertentu tanpa
memandang bentuk data yang dituliskan.
Contoh :
Fungsi tersebut menghasilkan angka 4 yang
Menunjukkan bahwa pada kolom (G) JUMLAH
terdapat 4 sel yang kosong
Tertulis
=COUNTBLANK(G3:G12)
MENCETAK LEMBAR KERJA
Dari informasi yang sudah kita olah maka kita akan menyajikan hasil olahan
tersebut kepada orang lain yaitu dalam bentuk laporan atau yang sejenis. Berikut ini cara
mencetak yang efisien dan bagaimana cara mengatur tata letak pencetakan.
A. fasilitas PRINT PREVIEW
Kita perlu memeriksa apakah baris dan kolom yang diperlukan untuk ditampilkan sudah tampil di
layar, margin sudah diatur dengan sesuai atau apakah data sudah termuat semua dalam kolom.
Kesemuanya itu dapat ditampilkan sesuai dengan hasil cetakan dengan fasilitas PRINT
PREVIEW.
Dari toolbar Standart tekan tombol Print Preview atau pilih perintah menu File > Print
Preview sehingga jendela Preview akan muncul seperti di bawah ini :
B. Mengatur Tata Letak Halaman
Untuk mengatur tata letak halaman gunakan perintah File > Page setup hingga muncul dialog sbb
:
1. Menenukan Orientasi Pencetakan
Pada tab Page terdapat kelompok Orientasi pencetakan Portrait untuk vertikan dan Lanscape
untuk horisontal. Gambar di bawah ini contoh tampilan orientasi Portrait dan Lanscape.
Untuk menutup
jendela preview
klik tombol close
Tampilan Orientasi Portrait Tampilan Orientasi Landscape
2. Menentukan Ukuran Kertas.
Untuk menentukan ukuran kertas dapat dilihat pada kotak Paper Size, klik ukuran kertas
sesuai yang dipakai.
3. Mengatur Margin.
Untuk mengatur margin atas, bawah, kiri dan kanan menggunakan kotak dialog Page Setup
pada Tab Margin seperti di bawah :
Hasil pencetakan secara default Hasil pencetakan centre
horisontal dan vertical
Klik salah satu
ukuran kertas
yang sesuai
Tentukan
margin kari,
kanan, atas dan
bawah
Mengatur letak
pencetakan pada
lembar kertas
C. Mempertahankan Pencetakan Kolom / Baris
Apabila kita mempunyai tabel yang lebar atau panjang, maka kita dapat mempertahankan
pencetakan judul kolom dan judul baris tabel, sehingga setiap lembar tabel yang dicetak
mempunyai judul yang sama atau dengan kata lain bahwa baris atau kolom yang kita
pertahankan pencetakannya akan selalu muncul pada setiap halaman hasil cetakan.
Adapun langkah-langkah yang dapat dipergunakan adalah :
Klik menubar File > Page Setup
Klik tabulasi Sheet
Dengan ketentuan pada tabulasi Sheet :
- Print Area digunakan untuk menentukan alamat range yang akan dicetak
- Rows to repeat at top digunakan menentukan range yang akan dipertahankan
pencetakannya pada bagian atas halaman.
- Coloumns to repeat at left digunakan untuk menentukan range yang akan
dipertahankan pencetakannya pada bagian kiri halaman cetak
Untuk menentukan range pada masing-masing ke tiga pilihan di atas, klik pada kotak teks
masing-masing pilihan tersebut kemudian pada bagian worksheet pilih alamat range yang
dikehendaki.
Klik OK
Contoh hasil repeat rows :
Hasil cetakan pertama Hasil cetakan kedua
Pada kedua hasil cetakan di atas tampak bahwa masing-masing mempunyai kepala baris yang
sama dengan nomor hasil cetakan berurutan.
D. Mencetak
Apabila proses penentuan ukuran kertas dan penentuan tata letak halaman telah selesai maka
proses pencetakan bias dilaksanakan. Untuk perntah pencetakan dapat mempergunakan :
Klik dan tentukan
area untuk repeat
rows
1. Mencetak semua lembar pada sheet yang sama
Perintah cetak dapat meng-klik Print pada toolbar Standart atau Klik File > Print > Ok
2. Mencetak sebagian halaman pada sheet yang sama.
Langkah-langkah :
> Klik File > Print
> Pada Print range Klik Page(s)
> Pada kotak From isi halaman awal
> Pada kotak To isi halaman akhir
> Klik OK
MENAMBAHKAN GRAFIK,
WORD ART DAN GAMBAR
A. Membuat Grafik
Grafik dibuat untuk memvisualisasikan data ke dalam bentuk gambar sehingga dapat lebih
mudah dan cepat terbaca dan lebih menarik perhatian. Dalam penyajian type grafik yang
dipilih dilihat dari data dan keperluan penyajian.
1. Membuat Grafik.
Untuk memperjelas langkah-langkah membuat sebuah grafik, data yang digunakan adalah data
hasil Ujian Nasional tahun 1995/1996 s.d 2004/2005 MTs Negeri Ngablak sebagai berikut :
a. Memilih data grafik.
Memilih data adalah langkah awal dari pembuatan grafik, adapun langkahnya adalah
siapkan data yang akan dimasukkan ke dalam grafik, pilih data tersebut dengangan cara
memblok. Pada contoh kasus ini blok sel A6 : D16 pada data ( lihat gambar di atas ),
hanya data yang akan ditampilkan yang kita blok.
b. Memilih type grafik.
Dari menu Insert, klik Chart atau klik tombol Chart Wizard dari toolbar Standart
sehingga dialog Chart Wizard akan ditampilkan.
Kotak dialog Chart Wizard
Pada kotak dialog Chart Wizard pilihlah type dan sub type grafik yang kita pilih,
misal untuk data hasil Ujian Nasional di atas kita memilih type grafik Column dan sub
type yang pertama kemudian klik tombol Next maka kotak dialog akan menampilkan
langkah selanjutnya.
Karena pada awal pembuatan grafik kita sudah memberi data range maka langkah
selanjutnya memberi data series, pada table data sudah tertulis data series adalah
TERTINGGI, RATA-RATA dan TERENDAH maka secara otomatis sudah terakses
seperti pada kotak dialog di atas. Kemudian klik Next maka akan muncul kotak dialog
di bawah ini :
Pada kotak Cart title isikan Judul Grafik, pada kotak category (X) axis isikan identitas
untuksumbu X dimana paga grafik ini tertulis " Tahun Pelajaran ", pada kotak Value
(Y) axis ditulis identitas sumbu Y, pada grafik ini sumbu Y beridentitas " Nilai ".
Kemudian klik tab lain disebelak kanan Titles sebagai identitas tambahan yang
diperlukan. Kemudian klik Next, maka akan muncul kotak dialog.
Kotak dialog di atas adalah untuk penempatan lokasi grafik, bila grafik akan
ditempatkan pada tempat yang baru klik As new sheet dan isi kotak isiannya. Jika
grafik akan ditempatkan pada lembar kerja yang sudah ada klik As obyect in dan pilih
pada kotak pilihan tempat yang dikehendaki, kemudian klik Finish. Maka pembuatan
grafik sudah selesai dan akan terlihat grafik hasil olahan seperti di bawah pada Preview
:
2. Menambah Word Art
Word Art ditambahkan pada lembar kerja dengan cara :
Klik tombol Insert Word Ard pada menu bar Drawing, hingga muncul menu :
Pilih bentuk Word Art yang diinginkan.
Klik Ok, hingga muncul kotak dialog :
Ketik text yang akan ditampilkan.
Klik OK
Klik
3. Menambah Gambar Pada Lembar kerja
a. Menambahkan gambar dari file gambar
Kita dapat menambahkan gambar pada lembar kerja sebagai ilistrasi di lembaran kerja.
Langkah-langkah menambahkan gambar pada lembaran kerja adalah sbb :
Dari menu insert , pilih Picture > From File hingga akan muncul kotak dialog :
Pilih file gambar yang akan digunakan
Klik tombol Insert, maka gambar yang kita pilih akan ditambahkan pada lembaran
kerja.
b. Membuat gambar dengan fasilitas Drawing.
Membuat gambar pada Excel di lembaran kerja dapat dilakukan dengan menggunakan
obyek-obyek yang tersedia pada tombol-tombol Drawing, seperti garis, kurva, persegi
panjang, lingkaran dan lain-lain. Masing-masing gambar dapat dipindahkan dan diatur
sendiri.
Klik tombol obyek yang akan dipindahkan, misal lingkaran
Tempatkan pointer mouse pada tempat obyek gambar ditempatkan, klik dan tahan,
tarik sampai ukuran obyek yang diinginkan
Klik disembarang tempat di luar obyek gambar
Apabila obyek gambar akan diberi text, dapat dilakukan dengan :
Klik kanan mouse pada obyek gambar
Pada menu menu yang muncul klik add Edit Text
Ketik text yang diinginkan kalau sudah selesai, klik diluar obyek gambar
Klik gambar yang
diinginkan lalu klik
tombol insert
top related