pengurusan gerko : pengurusan mesyuarat
Post on 08-Apr-2018
321 Views
Preview:
TRANSCRIPT
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
1/35
PENGURUSANPENGURUSAN
MESYUARAT (1)MESYUARAT (1)
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
2/35
Mesyuarat adalah perbincangan formaldi antara dua pihak atau lebih untukmencapai objektifbersama melalui proseskomunikasi.
Mesyuarat berbeza di antara satu denganyang lain mengikut keahlian, organisasidan objektifnya.
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
3/35
JenisJenis--Jenis MesyuaratJenis Mesyuarat
Mesyuarat Agung
Mesyuarat Tergempar Mesyuarat Luar Biasa
Mesyuarat Jawatankuasa
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
4/35
Mesyuarat Agung
Mesyuarat yang diadakan sekali setahun atau sekali
dalam dua tahun mengikut perlembagaan.
Mesyuarat ini dihadiri oleh semua ahli.
Laporan aktiviti, laporan kewangan akan
dibentangkan dalam mesyuarat ini untuk diluluskan
sebelum dihantar kepada Pendaftar Persatuan.
Dalam mesyuarat ini Pemilihan Ahli jawatankuasa
baru akan diadakan.
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
5/35
Mesyuarat Tergempar
Mesyuarat yang diadakan secara tergempar yang
membincangkan hanya satu agenda sahaja di mana
sesuatu keputusan perlu dibuat dengan segera.
Kehadiran untuk mesyuarat ini adalah berdasarkan
kepada perlembagaan.
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
6/35
Mesyuarat Luar Biasa
Mesyuarat yang diadakan untuk mendapatkan
persetujuan semua ahli persatuan dalam sesuatu
perkara.
atau
Isu yang perlu diselesaikan. Kehadiran untuk
mesyuarat ini adalah mengikut perlembagaan.
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
7/35
Mesyuarat AJK
Mesyuarat biasa yang diadakan oleh
persatuan untuk menggerakkan aktiviti
persatuan.
Adakalanya Mesyuarat Jawatankuasa
Pengelola diadakan untuk membincang,
merancang dan mengendalikan sesuatu
projek.
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
8/35
TINDAKAN PRA- MESYUARAT.
SEMASA MESYUARAT.
SELEPAS MENSYUARAT.
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
9/35
PERANAN-PERANAN
Pengerusi.
Setiausaha.
Ahli ku ulan
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
10/35
AWAL. SEMASA. AKHIR.
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
11/35
PADA AWAL MENSYUARAT.
Maklumkan
tujuan / objektifdan agenda
Maklumkan
tujuan / objektifdan agenda
Wujudkan suasana
yang sesuai danbaik
Wujudkan suasana
yang sesuai danbaik
Mulakan padawaktunya.Mulakan padawaktunya.
Datang awal,
sebelum waktumesyuarat bermula
Datang awal,
sebelum waktumesyuarat bermula
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
12/35
Galakkan
penyertaan
ekalkans asana
ar ni
eri kesi p lanari asa ke
asa
eri pel ang
sa a ratakepa a a li
Agen a
ibincang satpersat
awalperbincangan
SEMASA PERBINCANGAN.
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
13/35
Maklumkan tindakan
susulan yang perludiambil
Maklumkan tindakan
susulan yang perludiambil
Rumuskan
perkara utamayang dibincang
Rumuskan
perkara utamayang dibincang
Maklumkankeputusan yang
telah diambil
Maklumkankeputusan yang
telah diambil
Tetapkan tarikh, masa dantempat mesyuarat akan
datang
Tetapkan tarikh, masa dantempat mesyuarat akan
datang
AKHIR
MESYUARAT.
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
14/35
PERANAN SETIAUSAHA
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
15/35
sambungan
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
16/35
Selepas mesyuarat
Menyediakan draf minit ( 3 hari )
Meluluskan dan mengedarkan minit
( 1 minggu )
Susunan nama kehadiran ahli
Pelaksanaan keputusan mesyuarat / pengesahan
maklumbalas
Laporan maklumbalas oleh setiausaha
Mesyuarat post mortem
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
17/35
PERANAN AHLI/ANGGOTA
Sebelum mesyuarat - buat persiapan dan tiba
awal
Semasa mesyuarat - memberi sumbanganberkesan, mematuhi peraturan dan tatacara
Selepas mesyuarat - lapor kepada pihak
berkenaan mengenai apa yang dibincang dan
diputuskan, ambil tindakan atas keputusan danmaklumbalas kepada Urusetia.
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
18/35
Bersiri - pendek (2 - 3 jam)
Ad-hoc - mengambil masa bersesuaian dengan
isu/perkara
Memberi banyak maklumat
Keputusan dibuat dengan persetujuan terbanyak
Keputusan dibuat dengan tegas
Setiap keputusan diambil tindakan segera
MESYUARATBERKUALITI
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
19/35
Format Agenda Mesyuarat
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan minit mesyurat yang lalu.
3. Perkara-perkara berbangkit
4. Perkara-perkara baru untuk perbincangan
5. Pembentangan kertas-kertas kerja
6. Hal-hal lain
7. Penutup.
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
20/35
WHAT?
WHEN?
WHO?WHERE?
HOW?
WHY?
Prinsip
5W+1H
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
21/35
Prinsip 5W+1H
Mengapa perlu diadakan? (Why?)
Apakah objektif yang hendak dicapai?(What?)
Bilakah mesyuarat hendak diadakan?(When?)
Siapakah yang perlu dijemput?(Who?)
Dimanakah mesyuarat hendak diadakan?(Where?)
Bagaimana mesyuarat hendak dikendalikan?(How?)
Ini memerlukan perbincangan antara Pengerusi
dan Setiausaha.
MERANCANGMESYUARAT
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
22/35
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
23/35
Sesuai untuk perbincangan dankompromi bagi bilangan peserta
yang ramai.
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
24/35
Sesuai bagi peserta ramai dan perlukankawalan lebih ke atas ahli ahli
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
25/35
Sesuai apabila bilangan ahli terlalu ramai.Contohnya,mesyuaratAgung tahunan
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
26/35
Tatasusila Mesyuarat
1. Jangan tiba lewat
2. Elakkan gangguan telefon kecuali perkara
terpenting
3. Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa
kebenaran
4. Elakkan cara duduk yang tidak bersopan danmenunjukkan kurang minat
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
27/35
Tatasusila Mesyuarat
5. Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian
6. Memberi sumbangan
7. Memberi tumpuan supaya objektif mesyuarat
tercapai
8. Mencari perkara-perkara yang positif
9. Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
28/35
Minit Mesyuarat
- Setiap mesyuarat yang dikendalikan
mesti ada minitnya.
- Minit mesyuarat dicatat dan disediakan
oleh setiausaha mesyuarat serta
diedarkan kepada semua ahli sebelum
mesyuarat seterusnya agar tindakan-tindakan yang perlu, dapat diambil.
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
29/35
Merupakan laporan sesuatu mesyuarat
Satu dokumen rasmi mesyuarat
Mesti tepat, jelas dan kemas
Perkara yang perlu dalam menyediakanminit:-
i. Butiran: Nama mesyuarat/tajuk,
bilangan diadakan, tarikh, masa,
tempat.
ii. Senarai kehadiran
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
30/35
iii. Isi minit:-
a. Kehadiran ditulis mengkiut susunan:-Hadir
Turut hadir
Tidak hadir
iv. Kata-kata aluan pengerusiv. Pembentangan & pengesahan minit
vi. Perkara Berbangkit
vii. Agenda yang ditetapkan
viii. Hal-hal lainix. Ucapan penutup oleh pengerusi
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
31/35
Penulisannya hendaklah ringkas, tepat dan
padat
Ayat-ayat yang digunakan perlu menggambar kankeputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan ahli:-
Misalnya:-- Mesyuarat telah bersetuju menerima..Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa..
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
32/35
Dalam hal memerlukan tindakan nama orang
berkenaan, pangkat perlu dicatat.
Wak
tu ditangguhk
an me
syuar
at, per
lu catat dalamminit & guna ungkapan ditangguhkan.
Bahagian akhir/penutup mesyuarat, hendaklahdicatat nama dan jawatan penyedia minit.
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
33/35
MinitMesyuarat Ahli Jawatankuasa Kali Ke-2/2009
Persatuan Seni dan Budaya, Maktab Perguruan Perempuan Melayu
Tarikh : 27 Februari 2011
Masa : 2.45 petang
Tempat : Bilik Seri Kesom
Kehadiran: 1. Cik Syarifah Qaseh Mardiah bt Syed Idris Pengerusi
2. Cik Nurul Faizah bt Umar- Naib Pengerusi
3. Cik Asma bt Zainul Mukhtar- S/usaha
4. Cik Farhatul Alia bt Rosli
5. Cik Francisca a/p Peter
Turut hadir : En. Iskandar Zulkarnain Penasihat Persatuan Seni Fotografi
BilBil PerkaraPerkara TindakanTindakan
1.01.0
2.02.0
3.03.0
4.04.0
UcapanUcapan PengerusiPengerusi::
1.11.1MengucapkanMengucapkan terimaterima kasihkasih kepadakepada semuasemua ahliahli yangyang hadirhadir..
1.21.2MenerangkanMenerangkan tujuantujuan mesyuaratmesyuarat
MengesahkanMengesahkan MinitMinit YangYang lalulalu::
2.12.1 DisahkanDisahkan sebulatsebulat suarasuara
PerkaraPerkara berbangkitberbangkit::
3.13.1 PengerusiPengerusi menjelaskanmenjelaskan bahawabahawa kurrsuskurrsus fotografifotografi ditundaditunda padapada tarikhtarikh yangyang akanakan
ditetapkanditetapkan kemudiankemudian..
3.23.2 BayaranBayaran untukuntuk sesisesi photoshopphotoshop telahtelah dibayardibayar kepadakepada pengerusipengerusi kursuskursus tersebuttersebut padapada
bulanbulan macmac lalulalu
PenyataPenyata KewanganKewangan::
4.14.1 BakiBaki wangwang RM 250.00RM 250.00
4.24.2MinumanMinuman guruguru kelaskelas fotografifotografi mingguanmingguan selamaselama sebulanbelumsebulanbelum dijelaskandijelaskan lagilagi
UntukUntukmaklumanmakluman
BendahariBendahari
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
34/35
BilBil PerkaraPerkara TidakanTidakan
5.05.0
6.06.0
7.07.0
LaporanLaporan AktivitiAktiviti
5.15.1 KursusKursus basicbasic photografiphotografi yangyang dijalankandijalankan selamaselama semingguseminggu berjalanberjalandengandengan lancarlancar..
SemuaSemua pesertapeserta menunjukkanmenunjukkan minatminat yangyang mendalammendalam terhadapterhadap bidangbidangfotografifotografi
5.25.2 LawatanLawatan keke Istana SeriIstana Seri MenantiMenanti telahtelah memberimemberi pengalamanpengalaman yangyangbergunaberguna kepadakepada semuasemua pesertapeserta yangyang menyertaimenyertai lawatanlawatan tersebuttersebut.. LaporanLaporanhasilhasil lawatanlawatan sedangsedang disiapkandisiapkan untukuntuk didokumentasikandidokumentasikan..
AktivitiAktiviti BulanBulan AprilApril dandan MeiMei
6.16.1 SatuSatu SimposiumSimposium FotografiFotografi akanakan diadakandiadakan padapada 25 April25 April akanakan datangdatangdengandengan kerjasamakerjasama KelabKelab FotografiFotografiMalaysiaMalaysia
HalHal--halhal lainlain
7.17.1 PengersuiPengersui KebajikanKebajikan dimintadiminta merancangmerancang mejlismejlis jamuanjamuan perpisahanperpisahan untukuntukahliahli --ahliiahlii semester 7.semester 7.
MaklumanMakluman
MaklumanMakluman
PengerusiPengerusi JKJK BicaraBicara SeniSeni
PengerusiPengerusi JKJK KebajikanKebajikan
-
8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat
35/35
Mesyuarat ditangguhkan pada jam 3.15 petang.
Disediakan oleh: Disahkan oleh:
(FARHATUL ALIA BINTI ROSLI) (CIK SYARIFAH KASIH MARDIAH)
Setiausaha, Pengerusi,
Persatuan Seni Fotografi, Persatuan Seni Fotografi
IPG Kampus Daeng Anak Jugah. IPG Kampus Daeng Anak Juah
top related