pengenalan -...
Post on 08-Sep-2019
22 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 1
Menjadikan Alor Gajah Perbandaran Mampan
Ke arahTeknologi Hijau Menjelang 2020
Menyediakan perkhidmatan perbandaran yang cekap dan
berkualiti serta berteknologi hijau kepada
warga Alor Gajah
Alor Gajah Dinamik - Progresif - Holistik
a) LATAR BELAKANG MPAG
Majlis Daerah Alor Gajah telah dinaiktaraf kepada Majlis Perbandaran Alor Gajah
pada 1 Mei, 2003 semasa pentadbiran Ketua Menteri Melaka sekarang iaitu
Datuk Seri Utama Ir. Haji Idris bin Haji Haron selaku Yang Dipertua Majlis
Perbandaran Alor Gajah yang pertama ketika itu.
Kawasan operasi Majlis Perbandaran Alor Gajah adalah seluas 635.84 km
persegi di mana anggaran penduduk kawasan pentadbiran Majlis berjumlah
198,400 orang yang juga merupakan pelanggan kepada Majlis Perbandaran Alor
Gajah.
Sebagai sebuah Pihak Berkuasa Tempatan, Majlis Perbandaran Alor Gajah
bertanggungjawab untuk menyediakan perkhidmatan perbandaran serta
membangunkan kemudahan infrastruktur dan sosial bagi penduduk Alor Gajah
dengan memaksimumkan segala usaha untuk membangunkan daerah bagi
mencapai kemajuan dan kemakmuran.
i. VISI, MISI DAN SLOGAN
Bagi memastikan Majlis Perbandaran Alor Gajah memberi perkhidmatan
perbandaran yang terbaik kepada warganya dan membangun selaras dengan
pengisytiharan Melaka sebagai Negeri Maju, Majlis Perbandaran Alor Gajah
telah menetapkan visi, misi dan objektif seperti berikut:-
PENGENALAN
VISI
MISI
SLOGAN
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 2
ii. PENJAWATAN
MPAG mempunyai seramai 345 pegawai dan kakitangan yang terbahagi kepada
tiga (4) unit dan dua belas (12) jabatan seperti di Rajah 1.
Rajah 1- CARTA ORGANISASI
MAJLIS PERBANDARAN ALOR GAJAH
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 3
BIL. PERKHIDMATAN TEMPOH
1. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan tambahan dan ubah suai rumah teres
14 hari
2. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan tambahan kediaman dan bukan kediaman
14 hari
3. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan bangunan sesebuah
14 hari
4. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan bangunan perumahan / bangunan selain kediaman melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)
37 hari
5. Memproses dan membuat keputusan pelan bangunan industri / bengkel
37 hari
6. Memproses dan membuat keputusan permohonan Permit Sementara Bangunan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)
37 hari
7. Memberi ulasan permohonan perancangan pembangunan seperti permohonan tanah kerajaan, permohonan rumah sesebuah, pecah sempadan dan pecah bahagian
14 hari
8. Memproses dan membuat ulasan permohonan Kebenaran Merancang di peringkat J/K Pusat Setempat
14 hari
9. Memproses dan memberi ulasan permohonan Kebenaran Merancang di bawah subseksyen 124A dan 204D, Kanun Tanah Negara melalui Mesyuarat Jawatankuasa Pusat Setempat (OSC)
57 hari
10. Memberi perkhidmatan pengeluaran bil cukai taksiran 2 kali setahun
(15 Jan &15 Julai setiap tahun)
BIL. PERKHIDMATAN TEMPOH
11. Memproses permohonan pindah milik pegangan berkadar 14 hari
12. Pengeluaran surat tawaran sewa selepas keputusan temuduga gerai
21 hari
13. Memproses dan membuat keputusan permohonan lesen premis perniagaan
14 hari
14. Memproses dan membuat keputusan permohonan lesen premis perniagaan tidak berisiko
15 minit
15. Memproses dan membuat keputusan permohonan kelulusan pelan kejuruteraan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)
57 hari
16. Memproses dan membuat keputusan permohonan kelulusan pelan landskap melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)
57 hari
17. Memproses bayaran 10 hari
18. Memberi maklumbalas status aduan awam 14 hari
19. Pemotongan rumput dibawah seliaan MPAG 2 kali sebulan
iii. PIAGAM PELANGGAN
Bagi memperkasakan lagi sistem penyampaian perkhidmatan, piagam
pelanggan Majlis Perbandaran Alor Gajah telah dibentuk berteraskan
perkhidmatan terbaik kepada pelanggan-pelanggannya seperti di Rajah 2.
Rajah 2 - PIAGAM PELANGGAN MAJLIS PERBANDARAN ALOR GAJAH
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 4
PENGENALAN KUMPULAN GREEN HORIZON
Kumpulan Green Horizon diketuai oleh Encik Mohd Fuad Bin Musrik dan
dianggotai seramai lima (5) orang ahli kumpulan dan dibantu oleh seorang
setiausaha dan seorang fasilitator.
Semua ahli kumpulan ini terdiri daripada staf MPAG yang dikumpulkan daripada
beberapa jabatan yang terlibat dalam Kumpulan Inovatif Kreatif (KIK) diperingkat
MPAG.Kumpulan KIKditubuhkan bagi menggalakkan budaya inovasi dalam
persekitaran pekerjaan dan memupuk nilai kreativiti dalam melakukan tugasan
seharian. Kumpulan ini ditubuhkan pada 1 Jun 2015 dengan projek pertama
mereka iaitu Kiosk Borang yang bermula pada 12 Jun 2015.
Moto kumpulan ini adalah cekap, mesra dan dedikasi dengan berlandaskan
beberapa etika seperti:-
i. Berdisiplin
ii. Efisyen terhadap tugasan
iii. Sentiasa proaktif
iv. Berintegriti
v. Bekerjasama
vi. Jujur dan bertanggungjawab
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 5
PENGENALAN MENGENAI INOVASI
Inovasi yang dihasilkan adalahKiosk Borang Permohonan. Kiosk ini mula
dibangunkan pada Januari 2016 dan digunakan sepenuhnya pada Mac 2016
oleh Kaunter Khidmat Pelanggan MPAG.Kiosk ini telah dibangunkan
menggunakan kiosk lama yang telah diubahsuai dan dinaiktaraf dengan
menggunakan tenaga kerja dalaman sepenuhnya.
Tujuan Dilaksanakan:-
Kiosk Borang permohonan ini dibangunkan bagi mengatasi masalah tiada
kawalan yang dikenakan kepada pelanggan yang mengambil borang
permohonan di MPAG yang telah mengakibatkan berlakunya pembaziran
percetakan. Ia dapat mengatasi masalah pembaziran kos percetakan borang
dan pengambilan borang oleh pelanggan juga boleh dikawal.
Selain itu, kiosk ini juga mudah alih. Boleh ditempatkan di mana-mana lokasi
yang sesuai dengan penggunaan ruang yang sangat minimum.
Objektif Dilaksanakan:-
Objektif pembangunan kiosk ini adalah untuk mengawal kaedah pengambilan
borang oleh pelanggan supaya dapat mengelakkan pembaziran.Di samping itu
ia juga dapat memudahkan pelanggan untuk mengisi borang.
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 7
Ciri-ciri Inovasi:-
Kiosk Borang Permohonandapat membantu MPAG memantau jumlah
pengeluaran borang permohonan dengan lebih efektif dan sistematik.
Kelebihan dan keistimewaan Kiosk Borang Permohonanadalah seperti berikut:-
Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara in-house hasil daripada
perkongsian idea kreatif dan inovatif anggota Jabatan Teknologi
Maklumat bersama jabatan-jabatan dalaman lain di MPAG.
Penggunaan kos yang minimum dengan mengubahsuai kiosk lama.
Konsep layan diri yang mudah, cepat dan berkesan.
Penggunaan ruang yang minimum serta mudah alih.
Aplikasi yang mudah serta mesra pengguna.
Pencapaian data yang pantas dan tepat pada bila-bila masa.
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 8
Sebelum Kiosk Borang Permohonan dilaksanakan, pihak pelanggan boleh
mendapatkan borang di kaunter borang layan diri yang disediakan di lobi pejabat
MPAG.
Antara permasalahan yang dihadapi sebelum kiosk ini digunakan adalah:-
Tiada kakitangan yang mengawal pengambilan borang oleh pelanggan.
Rekaan sudut borang layan diri sudah tidak relevan.
Pengambilan borang boleh dibuat pada bila-bila masa dan tiada had bagi
pengambilan lebih dari satu borang.
Kos percetakan borang yang tinggi pada setiap tahun.
Kelebihan Kiosk Borang Permohonan:-
Penggunaan kos yang minimum dengan menggunakan kiosk sedia ada di MPAG
Konsep layan diri yang mudah, cepat dan berkesan
Menjimatkan ruang
Pencapaian data yang pantas
Aplikasi mesra pengguna
SEBELUM DAN SELEPAS
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 9
AGENSI / JABATAN
Berikut merupakan impak setelah perlaksanaan Kiosk Borang Permohonan
a. Meningkatkan imej MPAG atas ciptaan inovasi baru yang berimpak tinggi
b. Mengurangkan kadar aduan awam terhadap perkhidmatan borang
permohonan
c. Tiada lagi pembaziran kos kerana dapat mengelakkanpengambilan
borang secara tidak terkawal oleh pelanggan
d. Menjimatkan kos percetakan borang setiap tahun
IMPAK INOVASI
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 10
KREATIVITI
Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara in-house di mana iaadalahhasil
kreativiti dan usahasama anggota Jabatan Teknologi Maklumat dan semua
jabatan dalaman MPAG.
Terdapat banyak kemudahan yang terdapat di dalam kiosk borang yang dapat
membantu MPAG bagi memantau dan menguruspengeluaran borang. Dengan
adanya kiosk ini, kos percetakan borang dapat dijimatkan hampir 20%.
Antaramuka grafik dan kelebihan yang terdapat dalam kioskialah:-
Mempunyai ciri-ciri keselamatan dengan mempunyai log masuk dan log
Keluar
Senarai Menu yang user-friendly
ELEMEN INOVASI
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 12
TAHAP PELAKSANAAN
Inovasi yang dihasilkan adalah Kiosk Borang Permohonan.Kiosk ini mula
dibangunkan pada Januari 2016 dan digunakan sepenuhnya pada Mac 2016
oleh Kaunter Khidmat Pelanggan MPAG.
REPLICABILITY
Kiosk Borang permohonan boleh terus dilaksanakan dan berpotensi untuk
diperluaskan kepada semua agensi kerana berfungsi untuk memantaukaedah
pengambilan borang oleh pelanggan.
Pengubahsuaian boleh dibuat sendiri oleh agensi yang mempunyai pengetahuan
dalam pembangunan sistem aplikasi dan ianya tidak melibatkan kos.
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 13
EFISIEN (KECEKAPAN)
a) PENJIMATAN KOS
Dengan pelaksanaan inovasi ini, Majlis Perbandaran Alor Gajah telah dapat
menjimatkan kos dari segi pembelian sistem aplikasi.
KEPAKARAN LUAR KEPAKARAN AHLI KUMPULAN
Kos pembelian kiosk RM 5, 820.00 Kos pembelian
kiosk(Guna semula
kiosk sediada)
-
Kos pembangunan
perisian dan caj pasang
kiosk borang permohonan
RM 35,000.00 Peralatan
a) Monitor kiosk
b) Papan kekunci
-
RM 230.00
Kos memberi tunjuk ajar RM 5,000.00 Pembangunan perisian -
Faktor Manusia
a) Kerja lebih masa
RM 1,585.76
JUMLAH RM 45, 820.00 JUMLAH RM 1, 815.76
PENJIMATAN = RM 45, 820.00 – RM 1, 815.76 = RM 44, 004.24
RM 45, 820.00
RM 1, 815.76
RM 44, 004.24
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 14
b) TINGKATKAN PRODUKTIVITI
Dibangunkan secara dalaman menggunakan perisian PHP dan Java
dengan pangkalan data MySql.
Laporan dapat dikeluarkan dengan cepat dan tepat.
Tidak perlu melantik pembekal bagi mencetak borang.
SIGNIFIKAN
Pengenalan inovasi ini telah memberi impak dan faedah kepada
organisasi dan kakitangan seperti berikut:-
a) Produktiviti anggota dapat ditingkatkan
b) Mewujudkan budaya kerja yang lebih cekap
c) Tiada lagi pembaziran kos kerana dapat mengawal kaedah pengambilan borang
oleh pelanggan MPAG
d) Membangkitkan satu semangat kerjasama dan disiplin dalam menjalankan
tugas.
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 15
i) Kewangan
Bagi menggalakkan pemikiran dan penghasilan produk / perkhidmatan
yang berinovatif bagi pegawai dan kakitangan, pihak Majlis telah
memperuntukkan perbelanjaan sebanyak RM50,000.00 bagi tujuan
melaksanakan program-program berkaitan inovasi.
ii) Pengurusan Sumber Manusia
Pihak Majlis sentiasa memastikan setiap anggota Majlis mempunyai
kemahiran dan pengetahuan yang tinggi bagi memberikan perkhidmatan
yang berkualiti dan berinovasi dalam meningkatkan imej Majlis di mata
masyarakat. Kursus, taklimat dan bengkel berkaitan inovasi yang telah
dihadiri oleh pegawai-pegawai Majlis Perbandaran Alor Gajah pada tahun
2015 adalah seperti berikut:-
Kursus Pengenalan MS ISO 9001 : 2015 Bengkel Pengenalan EKSA
KOMITMEN
1.
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 16
Bil. Kursus Tarikh
1. Kursus Pengenalan Pelaksanaan EKSA 02.02.2016
2. Kursus Pengenalan dan Pemahaman Standard Baru
MS ISO 9001 : 2015
23 – 24.02.2016
3. Bengkel Pengenalan Pelaksanaan Konvensyen KIK
Siri 1/2016
04 – 05.04.2016
4. Kursus Kesedaran Amalan Hijau Pejabat 11.04.2016
5. Kursus Pengenalan Pelaksanaan EKSA 04.05.2016
6. Bengkel Pengenalan Pelaksanaan Konvensyen KIK
Siri 2/2016
18 – 19.05.2016
7. Bengkel Pengenalan Pelaksanaan Konvensyen KIK
Siri 3/2016
01 – 02.06.2016
8. Bengkel Semakan Pelan Strategik MPAG 2016 -
2020
22.07.2016
9. Kursus Paparan EKSA 10.08.2016
10. Bengkel Pelan Strategik MPAG 2016 - 2020 22.11.2016
iii) Insentif
Sebagai penghargaan kepada usaha penghasilan inovasi, pelbagai
insentif dan galakan diberi kepada warga kerja MPAG. Antaranya adalah
kemudahan lawatan penandarasan ke Jabatan / Agensi luar yang
mempunyai keistimewaan pengurusan kualiti, penyediaan sijil
penghargaan, serta insentif dalam bentuk wang tunai yang diberikan
kepada warga kerja yang memenangi pertandingan-pertandingan yang
dianjurkan secara dalaman. Di antara hadiah dalam bentuk wang tunai
adalah seperti berikut : -
Anugerah Inovasi Majlis Perbandaran Alor Gajah
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 17
Tempat pertama : RM500
Tempat kedua : RM400
Tempat ketiga : RM300
Tempat keempat : RM200
Tempat kelima : RM100
Bank Inovasi
Inovasi Terpilih : RM100
Zon EKSA Terbaik
Tempat pertama : RM500
Tempat kedua : RM400
Tempat ketiga : RM300
Workstation EKSA Terbaik
Tempat pertama : RM100
Tempat kedua : RM70
Tempat ketiga : RM50
Bilik EKSA Terbaik
Tempat pertama : RM100
Tempat kedua : RM70
Tempat ketiga : RM50
Tandas EKSA Terbaik
Tempat pertama : RM100
Tempat kedua : RM70
Tempat ketiga : RM50
Kreativiti & Go Green EKSA Terbaik
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 18
Tempat pertama : RM100
Tempat kedua : RM100
Tempat ketiga : RM100
Hadiah-Hadiah ini disampaikan semasa Majlis Makan Malam Tahunan MPAG dan
Perhimpunan Pagi bagi menggalakkan dan mempertingkatkan momentum untuk terus
berinovasi.
iv) Penghargaan
MPAG mengiktiraf setiap idea dan inovasi yang dihasilkan oleh
anggotanya dengan pemberian sijil penghargaan dan wang tunai,
keutamaan mengikuti lawatan penanda arasan ke agensi terbaik dan turut
menggalakkan Ketua Jabatan mengambilkira penilaian di dalam Laporan
Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) anggota serta penilaian anggota
terbaik bulanan.
v) Peralatan
Bagi memudahcara inovasi yang telah dihasilkan, MPAG tiada halangan
untuk menyediakan peralatan-peralatan yang diperlukan oleh pegawai
MPAG seperti pinjaman komputer riba, penggunaan kenderaan pejabat di
samping membenarkan pembelian peralatan berkaitan inovasi di bawah
peruntukan Jabatan / Unit masing-masing.
PENGIKTIRAFAN YANG DITERIMA MPAG
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 19
Pencapaian dan pengiktirafan yang diterima MPAG ke atas pelaksanaan serta
penghasilan daripada program-program inovasi adalah seperti berikut :-
Peringkat Antarabangsa
Penyertaan Pencapaian Tahun
Anugerah Green Apple Award For
Environment Best Practice
Bronze Winner
2014
Green World Awards 2015 National and
Regional Government
Gold Winner 2015
Peringkat Kebangsaan
Penyertaan Pencapaian Tahun
Konvensyen Team Excellent ICC
Peringkat Kebangsaan
Tahun 2014
(Kumpulan O2)
2 Bintang
2014
Konvensyen Team Excellent ICC
Peringkat Kebangsaan
Tahun 2015
(Kumpulan Green Touch)
Anugerah Emas
(3 Bintang)
2015
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 20
Penyertaan Pencapaian Tahun
Penganugerahan Malaysian Institute of
Planners (MIP) Planning Execellence
Awards 2014 bagi kategori Design
Excellence
Anugerah Khas
Melaka World
Volar Valley
(MWSV)
2014
Happy Community Award 2013
Tempat Pertama
(Kategori
Perbandaran)
2014
Anugerah Bandar Mampan Kategori
Perbandaran Tertinggi
Pertama
Tertinggi
2015
Peringkat Negeri
Penyertaan Pencapaian Tahun
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri
Melaka - Kategori ICT
(e-SPAN)
Tempat Ketiga 2014
Pertandingan Pejabat Terbaik Kerajaan
Negeri Melaka
Tahun 2013
Johan 2014
Konvensyen Team Excellent ICC Wilayah
Selatan Tahun 2014
Anugerah
Emas
2014
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 21
Penyertaan Pencapaian Tahun
Konvensyen Kumpulan Inovatif Dan
Kreatif (KIK) Peringkat Negeri Melaka
Tahun 2014 (Kumpulan O2)
Anugerah
Emas
2014
Konvensyen Kumpulan Inovatif Dan
Kreatif (KIK) Peringkat Negeri Melaka
Tahun 2014 (Kumpulan ANT)
Anugerah
Emas
2014
Penyertaan Pencapaian Tahun
Anugerah Inovasi Ketua Menteri Melaka
(Inovasi : Transformasi Bandar Melalui
Pendekatan Teknologi Hijau)
Johan 2015
Pejabat Terbaik Kerajaan Negeri Melaka Naib Johan 2015
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri
Melaka (Kategori ICT)
- e-Iklan
Tempat Ketiga 2015
Pertandingan Anugerah Hijau Negeri
Melaka Tahun 2015
Kategori Kerajaan
Tempat Ketiga 2015
Konvesyen Team Excellent (ICC)
Wilayah Selatan 2015
(Kumpulan Green Touch)
Anugerah Emas
2015
Konvesyen Team Excellent (ICC)
Wilayah Selatan 2015
(Kumpulan Authentic)
Anugerah Emas
2015
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 22
Penyertaan Pencapaian Tahun
Konvensyen Kumpulan Kreatif & Inovatif
(KIK) Peringkat Negeri Melaka Tahun
2015 (Kategori Teknikal)
Kumpulan Green Touch
Johan 2015
Konvensyen Kumpulan Kreatif & Inovatif
(KIK) Peringkat Negeri Melaka Tahun
2015 (Kategori Teknikal)
Kumpulan Aircondsave
Naib Johan 2015
Konvensyen Kumpulan Kreatif & Inovatif
(KIK) Peringkat Negeri Melaka Tahun
2015 (Kategori Pengurusan)
Kumpulan Authentic
Naib Johan 2015
Konvensyen Team Excellent (ICC)
Kebangsaan 2015
(Kumpulan Green Touch)
Emas (3
Bintang)
2015
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 23
PENYERTAAN
PENCAPAIAN TARIKH
TERIMA
Anugerah Hijau Negeri Melaka Tahun
2016
Ketiga 2016
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri
Melaka (Kategori ICT)
Johan 2016
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri
Melaka (Kategori Bukan ICT)
Tempat Kedua 2016
Konvensyen Kumpulan Kreatif & Inovatif
(KIK) Peringkat Negeri Melaka Tahun
2015 (Kategori Pengurusan)
Kumpulan Green Horizon
Naib Johan 2016
Sijil Penghargaan Anugerah Inovasi
Pihak Berkuasa Tempatan (AIPBT)
Tahun 2016
Calon Senarai
Pendek
(8 PBT)
2016
Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 24
1. Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara inhouse.
2. Sistem ini boleh dijadikan digunakan oleh mana-mana agensi .
3. Penjimatan kos kerajaan dari segi pembelian sistem aplikasi.
4. Dapat mengawal pengambilan borang oleh pihak pelanggan.
5. Borang akan di cetak sekiranya diperlukan oleh pelanggan.
6. Meningkatkan produktiviti kerja dan penambahbaikan proses kerja menggunakan
ICT.
KESIMPULAN
top related