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Die neuen Features
der Version 5.0
22. Dezember 2010
otris software AG
Königswall 21
D-44137 Dortmund
www.otris.de
www.privacyguard.de
2 privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0
privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0 3
Inhalt
VORWORT ......................................................................................................................... 5
1 OBERFLÄCHEN-DESIGN ................................................................................................. 6
1.1 PFAD-NAVIGATION ......................................................................................................... 6
1.2 INTERAKTION ................................................................................................................. 6
1.2.1 Querverweise ..................................................................................................... 6
1.2.2 Neuanlage/Editieren .......................................................................................... 6
1.3 BEGRIFFSÄNDERUNGEN ..................................................................................................... 7
1.4 E-LEARNING .................................................................................................................. 8
2 ANALYSE ...................................................................................................................... 9
2.1 INTERAKTIVE FORTSCHRITTSANZEIGE .................................................................................... 9
2.2 DIREKTVERSAND VON CHECKLISTEN ................................................................................... 10
2.3 ANTWORT-ASSISTENT .................................................................................................... 10
2.4 SOFORTBEWERTUNG ....................................................................................................... 11
2.5 SCHNELLKONTROLLE ...................................................................................................... 12
2.6 BEWERTUNG PER KLICK ................................................................................................... 13
2.7 VERFAHREN/UNTERNEHMENSPRÜFUNG KOPIEREN .................................................................. 13
2.8 DOKUMENTE IM VERFAHREN ............................................................................................ 14
2.9 VORABKONTROLLE ........................................................................................................ 15
2.10 TRANSFER IN DRITTSTAATEN ......................................................................................... 16
3 NEUERUNGEN/ERWEITERUNGEN .................................................................................. 17
3.1 PASSWORT-POLICY ....................................................................................................... 17
3.2 IMPORT: VERPFLICHTUNG DATENGEHEIMNIS ........................................................................ 18
3.3 ZENTRALE BESCHLÜSSE ................................................................................................... 18
3.4 AUDITERGEBNIS ............................................................................................................ 19
3.5 DRUCKVERSION DER CHECKLISTEN .................................................................................... 19
3.6 VORLAGEN: PERSONEN/DATEN ........................................................................................ 20
4 CLIENT/SERVER .......................................................................................................... 21
4.1 INI-EDITOR ................................................................................................................. 21
4.2 JOURNALISIERUNG ......................................................................................................... 21
4.3 WEB-VARIANTE ............................................................................................................ 22
4.3.1 Session-Countdown ........................................................................................ 22
4.3.2 Neu im Web ..................................................................................................... 22
5 AUSBLICK ................................................................................................................... 23
ABBILDUNGSVERZEICHNIS ................................................................................................ 24
4 privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0
privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0 5
Hinweis
Vorwort
Nach den umfangreichen Feature-Erweiterungen in den Vorgänger-
versionen erscheint die neue Version 5.0 der Datenschutz-
Management-Software privacyGUARD unter dem Motto „Schneller
ans Ziel“.
Das neue Oberflächen-Design bringt nicht nur mehr Farbe
ins Grau, sondern schafft mehr Übersichtlichkeit und
wiederkehrende Strukturen. Die Bedienung von
privacyGUARD wird damit um ein Vielfaches intuitiver.
Die Arbeitsprozesse – insbesondere im Analyse-Bereich –
wurden optimiert: Es wurden „Abkürzungen“ geschaffen, die
Ihren Bearbeitungsfortschritt erheblich beschleunigen.
Selbstverständlich bietet Ihnen privacyGUARD 5.0 auch
wieder einige Neuerungen bzw. Erweiterungen von
Bestandsfunktionen, so dass Sie mit weniger Klicks mehr
Möglichkeiten nutzen können.
Diese Broschüre gibt Ihnen einen kurzen Überblick über die neuen
Features und verweist auf die entsprechenden Passagen im
Handbuch, wo Sie die detaillierte Handhabung der Neuerungen
nachlesen können.
Die otris software AG wünscht Ihnen ein erfolgreiches Arbeiten mit
privacyGUARD 5.0!
Bei Fragen können Sie sich jederzeit gerne an das privacyGUARD-Team
wenden. Sie erreichen uns von Montag bis Freitag zwischen 9.00 Uhr
und 17.00 Uhr:
0231 / 95 80 69 – 0
0231 / 95 80 69 – 44
Alternativ können Sie uns jederzeit eine E-Mail schreiben oder das
Support-Formular in privacyGUARD („Hilfe Supportanfrage“)
verwenden:
privacyguard@otris.de
6 privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0
1 Oberflächen-Design
Bei der privacyGUARD-Oberfläche wurde gründlich der Kehrbesen
angesetzt: Lange Fließtextpassagen wurden durch tabellarische
Darstellungen abgelöst, Seiteninhalte wurden logisch aufgebaut,
Orangetöne lockern das Grau der Anwendung auf, vermehrte
Verweise zwischen den Übersichten sorgen für eine einfachere
Navigation und dank der neuen Pfadnavigation ist eine ständige
Orientierung gewährleistet.
1.1 Pfad-Navigation
Wo bin ich? Dank der neuen Pfadanzeige zu Beginn jeder
Übersichtsseite werden Sie sich diese Frage zukünftig nicht mehr
stellen müssen. Alternativ zum Menübaum können Sie sich bequem
über die Links in der Pfadanzeige durch das Programm bewegen.
Abb. 1.1: Die Pfadnavigation sorgt für Orientierung und Bewegungsfreiheit
Handbuch: Kapitel I, Abschnitt 4.6 (S. 17/18)
1.2 Interaktion
1.2.1 Querverweise
Überall, wo dies im Programm logisch möglich ist, sind jetzt die
Rubriküberschriften verlinkt. Wenn Sie beispielsweise auf der
Unternehmensübersicht auf die Rubrik „Anwender/Mitarbeiter“
klicken, gelangen Sie zur Listenansicht aller Anwender/Mitarbeiter
des Unternehmens.
Abb. 1.2: Verweis zur Anwenderübersicht
1.2.2 Neuanlage/Editieren
In den Übersichten finden Sie an vielen Stellen Bildsymbole, über
die Sie die Neuanlage eines Datensatzes der entsprechenden
Rubrik anstoßen können.
privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0 7
Abb. 1.3: Neuanlage eines Anwenders per Klick auf das Symbol (oben rechts)
Des Weiteren besitzt jede Detailseite ein Stift-Symbol , welches
den Dialog zum Bearbeiten des entsprechenden Datensatzes
öffnet.
1.3 Begriffsänderungen
Im Zuge der Neustrukturierungen wurde auch in der Begriffswelt
von privacyGUARD aufgeräumt. Die wichtigsten Änderungen sehen
Sie hier nachfolgend Überblick:
Menübaum
Der ehemalige Knoten „Administration“ wurde logisch neu
aufgeteilt in „Globale Daten“ und „Muster“.
Unternehmensweite Checklisten .
Der neue Begriff hierfür lautet „Unternehmensprüfungen“.
Die beiden Spezialfälle der Unternehmensprüfungen heißen
„Erstaufnahme“ und „Audit“.
Verantwortlicher
Da der Begriff „Verantwortlicher“ im Verfahren logisch
inkorrekt verwendet wurde, wurde dieser sachlich korrekt in
„Kontrolleur“ umbenannt.
Optimierungen
Entsprechend der zugehörigen Phase in der
Fortschrittsanzeige (siehe Abschnitt 2.1 „Interaktive
Fortschrittsanzeige“) wurde die „Maßnahmenübersicht“ in
„Optimierungen“ umbenannt.
Kritische Fragen .
Die Übersicht „Kritische Fragen“ hat auf Grund von
einheitlicher Terminologie nun die Bezeichnung „Offene
Mängel“ erhalten.
Formular
Der von der Bedeutung her eng gefasste Begriff „Formular“
wurde durch den weiter fassbaren Begriff „Dokument“
ersetzt. Im gleichen Zuge löst der „Dokumentenordner“ die
„Formular-Kategorie“ ab.
8 privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0
1.4 E-Learning
Im E-Learning-Bereich wurden einige Gestaltungsmöglichkeiten
hinzugefügt. Insbesondere wurde das Erstellen von
Navigationsfolien deutlich vereinfacht. Die Verwandtschaft von
Checklisten und den Multiple-Choice-Aufgaben beim E-Learning
wurde jetzt dadurch manifestiert, dass sich aus der Frage einer
Checkliste auf Knopfdruck eine Aufgabe für das E-Learning
erzeugen lässt.
Gänzlich neu ist die Möglichkeit, dass sich die Teilnehmer nach
erfolgreicher Bearbeitung eines Kurses auf Wunsch eine
Teilnahmebestätigung per E-Mail zusenden lassen können.
Außerdem wurde das Angebot an vorgefertigten E-Learning-
Kursen um einen Kurs zum allgemeinen Gleichstellungsgesetz
(AGG) erweitert.
Handbuch: Kapitel V (S. 141 ff.)
privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0 9
2 Analyse
Als Kernarbeitsbereich von privacyGUARD hat der Analyse-Bereich
die umfangreichste Optimierung erfahren. Neben kleineren
Neuerungen wurden insbesondere die bestehenden Funktionen
und Prozesse überarbeitet und praxisnäher gestaltet.
2.1 Interaktive Fortschrittsanzeige
Sowohl beim Verfahren als auch bei den Unternehmensprüfungen
zeigt Ihnen eine grafische Fortschrittsanzeige Ihren Bearbeitungs-
fortschritt an.
Abb. 2.1: Fortschrittsanzeige, aktuelle Phase: 3.a „optimieren“
Ein Verfahren/Eine Unternehmensprüfung besteht aus vier bis fünf
Phasen, wobei die Phase, in der Sie sich aktuell befinden, orange
hinterlegt ist. Per Klick auf die aktuelle Phase, starten Sie die in
dieser Phase mögliche Aktion.
Erstellen
Zuordnung der relevanten Checklisten durch den
Datenschutzbeauftragten. Per Klick auf die Phase öffnet sich
der Assistent zur Auswahl der Checklisten.
Analysieren
Beantworten der Fragen durch den Bearbeiter. Der
entsprechende Assistent für die sukzessive Beantwortung
öffnet sich per Klick auf die Phase.
Kontrollieren
Hier kann der Datenschutzbeauftragte die Kontrolle der
Antworten auf die Fragen starten.
Optimieren
Sofern im Zuge der Kontrolle Mängel aufgedeckt werden,
muss der Datenschutzbeauftragte Maßnahmen zu dessen
Behebung einleiten.
Abgeschlossen
Sobald das Verfahren/die Unternehmensprüfung vom
Datenschutzbeauftragten als „abgeschlossen“ gekenn-
zeichnet wird, sind keine weiteren Änderungen mehr
möglich.
Mittels des Pfeilsymbols können Sie das Verfahren/die
Unternehmensprüfung in die nächste Phase überführen.
10 privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0
Unter jeder Phase wird Ihnen eine zusätzliche Statusinformation
angezeigt, z.B. dass derzeit 19 von 25 beantwortet sind, 13 von 25
Antworten bewertet sind, 3 Mängel festgestellt wurden etc. Anhand
dieser Statusinformationen können Sie einfach ersehen, ob die
vorherige/n Phase/n vollständig abgearbeitet wurden oder ob Sie
nochmals im Bearbeitungsprozess zurück gehen müssen.
Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 13 (S. 82 ff.)
2.2 Direktversand von Checklisten
Bislang konnten Sie den Checklistenversand per E-Mail über die
Knotenpunkte „Analyse“, „Verfahren“ und „Unternehmens-
prüfungen“ anstoßen, wobei Sie die zu versendenden Verfahren/
Unternehmensprüfungen auswählen und einen Empfänger
festlegen mussten.
Der neue Direktversand von Checklisten erspart Ihnen einige
Handgriffe: In jedem Verfahren und jeder Unternehmensprüfung
finden Sie die Aktion „Checklisten versenden“. Als Empfänger wird
automatisch der Bearbeiter des Verfahrens/der Unternehmens-
prüfung vorbelegt.
Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 14.1.1 (S. 94)
2.3 Antwort-Assistent
Schon in Version 4.1 konnten Sie bei Fragen Verweise auf ein
Gesetz und/oder eine Internetquelle hinterlegen.
Abb. 2.2: Hinterlegung von Verweisen in einer Frage
Bei privacyGUARD 5.0 werden Ihnen die in der Frage hinterlegen
Verweise im Zuge der Beantwortung in der Form von Links
angezeigt. Klicken Sie auf den Gesetzesparagraphen, öffnet sich
privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0 11
ein kleines Informationsfenster mit dem Gesetzestext. Beim Klick
auf die Internetquelle öffnet sich die entsprechende Webseite in
Ihrem Browser.
Abb. 2.3: Antwort-Assistent: Aufruf der hinterlegten Verweise
Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 13.2 (S. 85 ff.)
2.4 Sofortbewertung
Mussten Sie bislang das Beantworten der Fragen und das Bewerten
der Antworten nacheinander durchführen, so können Sie bei
privacyGUARD 5.0 beides parallel erledigen.
Öffnen Sie hierzu einfach den Antwort-Assistent, indem Sie in der
Fortschrittsanzeige auf „analysieren“ klicken, und kreuzen Sie dort
die Option „Sofortbewertung“ an. Sie werden nun durch die Fragen
geleitet, wobei Sie neben den Antworten auch gleich die
Bewertungen eintragen können.
Bitte beachten Sie, dass das Einschalten der Sofortbewertung in der
Fortschrittsanzeige dadurch kenntlich gemacht wird, dass sowohl
die Phase „analysieren“ als auch „kontrollieren“ orange hinterlegt
sind.
12 privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0
Abb. 2.4: Sofortbewertung im Zuge der Beantwortung der Fragen
Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 13.2 (S. 85)
2.5 Schnellkontrolle
Um die herkömmliche Kontrolle zu beschleunigen, steht Ihnen jetzt
die Schnellkontrolle zur Verfügung. Sie dient dazu, eine initiale
Bewertung („OK“, „bedingt OK“ oder „nicht OK“) für alle Antworten
vorzunehmen, so dass Sie lediglich die von dieser Initialeinstellung
abweichenden Bewertungen noch manuell vornehmen müssen.
Abb. 2.5: Schnellkontrolle: Alle Antworten werden mit „OK“ bewertet
Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 13.3.1 (S. 88 f.)
privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0 13
2.6 Bewertung per Klick
Alternativ zur Kontrolle via Assistent können Sie die Bewertung der
Antworten nun auch ganz bequem per Klick in der Übersicht
vornehmen. Hinter den Antworten finden Sie eine interaktive
Ampelsymbolik, mit Hilfe der Sie die Bewertung der Antworten
vornehmen können.
Abb. 2.6: Bewertung per Klick mit Hilfe der Ampelsymbolik
Sobald Sie übrigens die Bewertung auf „bedingt OK“ oder „nicht OK“
setzen, erscheint in der Spalte „Maßnahmen“ ein Hammersymbol,
über das Sie den Assistent zur Erfassung einer Maßnahme starten.
Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 13.3 (S. 87/88)
2.7 Verfahren/Unternehmensprüfung kopieren
Um die Verfahrenspflege zu optimieren gab es bislang zwei Wege:
Muster-Verfahren
Sie können (z.B. aus einem bestehenden Verfahren) ein
Muster erzeugen, das unternehmensübergreifend bei der
Neuanlage von Verfahren benutzt werden kann. Die Felder
des Verfahrens sind nach der Übernahme des Musters
vorbelegt und die Checklisten sind zugeordnet, so dass Sie
lediglich Änderungen erfassen sowie die Fragen beantworten
und Antworten bewerten müssen.
Geltungsbereich
Beim Konzern-Modul haben Sie die Möglichkeit, über den
Geltungsbereich eines Verfahrens zu steuern, für welche
Gesellschaften es gilt. Der Vorteil ist hierbei, dass Sie zentral
einen Datensatz pflegen, der jedoch in den Verfahrensver-
zeichnissen aller ausgewählten Gesellschaften ausgewiesen
wird.
14 privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0
Als dritte Alternative können Sie mit privacyGUARD 5.0 komplette
Verfahren, bei Bedarf inklusive Beantwortung und Bewertung, auf
ein anderes Unternehmen kopieren. Die Option „Verfahren
kopieren“ steht Ihnen einerseits in der Übersicht des jeweiligen
Verfahrens in den „Aktionen“ zur Verfügung, andererseits können
Sie in Schritt eins bei der Neuanlage eines Verfahrens die Option
„Verfahren eines anderen Unternehmens kopieren“ wählen.
Abb. 2.7: Kopie des Verfahrens „Buchführung“ von ToastUp Muster GmbH
auf die ToastUp Muster Elektro GmbH
Im Assistent zur Erstellung der Kopie müssen Sie die notwendigen
Angaben zur Bearbeitung und Kontrolle des Verfahrens eintragen.
Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 12.1.3 (S. 69)
Die gleiche Kopierfunktion steht Ihnen auch bei den
Unternehmensprüfungen zur Verfügung.
Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 15.4 (S. 104)
2.8 Dokumente im Verfahren
Eine weitere Neuerung beim Verfahren ermöglicht Ihnen das
Beifügen von Dokumenten. Sie finden zum einen im
Verfahrensdialog ein Register „Dokumente“, zum anderen können
Sie das Verfahren im Baum aufklappen und erhalten einen
Unterordner „Dokumente“.
privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0 15
Hinweis
Bei jedem Dokument können Sie entscheiden, ob dieses für alle auf
das Verfahren zugriffsberechtigten Personen oder nur für
Datenschutzbeauftragte („Vertraulich“) sichtbar sein soll. Des
Weiteren können Sie ein Dokument für die Anzeige im Verfahrens-
verzeichnis freischalten. Selbstverständlich haben Sie im Report
selbst nochmals die grundsätzliche Möglichkeit, die Dokumente
ein- oder auszublenden (Parametereinstellung).
Abb. 2.8: Dokumente „Netzplan“ zum Verfahren „Garantieabwicklung“
Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 12.2.4 (S. 78)
2.9 Vorabkontrolle
Wenn Sie im Register „Details“ des Verfahrens den Haken für
„Vorabkontrolle“ setzen, erscheint ein zusätzliches Register
„Vorabkontrolle“. Bisher konnten Sie hier lediglich ein Kontroll-
ergebnis notieren.
In privacyGUARD 5.0 wurde die Funktionalität dahingehend
ausgebaut, dass Sie sukzessive mehrere Vorabkontrollen
durchführen können und somit eine Kontrollhistorie erhalten. Die
einzelnen Felder pro Vorabkontrolle haben sich nicht geändert.
Ihre bisherigen Eingaben bei der Vorabkontrolle werden beim Umstieg
auf privacyGUARD 5.0 automatisch migriert, d.h. aus Ihren
Texteingaben wird ein Datensatz „Vorabkontrolle“ erzeugt und in die
Tabelle eingefügt.
Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 12.2.5 (S. 78/79)
16 privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0
2.10 Transfer in Drittstaaten
Wie auch bei der Vorabkontrolle können Sie jetzt für jeden
stattfindenden oder geplanten Transfer in Drittstaaten einen
separaten Datensatz anlegen.
Abb. 2.9: Dokumentation von Transfers in Drittstaaten
Hierbei stehen Ihnen die bisherigen Textfelder „Drittland“,
„Empfänger“ sowie „Daten/-kategorien“ zur Verfügung, die Sie
wahlweise manuell oder über Assistenten füllen können. So können
Sie via Assistent beispielsweise auf die in den Vorlagen hinterlegte
Länderliste, die Personengruppen und Kontakte sowie die
Datenkategorien zurückgreifen. Die Assistenten öffnen Sie per
Klick auf das jeweilige Symbol.
Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 12.2.3 (S. 77/78)
privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0 17
Hinweis
3 Neuerungen/Erweiterungen
Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über diverse
Erweiterungen von privacyGUARDs Bestandsfunktionen, die Ihnen
entweder zusätzliche Möglichkeiten eröffnen oder einfach nur ein
paar Klicks ersparen. Mit der Passwort-Policy erhalten Sie auch eine
gänzlich neue Funktion.
3.1 Passwort-Policy
Diese Erweiterung ist ausschließlich in den Varianten privacyGUARD
Extended, C/S Extended und C/S Enterprise enthalten.
Sie können die voreingestellten Passwortregeln für die Kennwörter
der Anwender jetzt bei Bedarf ändern. Sie können hierbei Vorgaben
bezüglich der Mindestlänge, Verwendung von Buchstaben, Ziffern,
Sonderzeichen und Groß-/Kleinschreibung sowie einer Passwort-
Historie und der Verwendung von Namensbestandteilen treffen.
Abb. 3.1: Definition von Passwortregeln & Umgang mit neuen Anwendern
Bei den Client/Server-Anwendungen haben Sie jetzt neue
Möglichkeiten im Umgang mit der Neuanlage von Anwendern. Sie
können beispielsweise einstellen, dass neuen Benutzer eine
systemseitig generierte E-Mail mit dem Link zur Anmeldeseite
sowie einem Initialpasswort erhalten. Das initiale Passwort muss
selbstverständlich bei der Erstanmeldung an privacyGUARD
geändert werden.
Handbuch: Kapitel IX, Abschnitt 43.8 (S. 247 f.)
18 privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0
Hinweis
3.2 Import: Verpflichtung Datengeheimnis
Der CSV-Mitarbeiter-Import wurde dahingehend erweitert, dass Sie
jetzt auch gleichzeitig die Verpflichtung auf das Datengeheimnis
importierten können.
Tragen Sie die notwendigen Informationen (Datum der
Verpflichtung, Art sowie Datum und ggf. Bemerkungen zur
Belehrung) zunächst in die CSV-Datei ein. Im Import-Assistent
müssen Sie lediglich die entsprechende Option ankreuzen, die
Spaltenzuordnung vornehmen sowie die Vorlage auswählen, die
von den Verpflichteten unterzeichnet wurde.
Abb. 3.2: Import-Assistent mit zugehöriger CSV-Datei
Handbuch: Kapitel II, Abschnitt 9.3.1 (S. 48 f.)
3.3 Zentrale Beschlüsse
Diese Funktionalität steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie das
Konzern-Modul von privacyGUARD lizenziert haben.
In den Basis-Varianten von privacyGUARD können Sie Beschlüsse
ausschließlich für das aktuelle Unternehmen festlegen. Das
Konzern-Modul bietet Ihnen die Möglichkeit, zentrale Beschlüsse
für den Gesamtkonzern bzw. mehrere Konzerngesellschaften zu
erzeugen.
Legen Sie wie gewohnt bei einer beliebigen Gesellschaft einen
Beschluss an. In Schritt eins des Assistenten kreuzen Sie die Option
privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0 19
„Zentralen Beschluss anlegen“ an. Es erscheint eine zusätzliche
Seite im Assistent, auf der Sie die Gesellschaften auswählen, für die
der Beschluss gilt. Pro selektierter Gesellschaft wird nun ein
Datensatz „Beschluss“ erzeugt. Die Umsetzung des Beschlusses, die
bekanntlich mit Stellungnahmen dokumentiert wird, erfolgt separat
bei jeder Gesellschaft.
Handbuch: Kapitel IV, Abschnitt 17.1 (S. 116)
3.4 Auditergebnis
Bisher wurden bei der Auswertung von Audits nur bereits bewertete
Fragen berücksichtigt. Um eine korrektes Ergebnis und eine
aussagekräftige Historie zu erhalten, werden ab privacyGUARD 5.0
auch noch unbewertete Fragen mit in die Auswertung einbezogen,
so dass eine vierte Säule bei der Auswertung entsteht.
Abb. 3.3: Vierte Säule (grau) beim Auditergebnis
Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 15.3.1 (S. 101 ff.)
3.5 Druckversion der Checklisten
Trotz der unterschiedlichen, komfortablen Möglichkeiten,
Checklisten programmseitig zu bearbeiten (Assistent, Frage-
bogenversand per E-Mail, Formular in der Web-Oberfläche), ist in
manchen Fällen dennoch eine papierhafte Bearbeitung gewünscht.
Aus diesem Grunde steht Ihnen für die Checklisten im Muster-
20 privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0
Bereich nun eine Druckversion zur Verfügung, die ein angenehmes
papierhaftes Ausfüllen erlaubt.
Abb. 3.4: Druckfähige Version einer Checkliste (Muster-Bereich)
Handbuch: Kapitel III, Abschnitt 11.5 (S. 62 f.)
3.6 Vorlagen: Personen/Daten
Bislang konnten Sie Personengruppen wie auch Datenkategorien im
Vorlagenbereich hinterlegen. Jetzt haben Sie zusätzlich die
Möglichkeit, beides zu kombinieren. Die Personen/Daten-
Kombination reduziert Ihren Eingabeaufwand im Verfahren.
Abb. 3.5: Personen/Daten-Kombination im Vorlagenbereich
Handbuch: Kapitel IX, Abschnitt 44.4 (S. 252)
privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0 21
4 Client/Server
Einige Neuerungen und Änderungen betreffen ausschließlich die
Client/Server-Anwendungen von privacyGUARD, weshalb diese
gesammelt nachfolgend erläutert werden.
4.1 Ini-Editor
Der neue Ini-Editor (nur Windows) ermöglicht Ihnen, mittels einer
grafischen Oberfläche Konfigurationen am privacyGUARD Server
vorzunehmen. Alle möglichen Einstellungen sind im Ini-Editor
inklusive einer kurzen Erläuterung thematisch gruppiert. Beispiels-
weise können Sie den automatischen Start des Webservers
einstellen, die Anzahl der Fragen pro Seite (Analyse) vorgeben etc.
Handbuch: Kapitel XII, Abschnitt 52.7 (S. 288/289)
4.2 Journalisierung
Mit Hilfe der Journalisierung werden Änderungen an bestimmten
Elementen (Verfahren, Maßnahmen, Beschlüssen, Unternehmens-
prüfungen) und das Auftreten bestimmter Ereignisse (Freigaben,
Einlesen von Antworten usw.) protokolliert. Der Umfang der
protokollierten Informationen wurde stark erweitert.
Handbuch: Kapitel XII, Abschnitt 52.5 (S. 287)
22 privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0
Hinweis
4.3 Web-Variante
Die nachfolgenden beschriebenen Erweiterungen betreffen ausschließ-
lich die Variante privacyGUARD C/S Enterprise.
4.3.1 Session-Countdown
Web-Anwendungen mit Benutzer-Authentifizierung unterliegen
immer einem Timeout-Mechanismus, d.h. nach einiger Zeit der
Inaktivität wird der Benutzer automatisch angemeldet. Ab Version
5.0 zeigt privacyGUARD die verbleibende Zeit rechts oben am
Bildschirmrand an.
4.3.2 Neu im Web
Im Web-Client lassen sich jetzt Anwender/Benutzer sowie
Abteilungen und Niederlassungen anlegen.
In den Erfassungsdialogen ist die aus dem GUI-Client bekannte
Online-Hilfe integriert worden. An vielen Stellen stehen die
Hilfetexte in Form von Tooltips zur Verfügung. Die Tooltips
erscheinen, wenn Sie kurz mit dem Mauszeiger über einem Label
verweilen.
Bei Verfahren lassen sich auch die Detail-Informationen wie
Ergebnis der Vorabkontrolle, Zugriffsberechtigung, betroffene
Personengruppen/Datenkategorien sowie Weiterleitung in
Drittstaaten definieren.
Der Status des Verfahrens/der Unternehmensprüfung lässt sich
auch in der Web-Anwendung nun ändern (durch den DSB), d.h. ein
bereits beendetes Verfahren kann in einen vorigen Status versetzt
werden, ohne dass der GUI-Client bemüht werden muss.
Die Startseite der Web-Anwendung ist konfigurierbar. Die Startseite
der Web-Anwendung kann jetzt mit eigenen Links z.B. ins Intranet
ergänzt werden. Außerdem lassen sich die Bereiche Hilfe/Support
sowie der E-Learning-Bereich komplett ausblenden.
Das neue Design kommt natürlich auch in der Web-Anwendung
zum Tragen. Die deutlichste Verbesserung ist hier die zusätzliche
Navigationsmöglichkeit über die Überschriftenleiste auf jeder Seite.
privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0 23
5 Ausblick
Da wir auf Grund der umfassenden Design- und Workflow-
Überarbeitung den üblichen Release-Zyklus leider nicht einhalten
konnten, werden wir die nächste privacyGUARD-Version bereits im
Frühjahr 2011 veröffentlichen.
Zentrales Thema dieser Version 5.1 wird die Internationalisierung
sein. Im ersten Schritt wird die Web-Oberfläche von privacyGUARD
auf englisch erhältlich sein. Im gleichen Zuge können Sie bei Bedarf
auch das deutsche Wording anpassen (z.B. „Verfahren“ in
„Verarbeitung“ ändern).
Es gibt natürlich noch eine Reihe weiterer Wünsche, die wir von
privacyGUARD-Kunden erhalten haben. Diese werden baldmöglich
priorisiert und sukzessive in den kommenden Versionen
umgesetzt. Eines der nächsten Themen wird die Auftragsdaten-
verarbeitung sein. Genaue Informationen über die kommenden
privacyGUARD-Erweiterungen erhalten Sie in der nächsten „What’s
new“-Broschüre.
Gerne können Sie uns jederzeit Wünsche und Anregungen
bezüglich der Weiterentwicklung von privacyGUARD zukommen
lassen. Bitte richten Sie Ihre Ideen an privacyguard@otris.de,
Stichwort „privacyGUARD Feature-Wunsch“. Sie erhalten jeweils
kurzfristig ein Feedback von uns.
Wir freuen uns auf Ihre Anregungen und bedanken uns für die
bislang produktiven Ideen, die wir von unseren Kunden erhalten
haben!
Ihr privacyGUARD-Team der otris software AG
24 privacyGUARD – Die neuen Features der Version 5.0
Abbildungsverzeichnis
Abb. 1.1: Die Pfadnavigation sorgt für Orientierung und Bewegungsfreiheit ........................ 6
Abb. 1.2: Verweis zur Anwenderübersicht ............................................................................ 6
Abb. 1.2: Neuanlage eines Anwenders per Klick auf das Symbol (oben rechts) ..................... 7
Abb. 2.1: Fortschrittsanzeige, aktuelle Phase: 3.a „optimieren“ ............................................ 9
Abb. 2.2: Hinterlegung von Verweisen in einer Frage ......................................................... 10
Abb. 2.3: Antwort-Assistent: Aufruf der hinterlegten Verweise .......................................... 11
Abb. 2.4: Sofortbewertung im Zuge der Beantwortung der Fragen ..................................... 12
Abb. 2.5: Schnellkontrolle: Alle Antworten werden mit „OK“ bewertet ................................ 12
Abb. 2.6: Bewertung per Klick mit Hilfe der Ampelsymbolik ............................................... 13
Abb. 2.7: Kopie des Verfahrens „Buchführung“ von ToastUp Muster GmbH
auf die ToastUp Muster Elektro GmbH .................................................................. 14
Abb. 2.8: Dokumente „Netzplan“ zum Verfahren „Garantieabwicklung“ .............................. 15
Abb. 2.9: Dokumentation von Transfers in Drittstaaten ...................................................... 16
Abb. 3.1: Definition von Passwortregeln & Umgang mit neuen Anwendern ........................ 17
Abb. 3.1: Import-Assistent mit zugehöriger CSV-Datei ...................................................... 18
Abb. 3.2: Vierte Säule (grau) beim Auditergebnis ............................................................... 19
Abb. 3.3: Druckfähige Version einer Checkliste (Muster-Bereich) ....................................... 20
Abb. 3.4: Personen/Daten-Kombination im Vorlagenbereich ............................................. 20
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