monografia aplicacion de inventarios ciclicos
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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA “JUAN PABLO PÉREZ ALFONZO – IUTEPAL”
APLICACIÓN DE CONTEO CÍCLICO
TRABAJO DE COMPLEMENTO DE ÍNDICE ACADÉMICO
Realizado Por:Héctor Alvarado
Cédula: 22.556.155
Valencia, Julio 2012
ÍNDICE
Introducción…………………………………………………………………….. 2
Aplicación de Inventario Cíclicos………………………………………………. 3
Que son los inventarios………………………………………………………….. 3
Administración de inventarios…………………………………………………… 3
Los Conteos Cíclicos…………………………………………………………… 4
Método de Inventario Cíclico………………………………………………….. 5
Procedimiento General………………………………………………………….. 5
Etapas Generales del Inventario Cíclico………………………………………… 6
Ventajas del Inventario Cíclico………………………………………………….. 7
Técnicas………………………………………………………………………….. 7
Conclusión………………………………………………………………………. 11
Referencias……………………………………………………………………… 12
INTRODUCCIÓN
El manejo de inventarios es uno de los temas más recurrentes en las reuniones de
producción y manufactura por la alta importancia que representa el tener los
inventarios lo más exacto posible para poder contar con su disponibilidad al momento
de planear o planificar las estrategias de producción. Por ello se invierte tanto en
tecnología como en recurso humano para poder mantener la exactitud de inventario
en los niveles de clase mundial que no es otro que el 98%+ de exactitud.
Una de las grandes herramientas o técnicas que se han desarrollado para ello son
los inventario o conteo cíclico, los cuales monitorean con cierta periodicidad la
exactitud de los inventarios que puedan ser mas susceptibles a una diferencia bien sea
por su rotación de inventario, por su volumen, costo, o riesgo de extravió y/o robo
según sea el caso.
Por ello el enfoque de este informe es sobre el conteo cíclico y su relevancia para
el buen funcionamiento de la administración de inventario de diversas plantas.
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APLICACIÓN DE INVENTARIOS CÍCLICOS
Que son los inventarios
Inventario, una palabra que no es desconocida del todo, ha alcanzado una
notoriedad muy alta, se ha escuchado que se debe mantener niveles óptimos de
inventarios, pero ¿Qué es eso?; ¿Cuanto inventario se deber mantener? Si se
mantienen inventarios demasiado altos, el costo podría llevar a una empresa a tener
problemas de liquidez financiera, esto ocurre porque un inventario "congelado"
inmoviliza recursos que podrían ser mejor utilizados en funciones más productivas de
la organización. Además, el inventario "congelado" tiende a tornarse obsoleto, a
quedar fuera de uso y corre el riesgo de dañarse.
Por otro lado, si se mantiene un nivel insuficiente de inventario, podría no
atenderse a los clientes de forma satisfactoria, lo cual genera reclamaciones,
reducción de ganancias y perdida de mercado, al no afirmar la confiabilidad de los
clientes en la capacidad de reacción de la empresa, ante las fluctuaciones del
mercado.
El manejo de inventarios es un componente fundamental de la productividad. La
empresa de hoy tiene que ser productiva para sobrevivir y prosperar. En mercados
altamente competitivos, las empresas trabajan con inventarios cada vez más bajos y
con niveles de servicios cada vez más altos. Un ejemplo es el desarrollo del sistema
JUST IN TIME (Justo a Tiempo) en la industria automotriz.
Administración de inventarios.
Se entiende por Administración o Gestión de Inventarios, todo lo relativo al
control y manejo de las existencias de determinados bienes, en la cual se aplican
métodos y estrategias que pueden hacer rentable y productivo la tenencia de estos
bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de entradas y salidas de dichos
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productos. En la Gestión de Inventarios están involucradas tres (3) actividades
básicas a saber:
Determinación de las existencias: La cual se refiere a todos los procesos
necesarios para consolidar la información referente a las existencias físicas de los
productos a controlar incluyendo los procesos de:
o Toma física de inventarios
o Auditoria de Existencias
o Evaluación a los procedimientos de recepción y ventas (entradas y salidas)
o Conteos cíclicos
Análisis de inventarios: La cual está referida a todos los análisis estadísticos
que se realicen para establecer si las existencias que fueron previamente
determinadas son las que deberíamos tener en nuestra planta, es decir aplicar
aquello de que "nada sobra y nada falta", pensando siempre en la rentabilidad
que pueden producir estas existencias. Algunas metodologías aplicables para
lograr este fin son:
Los Conteos Cíclicos
Los conteos cíclicos son una técnica para levantar inventarios físicos en la cual se
cuenta el inventario con frecuencia en lugar de una o dos veces al año. La clave de un
buen conteo cíclico y, por tanto, de los registros exactos está en decidir que artículos
contaremos, y cuando y quién será el encargado de hacerlo.
En la actualidad casi todos los sistemas de inventarios están computarizados. Se
puede programar la computadora para que genere un aviso de conteo cíclico en los
casos siguientes:
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1. Cuando el registro muestra un saldo bajo o nulo de la mercancía en existencia. (es más fácil contar pocos artículos.)
2. Cuando el registro muestra un saldo positivo, pero anotó un pedido atrasado acumulado (lo cual indica una discrepancia).
3. Después de un nivel especificado de actividad.
4. Para señalar una revisión basada en la importancia del artículo (como en el sistema ABC).
El conteo cíclico dependerá del personal disponible. Algunas empresas programan
al personal regular de almacén para que cuente durante ratos de su jornada laboral
que no sean muy activos. Otras compañías contratan empresas privadas para que
acudan a contar el inventario.
Método de inventario cíclico.
El inventario cíclico es un método de inventario en el que el inventario se cuenta a
intervalos regulares durante el ejercicio. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del
indicador de inventario cíclico establecido en los materiales.
El inventario cíclico permite contar con más frecuencia los artículos de alta
rotación que los artículos obsoletos, por ejemplo.
Procedimiento general
En el registro maestro de materiales (datos de almacén), se marcan todos los
materiales que deben incluirse en el inventario cíclico, mediante un indicador de
inventario cíclico. El indicador de inventario cíclico se utiliza para agrupar los
materiales en diversas categorías de inventario cíclico (por ejemplo, A, B,C y D). En
cada categoría se definen los intervalos de tiempo del recuento de materiales.
Se pueden marcar los materiales del siguiente modo:
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Manualmente en el registro maestro de materiales (datos de almacén)
Automáticamente con el análisis ABC
Para realizar un análisis ABC, se debe utilizar alguna utilidad sistemática que
permita contemplar las posibles variables de selección de las políticas ABC que
pueda desarrollar la empresa como son: volumen del producto, costo del producto,
rotación de inventario entre otras. En dicho análisis, el sistema asigna los materiales a
las categorías individuales, según el consumo o las necesidades. También se puede
especificar si en el análisis sólo deben considerarse los materiales con indicador de
inventario cíclico, o bien deben considerarse todos los materiales. El indicador de
inventario cíclico puede actualizarse automáticamente mientras se ejecuta el análisis
ABC.
A través de estas aplicaciones sistemática se podrán emitir los respectivos
reportes que van a realizar la selección de forma automática de los ítem o
componentes a ser evaluados en su exactitud de inventario.
Etapas generales del inventario cíclico
El inventario cíclico de materiales está formado por las siguientes etapas:
Marca de materiales del inventario cíclico: Esta etapa sólo es necesaria si se
realiza un inventario cíclico por primera vez o si se desea actualizar los
indicadores de inventario cíclico. En el registro maestro de materiales (datos
de almacén), se actualiza el indicador de inventario cíclico de todos los
materiales a incluir en el inventario cíclico.
Se puede activar el indicador de uno de los siguientes modos:
Lo más importante de los conteos cíclicos es poder comparar, investigar y
arreglar las causas de variación entre los conteos cíclicos y el Kárdex u información
del sistema de inventarios (si existe).
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Ventajas del Inventario Cíclico
Elimina el cierre y la interrupción de la producción necesaria para los
inventarios físicos anuales.
Elimina los ajustes del inventario anual
Utiliza auditores profesionales para revisar el inventario con precisión
Permite identificar la causa de los errores y toma de decisión para remediarlos
Mantiene los registros de inventarios exactos.
Técnicas
La clave de un buen conteo cíclico y, por tanto, de los registros exactos está en
decidir que artículos contaremos, y cuando y quién será el encargado de hacerlo.
Los conteos cíclicos constituyen una técnica para levantar inventarios físicos en la
cual contamos el inventario con frecuencia en lugar de una o dos veces al año..
En la actualidad los sistemas de inventarios están computarizados. Se puede
programar la computadora para que genere un aviso de conteo cíclico en los casos
siguientes:
1. Cuando el registro muestra un saldo bajo o nulo de la mercancía en
existencia. (es más fácil contar pocos artículos.)
2. Cuando el registro muestra un saldo positivo, pero anotó un pedido atrasado
acumulado ( lo cual indica una discrepancia).
3. Después de un nivel especificado de actividad.
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4. Para señalar una revisión basada en la importancia del artículo (como en el
sistema ABC). Tal como en la tabla siguiente:
Uso Anual en Bs. Periodo entre Revisiones
Menos de 2500 180
250 a 3000 90
3000 a 10000 45
3000 o mas 30
El momento más fácil para contar las existencias es cuando no hay actividad en el
almacén o en la planta de producción. Esto significa los fines de semana o durante el
segundo o tercer turnos, cuando el local está menos activo. De no ser posible lo
anterior, se requerirá asentar y separar los bienes con más cuidado para contar el
inventario mientras la producción está en marcha y hay transacciones en proceso.
Una técnica de conteo es el conteo cíclico, su ventaja es facilitar el trabajo de
aquellos que administran los inventarios disminuyendo la cantidad de ítems a contar
diariamente priorizando por su costo y cantidad.
El principio de Paretto, el principio por el que opera el conteo cíclico el cual, dice
que aproximadamente el 80% de los efectos son causados por el 20% de las causas,
mientras que el 20% de los efectos son causados por el 80% de las causas.
En términos de ítems e inventario, por el principio de Pareto se puede decir que el
80% del valor del inventario, será aportado por el 20% de los ítems, es decir la mayor
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parte de lo que vale el inventario será debido a las cantidades en inventario de pocos
ítems.
El conteo cíclico dependerá del personal disponible. Algunas empresas programan
al personal regular de almacén para que cuente durante ratos de su jornada laboral
que no sean muy activos. Otras compañías contratan empresas privadas para que
acudan a contar el inventario. Otras empresas más usan contadores de tiempo
completo durante el ciclo y estos solo se encargan de contar el inventario y resolver
las diferencias con los registros. Si bien este último método parecería muy caro,
muchas empresas piensan que, de hecho, es menos caro que el molesto conteo anual
del inventario, que se realiza normalmente cuando la empresa cierra dos o tres
semanas por vacaciones anuales.
Ejemplo.
Se requiere definir, establecer el conteo cíclico basado en la clasificación de los
siguientes ítems. Los ítems en tres categorías: A, B y C, donde los ítems de categoría
A generan aproximadamente el 80% del costo del inventario y los ítems de las
categorías B y C generan el 20% restante. Se entiende por el valor del inventario a la
suma de los valores del inventario de cada ítem.
Este costo del inventario se calculó así.
Costo de Inventario = cantidad de artículos * Costo unitario
En la siguiente tabla se encontró la clasificación de los artículos
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Luego se le asignó el ciclo del conteo por categoría y así se calculó la cantidad de
ítems a contar por día.
Artículos por día = Artículos/(Ciclo en días)
Nivel A Realizar conteo semanal
Nivel B Realizar conteo cada 2 semanas
Nivel C Realizar conteo cada 3 semanas
10 Reglas para llevar a cabo en la administración de inventarios de manera óptima
1. Toda entrada y salida de inventario debe estar debidamente documentada.
2. Todo ítem debe estar debidamente codificado.
3. En cuanto sea posible, todos los ítems deben estar guardados en el mismo
lugar.
4. No recibir comisiones de un proveedor.
5. En cuanto sea posible, el lugar físico donde se realiza la recepción de
materiales debe ser diferente del lugar de las entregas.
6. Los ítems deben ser almacenadas en orden con respecto a su peso: los más
livianos arriba y los más pesados, abajo.
7. Ningún miembro del almacén se puede ir hasta que no se haya hecho un
conteo físico de los ítems que tuvieron movimiento ese día.
8. Cuando se hace el inventario físico debe ser contado por tres auditores
diferentes y se consignan los que tengan 2 lecturas iguales, de lo contrario un
cuarto auditor vuelve a contar delante de los otros tres.
9. En el punto más lejano del almacén debe haber un extintor (20 metros)
10. Los reportes de inventario deben estar como máximo tres días después del
cierre del periodo.
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CONCLUSIÓN
Cuando se refiere a la exactitud de inventarios, en realidad no se está refiriendo a
un índice que mide la exactitud de los registros de inventarios. Como ya se conoce, en
algunos casos, es distinta la cantidad en existencia que señalan los registros y la
existencia que en realidad físicamente se encuentra en almacén, esto derivado por
errores humanos cometidos tanto en el registro de las transacciones, como en el
manejo físico de los productos, entre otras causas.
Se ha visto que para determinar que tan bien se reflejan los registros la situación
real de las existencias, se utiliza la herramienta del conteo de inventario, llamado por
muchos como conteo cíclico o Inventario cíclico
Para determinar la exactitud de inventarios, no es más que dividir el número de
renglones que definimos como “renglones exactos” durante el proceso de conteo
cíclico entre la cantidad de renglones que se revisaron durante ese conteo,
multiplicado por cien Como puede observarse, existe un concepto que se denomina
“renglón exacto”, y este en un concepto arbitrario, ya que un renglón que se
denomina “exacto” durante el conteo cíclico, no es sólo un renglón en el que existe
total concordancia entre el valor del conteo y el registro de inventario, sino también
es aquel que se encuentra en un rango determinado que se denomina tolerancia.
En otras palabras, los renglones exactos son aquellos en los cuales su valor en
existencia real se encuentra dentro del rango dado de valores de registro. Este rango
es determinado por el grado o porcentaje de la tolerancia asignado a cada renglón.
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REFERENCIAS
Bibliográficas
Hudson, W. (1998), Manual del Ingeniero Industrial – 4ta Edición. McGRAW-HILL.
Impreso en México.
Schonberger, R. (1991), Manufactura de Categoría Mundial – Editorial Ltda.,
Impreso en Colombia.
Páginas Web.
Chiavenato, I. (2002): Gestión del talento humano. Bogotá. Edit. Prentice
Hall.
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