modelo do plano tic
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Autoria:O documento que se segue foi traduzido e adaptado do inglês, o autor, Mark Walker, é membro da SCIP, é uma organização sem fins lucrativos com sede em Brighton – UK, tem como lema a formação das pessoas através das tecnologias. O sector sem fins lucrativos é o seu alvo, em particular organizações de voluntários, e grupos de apoio comunitário mais do que os seus utilizadores em si.
Controlar a tecnologia
Introdução
Preparar um Plano TIC
As tecnologias da informação e comunicação (conhecidas por TIC) podem ser
usadas sob várias formas para nos ajudar a atingir as nossas metas e/ou
objectivos. Inclui várias tipos de tecnologias tais como, computadores, vídeos, a
Internet, correio electrónico, sítios web e mesmo telefones.
Muitas pessoas sentem-se pouco à vontade em trabalhar com tecnologias de que
necessitam, mas gostariam de ajudar na sua implementação e utilização. É
comum uma pessoa pensar que necessita de conhecimentos técnicos detalhados
antes de tomar decisões, e fica normalmente confuso acerca do que todos
podemos fazer, apenas porque não estão familiarizados com a tecnologia a usar.
Este Pano TIC pode ajudarmos a ultrapassar esse problema.
Quer estejamos a pensar em adquirir novos computadores, usar a Internet, criar
um endereço de correio electrónico ou a produzir um vídeo, é importante que
pensemos na tecnologia como uma ferramenta.
Ao utilizar um plano como este podemos ajudar toda a comunidade a juntar-se ao
processo – independentemente das suas capacidades técnicas – porque foca nas
necessidades pessoais em termos de TIC, nas necessidades da nossa comunidade
ou organização, em vez de focar apenas em tecnologia.
Como usá-loA estrutura de um Plano TIC é simples:
Onde nos encontramos agora?
Para onde desejamos ir?
O que devemos fazer para lá chegar? (O nosso plano TIC!)
O modelo formula questões para cada passo que permitem guiar o nosso
raciocínio e ajudamos a pensar em tudo. Mas como acontece com a maioria dos
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planos, cabe-lhe a si decidir o que pode ser útil, pelo que sinta-se livre para
alterar e adaptar à medida que for desenvolvendo o seu plano.
Pode achar que talvez não tenha capacidades ou experiência suficiente para
decidir o que implementar ou mesmo não entender alguns termos próprios das
tecnologias. Mas trabalhar neste plano o melhor que podemos dentro da
organização dá-nos oportunidade para pedir ajuda aos peritos e realmente focar
nas nossas necessidades.
Três passos para conceber um Plano TIC
Passo Um Onde nos encontramos agora?
Verificar: O que temos obtido até ao momento, em termos de:
Computadores e outros equipamentos;
Software
Dinheiro/orçamentos
Procedimentos, processos
Passo Dois Para onde desejamos ir?
O que nós queremos fazer e como é que os computadores nos podem ajudar?
Informação
- Quais são as necessidades da nossa organização
- O que a nossa comunidade necessita
Comunicações
- Como é que queremos comunicar com outros?
- Quem quer comunicar connosco?
Necessidades em termos de hardware e software
Necessidades de formação
Necessidades em termos de suporte técnico
Passo Três O que devemos fazer para lá chegar ?Planos específicos para curto, médio e longo prazo
Recursos informativos
Actividades de comunicação
Aquisição e actualização de hardware
Aquisição e actualização de software
Ligação à Internet
Formação da equipa de colaboradores
Suporte técnico
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Passo Um: Onde nos encontramos agora?
1.1 Pessoas
1.2 Os nossos recursos
1.3 As nossas competências
1.4 Antivírus, segurança e cópias de segurança
1.5 Protecção de Dados e questões legais
1.6 Planos existentes e desenvolvimentos
1.7 Outras questões
1.1 Pessoas Nome e funções desempenhados?
Grupo centralColaboradores ou voluntários
Gestores orçamentais:
Comissão de gestão:
Estratégia:
Planos:
A comunidade As pessoas com as quais o grupo trabalha
Outras pessoas chave
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1.2 Recursos O que temos? Quem são os responsáveis?
Orçamento total para este ano
Orçamento para as TIC este ano
O Hardware que possuímosComputadores, impressoras, máquinas fotográficas, etc.
Software que possuímosQue software temos?
Ligação à Internet? Que máquinas têm email / ligação à internet?
Site na Internet?
Rede Local?
Outros recursos
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1.3 As nossas competências
Quem possui as competências que necessitamos para determinado trabalho/papel?Existem competências adicionais que gostaríamos de ter?
Nome Requisitos para o desempenho desta competência?
Deseja mais formação?
Tem competências mas não são usadas na organização?
Utilização básica do computador
Processamento de texto
Utilização do correio electrónico
Pesquisa na Internet
Utilização da folha de cálculo
Utilização de bases de dados
Sistemas financeiros
Suporte técnico e suporte técnico e resolução de problemas
Publicação electrónica
Criação de sites Internet
Edição de fotografia e vídeo digital
Outras competênciasEspecificar mais
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1.4 Antivírus, segurança e cópias de segurança
Os sistemas existentes permitem manter os computadores em segurança?Quem é o responsável?
Software antivírus
Cópia de segurança
Sistemas de segurança, palavras-chave, etc
Outros (especificar +)
Procedimentos
1.5 Protecção de dados e questões legais
Conhecemos as nossas responsabilidades para com a Lei de Protecção de Dados Pessoais1 e como as observar?
Questões relacionadas com a protecção dos dados
Sistemas de protecção de dados
Sistemas de segurança dos equipamentos
Outras questões
1.6 Planos existentes e desenvolvimentos
1.7 Outras questões
1 Lei de Protecção de Dados Pessoais – Lei n.º 67/98, de 26 de Outubro
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Passo Dois: Compreender as nossas necessidades em termos de informação e de comunicação
2.1 Quais são as necessidades da nossa organização?
2.1.1 Informação financeira
2.1.2 Trabalho de equipa
2.1.3 Informações sobre financiamento
2.1.4 Concursos para financiamento
2.1.5 Desenvolvimento organizacional
2.1.6 Publicidade e informação acerca da nossa organização
2.1.7 Informação para monitorização
2.2 Quais são as necessidades de informação da nossa comunidade?
2.2.1 As necessidades de informação da nossa comunidade
2.2.2 Requisitos em termos de especialistas
2.2.2 Acesso à informação
2.3 O que estamos a fazer acerca da comunicação?
2.3.1 Comunicação com a comunidade
2.3.2 Comunicação com os financiadores
2.3.3 Comunicação com os divulgadores
2.3.4 Comunicação com os colaboradores e voluntários
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2.1 Quais são as necessidades da nossa organização
NECESSIDADESCOMENTÁRIOS - O QUE FUNCIONA BEM E O QUE NÃO FUNCIONA
2.1.1 Financeiras
Necessidade de gestão de contas, supervisão receitas e gastos, preparação de orçamentos para impor limites, etc. Podem ser necessárias competências em termos de software e outras mais específicas.
2.1.2 Ferramentas para trabalho em equipa/Comunicação
Como é que na nossa organização as pessoas trabalham em equipa?Estão todas no mesmo sítio?Que ferramentas usam e quais pensamos possam vir a necessitar para funcionar bem?
2.1.3 Informação de financiamento
Onde podemos encontrar informação acerca de possíveis financiamentos para as nossas actividades?
2.1.4 Concursos de financiamento
Como nos candidatamos a fundos? Temos documentos úteis disponíveis, tal como orçamentos, concursos anteriores, documentos acerca de políticas actuais, etc.
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2.1.5 Desenvolvimento organizacional
O que estamos a fazer com relação a dados legais em termos de políticas e desenvolvimento e posição da organização em relação a outras do mesmo tipo
2.1.6 Publicidade e informação acerca da organização
Como é que as pessoas encontram informação acerca do que fazemos? Como é que nos contactam?Isto inclui:
A nossa comunidadeclientes/utilizadores
Divulgadores de outras agências
Financiadores Os nossos
colaboradores e voluntários
2.1.7 Informação de monitorização
Que dados estatísticos e outras informações necessitamos obter acerca do trabalho que estamos a desenvolver?
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2.2 Quais são as necessidades de informação da nossa comunicação? NECESSIDADES COMENTÁRIOS/SOLUCÕES POSSÍVEIS
2.2.1 Necessidades de informação da nossa comunidade
Que informação necessita a comunidade com a qual trabalhamos?Que perguntas têm, para que os possamos ajudar?
Ex. Benefícios
2.2.2 Necessidades Especiais
Será que a nossa comunidade tem necessidades especiais para aceder à informação que estamos a disponibilizar? Como podemos responder a essas necessidades?
Ex. Literacia, línguas, horário, apoio a pessoas com deficiência
2.2.3 Aceso à informação
Como é que a nossa comunidade terá acesso à informação que disponibilizaremos?
ex. Desdobráveis, site Internet, correio electrónico, telefone, encontros, newsletter
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2.3 O que estamos a fazer com relação à comunicação?
NECESSIDADES COMENTÁRIOS/COMMENTÁRIOS/SOLUÇÕES POSSÍVEIS
2.3.1 Comunicação com a nossa comunidade
Quem são os beneficiários do nosso grupo, por ex, a nossa comunidade, os utilizadores dos nossos serviços?
O que querem conhecer acerca de nós?
O que queremos comunicar?
Como comunicamos?
2.3.2 Comunicação com as entidades de financiamento
Quem providencia fundos e outros recursos para suportar o nosso trabalho?O que é que querem saber de nós?
O que queremos comunicar-lhes?
Como é que comunicamos com eles?
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2.3.3 Comunicação com as pessoas responsáveis pela divulgação
Quem são as pessoas que comunicam a outros acerca do nosso grupo e os serviços que disponibilizamos?
O que é que eles querem saber acerca de nós?
O que é que nós lhes queremos comunicar?
Como comunicamos com eles?
2.3.4 Comunicação com e entre os nossos colaboradores e/ou voluntários
O que os nossos colaboradores e voluntários querem saber de nós?
Como é que comunicamos com eles?
Como comunicar com eles?
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Passo Três: O nosso Plano TIC
O que necessitamos de fazer e quando é que o iremos realizar?
3.1 Propostas detalhadas
3.1.1 O que iremos fazer acerca da informação
3.1.2 Um plano de comunicação
3.1.3 Aquisição e actualização de hardware
3.1.4 Aquisição e actualização de software
3.1.5 O que necessitamos acerca da internet
3.1.6 Formação de colaboradores e voluntários
3.1.7 Um plano para manutenção e suporte técnico
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3.1.1 O que fazer acerca da informação
Por exemplo:- Criar uma base de dados com todos os nossos contactos, ou- Publicar todos os nossos documentos úteis no nosso sítio pessoal, ou- Ordenar todas as nossas contas de sistema
O nosso objectivo
chave para o
próximo ano é…
Os nossos
objectivos
Actividades
necessárias para
atingir os objectivos
Quem está a liderar
este trabalho para a
organização?
Quem mais da
organização está
envolvido está
envolvido?
Quem está
envolvido fora da
organização?
Custos
Linha temporal
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Resultados
3.1.2 O nosso plano de comunicação
Por exemplo:
- Produzir uma newsletter para a nossa comunidade, ou- Enviar um email acerca dos nossos novos serviços a todas as
organizações chave da nossa comunidade local, ou- Actualizar os nossos panfletos publicitários
O nosso objectivo
chave para o
próximo ano é…
Os nossos
objectivos
Actividades
necessárias para
atingir os objectivos
Quem está a liderar
este trabalho para a
organização?
Quem mais da
organização está
envolvido está
envolvido?
Quem está
envolvido fora da
organização?
Custos
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Linha temporal
Resultados
3.1.3 Aquisições e actualizações de Hardware
Por exemplo:- Instalar uma rede, ou- Comprar um novo scanner, ou- Levantamento de fundos para aquisição de um computador para um espaço comum
O nosso objectivo
chave para o
próximo ano é…
Os nossos
objectivos
Actividades
necessárias para
atingir os objectivos
Quem está a liderar
este trabalho para a
organização?
Quem mais da
organização está
envolvido está
envolvido?
Quem está
envolvido fora da
organização?
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Custos
Linha temporal
Resultados
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3.1.4 Aquisição e actualização de Software
Aquisição e actualização de software- Obter novos pacotes com contas;- Actualizar para a última versão do software de produção pessoal – tipo Office, ou- Utilizar o Outlook como programa de correio electrónico
O nosso objectivo
chave para o
próximo ano é…
Os nossos
objectivos
Actividades
necessárias para
atingir os objectivos
Quem está a liderar
este trabalho para a
organização?
Quem mais da
organização está
envolvido está
envolvido?
Quem está
envolvido fora da
organização?
Custos
Linha temporal
Resultados
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3.1.5 Coisas que precisamos de fazer acerca da Internet
Por exemplo:- Actualizar a largura de banda da ligação à internet- Criar um endereço de correio electrónico para a organização, ou- Actualizar o site da organização relativo ao nosso grupo
O nosso objectivo
chave para o
próximo ano é…
Os nossos
objectivos
Actividades
necessárias para
atingir os objectivos
Quem está a liderar
este trabalho para a
organização?
Quem mais da
organização está
envolvido está
envolvido?
Quem está
envolvido fora da
organização?
Custos
Linha temporal
Resultados
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Plano de TIC, pág. 22 de 27
3.1.6 Formação dos colaboradores e dos voluntários
Por exemplo:- Aprender como gerir o seu site pessoal, ou- Formação em folha de cálculo para a equipa de gestão da escola/agrupamento, ou- Como fazer um mailling como a impressão em série do Microsoft Word
O nosso objectivo
chave para o
próximo ano é…
Os nossos
objectivos
Actividades
necessárias para
atingir os objectivos
Quem está a liderar
este trabalho para a
organização?
Quem mais da
organização está
envolvido está
envolvido?
Quem está
envolvido fora da
organização?
Custos
Linha temporal
Resultados
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Plano de TIC, pág. 24 de 27
3.1.7 O que estamos a fazer acerca da manutenção e do suporte técnico
Por exemplo:
- Encontrar um voluntário para actualizar e gerir o nosso sistema, ou- Rever os contratos actuais de manutenção informática e convidar outras empresas para apresentar novas propostas, ou- Formação para toda a equipa na resolução básica de problemas.
O nosso objectivo
chave para o
próximo ano é…
Os nossos
objectivos/meios
Actividades
necessárias para
alcançar estes
objectivos
Quem é que está a
liderar este
trabalho na
organização?
Quem mais está
envolvido da
organização?
Quem está
envolvido de fora
da organização?
Custos
Escala Temporal
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Resultados
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3.2 Resumo das Propostas
Este é um resumo de todas as propostas de acção descritas no item 3.1, qual é o custo envolvido e quando é que estarão terminadas.
Acção + pessoa Custo Associado
Data Limite
TOTAL
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