manual producciÓn de documentos. utilizaciÓnejemplo caracteristicas estilos

MANUAL PRODUCCIÓN

DE DOCUMENTOS

CARTAS

MEMORANDOS

CIRCULARES

ACTAS

CERTIFICADO

CONSTANCIA

CORREO ELECTRONICO

SOBRES

HOJA DE VIDA

UTILIZACIÓN EJE

MPLO

CARACTERISTICAS

ESTILOS

Es una comunicación que tiene carácter documental y utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc. Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales.

DEFINICIÓN:

UTILIZACIÓN

Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes.

Solucionar problemas que se presenten en una organización.

Desarrollar, tramitar o agilizar un asunto. Dar respuesta a una comunicación recibida. Reiterar una información, un requerimiento o

solicitud urgente. Solicitar detalles sobre un asunto determinado. Confirmar eventos ocurridos o pendientes. Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias. Convocar, felicitar o convocar. Hacer llamados de atención dentro de la

empresa.

ESTILOS

ESTILO BLOQUE EXTREMO

ESTILO BLOQUE ESTILO SEMIBLOQUE SANGRÍA

CARACTERÍSTICAS

La carta tiene como objetivo fundamental informar y persuadir a su destinatario, se recomienda tener en cuenta:

Tratar un solo tema por comunicación Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. Ser respetuoso y cortes. Redactar en primera persona del plural y usar el usted en

singular o plural. Tener un estilo gramatical natural, sencillo y continuo. Utilizar los manuales de cada organización normalizados Distribuir el texto según su extensión. 

ESTILO BLOQUE

ESTILO BLOQUE EXTREMO

ESTILO SANGRIA

EJEMPLO

ESTILOS

EJEMPLO

CARACTERISTICAS

CLASES

Es aquel escrito que se usa para intercambiar

información entre diferentes

departamentos de una empresa, con el

propósito de dar a conocer alguna recomendación,

indicación, instrucción, disposición, etc..

DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS

Utilizar formatos en los manuales de cada organización

Redactar un documento en forma clara, breve, directa y sencilla.

Distribuir el texto según su tamaño.

Tratar un solo tema por memorando

CLASES

ALTERNATIVA 1

ALTERNATIVA 2

ALTERNATIVA 3

ALTERNATIVA 1

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo (último separado por coma)

Remitente: Nombre y cargo, separados por coma.

Dos interlíneas entre Para y De.

Aquí se omite al final del texto el nombre del remitente y solo aparece la firma y no se traza ninguna línea.

EJEMPLO: PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora

DE: Astrith Martínez, Gerente General.

ASUNTO: Requerimiento nómina

ALTERNATIVA 2

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. (Este último separado por coma).

Remitente: Cargo y dependencia o cargo Dos interlíneas entre Para y De. En este caso, la firma del remitente aparece sobre el

nombre al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido

EJEMPLO: PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora DE: Administración General ASUNTO: Requerimiento nómina

ALTERNATIVA 3 

» Destinatario: Cargo y dependencia o cargo» Remitente: Cargo y dependencia o cargo» En este caso, la firma del remitente se coloca sobre el nombre al 

final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

 EJEMPLO:» PARA:        Jefe Costos y Finanzas                » DE:           Jefe Administración General» ASUNTO:   Requerimiento nómina

ESTILOS

ESTILO BLOQUE

ESTILO BLOQUE EXTREMO

ESTILO BLOQUE

ESTILO BLOQUE EXTREMO

MODELO

Es una comunicación

interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o

contenido, dirigida a varios destinatarios

con un interés común.

DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS

Tratar un tema especificoIniciar y finalizar la circular con cortesía

y respeto.Redactar de forma clara, precisa y

concisa.Utilizar formatos normalizados según la

organización.  

La circular general: va dirigida a un grupo específico.

La carta circular: va dirigida en forma personalizada.

CLASES

ESTILOS

BLOQUE EXTREMO

BLOQUE

ESTILO BLOQUE EXTREMO

ESTILO BLOQUE

MODELO

UTILIZACIÓN EJE

MPLO

CARACTERISTICAS

CLASES

Un acta es un documento cuyo

propósito es dejar constancia escrita de lo tratado en una reunión y de

los acuerdos alcanzados. La redacción del

acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la

reunión y la firma su presidente

DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS

Un acta siempre debe llevar el nombre del grupo que se reúne.

Escribir si el carácter de la reunión era ordinario o extraordinario.

En un acta se expresa lo tratado en la reunión.

El texto debe ser claro y conciso.

Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes se hace con el nombre completo.

Se utilizan como evidencia de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación específica.

UTILIZACIÓN

CLASES• Actas de comités.

• Actas de concejo municipal.

• Actas de reuniones administrativas.

Acta de levantamiento de cadáveres.

• Actas de asambleas.

• Actas de sociedades.

• Actas de junta directiva.

• Actas de consejos.

• Actas de eliminación de documentos.

• Actas de baja de inventarios.

Actas de entrega

MODELO

ESTILO

EJEMPLO

CARACTERISTICAS

CLASES

Es un documento en el cual una entidad o una persona debidamente autorizado acreditan un hecho, de tal manera que se garantiza la autenticidad.

DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS

Redactar de forma clara, precisa y concreta un documento.

Tener un escrito respetuoso y cortes.

Utilizar los formatos establecidos por cada organización

CLASES• Certificado de asistencia.• Certificado de participación y

organización en un curso.• Certificado de resultados

académicos.• Certificado de docencia en curso o

seminario• Certificado que acredite

la experiencia profesional.• Certificado de conocimientos de

lenguas extranjeras.• Certificado de actividad académica

o extraacadémica.• Certificado de estado físico y/o

mental.

ESTILO

BLOQUE

ESTILO BLOQUE

MODELO

ESTILO

EJEMPLO

CARACTERISTICAS

La constancia será cualquier

documento escrito de carácter

probatorio en el cual se deje asentado la

concreción de algún hecho en particular; no

requiere solemnidad y

puede ser personal.

DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS

Emplear un estilo natural y sencillo.

Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

Expedir siempre en original

ESTILO

BLOQUE EXTREMO

ESTILO BLOQUE

MODELO

ESTILO

MODELOS

CARACTERISTICAS

CLASES

Tiene como propósito

ser la cubierta de

los documentos

, para su entrega o

envío.

DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS

Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la papelería de la organización.

El sobre debe tener impreso el membrete de la organización.

Para los sobres grandes es recomendable tener en cuenta las zonas.

Se sugiere que el tamaño del sobre para envío de anexos perita guardarlos sin dobleces.

La impresión de los datos del remitente y del destinatario pueden hacerse en sentido vertical u horizontal.

Al utilizar etiqueta, esta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre.

CLASESSegún su uso los

sobres se clasifican

en:

• Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla.

• Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla.

• Sobre para tarjeta • Sobre de manila.

Según con su destino

se clasifican

en:

• Local.• Nacional.• Internacional.

MODELOS

Modelo 1

Se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para su uso exclusivo de la oficina de correos

Modelo 2

Se caracteriza por tener dos zonas: la zona 1 donde se imprimen los datos del remitente y la zona 2 para los sellos de la oficina de correos.

ESTILOS

DISTRIBUCIÓN DE ZONAS

DISTRIBUCIÓN DE DATOS DEL SOBRE EN TERCIOS

RECOMENDACIONES

MODELOSCARA

CTERISTICAS

PARTES

Es un servicio de red que permite a los usuarios

enviar y recibir mensajes y

archivos rápidamente

(también denominados

mensajes electrónicos o

cartas electrónicas)

mediante sistemas de

comunicación electrónicos.

DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS

Tratar un solo tema por correo

Redactar en forma clara, precisa y concreta.

Usar un lenguaje respetuoso y cortes

Distribuir el texto de acuerdo con su extensión

RECOMENDACIONES

No utilizar el

correo para

resolver temas

complejos.

Se recomien

da no participar

en cadena

de mensajes

.

Utilizar letra

mayúscula en casos

necesarios.

Identificar

claramente a

quien se la va a

enviar el mensaje

Se recomienda no enviar copias de

correo electrónico

a otras personas

indeterminadas

Ser breve

Se recomiend

a no adjuntar archivos con virus o con un tamaño

que después

no se pueda

descargar.

No utilizar

formatos o códigos propios de los

mensajes

PARTES

Encabezamiento: para, de, asunto

Cuerpo del texto: se recomienda que el saludo y la despedida sea como una carta normal.

Escribir el mensaje teniendo en cuenta las tildes, mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otras.

Se aconseja incorporar una firma al final del mensaje, también puede incluir el cargo, la organización, el departamento, el teléfono y la extensión.

CARACTERÍSTICAS

ESTILO

MODELOS

PARTES

Es la relación de los datos

personales, la información

laboral, académica y la experiencia y

competencias de una persona.

DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS

Se recomienda que cada organización establezca los datos necesarios de acuerdo con la particularidad del perfil y operación de la persona, como un formato o formulario, el cual puede conservarse en forma física o digital.

Para su presentación se aconseja que la información sea clara, precisa, y veraz.

PARTES

Información académica

Experiencia LaboralIdentificación del documentoDatos básicosNombre.

Investigaciones,

publicaciones y

distinciones o premios

ESTILO

MODELO