manual inventario saude legal 2011

INVENTÁRIO SAÚDE LEGAL 2011

Superintendência de Gestão Belmiro Gustavo Ribeiro

Diretoria de Logística e Patrimônio

Itacy Rita Pires Rocha

Secretaria de Estado de Saúde de Minas Gerais

1 – Introdução

CONTROLE DO PATRIMÔNIO NO SIAD E SUA CONTABILIZAÇÃO NO SIAFI-MG

“PRESTAÇÃO DE CONTAS

MATERIAL PERMANENTE ”

ORIENTAÇÕES

Obrigação das Unidades Executoras – U.E

Encaminhar mensalmente à DLP a prestação de contas de material

permanente e de consumo e medicamentos, para consolidação e

encaminhamento à DFC/SPF

Cada unidade administrativa é responsável

pela guarda, conservação, inventário e

movimentação dos bens permanentes(SIAD).

Irregularidades - Sindicância e Tomada de

Contas Especial, perante a SES e Tribunal

de Contas.

SIAD x SIAF – Irregularidades – Saldos diferentes - Sindicância - Tomada de Contas

Especial

Movimentação

no SIAD

Bens Permanentes

Contabilização

no SIAFI

Controle Patrimonial O SIAD disponibiliza mecanismo de controle da movimentação de Bens

Permanentes.

Um deles é o Relatório de Movimentação por Período.

Anexo I

Passos para emissão dos relatórios de movimentação

por período.

Nesta opção o SIAD emitirá um relatório onde aparecerá nº documento e patrimônios

relacionados com os respectivos valores.

Nesta opção aparecerá somente o

nº do documento, seu valor e

quantidade de itens.

Informe a Unidade

Origem para visualizar

as saídas de bens

Informe Unidade

Destino para visualizar

as entradas de bens

Informar todas as unidades

administrativas vinculadas

à unidade contábil

Acerto da Carga Patrimonial

Equilíbrio dos Saldos

SIAFI X SIAD

Relatórios necessários:

• Carga patrimonial emitida no SIAD por U.E

e U.O., data base último dia útil do mês por

elemento/item da despesa 52;

• Carga patrimonial emitida no SIAD por

elemento/item da despesa 52.

Ações a serem realizadas:

Passo 01 - deverá ser emitida Carga Patrimonial no SIAD, por Elemento/Item da Despesa;

Utilizem a unidade contábil para que figure todos os bens

inclusive das unidades vinculadas.

PASSOS PARA EMISSÃO DA CARGA PATRIMONIAL POR ELEMENTO/ITEM

DA DESPESA 52 - SIAD

Para subsidiar o acerto da carga patrimonial da unidade.

Informe a sua unidade

administrativa

Informar todos os elementos/itens

da despesa em que houver saldo.

Confirmar para gerar o relatório.

• Passo 02

Solicitar à DLP por meio do endereço eletrônico

inventariolegal@saude.mg.gov.br o relatório de

bens, por elemento/item da despesa.

• Passo 03

De posse dos dois relatórios, fazer o confronto

dos itens, pelo nº do patrimônio, em qual

elemento/item está localizado no SIAD.

Passo 04

Identificados os itens, verificar se os valores

estão corretos, e fazer também o confronto de

valores para identificar possíveis divergências e

lançamentos em itens da despesa divergentes.

Passo 05

Identificados os valores corretos de cada

elemento/item da despesa, façam a consulta

à conta contábil 1.4.2.01.01.00.00 (SIAFI), por

U.E. e U.O. (4291 e 1321), compare seus valores

e registre os lançamentos que forem

necessários.

Nesse momento, a Unidade deve evitar

transferências de bens para outras unidades. Se por acaso receber bens,

estes devem ser confirmados no SIAD e verificar se foi efetuada a transferência

no SIAFI.

Prestação de Contas

Elaboração

Data de envio e destinação Os relatórios deverão ser enviados até o 5º dia

útil do mês subsequente ao de referência para o e-mail inventariolegal@saude.mg.gov.br.

Até o 5º dia útil do mês subsequente ao de referência deverão ser enviados via malote,

para DLP, siprados e capeado por memorando.

Emissão dos Relatórios Mensais de Bens Móveis

• Relatório Mensal dos Bens Móveis por Unidade Executora/Unidade Orçamentária – (4291 e 1321)- Anexo I

• Relatório Mensal dos Bens Móveis por Unidade Executora/Unidade Orçamentária (4291 e 1321) – Anexo II

Emissão do Resumo por Elemento/Item da Despesa 52

Contém informações atuais

da Unidade Executora.

Inclusive bens em trânsito e

bens em implantação

Contém informações por

Órgão, neste caso a SES

Contém informações

sobre a movimentação

de bens (entradas e

Saídas) do Período

informado.

Modelo Resumo por Elemento/Item da Despesa 52 opção Consolidado

ORGAO: XXXXX/SES

UNIDADE CONTABIL: 1320XXXX

Modelo Resumo por Elemento/Item da despesa 52 - opção por período

Demonstrativo Bens próprios efetivamente movimentados

ORGAO: XXXXX/SES

UNIDADE CONTABIL: 1320XXXX

Modelo - Resumo por elemento/item da despesa 52 – opção por período

Demonstrativo de Bens em trânsito

ORGAO: XXXXX/SES

UNIDADE CONTABIL: 1320XXXX

Caso a unidade deixe de emitir o relatório “Resumo Elemento Item Despesa 52” no

último dia útil do mês, ao final do expediente, deve-se preencher o

Relatório Mensal de Bens Móveis por Unidade Executora - Modelo II

ANEXO II

Passos para emissão do

Relatório de Bens em

Implantação

Necessário para compor a Prestação de Contas quando

utilizado o Modelo II do Relatório Mensal

O Relatório será

impresso

O Relatório é enviado para o site da

PRODEMGE.

Relatório On line

Relatório via WEB

Os dados para

acesso são os

mesmo do

Terminal

PRODEMGE

Somente os Relatórios

emitidos por meio da opção

01 – Dados Cadastrais estão

disponibilizados via WEB.

A Senha não é alterada como

no terminal PRODEMGE,

prevalecendo a senha utilizada

quando do primeiro acesso ao

Site.

1321069

RPATR812 SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACAO PAG.:

001

ESTADO DE MINAS GERAIS HORA:

16:10

RELATORIO POR PARAMETROS DOS DADOS CADASTRAIS DATA:

05/07/2007

ORGAO: 1321 - SECRETARIA DE ESTADO DE SAUDE DE MINAS GERAIS

EXECUTORA: 1321.....–

TIPO BEM: 1 - PROPRIO

DESTINACAO: 06- Em Implantação

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ITEM MATERIAL DESCRICAO ITEM

PATRIMONIO UNIDADE/DESC TIPO BEM SITUACAO DESTINACAO PAT. ANT QUANTIDADE VALOR

ENDERECO FISICO

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

000663077 ARMARIO PARA ESCRITORIO -

32277210 1321XXX PROPRIO Novo Em Implantação 1 270,59

0002222221 HUB - COM FUNCAO DE CONCENTRADOR DE REDE; DE 12 PORTAS

14600439 1321XXX PROPRIO Regular Em Implantação 14600439 1 662,46

0002222222 ESTANTE PARA ALMOXARIFADO -

15061590 1321xxx PROPRIO Bom Em Implantação 1 0,01

000011111 ESTACAO DE TRABALHO (MOBILIARIO) - (I) MATERI A PRIMA: MADEIRA; ESTRUTURA: METALICA; SIMETR

IA: 01 GAVETEIRO COM 03 GAVETAS LADO DIREITO USUARIO SUPORTE

Modelo de Relatório Disponibilizado via WEB

Devem compor a Prestação de Contas de Bens Móveis:

• Relatório Mensal dos Bens Móveis por Unidade Executora e Orçamentária – (Modelo I ou II, conforme o caso) – em 2 vias;

• Resumo por Elemento/Item de Despesa 52 ou, quando for o caso, Balanço Físico-Financeiro;

• Consulta no SIAFI do saldo da conta contábil 1.4.2.01.01.00.00 - Material Permanente por U.E. e U.O. (em nível de elemento/item de despesa);

• Relatório por parâmetros de bens em implantação (somente quando utilizar o Relatório Mensal dos Bens Móveis por Unidade Executora Modelo II).

Procedimentos a serem observados:

• Toda a documentação deverá conter a assinatura do responsável pela emissão e do Chefe da Unidade;

• Deverão ser informados o nome e o código da U.E. e U.O. – Ex: Nome da Unidade:

UE: 1320006 – Superintendência de Gestão; U.O: 4291 (Fundo Estadual de Saúde).

• O saldo do SIAFI deverá ser informado de acordo com o Balancete de Verificação ou Consulta da Conta Contábil (posição do último dia do mês);

• A estrutura dos Relatórios não deverá ser alterada, pois além destes conterem fórmulas, há mais facilidade na consolidação;

• Deverão ser informadas todas as divergências apuradas, bem como as providências tomadas para a sua regularização.

A Prestação de Contas por intermédio do Relatório Mensal faz-se necessária e é

subsídio para a Prestação de Contas Anual/SES que é de responsabilidade da DLP/SG,

consolidando as informações das Unidades Executoras e enviando à DCF/SPF para o devido encaminhamento ao Tribunal de

Contas do Estado de Minas Gerais.

Planilha de controle de entrega do Relatório Mensal de Prestação de

Contas de Bens Móveis

Período de Abril de 2007 a Julho de 2007

1320007 Gabinete OK OK OK OK

1320006 Sup de Gestão OK OK OK OK

1320015 SRS BH OK OK

1320055 SUP ASS FARMAC OK OK

1320014 Sup. Regulação OK OK

OK OK

Ok - Entregou corrreto ou devolveu correto para a DLP; PD - Para devolver com incorreções

D -Devolvido e não retornou para a DLP

jul/07

Consumo PatrimônioCOD UE Unidade Executora

abr/07

Consumo Patrimônio

Controle Prestação de Contas

mai/07

Consumo Patrimônio

jun/07

Consumo Patrimônio

Lembrando sempre que para toda movimentação de bens no SIAD

deverá haver um registro de apropriação ou baixa de bens no

SIAFI (exceto alguns casos), para que os valores SIAD x SIAFI estejam

sempre equilibrados.

Casos em que não há necessidade de

lançamento no SIAFI

Entradas - Carga inicial:

- bem estava cadastrado no SIAD antes de 30/06/06 e consta como “Bem em Implantação”.

- cadastramento de bem já existente na carga Contábil/SIAFI em 30/06/06.

- Transferência entre unidades da SES: - Movimentação entre unidades vinculadas à mesma

Unidade Executora; - Acerto no SIAD: transferência de bem existente na

Unidade e que constava da carga Contábil/SIAFI em 30/06/06, não constante da carga do SIAD.

SAÍDAS - Exclusão de bem, no SIAD, que já tenha sido

recolhido para a SEPLAG anterior à 30/06/06; (acerto do SIAD);

Transferência entre unidades:

- Entre unidades vinculadas à mesma Unidade Executora;

- Para outra unidade da SES, para acerto do SIAD e quando o bem não constar da carga Contábil/SIAFI em 30/06/06.

Modelos de Relatórios

SECRETARIA DE ESTADO DE SAUDE DE MINAS GERAIS SUPERINTENDÊNCIA DE GESTÃO

Diretoria de Logistica e Patrimonio

u.e 1321....

52.03 - Armamento e equipamento de uso policial 0,00 52.04 - Maquinas, Aparelhos, Utensílios e Equip. de uso Industrial 0,00

52.06 - Equipamentos de Comunicação e Telefônia 0,00 52.07 - Equipamentos de Informática 0,00

52.08 - Equipamentos de Som, Vídeo, Fotográfico e Cinematográfico 0,00 52.09 - Equipamentos Hospitalares, Odontoloficos e de Laboratório 0,00 52.10 - Ferramentas, Equip. e Instr. p/ Oficina, Medição e Inspeção 0,00

52.11 - Instrumentos de Labor. Médicos e Odontológicos 0,00 52.12 - Maquinas,Aparelhos,Utensílios e Equip.de uso Administrativo 0,00

52.13 - Material Esportivo e Recreativo 0,00 52.14 - Mobiliário 0,00

52-15 - Objetos de artes e antiguidades 0,00 52.16 - Tratores, Similares e Implementos 0,00

52.17 - Veículos 0,00 52.18 - Coleção e Materiais Bibliográficos 0,00 52.20 - Equipamentos de Segurança Eletrônica 0,00 52.99 - Outros Materiais Permanentes 0,00

Total (R$) 0,00 0,00 0,00

OBS:

1 - Posição: Saldo do Resumo por Elemento da despesa 52 do mês de referência;

Observações/Pendências:

Diretor da Unidade Executora

2 - Encaminhar até o dia 5º dia útil do mês subsequente para a Diretoria de Logistica e Patrimonio - DLP

Diretoria de Logística e Patrimonio Diretoria de Contabilidade e Finanças

3 - Saldo SIAFI: consulta Conta Contábil 1.4.2.01.01.00.00 - Material Permanente, conforme relatórios mensais:Contas

Correntes.

SIAD SIAFI

___________________________________

Responsável pela emissão

_____________________________________

___________________________ ___________________________

Responsável pela Conferência

Relatório Mensal dos Bens Móveis por Unidade Executora - Modelo I

CÓDIGO/CLASSIFICAÇÃO

SALDO (R$)

SIAFI DIVERGÊNCIAS

TOTAL SIAD X SIAFI SIAD

Nome da Unidade:

Mês de Ref.:

U.O: 4291 ou 1321

SECRETARIA DE ESTADO DE SAUDE DE MINAS GERAIS

SUPERINTENDÊNCIA DE GESTÃO Diretoria de Logística e Patrimônio

UE: 1321.... Mês de Ref.: Nome da Unidade:

Bens em

implantação

Bem em

trânsito

Saldo Atual -

*BFF Total SIAD

52.03 - Armamento e equipamento de uso policial 0,00 0,00

52.04 - Maquinas, Aparelhos, Utensílios e Equip. de uso Industrial 0,00 0,00

52.06 - Equipamentos de Comunicação e Telefônia 0,00 0,00

52.07 - Equipamentos de Informática 0,00 0,00

52.08 - Equipamentos de Som, Vídeo, Fotográfico e Cinematográfico 0,00 0,00

52.09 - Equipamentos Hospitalares, Odontoloficos e de Laboratório 0,00 0,00

52.10 - Ferramentas, Equip. e Instr. p/ Oficina, Medição e Inspeção 0,00 0,00

52.11 - Instrumentos de Labor. Médicos e Odontológicos 0,00 0,00

52.12 - Maquinas,Aparelhos,Utensílios e Equip.de uso Administrativo 0,00 0,00

52.13 - Material Esportivo e Recreativo 0,00 0,00

52.14 - Mobiliário 0,00 0,00

52-15 - Objetos de artes e antiguidades 0,00 0,00

52.16 - Tratores, Similares e Implementos 0,00 0,00

52.17 - Veículos 0,00 0,00

52.18 - Coleção e Materiais Bibliográficos 0,00 0,00

52.20 - Equipamentos de Segurança Eletrônica 0,00 0,00

52.99 - Outros Materiais Permanentes 0,00 0,00

Total (R$) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

_________________________________________ SIAD

Diretoria de Logística e Patrimonio

OBS:

1 - Posição: Saldo do Balanço Físico-Financeiro por unidade Contábil - último dia útil do mês de referência;

Observações/Pendências:

______________________________________________

SIAFI

Diretoria de Contabilidade e Finanças

_____________________________________

___________________________________

DIVERGÊNCIAS

TOTAL SIAD X SIAFI SIAFI

CÓDIGO/CLASSIFICAÇÃO

SALDO (R$) SIAD

3 - Saldo SIAFI : Consulta Conta Contábil 1.4.2.01.01.00.00 - Material Permanente, conforme relatórios mensais:Contas Correntes.

Relatório Mensal dos Bens Móveis por Unidade Executora - Modelo II

2 - Encaminhar até o dia 5º dia útil do mês subsequente para a Diretoria de Logística e Patrimonio

Responsável pela Conferência

Responsável pela emissão

U.O..:

(*) BFF = Balanço Físico e Financeiro

Anexo X

ANÁLISE DO BALANÇO

FÍSICO FINANCEIRO - BFF

• Emitido para compor a prestação de contas de bens

permanentes e material de consumo;

• Demonstra todas as movimentações ocorridas na unidade

dentro do mês;

• É um excelente subsídio para acompanhamento das

movimentações, seus valores e o saldo atual por unidade orçamentária

em cada elemento/item, por parte da unidade executora;

• Para toda movimentação física de bem permanente deverá

haver uma guia de transferência de bem próprio registrada no SIAD.

• Assim que forem recebidos os bens na unidade de destino,

deverá haver confirmação no SIAD (ACEITE), se possível dentro do

mês de emissão da guia.

• A Unidade de origem, ao emitir uma guia de transferência de

bens no SIAD, deverá cobrar a confirmação da mesma, pela unidade

de destino visando diminuir a incidência de valores na situação de bens

em trânsito.

Análise da composição do BFF, seus valores e incidências.

Saldo Anterior = Saldo atual no BFF do mês anterior

Entrada Orçamentária = aquisição por Nota Fiscal no exercício.

Entrada extra-orçamentária = transferências oriundas de outras unidades da SES (exceto entre as unidades vinculadas à

mesma Unidade Executora), ou outros órgãos do ESTADO, UNIÃO; efetivação de bens em implantação; cadastramento de

bem existente na unidade ainda não cadastrado no SIAD; Aquisição por nota fiscal objeto de Restos a Pagar exercício

anterior.

Estorno de Saída = cancelamento de documentos de saída.

Estorno de Entrada (-) = cancelamento de documentos de entrada.

Saída (-) = Transferências de bens para outras unidades da SES (exceto entre as unidades vinculadas à mesma Unidade

Executora); exclusão de bem, pela SEPLAG, a pedido da DCF para correção de cadastro.

Saldo atual = Saldo existente no período.

• Saída em trânsito = toda movimentação de saída de bem permanente registrada no SIAD que não foi confirmada pela unidade de destino dentro do mês de emissão da guia.

• Entrada em trânsito = toda movimentação de bem permanente que foi recebida pela unidade e que não foi confirmada dentro do mês de emissão da guia de transferência. Valor não compõe o saldo atual do BFF.

Os valores dos bens em

trânsito não compõem o saldo

atual do BFF, compondo

somente após a confirmação

da guia no SIAD

No BFF não estão inseridos os valores dos bens em implantação, porém estes com certeza já foram contabilizados no SIAFI, e quando da

efetivação desses bens, os valores respectivos compõem o valor da entrada extra-

orçamentária da unidade, não havendo a necessidade de novo registro no SIAFI.

Os valores referentes aos bens em trânsito, tanto saída quanto entrada, bem como

os valores dos bens em implantação, estão inseridos no valor total do

item/elemento de despesa no Resumo por Elemento/item da despesa 52 –

opção consolidado.

Atenção!!!

INFORMAÇÕES IMPRESCINDÍVEIS

Toda movimentação de Bem Patrimoniado no SIAD, deverá ser concomitante no SIAFI.

Ou seja:

A Unidade de Origem deverá emitir a Guia de Transferência no SIAD para acompanhar o deslocamento físico do Bem. Assim que a Unidade de

Destino registrar o recebimento da Guia no SIAD, essa deverá ter registro contábil no SIAFI.

Quando houver transferência de Bem, a Unidade de Destino deverá conferir o nº de patrimônio, dar recebimento da Guia no SIAD e logo após efetuar

registro de Apropriação de Bens Móveis no SIAFI.

No caso da Unidade de Destino não registrar no SIAD o recebimento do Bem, este ficará “em

trânsito”, comprometendo o Saldo do Balanço Físico da Unidade Origem.

É desejável que tanto a emissão da Guia de Transferência quanto o recebimento, sejam

registrados dentro do próprio mês.

Relatórios a serem enviados à DCF:

• Relatório Mensal de Bens Móveis por UE/UO e anexos;

• Demonstrativo da Movimentação da Conta Contábil 1.4.2.01.01.00.00 – Bens Móveis

A emissão do Resumo por Elemento/Item da Despesa 52 (Bens Móveis) é

imprescindível no último dia útil do mês, visando assegurar a correta elaboração

da Prestação de Contas Mensal.

Material de Consumo

Movimentação

no SIAD Contabilização

no SIAFI

• O controle no SIAD atualmente está sob a responsabilidade da DLP/SG/SES.

• A contabilização no SIAFI atualmente está sob a responsabilidade da DCF/SPF/SES.

Toda solicitação de material pelas Unidades Centrais deverá ser

realizada através de requisição no SIAD, obedecendo o Catálogo de

Materiais.

Compras realizadas pelas Unidades

NIVEL CENTRAL A Unidade demandante

deverá requisitar no SIAD,

ao Almoxarifado Geral

(1321158), o material

necessário.

Consumo imediato

SRS e GRS A Unidade demandante

deverá requisitar no SIAD

ao Almoxarifado de

consumo (1321...) o

material necessário.

As possíveis dúvidas relacionadas aos registros e/ou movimentação no SIAD deverão ser encaminhadas à Gestão do SIAD/SES, com cópia para a DLP, através

dos endereços eletrônicos:

Gestão SIAD : siad@saude.mg.gov.br

DLP: inventariolegal@saude.mg.gov.br

DIRETORIA DE

CONTABILIDADE E FINANÇAS

• E-mail: gcon@saude.mg.gov.br

CONTABILIZAÇÃO SIAFI-MG

MATERIAL

PERMANENTE

BENS DE

CESSÃO

MATERIAL DE

CONSUMO

Material Permanente

Conta contábil 1.4.2.01.01.00.00 – Bens Móveis

ENTRADA

ORÇAMENTÁRIA EXTRAORÇAMENTÁRIA

AQUISIÇÃO - EMPENHO DOAÇÃO

- TRANSFERÊNCIA

SAÍDA

EXTRAORÇAMENTÁRIA

DOAÇÃO

- TRANSFERÊNCIA

Material de Consumo em Almoxarifado

ENTRADA

ORÇAMENTÁRIA EXTRAORÇAMENTÁRIA

AQUISIÇÃO - EMPENHO DOAÇÃO

- TRANSFERÊNCIA

SAÍDA

EXTRAORÇAMENTÁRIA

- DOAÇÃO

- TRANSFERÊNCIA

ENTRADA ORÇAMENTÁRIA

Aquisição

(empenho e liquidação )

Conta contábil 1.1.3.01.01.00.00.00- Material de consumo

MATERIAL DE CONSUMO

ESTOCÁVEL

CONSULTA NATUREZA/ITEM DE DESPESA

Item de despesa que faz mutação na conta 1.1.3.01.01.00.00 - Material de Consumo

01 – Artigos para Confecção, vestuário 02 – Artigos para Esportes

03 – Utensílios p/ Refeitório e Cozinha 04 – Material Gráfico e impressos

05 – Material para Escritório 06 – Material de Desenho

07 – Material de Ensino 09 – Forragens e Alimentos p/ Animais

10 – Material Médico e Hospitalar 11 – Material Odontológico

12 – Medicamentos 13 – Materiais de Laboratório

14 – Material Radiológico 15 – Artigos para Confecção, vestuário

16 – Material de Informática 17 – Artigos para Limpeza e Higiene

18 – Matéria Prima Ind. Transf. 19 – Material p/ Manut. Reparos de Imóveis

20 – Material Elétrico 22 – Ferramentas, Ferragens e Utensílios

24 – Peças e Acess. Outros Mat. Perm. 25 – Material de Segurança

29 – Sementes e Mudas de Plantas 30 – Material p/ Acondic. e Embalagem

32 – Material Cívico e Educativo 99 – Outros Materiais

Item de despesa que não faz mutação na conta 1.1.3.01.01.00.00 - Material de Consumo

08 – Produtos Alimentícios 21 – Material p/ Manut. Bens Domínio Pub.

23 – Material p/ Manut. Veículos 26 – Combustíveis e Lubrificantes p/ Veículos

27 – Combustíveis e Lub. Equip. 28 – Animais Destinados a Estudos

31 – Livros Técnicos 33 – Combustíveis e Lub. p/ Aeronaves

34 – Peças e Acess. p/ Aeronaves 35 – Hortifrutigranjeiros

36 – Material Bibliográfico 37 – Medicamentos - Decisão Judicial

RELATÓRIOS SIAFI PARA SUBSIDIAR A PRESTAÇÃO DE CONTAS

DE BENS MÓVEIS

PASSO A PASSO – CONSULTA DE SALDO DA CONTA CONTÁBIL 142.01.01.00.00 – BENS MÓVEIS

PARA REGISTRAR APROPRIAÇÃO (ENTRADA) DE BENS

EXEMPLO

RELATÓRIOS SIAFI PARA SUBSIDIAR A PRESTAÇÃO DE

CONTAS DE MATERIAL DE CONSUMO EM ESTOQUES

Material de Consumo em Estoque CONSULTAR BALANCETE DE

VERIFICAÇÃO

PARA CONSULTAR DOCUMENTO EM DETERMINADO PERÍODO

PARA OBTER O Nº DO DOCUMENTO (ENTRADA) REFERENTE À MUTAÇÃO PATRIMONIAL. CLICAR NA LINHA DESEJADA E APERTAR A TECLA F4.

PARA REGISTRAR BAIXA (SAÍDA) DE BENS

EXEMPLO

CONSULTA DE SALDO MENSAL DA CONTA CONTÁBIL 113.01.01.00 – MATERIAL DE CONSUMO

BENS RECEBIDOS

EM DECORRÊNCIA DE

CESSÃO DE USO

- Descentralização dos saldos contábeis à

partir do mês de julho/07

- Baixa dos registros contábeis com Termos

de Cessão vencidos

- Conta Contábil 2.9.9.01.01.06.00 –

Responsáveis por Bens Recebidos para

Cessão de Uso e/ou Comodato

CONTABILIZAÇÃO SIAFI

ENTRADA/INSCRIÇÃO

Registrar o

valor

constante no

Termo de

Cessão

- Quando

não constar,

registrar o

valor de

R$0,01 (um

centavo) por

bem.

CONTABILIZAÇÃO SIAFI

SAÍDA/BAIXA

TOMADA DE CONTAS ESPECIAL (TCE)

É um processo devidamente formalizado dotado de

rito próprio, que objetiva apurar a responsabilidade

daquele que der causa a perda, extravio ou outra

irregularidade de que resulte dano ao Erário,

devendo ser instaurada somente após esgotadas

as providências administrativas internas (diligência,

sindicância,...) com vistas à recomposição do

Tesouro.

MOTIVAÇÃO PARA ABERTURA DE TOMADA DE

CONTAS ESPECIAL

Base legal : IN 01/2002 - TCEMG

Art.. 1º - “A tomada de contas especial, no âmbito da Administração

Direta e Indireta, estadual e municipal, será instaurada constatada a

ocorrência de quaisquer dos fatos abaixo:

I. omissão no dever de prestar contas;

II. falta de comprovação da aplicação de recursos repassados pelo

Estado ou pelo Município mediante convênio, acordo, ajuste ou

instrumento congênere;

III. ocorrência de desfalque ou desvio de dinheiro, bens ou valores públicos;

IV. prática de qualquer ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico de que resulte dano ao erário”.

TOMADA DE CONTAS ESPECIAL

FASES

FASE INTERNA

Autoridade administrativa – Determina a instauração da

Tomada de Contas e comunica ao Tribunal de Contas

(comissão/agente/controle interno)

Apura a ocorrência dos fatos;

Apura responsabilidade;

Quantifica o dano;

Promove o ressarcimento;

Emite o relatório;

Declara o valor do dano e os

Indícios de autoria

TOMADA DE CONTAS ESPECIAL

FASES

FASE EXTERNA

(Tribunal de Contas do Estado de M.G)

Verifica procedimento administrativo

Julga;

Imputa responsabilidade

Adverte

Multa

Determina restituição ao erário

Encaminha os autos ao Ministério Público, para promoção

da ação penal cabível

TOMADA DE CONTAS

ESPECIAL

PROCESSO

ADMINISTRATIVO

DISCIPLINAR

SINDICÂNCIA

Pode existir apenas um, dois ou até três deles, em decorrência de

um mesmo fato;

Pode haver troca de elementos – documentos – entre os

processos;

Podem ser conduzidos pelos mesmos servidores ou não;

Em tese, em relação à observância dos procedimentos legais,

todos podem ser revistos pelo Judiciário, mas o mérito da TCE e a

gradação da penalidade do processo administrativo disciplinar ou

sindicância, não.

ENCAMINHAMENTO DA TOMADA DE CONTAS

ESPECIAL

De forma completa, dentro do prazo de 90 (noventa)

dias, a contar da instauração, se o valor do dano,

atualizado monetariamente e acrescido dos encargos

legais, for igual ou superior ao valor de R$ 5.000,00

estabelecido em decisão normativa TCE 02/2010 –

Publicada em 12/05/2010;

De forma simplificada, por meio de demonstrativo

juntamente com a prestação de contas anual.

INFORMAÇÕES GERAIS

SIAD – Registro Físico – Unidade Executora e

Unidade Administrativa

SIAFI – Registro Contábil – Unidade Executora

CARGA PATRIMONIAL/OBJETIVO

Primário: Quantidade e Valor dos Bens

Secundário: Classificação (natureza/item de

despesa Ex. 52.07 – Equipamentos de Informática)

INFORMAÇÕES GERAIS

RESPONSABILIDADE – BENS MÓVEIS

Diz o Decreto Estadual nº. 45.242 de 11/12/09, que regulamenta a gestão de

material no âmbito da Administração Publica Direta, Autárquica e Fundacional

do Poder Executivo:

Capitulo VI – Carga Patrimonial

Art. 37 – A carga patrimonial corresponde à relação dos materiais permanentes lotados em determinada

unidade administrativa, cujo responsável tem o dever de guarda e conservação dos mesmos.

Capitulo XI – Responsabilidade e Indenização

Art. 57 – Ao tomar conhecimento do desaparecimento de materiais ou avarias em razão de uso

inadequado, o servidor tem o dever de comunicar a irregularidade ao chefe imediato e titular do

órgão ou entidade e o titular do órgão ou entidade a apuração dos fatos mediante: ocorrência

policial, laudo pericial, abertura de sindicância.

Art. 58 – Comprovado o desaparecimento do material ou avaria, será imputado responsabilidade e

reposição ao erário publico.

INFORMAÇÕES GERAIS

RESPONSABILIDADE – ALMOXARIFADO

A responsabilidade pelo almoxarifado das Unidades Executoras – Secretaria de Estado

de Saúde de Minas Gerais, fica atribuída:

À Superintendência de Gestão/SES : Diretoria de Logística e Patrimônio

Às SRS e GRS : Coordenação de Gestão.

Cabe à Diretoria de Logística e Patrimônio/SG e Direção e Coordenadores de Gestão

das SRS e GRS designar para cada almoxarifado servidor ou servidores que ficarão

responsáveis pelo recebimento e movimentação de bens permanentes.

INFORMAÇÕES GERAIS

BENS ENTREGUES / CESSÃO DE USO

Bens da SES cedidos à terceiros, somente ocorreram

através da elaboração, assinatura das partes e publicação

no Diário Oficial, do Termo de Cessão de Uso.

O acompanhamento e utilização dos bens cedidos

ficaram sob a responsabilidade das SRS e GRS.

As possíveis dúvidas relacionadas à:

• Registros e/ou movimentação no SIAD deverão ser

encaminhadas à Diretoria de Logística e Patrimônio - DLP,

através dos endereços eletrônicos

inventariolegal@saude.mg.gov.br.

• Contabilização no SIAFI deverão ser encaminhadas à

Diretoria de Contabilidade e Finanças, através do endereço

eletrônico gcon@saude.mg.gov.br.

•TCE – endereço eletrônico comissaotce@saude.mg.gov.br,

telefone (31)3916-0123.